Документування та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДОКУМЕНТУВАННЯ ТА ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ, ТЕХНІКА І ФОРМИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

Поняття про документи. Вимоги до складання документів

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Міністерства фінансів України №88 від 24 травня 1995 р. (зареєстровано в Міністерстві юстиції України № 168/704 від 05.06.95 р.), визначає порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності.

Документування - це суцільне і безперервне спостереження за господарськими операціями на підприємстві.

Документ (лат. буквально означає свідоцтво, доказ.) - це письмовий доказ здійснення господарської операції або розпорядження на її здійснення.

Первинні документи, у тому числі на паперових і машинозчитувальних носіях інформації, повинні мати такі обов'язкові реквізити:

o назва документа;

o номер документа;

o назва підприємства, на якому складений документ;

o зміст господарської операції;

o обсяг операції і одиниця виміру;

o грошова сума, ціна;

o місце здійснення операції;

o підписи осіб, відповідальних за здійснення операції і складання документа;

o печатка підприємства.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити. Вимоги до складання первинних документів:

o заповнення всіх обов'язкових реквізитів;

o чіткість заповнення;

o недопустимість виправлень;

o складання в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;

o використання бланків типових форм;

o проведення записів в темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;

o обов'язкове прокреслювання вільних рядків;

o проставлення сум у грошових документах цифрами і прописом, перше слово суми записують з початку рядка і з великої літери;

o зазначення даних про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за операцію, складання і оформлення документа.

Керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене.

Забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам.

При застосуванні засобів обчислювальної техніки та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.

При складанні документів на машинозчитувальних носіях інформації підприємство, установа зобов'язані за свій рахунок і власними силами виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу контролюючих або судових органів та своїх клієнтів.

Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів, на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді пароля або іншим засобом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.

Документ на машинозчитувальному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі регіструється організацією-створювачем документа на машинозчитувальному носії, а також створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.

Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних та інших об'єктів майна передбачаються спеціальними нормативними актами.

Порядок використання та обліку бланків первинних документів суворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення яких провадиться на таких бланках, визначаються окремими нормативними актами. спостереження господарський первинний документ

Первинні документи підлягають уніфікації і стандартизації.

Уніфікація - це розробка єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій. Уніфіковано всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-транспортних накладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових накладних та інших документів.

Стандартизація - це встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціонального розміру і форми. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

Класифікація бухгалтерських документів

Класифікація - це умовне групування бухгалтерських документів за визначеними ознаками, зокрема: 1) за місцем складання, 2) за призначенням, 3) за порядком складання, 4) за способом використання, 5) за змістом і т.д.

1) За призначенням бухгалтерські документи поділяються:

o розпорядчі, в яких містяться розпорядження щодо здійснення тієї чи іншої господарської операції; вони не є підставою для запису операцій в обліку, оскільки немає підтвердження про те, що така операція відбулася. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження, доручення та ін.;

o виконавчі, або виправдні, що підтверджують факти виконання операцій. Вони є першим етапом облікової регістрації. До них належать прибуткові й видаткові ордери, рахунки-фактури, квитанції, що свідчать про прийняття цінностей, акти про виконані роботи та ін.;

o документи бухгалтерського оформлення, до яких належать розпорядчі та групувальні відомості, різні довідки, розрахунки тощо (наприклад, розрахунок суми на заготівлю та придбання матеріальних цінностей);

o комбіновані - містять ознаки розпорядчих, виконавчих, документів бухгалтерського оформлення з одночасною вказівкою щодо відображення господарської операції на рахунках бухгалтерського обліку. До таких документів належать Авансові звіти, Звіти про використання коштів, Прибуткові й Видаткові касові ордери, Вимоги на відпуск матеріалів зі складу.

2) За місцем складання документи поділяються на зовнішні та внутрішні.

Зовнішніми документами називаються ті, що надходять від інших підприємств, організацій, тобто складаються за межами даного підприємства. До них належать виписки банку, рахунки постачальників та ін.

Внутрішні документи - це документи, складені (виписані) на даному підприємстві, в організації.

3) За порядком складання поділяються на первинні та зведені. Первинні - це такі документи, що вперше виконують реєстрацію господарської операції в момент її здійснення або невідкладно після здійснення. До них належать акти прийняття і вибуття основних засобів, накладні, квитанції тощо.

Зведені документи складаються на підставі первинних. До них належать різноманітні звіти, розрахунково-платіжні відомості та ін.

4) За способом охоплення операцій документи поділяються на разові та накопичувальні.

Разові документи використовуються лише для одноразового оформлення і відображення операцій. До них належать Прибуткові й Видаткові касові ордери, Вимоги для одержання матеріальних цінностей зі складу та ін.

Накопичувальні документи використовуються для багаторазового оформлення і реєстрації операцій протягом визначеного часу (тижня, декади, місяця). Наприклад, лімітно-забірні картки, за допомогою яких оформлюється відпуск матеріалів на виробництво (виконання робіт). Такі документи скорочують кількість первинної документації.

Класифікація документів узагальнено представлена схемою, наведеною на рис. 5.1.

5) За змістом документи поділяють на грошові, розрахункові, матеріальні.

Грошовими документами оформляють операції, пов'язані з грошовими коштами. До них належать платіжні доручення, видаткові й прибуткові касові ордери, банківські чеки та ін.

Розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне доручення, квитанції та ін.).

Матеріальними документами оформляються операції пов'язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога-накладна, лімітно-забірна картка та ін.).

6) За технікою складання документів:

o Заповнювані ручним способом;

o Виготовлені машинним способом.

Рис. 5.1. Класифікація бухгалтерських документів

Порядок опрацювання бухгалтерських документів

Опрацювання бухгалтерських документів - це ряд процедур, які передбачають послідовне здійснення: перевірки, розцінки, групування і контирування.

Перевірка здійснюється за формою, змістом і арифметичними розрахунками:

o за формою - формальна перевірка заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складення документа і подання до бухгалтерії;

o за змістом - змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та нормативним вимогам, інтересам власника чи підприємства;

o за арифметичними розрахунками - перевірка відповідності і правильності проставлених цін і тарифів, розрахованих сум і підсумків.

Розцінка (таксування) документів полягає у проставленні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий. Ця операція характерна для документів, якими оформлюють рух матеріальних цінностей (вимоги-накладні, лімітно-забірні карти тощо).

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведених даних (за складами, цехами, замовленнями, касами тощо). Групування є систематичним, хронологічним або комбінованим.

Контирування передбачає зазначення у первинних або зведених документах (відомостях) бухгалтерської проводки.

Виправлення помилок у первинних документах

При заповненні первинних документів та облікових регістрів можливі помилки. Помилки виникають з різних причин: внаслідок втоми, недбалості працівника, несправності калькулятора або комп'ютера. Однак у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки й необумовлені виправлення не допускаються.

Помилки можуть бути:

o локальні - перекручування інформації тільки в одному обліковому регістрі (наприклад, неправильно проставлена дата);

o транзитні - якщо помилка автоматично проходить через декілька облікових регістрів, наприклад, перекручування запису будь-якої суми у журналі регістрації операцій веде до помилок на рахунках, в оборотній відомості і балансі.

Найчастіше помилки трапляються:

o в тексті операції, що призводить до неправильної кореспонденції рахунків - бухгалтерської проводки;

o при записах сум, якщо записавши суму в дебет одного рахунка, бухгалтер забуває записати її в кредит другого рахунка і навпаки. Буває, що, записавши суму до журналу, він забуває рознести її по бухгалтерських рахунках. Інколи, записавши суму у регістри синтетичного обліку, бухгалтер забуває про аналітичний облік. Цю групу помилок можна легко проконтролювати шляхом правильного застосування методу подвійного запису.

Помилки виправляють:

1) коректурним способом виправляються помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, створених ручним способом, тобто неправильні текст або цифри закреслюються і над закресленим надписуються правильні текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

2) способом"сторно" виправляються помилки в облікових регістрах за минулий звітний період. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, до якої помилка (кореспонденція рахунків, сума) вписується червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком мінус, а правильний запис (кореспонденція рахунків, сума) робиться чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис й відображаються правильні суми та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.

Виправлення помилки має бути супроводжено надписом "Виправлено" та підтверджено підписом осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

У документах, якими оформлені касові й банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються.

Размещено на Allbest.ru