Современные тенденции автоматизации корпоративных учетно-аналитических систем

Размещено на http://www.allbest.ru/

Филиал ОАНО ВО «Московский психолого-социальный университет» в г. Брянске,

ФГБОУ ВО «Брянский государственный университет имени академика И.Г. Петровского»

Современные тенденции автоматизации корпоративных учетно-аналитических систем

Гудкова Ольга Владимировна, доцент кафедры экономики, финансов и анализа, кандидат экономических наук

Мельгуй Андрей Эдуардович, заведующий кафедрой бухгалтерского учета и налогообложения, кандидат экономических наук, доцент

Ермакова Людмила Владимировна, доцент кафедры бухгалтерского учета и налогообложения, кандидат экономических наук

Ковалева Наталья Николаевна, декан финансово-экономического факультета, кандидат экономических наук, доцент

Аннотация

бухгалтерский учет экономический автоматизация

В статье рассматриваются проблемы, связанные с автоматизацией информационной системы бухгалтерского учета. В частности, анализируются изменения в организации ее функционирования на современном этапе развития экономических отношений, обоснованность использования различных видов бухгалтерских автоматизированных информационных систем, поставленные перед ними задачи и их классификация.

Ключевые слова: автоматизированные программы бухгалтерского учета, бухгалтерская информационная система, задачи автоматизированных систем по обработке учетных данных, интенсификация хозяйственной деятельности экономического субъекта, классификация бухгалтерских автоматизированных программ в соответствии с предполагаемым уровнем обработки информации, научно-технический прогресс

Abstract

Modern trends in automation of corporate accounting and analytical systems

Gudkova Olga Vladimirovna, Melgui Andrey Eduardovich, Ermakova Lyudmila Vladimirovna, Kovaleva Natalia Nikolaevna

In article the problems connected with automation of an information system of financial accounting are considered. In particular, changes in the organization of its functioning at the present stage of development of the economic relations, justification of use of different types of the accounting automated information systems, the tasks set for them and their classification are analyzed.

Keywords: accounting information system, classification of the accounting automated programs according to the expected level of information processing, intensification of business activities of the economic actor, scientific and technical progress, task of automated systems for handling of accounting data, the automated programs of financial accounting

Зарождение в Древнем мире в результате формирования первых экономических отношений зачатков хозяйственного учета сопровождалось, в том числе, появлением первичных, с современной точки зрения примитивных, а в те времена передовых приспособлений для счёта, которые значительно облегчали получение необходимой расчетной информации для удовлетворения нужд только формирующихся экономических отношений. В процессе эволюции экономики совершенствовались и технические условия получения необходимой информации.

Абаки, счёты, механические вычислительные машины, электронно-расчетные механизмы, калькуляторы и современные персональные компьютеры с различным программным обеспечением значительно упрощают процесс вычисления, позволяют делать всё более сложные расчёты и автоматизировать многие процессы и виды хозяйственной деятельности. Разумеется, что развитие научно-технического прогресса не могло обойти стороной и учетно-аналитическую работу, которая с момента зарождения экономики, является основным информационным ресурсом, обеспечивающим обоснованное полученной аналитической информацией принятие наиболее эффективных управленческих решений по организации деятельности хозяйствующего субъекта [4].

В современных условиях интенсификации хозяйственной деятельности экономических субъектов и повышенных требований к ускоренным способам обработки экономической информации вычислительная техника прочно вошла в бухгалтерскую работу и стала важной составляющей обеспечения информационной системы предприятия, без которой не стоит ожидать качественного управления производственными процессами.

Автоматизированная система предприятия состоит из совокупности технических и поддерживающих их деятельность программных средств, обеспечивающих информационную поддержку его функционирования, и способствует реализации задач по выполнению установленных функций, которые направлены на достижение запланированных результатов [1].

Еще 30 лет назад автоматизированные бухгалтерские системы представляли собой простые, а по современным меркам примитивные программы, похожие на несколько усовершенствованный калькулятор, дополненный помимо простого сложения и вычитания ещё и функциями вывода баланса. То есть были направлены на облегчение расчетов для бухгалтера.

К середине 90-х годов прошлого века объёмы деятельности и соответственно информационные потребности многих предприятий изменились, появились потребности в гармонизации в бухгалтерской информационной системе усложнённого управленческого и более детализированного оперативного учета [13].

В настоящее время автоматизированные программы бухгалтерского учета уже не второстепенное вспомогательное средство для достижения поставленных перед бухгалтерией задач, а существенный элемент бухгалтерской деятельности, сильно расширяющий возможности и оперативный простор учетно-аналитических служб предприятия.

Благодаря новым техническим возможностям, появившимся благодаря автоматизации учетных процессов, современная информационная система бухгалтерского учета может решать значительные иные масштабы задач и использоваться для принятия оперативных управленческих решений в режиме реального времени [11].

Использование автоматизированного способа обработки учетной информации даёт возможность сэкономить время, обнаружить ошибки и неточности, появляющиеся в учетной работе и при формировании отчетных форм, организовать аналитическую работу по текущему финансовому положению предприятия и определить его перспективные направления развития, а также значительно уменьшить влияние человеческого фактора в появлении непреднамеренных ошибок. Помимо прочего, автоматизированные бухгалтерские системы позволяют перенести и обеспечить сохранность в имеющихся на предприятии архивах электронной документации сведения, содержащиеся в учетной и сводной бухгалтерской документации. Это существенно облегчает работу бухгалтера и позволяет сократить рутинную работу в пользу реализации аналитических функций его трудовой деятельности [7].

Информационные автоматизированные бухгалтерские системы позволяют значительно сократить трудозатраты на получение необходимой информации и обеспечить совокупность необходимой и обработанной надлежащим образом учетной информации для ее предоставления заинтересованным пользователям.

Подобная система должна обеспечивать общий подход для управления ресурсами экономического субъекта и источниками их возникновения, пронизывать все стадии управленческой работы и обеспечивать их необходимой информацией. В рамках, внедренных в учетный процесс автоматизированных бухгалтерских программ, хозяйственные операции предприятия рассматриваются как основа для формирования учетно-аналитической информации [8].

Бухгалтерские информационные системы (БИС) решают множество задач, которые заключаются в оптимизации по срокам обработки информации, содержащейся в первичных учетных документах; автоматизированную обработку расчетов по оплате труда, налоговых обязательствах, социальных отчислениях, расчета амортизации; автоматизированных способов формирования учетных регистров и отчетных документов. Подобные системы адаптируют совместную организацию ведения финансового и налогового учета и позволяют осуществлять налоговые расчеты на базе первичных учетных документов, формируемых в системе финансового учета [5].

Автоматизированная система бухгалтерского учета представляет собой комплекс программного обеспечения, направленный на автоматизацию решения, как отдельных взятых задач учета, так и совокупных задач для обеспечения реализации функций контроля, планирования, аналитической обработки полученных данных и формирования обоснованных и эффективных управленческих решений менеджментом экономического субъекта и внешними пользователями, являющими контрагентами предприятия.

Основными задачами автоматизированных систем обработки бухгалтерских данных можно считать следующие:

- моментальная обработка полученной информации на основании ввода в автоматизированную систему данных, содержащихся в первичных учетных документах;

- оперативное решение задач на основе имеющихся у предприятия автоматизированных бухгалтерских программ по учетно-аналитическому обеспечению заинтересованных пользователей бухгалтерской информацией.

Документ, который регламентирует все этапы создания и последующего функционирования БИС, является Федеральный закон от 27 июля2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», где определены такие основные понятия, как:

- необходимые базы информации;

- технологии, удовлетворяющие информационные потребности экономического субъекта;

- способы организации информационных автоматизированных бухгалтерских систем;

- информационно-телекоммуникационная сеть.

Классификация БИС может рассматриваться по нескольким направлениям.

По сфере применения БИС можно классифицировать по отраслям применения: медицине, торговле, туризме, банковской деятельности и множеству других различных видов деятельности.

По степени автоматизации. Выделяют ручные, автоматические и автоматизированные системы. В ручных системах настройки функционирования обеспечивается оператором. В автоматических системах реализация функции не требует участия человека в процессе. В автоматизированных системах решение заданных задач происходит за счёт комбинирования действий средств автоматизации и человека - оператора.

Применяемые варианты классификации учетно-аналитической работы, подразделяющиеся на принципы формирования рабочего плана счетов, их группировки, функциональное распределение счетов по разделам бухгалтерского баланса являются основополагающими элементами построения информационной системы бухгалтерского учета. Базируясь на них, учетно-аналитическая служба может осуществить построение всевозможных схем и моделей бухгалтерского учета, которые в выборе определенных направлений из различных интерпретаций составляют систему бухгалтерского учета [9].

Совокупность моделей интерпретации состоит из перечня реквизитов первичной учетной информации, классификационных схем счетов и планов, перечня отчетных показателей. Любые возможные изменения в выбранной модели бухгалтерского учета, такие как, изменения в плане счетов, изменение состава реквизитов в первичной учетной документации, в рамках действующего законодательного регулирования бухгалтерского учета, являются причиной для пересмотра учетной политики экономического субъекта.

Если рассматривать информационные системы с точки зрения режимов обработки информации, то применяется два типа технологий - пакетная и интерактивная. Пакетная технология преимущественно используется в экономических информационных системах централизованного типа, где сам процесс обработки информации являет собой поэтапное выполнение ввода, контроля, сортировки, слияния, группировки, копирования, архивирования, обработки и выдачи информации. Основными недостатками данной технологии являются нерациональное использование имеющихся ресурсов и отсутствие возможности для пользователей во взаимодействии [6].

В свою очередь при интерактивной технологии, во время обработки учетной информации у исполнителей учетной работы есть возможности взаимодействия между собой. Для этого используется диалоговый режим, при котором пользователь управляет процессом решения задачи, изменяя условия или порядок функционирования автоматизированной системы на основе оценки предоставленной ему техническими средствами информации. Главным достоинством для технологии интерактивного режима стала возможность решения нескольких задач параллельно друг другу.

На современном этапе основными направлениями развития процессов, направленных на автоматизацию учетно-аналитической работы, являются:

1) кусочная или лоскутная автоматизация различных сегментов учетных работ;

2) комплексная автоматизация учетно-аналитической и финансовой деятельности предприятия;

3) создание инструментальных корпоративных систем автоматизации информационных потоков для полной (комплексной) автоматизации крупных компаний [12].

По видам применяемого экономическим субъектом программного обеспечения бухгалтерские автоматизированные системы классифицируются на подобранные функционально комплексы автоматизированных рабочих мест для осуществления учетно-аналитической работы (АРМ), автоматизированные системы для малого бизнеса (мини-бухгалтерии), интегрированные автоматизированные учетно-аналитические системы, автоматизированные инструментальные учетно-аналитические системы, автоматизированные корпоративные учетно-аналитические системы, автоматизированные комплексные учетно-аналитические системы.

Мини-бухгалтерии нацелены в большей части на хозяйствующие субъекты, представляющие малый бизнес и направлены для реализации небольших объемов работ. Информационные системы, предназначенные для реализации потребностей малого бизнеса, предполагают организацию синтетического учета и несложного аналитического учета, позволяют создавать единый журнал хозяйственных операций, формировать главную книгу, составлять бухгалтерский баланс и прочие, необходимые малому предприятия формы отчетности.

К группе «Мини-бухгалтерия» относится немалое число универсальных программ, которые адаптированы к потребностям учетных работников малого предприятия. Они позволяют автоматизировать проведение бухгалтерских проводок, формировать показатели Главной книги и отчетные показатели в предусмотренных формах бухгалтерской отчетности и выполнять функции аналитического и синтетического учета. Самые распространённые примеры данного программного обеспечения представляют собой базовые пакеты большого количества бухгалтерских автоматизированных программ: «1C:Бухгалтерия», «Микро-Плюс» («Лука»), «Инфо-бухгалтер», «Турбо-бухгалтер», «Финансы без проблем» и ряд других.

Именно мини-бухгалтерии обладают наибольшей потребительской востребованностью на современном рынке автоматизированных информационных бухгалтерских систем. И это не случайно, так как они способны удовлетворить потребности большинства коммерческих фирм, которые в своей массовости как раз и представляют малый и средний бизнес [3]. Они сравнительно не дороги, легко настраиваются под конкретного пользователя и относительно просты в освоении.

Пакеты этого класса направлены на средний уровень профессиональной подготовки пользователя и легко осваиваются бухгалтером. Основой всех пакетов является правильное отражение финансово-хозяйственной операции в виде бухгалтерских проводок в едином журнале хозяйственного учета без выделения отдельных участков финансового учета. Бухгалтер освобождается от необходимости ручным способом вести учетные регистры, журналы-ордера, ведомости затрат по статьям калькуляции, и вручную составлять бухгалтерскую отчетность. Все выходные формы могут выводиться и сохраняться в любой удобной для пользователя форме - на экран компьютера, сохраняться на жесткий диск и другие электронные носители, а так же тиражироваться в печатном виде.

Пакеты «Мини-бухгалтерия» предусматривают ведение бухгалтерского учета на одном персональном компьютере путем организации автоматизированного рабочего места учетного работника. При этом не исключена возможность организации на малом предприятии и локальной сети, состоящей из 3-4 компьютеров, установленных у руководителя и работников учетно-аналитической службы предприятия.

Интегрированные автоматизированные системы представляют собой совокупность двух или более взаимосвязанных автоматизированных систем (АС), в которых деятельность одной из них зависит от результатов деятельности другой. Подобную совокупность можно рассматривать как единую АС. Информация из различных разделов проходит этапы обработки, затем объединяется, и из неё формируются необходимые отчетные формы [2].

Подобные системы нацелены в основном на средние и малые предприятия. Как правило, в сетевом варианте данные программы устанавливаются на нескольких персональных компьютерах, хотя в совсем небольших субъектах предпринимательства можно обходиться и одним компьютером. Система предназначена для бухгалтерского отдела с численностью персонала от 2 до 5 сотрудников. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем могут взаимодействовать с различными функциями управления. К примеру, программа «1C: Предприятие» кроме бухгалтерского финансового учета вполне адаптирована для производственного учета, выполнения операций по сбыту и снабжению, финансовому планированию и анализу, а также автоматизации документооборота [10].

В комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта основой пакета, как и в «Мини-бухгалтерии», является головной модуль «Проводка - Главная книга - Баланс», а также различные модули для выполнения разнообразных задач. Состав подобных модулей в разных программах может сильно варьироваться.

Порядок выполнения учетных задач в интегрированных системах проходит следующим образом. Вначале обрабатываются отдельно взятые задачи по участкам учета, а по результатам обработки проводят составление аналитических сводок.

Затем по окончанию обработки на участке учета информация отправляется в головной модуль. Там происходит запись в единый журнал хозяйственных операций, на базе которого выводятся оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач.

Хорошими примерами бухгалтерского программного обеспечения этого класса являются программы корпорации «ПАРУС», фирмы «1C» (предоставляет наиболее широкий ассортимент бухгалтерских программных продуктов), а также программы «ИНФИН» («Бухгалтерия-Супер»), «Ордер», «Инфо-бухгалтер», «Интеллект-Сервис» (программы «БЭСТ»), фирма «ЭЙС» («Гепард»), «Турбо Бухгалтер».

Комплексные информационные системы бухгалтерского учета представляют собой комплекс, состоящий из различных подсистем, каждая из которых соответствует определённому разделу бухгалтерского учета. Целевой аудиторией для этого программного обеспечения являются средние и, частично, крупные предприятия.

Данные бухгалтерские программы рассчитаны на предприятия, где организация бухгалтерского учета происходит посредством целого комплекса взаимосвязанных рабочих мест. Основными чертами пакетов являются: наличие комплекса отдельных, но при этом взаимосвязанных наборов услуг по отдельным участкам бухгалтерского учета, наличие интерфейса для передачи информации между АРМ сводного учета и АРМ отдельных участков учета для получения баланса и отчетности. Также в данном пакете программного обеспечения имеет место развернутый аналитический учет по всем участкам бухгалтерской работы и заметно увеличенный список выполняемых программным обеспечением задач.

Состав пакетов может сильно изменяться за счет модулей. Его функционал дифференцируется за счёт подключения всевозможных дополнительных приложений. Применение подобных комплексов позволяет создать на средних и крупных предприятиях интегрированную бухгалтерию, осуществляющую комплексную автоматизацию бухгалтерского учета.

Инструментальные системы очень схожи с интегрированными системами и имеют ряд общих признаков, однако являются программной продукцией, способной самостоятельно настраиваться в широком спектре деятельности компании на специфику заданных расчётов у конкретного экономического субъекта. Главный бухгалтер корпорации может самостоятельно произвести настройку алгоритмов, правил и принципов работы, что даёт некоторый уровень свободы и независимости от разработчиков программного обеспечения, однако обязывает пользователя (бухгалтера) освоить специальный язык программирования присущий для данной программы. Следует отметить, что благодаря узконаправленности данных программных продуктов, присущие им языки намного проще в освоении, нежели основные языки программирования и зачастую наиболее просты в изучении.

Корпоративные информационные системы созданы для автоматизации управления организацией. Поэтому такие системы называют «Корпоративными системами управления финансами и бизнесом». Данная система состоит из множества сложных компонентов. Бухгалтерская часть этих систем уже не является определяющей и несколько уступает свои позиции, так как эти системы направлены на процесс управления. Однако, все равно, большинство интегрированных в эту систему аналитических отчетов строится на основе полученной информации из системы бухгалтерского учета.

Корпоративные информационные системы направлены, прежде всего, для удовлетворения потребностей управленцев-менеджеров. Они предрасположены к выстраиванию крупной, сложной, многоуровневой локальной вычислительной сети корпорации, организации автоматизированных рабочих мест в различных подразделениях экономического субъекта.

Корпоративные информационные системы очень сложны по структуре и обслуживанию, обладают высокой стоимостью и их необходимо настраивать под каждого отдельно взятого покупателя. Занимаются корпоративными системами, как правило, специализированные фирмы, являющиеся дочерними организациями крупных холдингов, выполняющими работу «под ключ». Корпоративные информационные системы, базируясь на универсальном типовом ядре, дорабатываются и дополняются для каждого заказчика, в итоге превращаясь в уникальную систему лишь отдалённо напоминающую свой первоначальный вид. Такая сложность построения корпоративных информационных систем обусловлена наличием большого количества всевозможных модулей и компонентов.

Хорошим примером может служить корпоративная информационная система «Галактика», где выделено множество контуров различного управления, для автоматизированной обработки которых используется примерно 40 программных модулей (АРМ). Из зарубежных разработок высокой степени известности добились корпоративные системы «R/3», «Platinum», «R-Style», «Concorde XAL» и др. [14].

Локальные подсистемы (модули) обеспечивают ведение детального аналитического учета на основе ввода первичных документов и формирования проводок. Являясь отдельными и самостоятельными частями системы или выполняя часть функций автоматизированной системы, модули в то же время могут свести всю учетно-аналитическую информацию, объединяясь в единое целое для создания необходимых итоговых показателей в головном модуле системы.

Ручное ведение бухгалтерского учёта и управление организацией на основе неавтоматизированной бухгалтерии в целом на сегодняшний день стало практически невозможным (за исключением микро предприятий, представляющих собой в основном семейные фирмы и насчитывающих малое количество работников). Практически везде в той или иной форме используется компьютерная техника и специализированные бухгалтерские программы.

Использование программного обеспечения не только упрощает выполнение учетно-аналитических работ, но также существенно расширяет рамки возможностей бухгалтерии и органов управления в коммерческих предприятиях. На основе современных компьютерных машин легко формируются и обрабатываются первичные и отчётные документы, существенно сокращая трудозатраты работников бухгалтерии.

Конкуренция на рынке программного обеспечения и сопутствующих услуг стимулирует развитие этих программ, увеличивает и улучшает спектр деятельности учетно-аналитических работ, охватываемых бухгалтерскими информационными системами. Благодаря развитию цифровых технологий информация, для хранения которой раньше требовались кипы бумажных носителей, теперь способна уместиться в компьютере бухгалтера, а доступ к различным участкам информационных потоков можно получить практически мгновенно.

Библиографический список

1. Гудкова О.В., Ермакова Л.В., Мельгуй А.Э. Роль информационных технологий в построении учетно-аналитической системы предприятия // Бюллетень науки и практики. 2016. № 5 (6). С. 116-121.

2. Gudkova O., Ermakova L. THE MAIN STAGES IN THE SELECTION OF THE SOFTWARE PRODUCT. В сборнике: THEORETICAL AND PRACTICAL ISSUES OF ENSURING THE ECONOMIC INTERESTS OF THE MODERN INNOVATIVE SOCIETY 2nd edition. Science editor: A. Burkov. San Francisco, California, USA, 2014. С. 53-60.

3. Ермакова Л.В., Гудкова О.В., Дедова О.В. Алгоритм организации системы бухгалтерского учета малых предприятий // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2016. № 7 (58). С. 56-59.

4. Ермакова Л.В., Дворецкая Ю.А., Мельгуй А.Э. Методы формирования информации в системе управленческого учета // Гуманитарные научные исследования. 2016. № 5 (57). С. 164-167.

5. Ермакова Л.В., Дворецкая Ю.А., Мельгуй А.Э. Роль учетной информации в конкурентоспособности бизнеса // Современные научные исследования и инновации. 2016. № 6 (62). С. 381-384.

6. Ковалева Н.Н., Дворецкая Ю.А., Мельгуй А.Э., Кузнецова О.Н., Катков Ю.Н., Дедова О.В., Ермакова Л.В. Современные векторы развития финансово-учетной системы экономического субъекта. - Брянск, 2016.

7. Ковалева Н.Н. Отдельные аспекты организации бухгалтерского экологического учета на сельскохозяйственных предприятиях // Бухучет в сельском хозяйстве. - 2012. - №6. - с. 20-25.

8. Ковалева Н.Н. Социальная корпоративная отчетность - инструмент социальной ответственности бизнеса // Международный научный журнал. - 2012. - №2. - С. 33-38.

9. Мельгуй А.Э., Катков Ю.Н., Ковалева Н.Н., Дворецкая Ю.А., Шварц М.Р. Бухгалтерский учет и анализ. Учебное пособие / Под научной редакцией А.Э. Мельгуй - Брянск, 2012.

10. Мельгуй А.Э., Мешкова Н.О. Использование программных продуктов «1С» при организации учебного процесса на специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» // Вестник Брянского государственного университета. 2009. № 3. С. 110-115.

11. Учетно-аналитическая система отрасли сельского хозяйства: теоретические и практические проблемы развития / Хоружий Л.И., Ковалева Н.Н., Мельгуй А.Э., Катков Ю.Н., Кокорев Н.А., Дворецкая Ю.А., Каткова Е.А., Ложкина С.Л., Шварц М.Р., Матчинов В.А., Божина Ю.В., Наумкин А.В., Третьякова Е.А. / Коллективная монография / - Брянск, 2011.

12. Учетно-контрольные системы и бизнес-аналитика в инновационном развитии организаций: модели, схемы и способы практической реализации / Катков Ю.Н., Ковалева Н.Н., Мельгуй А.Э., Дворецкая Ю.А., Дедова О.В., Куликова Г.А., Каткова Е.А., Калиничева В.Н., Кузнецова О.Н., Ложкина С.Л., Ермакова Л.В., Ермашкевич Н.И., Афонченко (Никитина) С.В., Щеликова Н.Ю./ Монография. Под научной редакцией Ю. Н. Каткова, Н.Н. Ковалевой. - Брянск: - 2015.

13. Хоружий Л.И., Дедова О.В., Катков Ю.Н. Учетно-аналитическое обеспечение бережливого производства // Бухучет в сельском хозяйстве. - 2016. - №2. - с. 65-78.

14. Экспериментальная разработка системы электронных образовательных ресурсов прикладного направления для двухуровневой системы образования (специальность «Прикладная экономика» профиль «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»). Монография / Мельгуй А.Э., Катков Ю.Н., Ковалева Н.Н., Дворецкая Ю.А - Брянск: ГОУ ВПО «Брянский государственный университет им. акад. И.Г. Петровского, 2009 - 165 с.

Размещено на Allbest.ru