Організація технології облікового процесу в бюджетних установах: особливості та ключові позиції

Размещено на http://www.allbest.ru/

Організація технології облікового процесу в бюджетних установах: особливості та ключові позиції

Ларікова Т.В., к.е.н., доцент

У статті досліджено механізм організації технології облікового процесу в бюджетних установах. Узагальнено, що організація технології облікового процесу передбачає: організацію облікових номенклатур; організацію носіїв облікової інформації; організацію забезпечення носіями облікової інформації; організацію руху носіїв облікової інформації; організацію архіву носіїв облікової інформації. Визначено, що за своїм характером організація технології бухгалтерського обліку поділяється на три етапи: первинний, проточний, підсумковий. Кожному етапу притаманні елементи, прийоми та характеристики технології облікового процесу. На етапі первинного обліку визначаються: складові характеристики облікової номенклатури; причини виникнення факту операції; документи, в яких фіксується факт господарської операції; завдання, в яких використовується відповідна інформація. На етапі поточного обліку визначаються облікові реєстри та реквізити облікових реєстрів. В облікових реєстрах фіксуються дані первинного обліку. Визначається сукупність відомостей, нагромаджувальних відомостей, карток, книг та інших носіїв інформації поточного етапу бухгалтерського обліку. На етапі підсумкового обліку визначаються форми і найменування звітності, у яких відбиваються дані інформаційні потоки; користувачі інформації; завдання, в яких використовуються дані облікового процесу. Узагальнено, що економічність процесу формування облікової інформації можливо реалізувати із застосуванням системи «Парус-Бюджет», використання якої призведе до автоматизації технології облікового процесу, підвищення ефективності збору та обробки облікової інформації з метою прийняття управлінських рішень. Визначено, що перевагами системи «Парус-Бюджет» є інтеграція із стандартними програмними продуктами, зокрема, Microsoft Excel. Продукти Microsoft Excel є стандартами обробки текстової та електронної інформації, що дозволяє передавати інформацію, отриману за допомогою програмного продукту, різним користувачам, тобто інформація отримана за допомогою програми «Парус-Бюджет» може бути конвертована в інші програмні середовища. Також рекомендовано включити до переліку принципів внутрішнього характеру такі позиції: підпорядкування інформаційної системи єдиній меті - забезпеченню зростання ефективності функціонування бюджетної установи; об'єднання різних джерел облікової документації в одну повнофункціональну систему; організація облікових документів з різноманітними носіями на основі загальної класифікаційної системи; вилучення дублювання інформаційних і документаційних потоків; уніфікація прийомів роботи з обліковими документами.

Ключові слова: організація, технологія, обліковий процес, бюджетні установи, облікові номенклатури, автоматизація.

The accounting process technology organization mechanism at budgetary institutions is studied in the article. The accounting process technology organization includes: the organization of accounting nomenclature; the organization of accounting data storage devices and its providing; the organization of data storage devices movement; the organization of data storage devices recording. The accounting technology organization is divided into three stages: primary, current, final. Each stage has its own elements, techniques and technologies relevant characteristics of accounting as a process. The primary stage defines: the component characteristics of accounting nomenclature; the reasons of fact; the documents, which record a fact of business operations; the tasks, which use this information. The current stage defines the accounting registers and credentials. Primary account data registers in accounting registers; the data set (data cards, books and other media of the current stage of accounting) determines. The final stage defines: the forms of statements which reflect data information flows; the users of information; the assignments that require the accounting information. To automate the accounting process technology and improve the efficiency of accounting information collection and processing the “Parys-Budget” software may be applied. The “Parys-Budget” software benefit is the integration with standard software, for example, Microsoft Excel. The information received with the help of “Parys-Budget” can be converted into other software environments. Thus, accounting information becomes available to the wide range of users. To improve the accounting process technology organization it is recommended to include in the list of internal principles the following positions: to submit the information system to a single purpose - ensuring of the budgetary institutions efficiency; to combine different accounting documentation into one fully functional system; to organize records with different medias according to the general classification system; to except the duplication of the informational and documentation flows; to unify the methods of working with accounting documents.

Key words: organization, technology, accounting process, budgetary institutions, accounting nomenclatures, automatization.

ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМИ

Розвиток досліджень, спрямованих на вдосконалення організаційних засад технології облікового процесу бюджетних установ у сучасних умовах виступає одним із важливих чинників підвищення ефективності їхньої діяльності. Сьогодні досить актуальним питанням в бюджетних установах є дослідження організації технології обліку. Правильно організована система облікового процесу дозволить працівникам бюджетної сфери отримувати достовірну, своєчасну інформацію, на основі якої здійснюється прийняття управлінських рішень.

АНАЛІЗ ОСТАННІХ ДОСЛІДЖЕНЬ І ПУБЛІКАЦІЙ

Питанням організації облікового процесу присвячена значна кількість праць. Питаннями організації технології облікового процесу в бюджетних установах нині займаються: М. М. Бенько [1], С. В. Свірко [2, 3, 4], В. В. Сопко [5], Т. Б. Тімейчук [6] та ряд інших науковців. Слід зазначити, що дискусії щодо вибору методів ефективної організації облікового процесу тривають і зараз, що й підтверджує актуальність цієї теми.

Потребує подальшого дослідження уточнення складу організації технологічних етапів та визначення об'єктів організації облікового процесу. Важливим є дослідження розвитку наукового підходу щодо визначення облікової номенклатури на усіх етапах облікового процесу із застосуванням інформаційних технологій.

ФОРМУЛЮВАННЯ ЦІЛЕЙ

облік бюджетний документ

Метою статті є дослідження механізму організації технології облікового процесу в бюджетних установах та вивчення його впливу на формування якісної інформації і прийняття управлінських рішень щодо раціонального використання бюджетних ресурсів.

ВИКЛАД ОСНОВНОГО МАТЕРІАЛУ ДОСЛІДЖЕННЯ

При формулюванні концепції організації технології облікового процесу необхідно враховувати, що облік є складним процесом, який пов'язаний із акумулюванням даних про діяльність бюджетних установ, їхньої оцінки та обробки з метою перетворення в інформацію для користувачів за певними законами, принципами, постулатами, правилами, алгоритмами і процедурами з використанням набору інструментів.

Під організацією облікового процесу розуміють сукупність операцій, виконання яких забезпечує комплексну організацію бухгалтерського обліку, виходячи із ознак бюджетних установ, відносно яких вона застосовується. При цьому необхідно пам'ятати, що система бухгалтерського обліку розглядається як основний постачальник облікової інформації.

Ентоні Р. визначає, що організація ефективної системи бухгалтерського обліку є специфічною роботою, яка потребує високого професіонального рівня. На їхню думку, краща система бухгалтерського обліку має задовольняти такі організаційні критерії: низька вартість обробки облікової інформації; швидке отримання облікової інформації; гарантування вищого ступеня точності облікової інформації; мінімізація можливості крадіжок та фальсифікацій [7, с. 108].

Тобто організація бухгалтерського обліку має забезпечувати якість облікової інформації та економічність процесу її формування. Узагальнення перерахованих критеріїв можна досягнути, використовуючи чітку організацію технології бухгалтерського обліку, яка повинна включати такі основні вимоги, організація технології облікового процесу має забезпечувати якість облікової інформації; забезпечувати економічність процесу формування облікової інформації; враховувати специфіку конкретного суб'єкта.

Основу технології облікового процесу формують механічні, переробні, творчі операції. Названі типи операцій дають змогу вдосконалювати структуру облікового процесу, визначати виконавські місця, правильно організувати поділ та кооперацію праці, нормувати працю виконавців, будувати графіки процесів.

Конкретизація технології облікового процесу в кожному окремому випадку залежить від складу об'єктів управління, сукупності операцій, технічних засобів обробки та перетворення даних на систему показників. Обліковий процес складається з багатьох блоків, які мають бути конкретизовані й подані в технологічних та структурних аспектах. Склад цих блоків та об'єктів управління визначається особливістю діяльності бюджетних установ, місцем структурного підрозділу в ієрархії діяльності, управління та іншими характеристиками установи.

За своїм характером організація технології бухгалтерського обліку поділяється на три етапи: первинний, проточний, підсумковий. Кожному етапу притаманні елементи, прийоми та характеристики технології бухгалтерського обліку як процесу. Загальну модель побудови бухгалтерського обліку як технологічного процесу та об'єкта організації ілюструє рис. 1.

Рис. 1. Модель поетапної побудови бухгалтерського обліку як технологічного процесу та об'єкта бюджетної установи [1, с. 16], доповнено автором

До облікового процесу входить багато блоків, які мають бути конкретизовані й подані в технологічних та структурних аспектах. Склад цих блоків та об'єктів управління визначається окремо для кожної бюджетної установи задля організації технології облікового процесу, на що впливає особливість діяльності, структура організації, характер технології.

У працях В. В. Сопка, В. П. Завгороднього основними об'єктами організації облікового процесу визначено: 1) облікова номенклатура; 2) носії облікової номенклатури; 3) рух носіїв; 4) технологія облікового процесу забезпечення руху носіїв [5, с. 25].

Погоджуємось з думкою професора С. В. Свірко, що доцільно виділяти такі основні об'єкти організації бухгалтерського обліку: організація облікових номенклатур; організація носіїв облікової інформації; організація забезпечення носіями облікової інформації; організація руху носіїв облікової інформації; організація архіву носіїв облікової інформації [2, с. 7].

Облікові номенклатури, формуючись під впливом господарської діяльності суб'єкта господарювання, характеризують об'єкти обліку. Класифікація облікових номенклатур за об'єктами обліку є початком їх організації. У бюджетних установах, які впродовж певного часу здійснюють господарську діяльність, проблем з формулюванням такої класифікації не виникає. Характеристика та розробка облікових номенклатур здійснюється за об'єктами обліку.

Обліковий процес як організаційну сукупність об'єктів організації наведено на рис. 2.

Рис. 2. Об'єкти організації облікового процесу в бюджетних установах

Отже, на етапі первинного обліку визначаються: складові характеристики облікової номенклатури; причини виникнення факту; документи, у яких фіксується факт господарської операції; завдання, у яких використовується ця інформація.

На цьому етапі виділяються складові характеристики облікової номенклатури: дані, що потрібні і для формування повноцінної достатньої загальної характеристики облікової номенклатури, і для проектування нових форм документації. Фактично визначаються майбутні реквізити конкретної інформаційної сукупності.

У процесі виявлення причин виникнення факту досліджується джерело надходження інформаційних потоків та виявляється причина їх виникнення.

У документах, де фіксується факт господарської операції, містяться дані стосовно первинної документації, у якій вперше з'являється інформація про відповідну трансакцію. Зокрема, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, накладні-вимоги, прибуткові та видаткові ордери, лімітно-забірні картки, акти приймання-передачі, акти списання, табель обліку використаного робочого часу.

У завданнях відбивається відповідна операція щодо напрямків бухгалтерського обліку.

На етапі поточного обліку визначаються облікові реєстри та реквізити облікових реєстрів. В облікових реєстрах фіксуються дані первинного обліку. Визначається сукупність відомостей, нагромаджувальних відомостей, карток, книг та інших носіїв інформації поточного етапу бухгалтерського обліку.

У реквізитах облікових реєстрів фіксується характеристика облікових номенклатур поточного обліку. Як і первинні документи, облікові реєстри становлять певний вид носіїв облікової інформації, призначених для систематизації та нагромадження інформації первинних документів, для відбиття на рахунках бухгалтерського обліку та звітності.

На етапі підсумкового обліку визначаються форми і найменування звітності, у яких відбиваються ці інформаційні потоки; користувачі інформації; завдання, у яких використовуються дані облікового процесу.

У формах звітності, в яких відбиваються дані інформаційних потоків, розшифровується номенклатура звітних форм, які визначаються в єдиній системі даних про майновий і фінансовий стан організації, про результати її діяльності і містять окремі показники і загальнофункціональні, призначені для відбиття відповідних напрямків обліку.

Далі визначається коло внутрішніх і зовнішніх споживачів, які використовують інформаційні дані, що їх містять відповідні форми звітності.

У завданнях окреслюються сфери управлінської діяльності (на мікро- і на макрорівні), для яких відповідні підсумкові показники обліку становлять інформаційне забезпечення.

Зауважимо, що організація облікових номенклатур зводиться до ідентифікації певних інформаційних полів щодо відповідних носіїв інформації. Це пояснюється тим, що інформація фінансово-господарської сфери набуває статусу об'єкта, а отже, і юридичної сили із занесенням її у відповідний носій. Тому організація облікових номенклатур є основою організації носіїв інформації.

Організація фіксування облікової інформації у відповідних носіях передбачає кілька етапів: вибір і групування форм носіїв облікової інформації; організацію носіїв облікової інформації; складання робочих інструкцій до первинних документів та облікових реєстрів.

Для оптимізації та упорядкування роботи бухгалтерських працівників з носіями інформації в установах і організаціях застосовують табель форм первинних документів та облікових реєстрів і альбом форм паперових носіїв облікової інформації.

Організація забезпечення облікового процесу залежить від способів обробки інформації. Обробка інформації може здійснюватись вручну та автоматизовано за допомогою засобів комп'ютерної техніки. Очевидно, що бюджетними установами застосовується переважно другий спосіб.

Виготовлення форм за допомогою засобів комп'ютерної техніки передбачає установку відповідного програмного забезпечення облікового процесу, де автоматично можливо отримувати у своє розпорядження підфункції цієї програми, яка формалізується в пунктах головного меню (документи, меморіальні ордери, журнали-ордери, книга «Журнал- Головна», звітність). Тоді забезпечення носіями облікової інформації зводиться до традиційного забезпечення засобами комп'ютерної техніки, папером відповідного формату і якості.

Організація руху носіїв облікової інформації полягає у створенні оптимальної системи каналів передавання інформації та зв'язків між виконавцями облікових функцій, засобом упорядкування руху та своєчасного одержання записів у носіях облікової інформації виступає графік руху носіїв облікової інформації.

Форми графіків розрізняють за такими класифікаційними ознаками.

1. За формою подання інформації: схема; опис робіт.

2. За обсягом поданої інформації: індивідуальні; зведені [2, с. 74].

Схематичні графіки поділяють на такі види:

- прості схеми, або блок-схеми. Такі графіки мають вигляд взаємозв'язаних блоків за видами операцій, що здійснюються від етапу складання до передачі документа до архіву;

- оперограми або документограми. Такі графіки відображають рух певного документа за двома ознаками: операціями - діями та місцем здійснення цих операцій;

- графіки-схеми. Зазначений вид графіків передбачає подання інформації за певним пакетом носіїв облікової інформації відповідного напрямку обліку за підрозділами чи особами - працівниками установи, які беруть участь у процесі складання і обробки носіїв облікової інформації.

Організація руху носіїв облікової інформації забезпечить істотне підвищення рівня організації облікового процесу. До них належать такі заходи з оптимізації: мінімізація руху носіїв інформації у просторі (визначення найдоцільнішого шляху просування носія за інстанціями, а отже, усунення пунктів формального візування); мінімізація руху носіїв інформації у часі (установлення оптимальних норм обробки інформації, створення носія, його передавання та аналізу, тобто визначення мінімального терміну перебування носія інформації в пунктах призначення - структурних підрозділах); забезпечення рівномірності надходження первинних документів до бухгалтерії (документопотік за умов мінімізації норм часу з обробки документів має бути ритмічним).

Останнім етапом організації технології облікового процесу є архівування носіїв інформації. Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку від 24.05.1995 р. № 88 всі первинні документи та облікові реєстри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву - установи чи структурного підрозділу, який відповідає за зберігання носіїв інформації [8].

У практиці діяльності установ та організацій застосовують два види архівів: поточний; постійний. Зазначений поділ відповідає потребі отримання оперативної інформації щодо фінансового характеру минулого звітного періоду. Отже, носії облікової інформації, що пройшли обробку, мають зберігатись у поточному архіві бухгалтерської служби. Цей архів являє собою спеціально обладнане приміщення або інше місце, відведене під зберігання, де здійснюється поточне нагромадження носіїв облікової інформації під відповідальність особи, уповноваженої головним бухгалтером.

Сукупність операцій формує інформаційну процедуру. Кілька інформаційних процедур утворюють облікову фазу обробки. Фази формують облікові ділянки, що визначають обліковий процес, його етапи. В організації технології облікового процесу слід відрізняти технологічні прийоми, які відображають обробку інформації, від методологічних правил, що визначають метод бухгалтерського обліку. Це дуже важливо в разі застосування комп'ютерних технологій, коли значну частку облікових робіт здатна виконати обчислювальна техніка. Виконання облікових робіт за допомогою комп'ютерних програм призведе до значних змін у технології, операціях, процедурах, фазах.

Причини відставання суб'єктів бюджетної сфери від технічного прогресу і розвитку сучасних інформаційних технологій пов'язані, в першу чергу, з наявністю проблем економічного, інформаційного-правового та організаційно-технічного характеру. Інформаційні проблеми пов'язані з вибором інструментарію обліку, контролю та аналізу. Їх вирішення вимагає обґрунтованого вибору системи та застосування необхідного і достатнього набору інформаційних технологій.

В уточнювальній характеристиці до програмного забезпечення вважаємо за доцільне враховувати таке: програма повинна бути гнучкою в налаштуванні при незначних змінах, таких, як зміна норм видатків, мінімальної заробітної плати, розмірів відрахувань та нарахувань на фонд оплати праці, зміна тарифів на платні послуги, введення нових і вилучення окремих недоцільних рахунків із чинного Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі 31.12.2013 № 1203 [9].

Проте слід зауважити, що автоматизації обліку сприяє низка факторів, зокрема таких, як прискорена комп'ютеризація суспільства, розвиток нових інформаційних технологій, наукові підходи щодо організації праці. Усе це є основою для розробки і впровадження відносно простих автоматизованих робочих місць (АРМ), спрямованих на вирішення конкретних локальних задач, а також комплексних автоматизованих систем управління (АСУ), які діють у великих підрозділах закладів, установ і організацій бюджетної сфери, де розв'язуються задачі різного спрямування [4, с. 277].

Ринок програмного забезпечення в Україні недостатньо наповнений програмами, що спрямовані на забезпечення системи управління бюджетними установами і ведення обліку в них. Найбільш відомим та популярним продуктом з автоматизації обліку є «1С: Бухгалтерія для бюджетних установ», «Парус-Бюджет» для організацій, що перебувають на бюджеті, та «Казна».

Зупинимося на модульній комплексній системі «Парус-Бюджет», яка призначена для автоматизації обліку бюджетних установ. Система «Парус-Бюджет», реалізована під Windows, має могутній інструментарій для складання звітів будь-якої форми і змісту [6].

Перевагами системи «Парус-Бюджет» є інтеграція із стандартними програмними продуктами, наприклад, Microsoft Excel. Оскільки продукти Microsoft Excel є стандартами обробки текстової та електронної інформації, це дозволяє передавати інформацію, отриману за допомогою програмного продукту, різним користувачам, тобто інформація, отримана за допомогою програми «Парус-Бюджет», може бути конвертована в інші програмні середовища.

Сучасні вимоги щодо забезпечення потреб управління необхідною інформацією висувають завдання перед інформаційною системою. У зв'язку з цим постановка задачі з розробки програмного забезпечення для обліку та контролю повинна охоплювати такі етапи робіт: формулювання основних принципів обліку для конкретної бюджетної установи з урахуванням вимог діючого законодавства та внутрішніх потреб; формування мети розв'язання задач; формування критеріїв, які має задовольняти автоматизована система.

Тому до переліку принципів внутрішнього характеру доцільно включити такі позиції: підпорядкування інформаційної системи єдиній меті - забезпеченню зростання ефективності функціонування бюджетної установи; об'єднання різних джерел облікової документації в одну повнофункціональну систему (на вході - планова та облікова інформація, на виході - інформація, адаптована для потреб управління); організація облікових документів з різноманітними носіями на основі загальної класифікаційної системи; вилучення дублювання інформаційних і документаційних потоків; уніфікація прийомів роботи з обліковими документами [3, с. 87].

ВИСНОВКИ

Отже, за результатами дослідження зроблено висновок, що організація технології облікового процесу включає: організацію облікових номенклатур; організацію носіїв облікової інформації; організацію забезпечення носіями облікової інформації; організацію руху носіїв облікової інформації; організацію архіву носіїв облікової інформації. Відповідно, вона повинна забезпечувати якість та достовірність облікової інформації, економічність процесу формування облікової інформації з урахуванням специфіки конкретного суб'єкта. З метою економічності процесу формування облікової інформації необхідно продовжувати досліджувати особливості програмної системи «Парус-Бюджет», застосування якої дозволить автоматизувати технологію облікового процесу та підвищити ефективність збирання та обробки облікової інформації.

ЛІТЕРАТУРА

1. Бенько М. М. Концепція організації облікового технологічного процесу в торговельному підприємстві / М. М. Бенько // Агросвіт. -- 2011. -- № 10. -- С. 15--17.

2. Свірко С. В. Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах : навч. посіб. / С. В. Свірко. -- [2-ге вид., без змін]. -- К. : КНЕУ, 2006. -- 380 с.

3. Свірко С. В. Бухгалтерський обліку бюджетних установах: методологія та організація : монографія / С. В. Свірко. -- К. : КНЕУ, 2006. -- 244 с.

4. Свірко С. В. Організація автоматизації процесу бухгалтерського обліку в бюджетних установах / С. В. Свірко // Фінанси, облік і аудит : зб. наук. праць. -- Вип. 4. -- К. : КНЕУ, 2004. -- С. 276--282.

5. Сопко В. В. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу: підруч. для студ. вищ. навч. закл. / В. В. Сопко, В. П. Завгородній. -- К. : КНЕУ, 2004. -- 412 с.

6. Тимейчук Т. Б. Аналіз можливостей програмного забезпечення автоматизації обліку в бюджетних

7. установах [Електронний ресурс] / Т. Б. Тимейчук // Вісник Національного університету водного господарства та природокористування. -- 2010. -- № 1 (49). -- Режим доступу :

8. http://www.nbuv.gov.ua/portal/Chem_Biol/Vnuvgp/ekon/2010_1/v49e31.

9. Anthony Robert N. Accounting text and cases / Robert N. Anthony, James S. Reese. -- IRWIN, Homewood, 1983. -- 974 p.

10. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджено Міністерством фінансів України від 24.05.1995 № 88 [Електронний ресурс]. -- Режим доступу : http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95.

11. План рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затверджено Міністерством фінансів

12. України від 31.12.2013 № 1203 [Електронний ресурс]. -- Режим доступу : http ://zakon0. rada.gov.ua/laws/show/z0161-14.