В целях предварительной оценки надежности системы внутреннего контроля на предприятии ООО «Газлайн» проведем анкетирование (таблица 6)

Таблица 6 - Предварительная оценка надежности системы внутреннего контроля

Организационная структура бухгалтерии в целом соответствует размеру и характеру деятельности предприятия. Обязанности и полномочия разделены между сотрудниками бухгалтерии в рамках должностных инструкций. Руководитель организации понимает необходимость внутреннего контроля, поэтому уделяет большое внимание вопросам, связанным с бухгалтерской отчетностью. На предприятии отсутствуют критические области учета, но следует установить стратегические цели развития организации.

2.5 Организация документооборота операций с подотчетными лицами на предприятии ООО «Газлайн» и анализ учета

Каждый хозяйственный факт, совершающийся на предприятии, обязательно должен находить свое отражение в бухгалтерском учете, а это возможно, если он будет документироваться. Документация необходима для осуществления оперативного управления хозяйственной деятельностью и осуществления контрольных функций.

Бухгалтерский учёт в ООО «Газлайн» ведётся при использовании журнально-ордерной формы учёта с применением электронных вычислительных машин. Автоматизированная форма бухгалтерского учёта расчетов с подотчетными лицами ориентирована на ввод и обработку информации, представленной в первичных документах с использованием средств вычислительной техники. На основе первичных документов формируется база данных в компьютере. Первичные документы на ООО «Газлайн» оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственного факта путем его первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он имел место в действительности.

К первичным документам по операциям с подотчетными лицами относятся авансовые отчеты и приложенные к ним оправдательные документы (товарные чеки, кассовые чеки, расходные кассовые ордера по выданным подотчетным суммам, акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных сумм и другие первичные учетные документы, которые являются унифицированными). К бухгалтерскому учету у подотчетных лиц принимаются первичные учетные документы в том случае, если они составлены по форме, утвержденной Госкомстатом РФ.

Основными этапами документооборота по расчетам с подотчетными лицами в ООО «Газлайн» являются:

- составление и оформление документов (Авансовые отчеты с оправдательными документами, расходные кассовые ордера, приходные кассовые ордера);

- прием документов бухгалтерией;

- обработка и использование документов для дальнейших учетных записей;

- передача документов в архив.

Все необходимые документы обычно составляют ответственные лица, в сроки, установленные графиком документооборота. График документооборота на предприятии ООО «Газлайн» отсутствует, что является отступлением от общепринятых норм. Оформление графика документооборота рекомендуется выполнить в виде перечня по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым структурным подразделением, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроками выполнения этих работ. Работники ООО «Газлайн», имеющие отношение к учёту создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности в рамках должностной инструкции. Контроль за соблюдением исполнителями должностных инструкций осуществляет главный бухгалтер. После использования документов в оперативной работе их сдают в бухгалтерию. При приёмке документов бухгалтер проверяет правильность их оформления, их соответствие установленным требованиям. Принятые документы бухгалтер сначала проверяет по существу, т.е. устанавливает законность совершенных операций, их соответствие нормативным актам и действующим инструкциям, затем проверяет их по форме. После этого производится арифметическая проверка авансовых отчетов и других документов по учету расчетов с подотчетными лицами, которая выявляет правильность вычислений и итоговых подсчетов. После проверки бухгалтер обрабатывает документы, т. е. определяет корреспондирующие счета по каждому документу.

Первичные учетные документы, содержащие достоверные данные, служат основанием для записи в учетные регистры. Учетные регистры по своей сути являются сводными, накопительными документами, в которых формируется и обобщается информация из разных первичных документов. Они предназначены для равномерного (ежедневного) накопления и обобщения в целом за отчетный период учетной информации и, следовательно, сокращения затрат времени на составление бухгалтерской (финансовой) отчетности. Такими документами по учету расчетов с подотчетными лицами являются журнал регистрации авансовых отчетов, главная книга, журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.

Одним из важнейших условий оформления документации по расчетам с подотчетными лицами в ООО «Газлайн» является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. В связи с этим документы на хозяйственные факты имеют обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Так, например, выдача наличных денег под отчет работнику из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2, имеющим определенную нумерацию, подписанным руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными).

Предоставленный подотчетным лицом авансовый отчет (приложение 1) с приложением оправдательных документов, подтверждающих факт оплаты товара, принимается к учету в том случае, если он содержит следующие реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

- личные подписи указанных лиц

Срок предоставления авансовых отчетов в ООО «Газлайн» установлен в Приказе по учетной политике предприятия - в течение 1 года с даты получения подотчетным лицом денежных средств из кассы предприятия. Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника с приложением подтверждающих расходы документов.

Таким образом, бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

На предприятии для учета расчетов с подотчетными лицами учетными регистрами аналитического и синтетического учета служат журнал-ордер 7 (приложение 2) и анализ счета 71 (приложение 3). Обобщение годовых итогов, отраженных в журналах ордерах и ведомостях, производится в оборотно-сальдовой ведомости, данные которой используются при составлении годовой отчетности.

В отчетности предприятия расчеты с подотчетными лицами могут отражаться в составе двух статей «дебиторская задолженность» и «кредиторская задолженность», так как счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» активно-пассивный и имеет развернутое сальдо. В составе статьи «дебиторская задолженность» (строка 240) актива бухгалтерского баланса суммы расчетов с подотчетными лицами отражаются, если счет 71 имеет дебетовое сальдо. Соответственно, если счет 71 имеет кредитовое сальдо, то сумма расчетов с подотчетными лицами отражается в пассиве бухгалтерского баланса по статье «кредиторская задолженность» (строка 620 формы №1).

2.6 Анализ системы учета расчетов с подотчетными лицами на ООО «Газлайн»

Проверим наличие распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в ООО «Газлайн» (таблица 7).

Таблица 7 - Распорядительные документы, регулирующие расчеты с подотчетными лицами на ООО «Газлайн»

Подводя итог выше выявленному, можно сделать вывод о наличии нарушений в организации учета расчетов на предприятии ООО «Газлайн».

Для оценки эффективности функционирования системы внутреннего контроля на предприятии ООО «Газлайн» использовалась анкета. По результатам анкеты получена следующая информация (таблица 8).

Таблица 8 - Анкета оценки системы учета и внутреннего контроля по расчетам с подотчетными лицами

Обнаруженные недостатки системы внутреннего контроля послужили основанием для формирования мнения о том, что система внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами организована не достаточно эффективно. Предприятие нарушает п.1.1. Порядка ведения кассовых операций в РФ, так как лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы подотчет, выдаются новые авансы.

ГЛАВА 3. ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОВЕРКИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «ГАЗЛАЙН»

К документам, регулирующим внутренний контроль на предприятии ООО «Газлайн» относятся:

- Приказ по учетной политике предприятия;

- Должностные инструкции на каждого сотрудника бухгалтерской службы;

- Договоры о материальной ответственности.

За организацию и состояние системы внутреннего контроля на предприятии несет ответственность руководство общества. Функции внутреннего контроля осуществляются главным бухгалтером.

К внешнему контролю относится обязательная аудиторская проверка, проводимая ежегодно на предприятии.

Анализ средств внутреннего контроля показал, что в ООО «Газлайн» достаточно четко разделены функции управления и контроля, сохранность активов и бухгалтерских записей обеспечивается наличием специальных помещений, сейфов, охраны.

Для оценки эффективности функционирования системы внутреннего контроля на предприятии ООО «Газлайн» использовались анкеты.

По результатам проведенных опросов и наблюдений установлено, что все хозяйственные операции выполняются только с одобрения руководства, имеется распределение обязанностей в бухгалтерском учете в соответствии с законодательством и учетной политикой, отчетность составляется своевременно, а также проводятся процедуры контроля (арифметический пересчет, сверка расчетов, инвентаризация расчетов с подотчетными лицами).

Обнаруженные недостатки системы внутреннего контроля представлены в таблице 9.

Таблица 9 - Недостатки и рекомендации по выявленным нарушениям

В ходе проведения проверки выявлена несвоевременность сдачи неизрасходованных подотчетных сумм, так как работники, получившие деньги под отчет, авансовый отчет об израсходованных суммах представляют в бухгалтерию позднее, чем по истечении срока, указанного в приказе по учетной политике предприятия. В данном случае при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работниками денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этих работников.

Кроме того, на предприятии приказом руководителя не зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, а также не указаны размеры подотчетных сумм. Данное нарушение свидетельствует о слабом контроле за расчетами с подотчетными лицами, поэтому в краткосрочном периоде рекомендуется:

- провести инвентаризацию подотчетных сумм;

- определить работников, которые не отчитались за ранее выданные денежные авансы и проконтролировать их отчет;

- создать приказ, в котором будет зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм с указанием размеров этих сумм.

- установить контроль за выдачей подотчетных сумм, а в долгосрочном периоде при наличии за работником ранее выданного аванса, не производить выдачу наличных денег под отчет.

Кроме того, рекомендуется следить за правильностью оформления авансовых отчетов:

- проставлять порядковый номер авансового отчета;

- указывать сумму полученного аванса и сумму остатка или перерасхода;

- прикладывать оправдательные документы на всю сумму авансового отчета.

Подводя итоги проверки, следует отметить, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами в ООО «Газлайн» из-за отсутствия контроля за расчетами с работниками, поэтому рекомендуемые мероприятия, на мой взгляд помогут усилить внутренний контроль за расчетами с подотчетными лицами, а эффективно организованная система внутреннего контроля не допустит установленных нарушений в дальнейшем.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) от 30.11.1994 N 51-ФЗ - Часть 1

2. НАЛОГОВЫЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" (НК РФ) Часть 1 от 31.07.1998 N 146-ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.07.1998)

3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (Приказ Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н (редакция от 24.12.10г.)

4. Приказ Минфина России от 24 марта 2000 г. № 31н. в ред. Приказов Минфина РФ от 30.03.01г. №26н, от 09.06.01г.№ 44н, от 24.12.10г. №186н

5. Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утверждена Приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. N 94н (в ред. Приказов Минфина РФ от 07.05.2003 N 38н, от 18.09.2006 N 115н)

6. Порядок ведения кассовых операций (ПИСЬМО ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. N 18)

7. Указание ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке»:от 14.11.200 1 г. № 1050-У

8. Елисова, И.Н. Кассовые операции / И.Н. Елисова: Главбух, 2006. - 50с.

9. Захарьин В.Р. - Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение, Издательство: Налоговый вестник, Год издания: 2008, Страниц: 310

10. Кислов, Д.В. Расчеты с подотчетными лицами: Учеб. пособие / Д.В. Кислов. - М.: Налог-инфо, 2007. - 76 с.

11. Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. / Н.П. Кондраков - 4-е изд., перераб. и доп. - М,: ИНФРА-М, 2004. - 496 с.

12. Ковалев, В. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. Учебник / В. В. Ковалев, О. Н. Волкова - М.: Проспект, 2003.-198 с.

13. Любашен, Н.П. Комплексный экономический анализ хлзяйственной деятельности. Учеб. пособие - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2006.- 448с.

14. Лытнева, Н.А. Бухгалтерский учет. Учебник / Н.А. Лытнева, Л.И. Малявкина, Т.В. Федорова - М.: ФОРУМ: ИНФРА - М, 2006.-490 с.

15. Макарьева, В.И. Анализ финансово - хозяйственной деятельности организации для бухгалтера и руководителя / В.И. Макарьева: Налоговый вестник, 2003. - 109с.

16. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учеб, пособие / Г.В. Савицкая. - 2-е изд., испр. - М: ИНФРА-М, 2004. - 303с.

17. Соколов, Ю.А. Счет 71. Операции с подотчетными лицами: бухгалтерский и налоговый учет / Ю.А.. Соколов 41.Шишкоедова, Н.Н. Учет расчетов с персоналом. Расчеты с подотчетными лицами и расчетами по прочим операциям: Учеб. пособие / Н.Н. Шишкоедова. - М.: Вершина, 2005. -192 с.

Размещено на Allbest.ru