Бланк документа, виды бланков организационно-распорядительных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки РФ

Частное образовательное учреждение высшего образования «Омская юридическая академия»

Кафедра менеджмента

РЕФЕРАТ

По дисциплине «Делопроизводство»

Тема: «Бланк документа, виды бланков организационно-распорядительных документов. Требования к бланкам, размеры полей бланков»

Выполнил: студент 1 курса группы 116 ЮСВ

Лабузов М.Ю.

Проверила: к.э.н. доцент

Стаурский С.С.

г. Омск - 2016 г.



Содержание

Введение

1. Понятие бланка документа

2. Классификация бланков документов

3. Требования к оформлению бланков документов

Заключение

Список источников и литературы



Введение

Актуальность исследования. В самом простом случае - это бланк письма организации и бланк распорядительного документа (например, приказа). В других случаях это могут быть бланки иных видов документов (распоряжений, постановлений, решений, актов, протоколов и др.).

Решение об использовании конкретных видов бланков принимает руководство и служба делопроизводства.

Все виды бланков или отдельные виды бланков организации могут изготавливаться типографским способом, средствами оперативной полиграфии. Организация может принять решение об использовании электронных шаблонов бланков. Какое бы решение ни было принято, служба делопроизводства должна принимать самое непосредственное участие в проектировании бланков. Если проектирование бланков поручается по договору специализированной фирме, служба делопроизводства должна сформулировать требования к бланкам. Требования к бланкам, составу реквизитов бланка, их расположению, так же как и правила оформления реквизитов документов, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки документов могут утверждаться в составе инструкции по делопроизводству или как отдельный комплект (альбом).

Утверждение образцов бланков осуществляется приказом (распоряжением) руководителя, приказ доводится до сведения всех структурных подразделений организации.

Если в организации принимается решение об учете бланков, этим же приказом устанавливается работник и структурное подразделение, ответственные за ведение учета бланков.

Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Нормативно-правовой базой регулирующей порядок оформления бланков документов являются нормативные и правовые документы, к которым можно отнести: Федеральный конституционный закон от 25.12.00 № 2-ФКЗ (ред. от 28.12.2010) «О Государственном гербе Российской Федерации», Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 (ред. от 14.12.2006) «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. N 222 (ред. от 10.03.2009) «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи», ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

В учебнике А.В. Непогоды, П.А.Семченко «Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации» разъясняются требования государственных стандартов по оформлению документов, технология подготовки и оформления обычных и конфиденциальных документов, анализируются особенности работы с бланками документов, а также правила оформления реквизитов бланков документов.

В учебном пособии «Деловые документы в примерах и образцах» М.Ю. Рогожина рассматриваются вопросы оформления, составления документов, в том числе и бланкам документов.

В статьях В.Ф. Янковой «Бланк документа» речь идет о том, современные технологии позволяют использовать для изготовления документов не только бумагу и бланки документов, изготовленные типографским или иным способом, но и так называемые электронные шаблоны бланков документов. Также в статьях автор говорит о том, что независимо от того, какими бланками пользуется организация, в любом случае бланк должен быть построен правильно. В статьях анализируется состав реквизитов бланка, а также правила оформления реквизитов бланка документа.

Целью данной работы является анализ видов бланков и требований к их оформлению. В соответствии с поставленной целью в работе рассматриваются и решаются следующие взаимосвязанные задачи:

- рассмотреть понятие бланка документа;

- изучить классификацию бланков документов;

- исследовать требования к оформлению бланков документов.

Работа состоит из введения, двух пунктов, заключения и списка использованных источников и литературы.



1. Бланки документов

документ бланк письменный автор

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. - должны создаваться на бланках документов.

Информационно-справочные документы (докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., кроме протоколов и

актов), которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Несмотря на это, для данных видов документов можно разработать электронные бланки и сохранить их в компьютере. Использование такого подхода позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание.

Некоторые организационно-правовые документы, например, устав, учредительный договор, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

Если документ готовят несколько организаций, то он тоже оформляется на стандартном листе бумаге с нанесением всех необходимых реквизитов. Однако если подготовку совместных документов часто используют, то в таком случае можно разработать бланк.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать.

Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона.

Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

Таким образом, в процессе работы учреждения, организации, предприятия создается большое количество организационно-распорядительных документов как по основным вопросам деятельности, так и по личному составу (приказы, распоряжения, справки, акты, письма и др.). Данные документы должны оформляться на бланках. Бланк - это стандартный лист бумаги, на который нанесены данные об авторе документа.

2. Классификация бланков документов

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

- расположению реквизитов;

- по автору документа;

- виду документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

- угловой;

- продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:

- бланк организации;

- бланк структурного подразделения;

- бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Каждый бланк сочетает три признака классификации. Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов, бланк акта (для организации в целом) с угловым расположением реквизитов.

При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:

- какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);

- кто будет является автором документа, создаваемого на этом бланке;

- как будут располагаться реквизиты на бланке.

Таким образом, бланки можно классифицировать по расположению реквизитов; по автору документа; по виду документа.

3. Требования к оформлению бланков документов

Государственный стандарт установил два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка размещаются в верхнем левом углу, например в бланке письма. При продольном расположении реквизитов они размещаются центрованным способом вдоль верхнего поля бланка.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

- 20 мм - левое;

- 10 мм - правое;

- 20 мм - верхнее;

- 20 мм - нижнее.

Бланки писем с угловым расположением реквизитов более удобны, чем бланки с продольным расположением реквизитов, поскольку при оформлении писем на таком бланке верхний правый угол используется для размещения реквизита «Адресат».

При оформлении других документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов и др.), напротив, удобнее использовать бланки с продольным расположением реквизитов, поскольку реквизит «Адресат» в этих документах не оформляется.

ГОСТ Р 6.30-2003 установил реквизиты, используемые в бланках документов.

Применение установленных стандартом реквизитов обеспечивает юридическую силу документа; кроме того, оно ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документов, но и последующую работу с ними.

К реквизитам, обязательным на бланке конкретного вида документа, относятся:

- наименование организации-автора;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа;

- отметки для даты документа и его регистрационного номера.

На общем бланке присутствуют те же реквизиты, кроме наименования вида документа.

В бланках писем используются следующие реквизиты:

- наименование организации-автора;

- справочные данные об организации (на бланках писем);

- отметки для проставления даты документа и его регистрационного номера;

- отметки для ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа;

- код организации по ОКПО;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на налоговый учет (ИНН / КПП).

Помимо перечисленных реквизитов на бланках документов могут изображаться: Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или герб муниципального образования) или эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания).

Изображения Государственного герба РФ (герба субъекта Федерации или герба муниципального образования) помещаются на бланке в соответствии с законодательством. Порядок официального использования Государственного герба установлен Федеральным конституционным законом от 25.12.00 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Законом установлены: многоцветное изображение герба, одноцветное изображение на геральдическом щите и одноцветное изображение без геральдического щита. Законом определены также органы власти и управления, имеющие право изображать тот или иной вариант Государственного герба на своих бланках.

В частности, федеральные органы исполнительной власти (министерства, службы, агентства) имеют право на одноцветное изображение Государственного герба на геральдическом щите.

Изображение герба помещается на верхнем поле документа.

Эмблема - это гербовый знак ведомства. Эмблемы утверждаются указами Президента РФ. Как правило, изображение эмблемы помещается на бланках организаций, входящих в структуру какого-либо ведомства (МЧС России, МВД России и др.), но не имеющих права на своих бланках помещать изображение Государственного герба. Изображение эмблемы помещается на верхнем поле документа.

Наименование организации - один из наиболее важных реквизитов бланка. Наименование организации - автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением). Наименование организации должно включать:

- полное или сокращенное наименование вышестоящей организации, если она имеется;

- указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие и др.);

- полное наименование организации в соответствии с уставом или положением об организации;

- сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах; сокращенное наименование помещают под полным наименованием в скобках;

- наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа.

В состав бланка письма входит реквизит «Справочные данные об организации». В этот реквизит включаются: почтовый адрес организации, номер телефона, факс, телекс, адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению организации.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.05 № 221) почтовый адрес во всех случаях указывается в следующей последовательности:

- улица, номер дома, номер квартиры;

- населенный пункт (город, поселок и т. п.);

- район;

- область, край, автономный округ (область), республика;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

С 2003 г. в составе реквизитов бланка письма также указываются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на налоговый учет (ИНН / КПП). Все эти коды организация получает при регистрации.

На бланках конкретных видов документов присутствует реквизит «Наименование вида документа». Если документ изготавливается на общем бланке, название вида документа вносится в свободное поле между наименованием организации и датой и номером документа.

Наименование вида документа, как правило, печатается прописными буквами.

На документах, изготовленных на общих бланках и бланках конкретных видов документов, указывается еще один реквизит - место составления или издания документа. Место составления или издания может не указываться только в том случае, если в названии организации присутствует слово, указывающее ее местонахождение (например: Московская коллегия адвокатов, Волгоградский государственный университет), за исключением случаев создания документа не в месте нахождения организации.

В бланках документов, авторами которых являются филиалы, отделения, представительства организации, указывается место нахождения последних.

Перед наименованием населенного пункта, как правило, ставится сокращенное обозначение: «г.» - город, «пос.» - поселок, «с.» - село и т.д., в соответствии с принятыми сокращениями.

В правилах русского языка нет четких указаний относительно использования графического сокращения от слова город, но в справочной литературе определенные рекомендации имеются. Например, сокращение «г.», как и полное слово, рекомендуется употреблять ограниченно, главным образом перед названиями городов, образованными от фамилий (г. Киров, г. Пушкин). В литературе также можно встретить рекомендацию не употреблять слово «город» и сокращение «г.» перед сложными названиями городов, содержащими в своем составе части -город, -град, -бург, однако на практике, особенно в деловой речи, сокращение «г.» и полное слово «город» широко употребляются перед названиями всех городов.

Кроме рассмотренных реквизитов, в бланки документов, как правило, включаются отметки для проставления даты документа и регистрационного номера:_____ №_____ , а в бланк письма еще и отметка для проставления ссылки на дату и номер поступившего письма: На №_____ от ______ .

Ссылка на дату и номер поступившего письма заполняется составителем при подготовке письма-ответа, в ней указываются дата и номер поступившего письма, если на него дается ответ. Дата и регистрационный номер проставляются на документе после его подписания руководителем при регистрации, хотя дата может проставляться и самим руководителем, когда он подписывает документ.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.

Компьютерная техника позволяет использовать не только шаблоны бланков, но и унифицированные формы документов и отдельные текстовые заготовки. Специалисты по кадрам, как правило, в персональном компьютере имеют в электронном виде форму справки с места работы, унифицированные формы различных информационно-справочных документов (напоминаний, уведомлений, заявлений и др.), унифицированные формы приказов по личному составу и др. Применение в практической работе бланков, унифицированных форм документов существенно облегчает процедуру подготовки документов и обеспечивает юридическую силу документа.



Заключение

Таким образом, основные требования к бланкам установлены государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Не рекомендуется использовать для изготовления бланков цветную бумагу - голубую, желтую, серую и прочую, поскольку шрифт, напечатанный на такой бумаге, становится менее четким, что при чтении текста создает дополнительное напряжение для зрения.

Для организаций, структурных подразделений, должностных лиц ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает три вида бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа, кроме письма (приказа, распоряжения, протокола и др.).

Общий бланк может использоваться для изготовления любых видов документов, кроме служебных писем. При изготовлении документов на общем бланке название вида документа (АКТ, ПРОТОКОЛ, СПРАВКА и др.) печатается под названием организации.

Бланки структурных подразделений используются в случаях, если руководитель подразделения наделен правом издавать документы, в т. ч. вести переписку. Должностные бланки, на которых указана должность лица, издающего документ, как правило, используются в органах власти и управления всех уровней. В организациях, не относящихся к органам власти и управления, должностные бланки обычно используются для ведения переписки.

Организации вправе сами решать, какие бланки им использовать для подготовки управленческих документов.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны - угловое и продольное. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места. Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным.



Список источников и литературы

1. Список источников

1.1 Федеральный конституционный закон от 25.12.00 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (ред. от 28.12.2010) // Российская газета. - 2000. - № 244. - 27 декабря.

1.2 Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (ред. от 14.12.2006) // Собрание законодательства РФ. - 1996. - № 2. - 8 января.

1.3 Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. N 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» (ред. от 10.03.2009) // Российская газета. - 2005. - № 90. - 29 апреля 2005.

1.4 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

1.5 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

2. Литература

2.1 Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. - М.: - Омега-Л, 2007. - 480 с.

2.2 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с.

2.3 Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах: учебно-практическое пособие. - М.: Проспект, 2009. - 432 с.

2.4 Янковая В.Ф. Бланк документа // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2010.- № 1.- С. 34-36.

2.5 Янковая В.Ф. Бланк документа // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2010. - № 2.- С. 31-35.

Размещено на Allbest.ru