Особливості обліку запасів у бюджетних установах

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Із запровадженням в Україні НП(С)БОДС із 1 січня 2015 року відбуваються зміни у системі обліку в бюджетних установах. Національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі регламентують облік за різними об'єктами і переважно відповідають міжнародним стандартам. Внаслідок проведеної реформи бухгалтерського обліку внесено низку вагомих змін, що суттєво впливатимуть на розкриття облікової інформації. Нові підходи до організації і ведення бухгалтерського обліку передбачають його перебудову на підґрунті нових принципів, процедур та методів, які знаходять своє відображення в обліковій політиці і використовуються для складання фінансової звітності.

Категорія «запаси» широко використовується у бюджетних установах, основним продуктом діяльності яких є послуги. До запасів бюджетних установ відносять оборотні матеріальні активи, що належать установі і забезпечують її функціонування, витрачання яких планується здійснити протягом року. На відміну від госпрозрахункових підприємств, в бюджетних установах під час використання запасів їхня вартість не відноситься до собівартості послуг чи діяльності установи, а списується на видатки кошторису за відповідним кодом економічної класифікації видатків (КЕКВ). При цьому використання запасів протягом поточного бюджетного періоду не є обов'язковим: частина їх може бути перехідними залишками на наступний бюджетний рік для того, щоб забезпечити її діяльність на початку нового року. Використання запасів здійснюється тільки на передбачені статутними документами завдання або ж у процесі надання платних послуг, що передбачені кошторисом установи.

Слід визнати, що в системі бухгалтерського обліку бюджетних установ саме облік запасів є однією з найскладніших і найвідповідальніших ділянок, яка вимагає скрупульозності, відповідальності та значних затрат робочого часу через значну кількість об'єктів обліку.

Питання обліку запасів у бюджетних установах досліджує низка учених, серед яких провідні місця посідають Ф. Бути- нець, Л. Гуцайлюк, Р. Джога, С. Свірко. Також у вітчизняній науковій літературі, присвяченій питанням обліку в бюджетних установах, науковці вивчають питання модернізації бюджетного обліку, що відбувається на тлі зазначених змін. Зокрема, за останні роки внесок у наукове обґрунтування згаданих проблем зробили О. Дорошенко, Т Єфіменко, С. Свірко, Н. Сушко та інші вчені. З урахуванням вагомого здобутку вищенаведених вчених сьогодні, в умовах законодавчих змін, залишається актуальним питання дослідження методики обліку запасів бюджетних установ.

Як і всі типові підприємства, бюджетні установи під час своєї фінансово-господарської діяльності, здобувають та використовують різні матеріальні цінності.

Запаси є найбільш значною частиною активів бюджетної установи, їх облік і оцінка впливають на результати діяльності установи та на розкриття інформації про її фінансовий стан. Бухгалтерський облік запасів суб'єктів державного сектору регламентують Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів суб'єктів державного сектору, затверджені Наказом Міністерства фінансів України від 23 січня 2015 року № 11, які застосовуються відповідно до Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 «Запаси», затвердженого Наказом Міністерства фінансів України від 12 жовтня 2010 року, План рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затверджений Наказом Мінфіну України від 31 грудня 2013 року № 1203.

Трактування поняття «запаси бюджетних установ» відображено у табл. 1.

бюджетний запас бухгалтерський вартість

Таблиця 1. Підходи до трактування поняття «запаси бюджетних установ»

Отже, з приведених трактувань поняття «запаси» можна зазначити, що кожен автор має свій концептуальний підхід до його трактування, але, на нашу думку, найточнішим є визначення запасів відповідно до НП(С)БО 123 «Запаси», який сьогодні розкриває організаційні питання обліку запасів у бюджетних установах.

Запаси бюджетної установи визнаються активом, якщо вартість запасів можна достовірно визначити, існує ймовірність отримання суб'єктом державного сектору майбутніх економічних вигід, пов'язаних з їх використанням, а також вони мають потенціал корисності.

Слід наголосити на тому, що одиницею обліку запасів може бути їх найменування або вид (група). Суб'єкти державного сектору визначають у наказі про облікову політику одиницю обліку запасів, яка має бути уніфікованою в певній галузі з урахуванням її специфіки діяльності. Використання запасів в установі відбувається відповідно до наказів центральних органів виконавчої влади, а якщо таких зазначень немає, то установа на власний розсуд встановлює термін використання в момент придбання.

До запасів установ державного сектору, згідно з НП(С)БОДС 123, відносять такі (рис. 1) [6; 8].

Рис. 1

В бухгалтерському обліку, незважаючи на шляхи надходження запасів, а саме придбання їх або створення, зарахування на баланс відбувається за первісною вартістю. Відтепер первісна вартість запасів включає витрати на придбання, обмін, витрати на переробку та інші витрати, що виникли під час доставки запасів до місця зберігання (використання), а також приведення їх у стан, у якому вони придатні для використання в запланованих цілях [6]. Однак окремого рахунку для накопичення первісної вартості запасів немає: для цього використовуються відповідні субрахунки, призначені для обліку запасів.

Порядок визначення первісної вартості запасів залежно від способу їх отримання установою наведено в табл. 2.

НП(С)БОДС 123 передбачає перелік витрат, які не відносяться до первісної вартості, а безпосередньо належать до того періоду, в якому ці витрати були здійснені (встановлені):

- нестачі запасів і понаднормові витрати;

- фінансові витрати;

- витрати на зберігання, окрім тих, що будуть використовуватись перед подальшим етапом;

- загальногосподарські витрати та інші, які не пов'язані безпосередньо з придбанням та поставкою запасів, а також доведенням їх до придатного для запланованого використання стану;

- збутові витрати.

Особливістю формування первісної вартості в бюджетних установах є те, що витрати, пов'язані з наймом транспорту для перевезення запасів, відносяться до видатків організації за відповідними кодами економічної класифікації, за якими вони передбачені в кошторисі доходів та видатків, а також не включаються до первісної вартості придбаних запасів.

Також до збільшення первісної вартості запасів не відносяться суми ПДВ, сплаченого під час придбання запасів, що списується на видатки бюджетних організацій.

Особливого контролю потребують транспортно-заготівельні витрати, що входять до первісної вартості. Їх варто відносити до певних груп, видів матеріалів; якщо ж ці витрати можна достовірно визначити, то вони відносяться до придбаних запасів.

Суб'єкт державного сектору самостійно визначає порядок обліку і розподілу транспортно-заготівельних витрат.

По-перше, сума транспортно-заготівельних витрат може узагальнюватися на окремому субрахунку або аналітичному рахунку за окремими групами запасів, якщо вони пов'язані з доставкою кількох найменувань, груп, видів запасів.

По-друге, сума транспортно-заготівельних витрат, що узагальнюється на окремому субрахунку або аналітичному рахунку обліку запасів, щомісяця розподіляється між сумою залишку запасів на кінець звітного місяця і сумою запасів, що вибули (використані, реалізовані, безоплатно передані тощо) за звітний місяць. Сума транспортно-заготівельних витрат, яка відноситься до запасів, що вибули, визначається як добуток середнього відсотка транспортно-заготівельних витрат і вартості запасів, що вибули, з відображенням її на тих самих рахунках обліку, у кореспонденції з якими відображено вибуття цих запасів.

Щодо оцінки запасів, то, згідно з НП(С)БО 123, оцінка запасів на дату балансу відображається за найменшою з двох оцінок, а саме первісною вартістю або чистою вартістю реалізації [6].

Під час зниження ціни запасів, псування або втрати вигоди оцінка проводиться за чистою вартістю реалізації. Під час перевищення суми купівельної вартості над чистою вартістю реалізації різниця списується на витрати звітного періоду. Дохід визначається, якщо вартість реалізації запасів, які були уцінені, збільшується на суму, не більшу суми за попереднім замовленням.

Відповідно до п. 4 розд. IV НП(С)БОДС 123 вибуття запасів (відпуск запасів у виробництво, з виробництва, продажу, інше вибуття) оцінюється за трьома методами, а саме за:

- методом ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів;

- методом середньозваженої собівартості;

- методом собівартості перших за часом надходження запасів (ФІФО).

Таблиця 2

Сутність цих методів наведена у табл. 3.

Таблиця 3

Бюджетна установа для всіх одиниць обліку запасів, що мають однакове призначення та однакові умови використання, застосовує лише один із наведених методів. При цьому вибраний метод оцінки вибуття запасів визначається в розпорядчому документі про облікову політику, яка має бути єдиною у відповідній галузі. Найбільш поширеною оцінкою вибуття запасів у бюджетній сфері є оцінка запасів за методом ФІФО, застосування якого є доцільним для оцінки запасів під час їх відпуску у виробництво.

Ефективне використання матеріальних цінностей у бюджетній установі є запорукою тривалого її функціонування. Щоб процес був якомога злагодженим та точним, установи державного сектору економіки приділяють значну увагу обліку, контролю та аналізу запасів. Кожний напрям окремо не дасть високого результату, тому установа повинна бути зацікавлена у високій якості кожного з них.

Оскільки ведення обліку регламентоване законодавством України, перед відділом бухгалтерії постає завдання виконувати всі затверджені інструкції та положення. За допомогою чіткого ведення обліку відбувається відображення всіх сторін діяльності бюджетної установи на всіх її рівнях. Завдання обліку запасів певною мірою своєрідні та зосереджують свою увагу на таких важливих аспектах:

1) правильне і своєчасне документальне оформлення операцій з надходження, руху та вибуття запасів;

2) контроль за збереженням та рухом запасів на складах;

3) контроль за раціональним використанням запасів та додержанням норм їх використання;

4) своєчасне виявлення запасів, що не використовуються для прийняття рішень щодо їх реалізації чи списання;

5) дотримання чинного законодавства з обліку запасів [9].

Успішне виконання завдань, що стоять перед обліком, можливе лише за умови правильної організації первинного обліку, тобто оформлення документами різних господарських операцій з метою одержання початкових (первинних) даних. Первинна інформація дає можливість одержати показники, які необхідні для успішного керівництва.

Удосконалення організації обліку запасів, посилення його контрольних функцій за господарською та фінансовою діяльністю бюджетних організацій є основою дотримання фінансово-бюджетної дисципліни. Висока якість облікової інформації створює умови ефективної реалізації всіх без винятку функцій управління.

Облік запасів посідає важливе місце у формуванні витрат бюджетних установ, оскільки безпомилково відображена інформація про облік запасів, їх класифікацію та оцінку, визнання, термін експлуатації, методи вибуття дає змогу виготовити достеменне обліково-аналітичне забезпечення керівництва державними фінансами.

Модернізація обліку в державному секторі, зокрема стосовно обліку запасів, призвичаює вітчизняну облікову діяльність до міжнародних стандартів, що дає змогу створювати більш результативне інформаційне забезпечення для управління державними фінансами.

Основним нормативним документом, який призначається для ведення обліку запасів, виступає Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 «Запаси».

Сьогодні діяльність бюджетних установ регулюється великою кількістю законодавчих та нормативно-правових актів. Як показує практика, в Україні відбуваються досить часті зміни в законодавстві, що тягне за собою можливі помилки в операціях із запасами. На нашу думку, система внутрішнього контролю може допомогти запобігти масштабних помилок.

Література

1. Атамас П. Облік у Бюджетних установах: [навчальний посібник для студента] / П. Атамас. - 2009. - 288 с.

2. Джога Р Бухгалтерський облік у бюджетних установах: [навчальний посібник для студента] / Р Джога. - 2011. - 384 с.

3. Канєва Т. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: [навчальний посібник для студента] / Т. Канєва. - 2004. - 180 с.

4. Облік у бюджетних установах: [навчальний посібник] / [О. Артюх, В. Максімова, Т. Черкащина]. - О.: ОНЕУ ; Ротапринт, 2013. - 264 с.

5. Про затвердження Інструкції з обліку запасів бюджетних установ № 125: Наказ від 8 грудня 2000 року.

6. Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 «Запаси»: затв. Наказом Міністерства фінансів України від 18 травня 2012 року № 568.

7. Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів суб'єктів державного сектору: затверджені Наказом Міністерства фінансів України від 23 січня 2015 року № 11.

8. План рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі: Наказ Міністерства фінансів України від 31 грудня 2013 року № 1203.

9. Бухгалтерський облік у бюджетних установах / [М. Михайлов, М. Телегунь, О. Славкова]. - К.: Центр учбової літератури, 2012. - 384 с.

Размещено на Allbest.ru