Структура и функции делопроизводственных служб

Основные организационные структуры службы делопроизводства: управление делами, канцелярия, общий отдел, секретарь. Нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ. Главные функции архива организации.

Рубрика Бухгалтерский учет и аудит
Вид контрольная работа
Язык русский
Дата добавления 18.01.2016
Размер файла 17,3 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Структура и функции делопроизводственных служб

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

1. Управление делами.

2. Канцелярия.

3. Общий отдел.

4. Секретарь.

Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат - это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

-приемная;

-секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;

-секретариат коллегии;

-протокольное бюро;

В функции секретариата входит:

-предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю -поступающих на его имя документов;

-подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

-организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) - это центр совершенствования ДОУ, методический центр.

К его функциям относятся:

-разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

-разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);

-разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:

-экспедицию;

-бюро переписки;

-бюро учета и регистрации документов;

-компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем

5. Центральный архив

6. Инспекция

Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1. Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:

подготовка обращений к рассмотрению руководством;

контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;

извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.

6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

7. Архив организации - осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная.

Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:

-подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

-анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;

-подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;

-организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативных структурах - общее собрание членов кооператива.

2. Оформление реквизитов 08 - "Наименование предприятия" и 12 - "Регистрационный номер документа"

Наименование предприятия оформляется в соответствии с уставом или положением о предприятии. Оформляется по центру или левосторонне. Левая часть не более 29 символов.

Регистрационный номер документа оформляется на одной строке с датой, может включать буквенные значения по усмотрению организации. При центральном - с права, при левостороннем - после даты.

3. Составить письмо-извещение на имя декана факультета экономики, управления и бизнеса Кубанского государственного технологического университета о согласии банка предоставить возможность студентке Ивановой А.С. пройти преддипломную практику.

Публичное акционерное общество Декану факультета экономики,

«БАНК УРАЛСИБ» управления и бизнеса Кубанского

ул. Ефремова,8, г Москва, Россия, 119048 государственного технологического

тел./факс (918) 456-78-90 университета

ИНН: 0274062111ОКПО: 32020814 М. Б. Щепакину

ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ

------------------№-------------------------

На №----------от--------------------------

Уважаемый Михаил Борисович!

Извещаем Вас о согласии банка предоставить возможность студентке Ивановой А.С. пройти преддипломную практику.

Руководитель (подпись) О. Л. Олоев

Задача 1

Докладная записка имеет формуляр, включающий следующие реквизиты: подпись; наименование предприятия; номер телефона; название вида документа; адресат; дату; номер докладной; текст (констатирующую часть, выводы и предложения).

Проставить номера реквизитов и переписать их в той последовательности, в которой они должны располагаться в докладной записке.

наименование предприятия-8; 6) адресат-15;

номер телефона-9;

название вида документа-10;

дату-11;

номер докладной-12;

7) текст-20;

8)подпись-22;

Задача 2

Составить документ из нижеприведенных реквизитов, указать ошибки, допущенные при их оформлении.

от 3 января 2009 года

г. Краснодар

Приказ

Утвердить штатное расписание Автономное Некоммерческой Организации «Центр Поддержки Предприятий Краснодар» согласно Приложению № 1.

Автономная Некоммерческая Организация «Центр Поддержки Предприятий»

Директор ЦПП Краснодар А.Н.Коньков

В связи с началом деятельности ПРИКАЗЫВАЮ:

Автономная Некоммерческая Организация

«Центр Поддержки Предприятий»

г. Краснодар

ПРИКАЗ

03.01.2009№

В связи с началом деятельности

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить штатное расписание Автономное Некоммерческой Организации «Центр Поддержки Предприятий Краснодар» согласно Приложению № 1.

Директор ЦПП Краснодар (подпись) А.Н.Коньков

буквенная дата только в доверенностях;

дата неправильно оформлена;

слово приказ - большими буквами;

ПРИКАЗЫВАЮ с новой строки.

архив делопроизводство канцелярия

Список использованных источников

1. Организация работы с документами: Учебник/ Под. ред. проф. В.А. Кудряева.- 2-е изд., и доп.-М. ИНФА, 2002.- 592 с.

2. Т.В Кузнецова. Делопроизводство, ДОУ 5-е издание испрал. и дополн. - М.: ООО «Журнал управление персоналом», 2007 - 528 с.

3. Янковская В.Ф. Функции службы документационного обеспечения управления / В.Ф. Янковская// справочник секретаря и офис-менеджера - 2005. -№1 - с. 16-19

4. Румянцева С.А. Положение о ДОУ (управление документацией) / С.А.Румянцева//справочник секретаря и офис - менеджера - 2009. - №11 - 24-36 с.

5. Кузнецова Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления: Введение в специальность. 2-е изд., испр. и доп. Учеб. Пособие. - М.: РГГУ, 2006.

6. Терминология Документационного обеспечения управление зафиксирована в государственном стандарте - ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

  • Задачи, функции и структура Администрации городского поселения "Апрелевка". Организация службы делопроизводства и нормативно-методические документы, регламентирующие ее деятельность. Процесс документирования управленческой деятельности Администрации.

    дипломная работа [2,4 M], добавлен 24.07.2012

  • Документационное обеспечение как основа принятия управленческих решений. Анализ службы делопроизводства на ЗАО "Проспект": организационное построение, типовые задачи, функции; структура, должностной и численный состав, юридический и технический аспекты.

    курсовая работа [42,0 K], добавлен 24.04.2011

  • Основные понятия и принципы ведения кадрового делопроизводства. Структура, задачи и функции кадровой службы компании ООО ИФК "Астрстройинвест", анализ организации работы с кадровой документацией, разработка автоматизированной системы документооборота.

    дипломная работа [5,6 M], добавлен 12.01.2012

  • Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Основные направления деятельности, задачи и функции ООО "ВолнаАвто", его структура и личный состав. Применение автоматизированных (электронных) технологий организации делопроизводства на фирме.

    дипломная работа [2,3 M], добавлен 21.09.2015

  • Документационное обеспечение управления (ДОУ). Цели, задачи и функции службы ДОУ. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях.

    контрольная работа [21,4 K], добавлен 27.10.2010

  • Информационное обеспечение процесса управления и его роль в принятии решений. Основные задачи, структура и функции службы делопроизводства; нормативно-правовая регламентация. Современные технологии реализации систем электронного документооборота.

    контрольная работа [52,0 K], добавлен 17.04.2012

  • Бухгалтерские документы и их классификация. Оценка компонентов учетной политики и бухгалтерский документооборот предприятия. Нормативно-правовые основы организации документационного обеспечения бухгалтерской службы, анализ её организации на предприятии.

    дипломная работа [747,7 K], добавлен 19.06.2014

  • Задачи по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами в учреждении. Совершенствование форм работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов. Нормативные и методические документы по делопроизводству.

    контрольная работа [18,7 K], добавлен 10.11.2010

  • Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронного документооборота. Назначение, цели и задачи данной системы делопроизводства. Проблемы, правовое обеспечение и перспективы развития ЭД. Принципы хранения электронных документов.

    курсовая работа [871,3 K], добавлен 13.10.2013

  • Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Анализ организации документационного обеспечения управлением в ООО "ВолнаАвто". Применение автоматизированных технологий организации делопроизводства на исследуемом предприятии.

    дипломная работа [1,5 M], добавлен 12.11.2015

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.