Назначение, цели и задачи создания автоматизированной и информационно-аналитической системы электронного документооборота проектно-сметной документации для инжиниринговой компании

Размещено на http://www.allbest.ru/

Назначение, цели и задачи создания автоматизированной и информационно-аналитической системы электронного документооборота проектно-сметной документации для инжиниринговой компании

Трифонова О.Н.

Панченко Е.Г.

Для управления информационно-аналитическими потоками и электронной проектно-сметной документацией (ЭПСД) сотрудниками инжиниринговой компании, в работе которых используются технические данные и создаваемые на их основе документы: чертежи, планы, схемы, спецификации, ведомости и т.д., часто используется автоматизированная и информационно-аналитическая система электронного документооборота проектно-сметной документации (АиИА СЭД ПСД).

Назначение АиИА СЭД ПСД

АиИА СЭД ПСД предназначена для повышения оперативности и качества принимаемых управленческих решений сотрудниками инжиниринговой компании на всех фазах жизненного цикла (ЖЦ) проектов.

Основным назначением АиИА СЭД ПСД является автоматизация управления информационно-аналитическими потоками и ЭПСД в бизнес-процессах инжиниринговой компании:

· Процесс выполнения сложных заказов, включающих весь комплекс работ по проектированию энергообъектов от изыскательских работ до авторского надзора:

o Процесс разработки ЭПСД,

o Процесс сдачи ЭПСД в технический архив,

o Процесс регистрации ЭПСД,

o Процесс выпуска ЭПСД,

· Процесс хранения информации о реализованных проектах,

o Процесс получения информационно-аналитической поддержки для принятия решений на всех фазах ЖЦ проектов,

o Процесс мониторинга,

o Процесс защиты от несанкционированного доступа к операциям и базе данных (БД) ЭПСД,

o Процесс обеспечения целостности БД ЭПСД,

o Процесс автоматического снятия резервной копии БД.

Цели создания АиИА СЭД ПСД

· Создание АиИА СЭД ПСД должно обеспечить достижение следующих целей:

· Создание единого, автоматизированного и информационно-аналитического электронного документооборота (ЭД) всех структурных подразделений инжиниринговой компании,

· Повышение эффективности и оперативности работы с ЭПСД,

· Систематизация, унификация и автоматизация технологии работы с ЭПСД,

· Улучшение качества, полноты и достоверности информации с соблюдением условий информационной безопасности,

· Снижение затрат, связанных с ЭД и делопроизводством,

· Исключение утери ЭПСД и сокращение числа ошибок при обработке больших потоков ЭПСД,

· Сокращение времени поиска и прохождения ЭПСД по структурным подразделениям,

· Усиление контроля исполнительной дисциплины,

· Соблюдение принципа однократности регистрации ЭПСД,

· Поддержка корпоративной культуры инжиниринговой компании,

· Оптимизация коммуникаций между сотрудниками инжиниринговой компании,

· Повышение прозрачности процессов разработки проектов на всех фазах их ЖЦ,

· Предоставление руководству аналитической информации и статистических данных о состоянии проектов для принятия управленческих решений,

· Сбор данных о фактических трудозатратах по видам работ (используемых в том числе для разработки методики ресурсного планирования).

Задачи создания АиИА СЭД ПСД

Для достижения поставленных целей необходимо решить следующие задачи в АиИА СЭД ПСД:

· Обеспечить единство подхода к процессам планирования и ведения проектов,

· Обеспечить процесс сбора данных о фактическом выполнении работ,

· Обеспечить доступ к аналитической информации в удобной форме,

· Утвердить необходимые документы регламентирующие процессы разработки проектов,

· Обеспечить возможность внесение изменений в АиИА СЭД ПСД для удовлетворения меняющихся требований,

· Хранение атрибутивных (учетных) карточек, исходных файлов, сканированных образов следующих видов ЭПСД по проекту:

o Тома, книги предпроектной ЭПСД,

o Тома, книги, части проектной ЭПСД,

o Чертежи основных комплектов рабочей ЭПСД и схемы,

o Сметы,

o Конкурсная ЭПСД (ОСУ),

o Накладные, заказ-наряды, разрешения на внесение изменений,

o Задания смежным отделам,

o Расчеты,

o Задания заводам-изготовителям,

· Хранение технического задания по проекту, исходных материалов, субподрядной ЭПСД, информации по договорам,

· Хранение вспомогательной информации - справочника контрагентов, шаблонов ЭПСД,

· Предоставление подсистемы поиска по имеющейся ЭПСД,

· Предоставление возможности контроля выпускаемой ЭПСД для руководящих лиц на базе отчетов и выборок по всем объектам АиИА СЭД ПСД, их актуальным составам и статусам текущего состояния,

· Разграничение прав доступа внутри проектов. Протоколирование событий и регистрация журналов выполнения команд,

· Автоматизированное формирование бланков титульных листов, накладных, заказ-нарядов, разрешений на внесение изменений,

· Контроль ошибок при формировании обозначений ЭПСД и создании иерархической структуры проектной ЭПСД - дерева проекта,

· Автоматизация работы проектировщика при оформлении ЭПСД в таких программных продуктах, как AutoCAD (в том числе и с использованием программ-надстроек над Autocad), MSWord, MSExcel, Visio, а именно:

o Заполнение основных надписей штампов из объектов АиИА СЭД ПСД,

o Упрощение работы по системе «Модель-Лист» (только AutoCAD),

· Возможность сохранения ЭПСД из программных продуктов AutoCAD (в том числе и программ-надстроек над Autocad), MSWord, MSExcel,Visio, E3. Возможность выбора объекта в дереве проекта, к которому присоединяется исходный файл ЭПСД (или целая структура файлов для таких программ, как Geonics),

· Возможность хранения чертежей, выполненных в САПР, вместе с объектами САПР (Geonics, СПДС Graphics, т.д.) и автоматизированного преобразования их в версию для отправки клиенту и внесения изменений,

· Реализация возможности формирования ссылок на сопроводительную организационно-распорядительную документацию (ОРД) по проекту, хранящуюся в системе электронного документооборота организационно-распорядительных документации (СЭД ОРД), (писем, служебных записок, протоколов совещаний) в любых объектах АиИА СЭД ПСД,

· Реализация алгоритмов прохождения нормоконтроля ЭПСД,

· Реализация выдачи Заданий смежным подразделениям,

· Реализация алгоритмов печати первого и промежуточного экземпляров ЭПСД,

· Реализация алгоритмов сдачи и регистрации ЭПСД в техническом архиве, ее последующего сканирования, создания электронной версии на CD, тиражирования, брошюровки, комплектации и отправки клиенту,

· Формирование данных для отправки в федеральную службу контроля качества (ФСК). Реализация алгоритмов отслеживания согласования ЭПСД с клиентом и прохождения экспертизы,

· Реализация алгоритма внесения изменений в выпускаемую ЭПСД.

Создание АиИА СЭД ПСД, с учетом вышеприведенного назначения, целей и задач,должно позволить достигнуть следующих результатов - формирование единого подхода к разработке проектов на всех фазах их ЖЦ в рамках запланированного бюджета, в кратчайшие сроки и без потерь человеческих интеллектуальных единиц.

информационный аналитический сметный инжиниринговый

Список литературы

1. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: учебник/ под ред. Проф.В. В. Трофимова. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Высшее образование, 2007 г.

Аннотация

Определяются назначение, цели и задачи создания автоматизированной и информационно-аналитической системы электронного документооборота проектно-сметной документации для инжиниринговой компании, которые должны сориентировать разработчиков создаваемой системы эффективнее использовать ее ресурсы.

Ключевые слова: назначение, цели, задачи создания, автоматизированная и информационно-аналитическая система электронного документооборота, проектно-сметная документация, инжиниринговая компания

Размещено на Allbest.ru