Организация внутреннего аудита

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация внутреннего аудита

План

1. Необходимость организации внутреннего аудита

2. Концепция организации внутреннего аудита

3. Права и ответственность службы внутреннего аудита

4. Оценка эффективности системы внутреннего контроля (аудита)

1. Необходимость организации внутреннего аудита

внутренний аудит контроль

В условиях рынка при приватизации организации, и, следовательно, повышения их самостоятельности в производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, резко изменились функции вышестоящих органов, практически прекращено их вмешательство в оперативно-хозяйственную деятельность экономических субъектов.

С появлением многообразных форм собственности и организационно-правовых форм экономических субъектов, с одной стороны, созревают условия конкуренции между экономическими субъектами, что способствует в конечном итоге росту производства продукции и ее качества, а с другой стороны, - растет предпринимательский риск у этих организаций.

Предпринимательский риск связан со многими факторами: состоянием производственного потенциала; состоянием технологии и качества производства продукции; уровнем производственных затрат и производительности труда; спросом и предложением на рынке на произведенную продукцию; финансовым состоянием организации; состоянием налоговой политики страны и др.

Собственники, акционеры, руководители и специалисты экономических субъектов заинтересованы в повышении уровня рентабельности производства продукции (работ, услуг) и эффективности функционирования всех видов деятельности организаций. Это требует не только совершенствования технологических процессов производства, но и всех функций системы управления экономическим субъектам предпринимательства и его сегментами.

Собственники, акционеры организаций заинтересованы также в сохранении и приумножении своего капитала в данном экономическом субъекте с целью получения максимума прибыли и начисления им максимума дивидендов. Органы же государственного налогового контроля стараются как можно больше получить в бюджет, в государственные внебюджетные фонды суммы налогов, сборов и платежей. Поэтому зачастую между органами государственного контроля и руководством экономических субъектов возникают споры по взысканию финансовых санкций за нарушение налогового законодательства. Каждая сторона произвольно толкует, в своих интересах, положения нормативных и законодательных актов по налогам. Это связано с усложнением налогового законодательства и в какой-то мере бухгалтерского учета.

Отсюда следует, что для успешного функционирования всех видов деятельности организации, повышения производства продукции и снижения ее себестоимости, совершенствования хозяйственного механизма и механизма управления всеми звеньями деятельности необходим повседневный внутрихозяйственный контроль и экспертиза отдельных процессов.

В современных условиях возникает необходимость повседневного контроля за рациональным расходованием по назначению материально-денежных средств, выполнением обязательств перед государством по налогам и другим платежам, перед поставщиками и подрядчиками, своевременным погашением дебиторских задолженностей организации и т.д., а также за правильностью организации и ведения бухгалтерского учета.

Чтобы квалифицированно провести ту или иную проверку, необходима специальная служба внутреннего аудита, работники которой должны хорошо знать специфику организации, ее организационно-экономическую структуру и структуру управления, объекты контроля, круг вопросов, которые должны быть раскрыты при проверках, владеть техникой и методикой проведения проверок, хорошо знать законодательные и нормативные акты, уметь обобщать материалы проверок, определять пути устранения и предупреждения недостатков и потерь, резервы эффективности всех видов деятельности организации и т.д.

Таким образом воплотить контроль в реальность и организовать его действенность в системе управления могут только специалисты в области аудита (аудиторы), имеющие специальную подготовку, а не формально созданные в организациях ревизионные комиссии или наблюдательные советы.

2. Концепция организации внутреннего аудита

Служба внутреннего аудита может быть создана в виде отдела внутреннего аудита. Данная служба должна являться самостоятельным подразделением аппарата управления и подчиняться только руководителю организации.

На должность руководителя службы и ведущих специалистов целесообразно назначать высококвалифицированных специалистов с высшим экономическим образованием, опытом бухгалтерской и экономической работы, отсутствием судимости, имеющим аттестат аудитора (бухгалтера), т.е. которые прошли аттестацию, согласно установленным требованиям, на квалификацию профессионального аудитора или профессионального бухгалтера - эксперта, финансового менеджера.

В составе службы внутреннего аудита могут работать также высококвалифицированные специалисты по технологическими профилям для осуществления контроля за производственно-технологическими процессами.

Внедрение внутреннего аудита существенно меняет содержание работы руководителей структурных подразделений и специалистов по обеспечению имущественных интересов организации и вызывает необходимость внесения изменений в должностные инструкции всех служб управления по оформлению хозяйственных операций, составлению первичных документов и аналитических регистров, обеспечению надлежащего контроля за выполнением технологических процессов и других операций.

Поэтому актуальной организационной задачей является пересмотр должностных инструкций всех служб и разработка должностных инструкций для работников службы внутреннего аудита, в которых необходимо предусмотреть общие положения, конкретные должностные обязанности, права и ответственность каждого работника службы внутреннего аудита.

Руководитель службы внутреннего аудита назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации в общеустановленном порядке (согласно должностным инструкциям).

В практической работе служба внутреннего аудита должна руководствоваться законами Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, указаниями и приказами Министерства финансов, Государственной налоговой инспекции, Государственного комитета по статистике РФ, правилами (стандартами) аудиторской деятельности, а также учредительными документами, приказами и распоряжениями руководителя организации, должностными инструкциями.

Руководитель организации должен создать необходимые условия для работы аудиторской службы: обеспечить помещением, выделить специалистов (по мере необходимости), обеспечить транспортом и т.д.

Аудиторская служба не должна вмешиваться в оперативную, распорядительную и производственную деятельность должностных лиц организации. Штат и структура службы зависят от особенностей производственно-хозяйственной и финансовой деятельности организации, объема, сложности и условий выполняемых работ.

Численность и оплата труда работников службы внутреннего аудита может быть предусмотрена в штатном расписании. Руководитель и работники службы должны выполнять обязанности, возложенные на них должностными инструкциями. При этом они должны соблюдать этические принципы аудиторской деятельности и осуществлять проверки в соответствии с требованиями правил (стандартов) аудита.

Деятельность службы внутреннего аудита должна осуществляться в соответствии с планом внутреннего аудита, разработанным руководителем службы и утвержденным руководителем организации. Выполнение конкретной работы по контролю того или иного объекта осуществляется внутренней аудиторской группой или аудитором в соответствии с программой внутреннего аудита.

Программы разрабатывают ведущие специалисты аудиторской службы на основании плана внутреннего аудита и утверждаются руководителем службы (отдела) внутреннего аудита.

Кроме выше перечисленного, в целях повышения уровня организации и эффективности функционирования в организациях системы внутреннего контроля, в т.ч. внутреннего аудита, предлагаются осуществление и соблюдение следующих организационных аспектов и требований (табл. 17.1)

Таблица 17.1. Организационно - методические аспекты и требования создания службы и эффективности функционирования внутреннего аудита

В соответствии с пунктом 6 и другими пунктами 17.1 контрольно-аудиторскую деятельность можно организовать в любой организации (малой, средней, крупной) достаточно эффективно в оптимальной интеграции аудиторской работы с другими службами организации, особенно с пользователями внутренней информации, и четкой взаимосвязи с функциональными отделами и объектами аудита экономического субъекта (рис. 17.2.)

Рис. 17.2. Схема взаимосвязи внутреннего контроля (аудита) с объектами контроля и пользователями контрольно-аудиторской информации

Основным источником информации для внутреннего контроля (аудита) являются данные прогнозирования, планирования и других функций управления. Вместе с тем, научные исследования показывают, что на долю объема экономической информации. Однако, по оценкам специалистов степень использования бухгалтерской информации для управленческих решений варирует в пределах 10-12 процентов. В сельском хозяйстве этот показатель составляет еще ниже. Сложившееся положение является результатом недостаточно качественного обеспечения бухгалтерской информацией систему управления, а также недостаточного уровня развития самой системы экономических методов управления и низким уровнем квалификации управленческого персонала отдельных организаций. Поэтому одной из важнейших задач внутреннего контроля (аудита) в современных условиях является представление и обеспечение управленческого персонала необходимой контрольно-аналитической информацией, которая должна представлять собой не «полуфабрикат», а готовый информационный ресурс для принятия научно обоснованных управленческих решений. Отсюда возникает объективная необходимость создания в системе внутрихозяйственного контроля (аудита) подсистему контрольно-аналитической информации (ПКАИ).

Состав, структура и конкретные подфункции, осуществляемые ПКАИ, могут меняться в зависимости от конкретной специфики деятельности организации, целей и задач ее системы управления и др. ПКАИ может включать в свой состав систему сбора оперативной информации, систему анализа и исследований, систему внутренней отчетности по разным видам деятельности организации и эффективности использования различных ресурсов (трудовых, материальных, финансовых)организации, а так же систему интерпретации информации, выработки проектных решений и их представлении управленческому аппарату для принятия решений и регулирования отдельных процессов деятельности организации. Создание ПКАИ принципиально меняет в сторону рационализации информационное обеспечение внутрихозяйственного контроля (аудита), его функциональные этапы проверки и в целом процессы коммуникации информации в системе управления (рис. 17.3.).

Создание ПКАИ должно базироваться на следующих допущениях (требованиях): полнота информации; своевременность информации; осторожность для представления правдивой информации; достоверность информации; осторожность для представления правдивой информации; достоверность информации; точность информации; оперативность информации; целесообразность; востребованность и полезность информации для управления; умелость; гибкость и доступность информации пользователям; стабильность, надежность и экономичность получения, обработки и представления информации пользователям.

Рис. 17.3. Информационное обеспечение и функциональные этапы внутрихозяйственного контроля (аудита) в системе управления

Эти требования (допущения) в полной мере позволяют организовать ПКАИ так, чтобы быть основой для выработки, принятия и реализации с наибольшей степени надежности и обоснованности управленческих решений (рис. 17.4).

Рис. 17.4. Схема процесса ПКАИ в системе управления

При сборе информации в ПКАИ можно использовать следующие приемы контроля: наблюдение, устный опрос, анкетирование, тестирование слабых мест, приемы фактического контроля, приемы документального контроля, прослеживание, сканирование и др.

При группировке, оценке и обработке информации необходимо использовать аналитические приемы, расчетно-конструктивный метод исследования и др. При выработке оптимальных решений целесообразно использовать логический анализ, абстрагирование, передовой опыт и апробирование. При этом оперативная информация поступает непосредственно от первичных участников (подразделений, отделов) организации путем проведения контроля и консультирования. Периодическая информация - путем проверки и анализа данных первичных документов, производственных отчетов, регистров бухгалтерского учета и других источников (планов, прогнозов, документов внутренней регламентации и др.). Здесь с большим успехом можно использовать современные средства оргтехники, вычислительной техники и средства электронной связи для создания информационной базы данных и процессов коммуникации информации.

Объем и качество исчерпывающей доказательной информации существенно влияют на эффективность управленческих решений. Поэтому требуется проектирование гибких информационных систем и документирование всей контрольно-аналитической информации. Отсюда следует, необходимость разработки плана -графика документооборота в системе всей контрольно-аудиторской деятельности.

В качестве эффективного средства при создании ПКАИ можно использовать экспортные системы (ЭС), представляющие собой компьютерные программы, использующие уникальные методы программирования. Они могут решать следующих типов задач: интерпретация, оценка ситуации, прогнозирование, выдача инструкции, контроль и наблюдение, планирование, обеспечение базой данных. Приведенная концепция организации внутреннего аудита позволяет значительно повышать действенность внутрихозяйственного контроля и эффективность системы управления организации.

3. Права и ответственность службы внутреннего аудита

Цель и задачи внутреннего аудита изложены в параграфе 1.3 данной книги. Поэтому в данном вопросе остановимся только на правах и ответственности службы внутреннего аудита. Так, данная служба должна иметь следующие права:

1. Проверять бухгалтерские регистры и первичные документы, наличие денег, ценностей и ценных бумаг в кассе, исследовать сметы, планы и другие документы финансово-хозяйственной деятельности.

2. Знакомится с приказами, распоряжениями руководителя, решениями собрания учредителей, акционеров, правления и должностных лиц, уже заключенными и проектами (незаключенных) договоров с организациями и другими документами.

3. Обследовать объекты строительства, территорию, склады, мастерские и другие производственные, хозяйственные и служебные помещения, места хранения готовой продукции, оборудования и др.

4. Проверять наличие, состояние и сохранность имущества, товарно-матери-альных ценностей у материально-ответственных лиц.

5. Требовать проведения или проводить лично с участием привлеченных к этому работников организации полную или частичную инвентаризацию имущества и обязательств организации; в необходимых случаях опечатывать сейфы, кассы, склады, кладовые, архивы и другие места хранения средств.

6. Наблюдать за правильностью отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете, проверять правильность начисления налогов, сборов и платежей, а также своевременность их уплаты в бюджет и внебюджетные фонды.

7. Проверять достоверность показателей бухгалтерской и статистической отчетности, правильность составления расчетов по налогам и обязательным платежам.

8. Требовать от руководителей структурных подразделений, специалистов организации необходимые для аудиторской проверки документы, справки, расчеты, заверенные копии документов для приложения их к акту или заключению, устные и письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе проверки.

9. Проводить экспертизу эффективности системы управления сегментами и анализ производственно-хозяйственной деятельности, финансового состояния, платежеспособности и ликвидности организации.

10. Подготавливать организацию к внешнему аудиту и налоговому контролю. Представлять имущественные интересы организации при хозяйственных спорах на суде и в арбитражном суде.

Основные функции внутреннего контроля (аудита) заключается в научно обоснованной последовательности выполнения всех работ контрольно-аудиторской деятельности (рис. 17.1.).

Рис. 17.1. Функциональная структура службы внутреннего контроля (аудита) и контрольно - аудиторской деятельности

Служба внутреннего аудита должна нести ответственность за:

1.Обоснованность и своевременность представления заключений о состоянии бухгалтерского учета и отчетности, соответствии учредительных документов, внутрихозяйственных регламентов действующему законодательству и правовому статусу организации, а также заключений о достигнутом уровне и факторах эффективности производственно-хозяйственной и финансовой деятельности.

2. Обоснованность представленных предложений по улучшению организации системы контроля, бухгалтерского учета, материальной ответственности должностных лиц, программ развития видов деятельности, проектов оптимизации производственных затрат, налогооблагаемых баз, распределения прибыли, создания и использования средств фондов и другим вопросам.

3. Правильность консультаций, оказанных учредителям, руководителям подразделений, специалистам и работникам аппарата управления по вопросам организации производства, системы управления, ведения бухгалтерского учета, методам анализа хозяйственно-финансовой деятельности, правовым и другим вопросам.

Только комплексный подход и учет выше перечисленных и других условий (вопросов) может обеспечить создание целостной и эффективной системы внутрихозяйственного контроля в организации.

4. Оценка эффективности системы внутреннего контроля (аудита)

Важное значение в системе управления организации имеет оценка эффективности работы не только ее производственных структур, но и функциональных отделов, а т.ч. внутреннего аудита. Это позволяет совершенствовать организацию службы внутреннего аудита и добиваться действенности результатов контрольно-аудиторской деятельности при принятии решений.

Оценка эффективности функционирования системы внутреннего контроля (аудита) - весьма сложная проблема. Методологическое и практическое решение этой проблемы обеспечивает основу изыскания наиболее целесообразных направлений совершенствования организации и управления деятельности службы внутреннего контроля (аудита). Важнейшее значе6ние при этом имеет выяснение влияния самого контроля на конечные результаты развития производства, поскольку в финансово-хозяйственном процессе взаимодействует множество факторов. Но выделение равновесной доли контрольного эффекта в достижении тех или иных целей - весьма трудная задача. Контрольно-аудиторская деятельность должна быть целенаправленной, призванной добиваться определенной производственно-финансовых результатов. Качество работы органов служб внутреннего контроля (аудита) и конечная результативность и эффективность контроля зависят от обоснованности поставленных целей, от правильного соизмерения целей и средств их достижения. Не точно выдвинутые цели не дадут значительного производственного эффекта.

Под эффективностью в широком смысле стоит понимать совокупную результативность работы, действия, системы мероприятий, являющихся следствием определенных материальных усилий. Экономическая эффективность характеризуется сравнением производственных результатов с ресурсами, применяемыми для достижения этих результатов. Она раскрывается через такие понятия, как результативность и экономичность, хотя они и не полностью характеризуют ее. Например, высокие результаты производственной деятельности могут быть достигнуты в условиях использования непомерно больших ресурсов, превышающих общественно необходимый уровень, а экономию можно получить с минимальными затратами при низких производственных показателях и т.д. Таким образом, исчерпывающая оценка экономической эффективности должна осуществляться только соотношением результативности и экономичности.

Обоснование экономической эффективности контроля (аудита) и его службы в значительной мере является частью общей проблемы определения экономической эффективности производства. Расчет экономической эффективности контроля (аудита), может производится на основе общих методологических принципов. Применительно к контролю они сводятся к определению соотношение затрат на его осуществление с полученными результатами. Но определение экономической эффективности контроля производством имеет и свою специфику. Она вытекает из особенностей контрольно-аудиторской деятельности и имеет отношение, прежде всего к оценке результативности системы внутрихозяйственного контроля (аудита).

Следовательно, общей категории эффективности контроля производством - это результат функционирования внутреннего контроля, обеспечивающей достижение стоящих перед объектом контроля целей при наименьших затратах.

Определение эффективности системы контроля, например, сельскохозяйственным производством, через итоговые показатели работы организации усложняется тем, что процесс управления является неотъемлемой частью производственно-хозяйственной деятельности. Поэтому его результаты резко переплетаются с одновременным воздействием целого ряда других факторов эффективности производства. Следовательно, контроль и работа его службы должна оцениваться в конкретных условиях производства с учетом сопоставимости объектов исследования по целому ряду показателей.

Эффективность системы контроля и работы его службы следует также оценивать по частным категориям, которые в определенной степени выражают взаимосвязи показателей. Основные частные критерии эффективности контроля: результативность /или производительность/ труда службы контроля, экономичность и эффективность аппарата этой службы.

Для определения данных критериев необходимы объективные данные о численности службы внутреннего контроля, оплате их труда, достигнутых результатах и затратах.

Для оценки эффективности системы внутреннего контроля (аудита) необходимо, прежде всего, определить экономичность (Эк) системы как отношение расходов (Зк) на содержание и функционирование службы (внутреннего контроля (аудита) (зарплата, канцелярские расходы, амортизация, содержание легкового автотранспорта и др.) к количеству среднегодовых работников, занятых в системе внутрихозяйственного контроля в целом (Zр).

1. Чем меньше Эк , тем экономичнее система управления внутренним контролем (аудитом). В динамике при сопоставлении Эк за несколько отчетных периодов или лет она может быть выражена индексом экономичности (Jэк) в долях единиц, как отношение показателя за данный отчетный период к предыдущему (Эко), взятому за базу сравнения:

Кроме указанных показателей для оценки эффективности функционирования службы в целом системы внутреннего контроля (аудита) можно использовать систему относительных показателей:

2. Рентабельность работы службы внутрихозяйственного контроля (аудита) (%):

где Р - рентабельность, %;

П1, П0 - соответственно, прибыль организации отчетного периода (после внедрения внутреннего аудита) и прибыль организации базисного периода (до внедрения внутреннего аудита), тыс. руб.

ЗК - затраты на содержание и функционирование службы внутрихозяйственного контроля (аудита), тыс. руб.

3. Коэффициент возможных упущенных выгод (Кув):

где ВВР - выявленные в процессе аудита внутренние результаты повышения эффективности производства, тыс. руб.

4. Коэффициент приобретенной выгоды (Кпв):

где МВВР - мобилизация выявленных в процессе аудита внутренних резервов в деятельность организации, тыс. руб.

5. Коэффициент использования выявленных внутренних резервов (Кив):

Данный коэффициент показывает степень мобилизации выявленных внутрихозяйственных резервов в деятельность организации. Этот коэффициент позволяет также установить, на сколько обоснованны были выводы, сделанные аудитором внутреннего аудита, и оправданы определенными размерами выявленных внутренних резервов.

6.Коэффициент выявленных недостач, потерь от порчи и хищений по вине работников организации (Кнпх):

где НПХ - общая сумма выявленных в ходе контрольно-аудиторской деятельности недостач, потерь и хищений по вине персонала организации.

Данный коэффициент можно рассчитывать по отдельным отчетным периодам, процессам кругооборота средств, видам деятельности и др. показывает сколько рублей выявлено недостач, хищений, потерь в расчете на 1 рублей затрат на содержание и функционирование службы внутрихозяйственного контроля (аудита).

7. Коэффициент возможных потерь из-за ошибок по налогообложению (Квп):

где ФС - сумма возможных финансовых санкций, тыс. руб.

данный коэффициент показывает эффективность работы службы внутреннего контроля по обнаружению ошибок по налогообложению, их исправлению вовремя и недопущению финансовых санкций, т.е. экономию в расчете на каждый рубль затрат на содержание и функционирование службы внутрихозяйственного контроля (аудита).

8. Коэффициент комплексной оценки эффективности работы службы внутрихозяйственного контроля (аудита) (Коц):

Коц=Кпв* Кнпх* Квп

Данный показатель показывает средний эффект работы службы внутреннего аудита на рубль затрат на содержание и функционирование данной службы.

9. Абсолютная сумма эффекта работы службы внутреннего контроля (аудита) (Асэ), руб.

Асэ = МВВР (или ВВР) + НПХ + ФС

На эффективность работы службы внутреннего аудита существенное влияние оказывает система организации труда работников данной службы. Поэтому для количественной оценки уровня организации труда работников службы (отдела) внутреннего аудита можно использовать те же показатели, что и для оценки организации труда работников аппарата управления хозяйствующего субъекта:

а) коэффициент энтенсивного использования рабочего времени (Кэ):

где Пр - потери рабочего времени в аудируемый период, %;

Нфр - номинальный фонд рабочего времени на выполнение контрольно- аудиторских работ в аудируемый периода (100%);

б) коэффициент стабильности аудиторских кадров (Кс):

где Z1 - количество работников службы внутреннего аудита, уволившихся за отчетный период, чел.;

Z2 - среднемесячная численность работников аудиторской службы, чел.;

в) коэффициент трудовой дисциплины в аудиторской службы (Кт):

где Дп - количество потерянных человекодней в результате прогулов и других нарушений дисциплины, чел.-дн.;

До - общее количество чел.-дн.;

г) коэффициент исполнения обязанностей внутренними аудиторами (Ки):

,

где Zн - количество работников службы внутреннего аудита получивших административные взыскания за ненадлежащее исполнение обязанностей, чел.;

д) коэффициент соотношения аттестованных аудиторов (аудиторы имеющие аттестат профессионального аудитора или профессионального бухгалтера) и не аттестованных аудиторов (Ксп):

где Соф - фактическое соотношение специалистов - профессионалов, чел.;

Соп - нормативное (плановое) соотношение специалистов - профессионалов, чел.;

ж) коэффициент квалификации работников службы внутреннего аудита (Ккр):

где Zкв - количество работников службы внутреннего аудита с высшим и средним специальным образованием, чел.;

з) коэффициент применения средств механизации и автоматизации в контрольно-аудиторской деятельности (Кма):

где Ома - объем контрольно - аудиторских работ, выполняемых с применением средств механизации и автоматизации, чел.-час или в %;

Ор - общий объем работ по аудиторскому плану или программе, чел.-час или 100%.

В каждом конкретном случае, определяя эффективность тех или иных мер, направленных на совершенствование организации службы внутреннего аудита и управления ее деятельностью, целесообразно выбирать отдельные из перечисленных показателей в качестве критерий оценок, а другие принять за ограничитель, характеризующие условия достижения результатов, измеряемых основными показателями.

Размещено на Allbest.ru