История профессии

Размещено на http://www.allbest.ru/

История профессии

секретарь канцелярский деловой

От хаоса к порядку

Только женщина способна справиться с тем полным хаосом, который часто представляет из себя работа секретаря.

Попробуем нарисовать примерный портрет современного среднестатистического российского секретаря: девушка или молодая женщина, имеющая высшее образование, владеющая по крайней мере одним иностранным языком, обладающая приятной внешностью. В ее обязанности, как правило, входит: прием посетителей, ведение делопроизводства (хотя бы регистрация входящей и исходящей документации); обслуживание руководителя (нередко планирование его рабочего дня); прием телефонных звонков, поступающих руководителю или другим сотрудникам; организация приемов и совещаний; заказ гостиниц и авиабилетов (для руководителя и для всех сотрудников); заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, нередкий случай - поход в магазин за продуктами для руководителя (иногда - и для всех сотрудников). Прибавьте к этому, что руководителей может быть несколько, и вы получите странную, но очень жизненную картину: увидите перед собой энергичную особу, умудряющуюся, подобно римскому императору Юлию Цезарю, совершать до шести действий одновременно.

А теперь представьте на месте этой энергичной особы молодого человека или зрелого мужчину, и картинка из жизненной тут же превратится в карикатурно-анекдотичную. Только женщина способна справиться с тем полным хаосом, который часто представляет из себя работа секретаря.

Немудрено, что профессия, зародившаяся много веков назад, как сугубо мужская, сейчас воспринимается исключительно как женская. Хотя, кто знает, может быть со временем ситуация изменится… В том случае, если хаос уступит место порядку и твердому распределению обязанностей: секретарь-ресепшеонист - ответ на телефонные звонки, офис-менеджер - хозяйственное обеспечение офиса, и, наконец, помощник руководителя станет недоступным для простых смертных и будет посвящать все свое рабочее время одному человеку - топ-менеджеру, как это принято в западных компаниях.

Карьера секретаря

В условиях жесткой конкуренции предприятий немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как возраст и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. В связи с этим появились вариации названия секретарской должности такие как:

· Ассистент руководителя

· Помощник руководителя по общим вопросам

· Представитель дирекции

· Офис-менеджер и т.д.

Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Большое значение имеет, как секретарь организует работу с документами. Неряшливо оформленный служебный документ, орфографические и логические ошибки, не по адресу и не вовремя отправленное письмо или факс, забывчивость и небрежность могут нанести большой ущерб делу. Кроме того, секретарь должен быть всегда в форме, продуманно и опрятно одет, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без резкости и суеты решать вопросы в рамках своей компетенции.

Секретарь, избрав свою профессию, должен знать о возможностях продвижения по службе. Существуют два способа, которые помогут секретарю осуществить свой рост по служебной лестнице.

Примечания: 1. Первый способ - позволяет секретарю сразу занять более высокую должностную ступень. Для этого необходимо: получение базового образования высокого уровня, приобретением специальных знаний, таких как: современные информационные технологии, основы управления и экономики, деловая этика, основы права, иностранные языки и т.д.

2. Второй способ - более длинный, связан с приобретением опыта и стажа работы. Начинается он с низших ступеней секретаря. Приобретенный опыт и дополнительное обучение по повышению квалификации, со временем позволяют компенсировать низкий базовый образовательный уровень.

Для значительного повышения собственного уровня и зарплаты секретарю недостаточно успешно окончить курсы и получить диплом.

Главное - уметь применять полученные знания на практике!

Прием посетителей

Прием сотрудников по личным вопросам

Прием сотрудников по личным вопросам ведется по предварительной записи. Секретарь заполняет журнал приема по личным вопросам, куда заносятся: ФИО посетителя, его вопрос, дата приема и результат рассмотрения вопроса руководителем. (Отмечает, был ли ранее сотрудник по этому вопросу). Рекомендует сотруднику подготовить необходимые документы к приему (справки, медицинское заключение и пр.).

Для приема по личным вопросам назначаются определенные дни, часы, как правило, их относят на конец недели. Время према указывается в табличке на двери кабинета. Прием руководитель может вести один, чаще с помощником, которым может быть секретарь или иное лицо (начальник отдела кадров).

От секретаря требуется максимум деликатности для того, чтобы узнать у посетителя при записи на прием о вопросе, в решение которого он нуждается. И, конечно, секретарь должен уметь хранить в тайне информацию, которая стала ему известна в ходе приема руководителем посетителей по личным вопросам.

Прием посетителей из других организаций

Время приема посетителей из других организаций обязательно должно быть согласовано и удобно, как для посетителя, так и для руководителя.

Примечание. В ряде организаций существует практика предварительной записи в специальный журнал, в котором указывают: ФИО посетителя, его должность, организацию, телефон; вопрос, который подлежит обсуждению; дату и время приема (можно на ПК).

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, секретарь вправе сам решить: доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием. Если после доклада руководителю о посетителе получен отказ в его приеме сегодня, секретарь должен корректно сообщить об этом. В этой ситуации можно предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другими компетентными работниками предприятия.

Если посетителя предложение не устраивает, секретарь сообщает ему точную дату и время, когда его примет руководитель.

Если же посетитель настаивает на приеме в другое, в удобное для него время, секретарь должен выяснить, может ли руководитель перенести этот прием на желаемое посетителем время и сообщает посетителю о дате и времени приема.

Следует помнить, что вторичный вызов посетителя является фактически проявлением невнимательности и неуважения к нему.

Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам.

Примечания:

1. Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы посетителя принял другой компетентный сотрудник. Секретарь должен в такой ситуации извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину его отсутствия.

2. Если все же прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, таким, как болезнь руководителя, срочная его командировка и т.п., то секретарь обязан известить посетителя об этом как можно оперативнее. Договориться о времени, на которое прием переносится. Сообщить свою фамилию, имя и отчество и телефон для срочных справок и сообщений.

Размещено на Allbest.ru