Размещено на http://www.allbest.ru/

Принципы работы с программой «1С: Предприятие»

Содержание

• Введение
• 1. Ввод констант. Задание рабочего периода
• 2. Способы ввода информации: проводки, документы
• 3. Обзор справочников. Особенности заполнения отдельных справочников (контракты, сотрудники, налоги и отчисления, номенклатура)
• 4. Проводки(ввод вручную, ввод сложных проводок). Журнал операций. План счетов
• Заключение
• Список литературы

Введение

Актуальность темы в том, что «1С: Предприятие» предназначено для решения обширного перечня задач управления и автоматизации учета, которые стоят перед современными стремительно развивающимися предприятиями. «1С: Предприятие» - совокупность прикладных решений, построенных на целостной технологической платформе и по нераздельным принципам.

Руководитель самостоятельно принимает решение, соответствующее актуальным потребностям предприятия, которое в дальнейшем будет развиваться вместе с расширением задач автоматизации.

Задачи управления и учета могут основательно отличаться, ведь они формируются на основе рода деятельности предприятия, специфики оказываемых услуг или продукции, отрасли, структуры и размера компании, необходимого уровня автоматизации.

Довольно трудно представить себе одну утилиту массового использования, которая бы удовлетворяла потребности большинства. Каждому руководителю необходимо решение, совпадающее со спецификой его детища и, вместе с этим, он понимает, что существуют преимущества в использовании проверенного массового продукта.

Сочетание данных потребностей обеспечивает «1С: Предприятие».

Степень изученности.

В разработке данной темы были использованы работы таких авторов как: Богаченко В. М., Войтова Т. Л., Гомола А. И., Иванова Н. Ю., Каморджанова Н. А., Сапожникова Н. Г., Снитко К. Ф. и др.

Целью данной работы является раскрытие принципов работы с программой «1С: Предприятие», исходя из поставленной цели, были определены следующие задачи:

- Описать ввод констант, задание рабочего периода;

- Выявить способы ввода информации: проводки, документы;

- Проанализировать обзор справочников, особенности заполнения отдельных справочников (контракты, сотрудники, налоги и отчисления, номенклатура);

-Исследовать проводки (ввод вручную, ввод сложных проводок), журнал операций, план счетов.

Структура данной работы состоит из: введения, 4 глав, заключения и списка используемой литературы.

1. Ввод констант. Задание рабочего периода

Константы в программе «1С Бухгалтерия» как правило, служат для хранения информации, которая либо совсем не изменяется, либо изменяется редко. Наиболее простой пример это название организации, которое изменяется достаточно редко. Удобство использования констант заключается в том, что в них один раз заносится информация, которая затем может многократно использоваться при формировании документов, отчетов, при построении отчетных форм.

Вся работа с константами ведется в окне Список констант. Если конечный пользователь имеет доступ к работе с константами, то это окно может быть вызвано каким- либо пунктом меню, кнопкой в панели инструментов или через системное меню Операции.

Список констант можно выбрать путем выбора списка Константы меню Операции главного меню программы. Окно списка констант представляет собой таблицу, состоящую из трех колонок. В графе Код вводится краткое наименование констант, в графе Наименование вводится полная расшифровка наименования констант и наконец, графа Значение содержит само значение константы.

При работе с программой 1С Бухгалтерия пользователь может редактировать константы только в графе Значения для чего достаточно ввести курсор в нужную ячейку и нажать клавишу Enter. Редактирование иных граф таблицы осуществляется только в конфигураторе.

При настройки конфигурации задачи можно задать хранение истории изменения значений для любой константы. Такие константы называются периодическими. В этом случае будут храниться не только последние значения констант, но и их предыдущие значения с датами их ввода. Для просмотра истории константы необходимо поставить курсор на строку с нужной константой и нажать клавишу F5. Окно истории констант представляет собой таблицу, в которой указана дата и значение константы на эту дату. Записи в таблице сортируются по дате. Изменение в таблице вводятся автоматически при каждом изменении значения константы причем, если в течении одной даты было несколько изменений значения то сохраняется только последнее значение.

При необходимости ввести новую строку нажмите клавишу Ins после чего в новые ячейки нужно ввести дату и значение константы. Для отмены нажмите клавишу Esc.

Для установки рабочего периода необходимо выбрать команду Расчет итогов пункта меню Отчетность. Выделить курсором поле с рабочим периодом, нажать клавишу Enter и вести новые значения номера квартала и год. Нажать клавишу Esc. После этого можно войти в журнал операций и вводить там проводки за указанный квартал. Если нужно ввести или исправить проводку за предыдущий квартал, необходимо сначала исправить рабочий период на нужный. Только после этого можно вносить изменения в журнале операций за предыдущий квартал. Чтобы вернуться к текущему кварталу, надо изменить рабочий период на нужный.

2. Способы ввода информации: проводки, документы

Если активным является окно какого либо из существующих в системе журналов документов то для ввода нового документа следует: нажать эту кнопку на панели инструментов окна журналов или нажать клавишу Ins. Если в журнале могут отображаться документы нескольких видов на экран будет выдан запрос для выбора вида документа.

В этом списке будут выданы наименования документов только тех видов, которые могут отображаться в текущем журнале

Любая операции хозяйственной деятельности предприятия может быть зафиксирована путем ввода информации в документ соответствующего вида и записи этого документа в журнал. При настройке конфигурации задачи определяется структура документов, вид диалогов для их ввода, печатные формы, а также алгоритм отображения данных документов в бухгалтерском учете.

Документ может иметь две основные части: шапку и табличную часть. К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, то есть имеют один экземпляр на документ. Например, для такого документа как счет это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки. Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которых может встречаться более одного на документ. Это например список товаров с количеством и номенклатура для того же счета.

Редактирование реквизитов документа. Внешний вид формы документа, его свойства, поведение управляющих документов определяются при настройке конфигурации задачи и в общем случае могут быть самыми разнообразными. Для редактирования документов используются общие приемы работы в формах.

В диалоге, как правило, заполняются реквизиты, номер, дата и другие поля ввода, соответствующие реквизитам документа, а также многострочная часть документа, если она имеется. Если это обусловлено конфигурацией, форма ввода документа может проверять корректность и полноту введенных данных. В случае неправильного ввода могут появиться соответствующие сообщения.

После того как реквизиты заполнены для записи документа следует нажать кнопку ОК или подобную ей кнопку предназначенную для сохранения результатов редактирования, или закрыть окно диалога кнопкой Отмена, или ей подобной.

После того как на экран будет выдан запрос о сохранении изменений, следует ответить Да для записи документа или Нет для отказа от записи.

Практически любой документ имеет поля для ввода даты и номера документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения и программа не позволит закончить ввод документа, если они не заполнены. Если при настройке конфигурации для документа установлен признак автоматической нумерации то поле для ввода номера документа будет содержать номер, автоматически сформированный программой. Этот номер можно исправить. Однако программа проследит, чтобы указанный вами номер не совпадал с номерами документов этого же вида уже введенных в систему.

Документ может содержать табличную часть. В этом случае в диалоге для ввода реквизитов документа будет присутствовать таблица.

Ячейки таблицы документов являются такими же реквизитами как и реквизиты шапки и их ввод осуществляется в соответствии с правилами изложенными выше. Однако работа с таблицей имеет некоторые особенности.

Для корректировки реквизита табличной части, следует клавишами или мышью выбрать ячейку содержащую этот реквизит и нажать клавиши Shift и Enter. Ячейка переключится в режим редактирования, тогда можно будет изменить значение содержащегося в ней значения реквизита. Для окончания редактирования ячейки следует опять нажать клавишу Enter.

Первая строка табличной части вводится автоматически, когда вы переходите в табличную часть, щелкнув на ней мышью. При этом текущая ячейка строки автоматически переключается в режим редактирования.

Нажатие клавиши Enter после указания необходимого значения реквизита выключает режим редактирования текущей ячейки и переводит курсор в следующую ячейку. Когда значение введено в последнюю ячейку строки, нажатие клавиши Enter выключает режим редактирования ячейки. Для ввода в табличную часть строки следует нажать клавишу Ins.

Для удаления строки табличной части следует выбрать строку клавишей или мышью и нажать клавишу Delete. Удаление строки производится без дополнительного предупреждения.

Новую строку в табличную часть можно ввести путем копирования уже существующей строки. Для этого выполните следующие действия: Выберете клавишей или мышью строку, которая будет служить образцом, нажмите клавишу F9. В табличную часть будет добавлена новая строка и реквизиты этой строки будут скопированы из реквизитов строки образца. Крайняя левая часть таблицы содержит номера строк табличной части. Эта графа создается автоматически, если в документе предусмотрена табличная часть.

При вводе новой строки в табличную часть ей автоматически присваивается очередной порядковый номер. Однако автоматически сформированный номер можно изменить. Для смены номера строки выполните следующие действия: Выделите ячейку с номером строки, нажмите клавиши Shift и Enter для перехода в режим редактирования, введите новый номер, нажмите клавишу Enter для выхода из режима редактирования. В любой момент можно нажать клавишу Esc и отказаться от редактирования строки.

Строки в табличной части документа формируются по номерам строк, поэтому возможность корректировки номера строки можно использовать для принудительной сортировки строк табличной части документа в нужном порядке. Если в результате удаления строк в табличной части нарушилась непрерывность их номеров ее можно восстановить выбрав пункт Обновить номера строк меню Действия главного меню программы.

При вводе новой строки в табличную часть документа она добавляется в конец. Однако существует возможность вставить строку в определенное место табличной части документа.

Новой строке будет присвоен номер той строки, на которой стоял курсор. После окончания ввода строки остальные строки будут сдвинуты вниз и соответственно перенумерованы.

3. Обзор справочников. Особенности заполнения отдельных справочников (контракты, сотрудники, налоги и отчисления, номенклатура)

В программе 1С Бухгалтерия справочники служат для хранения условно-постоянной информации, поддержки внутрифирменных или общих классификаторов. Также справочники используются для формирования списков возможного значения субконто т.е. для организации аналитического учета. Использование справочников позволяет исключить неоднозначность при использовании реквизитов документов или иных справочников. Например, если в счете требуется вводить название организации клиента, выбор элемента из справочника клиента позволит избежать ввода ошибочного наименования разными конечными пользователями. Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах: режим Просмотра и редактирования и режим Выбора элемента справочника.

Справочники хранят информацию об однородных объектах, используемых в программе «1С: Бухгалтерия» (рис. 1). Чаще всего объектами справочников являются аналитические счета, варианты заполнения какого-либо реквизита документ и т.п. Например, сотрудники, материалы, ставки НДС и др.

Рис. 1. Справочник контрагентов.

Справочники открываются с помощью пункта меню Справочники.

Полный список справочников можно открыть, используя Операции ® Справочники.

Справочник представляет собой список древовидной структуры.

В справочнике могут быть объекты и группы ( текущая группа).

У каждого объекта имеется свой уникальный код, наименование и другие необходимые показатели.

Для каждого справочника открывается отдельное окно. В левой части окна выводится дерево групп, в правой - перечень объектов текущей группы.

Справочники бывают основные и подчиненные. Подчиненные справочники содержат объекты, принадлежащие основному справочнику. Например, для справочника контрагентов (организаций) подчиненным справочником является справочник Расчетные счета, Договоры.

Некоторые реквизиты справочников являются периодическими, то есть их значения меняются с течением времени, например, оклад, цена, норма амортизации и т.п. Периодические реквизиты позволяют выполнять перерасчет сумм и документов, относящихся к прошлым периодам.

При заполнении справочника значения периодических реквизитов сохраняются с указанием даты, с которой эти значения начинают действовать. В качестве даты используется рабочая дата. Она устанавливается: Сервис ® Параметры ® Общие® Рабочая дата ® Ок. Рабочую дату настоятельно рекомендуется установить до заполнения справочника.

Справочники можно заполнять как до начала ведения учета, так и в процессе. Содержимое некоторых справочников лучше продумать и внести заранее, чтобы впоследствии вести учет наиболее систематизировано, например, статьи затрат. В процессе настройки программы сначала заполняют наиболее простые справочники: единицы измерений, статьи затрат, подразделения, ставки налогов и др., так как на эти справочники будут ссылаться более сложные справочники. Например, при вводе материалов единицы измерений выбираются из справочника единиц измерений, поэтому будет удобнее если последний справочник будет заполнен раньше, чем справочник материалов.

4. Проводки (ввод вручную, ввод сложных проводок). Журнал операций. План счетов

проводка константа справочник счет

Данные о хозяйственных операциях предприятия в системе 1С Бухгалтерия хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию. Каждая из проводок, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденций.

Проводки, содержащие несколько корреспонденций называются сложными. В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот.

Операция включает в себя не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом. Это содержание операции и общая сумма, дата, номер а также другие реквизиты определяемые конфигурацией.

Операции могут автоматически формироваться документами или вводиться в ручную. Операции, введенные вручную фактически являются документами специального вида операций, которые не имеют собственных данных как другие документы, а имеют только операции.

Для просмотра операций в 1С Бухгалтерии предусмотрено два вида журналов: Журнал операций и Журнал проводок.

Журнал операций позволяет просмотреть список операций, при этом каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащую наиболее важную информацию идентифицирующую операцию: дату, вид документа, содержание, сумму операции. В журнале операций существует возможность просмотра проводок текущей операции, той на которой установлен курсор. Они могут выводиться как в отдельном окне, так и в нижней части окна журнала операций.

Журнал проводок позволяет просмотреть список проводок принадлежащим различным операциям в общей последовательности. Информация в журнале проводок отображается более детально.

Оба журнала имеют возможности отбора операций проводок по различным критериям. В обоих журналах существует практически одинаковый набор действий для манипулирования операциями. Вызов режима ввода или редактирования операции, удаления операции и так далее. При этом все действия в журналах всегда выполняются на уровне целых операций.

И журнал проводок и журнал операций предназначены для просмотра данных операции в виде списка а ввод и редактирование операции всегда осуществляется в форме операции.

Для ввода на экран журнала операций могут быть использованы пункт Журнал операций главного меню Журналы или кнопка Операции на панели инструментов.

На экране при этом появится окно, в которое выводятся основные данные об операции, причем каждой строке журнала соответствует одна операция.

Внешний вид окна журнала операций задается на этапе конфигурирования. Тем не менее. окно журнала операций имеет как правило ряд стандартных элементов. В заголовке журнала операций указывается интервал, за который просматриваются операции в журнале. Если задано какой-либо условие отбора, то оно также выводится в заголовке журнала операций.

Перечислим названия колонок журнала операций и их содержание. Заметим что названия колонок могут зависеть от конкретной конфигурации программы 1С Бухгалтерии.

Дата - дата операции документа.

Время - время операции документа

Документ - наименование вида документа, которому принадлежит операция. Если операция вводится вручную, то она принадлежит документу специального вида Операции.

Номер - номер операции документа. Номера операций являются фактически номерами документа которому они принадлежат. Операции, введенные вручную соответственно имеют отдельную нумерацию, принадлежащую документам специального вида операции.

Содержание - содержание операции. Строка, которая описывает содержание данной операции

Сумма - сумма операции. Числовое значение, отражающее общую или основную сумму операции. Данное значение произвольно задается пользователем при вводе операции или автоматически определяется при формировании операции с документом. Сумма операции никак не влияет на бухгалтерские итоги и служит только в качестве дополнительного комментария к операции.

Кроме перечисленных колонок в журнале операций могут быть и другие колонки определенные в конфигурации. Они могут отражать дополнительные реквизиты операции или документов которым принадлежат операции.

Самая левая графа журнала операций является служебной и отражает состояние операции.

Значки отражают операцию, введенную вручную, операцию сформированную документом, причем документ пока не проведен, операцию сформированную документом и документ уже проведен.

Если значок состояния, выведенный в левой графе перечеркнут, то это значит, что операция помечена на удаление.

Для просмотра журнала операций используются общие приемы для работы с табличной частью формы. Операции в журнале всегда выводятся в хронологической последовательности, внутри даты операции упорядочены по времени. Объем операций выводимый для просмотра в журнале можно ограничить двумя способами: интервалом видимости и условием отбора.

Текущий интервал видимости выводится в скобках после названия журнала. Интервал видимости устанавливается двумя способами: автоматически и вручную. Когда окно с журналом операций вызывается на экран интервал видимости автоматически устанавливается, так как определено в настройке параметров журнала. Для изменения параметров видимости журнала необходимо выбрать пункт Интервал из меню Действия главного меню программы или нажать эту копку на панели инструментов окна журналов.

На экран будет виден запрос Параметры журнала.

В полях этого запроса необходимо указать начальную и конечную дату видимости операций.

При желании в журнале проводок операций можно показать и проводки, принадлежащие текущей операции. Для этого достаточно выбрать пункт. Показывать проводки меню Действия главного меню системы 1С Бухгалтерия. При этом в верхней части окна будут показаны данные по операциям, а в нижней части окна проводки, принадлежащие текущей операции, той на которой установлен курсор.

При этом проводки с нижней части окна будут синхронизированы со списком операций в верхней части.

При переходе по списку операций проводки будут всегда отображаться по текущей операции.

Можно отказаться от вывода проводок в журнале операций. Для этого следует в меню Действия убрать птичку стоящую перед пунктом Показать проводки.

При этом нижняя часть окна журнала операций, отражающая проводки будет закрыта.

Кроме показа проводок в нижней части журнала операций существует возможность синхронизированного показа проводок в отдельном окне. Для этого нужно выбрать в меню Действия пункт Проводки операции. При этом будет открыто отдельное окно для отображения проводок текущей операции журнала операций.

В обоих режимах список проводок принадлежащих операции будет являться журналом проводок, содержащим проводки одной операции.

Перед учетом любых хозяйственных операций, прежде всего, определяется план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет.

На предприятии может использоваться стандартный план счетов, установленный нормативными документами, а также другие специальные планы счетов.

Система счетов зависит от учетной политики предприятия. Как правило, на предприятии используется один план счетов, но на некоторых предприятиях таких как совместные может использоваться и несколько планов счетов.

В системе 1С Бухгалтерия предусмотрена возможность ведения нескольких планов счетов.

Сам план счетов создается на этапе конфигурирования, при этом часть счетов может быть введена уже на этапе конфигурирования. Такие счета обычно играют важную роль в работе различных элементов конфигурации, документов, отчетов. Остальные счета вводятся уже при работе с информационной базой. Такой дифференцированный ввод счетов служит защитой от возможных ошибочных действий пользователя при работе с программой 1С Бухгалтерия, которые могут нарушить целостность учета.

Заключение

Таким образом, 1С : Предприятие является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система 1С: Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам и т. д.

Основной особенностью системы 1С: Предприятия является ее конфигурируемость. Собственно система 1С: Предприятие представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система 1С: Предприятие выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач.

Конфигурация создается штатными средствами системы. Конфигурация обычно поставляется фирмой « 1С » в качестве типовой для конкретной области применения, но может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана заново.

Система 1С: Предприятие имеет компонентную структуру. Часть возможностей, предоставляемых системой для решения задач автоматизации, являются базовыми, то есть поддерживаются в любом варианте поставки системы. Это, прежде всего, механизмы поддержки справочников и документов. Другие возможности реализуются компонентами системы: например, ведение списка бухгалтерских счетов. Таким образом, состав, установленный компонент определяет функциональные возможности системы.

Всего существуют три основных компоненты: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет». Каждая компонента расширяет возможности системы своим механизмом обработки информации. Эти механизмы нельзя однозначно сопоставить с конкретными задачами автоматизации предметной области, однако, они имеют достаточно четкую направленность, которая определяет выбор состава необходимых компонент, для создания конкретной конфигурации.

Компонента «Бухгалтерский учет» реализует отражение хозяйственных операций, происходящих на предприятии в бухгалтерском учете. Она манипулирует такими понятиями, как бухгалтерские счета, операции и проводки. Возможности компоненты «Бухгалтерский учет» позволяют вести учет параллельно в нескольких планах счетов, вести многомерный и многоуровневый аналитический учет, количественный и валютный учет.

Список литературы

1. Богаченко В. М. Бухгалтерский учет / В. М. Богаченко, Н. А. Кириллова. - М.: Феникс, 2008. - 480 с.

2. Бочкарева И. И. Бухгалтерский учет / И. И. Бочкарева, Г. Г. Левина. - М.: ТК Велби, Проспект, 2008. - 368 с.

3. Бухгалтерский учет / Под редакцией Ю. А. Бабаева. - М.: Юнити-Дана, 2004. - 480 с.

4. Гомола А. И. Бухгалтерский учет / А. И. Гомола, В. Е. Кириллов, С. В. Кириллов. - М.: Академия, 2008. - 384 с.

5. Дымченко О. В. Бухгалтерский учет / О. В. Дымченко. - М.: Феникс, 2008. - 414 с.

6. Иванова, Н. Ю. 1С: Бухгалтерия / Н. Ю. Иванова. - М.: Академия, 2010. - 64 с.

7. Каморджанова Н. А. Бухгалтерский учет / Н. А. Каморджанова, И. В. Карташова. - М.: Питер, 2008. - 320 с.

8. Компьютер для бухгалтера. 1С: Бухгалтерия 7.7/8.0: И. Ф. Муштоватый, Е. Е. Балабайченко, Г. Н. Лебедева -- Санкт-Петербург, Феникс, 2007 г.- 352 с.

9. Новейший самоучитель по 1С:Бухгалтерии 8: Владимир Кузнецов, Сергей Засорин -- Москва, БХВ-Петербург, 2009 г.- 336 с.

10. Сапожникова Н. Г. Бухгалтерский учет / Н. Г. Сапожникова. - М.: КноРус, 2006. - 480 с.

11. Снитко К. Ф. Бухгалтерский учет / К. Ф. Снитко. - М.: БГЭУ, 2005. - 136 с.

12. Суворова С. П. Бухгалтерский учет / С. П. Суворова, М. Е. Ханенко, О. А. Шапорова, А. М. ковалева. - М.: КноРус, 2007. - 344 с.

13. Переходим на 1С: Бухгалтерию 8! Быстрое освоение для пользователей 1С: Бухгалтерии 7.7: В. Хомичевская, 1С-Паблишинг, Питер, 2009 г.- 496 с

Размещено на Allbest.ru