Бухгалтерская документация

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Документация как элемент метода бухгалтерского учета, ее сущность и значение

Документация является элементом метода бухгалтерского учета и представляет собой способ оформления хозяйственных операций. Бухгалтерский учет является строго документальным, т.е. каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который является носителем первичной учетной информации. Бухгалтерский документ - это деловая бумага, которая является письменным свидетельством о факте совершения хозяйственной операции или о праве ее совершения, подписанное уполномоченными лицами. Бухгалтерские документы имеют: бухгалтерский баланс учет финансовый

· экономическое значение - являются источником данных для учета хозяйственных операций;

· юридическое значение - определяют правомерность совершения хозяйственных операций

· контрольное значение - используются при контрольно-ревизионной работе.

К бухгалтерским документам предъявляется ряд требований:

1. доброкачественность - в документах не должно быть помарок, подчисток;

2. достоверность - в документах отражаются только те операции, которые действительно имели место;

3. своевременность - документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее совершения.

Первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, т.е. необходимые показатели, которые характеризуют хозяйственную операцию, отраженную в документе, и придают документу юридическую силу. Без обязательных реквизитов документ считается недействительным. В соответствии Федеральным законом № 402-ФЗ к обязательным реквизитам относятся:

1. наименование документа;

2. дата составления документа;

3. наименование экономического субъекта, составившего документ;

4. содержание факта хозяйственной жизни;

5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6. наименование должности лиц, совершивших операцию и ответственных за правильность ее оформления, а также их подписи с указанием фамилий и инициалов.

В бухгалтерские документы могут быть включены дополнительные реквизиты: печати, штампы, адрес предприятия, основание для совершения хозяйственной операции и другие

В настоящее время перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем предприятия по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которые оформляют операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлены при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

В соответствии с законом, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В ряде случаев предусматривается вместе с электронным документом предоставлять его копию на бумажном носителе.

Своевременное и качественное оформление учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных, обеспечивают лица, которые составили и подписали эти документы.

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или иными правовыми актами. Исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ с указанием их фамилий и инициалов. Например, исправления в банковских и кассовых документах не допускаются.

Документы организации могут быть изъяты, например, органами дознания, следствия, прокуратуры, налоговыми инспекциями: в этом случае изготавливаются их копии, которые включаются в документы бухгалтерского учета.

Распорядительные документы содержат распоряжение на совершение хозяйственной операции. Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии для оформления бухгалтерских записей. Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных (исполнительных) документов. Например, платежная ведомость или расходный кассовый ордер, с одной стороны, являются распоряжениями на выплату денежных средств из кассы определенным лицам, а, с другой, - подтверждением получения указанными лицами соответствующих денежных средств.

Первичные документы непосредственно оформляют операцию в момент ее совершения, т.е. содержат сведения об одной хозяйственной операции. Сводные документы составляются на основании нескольких первичных документов, т.е. содержат сведения о нескольких хозяйственных операциях (авансовый отчет, отчеты кассиров).

Внешние документы составляются вне предприятия. Внутренние документы составляются и используются на предприятии.

Разовые документы составляются отдельно по каждой хозяйственной операции, и после ее совершения передается в бухгалтерию. Накопительные документы отражают несколько хозяйственных операций за определенный период времени. Итоги по накопительным документам выводятся в конце установленного периода и передаются в бухгалтерию.

Типовые (унифицированные) документы предназначены для оформления определенных хозяйственных операций на предприятиях всех форм собственности. Специализированные документы разрабатываются самим предприятием или отраслевыми органами для подведомственных предприятий.

Для отражения в учетных регистрах бухгалтерские документы проходят в бухгалтерии несколько стадий обработки:

1. проверка. Проверяется наличие обязательных реквизитов, приложений и т.д. и соответствие документа установленной форме. Проверяется законность и целесообразность хозяйственной операции. Осуществляется арифметическая проверка;

2. таксировка. Производится расценивание документа, т.е. умножение количества на цену;

3. группировка. Документы собираются за определенный период по однородным признакам, например, кассовые документы. При необходимости составляются сводные ведомости бухгалтерского оформления;

4. контировка. Составляется бухгалтерская проводка, которая может также проставляться на самом документе.

Движение документов в бухгалтерском учете, которое называется документооборотом, включает несколько этапов: создание или получение документов от других юридических и физических лиц, принятие к учету, обработка и передача в архив. На каждом предприятии должен быть утвержден график документооборота, т.е. порядок составления и обработки документов. Он разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. В графике указывается:

· перечень всех документов;

· кто и в какие сроки составляет документы;

· куда и когда предоставляются документы;

· кто обрабатывает документы.

После истечения определенных сроков документы сдаются в архив. Их оформляют в виде папки с определенным заголовком, которая переплетается и называется «ДЕЛО». На титульном листе указываются: наименование организации, название дела, отчетный период, общее количество листов в деле, сроки хранения документов.

2. Значение бухгалтерского баланса

Бухгалтерский баланс - одни из основных элементов метода бухгалтерского учета. Бухгалтерский баланс - главная форма отчетности - составляется предприятиями и организациями независимо от вида деятельности и форм собственности, объемов оборота и численности.

Обязанность составления бухгалтерского баланса всеми предприятиями и организациями установлена Законом о бухгалтерском учете.

Бухгалтерский баланс составляется на основании данных бухгалтерского учета на 1-е число каждого месяца, а за квартал, полугодие, девять месяцев и год в целом в установленные сроки представляется в налоговые органы и ряд других организаций.

Баланс отражает не только количественные (суммарные), но и структурные изменения в составе средств. Это свидетельствует о той чрезвычайной роли, какую играет баланс в хозяйственной деятельности предприятия.

Отражая состояние средств в обобщенной их совокупности на тот или иной момент, баланс раскрывает структуру средств и источников в разрезе их видов и групп, удельный вес каждой группы, и взаимосвязь и взаимозависимость их между собой. Данные баланса служат основой для выявления важнейших показателей, характеризующих деятельность предприятия и его финансовое состояние, к примеру, обеспеченность средствами, правильность их использования, оптимальность размеров материальных запасов, соблюдение финансовой дисциплины, рентабельность работы и т.п.

Сигнализируя о тех или иных отклонениях в хозяйственной работе и финансовом состоянии предприятия, баланс служит в то же время основой для выяснения причин этих отклонений и определения мероприятий, необходимых для их устранения. Так, например, на основе данных баланса может быть выявлена необходимость привлечения новых средств, пополнения материальных запасов, реализации скопившейся продукции, мобилизации внутренних ресурсов и т.п.

Особенно важное значение приобретает баланс для контроля и более глубокого изучения хозяйственной деятельности и финансового состояния предприятия. Обработанный аналитическими методами баланс становится одним из важнейших документов, раскрывающих внутренние взаимосвязи между всеми элементами хозяйственной деятельности предприятия. Он выявляет соответствие фактического использования средств их целевому назначению и обеспечивает возможность более точного определения степени целесообразности их использования.

Кроме того, благодаря сжатой и компактной форме, баланс является удобным и наглядным документом, он дает законченное и цельное представление о тех изменениях, которые произошли в нем за тот или иной период. Последнее достигается сравнением баланса на данный момент с предыдущими балансами, а также на начало и конец года.

Итак, значение баланса в хозяйственной деятельности предприятия можно кратко охарактеризовать так: бухгалтерский баланс является одним из важнейших средств руководства и контроля хозяйственной деятельности и анализа финансового состояния предприятия.

Список использованной литературы

1.Васильчук. О.И., Савенков Д.Л. Бухгалтерский учет и анализ [Электронный ресурс]: Учебное пособие / О.И. Васильчук, Д.Л. Савенков; Под ред. Л.И. Ерохиной. -М.: Форум, 2011. -496 с.-(Высшее образование).

2. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях [Текст]: учебное пособие / Т.А. Полещук, О.В. Митина. - М: Вузовский учебник, ИНФРА-М, 2011. -151с.

3.Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет [Текст]: учебник/ Н.П. Кондраков. -5-е изд., перераб. и доп. -М.: ИНФРА-М, 2008. -717 с. -(Высшее образование).

4.Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет [Текст]: учебник для вузов / Ю.А. Бабаев [и др.] -М.: Велби, Проспект, 2006. -392 с.: граф.

Размещено на Allbest.ru