Документальне забезпечення інвентаризації та відображення її результатів в обліку

Размещено на http://allbest.ru

Документальне забезпечення інвентаризації та відображення її результатів в обліку

Організація і проведення інвентаризації передбачає формування пакету документів:

1. Наказ керівника про створення постійно діючої робочої комісії;

2. Наказ про проведення інвентаризації;

3. Інвентаризаційні описи;

4. Порівняльні відомості результатів інвентаризації;

5. Акти інвентаризації;

6. Протокол засідання інвентаризаційної комісії;

7. Наказ про затвердження протоколу засідання інвентаризаційної комісії.

До початку проведення обов'язкової або призначеної підприємством чи установою інвентаризації в присутності комісії матеріально відповідальні особи складають звіт про останні проведені операції, відображають їх у складському обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії.

Матеріально відповідальні особи дають комісії розписку, в якій підтверджують, що всі прибуткові та витратні документи здані до бухгалтерії, а всі матеріальні цінності, довірені їх зберіганню, знаходяться в приміщенні складу або в інших визначених місцях.

Якщо підрозділ здійснює реалізацію матеріальних цінностей за готівку, то насамперед підраховується наявність готівки: регіструються показники лічильників касових апаратів, готівка звіряється з показниками касового апарата.

Під час інвентаризації прибуткові й витратні операції з матеріальними цінностями, як правило, не здійснюються. Також до початку інвентаризації перевіряється стан ваговимірювального господарства - точність ваги, гир та інших вимірювальних пристроїв.

Дані про наявність тих чи інших цінностей із зазначенням назви, відмітних ознак, включаючи номенклатурний номер, одиниці виміру і кількості фактично виявлених натуральних одиниць, записуються до інвентаризаційного опису.

Інвентаризаційний опис є документом, який фіксує наявність і склад засобів на певну дату. Кожна сторінка опису підписується всіма членами комісії та матеріально відповідальними особами. Наприкінці кожної сторінки цифрами і словами записується загальна сума натуральних одиниць, відображених на даній сторінці.

На останній сторінці інвентаризаційного опису матеріально відповідальні особи підтверджують, що всі матеріальні цінності облічені й відображені в інвентаризаційному опису правильно і повністю, жодних пропусків і не включених до опису предметів немає. Інвентаризаційні описи складаються в необхідній кількості примірників, один з яких вручається матеріально відповідальним особам.

Якщо інвентаризація триває понад один день, то інвентаризаційні описи залишаються в сховищі матеріальних цінностей до завершення інвентаризації.

На час перерви в роботі інвентаризаційної комісії сховища зачиняються двома замками, ключі від одного з них зберігаються у матеріально відповідальних осіб, від другого - у голови інвентаризаційної комісії. Сховище запечатується відтиском печатки, яка зберігається у голови або одного із членів інвентаризаційної комісії.

Одержані дані, що містяться в інвентаризаційному описі, зіставляються з обліковими даними про залишки тих самих матеріальних цінностей. Таке зіставлення називають звірянням фактичних та облікових залишків і записують до Зрівняльних відомостей результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей.

У результаті зіставлення облікових даних з фактичними можуть бути виявлені такі факти:

- фактичний і бухгалтерський залишки збігаються;

- фактичний залишок менше облікового - нестача;

- фактичний залишок більше бухгалтерського облікового - надлишок;

- пересортиця.

Розходження фактичної наявності матеріальних цінностей та коштів з даними бухгалтерського обліку, встановлені під час інвентаризації та інших перевірок, регулюються в бухгалтерському обліку у такому порядку:

- основні засоби, матеріальні цінності, цінні папери, кошти та інше майно, що виявилося у надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на результати фінансово-господарської діяльності або збільшення фінансування з наступним встановленням причин виникнення надлишку і винних у цьому осіб;

- убування цінностей у межах затверджених норм списування за рішенням керівника підприємства, установи відповідно до витрат виробництва, обігу або на зменшення фінансування. Норми природного убування можуть застосовуватися лише в разі виявлення фактичних нестач. За відсутності норм убування розглядається як понаднормова нестача;

- понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від розкрадання, нестач, знищення та псування матеріальних цінностей;

- понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей, включаючи готову продукцію, в тих випадках, коли винуватці не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на збитки або зменшення фінансування.

У документах, якими оформлюються списання втрат і понаднормові нестачі цінностей, мають бути зазначені вжиті заходи щодо запобігання таких нестач і втрат (табл. 5.2).

Свої висновки і пропозиції щодо врегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівнику підприємства, який у 5-денний термін розглядає і затверджує протокол.

Матеріали інвентаризацій та рішення щодо регулювання розбіжностей затверджуються керівником підприємства, установи з включенням результатів до звіту за той період, в якому закінчено інвентаризацію, а також і до річного звіту.

Таблиця 5.2. Регулювання в обліку інвентаризаційних різниць основних засобів

Облікові регістри та їх класифікація

матеріальний бухгалтерський обліковий інвентаризаційний

Після оформлення первинних документів облікова інформація відображається в облікових регістрах.

Регістри бухгалтерського обліку - це спеціальні таблиці певного формату та будови, які призначені для систематизації та групування інформації про документально оформлені господарські операції.

Проведення записів в регістрах називається обліковою реєстрацією, що є окремим групуванням інформації про зміни кожного виду активів, власного капіталу та зобов'язань протягом звітного періоду.

В результаті на кінець звітного періоду в регістрах накопичується облікова інформація, яка потрібна для складання звітності підприємства, а також для формування джерела даних для використання в аналітичній роботі, плануванні, розробці бюджетів і в управлінні господарськими процесами. Своєчасність та правильність облікової реєстрації є досить відповідальною ділянкою облікової роботи і набуває значення для ведення бухгалтерського обліку та здійснення інших функцій управління.

Для повного забезпечення облікових потреб у деталізації інформації за напрямками її майбутнього використання в практиці застосовують різноманітні облікові регістри. Можна виділити дві їх групи:

1) типових форм (наприклад, журнали - ордери, Головна книга, Касова книга);

2) довільних форм, які розробляються бухгалтерами підприємств для додаткового узагальнення даних за потребою менеджерів. Крім того, облікові регістри поділяють на види за такими ознаками:

o зовнішнім виглядом;

o будовою або формою;

o видом бухгалтерських записів;

o ступенем узагальнення інформації.

Рис. 5.3. Класифікація облікових регістрів