Специфика бухгалтерского дела и внутреннего аудита с применением ИТ-инструментария

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«УЛЬЯНОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО И ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РЕФЕРАТ

СПЕЦИФИКА БУХГАЛТЕРСКОГО ДЕЛА И ВНУТРЕННЕГО АУДИТА С ПРИМЕНЕНИЕМ ИТ-ИНСТРУМЕНТАРИЯ



Содержание

Введение

Назначение и классификация автоматизированных систем бухгалтерского учета

Методика выбора программ автоматизации бухгалтерского дела

Анализ программного обеспечения

Организация автоматизированного рабочего места бухгалтера

Разработка мероприятий по переходу на автоматизированную систему учета

Заключение

Список использованных источников



Введение

Современный бухгалтерский учёт невообразим без программ для его реализации. Большое количество юридических лиц и государственных предприятий требует фиксирования информации в автоматизированных базах данных, ведь они значительно упрощают работу бухгалтера.

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки. Компьютер не может заменить опытного и грамотного бухгалтера, но позволит упорядочить бухучет, увеличить количество и качество получаемой информации, повысить оперативность бухучета, уменьшить число ошибок, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

С появлением возможности вести учёт при помощи программ, стало предельно понятно, что это удобно и практично. Разработка нового ПО не стоит на месте. Рынок информационных технологий рад предложить программы для бухгалтерского учёта на любой вкус.

Целью данной работы является теоретическое изучение и обоснование применения программного обеспечения для реализации бухгалтерского учета организации.



Назначение и классификация автоматизированных систем бухгалтерского учета

Первые бухгалтерские системы представляли собой, так называемые бухгалтерские комплексы - отдельные программы для каждого раздела учета, созданные еще до появления персональных компьютеров. Для средних и крупных предприятий такая форма бухгалтерских программ рациональна до сих пор. Развитие технологии здесь идет в направлении более глубокой интеграции отдельных участков учета, создания новых управленческих, торговых и аналитических модулей комплекса.

Бухгалтерский комплекс может иметь средства обмена данными между отдельными автоматизированными рабочими местами, входящими в него, и средства объединения информации для сведения баланса, получения сводных выходных форм и построения отчетности. На данном этапе автоматизировались отдельные, наиболее трудоемкие задачи бухгалтерского учета - учет заработной платы, затрат на производство, материальных ценностей, подсчет себестоимости продукции. Первоначально в таких комплексах информация обрабатывалась централизованно, некоторая децентрализация началась только после появления мини-ЭВМ.

В настоящее время комплексы используются, прежде всего, для автоматизации складского учета, производственного учета и заработной платы. Основными пользователями таких программ являются крупные и средние предприятия с большим оборотом хозяйственных средств многочисленным персоналом.

Современный бухгалтерский комплекс представляет собой несколько программ по различным участкам учета, объединенных с помощью, так называемой сводной программы, «подводящей итоги».

В начале 90-х годов появление в России большого количества коммерческих структур потребовало программного обеспечения для ведения простой бухгалтерии. На рынке бухгалтерского программного обеспечения появились так называемые мини-системы или мини-бухгалтерии - разработки ряда фирм, позволяющие работать бухгалтерам самой разной квалификации. К данному классу относятся программы, предназначенные главным образом для бухгалтерий с численностью 1-3 человека без явной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Эти программы ориентированы на малый бизнес, реализуют функции ведения синтетического и стоимостного аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять набор первичных документов и формировать отчетность. На малых предприятиях основной объем работ приходится на финансовый учет, а не на управленческий.

Дальнейшее развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий, потребовало от бухгалтерских ИС расширенных возможностей и перехода от упрощенного учета к универсальному учету. Для пользователей бухгалтерских информационных систем - квалифицированных бухгалтеров - была необходима автоматизация не только всех учетных задач, но и получение своевременной и оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления предприятием, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли. Поэтому потребовались бухгалтерские системы, работающие в сети.

В этой связи появились комплексные или интегрированные бухгалтерские системы, рассчитанные на бухгалтерию в 50-60 человек. К этому классу относятся программы, объединяющие и поддерживающие ведение всех основных учетных функций и разделов. Интегрированные бухгалтерские ИС в основном ориентированы на средний бизнес и служат для работы на одном компьютере, хотя возможны варианты их использования на нескольких компьютерах, а также в локальной сети. При этом на каждом персональном компьютере, как правило, отображается вся система. автоматизированный система бухгалтерский учет

Данный класс бухгалтерских систем относится к системам, которые легко настраиваются на специфику ведения бухгалтерского учета на промышленном предприятии и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Поэтому подобные системы занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

Такие системы предоставляют широчайшие возможности ведения бухгалтерского учета на предприятии; благодаря использованию различных современных информационных технологий, они обеспечивают:

возможность настройки на особенности любой бухгалтерии, как для малых предприятий, так и для корпоративных структур. Это достигается, например, за счет ведения плана счетов, изменения и добавления налоговых ставок, проводок, видов начислений и удержаний, размера минимальной заработной платы;

ведение расширенного аналитического учета за счет добавления к отдельным балансовым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно определить по структуре плана отчетов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического учета до десятого порядка в глубину;

регистрацию хозяйственных операций несколькими способами. Наиболее часто встречаются два подхода при регистрации хозяйственных операций - «от проводки» и «от первичного документа». В первом случае, как правило, ведется один или несколько журналов хозяйственных операций, в которых регистрируются проводки. Во втором - ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, авансовых отчетов и других). Далее система автоматически формирует соответствующие проводки;

несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ускоряет процесс регистрации учетной информации:

вручную с клавиатуры на основе первичного документа;

путем копирования хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей корректировки;

на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций;

путем заполнения бланков первичных документов, выбранных из справочника. Одновременно при вводе информации создается первичный документ, и формируются проводки в журнале хозяйственных операций;

формирование любых отчетных первичных документов и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в любой момент времени и за любой период (от одного дня до года). Как правило, в любой системе предлагается набор стандартных форм (оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, главная книга и другие), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер может настраивать в соответствии с постоянно меняющимся законодательством (баланс предприятия, отчет о финансовых результатах, расчет НДС и другие). Использование встроенного текстового редактора или генератора отчетов позволяет создавать и корректировать любые бланки бухгалтерской отчетности, а также бланки, специфические для данного предприятия;

формирование графических иллюстраций результатов финансово-хозяйственной деятельности с помощью графического редактора;

сбор информации обо всех этапах работы для контроля над деятельностью работников бухгалтерии. Для этого автоматически ведется журнал, в который заносятся данные о действиях пользователей системы;

формирование оперативной информации о состоянии дел на предприятии, возможность консолидированного управления и получение консолидированных финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий;

надежность и сохранность информации:

путем определения для каждого пользователя уровня доступа (администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, работник склада и др.);

путем закрытия от изменений всех данных за определенный период;

с помощью периодического резервного сохранения данных и последующего их восстановления, а также проверки целостности данных и их корректировки после возможных сбоев в системе;

введение многовалютного бухгалтерского учета;

ведение учета на предприятиях розничной торговли, обеспечение связи системы с электронными кассовыми аппаратами.

Среди финансово-экономического программного обеспечения на российском рынке особое место занимают западные системы. Они демонстрируют комплексный подход к управлению финансами и бизнесом. Наиболее широко зарекомендовали себя программные комплексы для крупного бизнеса, такие, как “Scala”, “Sun System”, “Platinum”, “SAP”, “Avalon”, “Triton”.

Западные программные продукты относятся к классу комплексных бухгалтерских систем, в которых учет ведется в режиме реального времени. Они построены по модульному принципу; основными модулями такой системы являются:

Главная книга и Расширенный генератор отчетов;

Банковская книга;

Заказчики;

Поставщики;

Оформление заказов;

Расчеты с заказчиками;

Склад;

Расчеты с поставщиками.

Основной причиной распространения западных программ на российском рынке явилась необходимость ведения бухгалтерского учета в международных стандартах. Российские пакеты изначально создавались для российского рынка и не были предназначены для расширения своих функций до ведения западного варианта учета. Западные пакеты с момента выхода их поставщиков на российский рынок в начале 1990-х гг. сумели успешно перестроиться для удовлетворения требований российского учета. В своем большинстве они способны поддерживать два варианта учета - западный и российский, однако очень громоздки и сложны для изучения, а также очень дорогостоящи.

Развитие финансово-аналитических программ вызвано необходимостью аналитической обработки учетной информации, накапливаемой в этих системах и используемой менеджерами и руководителями в повседневной деятельности для принятия управленческих решений. Использование известных экономико-математических методов, методов математической статистики, соответствующих инструментальных средств программирования в условиях жесткой конкуренции на российском рынке привело к появлению финансово-аналитических программ, позволяющих вести анализ финансового состояния и результатов деятельности предприятия. Условно такие программы можно разделить на подклассы:

системы анализа хозяйственной деятельности предприятия

и системы для работы с инвестиционными проектами.

ИС данного класса должны осуществлять следующие функции:

анализ и оценка отдельных показателей производственно-финансового состояния объекта или предприятия по различным методикам и применение этих оценок;

экономический анализ деятельности объекта исследования, прогноз;

анализ и оценка по методикам, соответствующим международным стандартам, сравнение показателей деятельности отечественных и зарубежных фирм;

расчет вариантов бизнес-планов, ранжирование вариантов по приоритетам пользователя;

расчет дополнительных показателей по алгоритмам пользователя;

одновременное использование большого числа показателей, включение в анализ различных факторов как экономического, так и неэкономического характера;

использование статических и динамических вариантов сравнения элементов анализа;

табличное и графическое представление информации.

В целях удовлетворения сложившегося спроса на рынке финансово-экономического программного обеспечения подобные программы можно использовать как самостоятельно для оценки, управления и расширения бизнеса на предприятии, так и в комплексе с уже существующими системами в качестве приложения к ним.

Методика выбора программ автоматизации бухгалтерского дела

Работа бухгалтерии любой фирмы сводится не только и не столько к хранению данных об имуществе и обязательствах предприятия, но и в главную очередь к формированию на основании этих данных бухгалтерских отчетов различного уровня сложности. Естественно, такую работу можно проделать, используя только различные программные продукты, предназначенные для удобного хранения данных - базы данных или, в простом случае, электронные таблицы, однако одним из основных требований к бухгалтерскому учету (согласно закону о бухгалтерском учете) является документальное обоснование каждой бухгалтерской операции [1гл.2]. Поэтому актуальным для приложения, реализующего автоматизацию работы бухгалтерии, является удобный интерфейс, позволяющий создавать все основные типы документов, применяемые на предприятии. Однако для того чтобы иметь такую пользовательскую оболочку, требуется огромный объем работы программистов. Поэтому создание собственных бухгалтерских приложений каждым предприятием в отдельности часто не является рентабельным. В этой связи широкое распространение получили специализированные бухгалтерские программы, облегчающие работу программистов по настройке и созданию бухгалтерских документов и отчетов. Термин бухгалтерские программы требует некоторого пояснения. Сейчас бухгалтерских программ в чистом виде практически не осталось. Классический российский бухгалтерский комплекс состоит из следующих компонентов:

план счетов,

журнала проводок (операций),

журналов ордеров,

главной книги,

отчетов по аналитическим счетам,

баланса,

форм финансовой отчетности,

кассы,

банка

Современные бухгалтерские системы, как правило, дооснащаются модулями: склад, реализация основных средств и т.д. При вводе первичных документов в такие системы большая часть бухгалтерских проводок генерируется автоматически.

Ажиотажный спрос на вычислительную технику и, следовательно, на программное обеспечение привел к появлению многочисленных фирм и просто отдельных разработчиков, которые создавали программы автоматизации отдельных участков бухучета без методической проработки и комплексного подхода.

Все современные бухгалтерские программы основаны на создании документооборота предприятия. Процесс работы с бухгалтерской программой представляется так. Пользователь вводит в программу первичные документы, которые обрабатываются программой. Результатом этой обработки являются сформированные хозяйственные операции. Каждая хозяйственная операция представляет собой набор бухгалтерских проводок. Таким образом, главная цель автоматизации бухгалтерских задач - обеспечение автоматического формирования хозяйственных операций, а также обеспечение удобного хранения и анализа бухгалтерской информации.

Одной из первых таких разработок была программа «Финансы без проблем» (фирма «Хакер дизайн», г. Мариуполь). Позже появились пакеты программ «Турбо-бухгалтер» (фирма «Диц», г. Москва), «1С: Бухгалтерия» (фирма «1С», г. Москва) и другие. В то же время начали разрабатываться программы для предприятий среднего бизнеса и бюджетных организаций (ЦИТ «Парус»), крупных предприятий с большой номенклатурой материальных ценностей (фирма «Инфософт»).

Современное состояние рынка программ автоматизации бухгалтерского учета определяется потребностью комплексного учета и анализа финансовой деятельности всего предприятия. На первый план выходят крупные многопользовательские системы, основанные на современных системах связи и обработки информации, которые позволяют коллективу бухгалтеров вести одновременно взаимосвязанные участки учета, а руководству предприятием возможность дают оперативного доступа к достоверной информации и принятию компетентных управленческих решений.

Множество разработчиков предлагают воспользоваться их программным обеспечением для ведения бухучёта. Пользователи уже давно по достоинству оценили преимущество автоматизированного документирования. И теперь каждое предприятие нуждается в собственном инструменте для работы. Как выбрать из всего разнообразия именно то, что действительно будет полезным? При выборе следует опираться на нужды организации, если это малый или средний бизнес, бухгалтеру будет достаточно программы с заранее установленными настройками и схемами, которые не меняются. Для наилучшей оптимизации утилит на отдельных предприятиях рекомендуется обратить внимание на настраиваемые версии. Программа реформирования бухгалтерского учёта предполагает использование предприятиями разных методов формирования отчётности. В связи с этим возникает потребность в нескольких видах программ в зависимости от формы организации юридического лица. Выполнить некоторые задачи бухучёта помогают бесплатные программы. Необходимо понимать, что среди них нет комплексного решения для автоматизации всех его областей. Они не являются универсальными. И созданы лишь для определённых видов деятельности и задач.

Анализ программного обеспечения

Бесплатное программное обеспечение для бухгалтерского учета может быть очень полезным для решения определённых проблем (особенно для налоговой отчётности), а также послужит прекрасным помощником для небольших предприятий. Более подробно данные продукты можно рассмотреть в таблице 2.1.

Таблица 2.1. - Бесплатные программы для бухгалтерского учета

Название	Для каких целей	Преимущества
«Налогоплательщик ЮЛ»	Для подготовки форм бухгалтерской и налоговой отчётности	Возможность сохранения готовых форм в формате XML. Автозаполнение, выявление ошибок. Возможность вести сразу несколько компаний
«Инфо-предприятие»	Учёт малого бизнеса (не более 100 работников)	Изменение настроек, обновление через интернет отчётных алгоритмов и форм
«Инфо-бухгалтер 10.2»	Для ОРН, УСН и небольших предприятий	Складской и кадровый учёт, расчёт заработной платы, отсутствие ограничений по количеству работников
«Учёт расчётов и денежных средств» (стартовая версия)	Все компании и УСН	Проводки, отчётность, карточки аналитического учёта
«Бизнес Пак»	Все компании	Для оформления первичной документации
«Упрощёнка»	Расчёт единого налога физических и юридических лиц	Автоматическое формирование налоговой декларации, квитанций оплаты в банке, позволяет рассчитать налог по ставке 6 % и 15 %

Грамотно организованный учёт, несомненно, положительно отражается на управлении предприятием и его развитии. Как правило, лучшие комплексные системы для его ведения при помощи ПО являются платными лицензированными продуктами. Это программное обеспечение имеет не только широкий спектр выполняемых действий, но и качественное обслуживание и постоянное обновление баз данных.

Фирма «1С», система «1С: Бухгалтерия». На сегодняшний день это самый известный и продаваемый продукт в России. Популярность этой программе обеспечили мощная реклама, развитая дилерская сеть, невысокая цена и грамотная маркетинговая стратегия. Основные возможности системы легко укладываются в схему «проводка-главная книга-баланс». В базовый комплект поставки входит некоторый набор заполняемых форм первичных документов, которые при необходимости можно перенастроить, изменить форму и алгоритм заполнения. Для этого надо воспользоваться внутренним макроязыком, освоение которого требует некоторой квалификации. В целом программу «1С: Бухгалтерия» можно отнести к подклассу инструментальных систем для квалифицированного бухгалтера малого предприятия, поскольку она требует некоторой настройки для дальнейшего индивидуального пользования. Хотя базовые компоненты недоступны пользователю, функциональные конфигурации, написанные на встроенном языке, полностью доступны для модификации. Это предоставляет пользователям возможность быстро и эффективно модифицировать конфигурацию, с которой работает предприятие, вводить в нее новые задачи, документы, системы учета, подстраиваться под изменение законодательства. Для этого, конечно, требуется работа программистов, знающих встроенный язык среды «1С:Предприятие» и ее систему взаимосвязанных компонентов.

В новой версии «1С:Бухгалтерии 8.0» значительно расширены возможности ведения планов счетов, поддерживается ведение многомерной аналитики, реализована двухуровневая система регистрации информации о движении средств, производится объединение вводимых проводок в операции, реализован единый механизм построения отчетов. В новой версии имеются более мощные средства для организации работы «от документа», которые сочетаются с развитыми режимами ручного ввода операций (работа с журналом операций и проводок, типовые операции). В системе версии 8.0 присутствует весь стандартный набор сервисных возможностей системы. Типовые конфигурации программы «1С:Предприятие» представлены такими законченными решениями как «Бухгалтерский учет», «Зарплата и кадры», «Торговля и склад», «Производство». Кроме того, существуют типовые конфигурации для самых разных видов деятельности, в том числе «Автосервис», «Строительство», «Бюджетное управление», «Финансовый анализ», «Производственный учет», «Бухгалтерия для бюджетных предприятий», «Гостиница» и другие. Количество предлагаемых типовых решений на платформе «1С» значительно превышает возможное количество типовых решений на базе любой другой системы.

Корпорация «Галактика-Парус» предлагает программу «Парус» под Windows. Разработка предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различного профиля деятельности. Она позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Для автоматизации крупных корпоративных пользователей разработан программный комплекс «Парус 97», в котором помимо стандартных модулей добавились две новые подсистемы «Консолидация учета» и «Обработка авизо». Применение данных подсистем дает возможность решать вопросы построения единого информационного поля для российских холдингов и объединений, а также автоматизировать различные бизнес-процессы компании со сложной, многоуровневой, территориально-распределенной структурой управления. Программа «Парус» для SQL-сервера или Oracle является открытой системой, и ее функции могут расширяться с помощью прямого обращения к SQL-серверу и к базовым функциям программы.

Система «БЭСТ» является в первую очередь торговой системой, но, тем не менее, обеспечивает автоматизацию всех основных участков учета на предприятии (ведение расчетных счетов, кассы, расчетов с подотчетными лицами, учет основных средств и материалов, расчет зарплаты) и может быть успешно использована для автоматизации предприятий любого профиля. Интерфейс системы направлен на пользователя, благодаря чему, большинство настроек может быть выполнено самостоятельно пользователем, без привлечения специалистов фирмы-разработчика. Стоит отметить, что «БЭСТ» является закрытой системой и пользователем не может внести изменения. Компания-разработчик сама проводит модификацию базовых модулей, приспосабливая их к специфике конкретного предприятия. Это дорогостоящий процесс, который нередко вызывает трудности сопровождения и обновления версий.

Один из ведущих российских автопроизводителей ООО «Ульяновский автомобильный завод» в 2012 году открыл проект по ведению бухгалтерского учета в системе «1С УПП» фирмы «1С». Начиная с 2014 года, учет в программе 1С ведется в полном объеме, что отражено в учетной политике организации. Ввод первичной информации в информационных системах с первичных документов на бумажном носителе осуществляется, на автоматизированном рабочем месте пользователя, с последующим формированием регистров бухгалтерского учета в соответствии с утвержденным графиком документооборота.[2, гл.2, п.2.3]

Чтобы выйти на новый уровень эффективности, с 2014 года начался проект внедрения "1С:ERP Управление предприятием 2.0". Одним из важнейших условий дальнейшего повышения эффективности деятельности является совершенствование процессов управления производством. В настоящий момент на "Ульяновском автомобильном заводе" реализуется проект по разработке и внедрению мероприятий на базе "1С:ERP Управление предприятием 2.0" в части задач:

актуализации нормативно-справочной информации,

формирование подетального плана производства,

оперативного управления производством,

планирования закупок, графика поставок комплектующих и графика расчетов с поставщиками,

расчет нормативной себестоимости продукции.

В дальнейшем автопроизводитель планирует развивать системы управления производством в соответствии с концепцией «бережливого производства» и тиражировать результаты проекта на все производственные предприятия холдинга. [3]

Организация автоматизированного рабочего места бухгалтера

В настоящее время рынок технических средств предполагает широкий выбор персональных компьютеров различной конфигурации на базе микропроцессоров (Intel Pentium, AMD). Они обладают высоким быстродействием, большой емкостью постоянной, оперативной и внешней памяти. При совмещении с различными видами мониторов, печатающих устройств, в том числе наиболее совершенных лазерных и струйных принтеров, сканеров и т. д., персональные компьютеры обеспечивают формирование первичных документов и учетных регистров, что дает возможность организовать автоматизированное рабочее место (АРМ) с использованием диалогового режима. АРМ организуется на базе персонального компьютера (ПК), который может использоваться либо автономно, либо во взаимосвязи с другими ЭВМ:

в первом случае организуется АРМ с замкнутым циклом обработки данных;

во втором информационный обмен обеспечивается между отдельными АРМ на уровне документа или автоматический информационный обмен на уровне создания локальной вычислительной сети.

При проектировании и создании АРМ бухгалтера можно выделить два основных вида обеспечения: техническое и программное. Стадия технического обеспечения - приобретение персонального компьютера и создание условий для его рационального и эффективного применения. Программное обеспечение - это тот инструментарий, с помощью которого бухгалтер на своем рабочем месте, оснащенном ПК, может вести весь процесс обработки данных, начиная с ввода в машину информации и заканчивая получением регистров бухгалтерского учета.

С вводом в эксплуатацию АРМ бухгалтера на базе ПК происходит распределение функций и операций между бухгалтером и персональным компьютером. Бухгалтер выполняет операции:

по сбору первичных документов;

контролю их достоверности;

подготовке для машинной обработки;

вводу данных в ПК и записи их на носители;

управлению их обработки на машине;

получению регистров выходной информации;

контролю, анализу и регулированию расчетов

Все вычислительные процессы и группирование операций, выборку, формирование и хранение информационных массивов, а также печать выходных ведомостей выполняет ПК.

Кроме того, использование в качестве технического средства АРМ бухгалтера современных ПК дает возможность одновременно с децентрализованной обработкой учетных данных обеспечить интеграцию информационной базы, сократить время обработки; ликвидировать разрыв во времени между хозяйственным процессом, получением первичной информации, ее обработкой и выдачей итоговой информации.

Локальные сети обеспечивают доступ к более мощным ЭВМ и общим базам данных, а также распределение баз данных по сети. Локальные сети могут иметь различную типологию построения, объединять однотипные и разнотипные ЭВМ: наиболее часто используется так называемая звездообразная организация локальной сети, когда одна микро-ЭВМ выполняет роль управляющей и к ней подключаются подчиненные АРМы на базе микро-ЭВМ. Таким образом, можно организовать многоуровневую систему обработки данных на базе использования различных типов ЭВМ и операционных систем. При организации АРМ бухгалтера используются также сети с кольцевым подключением микро-ЭВМ или через общую шину. Если микро-ЭВМ кольцевой сети выполняет управляющие функции, то она может обеспечить информационно-вычислительное обслуживание определенного участка учета. Объединение микро-ЭВМ в локальную вычислительную сеть в пределах одного предприятия дает возможность использовать их в качестве средства построения взаимосвязанных АРМ, обеспечивающих полную автоматизацию бухгалтерского учета. АРМ бухгалтера организуется по функциональному признаку и охватывает участки учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций; затраты на производство готовой продукции, а также сводный учет и отчетность.

Для установки и эксплуатации программы «1С: Бухгалтерия» компьютер должен иметь:

-операционную систему Windows;

-процессор Intel-80386DX или выше:

-оперативную память не менее 4 Мбайт

-жесткий диск (используется около 4 Мбайт)

-накопитель на гибких магнитных дисках

-принтер

-дисплей

Для предотвращения возможности незаконного тиражирования «1С: Бухгалтерия» предоставляется пользователям в защищенном от копирования виде (ключевая дискета, аппаратный ключ и др.)

Разработка мероприятий по переходу на автоматизированную систему учета

Множество разработчиков предлагают воспользоваться их программным обеспечением для ведения бухучёта. Пользователи уже давно по достоинству оценили преимущество автоматизированного документирования. И теперь каждое предприятие нуждается в собственном инструменте для работы. Как выбрать из всего разнообразия именно то, что действительно будет полезным?

К выбору бухгалтерской программы следует подходить чрезвычайно серьезно, ведь отказаться от нее и перейти на другую более совершенную программу, если вы уже успели занести множество сведений в информационную базу, бывает сложно. Большинство производителей бухгалтерских программ предлагают множество разнообразных вариантов программ, поэтому выбор нужной версии усложняется. Начинать работу с бухгалтерской программой удобнее всего с начала года или с момента образования предприятия. В противном случае придется ввести всю необходимую информацию за предыдущие месяцы, чтобы программа смогла правильно работать. При выборе системы автоматизации бухгалтерского учета следует помнить о критериях оценки эффективности, внедрения бухгалтерской автоматизированной системы на предприятии. Система должна уметь выполнять все основные операции учета на предприятии, а также, возможно, некоторые специфические, характерные для конкретных типов предприятий (торговых, страховых, посреднических и т.д.). Сформированы пять правил выбора информационной системы.

Правило 1. Система должна быть понятной. Важнейший критерий выбора системы -- это возможность понимания принципов ее работы конкретным бухгалтером или другим специалистом.

Правило 2. Система должна быть удобной. Следующий важный момент при выборе системы -- удобный интерфейс пользователя. Поскольку на компьютерах работают люди разных специальностей, они имеют различные квалификацию, стаж работы, возраст. Именно поэтому нельзя говорить о том, что данная система удобна для работы в целом. Конкретный пользователь должен определить степень удобности автоматизированной системы для себя, и эта оценка должна быть решающей.

Правило 3. Система должна быть надежной. В принципе любая система ненадежна, так как компьютер воспринимает абсолютно одинаково как миллионы долларов, так и копейки: любая информация для компьютера -- не более чем последовательность электрических сигналов или, если перевести на язык информатики, нулей и единиц. Система должна отслеживать все виды случайных ошибок, нарушающих ведение учета, в ней должны быть предусмотрены средства защиты от случайной или намеренной порчи информации.

Правило 4. Система должна быть адекватной. Российская экономика характеризуется обилием изменений в правилах бухгалтерского учета и отчетности. В этих условиях приобретаемая автоматизированная система достаточно быстро может оказаться неадекватной текущему положению дел. Наиболее приемлемым будет решение, смысл которого заключается в посто-янном или периодическом сопровождении системы со стороны работников фирмы-разработчика.

Правило 5. Разработчик должен быть «солидным». Оценка солидности фирмы по обилию рекламы или активности на выставке не всегда может оказаться правильной, поэтому представляется целесообразным собрать о ней дополнительную информацию. Критерием оценки солидности фирмы-раз-работчика может служить:

* стаж работы фирмы на рынке;

* количество проданных копий или внедрений системы (всего и за последний год);

* цена системы (очень низкие и очень высокие цены одинаково опасны);

* наличие или отсутствие поддержки системы, виды поддержки («горячая линия», консультации в офисе фирмы, выездные консультации, службы внедрения и т.д.);

* наличие или отсутствие учебных центров;

* отзывы пользователей, уже купивших такую систему;

* другая деятельность фирмы.

Для того, чтобы перевод бухгалтерии на автоматизированную систему учета был эффективен и дал результат, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов.

Этап I. Оптимизация бухгалтерского учета. Современные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а именно:

Применяемый план счетов и использование конкретных счетов.

Применяемая аналитика по различным счетам.

Использующиеся типовые проводки для отражения хозяйственных операций.

Формы и содержание первичной документации.

Формы учетных регистров.

Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета. Для проведения такой оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главбух. Многие фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что их сотрудники прекрасно разбираются в самих программах, а не в бухучете, и автоматизируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и оставляя старые ошибки.

Этап II. Выбор масштабов автоматизации. Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, автоматизируют полностью, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, имеется большой документооборот, много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следует решить:

Какие разделы автоматизировать, а какие - нет. Например, если в отделе сбыта есть своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то делать то же самое в рамках бухучета не стоит, бухгалтерия может ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, значит, какие-то разделы неизбежно будут вестись на бумаге.

В каком порядке автоматизировать разделы. Практика показывает, что при большом объеме работ по автоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать результат, затем переходить к другому разделу и так далее, а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится перенастраивать, чтобы он совмещался с другими. В большинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала хозяйственных операций, расчета налогов и составления отчетности, то есть работы главного бухгалтера.

Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый на своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер, что будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

Этап III. Постановка задачи. Когда определено, что будет изменяться в бухучете, какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться, следует четко определить, что автоматизированный бухучет будет давать на выходе (первичные документы, учетные регистры для бухгалтерии, регистры и информацию для внутренних нужд предприятия, бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам). Постановка задачи состоит в том, что фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, а также требования к ним. Например: в накладных на отпуск товаров в одной фирме требуется наличие долларового эквивалента цене, в другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей то и другое. Отделу сбыта может потребоваться ведомость отгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки. Если не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации).

Этап IV. Выбор программного средства. Только тогда когда спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. Те программные продукты, которые продаются и рекламируются сейчас в России - хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбрать оптимально подходящий для конкретного предприятия программный продукт. Начинать нужно с определения трех критериев:

объем автоматизации (малая или крупная организация)

под какой операционной системой будет работать программа

сетевая будет программа или нет

Все распространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых. Работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии немыслима в несетевом режиме.

Этап V. Вопросы техники. Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Важна мощность (производительность) компьютера, которая зависит от нескольких его переменных параметров, называемых вместе «конфигурация компьютера». Еще один технический вопрос - это вопрос установки компьютерных сетей, который встает, если внедряется сетевая программа. Существует большое количество различных типов сетей, сильно отличающихся по стоимости дополнительных аппаратных и программных средств для функционирования сети.

По окончании этапов подготовки начинается этап обучения персонала работе с программой.

Обучение первого уровня. Это обучение персонала бухгалтерии текущей работе с программой: ведению хозяйственных операций, распечатке первичных документов, составлению учетных регистров и отчетности. Работать в программе должен уметь каждый бухгалтер, рабочее место которого автоматизировано. Эффективной является только та автоматизация, при которой бухгалтера работают "в режиме реального времени, что и является конечной целью обучения первого уровня.

Обучение второго уровня. Когда программа настроена и сотрудники обучены, можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет один из двух фактов (или оба вместе):

-изменится характер хозяйственной деятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или автоматические проводки по типовым операциям

- изменятся формы бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и надо будет производить перенастройку этих форм, создаваемых программой.

Следует, отметить, что большинство фирм-производителей широко распространенных программных продуктов пристально следит за изменением форм отчетности и своевременно предлагает пользователям своих программ новые формы, но, тем не менее, даже новую форму на практике приходится перенастраивать с учетом специфики плана счетов и типовых проводок на своем предприятии; во-вторых, могут измениться формы по расчетам местных налогов, которые московские разработчики программ по понятным причинам рассылать не могут. В такой ситуации требуются более глубокие знания программы, позволяющие не только выполнять на ней текущую работу, но и производить перенастройку программы на изменения, обучение этому и есть обучение второго уровня. С учетом того, что средства настройки в бухгалтерских программах предельно просты, рассчитаны на бухгалтера, а не на программиста, к ним имеются подробные инструкции и обучиться им несложно, практически во всех случаях. Следует, также, отметить, что обучение второго уровня в организациях, где в бухгалтерии работают несколько человек необходимо проходить не всем, а, как правило, лишь главному бухгалтеру - ведь только он принимает решения об изменениях в системе ведения бухучета и производит эти изменения.



Заключение

В настоящее время общество переживает очередной этап своего развития - переход к постиндустриальной форме общественно-экономических отношений. На данном этапе информационные технологии становятся неотъемлемой частью любой формы общественных отношений - общество переходит от традиционных форм производства к производству знаний, информационных средств. Для успешного осуществления такого перехода необходимо непрерывное развитие и совершенствование взаимодействия пользователя (человека) и «машины» - информационной системы. Конечной целью такого развития должно стать создание системы коммуникаций и единого всемирного информационного пространства, охватывающего все области деятельности человека во всех уголках земного шара.

Это же развитие может быть «спроецировано» в масштабе отдельного предприятия или транснациональной корпорации. Создание единой корпоративной информационной системы, объединяющей все информационные службы и системы, функционирующие независимо в рамках организации, должно сопровождаться качественными изменениями, охватывающими все аспекты деятельности как информационных систем, так и структурных подразделений организации.

Работники корпорации должны выработать у себя определенную модель поведения и мышления, при которой информация, ее сбор, накопление, анализ и использование должны стать неотъемлемым и даже ключевым компонентом их деятельности, от продуктивности которого будет зависеть их профессиональный успех и, как следствие, успешность деятельности фирмы. Работники должны быть высококлассными специалистами в различных областях информационных технологий - программном обеспечении, технических средствах (их производстве и обслуживании), организационном и методическом обеспечении, и не просто знать теоретические основы, а ориентироваться в постоянно развивающихся технологиях и уметь применять свои знания на практике. Специалист должен непрерывно совершенствовать свои навыки, осваивать новые методы и средства работы, быть в курсе новейших разработок и тенденций в развитии информационных технологий - посещать выставки, научно-практические конференции и семинары, читать периодическую литературу, посвященную данной области. Только в этом случае ему удастся избежать «застоя» и постоянно оставаться на переднем крае научно-производственной жизни общества.

Аналогичным образом должно вести себя и предприятие, желающее иметь устойчивые преимущества перед конкурентами, ведь ни для кого не секрет, что в современных условиях организация, активно изучающая, внедряющая и грамотно использующая новейшие информационные технологии, находится в заведомо более выгодном положении на рынке, чем конкурирующие фирмы, не уделяющие информационным технологиям должного внимания. Руководство предприятия должно способствовать как развитию материально-технологической базы предприятия (производить закупку, установку современных информационных технологий), так и обучению и тренингам персонала. Информационные технологии должны вводить в стратегию развития и управления предприятия. В этом случае затраты на внедрение информационных технологий и систем и тренинг персонала не только будут окупаться в кратчайшие сроки, но и приносить существенную прибыль.



Список использованных источников

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.11.

2. «Учетная политика для целей ведения бухгалтерского учета ОАО «УАЗ» на 2014 год», утверждена приказом №663 от 25.12.13.

3. Исаев Г. Н., Информационные системы в экономике: учебник для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальностям "Финансы и кредит", "Бухгалтерский учет, анализ и аудит" / Г.Н. Исаев. - 6-е изд., стер. - Москва: Омега-Л, 2013. - 462 с. : ил. ; 22 см. - (Высшее экономическое образование: ВЭО). - Библиогр.: с. 451-454 (71 назв.). - Алф.-предм. указ.: с. 455-462

4. http://www.tadviser.ru/index.php «Целевой ИТ-ландшафт до 2019 года УАЗ»

Размещено на Allbest.ru