Основные задачи и функции архивов

Критерием отбора документов является также значимость их содержания, ведь даже в самом важном учреждении не все документы представляют ценность. Существенными считаются материалы, отражающие основную деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждения. К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относятся уставы, положения, штатные расписания, приказы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты по отраслям, доклады, обзоры, протоколы совещаний, заседаний, собраний, некоторая часть директивных указаний вышестоящего органа и переписка с ним по выполнению стоящих перед учреждением задач, директивные указания, направляемые подчиненным организациям, материалы по проверкам выполнения постановлений правительства, приказов министра и другие материалы по контролю, часть материалов по изобретательству и рационализации, некоторые материалы по технике безопасности. Документов второй группы, как правило, неизмеримо больше. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение (например, значительная часть документов по личному составу), но большинство документов теряет свое оперативное и справочное значение через один год, через три, пять лет. К ним относятся документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, табуляграммы, переписка по снабжению, текущему ремонту и многим другим вопросам, не отражающим основной деятельности учреждения.

Содержание документов --это совокупность зафиксированных в них сведений о конкретных событиях, явлениях, предметах, лицах и т.п. Ценность содержания зависит от значимости события, полноты его освещения, уникальности информации об известных фактах, явлениях лицах. Такой фактор, как значение событий, времени и места образования документов, учитывается при экспертизе материалов исторических периодов (революции, войны и т.п.). При этом материалы, содержащие малозначащие сведения, также могут быть оставлены на постоянное хранение. Как видим, данные критерии взаимосвязаны: критерий места обычно применяется в тех случаях, когда значительные события происходят на территории какой-то определенной области, края и т.д. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам (приказы, протоколы, планы и др.)- Однако ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе это такие важные материалы, как отчеты, докладные записки, различные справки по вопросам деятельности учреждения, подлинники которых направляются вышестоящему органу и в другие инстанции. Копии писем, отправленных учреждением (отпуски), должны быть заверены, иметь номер и дату. Это правило существует давно и в большинстве учреждений выполняется. Но остающиеся экземпляры отчетов оформляются далеко не всегда. Во многих случаях это третий экземпляр, иногда с неисправленными ошибками и опечатками, с неполным набором приложений. Нередко встречаются отчеты неподписанные и недатированные, а если оказывается две редакции неоформленного отчета, то решить, какой из них окончательный, бывает трудно.

Следующий критерий отбора -- юридическая сила документа, т.е. свойства документа, сообщаемые ему правовыми нормами. Как правило, это официальные документы: постановления, распоряжения, протоколы, приказы и т.п. Данный критерий примыкает к предыдущему, поскольку юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные подлинники.

Дублетность документов -- этот критерий играет большую роль при отборе материалов на государственное хранение в связи с широким распространением дубликатов документов. На постоянное хранение оставляются подлинники документов. Если документ имеет большое научное значение, то на постоянное хранение оставляются также один или два экземпляра копий. Размноженные документы называются дублетными, значительную их часть составляют протоколы, планы, отчеты и т.п. При отборе дублетных документов на государственное хранение учитывается их значение для деятельности того учреждения, в фонде которого они отложены. Часто документы специально размножаются для рассылки учреждениям или структурным подразделениям для выполнения какой-то работы, а иногда -- для сведения. Дублеты помогают сохранить в хорошем состоянии подлинники документов, часто используемых для повседневной работы в канцелярии, в архиве учреждения: планов, отчетов, приказов, особенно по личному составу. Таким образом, с дублетностью документов тесно связано понятие повторяемости информации.

Физическое состояние документа -- данный критерий применяется в тех случаях, когда документальные материалы имеют сильное повреждение, например, обгорели при пожаре, были затоплены водой, покрылись плесенью и т.д. При этом устанавливается, к какому типу документов относится испорченный материал, а именно: содержит ли он основную или дополнительную информацию. Те документы, которые хоть и содержат полезную информацию, но не являются основными, могут быть выделены для уничтожения согласно критерию физического состояния. Следует, однако, иметь в виду, что документы особой ценности должны сохраняться, как бы сильно испорчены они ни были, тем более что техника реставрации испорченных материалов с годами улучшается. Появляются новые способы восстановления документов, подвергшихся внешнему неблагоприятному воздействию. Если важный документ сильно испорчен, но кроме него имеются второй и третий экземпляры, то в этом случае официально оформленный подлинник не уничтожается, а к нему присоединяют копию, которой пользуются при необходимости.

Существует еще ряд критериев отбора материалов на хранение, например таких, как языковые или художественные особенности документа (документ отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения и принадлежности). На постоянное ранение оставляются документы с определенными внешними особенностями: с художественной росписью, орнаментом, миниатюрами; документы, написанные на особом материале (бересте, пергаменте). Палеографические, языковые, художественные и другие особенности архивных материалов имеют значение для изучения документов учреждений дореволюционной России, фондов личного происхождения и коллекции.

Критерии оценки кинофотофонодокументов. Критериями оценки содержания кинофотофонодокументов являются значимость события, лица, объекта съемки, записи; дата и место события; полнота освещения; новизна сведений; уникальность и труднодоступность объектов съемки; художественные достоинства; отраженность в архивных фондах; повторяемость событий; наличие сопроводительной документации. Критериями оценки формы кинодокументов служат их квалификационные разновидности; внешние особенности, качество передачи изображения; новизна техники съемки; техническое состояние. Критериями происхождения кинофотофонодокументо t являются историческая обстановка, время и место их создания; значение авторов, организаций и лиц, создающих кинофотофонодокументы; достоверность событий, отраженных в документах; целевое назначение кинофотофонодокументов. Из фотодокументов отбору на государственное хранение в архивы подлежат такие, в которых зафиксированы события общественного значения, отражающие характерные, а не случайные стороны действительности. Критериями ценности фонодокументов являются значимость события, опубликованность, авторство, время записи, полнота записи, поглощенность, дублетность. архив документ справочный

Критерии оценки типовых категорий документальных материалов. Под типовыми категориями документальных материалов понимаются такие документы, которые образуются в управленческой деятельности большинства учреждений. К ним относятся документы, отражающие функции руководства, планирования, финансирования, учета и отчетности и др. В случае оценки ценности документального материала организаций используются перечни. Существуют перечни двух видов: перечни документов с указанием сроков их хранения и перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Перечни документов со сроками хранения делятся на две группы: перечни типовых документов (называемые обычно «типовые перечни») и ведомственные перечни. Перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, также являются типовыми, но охватывают только документы постоянного хранения.

Применение перечня предполагает обязательное соблюдение критериев экспертизы ценности путем просмотра всех документов, содержащихся в делах. Только после оценки документов пользуются перечнем как справочным пособием для установления конкретных сроков хранения документов. Вместе с тем следует учитывать, что перечни типовых документальных материалов не могут включить абсолютно все документы, подлежащие приему в государственные архивы. Поэтому важна непосредственная оценка документов с точки зрения их содержания. Особое значение это имеет при экспертизе переписки. Кроме того, критерии ценности документов не могут быть неизменными. Важной задачей в работе определения экспертизы ценности является выделение материалов, не подлежащих хранению.

Проведение экспертизы ценности архивных материалов. Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов. Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов: сначала производится оценка материала в процессе его образования; устанавливаются возможные сроки хранения дел; затем выделяются к уничтожению все дела временного хранения по мере истечения сроков их использования. Завершающий этап -- окончательный отбор документов на постоянное хранение.

Непосредственная работа по экспертизе ценности документов возлагается на экспертные и экспертно-проверочные комиссии. Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях и на предприятиях страны. В министерствах и центральных учреждениях ведомств организуются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а в структурных подразделениях ведомств -- экспертные комиссии подразделений. ЭК. имеются также в областных архивах и их филиалах. Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) функционируют при архивных управлениях субъектов Федерации, а также в центральных государственных архивах. При Росархиве созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК).

Функции экспертных и центральных экспертных комиссий. Большинство функций ЦЭК и ЭК, связанных с практической работой, совпадает. Так, экспертные и экспертно-проверочные комиссии рассматривают и одобряют проекты номенклатур структурных подразделений и сводной номенклатуры по учреждению; график передачи материалов из структурных подразделений в архив учреждения и график передачи документов в государственный архив (составленный архивом учреждения и согласованный с государственным архивом). Экспертная комиссия ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных подразделений и архивом проводит отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения. Это важнейший этап в работе по экспертизе ценности, так как при этом фактически происходит отбор дел для передачи в дальнейшем на государственное хранение. Члены ЭК проверяют в структурных подразделениях правильность выполнения работы по экспертизе ценности, просматривая описи дел постоянного и временного хранения, акты о выделении дел для уничтожения, сами дела, подобранные по категориям. При просмотре дел выясняется, насколько правильно они сформированы (чтобы в делах, подлежащих передаче на государственное хранение, не оказалось ненужных бумаг, а в делах, выделенных Для уничтожения, -- ценных документов). Особое внимание обращается надела с отметкой «ЭПК», так как по каждому такому делу необходимо установить, представляет ли оно политическую, научную, народнохозяйственную или культурную ценность, надо ли его отобрать для постоянного хранения или оно имеет только справочное значение и для него достаточно того срока хранения, который стоит перед отметкой «ЭПК». Центральная экспертная комиссия осуществляет контроль за отбором дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях. Экспертная комиссия просматривает описи, составленные в учреждениях, после чего выносит дела на одобрение в ЭП К. ЭК и ЦЭК утверждают описи дел долговременного хранения по учреждению и по подведомственным организациям; рассматривают и одобряют акты о выделении к уничтожению документальных материалов с истекшими сроками хранения; оказывают методическую помощь подведомственным структурам, не состоящим на учете в архивных учреждениях; ведут исследование ценности различных групп документов. Они рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами. После чего принимается решение о представлении предложений на утверждение ЭПК.

ЭК и ЦЭК --это совещательные органы. Протоколы комиссий (решения) утверждаются руководством учреждения. Решения по ряду вопросов, входящих в компетенцию ЭК и ЦЭК, должны утверждаться архивными учреждениями (или согласовываться с ними). Это решения об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу; акты о выделении к уничтожению дел с отметкой «ЭПК»; методические пособия по экспертизе ценности и обработке дел; сводная номенклатура учреждения; проекты типовых и примерных номенклатур для структурных подразделений и подчиненных учреждений; предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями или утвержденными ранее типовыми и примерными номенклатурами дел предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел. Экземпляр текста решения, принятого по каждому из этих вопросов, визируется руководителем учреждения и направляется в ЭПК архивного учреждения.

Функции центральной экспертной комиссии. У ЦЭК как органа центрального учреждения ведомства есть функции, присущие только ей. Одной из важнейших функций ЦЭК является методическая работа в области экспертизы. ЦЭК рассматривает и' представляет на утверждение архивного учреждения проекты ведомственных перечней со сроками хранения и перечней документов, подлежащих передаче в государственные архивы, классификаторов, примерных и типовых номенклатур, инструкций по делопроизводству и других нормативно-методических пособий (ЭК принимает участие в подготовке и рассмотрении этих пособий). ЦЭК рассматривает проекты таких документов, как рекомендации по организационным и методическим вопросам экспертизы ценности документов; списки учреждений, организаций и предприятий отрасли, документы которых подлежат и не подлежат передаче на государственное хранение; типовые положения об экспертных комиссиях структурных подразделений и подведомственных организаций, другие нормативно-методические пособия. Все эти проекты после одобрения ЦЭК и визирования руководителем учреждения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. По согласованию с архивным учреждением ЦЭК может вынести решение о предоставлении экспертным комиссиям структурных подразделений министерства (ведомства) и подчиненных ему организаций права самостоятельно уничтожать документы с истекшими сроками хранения после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения и по личному составу за соответствующие годы. Такое решение может приниматься при условии, если имеется утвержденный ведомственный перечень документов со сроками хранения. Таким образом, ЦЭК ведомства выполняет и функции, присущие экспертной комиссии учреждения, и функции, присущие только центральному экспертному органу ведомства.

Функции экспертных комиссий государственных архивов с постоянным составом документов. Такие комиссии ведут работу по нескольким направлениям. В частности, они осуществляют;

1) экспертизу ценности документов внутри архива (рассмотрение описей после усовершенствования обработки и актов о выделениик уничтожению документов, определение порядка проведения экспертизы сложных фондов и комплексов фондов для обеспечения комплексной оценки документов и др.);

2) рассмотрение разработанных в архиве методических пособий по экспертизе ценности документов (перечни категорий дел постоянного хранения, рабочие инструкции и др.);

3) работу по комплектованию госархива (изучение состава документов в учреждениях, сдающих дела в госархив, участие в разработке списков учреждений, сдающих и не сдающих материалы на государственное хранение на соответствующей территории, перечней документов, подлежащих постоянному хранению, и т.п.). Функции экспертно-проверочных комиссий. ЭПК органов управления архивным делом и центральных государственных архивов занимаются широкими вопросами экспертизы ценности документов и комплектования ими госархивов (в пределах своей компетенции). Для всестороннего и квалифицированного обсуждения часто весьма сложных вопросов экспертизы ценности и комплектования в состав комиссии включают специалистов разных областей: юристов, экономистов, представителей научных, культурных учреждений и др. В функции ЭПК входит рассмотрение списков учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат и не подлежат приему на государственное хранение; перечней документов, подлежащих приему в госархивы; проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами (с последующим внесением предложений в ЦЭПК); описей надела постоянного хранения и по личному составу, представляемых учреждениями; вопроса о комплектовании госархива документами личного происхождения; методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов; а также согласование актов о выделении к уничтожению дел с отметкой «ЭПК»; заслушивание ЭК учреждений и оказание им помощи. Кроме того, в функции ЭПК архивных органов входит вынесение рекомендаций по методическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектованию госархивов.

Функции центральной экспертно-проверочной комиссии. ЦЭПК является высшей инстанцией по вопросам экспертизы ценности документов. Она выполняет следующую работу: разрабатывает принципы комплектования Архивного фонда РФ и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссийского значения; разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности документов ГА РФ и определяет категории учреждений, организаций и предприятий, откоторых производится прием документов в госархивы; разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения; определяет состав документов, подлежащих хранению в госархивах и архивах министерств и ведомств; рассматривает предложения об изменении в отдельных случаях сроков ведомственного хранения документов в архивах министерств и ведомств и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных ведомственным перечнем, а

так же об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных ведомственными и типовыми перечнями; вы-осит решения о разрешении отдельным министерствам и ведомствам, имеющим утвержденный перечень документов со сроками хранения, самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов.

Непосредственное осуществление экспертизы ценности документов. Сдача дел в архив учреждения проводится через год после окончания их делопроизводством. В течение года комплекс дел минувшего года находится в структурном подразделении, к этим документам можно обращаться в процессе оперативной деятельности учреждения. Одновременно ведется большая работа по отбору дел постоянного хранения, которая должна быть завершена сразу по окончании делопроизводственного года. Начинать эту работу целесообразно с разделения годового комплекса на группы по срокам хранения: постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно). Если в данном учреждении в архив передаются дела десяти- и пятилетних сроков хранения, то количество групп соответственно увеличивается. Отельную группу составляют дела с отметкой «ЭПК», так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Распределив дела по группам, можно приступать к отбору дел на постоянное хранение, т.е. полистно просмотреть все дела со сроком хранения «постоянно», чтобы определить, нет ли в них ошибочно попавших документов. Просмотр дел надо начинать с первого по номенклатуре, так как только при последовательном просмотре можно получить правильное представление о комплексе документов, отбираемых на постоянное хранение (оценка документов должна проводиться в совокупности). В определении ценности документов участвуют специалисты соответствующего профиля. Надо помнить при этом, что дело должно быть тщательно изучено, ни один документ не может быть пропущен. Свои предложения по каждому делу с отметкой «ЭПК» следует записывать в специальную тетрадь.

Результатом экспертизы ценности конкретного комплекса документов на данном этапе являются описи дел постоянного хранения и долговременного хранения и акты о выделении к уничтожению дел и документов. Но в акты на уничтожение можно включить только те дела, срок хранения которых уже истек (полгода или год после окончания делопроизводственного года). Утверждать их будет руководитель учреждения (или организационно-обособленного структурного подразделения) после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения. Поэтому выделение для j уничтожения дел с более длительными сроками хранения будет проводиться уже на следующем этапе экспертизы, каковым является экспертиза дел с истекшими сроками хранения. Ежегодно истекают сроки хранения различных групп дел, находящихся в структурных подразделениях и в архивах учреждений. Сроки хранения исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Выделять дела для уничтожения можно с первого дня года, наступающего после истечения предусмотренного срока хранения. Например, законченные делопроизводством в 2000-м году дела можно выделять для уничтожения: в 2004-м -- трехлетнего срока хранения, в 2006-м -- пятилетнего, в2011-м --десятилетнего срока хранения. В свою очередь, в 2000-м году выделяются для уничтожения дела трехлетнего срока хранения, законченные в 1996-м году, пятилетнего срока -- в 1994-м, десятилетнего срока -- в 1989-м году и т.д.

Дела с истекшими сроками хранения снова проверяются работниками делопроизводства или архива и членом ЭК, после чего включаются в акт о выделении дел для уничтожения, если уже утверждена опись за этот год. Акт рассматривается на заседании экспертной комиссии, подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем учреждения. Особое внимание уделяется делам с отметкой «ЭПК», которые при подготовке дел для сдачи в архив оставлены на временное хранение. Они снова тщательно изучаются и, если нет сомнения в том, что ценности они не представляют, включаются в акт о выделении дел к уничтожению. На эту категорию дел составляется отдельный акт, который после рассмотрения на заседании ЭК согласовывается с ЭПК архивного учреждения.

5. Обработка архивных документов и создание научно-справочного аппарата

Научно-техническая обработка документальных материалов представляет собой приведение их в такое состояние, которое обеспечило бы оптимальные условия для хранения и организации всестороннего их использования. Обработке подвергаются лишьтекущие поступления. Она включает в себя фондирование документальных материалов, формирование или уточнение состава дел, их систематизацию и описание в пределах фонда. В большинстве случаев материалы, поступающие на государственное хранение, уже объединены в фонды, которые иногда имеют неточности и устраняются при научно-технической обработке. В каждом госархиве имеется структурное подразделение, в котором сосредоточено научно-справочное пособие. Это подразделение осуществляет работы по усовершенствованию системы таких пособий и организацию их использования. Описание архивных материалов. Одной из важнейших функций архивов является описание документальных материалов, основным объектом которых служит единица хранения. Важнейшим аспектом при описании единиц хранения является правильное представление о составе и содержании дел. При описании дел основными элементами являются: 1) заголовок; 2) крайние даты дела; 3) количество листов; 4) архивный шифр. Эти данные указываются на обложке единицы хранения и в описи. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов (при наличии последних).

Создание научно-справочного аппарата. Виды архивных справочников и пособий. Важной составной частью научно-информационной деятельности архива является создание его научно-справочного аппарата (НСА), под которым понимается описание документов, представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. НСА -- это комплекс взаимосвязанных архивных справочников и учетных документов, основанных на единых методах классификации, описании и учета. Эта совокупность учетных документов, архивных справочников, методических пособий и справочной литературы обеспечивает учет документов архива, их научную организацию, раскрытие их состава и содержания для облегчения использования архивных материалов. Система НСА предусматривает возможность отыскания документов и документной информации в пределах фонда, архива и Архивного фонда России в целом. Чтобы документную информацию было легко отыскать в архиве, она подвергается переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую обобщенную форму. В каждом архиве существуют пособия, помогающие в поиске архивных материалов. К такого рода информационным справочникам относятся описи, каталоги, путеводители. В архивах также разрабатываются методические пособия (перечень документов, исторические справки, рабочие инструкции), которые дополняют их научно-справочный аппарат. Существование развернутой системы архивных справочников является необходимым условием реализации принципа публичности и доступности архивов.

1. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда. Опись -- это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета. Особенностью описи, отличающая ее от других справочников, состоит в том, что она является одновременно и архивным справочником (документ, содержащий архивные материалы), к учетным документом. Опись обеспечивает сохранность документальных материалов, закрепляет научную организацию документов по фондам и внутри фонда, указывая место каждой единицы хранения в фонде. Выявление материалов по описям требует, чтобы исследователь был ориентирован в теме, так как это поможет ему значительно облегчить работу с описями и в полной мере выявить необходимые архивные данные.

2. Каталог-- межфондовый и межархивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), играет большую роль в структуре НСА архивов. Каталоги представляют собой систематизированное описание содержания документов. Они дают возможность быстро получить детальные сведения о наличии, составе и содержании документов, хранящихся в разных фондах одного или нескольких архивов. Основным путем самостоятельно проводимой каталогизации является специальное выявление материала, подлежащего отражению в каталоге, и составления на него карточек. Каталоги бывают систематические, предметно-тематические и хронологические и др. Как правило, каталоги представляют собой картотеки (иногда издаются и в виде книги). Тематический каталог наиболее удобен при выявлении материалов по сравнительно узкой теме, связанной с деятельностью нескольких фондообразователей (например, если исследователя интересуют материалы по истории конкретного предприятия, о революционном движении в определенной губернии или о деятельности какой-то комиссии). Систематический каталог представляет собой вид архивного каталога, в котором информация сгруппирована по отраслям знаний или по отраслям практической деятельности общества. Предметно-тематический каталог -- это вид архивного каталога, в котором информация по одной или нескольким темам, сгруппирована внутри тем по предметному признаку. Сведения располагаются по алфавиту предметных понятий. В связи с интенсивным развитием систематического каталога предметно-тематический каталог в госархивах, как правило, не составляется. В хронологическом каталоге разделами и подразделами классификационной схемы может служить эпоха, столетие, какой-либо другой отрезок времени.

Сведения в таком каталоге располагаются в хронологической последовательности и по значимости исторического события.

Классификационная схема именного каталога представляет собой перечень наименований личных имен, расположенных в алфавитном порядке. Система ссылок дает возможность получать информацию об одном и том же лице, встречающемся в документах под разными фамилиями, псевдонимами, прозвишами.

3. Обзор -- это архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Видами обзора в архиве организации являются обзор фонда и тематический обзор. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.

4. Путеводитель представляет собой систематизированный перечень архивных фондов с их характеристиками. Путеводители содержат характеристики или краткие сведения об архивных фондах в систематизированном порядке, они предназначены для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архивов. К ним обращаются для выяснения вопроса о наличии в архиве тех или иных фондов. Путеводители информируют учреждения, организации, предприятия, исследователей о документах, хранящихся в конкретном архиве. Единой схемы построения путеводителя для всех архивов быть не может, так как она зависит от состава и содержания фондов соответствующего архива. Для архивов, в которых хранятся документы, отражающие различные стороны деятельности государства и жизни общества, целесообразно строить путеводитель по производственно-отраслевой схеме. При наличии в архиве фондов личного происхождения их следует выделять в самостоятельные разделы в конце путеводителя. Существуют также тематические путеводители, которые отражают определенную тему со всеми входящими в нее более узкими темами и вопросами. Подготовка путеводителей -- работа кропотливая, кроме того, при систематическом пополнении архива новыми материалами путеводители не обеспечивают полноты информации, поэтому большее распространение получили краткие справочники по фондам архива. 5. Указатель -- это перечень ключевых слов, встречающихся в разного рода справочниках. Он составляется для более быстрого ориентирования в содержании сведений о лицах, географических наименований, предметах, вошедших в справочник. Каждый тип справочника имеет присущий только ему способ передачи информации. Например, в описи представлены четкие и сжатые заголовки на единицы хранения, с прибавлением в необходимых случаях аннотаций к отдельным наиболее важным документам. В каталогах объектом описания выступает не дело, а конкретный вопрос, сведения о котором содержатся в отдельном документе или группе документов. На каталожную карточку записывается обобщенный заголовок группы документов. В обзорах сущность вопроса или события излагается в повествовательной форме, затем перечисляются виды документов с указанием хронологических рамок и характера содержащейся в них информации. Перечисляются архивные шифры всех документов по этому вопросу. Затем таким же образом освещается следующий вопрос. К обзору составляется вспомогательный справочный аппарат.

Необходимо заметить, что значительная часть архивов учреждений, организаций, предприятий располагает ограниченным составом научно-справочного аппарата. В таких архивах следует вести карточные каталоги. В архиве учреждений может сложиться несколько карточных каталогов: каталог распорядительной документации, систематизированной по предметно-вопросному признаку; каталог предложений, заявлений и жалоб трудящихся, систематизированный по алфавиту фамилий или предметно-вопросному признаку; каталог общей документации, который систематизируется также по предметно-вопросному признаку. В ведомственных архивах хранящих несколько фондов, целесообразно составлять каталог или картотеку по истории учреждении системы, содержащую сведения о датах их создания, переименованиях, реорганизациях, об изменении подчиненности, ликвидации.

Автоматизированный НСА. Как правило, поиск необходимой информации осуществляется визуально и вручную. Однако в настоящее время существует также и автоматизированный научно-справочный аппарат архива -- комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и ин -формации. Автоматизированный НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов документов и др.). Основными полями электронной регистрационно-контрольной карточки (РКК) являются автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр. Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей. Дополнением к системе научно-справочного аппарат служат печатные справочные издания, содержащие материалы по истории фондообразователя и фонда или отражающие состав и содержание документов, а также методические пособия по различным видам архивных работ и делопроизводству. Применение технологии гипертекста в сочетании с широким распространением компьютерных информационных сетей сделали возможным существование традиционного архивного справочника в совершенно новой ипостаси -- гипертекстового справочника, размещенного в Интернете. К его достоинствам относятся, во-первых, ничем не ограниченный доступ к содержащейся в нем информации всех заинтересованных лиц в любое время и из любой точки мира; во-вторых, относительная дешевизна издания, возможность создания автоматизированных указателей.

6. Использование хранящихся в архиве документов

Использованием архивных документов называется применение содержащейся в них информации в культурных, научных, политических, экономических целях, а также в целях обеспечения законных прав и интересов граждан. Нормы, касающиеся доступа к архивными документами и использования их, содержатся в Законе об архивном деле. В частности, в соответствии со ст. 24--25 данного Закона пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы; доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлини и ков и (или) копий необходимых ему документов; пользователь архивными' документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, для любых законных целей и любым законным способом. Законодательство регламентирует также услуги, предоставляемые архивами на платной основе. Раньше государственные архивы имели право при выдаче копий архивных документов для коммерческих целей устанавливать свои условия их использования, а именно--заключать лицензионные договоры. Архив фактически диктовал пользователю свои условия предоставления информационных услуг, а пользователь вынужден был либо соглашаться, либо отказываться от получения необходимой ему информации. В настоящее время в законодательном порядке установлено, что государственные и муниципальные архивы могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договор об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств (ст. 26)

Формы и порядок использования архивных документов. Использование архивных документов специалистами (пользователями) осуществляется в читальных залах архивов. Просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и др., как правило оборудуются соответствующими техническими средствами для работ с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами. Большую роль в организации использовании архивов играют те структурные подразделения, которые хранят документальные материалы: на них лежит работа по выдаче затребованных пользователями дел. Основные формами использования документов архива являются:

* информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;

* исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;

* использование документов в средствах массовой информации;

* подготовка информационных мероприятий -- выставок, конференций и др.;

* выдача документов для работы в читальном зале архива;

* выдача документов во временное пользование. Информация по запросам граждан и организаций выдается

в форме архивной справки, архивной копии или архивной выписки. Архивная справка -- это документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Архивная копия -- документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка -- документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа. Архивные справки, выписки и копии могут быть изготовлен по запросу какого-либо учреждения, организации, предприятия или лица. Архивная справка (копия, выписка), изготовленная по запросу на определенную тему, называется тематической справкой; архивная справка, содержащая биографические сведения, называется биографической справкой. При планировании и организации работы в архиве наведение справок биографического характера относят к справочной работе, наведение справок по тематическим запросам -- к информационной работе. Учет этих работ, регистрация запросов ведутся раздельно. Вы- явленные дела тщательно изучаются, а при составлении ответа тщательно продумываются формулировки; изложение дела должно быть кратким, но достаточно ясно освещать вопрос. Материал излагается в хронологической последовательности упоминаемых событий, а не документов. Если справка составляется на основе нескольких документов, то после изложения сведений из одного документа необходимо сделать ссылку на архивный шифр и номер листов этого дела. В конце справки указываются архивный шифр и номера листов всех использованных документов. Законченная справка перепечатывается на бланке учреждения, подписывается руководителем учреждения, заведующим архивом и скрепляется печатью.

Справки выдаются на основании письменного запроса пользователя. Запрос должен содержать следующие сведения:

1) наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы;

2) изложение существа запроса;

3) фамилию, имя и отчество обращающегося;

4) его адрес, контактные телефоны;

5) дату и личную подпись.

Использование документов ведомственных архивов. В соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними актами организации ведомственные архивы выполняют несколько функций:

принимают от структурных подразделений законченные делопроизводством дела;

ведут учет документов, хранящихся как в архивах, так и в структурных подразделениях организации;

производят передачу комплексов документов с истекшими сроками ведомственного хранения в госархив;

обеспечивают сохранность архивных материалов;

организуют экспертизу ценности документов;

создают и пополняют научно-справочный аппарат архива;

выдают справки по личному составу организации;

выявляют документы по запросам руководства и структурных подразделений, а также других учреждений и организаций.

Право граждан на доступ к документированной информации о них. В соответствии с законодательством архив обеспечивает право граждан на доступ к документированной информации о них, а также право знать, кто и в каких целях использует или использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке. Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению. При личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена. Архив обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Организация учета работы архива по использованию документов. Архивы ведут специальный учет всей работы по использованию своих документов. Такой учет необходим для проведения анализа проделанной работы, установления динамики роста и разработки мероприятий по дальнейшему ее улучшению. Учету подлежат все виды работ по использованию.

Начинается учет с заполнения «Листа использования», который вкладывается в каждое дело. В этом учетном документе отмечается, когда, кем и для какой цели были использованы документы.

Для характеристики работы читального зала учитываются данные о количестве исследователей и сделанных ими посещений за год, а также количестве выданных им дел. Для этого в читальном зале ведутся свои учетные документы: книга регистрации личных дел исследователей; картотека учета тем исследований; книга учета посещений читального зала.

Для характеристики работы архива по выдаче справок собираются сведения о количестве поступивших запросов и количестве выданных положительных и отрицательных ответов с указанием срока их исполнения. Такой учет возможно осуществить либо на основании картотеки, либо на основании алфавитного журнала регистрации писем, заявлений и жалоб трудящихся. Архивы, направляя в заинтересованные учреждения документы, копии документов, выдавая документы во временное пользование, прилагают к ним специальные анкеты по учету эффективности использования. Учреждения должны вернуть эти анкеты в архив с отзывом о том, как материалы были использованы, какую они дали экономию средств или каков иной результат использования архивных материалов.

Для изучения эффективности использования и дальнейшего прогнозирования всех видов работы с документами большое значение имеет учет потребностей в ретроспективной документной информации, который проводится архивами по специально разработанной методике. Такой учет устанавливает круг потребителей документной информации, интенсивность

и характер использования тех или иных информационных массивов.

Учет использования дел и документов архива ведется в следующих учетных формах: * книга выдачи дел из хранилища;

* журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, технических материалов; * журнал регистрации посещений читального зала.

7. Публикационная деятельность архивов

История развития публикационной деятельности архивов в России. Важнейшей функцией государственных архивов на всех этапах развития архивного дела была издательско-публикационная деятельность. Так, еще b XVIII в. были предприняты попытки официально издавать указы; помимо этого, печатались и отдельные важные политические документы. Публиковались и частные архивные материалы. Издания предпринимались сначала в частном порядке самими же собственниками архивов или крупными меценатами (например, С.Д. Шереметьев), а позднее и научными учреждениями (например. Академия наук). Публикации производились по выборочной системе, которая не исчерпывала всего содержания архивов. Для того, чтобы составить общее представление об этих изданиях, можно указать на отдельные из них. Например, одним из наиболее крупных ранних изданий был «Архив князя Воронцова», состоящий из 40 томов. Несколько позднее вышли «Архив кн. Ф.А. Куракина» под редакцией М. Семевского; «Архив графов Мордвиновых» в 10 томах под редакцией В.А. Бильбасова и др. Крупным шагом вперед в деле опубликования материалов частных архивов было издание «Архива Раевских», подготовленное на средства его обладателей под редакцией Б.Л. Модзалевского. С этого издания начался переход от опубликования архивов крупных вотчинников-вельмож к научному освоению частных фондов, отложившихся от тех представителей дворянства, которым уже были не чужды идеалы декабристов. Что касается публикации документов монастырских и церковных архивов, то наибольшее количество их появилось в изданиях Петербургской археографической комиссии и отчасти губернских ученых архивных комиссий.

Виды информационных документов. Информационные документы составляются архивными учреждениями на основании документальных материалов для организации научной информации. Подготовленные архивом информационные документы направляются заинтересованному учреждению и могут быть опубликованы полностью или в извлечениях только с разрешения соответствующего архивного учреждения с обязательной ссылкой на местонахождение приведенных в информационных документах материалов и указанием фамилий их составителей. Могут составляться следующие виды информационных документов: информационное сообщение (информационное письмо); справка-ориентировка; тематический перечень; список-справочник; тематическая справка; обзоры, путеводители, описи, каталоги и т.д.

1. Информационное сообщение является наиболее простым видом информационного документа и составляется в виде краткого официального письма, в котором сообщается об имеющихся в архиве документальных материалах по определенному вопросу. В информационном сообщении обычно только перечисляются вопросы и не дается ни детальной характеристики самих документальных материалов, ни подробного изложения их содержания, ни указаний на исковые данные. В необходимых случаях могут упоминаться лишь полные названия фондов.

2. Справка-ориентировка раскрывает содержание документальных материалов архива по тому или иному вопросу (теме), имеющему актуальное значение. В ней указываются следующие данные: наименование вопроса, по которому составлена ориентировка; название архива (указывается в заголовке); названия и номера фондов; крайние даты документов, освещающих вопрос (тему); краткое содержание важнейших документов или единиц хранения. Указание исковых данных документальных материалов в справке-ориентировке не обязательно.

3. Тематический перечень документальных материалов включает в себя заголовки отдельных документов, освещающих тему.

В заглавии тематического перечня дается название темы, после чего в графах приводятся следующие данные: порядковый номер документа; дата документа (год, месяц, число); заголовок документа (или единицы хранения) и аннотация к нему; исковые данные (номера фонда, описи, единицы хранения, листов); примечания. Заголовки располагаются независимо от их фондовой принадлежности: по хронологическому признаку, вопросно-предметному, по значимости вопроса и т.д. 4. Список-справочник составляется на документальные материалы одного или нескольких архивов, содержащие сведения о полезных ископаемых. Каждая запись сопровождается указанием на шифр документа, послужившего основанием для [внесения ее в список.

5. Тематическая справка представляет собой последовательное изложение сведений, содержащихся в документальных материалах по данной теме. Текст справки должен быть кратким, сжатым. Изложение дается в хронологическом порядке (событий, а не документов, их освещающих. Исковые данные могут указываться как в конце справки, так и в ее тексте, после изложения каждого факта или события.

6. Справочники, обзоры, путеводители и др. Популяризация документальных материалов проводится путем организации выставок документов, подготовки статей для периодической печати, радио и телепередач, создания тематических альбомов, учебных и учебно-наглядных пособий по истории для школ и документальных кинофильмов на основе архивных материалов, проведения научных конференций, вечеров встреч, лекций и докладов. Для правильной организации этой работы составляются хроника событий и указатель основных биографических дат выдающихся лиц. Также архивы сообщают об отдельных интересных архивных документах; новых поступлениях; материалах архива по теме; фонду, архиву в целом; об открытии выставок документов; о работе архива по хранению, обработке и использованию документальных материалов и т.п. Опубликованные справочники позволяют установить местонахождение нужных материалов, провести предварительную работу по их подбору.

Справочники издаются выборочно. Издание общих справочников, путеводителей позволяют архиву привлечь внимание исследователей к своим материалам, поэтому каждое архивное Учреждение прежде всего стремится издать справочник общего характера, чтобы предоставить потребителю сводную информацию о значительном комплексе документов на уровне архивного фонда. Основным требованием к изданию справочников является точность данных, научно обоснованная схема построения, единство приемов описания. После издания общего справочника осуществляется задача по изданию описей наиболее ценных и широко используемых фондов. Сотрудничество государственных архивов между собой дает возможность вводить в научный аппарат подобного рода изданий комплексы взаимодополняющих документов, которые с максимальной полнотой раскрывают тему публикации. Основным принципом при подготовке документальных публикаций является стремление к максимальной точности воспроизведения текста документа.