Системи управлінського документування в сучасній Україні

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

1. Організація управлінського документування в сучасній Україні

2. Документообіг та документні потоки в установі

3. Системи управлінського документування в сучасній Україні

Висновок

Список літератури

Вступ

Діяльність установ, організацій, підприємств неможлива без створення документів та організації роботи з ними. Тому, управлінське документування виникає як реакція на процес зростання обсягу потоку документів, як галузь керування, яка відповідає за створення, обіг, приймання, зберігання, передавання до архіву та вилучення для знищення службових документів.

Керування документаційними процесами організовує практичну роботу як службових осіб, які керують документаційними процесами, так і будь-якої особи, яка створює службові документи або користується ними в процесі своєї діяльності.

Входження України у світовий інформаційний простір вимагає розроблення єдиного пакету нормативних документів регулювання сфери керування документаційними процесами, який відповідав би міжнародним вимогам. Тому що, саме країни з високим рівнем розвитку економіки такі, як Австралії, США, Канади, Великої Британії, нагромадили значний досвід у сфері керування документацією. Досліджуючи традиції керування документацією за кордоном, спостерігаємо певне відставання вітчизняної законодавчо-нормативної бази від потреб сучасної організації роботи зі службовими документами.

Застосування міжнародних норм управлінського документування у практиці діловодства Україна зможе ефективно організувати роботу з управлінськими документами, що в кінцевому результаті позитивно вплине на організацію управління в цілому.

1. Організація управлінського документування в сучасній Україні

Управлінське документування - це сукупність дій, що здійснюються органами управління щодо створення і виконання документів. Воно створюється за типовою інструкцією з діловодства, яка визначає порядок ведення загального діловодства. Діловодство, що містить таємну інформацію з обмеженим доступом, визначається спеціальними нормативно-правовими активами.

Підставою для створення документів є потреба засвідчення наявності зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи мають такі особливості:

– створюються і використовуються відповідно до встановленої компетенції і поставлених завдань;

– є засобом закріплення функцій керівника організації;

– містять, як правило, інформацію правового і довідкового характеру, що відображає природу виконавчої та розпорядчої діяльності;

– процес їх створення, форми та зміст регулюються правовими нормами, що надає їм загального значення та обов'язкового виконання.

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління організації чи установи, організаційну культуру. Якщо процес діловодства поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від невиконання не властивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату.

Організація праці робітників служб діловодства передбачає методи, стиль та систему управління колективом. Вона створює оптимальні умови праці для досягнення нею максимальної ефективності.

У зв'язку з тим, що сьогодні відбувається розвиток суспільства як інформаційного, тому перебудова економічних відносин в цілому, обсяг службових документів щорічно зростає разом із численністю персоналу, що обробляє документи. Впровадження інформаційних технологій для складання та обробки документів привело до збільшення їх обсягу.

Організація роботи з усіма видами документів всередині організації є тією частиною процесів управління, яка більшою мірою визначає оперативність та чіткість функціонування цієї організації. Від правильної організації процесів обробки документів залежить підвищення ефективності усього процесу управління. Використання інформації, що міститься у документах супроводжується виконанням значного обсягу операцій. Більша частина цих операцій відноситься до документного обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль за виконанням документів, доручень тощо.

Організація праці робітників служб діловодства вирішує наступні питання:

1. Чітка побудова служби діловодства, вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;

2. Правильне розмежування функцій між окремими виконавцями та підрозділами за їх кваліфікацією, впровадження новітніх технологій та методів праці (вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, інструкцій по документуванню управлінської діяльності, посадових інструкцій, ДСТУ тощо);

3. Нормування праці робітників служб діловодства (нормування праці забезпечує нормальне навантаження працівників протягом робочого дня, тижня, місяця, року та визначає критерії оцінки кожного працівника);

4. Регламентація посадового та кількісного складу персоналу служби діловодства, підвищення його кваліфікаційного рівня та культури праці;

5. Раціональна організація робочих місць та забезпечення благо приємних умов праці.

Усі вимоги щодо організації праці персоналу служб діловодства повинні вирішуватися комплексно, виконання окремих заходів не може дати позитивного ефекту.

2. Документообіг та документі потоки в установі

Документообіг - це рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік. Завдання правильної організації документообігу є встановлення раціональної послідовності руху і опрацювання документованої інформації, досягнення необхідної точності, яка забезпечує швидке проходження документів від моменту їх одержання (складання) до виконання. Доцільним є розробка схем проходження і опрацювання основних видів документів, що повинні ґрунтуватися на принципі однократної реєстрації документів і децентралізації відповідності при виконанні управлінських функцій.

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової).

До організації документообігу висуваються наступні вимоги:

– документ повинен найкоротшим шляхом потрапляти до виконавця, зворотні переміщення документів не практикуються;

– документи розподіляються між керівниками та спеціалістами відповідно до їх функціональних обов'язків;

– під час свого руху документ не повинен дублюватися, проходити зайві інстанції тощо;

– порядок проходження документів та технічних операцій повинен бути

– одноманітним.

Документообіг складається з трьох документопотоків: вхідного, вихідного та внутрішнього. Документопотік - це сукупність документів, які рухаються відповідно до маршруту. Він характеризується місцем створення чи надходження документів, їх видом, кількістю інстанцій та проходженням через них, характером і послідовністю операцій з документами.

Документні потоки - це відображення управлінських та виробничих задач, оскільки документні потоки складаються з документів. А як відомо, саме документ фіксує управлінське та виробниче рішення.

На рис. 1 зображено структуру документообігу.

Рис. 1. Структура документообігу в організації

В апараті управління необхідно розробити спеціальні технологічні схеми руху документів (документних потоків). Розробкою цих схем повинні займатися діловодні служби організації чи відповідальна особа, що відповідає за стан діловодства в організації. В даних схемах повинні бути відображені усі етапи та пункти проходження документованої інформації, а також прямі та відносні зв'язки.

Усі документопотоки мають між собою відносні та прямі зв'язки, так як відомо, що той чи інший документ містить у собі обов'язково посилання. Це можна розглянути на прикладі вхідного документа. Відомо, що вхідний документ, зазвичай є підставою для створення вихідного документа, тобто відповіді. Водночас вхідний документ може мати зв'язки як із вихідними, включаючи їхню появу, так і з іншими вхідними в процесі узгодження або уточнення відповіді.

Ці зв'язки доцільно представити схематично, що подані на рис. 2.

Рис. 2. Зв'язок вхідного документа з вихідним

Всі документи пов'язані між собою як у системі управління, так і в системі виконання, певним чином дублюють зв'язки. Розглянемо ці зв'язки за допомогою схем, що зображені на рис. 3, 4, 5.

Рис. 3. Підготовка вихідного документа

Рис. 4. Вихідний документ, що перебуває на контролі

Зв'язки документів, в більшості випадків, спрямовані за принципом „керівник - підлеглий”. Але існують зв'язки, що об'єднують родинні документи. Родинні документи - це документи, які присвячені розгляду одного питання.

Рис. 5. Процес узгодження доручення або уточнення відповіді

Обсяг документів визначається як сума усіх вхідних, вихідних та внутрішніх документів за певний період. Цим період може бути як місяць, так і квартал, півріччя та рік.

3. Системи управлінського документування в сучасній Україні

В практиці діяльності установ та підприємств склалися три форми організації роботи з документами: централізована, децентралізована та змішана. Централізована форма застосовується в установах з великим обсягом документообігу. Вона передбачає виконання усіх операцій з документами в одному структурному підрозділі, наприклад канцелярії (загальний відділ).

Централізована система характерна для організацій з незначним обсягом документообігу, де усі операції з документами виконують секретарі. Ця форма організації документаційного забезпечення установи є найбільш поширеною, але вона потребує комплексної механізації та автоматизації усіх документацій них операцій.

При децентралізованій формі роботи з документами усі операції виконуються в структурних підрозділах установи, як правило, розмежованих територіально.

Змішана форма (частково централізована) роботи з документами сьогодні використовується в великих установах зі складною структурою та великим обсягом документообігу. При такій формі частина операцій по роботі з документами (прийом, відправка, контроль виконання) бере на себе канцелярія, а інші операції (реєстрація, формування справ, тимчасове зберігання) виконують структурні підрозділи.

При визначені форми організації роботи з документами для конкретного підприємства (установи) необхідно враховувати наступні фактори:

– обсяг документообігу;

– характер діяльності підприємства та його територіальне розміщення;

– структуру підприємства та його підрозділів;

– технічну оснащеність та кваліфікацію керівників, спеціалістів та технічних виконавців.

Особливу увагу необхідно приділити обсягу документообігу. Швидкість проходження документів значною мірою залежить від побудови управлінської діяльності установи в цілому. Підприємства поділяють на чотири категорії відповідно до обсягу документообігу:

1-а категорія - підприємства (установи) з обсягом документообігу більше 100000 документів на рік;

2-га категорія - підприємства (установи) з обсягом документообігу від 25000 до 100000 документів на рік;

3-я категорія - підприємства (установи) з обсягом документообігу від 10000 до 25000 документів на рік;

4-а категорія - підприємства (установи) з обсягом документообігу до 10000 документів на рік.

Віднесення установ до вище зазначених категорій необхідно враховувати при встановленні структури служби документаційного забезпечення, механізації та автоматизації роботи з документами, а також при рішенні окремих питань документування.

управлінський документ діловодство

Висновок

Управлінське документування - це сукупність дій, що здійснюються органами управління щодо створення і виконання документів. Воно створюється за типовою інструкцією з діловодства, яка визначає порядок ведення загального діловодства.

Управлінське документування організації охоплює усі процеси, інформації та змісту управлінських дій, передавання, які фіксується на різних носіях і оформлені за встановленими правилами, необхідними для здійснення управлінських дій.

В сучасній Україні існує цілий ряд досвіду та практичного розв'язання різноманітних за обсягом, характером і значенням управлінських завдань.

Складена примірна інструкція з діловодства в міністерствах та відомствах України, органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування, розроблено Державний стандарт України з діловодства і архівної справи, введено в дію державний класифікатор управлінської документації, Міністерством статистики затверджені типові форми документів.

У 2003 році був прийнятий ДСТУ 4163-2003 „Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”.

Стану діловодства в установах почали приділяти більше уваги. Основними принципами при цьому є: загальні вимоги до управлінського стилю, організація документаційного забезпечення управління, кадрове діловодство, культура управлінського професіоналізму тощо.

Список літератури

1. Палеха Ю.І. Управлінське документування. Ч.1. Організація загального діловодства. - К.: Вид. "ЄУФІМБ", 2003. - 298 с.

2. Блощинська В.А. Сучасне діловодство. - К.: ЦУЛ, 2005. - 351 с.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Либідь, 2007. - 293 с.

4. Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності. - К.: Лібра, 2008. - 185 с.

5. Бездрабко В.В. Діловодство - документаційне забезпечення управління - керування документаційними процесами: термінологічні межі та розмежування значень. // Вісник ДАКККіМ. - 2010. - № 1. - С.32-37.

Размещено на Allbest.ru