Подготовка документов к хранению в архиве

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

По дисциплине: Основы делопроизводства

Подготовка документов к хранению в архиве

Оглавление

архивирование документационный электронный хранение

Введение

1. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

1.1 Экспертиза ценности документов

1.2 Описи дел

1.3 Оформление дел

2. Порядок передачи дел на архивное хранение

3. Хранение документов в электронном виде

Заключение

Список использованной литературы

Введение

1.1 Экспертиза ценности документов

Рассмотрение организации проведения экспертизы ценности документов предприятия представляется исключительно важным, поскольку эта процедура предваряет помещение документов и в архив предприятия, и впоследствии в ведомственный (государственный) архив. В соответствии с основными правилами работы архивов организаций экспертиза ценности документов проводится предприятием ежегодно, как правило, в начале очередного календарного года.

Проведение экспертизы включает в себя:

1. Отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив;

2. Отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению по месту их формирования (в соответствующих структурных подразделениях предприятия);

3. Выделение дел (документов) с истекшими сроками хранения и не представляющими более научно - практической ценности к уничтожению.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

Функциональное назначение номенклатуры дел заключается в организации группировки исполненных управленческих документов в дела. На основе номенклатуры дел службой ДОУ предприятия решаются задачи по:

· закреплению индексов дел;

· систематизации дел;

· определению сроков хранения дел;

· учету дел временного (до 10 лет) хранения;

· составлению описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Разработка проекта номенклатуры дел, как правило, производится на основе номенклатур дел структурных подразделений. При разработке проекта номенклатуры дел следует руководствоваться:

- положениями о структурных подразделениях;

- штатным расписанием;

- документами по планированию и отчетности о деятельности предприятия и службы ДОУ;

- перечнями документов с указанием сроков их хранения;

- примерными и типовыми формами номенклатуры дел.

Кроме того, принимается во внимание состав номенклатуры дел и управленческой документации предприятия за предшествующие 1-3 года.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т.п.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

· постоянного хранения в государственных архивах;

· временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

· временного хранения (до 10 лет);

подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

1.2 Описи дел

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись является учетным документом и основной частью научно - справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения сроков их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный в них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. (Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1999 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2003 года).

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархиварная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

1.3 Оформление дел

Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства.

Основные правила формирования дел:

1. В дела следует помещать исполненные документы (факт исполнения должен быть документально подтвержден в отметке об исполнении или иным аналогичным образом), относящиеся к одному календарному году, за исключением переходящих дел. Документы внутри дела, как правило, располагаются либо в обратной хронологической, либо в вопросно-логической, либо в комбинированной последовательности вместе с приложениями к ним.

2. Формирование документов в дела следует производить в зависимости от сроков хранения (временных - до или свыше 10 лет или постоянных), при этом общий объем дела (тома, части) не должен превышать 250 листов.

3. Документы коллегиальных органов управления целесообразно помещать в два дела - материалы по подготовке протокольных мероприятий и материалы проведения протокольных мероприятий (в том числе протоколы и решения). Приказы и распоряжения по кадрам (персоналу) помещаются в дела раздельно друг от друга и от приказов (распоряжений) по основной деятельности предприятия.

4. Копии поступающих на предприятие законодательных и нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов помещаются в отдельное дело, а изданные в виде брошюр хранятся отдельно от указанного дела. Прилагаемые к помещенным в дело документам материалы, как правило, хранятся вместе с ними.

5. Документы протокольных мероприятий помещаются в дело в соответствии с прямой нумерацией (по возрастанию номеров). Материалы к соответствующим протоколам помещаются в дела непосредственно после них.

6. Утвержденные документы помещаются в дело отдельно от проектов, при условии, что последние подлежат хранению в составе дел. Документы переписки - телеграммы, телефаксограммы, телексограммы, электронные письма - помещаются в дела в виде бумажных копий (распечаток или ксерокопий), при этом ответные (исходящие) документы обычно следуют за входящими.

Не допускается помещать в дела документы, подлежащие возврату, а также их дублетные экземпляры и черновики. Личные дела работников формируются по мере приобщения к ним документов с соблюдением установленных правил.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дела предусматривает:

- перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течении года);

- нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

- составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

- составление заверительной надписи дела;

- подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

2. Порядок передачи дел на архивное хранение

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение.

Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.

При сдаче дел на государственное хранение организация предоставляет в государственный архив:

- отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

- описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

-историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

- справку о неполной сохранности документов (если какие - либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация - сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.3. Хранение документов в электронном виде

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Оно должно начинаться с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере.

В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

· устойчивого электропитания;

· резервного копирования;

· антивирусной защиты;

· профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения - на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа «Электронный архив» учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом о “О бухгалтерском учете” - пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие - проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.

Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

Заключение

Передача документов на архивное хранение является завершающей частью цикла делопроизводства в организации. Данная операция производится согласно установленным правилам.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описания дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ.

2. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2010.

3. Делопроизводство: Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2009.

4. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО «Бизнес - школа «Интел - Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2012.

5. Мандрица В.М., Семенов М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности: экзаменационные ответы. Ростов н/Д: «Феникс», 2009.

6. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е. М, Осичкина Г.А. Архивоведческие ас?екты в дело?роизводстве: экс?ертиза ценности документов // Секретарское дело 2010. №1. с.79-83.

7. Басакина Н.В. Организация ?одготовки и ?ередачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2011. №3. С.87-90.

8. Государственная система документационного обес?ечения у?равления. Основные ?оложения. Общие требования к документам и службам документационного обес?ечения.М., ВНИИДАД. 2010.

9. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах.М., Государственная архивная служба России, 2009.

10. Сотов П.В., Делопроизводство: образцы документов: Инструкции и ГОСТы. М.: Норма, 2014- С. 143.

11. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 2010. №4. С.32-36.

Размещено на Allbest.ru