Реквизиты документа, их назначение и оформление

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

на тему: «Реквизиты документа, их назначение и оформление»



ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования данной курсовой работы заключается в том, что в современное время требованиям к оформлению документов придается особое значение: активно разрабатывается законодательная база, а также нормативно-правовые документы, авторы которых стремятся эффективно отразить основные принципы работы с документами, выбрав своей главной целью разработку единого свода правил документирования деятельности организаций.

На сегодняшний день работе с документами и информацией в экономически развитых государствах уделяется большое внимание. Качество и эффективность работы предприятий во многом определена умением должностных лиц оформлять и составлять документы. В сущности, организация работы с документами выступает координирующим центром структурного подразделения, что означает грамотное оформление переписки, подготовку телефонных разговоров и многое другое.

Каждый документ содержит ряд составных элементов, которые получило название реквизитов (автор, адресат, наименование, дата, подпись, текст и др.)

Проведенный анализ по вопросам показал, что, невзирая на огромный объем исследований по смежным направлениям данным проблемы, наблюдается весьма слабая разработанность проблемы управления документацией.

Например, недостаточно разработаны вопросы о взаимосвязи реформ делопроизводства и государственного управления, роли государственного регулирования документальной среды. Кром того, требуют более глубинного системного изучения терминологические аспекты документа, а также его эволюции под воздействием технических и социальных факторов.

Сегодня отсутствует комплексное и всестороннее исследование проблемы управления документацией с учетом анализа всех новых внедряемых информационных технологий.

Предметом исследования в курсовой работе является понятие реквизитов документа как основы укрепления аппарата управления и важного элемента его стабильности. Объектом исследования в курсовой работе выступает надлежащее оформление документации в соответствии с приведенными целями.

Целью исследования в курсовой работе выступает исследование реквизитов документа, их назначения и оформления. В соответствии с поставленной целью был предложен ряд задач:

-изучить понятие и состав реквизитов документов;

-осветить основные требования к оформлению реквизитов документов;

-проанализировать понятие бланков документов и их основные виды;

-исследовать требования к оформлению бланков документов.

Нормативно-правовой основой для написания курсовой работы выступили Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также Постановление Госстандарта РФ «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».

Теоретической базой для написания курсовой работы послужили труды таких отечественных авторов, как Андреева В.И., Березина Н.М., Воронцова Е.П., Крылов И.Ю., Лагутин Т.М., Сагиян С.Г., Спивак В.А., Стенюков М.В., Теплицкая Т.Ю., Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. и другие.

Цель и задачи курсовой работы определили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух частей, заключения, списка источников и литературы.



ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИЗУЧЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

1.1 Понятие и состав реквизитов документов

Каждый документ включает в себя ряд составляющих элементов, которые получили название реквизитов (автор, наименование, текст, адресат, подпись, дата и др.)

Реквизиты документа (от лат. «requisitum» - «необходимое») представляют собой совокупность обязательных сведений, предусмотренную действующим законом или правилами для документов, без которых они не служат основанием для совершения операций, а также отсутствие которых лишает документ юридической силы. [3]

Таким образом, реквизит документа является обязательным элементом оформления документа.

Вся совокупность реквизитов, а также схема их расположения в документе образуют собой так называемый формуляр документа.

Конкретный состав реквизитов, использующихся при оформлении и подготовке организационно-распорядительных документов, закреплен в ГОСТе Р 6.30-2003 под наименованием «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Также ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает конкретные требования к процедуре оформления реквизитов, выделяет реквизиты, которые необходимо использовать в процессе изготовления бланков документов, а также закрепляет схемы расположения реквизитов в документе.

Данным ГОСТом установлены следующие реквизиты, представленные в таблице 1.1 [2], которые применяются при подготовке и непосредственном оформлении организационно-распорядительных документов:



Таблица 1.1 - Реквизиты организационно-распорядительных документов

№ реквизита	Состав
01	государственный герб РФ
02	герб субъекта РФ
03	эмблема (логотип) организации или товарный знак
04	код организации
05	ОГРН (основной государственный регистрационный номер) юридического лица
06	ИНН / КПП (идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет)
07	код формы документа
08	Официальное наименование организации
09	справочные данные об организации
10	наименование вида документа
11	дата документа
12	номер регистрации документа
13	ссылка на дату документа и регистрационный номер
14	место составления (издания) документа
15	адресат
16	гриф утверждения документа
17	резолюция
18	заголовок к тексту
19	отметка о контроле
20	текст документа
21	отметка о наличии приложений
22	подпись
23	гриф согласования документа
24	визы согласования документа
25	оттиск печати
26	отметка об официальном заверении копии
27	отметка об исполнителе
28	отметка об исполнении документа и дальнейшем направлении его в дело
29	отметка о поступлении документа в организацию
30	идентификатор электронной копии документа

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477) определяют следующий состав реквизитов для создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документов:

1) Государственный герб РФ;

2) полное официальное наименование федерального органа исполнительной власти;

3) должность автора документа;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) точное место издания или составления документа;

7) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

8) адресат;

9) дата документа;

10) номер регистрации документа;

11) аннотация или наименование документа;

12) текст документа;

13) действующая ссылка на дату документа и исходящий номер адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования и утверждения;

16) виза;

17) оттиск печати;

18) отметка о заверении копии;

19) отметка об исполнителе;

20) указания по исполнению документа;

21) отметка о контроле и исполнении документа;

22) отметка о конфиденциальности документа;

23) отметка о поступлении документа.[1]

Следует отметить, что при оформлении документов обязательно учитывается тот факт, что разные документы состоят, соответственно, из различного набора реквизитов, а также что при непосредственном составлении документа одного вида не обязательно использовать весь комплекс реквизитов.

Например, ряд реквизитов являются взаимоисключающими между собой («Справочные данные об организации» и «Название вида документа»). Так, реквизит «Справочные данные об организации» подлежит указанию исключительно в письмах, а наименование вида документа при этом на бланке письма не обязательно.

Количество реквизитов, которые характеризуют документы, определено действующими целями формирования и создания документа, а также его основным назначением и соответствующими требованиями к форме, способу документирования и содержанию конкретного документа.

Следовательно, для каждого конкретного вида документа можно выделить состав обязательных к использованию при его создании реквизитов.

Таким образом, все документы состоят из различного набора реквизитов, число которых обусловлено требованиями к форме и содержанию документа, целями его создания, а также его назначением.

Для большинства документов количество реквизитов строго регламентировано, а состав и число реквизитов установлены нормативно-правовыми актами. Однако, в любом случае, любая информация, которая зафиксирована на материальном носителе, в обязательном порядке должна быть оформлена с проставлением всех необходимых реквизитов. Иначе говоря, только в данном случае она становится самостоятельным документом.

Юридическая сила документа гарантируется комплексом реквизитов как обязательных и необходимых составляющих элементов оформления документа. К ним можно отнести:

-наименование автора документа;

-наименование адресата;

-дату;

-подпись;

-печать;

-гриф утверждения и т.д.

1.2 Основные требования к оформлению реквизитов документов

Государственный герб Российской Федерации располагается на бланках документов согласно постановлению о Государственном гербе РФ.

В свою очередь, герб субъекта РФ располагают на бланках документов соответственно нормативно-правовым актами субъектов РФ.

Действующая эмблема организации (логотип, товарный знак) проставляется в соответствии с Уставом на бланках организаций. Следует отметить, что эмблему (логотип, товарный знак) не помещают на бланк в том случае, если на нем уже есть Государственный герб РФ.

Код организации располагается согласно Общероссийскому классификатору организаций и предприятий. Код формы документа располагается согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации. [16]

Наименование организации - автора документа обязательно должно соответствовать ее официальному наименованию, установленному в учредительных документах.

При этом в обязательном порядке над наименованием организации помещают сокращенное название вышестоящей организации, а при его отсутствии - полное.

Наименование тех организаций субъектов РФ, которые имеют вместе с русским языком национальный язык в качестве государственного, подлежит употреблению на двух языках.

Однако, наименование организации на иностранном языке подлежит воспроизведению только в тех случаях, если оно официально закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке размещают ниже данного наименования на русском языке.

Наименование территориального отделения, филиала, структурного подразделения, представительства, организации подлежит упоминанию ниже наименования организации только в том случае, если они выступают непосредственными авторами данного документа.

Автором документа может выступать должностное лицо, являющееся представителем данной организации.

Справочные данные об организации объединяют:

-номера телефонов;

-почтовый адрес и прочие сведения.

Наименование изданного или составленного организацией вида документа в обязательном порядке регламентируется уставом, а также должно полностью соответствовать тем видам документов, которые предусмотрены УСОРД.[14]

Следует отметить, что наименование вида документа не указывают в письме.

Дата документа - это дата его утверждения или подписания (для протокола - дата проведения заседания). В том случае, если авторами документа выступают одновременно несколько организаций, то датой документа признают самую позднюю дата его подписания.

Регистрационный номер документа - это его порядковый номер, который подлежит заполнению индексом дела согласно номенклатуре дел по усмотрению организации.

Составленный несколькими организациями регистрационный номер документа включает в себя регистрационные номера документа всех организаций и подлежит записи через косую линию согласно порядку названия авторов в данном документе.

Ссылка на дату документа и регистрационный номер содержит ту дату документа и регистрационный номер, на который непосредственно дается ответ.

Место составления документа помещается только в том случае, если его определение по реквизитам затруднено.

Гриф ограничения доступа к документу упоминается на первом листе документа без кавычек. Кроме того, его можно дополнить сведениями, которые предусмотрены действующим законодательством об информации, отнесенной к конфиденциальной информации и государственной тайне.

В качестве адресата выступают организации, а также физические должностные лица и структурные подразделения.

Непосредственно наименование организации и наименование ее структурного подразделения подлежит указанию в именительном падеже.

В свою очередь, должность лица, которому адресован данный документ, подлежит указанию в дательном падеже.

В том случае, если документ отправляется одновременно в несколько типовых организаций, то данные организации указываются в обобщенном виде. [10]

Документ не должен включать в себя упоминание свыше четырех адресатов, а слово «копия» перед вторым и далее по порядку адресатами не упоминается. Кроме того, составляется реестр рассылки документов при большем количестве адресатов.

Гриф утверждения документа помещается в верхний правый угол документа.

Документ подлежит утверждению должностным лицом или издаваемым документом в обязательном порядке.

Текст резолюции наносится с наклоном пастой, которая отличается от основного текста документа по цвету. Оформление резолюции допускается на отдельном листе.

Заголовок к тексту содержит сжатое содержание документа, которое по смыслу согласуется с наименованием вида документа. Так, заголовок отвечает на такие вопросы, как:

-о ком;

-о чем и т.п.

К тексту оформленных на бланках А5 документов заголовок можно не применять.

Текст документа подлежит составлению на национальном или русском языке согласно действующему законодательству РФ и законодательству субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов составляются исключительно на русском языке при направлении их в:

-организации и (или) их объединения, которые не находятся непосредственно в ведении определенного субъекта РФ или располагаются на территориях прочих субъектов РФ;

-федеральные органы государственной власти;

- органы государственной власти субъектов РФ.

Тексты документов подлежат оформлению в виде таблиц, анкет, связного текста, а также в виде комплекса перечисленных структур.

Строки и графы таблицы должны содержать заголовки, отраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки строк и граф согласуются с заголовками.

В том случае, если таблица расположена более чем на одной странице, то ее графы должны быть в обязательном порядке пронумерованы, а на номера граф напечатаны на следующих страницах.

При формировании текста в виде анкеты все наименования признаков описываемого объекта должны быть отражены существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом множественного числа второго лица прошедшего или настоящего времени. Выраженные словесно характеристики должны быть согласованы с наименованиями соответствующих признаков.

Связный текст обычно содержит две части. Так, в первой части перечисляют цели, причины, основания составления документа, а в заключительной второй части - выводы, решения, просьбы, рекомендации, предложения. [5]

В тексте документа, составленного на основании документов иных организаций, а также изданных ранее документов, в обязательном порядке указывают их реквизиты в следующей последовательности:

-наименование документа;

-наименование автора документа (организации);

-дату документа;

-номер регистрации документа;

-заголовок к тексту.

Документ может подлежать подписанию также исполняющим обязанности должностного лица с точным указанием фамилии и занимаемой им должности. В данном случае не допускается надпись «зам» от руки, употребление предлога «за» или употребление косой черты перед наименованием должности.

Гриф согласования документа состоит следующих элементов:

-слово «СОГЛАСОВАНО»;

-должность лица, с которым документ согласовывается

-личная подпись с расшифровкой;

-дата согласования.

Факт согласования документа подлежит оформлению визой, включающей подпись визирующего, а также должность визирующего, расшифровку подписи и дату.

Визы подлежат расположению на последнем листе подлинного распорядительного документа и на копии высылаемого документа. Также возможно оформление виз на отдельном листе.

Печать служит для заверения подлинности подписи должностного лица непосредственно на тех документах, которые предусмотрены специальными нормативно-правовыми актами и служат для подтверждения прав лиц, отслеживающих связанные с финансовыми средствами факты.

При заверении соответствия подлиннику копии документа ниже «подписи» располагают следующие элементы:

- завершающая надпись «верно»;

- должность заверившего копию лица;

- личная подпись и расшифровка;

- дата заверения.

Также заверять копию документа допускается печатью, выбранной по усмотрению организации. [7]

Таким образом, рассмотрим образец организационно-распорядительного документа, составленного согласно всем основным требования к оформлению реквизитов документов, представленный на рисунке 1.1 [19]:

Рисунок 1.1 - Образец организационно-распорядительного документа



Таким образом, в представленном на рисунке образце, не указано точное местоположение каждого отдельного реквизита, однако, рабочее поле документа разделено на зоны с присвоением им наименования, соответствующих цели и назначению реквизитов, непосредственно размещаемых в них. ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует границы выделенных зон, к которым необходимо стремиться на практике.

Таким образом, основные требования к оформлению реквизитов документов в РФ устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 под названием «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ № 65 - ст от 3.03.2003 г.

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на весь спектр организационно-распорядительных документов, которые имеют отношение к УСОРД (Унифицированной системе организационно-распорядительной документации):

-распоряжения;

-приказы;

-протоколы;

-решения;

-акты и другие документы в составе ОК 011-93.

Данный стандарт устанавливает:

-требования к оформлению реквизитов документов;

-состав реквизитов документов;

-требования к бланкам документов.

гербовый бланк реквизит документ



ГЛАВА 2. АНАЛИЗ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Понятие бланков документов и основные виды

Бланк в широком смысле слова представляет собой вид полиграфической продукции, который представлен в виде бумажного стандартного листа установленного формата с постоянно воспроизводимой на нем информацией документа и отведенным для переменной информации местом.

Бланк документа представляет собой стандартный лист бумаги, содержащий реквизиты, которые служат для идентификации автора документа.

Главная роль бланков состоит в том, что они существенно позволяют экономить время на процедуру составления документа, а также значительно повышает культуру документационного снабжения управления.

Каждая организация решает самостоятельно и по своему усмотрению вопрос о способе изготовления бланков. Однако, исключением являются бланки с воспроизведением Государственного герба РФ, которые согласно постановлению Правительства РФ от 27.12.1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» должны в обязательном порядке быть изготовлены исключительно штемпельно-граверными и полиграфическими организациями, которые имеют действующие официальные сертификаты о наличии технологических и технических возможностей для изготовления на высоком и качественном уровне данного вида продукции.

При изготовлении бланков документов применяются два формата бумаги - А4, А5. Однако, в ряде случаев допускается использование форматов А6 и A3.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет то, что применяемая для изготовления бланков бумага должна быть слабо окрашенной в светлые тона или быть белого цвета.[2]

Бланки документов могут быть изготовлены как типографским способом, так и с применением средств оперативной полиграфии с использованием компьютерной техники (исключение составляют бланки с изображением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ или гербов муниципального образования (село, поселок, город и т.п.)

Гербовые бланки подлежат изготовлению исключительно типографским способом.

На сегодняшний день установлены следующие виды бланков для организации (должностного лица, структурного подразделения):

1) общий бланк;

2) бланк конкретного вида документа;

3) бланк письма.

Общий бланк организации применяется для создания всех видов организационно-распорядительных документов, за исключением писем.

На общем бланке могут располагаться следующие реквизиты: 01, 02, 03, 06.

Бланк конкретного вида документа содержит следующие реквизиты: 01 - 03, 05, 06, 08, 12.

Бланк письма может включать в себя такие реквизиты, как 01 - 04, 06, 07. [6]

Для тех документов, которые составляются в дублирующихся управленческих ситуациях (акт, договор, служебное письмо, протокол и т.п.), могут быть изготовлены специальные бланки с унифицированным текстом.

Кроме всех перечисленных выше реквизитов на бланке документа могут быть отмечены различными способами определенные места для размещения 09 - 11, 14 - 19 реквизитов. Подобными ограничительными метками также могут быть отмечены и поля конкретного документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» определяет действующую классификацию бланков документов по следующим признакам:

-автор документа;

-вид документа;

-расположение реквизитов.

Рассмотрим подробнее каждую классификацию бланков документов. Все бланки документов в зависимости от автора документа можно разделить на следующие виды, представленные на рисунке 2.1 [4]:

Рисунок 2.1 - Классификация бланков документов в зависимости от автора документа

Бланки структурных подразделений применяются в том случае, если руководитель подразделения располагает правом издания документов.

Должностные бланки с указанием должности издающего документ лица обычно используются в органах управления и власти на всех уровнях.

В свою очередь, в организациях, которые не относятся к органам управления и власти, должностные бланки, как правило, широко применяются в целях ведения переписки.

Бланки документов в зависимости от вида документа классифицируются на следующие виды, представленные на рисунке 2.2 [4]:



Рисунок 2.2 - Классификация бланков документов в зависимости от вида документа

Общий бланк может быть использован в целях изготовления любого вида документов, за исключением служебного письма. При создании документа на общем бланке наименование вида документа (ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА и т.д.) располагаются под названием организации.

К обязательным реквизитам относятся: наименование вида документа, наименование организации-автора, отметка для даты документа и номера регистрации, место составления (издания) документа. На общем бланке документов располагаются все перечисленные реквизиты, кроме наименования вида. В свою очередь, в бланках писем помещаются следующие реквизиты:

наименование организации-автора, краткие данные об организации (на бланках писем), отметки для проставления регистрационного номера и даты документа, отметки для ссылки на регистрационный номер, отметки для ссылки на дату документа, код организации ОКПО, ОГРН, ИНН и КПП юридического лица. Бланки документов в зависимости от расположения реквизитов бывают двух видов:

-угловые;

-продольные.

Реквизиты бланка при угловом расположении располагаются в левом углу, как наглядно продемонстрировано на рисунке 2.3 [11]:



Рисунок 2.3 - Образец углового бланка документа

При продольном расположении реквизиты располагаются вдоль верхнего поля бланка центрованным способом, представленном на рисунке 2.4 [11]:

Рисунок 2.4 - Образец продольного бланка документа

Следует отметить, что бланки писем с угловым расположением реквизитов являются на практике более удобными, чем бланки с продольным расположением реквизитов, так как при оформлении писем на угловом бланке правый верхний угол используется для расположения реквизита «Адресат».

Таким образом, в процессе изготовления бланка организационно-распорядительного документа следует четко определить следующие моменты:

-кто будет выступать автором создаваемого на данном бланке документа;

-какие именно документы будут созданы на данном бланке;

-в каком порядке и каким образом будут расположены реквизиты на бланке.

Таким образом, бланком документа называют:

-лист бумаги стандартного формата, на котором разнообразными техническими средствами расположены реквизиты, включающие постоянную информацию для данного вида документа;

-электронный шаблон, который содержит информацию, постоянную для данного вида документа.

Несмотря на тот факт, что при разработке бланков в обязательном порядке необходимо соблюдать все положения, представленные в ГОСТе Р 6.30-2003, конкретные требования к бланкам документов возможно определять в распорядительных документах предприятия, правилах оформления документов и организационных инструкциях по делопроизводству.

2.2 Требования к оформлению бланков документов

На рабочем поле бланка могут располагаться разнообразные символические графические знаки, так называемые ограничительные отметки (линии, уголки и т.д.), которые являются ориентирами при оформлении документов, а также определяют области размещения переменных реквизитов и указывают места для возможных отверстий в целях подшивки документов.

В процессе изготовления бланков рекомендуется применять типографские шрифты 6 - 16 кегля согласно следующим ГОСТам:

-ГОСТ 3489.6;

-ГОСТ 3489.2;

-ГОСТ 3489.33;

-ГОСТ 3489.10. [15]

Печать реквизита «Наименование организации» допускается различными шрифтами - 6 - 24 кегль.

Размер шрифта определяет конкретное количество знаков в названии организации-автора (длина).

Типографский способ является самым распространенным для изготовления бланков. Кроме того, бланк может быть оформлен также при помощи воспроизведения с компьютера или при помощи средств оперативной полиграфии. При этом в памяти компьютера сохраняется шаблон бланка документа, в котором печатается конкретный текст

На сегодняшний день ГОСТом установлены следующие форматы бланков, представленные в таблице 2.1 [9]:

Таблица 2.1 - Форматы бланков

Формат бланка документа	Размер (мм x мм)
АЗ	297 x 420
А4	210 x 297
А5	148 x 210
А6	105 x 148

Все бланки подлежат изготовлению типографским способом, а также средствами оперативной полиграфии, с помощью современных средств вычислительной техники на бумаге светлых тонов или белой бумаге.

При изготовлении типографским способом бланков размеры их шрифтов определяют в зависимости от числа печатных знаков реквизита. Так, крупным шрифтом выделяют вид документа и наименование организации. Кроме того, допускается печать реквизита 08 «Наименование организации» рисованными шрифтами.

Бланки следует печатать с использованием красок яркого, насыщенного цвета, способствующих незатруднительному прочтению текста при удовлетворительных условиях освещенности, а также в целях получения с помощью средств копировальной техники копий документов высокого качества.

Следует отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает весь перечню шрифтов, рекомендуемых при подготовке с использованием средств вычислительной техники текста документа. Однако, главное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть легко читаемыми.

Бланки для документов постоянного хранения рекомендуется изготовлять на бумаге высших сортов, вне зависимости от того, подлежат или нет документы организации передаче на хранение государству.

Определенным образом конкретизировано требование к шрифтам документов в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти.

Так, при подготовке документов рекомендуется применение шрифтов кегля 12 - 15 через 1 - 2 интервала.

При создании документа на двух и свыше страницах вторую и следующие страницы в обязательном порядке нумеруют.

Номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа, а номер страницы проставляется арабскими цифрами без каких-либо знаков препинания и без указания слова «страница», а также сокращенных вариантов или «тире».

Особенные требования предъявляются к учету, изготовлению, хранению и использованию гербовых бланков. Данные требования оговорены Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» № 2-ФКЗ от 25.12.2000 г. (с изм. и доп. от 9.07.2002 г.) в отношении воспроизведения реквизита 01 «Государственный герб РФ».

При изготовлении на бланках сохраняются поля, не менее представленных в таблице 2.2. [9] В свою очередь, максимальные пределы размеров полей не оговорены.

Таблица 2.2 - Минимальные пределы размеров полей бланка

Поле	Размер, не менее (мм)
Правое	10
Левое	20
Нижнее	10
Верхнее	20

Следует отметить, что в большинстве ведомств на практике используются большие размеры полей, допущенный ГОСТом.

Наибольшее распространение на сегодняшний день получили размеры полей, определяемые ГОСТом 6.3972 ранее.

Как было указано выше, бланки бывают угловыми и продольными.

Реквизиты в продольных бланках помещаются по ширине листа. В свою очередь, реквизиты в угловых бланках располагаются в верхнем левом углу.

Реквизиты в угловом бланке могут располагаться двумя способами:

- центрованным способом;

- флаговым способом (с выравниванием по левому краю).

Вторая и следующие страницы в обязательном порядке подлежат нумерации при составлении документа на двух и более страницах.

Номер страницы состоит из арабских цифр и не содержит слова «Страница» по центру верхнего поля. Номер страницы не включает в себя никаких знаков, за исключением цифры.

Таким образом, требования к оформлению бланков документов, разрабатываемые на основе нормативно-правовых документов, изменяются в зависимости от изменений в отраслевых нормативах или в законодательстве.

В том случае, если утвержденных требований нет, а ситуация, по поводу которой формируется документ, является дублирующейся, то руководству организации рекомендуется самостоятельная разработка данного бланка в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Для эффективной работы над документами, а также деловыми бумагами, содержащими индивидуальный текст необходимо предварительно провести следующие подготовительные этапы:

- исследовать нормативную базу по данному вопросу;

- изучить предшествующие документы;

- провести сбор данных в целях составления текста документа или деловой бумаги.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На сегодняшний день документированная информация является основой управления, эффективность которого в большой мере базируется на потреблении и производстве информации. В современном обществе информация выступает полноценным самостоятельным ресурсом производства, а также важнейшим элементом политической и социальной жизни общества. Качество информации существенно влияет на качество процессов управления.

Все документы состоят из различного набора реквизитов, число которых обусловлено требованиями к форме и содержанию документа, целями его создания, а также его назначением.

Для большинства документов количество реквизитов строго регламентировано, а состав и число реквизитов установлены нормативно-правовыми актами. Однако, в любом случае, любая информация, которая зафиксирована на материальном носителе, в обязательном порядке должна быть оформлена с проставлением всех необходимых реквизитов. Иначе говоря, только в данном случае она становится самостоятельным документом.

Юридическая сила документа гарантируется комплексом реквизитов как обязательных и необходимых составляющих элементов оформления документа. К ним можно отнести:

-наименование автора документа;

-наименование адресата;

-дату;

-подпись;

-печать;

-гриф утверждения и т.д.

Основные требования к оформлению реквизитов документов в РФ устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 под названием «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ № 65 - ст от 3.03.2003 г.

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на весь спектр организационно-распорядительных документов, которые имеют отношение к УСОРД (Унифицированной системе организационно-распорядительной документации):

-распоряжения;

-приказы;

-протоколы;

-решения;

-акты и другие документы в составе ОК 011-93.

Данный стандарт устанавливает:

-требования к оформлению реквизитов документов;

-состав реквизитов документов;

-требования к бланкам документов.

Таким образом, бланком документа называют:

-лист бумаги стандартного формата, на котором разнообразными техническими средствами расположены реквизиты, включающие постоянную информацию для данного вида документа;

-электронный шаблон, который содержит информацию, постоянную для данного вида документа.

Несмотря на тот факт, что при разработке бланков в обязательном порядке необходимо соблюдать все положения, представленные в ГОСТе Р 6.30-2003, конкретные требования к бланкам документов возможно определять в распорядительных документах предприятия, правилах оформления документов и организационных инструкциях по делопроизводству.



СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1) Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 13.07.2015)

2) ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2003

3) Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2015. - 320 с.

4) Басаков М.И. Приказ и деловое письмо: требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ 6.30-2003: практическое пособие. --Ростов н/Д: Феникс, 2014.--224 с.

5) Березина Н.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство.--СПб.: Питер, 2013.--272 с.

6) Быков Т.А. Делопроизводство: учебник для вузов. - М.: Юнити-Дана, 2013. - 450 с.

7) Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере: учебное пособие. - М.: Юрайт, 2015.--341 с.

8) Крылов И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2014.--234 с.

9) Кудрявцева В.А. Организация работы с документами: учебник. - М.: Инфра - М, 2013. - 403 с.

10) Кузнецова Т.В., Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М.: Экономика, 2012. - 376 с.

11) Лагутин Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо: справочник.-- СПб.: Герда, 2013. - 380 с.

12) Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель. - 2013. - № 5. - С. 23 - 30

13) Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Спб.: Альфа, 2014. - 509 с.

14) Сагиян С.Г. Делопроизводство на компьютере: популярный самоучитель.--СПб.: Питер, 2013.--258 с.

15) Санкина Л.В., Вялова Л.М. Современные правила оформления управленческих документов. -М.: Инфра-М, 2014. - 330 с.

16) Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: делопроизводство. - СПб.: Питер, 2015.--340 с.

17) Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: практическое пособие по документационному обеспечению. - М.: ПРИОР, 2013. - 409 с.

18) Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта.--Ростов н/Д: Феникс, 2015.--257 с.

19) Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф., Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Дело, 2013. - 179 с.

Размещено на Allbest.ur