Расчеты с подотчетными лицами

Размещено на http://allbest.ru

Оглавление

Введение

1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами

1.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

1.2 Нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами

1.3 Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами

2. Этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

2.1 Подготовительная деятельность до начала проверки

2.2 Сбор аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов

2.3 Оформление результатов аудиторской проверки

3. Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

3.1 Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

Заключение

Список литературы



Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами. Расчеты через подотчетных лиц производятся в случаях, когда оплата со счетов в банках или из кассы нецелесообразна или невозможна.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на административно- хозяйственные расходы, на расходы по закупке запасных частей, по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска (для работающих в районах крайнего Севера и приравненных к ним), а также различные работы, услуги для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории Республики Беларусь и за границу;

- представительские расходы.

При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. Своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы.

2. Документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат.

3. Контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

Цель курсовой работы состоит в изучении особенностей организации расчетов с подотчетными лицами, действующей системы учета данной группы расчетов на предприятии, аудит расчетов, поиск путей оптимизации и повышения достоверности учета.

Задачи курсовой работы :

- теоретический обзор литературы и действующих в настоящее время нормативных актов в сфере учета расчетов с подотчетными лицами;

- анализ деятельности предприятия в области состояния бухгалтерского учета;

- освещение проблем бухгалтерского учёта командировочных расходов;

- выработка предложений по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.



1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами

1.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны: приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов; оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Республики Беларусь и за границу; представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов.

Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Национального банка РБ на момент выдачи.

По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 99 «Прибыли и убытки»: положительную -- на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 99), отрицательную -- на убыток (дебет счета 99, кредит счета 71).

Общая сумма средств выдаваемых наличными на хоз. нужды обычно лимитируется предприятием и банком. Максимальная сумма наличными деньгами 50 базовых величин. Сумма выдаваемая сотруднику на командировочные расходы определяется продолжительностью служебной командировки и места назначения. Она включает:

1. Оплату проезда в оба конца по фактическим расходам подтверждаемыми документами

2. Расходы по найму жилья

3. Суточные расходы.

Нормы расходов по найму жилья и суточных предусматриваются законодательством. По решению предприятия сумма, выдаваемая на командировку, может быть увеличена, однако, командировочные расходы в пределах норм включаются в себестоимость продукции, а сверх норм погашаются за счет чистой прибыли предприятия. Кроме этого, командировочные расходы сверх норм включаются в совокупный доход и облагаются подоходным налогом с физических лиц.

Выдача денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. О произведенных расходах подотчетные лица составляют авансовый отчет с приложением оправдательных документов, то есть, командировочного удостоверения, товарных чеков, счетов, билетов и т.д. Неизрасходованные средства должны быть возвращены в кассу в течение 3-х дней по истечении срока, на который они были выданы. Иначе бухгалтерия вправе удержать их из заработной платы. Командировочные расходы, выдаваемые в ин. валюте, учитываются одновременно и в этой валюте, и рублях.

Пересчет осуществляется по курсу Нацбанка РБ на день совершения операции. При учете задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу на день выдачи, отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм по курсу на день отчета. Образующиеся при этом курсовые разницы могут быть и положительными, и отрицательными. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

Основные проводки:

1. Выданы под отчет денежные средства Д71-К50

2. Отражена положительная курсовая разница по подотчетным суммам Д71-К98

3. Приобретены материальные ценности Д10-К71

4. Израсходована на производственные цели Д20,23,25,26,29 - К71

5. Израсходована на отгрузку и реализации готовой продукции Д44-К71

6. Внесен неиспользованный остаток аванса в кассу Д50-К71

7. Удержан неиспользованный остаток аванса из зарплаты Д70-К71

8. Списаны командировочные расходы сверх норм Д84-К71

9. Отражена отрицательная курсовая разница по подотчетным суммам Д97-К71

1.2 Нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами

Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

1. Закон Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности"

2. Закон Республики Беларусь "О бюджетной классификации Республики Беларусь"

3. Закон Республики Беларусь "О бюджетной системе Республики Беларусь и государственных внебюджетных фондах"

4. Закон Республики Беларусь "Об индексации доходов населения с учетом инфляции"

5. Закон Республики Беларусь "Об обязательных страховых взносах в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь"

6. Закон Республики Беларусь "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования"

7. Декрет Президента Республики Беларусь № 15 от 30 июня 2000 г. "О порядке проведения переоценки имущества и обязательств в иностранной валюте при изменении Национальным банком курсов иностранных валют и отражения в бухгалтерском учете курсовых разниц"

8. Указ Президента Республики Беларусь № 529 от 25 августа 2006 г. "О государственных закупках"

9. Инструкция о порядке организации бухгалтерского учета организациями, финансируемыми из бюджета, и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь № 15 от 8 февраля 2005 г.

10. План счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета. Приказ Министерства финансов Республики Беларусь № 354 от 10 декабря 1999 г. (с изменениями и дополнениями)

11. Приказ Министерства финансов Республики Беларусь № 44 от 15 марта 2007 г. "О бюджетной классификации Республики Беларусь" (с изменениями и дополнениями)

12. Инструкция по бухгалтерскому учету основных средств организациями, финансируемыми из бюджета. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь № 125 от 20 декабря 2001 г.

13. Инструкция по бухгалтерскому учету нематериальных активов организациями, финансируемыми из бюджета. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь № 126 от 20 декабря 2001 г.

14. Инструкция по учету и сохранности библиотечных фондов в Республике Беларусь. Постановление Министерства культуры Республики Беларусь № 14 от 2 октября 2001 г.

15. Приказ Министерства финансов Республики Беларусь от 7 мая 1999 г. № 112 "Об утверждении Порядка отражения в бухгалтерском учете средств, высвободившихся в результате получения льгот по налогам и таможенным платежам учреждениями и организациями, состоящими на бюджете" 13

16. Инструкция о порядке отражения в бухгалтерском учете налога на добавленную стоимость организациями, финансируемыми из бюджета. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь № 19 от 15 марта 2000 г.

17. Положение о бухгалтерских отчетах организаций, финансируемых из бюджета. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь № 13 от 30 января 2002 г.

18. О размере вреда, причиненного государственному имуществу. Постановление Совета Министров Республики Беларусь № 22 от 13 января 2003 г.

19. Об утверждении Инструкции о порядке определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово- хозяйственной деятельности государственных юридических лиц. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 24 марта 2003 г. № 39/69, Министерства экономики Республики Беларусь от 24 марта 2003 г. № 39/69

20. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь "Об утверждении Правил учета доходов, полученных учреждениями от осуществления приносящей доходы деятельности, и приобретенного за их счет имуществ" № 133 от 29 декабря 2000 г.

21. Постановление Министерства труда от 21 января 2000 г. № 6 "О мерах по совершенствованию условий оплаты труда работников организаций, финансируемых из бюджета" (с изменениями и дополнениями)

22. Методические указания о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете. Приказ Министерства финансов № 59 от 11 декабря 1997 г.

23. Инструкция по бухгалтерскому учету отдельных предметов в составе оборотных средств организациями, финансируемыми из бюджета. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь № 63 от 1 апреля 2004 г

1.3 Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок -- это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы.

С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

авансовые отчет;

приказы о направлении сотрудников в командировки;

командировочные удостоверения;

копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

сметы представительских расходов;

приказы об утверждении смет представительских расходов;

оправдательные первичные документы.

Документальное подтверждение порядка отражения операций по счету 71

Основанием для записей по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» являются такие первичные документы, как расходный кассовый ордер (формы КО-2 и КО-2в), платежная ведомость с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выданных наличных денег без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. Выдача денежных средств под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством, может производиться и с использованием корпоративной карточки.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) товаров (работ, услуг), являются: авансовый отчет с приложенным кассовым чеком (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным), содержащим номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара, сумму, идентификатор кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению, произведенные подотчетным лицом, являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи, наименование, количество и цену товара, сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров, с указанием его должности, фамилии и инициалов (п. 34 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядка расчета наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107, далее - Инструкция № 107).



2. Этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

2.1 Подготовительная деятельность до начала проверки

Для принятия обоснованного решения необходимо целенаправленно и, по возможности, оперативно ознакомиться с вероятным клиентом. Прежде всего необходимо ознакомиться с учредительными документами, в которых оговорены виды деятельности предприятия, причем очень часто предусматривается достаточно широкий спектр разнородных видов хозяйственной и коммерческой деятельности. Можно предположить, что в этом случае персонал бухгалтерии клиента, будучи недостаточно подготовленным в области учета разнородной деятельности, допустит значительное количество ошибок и нарушений.

Вероятно, в результате этого обстоятельства осложнится проверка, увеличатся время на ее проведение и оплата. При знакомстве с потенциальным клиентом аудитор получает, в частности, материалы заседаний акционеров и отчетность по хозяйственной деятельности, уясняет направления и масштабы работы, проводит беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получает необходимую информацию от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь. бухгалтерский учет аудиторский

В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени деловой безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее. Например, едва ли аудитору имеет смысл осуществлять проверку сомнительных хозяйствующих субъектов (фирм, товариществ), возглавляемых лицами криминогенных наклонностей, ставящих целью получение максимальных доходов любым путем.



2.2 Сбор аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов

При аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами используются различные методы получения аудиторских доказательств:

наблюдение или участие в инвентаризации;

наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских

операций;

устный опрос;

получение письменных подтверждений;

проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

проверка арифметических расчетов;

анализ.

Указанные методы применяются к различным объектам контроля и служат для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

2.3 Оформление результатов аудиторской проверки

Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов -- акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие -- выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием руководство предприятия, рассматривают высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и подписывают его. Аудиторское заключение -- официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

Возможны четыре вида аудиторских заключений:

заключение без замечаний (безоговорочное заключение);

заключение с замечаниями (заключение с оговорками);

отрицательное заключение;

заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

Первый вид заключения аудиторами дается в том случае, если не было обнаружено ошибок и недостатков в отчетности, а финансовое положение устойчиво и, по мнению аудиторов, не вызывает каких-либо опасений.

Однако такое положение маловероятно и, скорее всего, имеет место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, но вносить соответствующие исправления нецелесообразно, либо аудиторская проверка произведена недостаточно профессионально или недобросовестно.

Заключение с замечаниями делается при выявлении аудиторами отдельных легко устранимых недостатков, в целом не меняющих положительной оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. По всем выявленным недостаткам аудиторы обязаны дать свои рекомендации и проконтролировать их выполнение.

Отрицательное заключение дается в случае выявления серьезных нарушений и запущенности бухгалтерского учета и отчетности, в связи с чем бухгалтерская документация квалифицируется как недостоверная.

Четвертый вариант завершения аудиторской проверки возможен, если аудиторам не предъявляются все материалы, необходимые для оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В результате аудиторы вынуждены прекратить проверку, официально уведомив об этом предприятие и свою вышестоящую организацию.



3. Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность выдачи наличных денег под отчет работникам ценного предприятия.

Работникам организации могут быть выданы из кассы наличные деньги на операционные, хозяйственные и командировочные расходы. На операционные и хозяйственные расходы деньги выдаются на срок не более 3 рабочих дней, если расходы совершаются в пределах данного города, и на срок до 10 дней (30 дней в сумме одной базовой величины) за пределами города. Аванс выдается по расходному кассовому ордеру. Новый аванс выдается при условии полного расчета по предыдущему авансу. Отчет подотчетного лица сдается бухгалтеру не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который деньги выданы.

О фактических расходах подотчетное лицо составляет авансовый отчет с приложением к нему оправдательных документов: кассового чека с приложением товарного чека.

По командировкам авансовый отчет составляется в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки, исключая день прибытия, и к нему прилагается командировочное удостоверение с отметками «убыл-прибыл» во всех пунктах командировки, проездные билеты и квитанции гостиницы. Ответственность за правильность расчетов с подотчетными лицами несет главный бухгалтер. Он осуществляет контроль за обоснованностью и целесообразностью расходов по командировке, достоверностью оправдательных документов по командировке, своевременностью составления авансовых отчетов и возвратом неизрасходованных сумм аванса.

На приобретенные подотчетным липом материальные ценности к авансовому отчету должна быть приложена накладная или приходный ордер на оприходование средств.

За время командировки работнику выплачивается средний заработок за все дни недели, возмещаются расходы по найму жилого помещения, по проезду и суточные по нормам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь.

Например, в Российскую Федерацию норма суточных расходов составляет 20 долларов, в Москву - 25 долларов, Латвию -- 35 долларов, Украину - 20 долларов США. Аванс на командировочные расходы в Россию должен выдаваться в российских рублях (их надо покупать по заявке на Межбанковской валютной бирже.

Выдавать аванс в белорусских рублях нельзя, так как они пока не являются свободно конвертируемой валютой и не имеют хождения в других странах.

Авансовый отчет представляется в бухгалтерию предприятия и. позднее трехдневного срока после возвращения из командировки в той валюте, в которой получен аванс. Окончательный расчет производится по фактически подтвержденным документально оформленным расходам с учетом установленных норм по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчета. Курсовые разницы, возникающие от текущего изменения курса белорусского рубля по отношению к иностранным валютам, отражаются в учете на счете 97 «Расходы будущих периодов».

Суточные в день отъезда оплачиваются по нормам и в валюте той страны, куда командируется работник, а в день приезда-- по нормам Республики Беларусь в белорусских рублях.

Задолженность по авансовому отчету может погашаться как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях в пересчете на единый курс Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчета, но не позднее трехдневного срока мосле возвращения из командировки.

При переезде из одной страны в другую (Российская Федерация, Украина и т.д.) суточные оплачиваются по нормам для каждой страны в отдельности.

Если постоянная работа носит разъездной характер, то служебные поездки работников командировками не считаются, а значит приказ и командировочное удостоверение не оформляются.

Расходы по найму жилья, исключая время нахождения и пути (кроме водителей и командированных с ними лиц), возмещаются в размере, указанном в предъявленных счетах (квитанциях).

Расходы по бронированию мест в гостинице компенсируются сверх норм на проживание при наличии документов, подтверждающих оплату бронирования жилья.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются только при предоставлении проездных документов в обе стороны. И в исключительных случаях при отсутствии транспортного сообщения в пределах одного административного района Республики Беларусь с разрешения директора предприятия оплата проезда может быть произведена по минимальной стоимости проезда.

Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются без предоставления проездных документов.

Оплачиваются все виды транспорта общего пользования, кроме такси, оплачиваются услуги по предварительной продаже билетов на проезд и расходы на проезд до станции, аэропорта, если они находятся за чергой населенного пункта.

Расходы по проезду в мягком, спальном вагоне, каютах высокого класса, самолетах оплачиваются с разрешения руководителя предприятия в каждом отдельном случае при представлении проездных билетов.

В таком же порядке и в указанных размерах возмещаются расходы работникам, направленным для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, а также для повышения квалификации в течение всего срока обучения.

Для учета подотчетных сумм открывают счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого записываются суммы, выданные под отчет на административно-хозяйственные, операционные расходы, а также на служебные командировки, а по кредиту отражается списание израсходованных подотчетных сумм.

Аналитический учет подотчетных сумм ведется по каждому лицу и по каждой выдаче в отдельном журнале или ведомости.

Цели командировок разнообразные, в том числе командировки Е целью подписания договоров. Если договор подписан, тогда с полным основанием расходы по командировке относятся на счета учета затрат:

Д-т 20, 26, 44

К-т71.

Когда же договоры не заключены, то такие расходы следует относить на счет 97 «Расходы будущих периодов»: Д-т 97 К-т71. НДС по командировочным расходам отражается:

Д-т 18-3

К-т71, после принятия к вычету:

Д-т 68

К-т 18-3.

Командировочные расходы могут быть выданы в пределах норм, установленных законодательством, и сверх норм. Для получения данных для бухгалтерского и налогового учета к счетам затрат следует открыть два вида субсчетов:

1) 20-1, 26-1,44-1 - затраты, участвующие в расчете налога на прибыль.

3.1 Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм

- Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств;

- В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;

- Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;

- Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

- Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

- Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;

- Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

- Допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому;

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов

- Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

-Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;

- Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

- Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

- Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов

- Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

- Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов;

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами

- Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

- Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

5. Нарушения порядка учета представительских расходов

- Несоответствие фактического размера представительский расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

- Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм и сверх норм;

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами

- Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

- Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов



Заключение

В результате проделанной работы была раскрыта тема аудита расчетов с подотчетными лицами. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятиях при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками.

Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установелнные лимиты и другие.

Зачастую в результате указанных нарушений на затраты списываются необоснованные суммы, занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному налогу.



Список литературы

1. Стражева, Н. С. Бухгалтерский учет: учеб.-методич. пособие / Н. С. Стражева, А. В. Стражев. - Мн.: Книжный Дом. - 2004. - 432 с.

2. Тарасов В. И. Деньги, кредит, банки : учеб. пособие / В. И. Тарасов. - Мн.: Мисанта, 2005. - 512 с

3. Шеремет, А. Д. Финансовый анализ в коммерческом банке / А. Д. Шеремет, Г. Н. Щербаков. - М. : Финансы и статистика, 2007. - 256 с

4. Ладутько, Н. И. Учет денежных средств, расчетных и кредитных операций : учеб.- практ. пособие для вузов / Н. И. Ладутько, Е. Н. Ладутько. - Мн. : ФУАинформ, 2004. - 140 с.

5. Попов, Е. М. Финансы предприятий : учебник / Е. М. Попов. - Мн.: Выш. шк.. - 2005. - 573 с.

6. Грузинов В.П. Экономика предприятия и предпринимательства / В.П.Грузинов. - М.: СОФИТ, 2009. - 401с.

7. Дробозина Л.А. Финансы / Л.А.Дробозина. - М.: ЮНИТИ, 2002.

8. Соломатина В.М. Экономика и организация деятельности торгового предприятия: Учебник / В.М.Соломатина - М.: Инфра - М, 2007. - 407 с.

9. Кожинов В.Я. Основы бухгалтерского учета / В.Я.Кожников - Система ГАРАНТ, 2006 г. 350 с.

10. Верещагин С.А., Созонов С.Б. Основные средства: бухгалтерский и налоговый учет / С.А.Верещагин, С.Б.Созонов - М.: Информцентр ХХI века, 2005. - 117с.

11. Журнал Электронный «Главный бухгалтер» - 2015 - № 20 (884).

Размещено на Allbest.ru