Оформлення та реалізація матеріалів ревізій

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оформлення та реалізація матеріалів ревізій

Однією із важливих процедур ревізії є узагальнення і систематизація результатів контролю, необхідних для складання акта ревізії фінансово- господарської діяльності підприємства. Для доброякісного оформлення Матеріалів ревізії фінансово-господарської діяльності підприємства велике значення має правильна систематизація її матеріалів. Тому перед складанням акта ревізії ревізори накопичують необхідний матеріал і систематизують його в певній послідовності.

Враховуючи велику тривалість ревізії відразу після виявлення фактів порушень, нестач, розтрат чи зловживань їх оформляють документально. Тому на практиці найбільш широко застосовують два види актів: проміжний і основний.

Акт - двосторонній документ, у якому об'єктивно відображено результати ревізії фінансово-господарської діяльності підконтрольного об'єкта, наведено перелік фактів, порушень та недоліків, виявлених у його роботі. акт ревізія порушення

Головне призначення проміжних актів - негайне документальне оформлення результатів візуального або документального контролю, тобто дійсного стану господарських чи фінансових операцій на момент перевірки. Ними оформляють результати інвентаризації цінностей, взаємоперевірок розрахунків з постачальниками і покупцями, результати контрольних обмірів робіт та переробок сировини на окремих технологічних процесах. При виявленні зловживань, нестач, крадіжок також складають проміжні акти, а від винних осіб беруть пояснення і, не чекаючи закінчення ревізії, вживають заходів щодо реалізації таких актів. До них, як правило, додають пояснювальні записки, розписка матеріально відповідальних осіб, які вони дають до початку і після закінчення перевірки. Тому проміжні акти значно підвищують доказову силу основного акта ревізії.

Перед складанням основного акта голова ревізійної групи повинен згрупувати однорідні порушення у спеціальних відомостях, таблицях, що дає можливість не загромаджувати акти значною кількістю однотипного матеріалу. До таких згрупованих описів при необхідності можна додавати копії, виписки з документів, довідки. Всі ці документи, в тому числі і згруповані описи, повинні підписувати відповідальні особи, ділянку роботи яких перевіряли.

Від правильного його оформлення значною мірою залежить своєчасність притягнення винних осіб до відповідальності, розробки й реалізації заходів щодо ліквідації виявлених недоліків та приведення в дію виявлених резервів. Тому до оформлення акта ревізії ставляться суворі вимоги. Всі записи в ньому повинні бути чітко аргументованими, об'єктивними і доказовими.

Умовно акт можна поділити на 3 частини. У першій, загальній частині, зазначаються: підстава для проведення ревізії, склад ревізійної групи і тема ревізії; повне найменування підприємства, установи, організації тощо та його підпорядкованість; за який період діяльності даного підприємства, установи, організації проведено ревізію, дата початку і закінчення ревізії; ким і коли проводилась попередня ревізія, чи усунено виявлені нею порушення і які перевірки проводились після ревізії.

Друга частина, а саме, виробничо-фінансова діяльність, виконання кошторисів, передбачає відображення: перелік основних показників виробничої програми протягом одного-двох років і їх виконання; аналіз фінансових результатів або виконання кошторисів; факти порушень або зловживань, підтверджені документально; ревізія кас і касових операцій; ревізія операцій за рахунками у банках та інших коштів; ревізія розрахунків з оплати праці й соціального страхування, ревізія збереження і руху матеріальних цінностей.

Третя частина, бухгалтерський облік і аудит, передбачає аналіз стану бухгалтерського обліку і достовірності наданих звітів.

Акт не повинен містити висновків, які є компетенцією судово-слідчих органів. Ревізійна комісія мас посилатися виключно на документальні свідчення про характер тих чи інших порушень.

За результатами проведення ревізії з окремих питань програми посадовими особами контролюючого органу та залученими спеціалістами, що проводили ревізію в складі групи, можуть за рішенням керівника групи складатися довідки, які підписуються відповідною посадовою особою контролюючого органу чи спеціалістом та працівниками об'єкта контролю, що € відповідальні з цих питань. Довідки складаються в одному примірнику, видаються керівнику групи для прийняття рішення щодо включення до акта ревізії викладених в них фактів та долучаються до матеріалів ревізії. На вимогу об'єкта контролю йому можуть бути видані копії довідок.

До актів додають опис додатків і самі додатки.

Акт ревізії підписується посадовою особою контролюючого органу та керівником і головним бухгалтером об'єкта контролю або особою, уповноваженою на ведення бухгалтерського обліку, а також за необхідності іншими працівниками об'єкта.

У разі проведення посадовими особами контролюючого органу і залученими спеціалістами ревізії в складі групи акт ревізії підписується керівником групи.

Потреба в ознайомленні з актом ревізії та його підписанні іншими працівниками об'єкта контролю, зокрема колишніми керівником і голошиїм бухгалтером, що с відповідальними за фінансово-господарську діяльність об'єкта контролю у період, шо підлягає ревізії, визначається посадовою особою контролюючого органу самостійно.

Акт ревізії складається у трьох примірниках: перший - для контролюючою органу, другий - для об'єкта контролю, третій - для передачі правоохоронним органам у випадках, передбачених Порядком проведення інспектування Державною фінансовою інспекцією. її територіальними органами.

Для унеможливленим підробки примірники акта візуються посадовою особою контролюючого органу на кожній сторінці із зазначенням на останній сторінці загальної кількості сторінок.

Третій примірник акта ревізії до передачі правоохоронному органу зберігається у матеріалах ревізії. На звернення правоохоронного органу про видачу акта ревізії у разі, коли третій примірник вже надіслано іншому правоохоронному органу, контролюючий орган повідомляє про його назву, реквізити супровідного листа та видає завірену копію акта ревізії.

Після складання акта ревізії посадова особа контролюючого органу підписує всі його примірники та забезпечує реєстрацію в журналі реєстрації актів ревізій.

Перший і третій примірники акта ревізії надаються для ознайомлення і підписання об'єкту контролю у строк не пізніше ніж 5 робочих днів після закінчення ревізії одним із таких способів:

а) особисто під розписку керівнику або головному бухгалтеру об'єкта контролю;

б) через канцелярію (підрозділ з питань діловодства) з відміткою на примірнику акта контролюючого органу про дату реєстрації в журналі вхідної кореспонденції об'єкта контролю та підписом працівника канцелярії (загального відділу), який здійснив реєстрацію;

в) рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням. При цьому на примірнику акта, що залишається в контролюючому органі, зазначаються реквізити поштового повідомлення, яке долучається до матеріалів ревізії.

Керівник, головний бухгалтер та інші визначені працівники об'єкта контролю зобов'язані ознайомитися з актом ревізії та у разі погодження з викладеними у ньому фактами підписати отримані примірники акта. У разі наявності заперечень (зауважень) щодо змісту акта ревізії керівник, головний бухгалтер чи інші особи підписують його із застереженням.

Якщо керівники підприємства не згодні з певними позиціями акта, то вони повинні підписати його і не пізніше як через 3 дні додати до нього письмове пояснення із спірних питань, у якому викласти причини і обставини виникнення тих чи інших порушень, недоліків, зловживань.

Ревізійна комісія обов'язково дає остаточний висновок на пояснення керівників господарства. У ньому по кожному питанню повинні бути оговорені об'єктивність пояснення і доцільність його врахування при підготовці проекту рішення. Висновок підписує голова і окремі члени ревізійної комісії, які брали участь в обговоренні спірних питань. На цьому процес оформлення і погодження матеріалів ревізії закінчується.

Підписані примірники акта ревізії об'єкт контролю зобов'язаний повернути контролюючому органу у строк не пізніше ніж 3 робочих дні після отримання. У разі ненадходження до контролюючого органу підписаних примірників акта ревізії протягом зазначеного строку посадові особи контролюючого органу засвідчують це актом про відмову від підпису, що складається у трьох примірниках, один з яких видається об'єкту контролю способом.

Після складання акта про відмову від підпису контролюючий орган має право здійснити належні заходи щодо реалізації результатів ревізії з обов'язковим інформуванням про факт відмови від підписання акта ревізії органу управління об'єкта контролю і за необхідності відповідних органів державної влади та органів місцевого самоврядування.

У разі неповернення об'єктом контролю першого і третього примірників акта ревізії контролюючий орган подає правоохоронним органам акт про відмову від підпису, належним чином завірену копію другого примірника акта ревізії та долучає оригінал цього примірника до матеріалів ревізії.

Якщо акт ревізії підписується із запереченнями (зауваженнями), керівник об'єкта контролю у строк не пізніше ніж 5 робочих днів після повернення контролюючому органу акта ревізії повинен подати йому письмові заперечення (зауваження). Якщо протягом цього строку заперечення (зауваження) щодо акта не надійдуть, то контролюючий орган має право вжити відповідних заходів для реалізації результатів ревізії. Рішення про розгляд заперечень (зауважень), що надійшли з порушенням встановленого строку, приймає керівник контролюючого органу.

Контролюючий орган аналізує правильність обґрунтувань, викладених у запереченнях (зауваженнях), і в строк не пізніше ніж 15 робочих днів після отримання заперечень (зауважень) дає на них письмовий висновок, який затверджується керівником контролюючого органу або його заступником.

За результатами проведеної ревізії у межах наданих прав контролюючі органи вживають заходів для забезпечення:

- притягнення до адміністративної, дисциплінарної та матеріальної відповідальності винних у допущенні порушень працівників об'єктів контролю;

- звернення до суду в інтересах держави щодо усунення виявлених ревізією порушень законодавства з питань збереження і використання активів, а також стягнення у дохід держави коштів, одержаних за незаконними договорами, без встановлених законом підстав або з порушенням вимог законодавства;

- застосування заходів впливу за порушення бюджетного законодавства.

За спільним рішенням контролюючого органу та об'єкта контролю або його органу управління інформація про результати ревізії виноситься на обговорення на колегіях, нарадах, що проводяться об'єктом контролю. Відомості про результати ревізії можуть оприлюднюватися через засоби масової інформації.

За наслідками ревізії (перевірки) надсилається лист керівництву ревізованого об'єкта з вимогами щодо усунення виявлених порушень, а також вищим органам управління (за підпорядкованістю), інформуються відповідні органи державної влади, а в необхідних випадках матеріали ревізій чи перевірок невідкладно надсилаються правоохоронним органам;

При виявленні значних порушень фінансової дисципліни, нестачі коштів, матеріальних цінностей працівники контролюючого органу в ході ревізії складають за такими фактами проміжний акт, вимагають від посадових осіб необхідні пояснення. Матеріали ревізій, при необхідності, передаються правоохоронним органам для проведення розслідування, притягнення винних осіб до відповідальності, відшкодування збитків, і одночасно перед керівництвом підприємства (установи, організації), що перевіряється, ставиться питання щодо усунення виявлених порушень.

Фінансові санкції за наслідками документальних перевірок та ревізій, застосовуються у розмірах, передбачених законодавчими актами, чинними на день завершення таких ревізій і перевірок.

При провадженні справ про адміністративні правопорушення - порушення законодавства з фінансових питань, визначаються Кодексом України про адміністративні правопорушення, а саме: приховування в обліку валютних та інших доходів, непродуктивних витрат і збитків; відсутність бухгалтерського обліку або порушення установленого порядку; внесення неправдивих даних до бухгалтерської або статистичної звітності; несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації коштів і матеріальних цінностей; порушення правил ведення касових операцій; перешкоджання працівникам контролюючих органів у проведенні ревізій та перевірок. Адміністративна відповідальність за порушення законодавства з фінансових питань, настає, якщо ці порушення за своїм характером не тягнуть за собою кримінальної відповідальності.

Ревізія вважається завершеною, коли виявлені порушення усунуто, а фінансово-господарську діяльність налагоджено таким чином, що забезпечує виконання завдань, що стоять перед підприємствами, установами й організаціями, що були перевірені. Крім того, необхідно вжити заходи, які виключають можливість повторення аналогічних порушень на інших підприємствах, в установах і організаціях.

Размещено на Allbest.ru