Облік грошових коштів в касі

Размещено на http://www.allbest.ru/

Установа освіти

«Молодеченскій торговельно-економічний коледж»

Облік грошових коштів в касі

з дисципліни «Бухгалтерський облік»

Молодечно, 2010



ЗМІСТ

Вступ

1. Завдання обліку грошових коштів

2. Основні правила ведення і документального оформлення касових операцій

2.1 Основні правила ведення касових операцій

3. Порядок ведення касової книги. Перевірка і бухгалтерська обробка касових документів

3.1 Порядок ведення касової книги

3.2 Перевірка і бухгалтерська обробка касових документів

4. Особливості ведення касових операцій з іноземною валютою

5. Синтетичний і аналітичний облік грошових коштів у касі

6. Інвентаризація грошових коштів у касі і відображення в обліку її результатів

Висновок

Список використовуються джерел



ВСТУП

При здійсненні господарської діяльності організації вступають у грошово-розрахункові відносини з іншими юридичними особами, податковими органами, банками, з працівниками та іншими фізичними особами. Ці відносини оформляються договорами (контрактами), виконання яких передбачає проведення між учасниками договору розрахунків, як у безготівковій формі, так і готівкою грошовими коштами.

Всі розрахунки по виконанню зобов'язань і пред'явленню вимог здійснюються через установи банків. Розрахунки готівкою між підприємствами носять обмежений характер і суворо регламентований.

Метою курсової роботи є комплексне вивчення стану бухгалтерського обліку та внутрішньогосподарського контролю збереження та використання грошових коштів у касі підприємства, виявлення недоліків в організації обліку і контролю грошових коштів та розробка заходів щодо усунення даних недоліків на прикладі приватного торгівельного унітарного підприємства «Фантазія 2007», бухгалтерський облік на підприємстві ведеться за допомогою комп'ютерної програми «1 С Бухгалтерія 7.7».

При написанні роботи були поставлені наступні завдання:

· вивчити правила організації каси на підприємстві;

· розглянути основні види документів, які є підставою для здійснення касових операцій;

· вивчити порядок обліку руху грошових коштів у бухгалтерії підприємства;

· вивчити порядок проведення інвентаризації грошових коштів у касі.

Предметом даної курсової є більш детальне вивчення особливостей ведення обліку грошових коштів в касі на прикладі ЧТУП «Фантазія 2007».

Структура курсової роботи складається з вступу, 3 розділів і висновку.

Для написання курсової роботи використовувалося 17 джерел інформації: з них 8 нормативно-правових актів, 8 навчальних посібників, 1 періодичне видання



1. ЗАВДАННЯ ОБЛІКУ ГРОШОВИХ КОШТІВ

Грошові кошти підприємств знаходяться в касі у вигляді готівкових грошей і грошових документів, на рахунках у банках, у виставлених акредитивах і відкритих особливих рахунках, у чекових книжках та ін Їх примноження, правильне використання, контроль за збереженням - найважливіше завдання бухгалтерії. Від успішності її вирішення багато в чому залежить платоспроможність підприємства, своєчасність виплати заробітної плати його персоналу, розрахунків із замовниками, платежів до бюджету та інших Бухгалтерський облік грошових коштів, розрахункових і кредитних операцій має важливе значення для правильної операції організації грошового обігу розрахунків і кредитування, в зміцнення платіжної дисципліни, в ефективному використанні фінансових ресурсів.

Метою бухгалтерського обліку грошових коштів, розрахункових і кредитних операцій - є контроль за дотриманням касової і розрахункової дисципліни, правильністю та ефективністю використання грошових коштів і кредитів, забезпечення збереження грошової готівки і документів в касі. В умовах ринкової економіки бухгалтерія повинна виходити з принципу, що вміле використання грошей і коштів саме по собі може приносити підприємству додатковий дохід. Тому потрібно постійно думати про раціональному вкладанні тимчасово вільних грошових коштів для отримання прибутку (у депозити банків, акції та облігації сторонніх підприємств, інвестиційні фонди і т.д.).

З цієї мети випливають такі основні завдання обліку і контролю грошових коштів:

· перевірка правильності документального оформлення і законності операцій з грошовими коштами, своєчасне та повне відображення їх в обліку;

· забезпечення своєчасності, повноти та правильності розрахунків за всіма видами платежів та надходжень, виявлення дебіторської та кредиторської заборгованостей, коштів у розрахунках в іноземній валюті;

· своєчасне виявлення результатів інвентаризації грошових коштів, документів і розрахунків, забезпечення стягнення дебіторської і погашення кредиторської заборгованостей і позик кредитних установ у встановлені терміни;

· забезпечення збереження грошових коштів, документів у касі та інших місцях їх видачі, безперебійне задоволення готівкою всіх нагальних потреб підприємства, де за умовами розрахунків або виходячи з характеру діяльності вона необхідна;

· вишукування можливості найбільш раціонального вкладення вільних грошових коштів як джерела фінансових інвестицій, приносять дохід.

Поточними турботами цієї ділянки є:

· контроль за оплатою рахунків;

· отримання боргів з позичальників і дебіторів;

· спостереження за касовою дисципліною;

· правильне заповнення первинної документації. [3]



2. ОСНОВНІ ПРАВИЛА ВЕДЕННЯ І ОФОРМЛЕННЯ КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ

2.1 Основні правила ведення касових операцій

Згідно з пунктом 4 Указу від 29.06.2000 № 359 «Про затвердження порядку розрахунків між юридичними особами, індивідуальними підприємцями в Республіці Білорусь» готівкові розрахунки між юридичними особами, їх відокремленими підрозділами, індивідуальними підприємцями в Білорусі здійснюються в білоруських рублях в порядку, визначеному Нацбанком. касовий інвентаризація бухгалтерський документальний

Такий порядок визначено Інструкцією про порядок ведення касових операцій і розрахунків готівкою грошовими коштами в білоруських рублях на території Республіки Білорусь, затвердженої постановою Правління Нацбанку від 17.01.2008 № 4 та Правилами організації готівкового грошового обігу в Республіці Білорусь, затвердженими постановою Правління Нацбанку від 24.08.2007 № 166.

В даний час Нацбанком не визначено граничний розмір готівкових розрахунків між юридичними особами, їх відокремленими підрозділами та індивідуальними підприємцями. Тому до затвердження такого розміру необхідно керуватися нормою, встановленою пунктом 30 Правил № 166 для видачі готівки з кас банків. Згідно з цим пунктом юридичним особам, їх відокремленим підрозділам, підприємцям з кас банків видаються готівка в розмірі не більше 300 БВ протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами кожній юридичній особі, відокремленому підрозділу, індивідуальному підприємцю. У порівнянні з 50 БВ на місяць (це обмеження суми готівкових розрахунків між суб'єктами господарювання діяло до 1 листопада 2009 року) - дуже солідна сума. [17]

Гранична сума готівкових розрахунків між суб'єктами господарювання збільшилася - і це добре. Але одночасно для юридичних осіб введено заборону на розрахунки готівкою з виручки: юридичні особи, підрозділи не мають права використовувати виручку для розрахунків готівкою між юридичними особами, їх відокремленими підрозділами, індивідуальними підприємцями (останній абзац пункту 19 Інструкції № 4).

Втім, юридичні особи, підрозділи всі ж можуть використовувати готівкові гроші, що надійшли до каси, але тільки за погодженням з обслуговуючим банком і тільки на оплату праці, пенсії, допомоги, стипендії у необхідному розмірі (частина друга пункту 17 Правил № 166). [12 ]

Згідно з листом Нацбанку від 09.10.2009 № 28-21/224 «Про порядок розрахунків готівкою грошовими коштами» допускається прийом до кас готівкових грошей без обмеження розміру:

· юридичними особами, їх відокремленими підрозділами, індивідуальними підприємцями, що здійснюють виставкову діяльність, - за послуги та оренду площ, роздрібну торгівлю;

· магазинами-складами - за придбані в них товари;

· ринками - за надані ними послуги, оренду приміщень;

· юридичними особами, їх відокремленими підрозділами, індивідуальними підприємцями, що здійснюють ветеринарний і фітосанітарний контроль, - за послуги з ветеринарного нагляду і карантину рослин на державному кордоні та транспорті;

· юридичними особами, їх відокремленими підрозділами, індивідуальними підприємцями, які реалізують паливо та послуги, пов'язані з автомобільними перевезеннями вантажів і пасажирів. [17]

Відповідальність за дотримання Порядку ведення касових операцій покладається на керівників організацій, головних бухгалтерів та касирів. Особи винні в неодноразовому порушенні касової дисципліни, притягуються до відповідальності відповідно до законодавства Республіки Білорусь. Порядок ведення касових операцій систематично перевіряють банки.

Для зберігання грошових коштів і виконання розрахунків ними на кожному підприємстві, в організації чи установі створюється каса. На великих підприємствах може мати філії в підрозділах. Каса являє собою спеціально обладнане ізольоване приміщення, що має сигналізацію, пристрої, що перешкоджають проникненню туди сторонніх осіб, вогнетривкі металеві шафи для зберігання грошей та цінних паперів.

Ведення касових операцій покладається на касира, який несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих цінностей і не може передоручати, кому б то не було виконання своїх обов'язків.

Здача готівкових коштів у центральну касу підприємства підрозділами, розташованими поза місцем розташування підприємства і які не є відокремленими підрозділами, продавцями дрібнороздрібної торговельної мережі (намети, лотки, кіоски, літні кафе тощо), пунктами пересувної торгівлі (автомагазини, автолавки, лотки, корзини і т.п.), а також іншими уповноваженими особами (агенти, розповсюджувачі, інспектори та інші матеріально відповідальні особи), що здають виручку в центральну касу підприємства, повинна здійснюватися у встановлений відповідно до законодавства Республіки Білорусь термін.

Здача готівкових коштів у центральну касу вищевказаними підрозділами, уповноваженими особами з порушенням встановленого терміну розцінюється як факт несвоєчасного оприбуткування в касу готівкових грошових коштів.

У випадку, коли організація не представляє розрахунок на встановлення ліміту залишку коштів готівки в касі, цей ліміт вважається нульовим. [8]

Нерідко буває так, що складно заздалегідь спланувати поточні витрати. А отримати в банку 300 БВ «про запас» і просто чекати, коли виникне потреба в готівці, не можна.

Ю рідіческіе особи, підрозділи можуть видавати готівку під звіт на майбутні витрати тільки на строки, що визначаються керівником юридичної особи, підрозділи, включаючи день видачі готівки під звіт:

· не більше 3 робочих днів - на витрати в місці знаходження юридичної особи, підрозділи;

· не більше 10 робочих днів - на витрати поза місцем знаходження юридичної особи, підрозділи;

· до 30 робочих днів - у сумі, що не перевищує 1 БВ, в цілому по юридичній особі, підрозділу.

Підзвітні особи, отримавши готівку під звіт на майбутні витрати, зобов'язані не пізніше 3 робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, пред'явити в бухгалтерію звіт про витрачені суми та повернути до каси невикористані готівкові гроші. [14]

Грошові розрахунки з населенням при здійсненні торгових операцій і надання послуг організація зобов'язана проводити із застосуванням касових апаратів підсумовуючих або спеціальних комп'ютерних систем. Всі вживані касові апарати повинні бути зареєстровані в державній податковій інспекції, як і книги касира-операціоніста (на кожен касовий апарат). [15]

Підприємці, які відкрили рахунки і яким надійшла виручка готівкою за попередній місяць у розмірі, що перевищує 500 базових величин, звертаються в банк до 15-го числа місяця, наступного за місяцем, у якому розмір виручки перевищив 500 базових величин, за встановленням порядку і строків здачі готівки, розміру витрачання готівки з виручки.

Підприємці зобов'язані дотримуватися до кінця календарного року встановлені банком порядок і терміни здачі готівки, розмір витрачання готівки з виручки. [14]

У ЧТУП «Фантазія 2007» встановлені терміни здачі виручки на 2010 рік: понеділок і четвер - щотижня. Прийом готівки від операцій в роздрібній торгівлі, ведеться за допомогою касових підсумовуючих апаратів встановленого зразка, на прийняті гроші від продавців виписується КО-1.

Прийом готівкових грошей, отриманих за чеками в установі банку, що надійшли за реалізацію продукції, товарів, робіт, послуг, палива, матеріалів та ін, оформляється прибутковим касовим ордером, що заповнюється на бланку форми № КО-1 в одному примірнику, квитанція від якого передається здавачеві грошей за підписом головного бухгалтера, касира з проставленням печатки (штампу).

У прибутковому касовому ордері вказується: від кого надійшли гроші, на які цілі або за що їх вносять, сума і дата господарської операції, обліковий номер платника податків, ПДВ.

У ЧТУП «Фантазія 2007» відбувається щоденна приймання виручки з реалізації від продавців за прибутковими касовими ордерами, керівником виконуючим також функції бухгалтера, заповнюються касові ордери з використанням «1С Бухгалтерії 7.7», підписуються керівником, ставиться печатка, відривний корінець віддається продавцю, взаємний виходять гроші отримані за попередній день з допомогою КСА, корінець зберігається у продавця.

Прибуткові касові ордери при використанні їх для прийому грошових коштів за реалізовану продукцію (товари, роботи, послуги) перед застосуванням повинні бути в обов'язковому порядку зареєстровані в податкових органах, після чого вони враховуються як бланки суворої звітності. Використання копії (ксерокопії) з зареєстрованого в податковій інспекції ордера для прийому грошових коштів забороняється і розглядається як приховування доходу. [10]

Крім того, для прийому грошових коштів при реалізації юридичними та фізичними особами продукції (товарів, робіт, послуг) за готівку використовуються талони форми № 20-ФС; квитанції форми КВ-1 - до 01.01.2011. [1]

Згідно з Постановою Міністерства Фінансів Республіки Білорусь від 29.03.2010 № 38 ордери КО-1, КО-1в, КО-2, КО-2в заповнюються як вручну, так і за допомогою технічних засобів. [11]

Витрата грошей з каси найчастіше пов'язаний з виплатою заробітної плати і премій робітникам і службовцям, виробництвом витрат на відрядження, поштово-телеграфних та інших господарських витрат, виплатою пенсій, допомоги по соціальному страхуванню і т. д. Основним документом, яким оформляється видача грошей з каси, є видатковий касовий ордер.

При видачі грошей касир вимагає в одержувача пред'явлення документа, що засвідчує його особу, записує найменування і номер документа, ким і коли він виданий, і бере розписку про отримання грошей.

Гроші касир має право видавати тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або його замінює. При видачі грошей через інших осіб за дорученням, оформленої в установленому порядку, в ордері після прізвища, імені та по батькові того, хто повинен отримувати, вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено отримання грошей. У відомостях перед розпискою в одержанні грошей касир робить напис: «За дорученням». Сама довіреність додається до видаткового документу.

Оплата праці, виплата допомоги по соціальному страхуванню і інші масові виплати проводяться за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. На титульному (заголовному) аркуші такої відомості керівником і головним бухгалтером або особами, ними уповноваженими, робиться дозвільний напис про право видачі грошей і суми прописом.

Після закінчення встановлених строків видачі заробітної плати та інших виплат касир в платіжній відомості проти прізвища особи, що не отримав гроші, ставить штамп або робить запис «депоновано» і складає реєстр депонованих сум, а наприкінці платіжної відомості вказує фактично виплачену і невиплачену суми і скріплює ці дані своїм підписом. Якщо гроші видавалися не самим касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: «Гроші за відомістю видавав (підпис)» (видача грошей касиром і роздавальником за однією відомістю забороняється). Після цього записують у касову книгу фактично виплачену суму і ставлять на відомості штамп: «Видатковий касовий ордер № ...». [2]

На досліджуваному підприємстві видача заробітної плати здійснюється у встановлені для цього строки, і як правило здійснюється в один встановлений день (15 числа кожного місяця).

При здачі грошей на розрахунковий рахунок складається оголошення на внесок готівкою. Для підтвердження прийому банк видасть квитанцію, яка прикладається до видаткового касового ордера.

Всі прибуткові та видаткові касові документи повинні бути заповнені відповідальними за це особами чітко і ясно чорнилом, кульковою ручкою або на машинці (друкарській, обчислювальної). Жодних підчисток, помарок або виправлень, навіть і обумовлених, у цих документах не допускається. Видавати прибуткові та видаткові документи на руки особам, вносять або одержують гроші, не дозволяється. Прийом і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.

Всі прибуткові та видаткові касові ордери та прирівняні до них документи реєструються в журналі реєстрації касових ордерів за формою № 1, № 1а. Журнал форми 1 відкривається окремо на прибуткові та видаткові касові документи. Щоб двічі не було видачі (прийому) грошових коштів з одного й того ж документу, видаткові касові ордери погашаються штампом «Оплачено» із зазначенням числа, місяця, року.

Реєстрацію прибуткових і витратних касових документів можна вести і з застосуванням засобів обчислювальної техніки. При цьому складається машинограмме: «Вкладний лист журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів у білоруських рублях».

Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на виплату заробітної плати та інших прирівняних до неї платежів, реєструються після їх виконання. [1]

У ЧТУП «Фантазія 2007» для обліку бланків використовується журнал форми Ф-1а, в якому реєструються КО-1 і КО-2, але оскільки ведеться автоматизований облік то бухгалтер маєте можливість сформувати при необхідності проаналізувати виписку КО-1 і КО-2 в окремих журналах ф-1.

Відповідальність за порушення касової дисципліни:

Згідно ст.12.19 КоАП:

- Порушення порядку розрахунків між юридичними особами, індивідуальними підприємцями в Білорусі, що виразилося в здійсненні платежів готівкою з порушенням вимог законодавства, тягне за собою накладення штрафу на юридичну особу у розмірі до 100% від суми таких платежів. [17]

Згідно ст.12.20 КоАП:

- Порушення порядку використання касових апаратів підсумовуючих, спеціальних комп'ютерних систем, Білетопечатающая машин, таксометрів та (або) платіжних терміналів для прийому готівкових грошових коштів та (або) банківських пластикових карток як засіб здійснення розрахунків на території Республіки Білорусь при продажу товарів, виконання робіт і надання послуг, а також відсутність зазначеного обладнання для прийому готівкових грошових коштів при продажу товарів, виконання робіт та надання послуг - тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі до ста базових величин. [6]



3. ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ КАСОВОЇ КНИГИ. ПЕРЕВІРКА І БУХГАЛТЕРСЬКА ОБРОБКА КАСОВИХ ДОКУМЕНТІВ

3.1 Порядок ведення касової книги

Для обліку касових операцій на кожному підприємстві ведеться одна касова книга форми № КО-4 для обліку рублів і окремі книги форми № КО-4в для обліку валюти, затверджені постановою Міністерства фінансів Республіки Білорусь від 29.03. 2010р. № 38 "Про затвердження типових форм первинних документів з оформлення касових операцій". [11]

Вони повинні бути пронумеровані, прошнуровані й опечатані сургучною печаткою або ж на кінці шпагату наклеюється щільний чотирикутник і по його кутах ставиться чорнильна друк, а на останній сторінці пишеться прописом кількість аркушів і ставляться підписи директора і головного бухгалтера. Кожен аркуш книги складається навпіл і під копіювальний папір записи ведуться в двох примірниках - перший залишається у книзі, а другий відривається і передається в бухгалтерію як касового звіту з усіма документами. За іноземній валюті записи і в документах, і в касовій книзі ведуться в національній валюті і в інвалюті.

Виправлення в касовій книзі мають бути обумовлені («Виправлено») і підписані касиром і бухгалтером. Щодня в касовій книзі підраховуються обороти за день і залишок грошей на кінець дня. [14, гл.3]

На досліджуваному підприємстві щоденно формується машинограмме «касова книга і звіт касира». У дні здачі виручки в банк, періодично попередньо формується звіт за КСА і звіряється з зданими готівкою, для уникнення помилок у записах книги касира-операціоніста і в касових прибуткових ордерах, тому що часто продавці помиляються при веденні книги.

При отриманні готівки в банку на зарплату та інші цілі спочатку виписується банківський чек, а потім прибутковий касовий ордер. Ордер додається до касового звіту, а квитанція - до виписки банку по розрахунковому рахунку.

У період видачі коштів на оплату праці відповідно до пункту 7 Правил ведення касових операцій з наступившим термінів залишок каси виводиться за врахованими в касовій книзі прибуткових та видаткових касових документів з відображенням окремим рядком "в тому числі на оплату праці".

При цьому сума виданих за відомістю на оплату праці за день готівкових грошей видатковим касовим ордером не оформляється і не відображається за колонці "Расход" в касовій книзі. Платіжна (розрахунково-платіжна) відомість на оплату праці в обов'язковому порядку зберігається в касі разом із залишком готівки і є документом, що підтверджує відсутність нестачі готівки в касі. Витрата виданих грошових коштів на оплату праці, виплату дивідендів, стипендій, пенсій та інших відображається в касовій книзі у міру закриття платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей. Платіжна (розрахунково-платіжна) відомість на оплату праці в обов'язковому порядку зберігається в касі разом із залишком готівки і є документом, що підтверджує відсутність нестачі готівки в касі. В аналогічному порядку запису до касової книги проводяться при виплаті по платіжним (розрахунково-платіжними) відомостями дивідендів, стипендій, пенсій, інших соціальних виплат. [5]

3.2 Перевірка і бухгалтерська обробка касових документів

Записи в касову книгу проводяться касиром в кожному ордеру, спочатку всі прибуткові, потім всі витратні. Потім виводиться залишок грошей в касі, відривний аркуш касової книги з доданими первинними документами передається до бухгалтерії як звіт касира.

Регістрами обліку, в яких відображаються касові операції, є журнал-ордер № 1 по кредиту рахунку 50 "Каса" і відомість № 1а по дебету рахунку 50. Журнал-ордер використовують для фіксування кредитових оборотів; відомість 1а - дебетових оборотів по рахунку 50. Записи проводять з розчленуванням операцій по кореспондуючих рахунках.

Підставою для бухгалтерських записів у журналі-ордері № 1 і відомості № 1а є перевірені звіти касира з прикладеними до них первинними документами. Записи в журналі-ордері виробляють підсумками за день на підставі видаткової частини звітів касира з доданими первинними документами.

Попередньо первинні документи групують по кореспондуючих рахунках, і однорідні операції відображають загальною сумою за день. При невеликій кількості операцій у господарстві допускаються записи за підсумками звіту касира за 2-3 дні.

У відомості № 1а записи роблять аналогічним шляхом на підставі звітів касира, лише з їх прибуткової частини з попередньою угрупованням документів по кореспондуючих рахунках.

Залишок коштів у касі показують у відомості тільки на початок і на кінець кожного місяця. Протягом місяця для контролю і оперативних цілей використовують дані про залишки коштів, наведені у звіті касира.

Журнал-ордер № 1 і відомість 1а є регістрами річного обігу. Вони брошуруються у вигляді зошитів з вкладними листами і відкриваються для обліку касових операцій на календарний рік. Загальний кредитовий оборот з журналу-ордера № 1 записується в головну книгу в кредит рахунку 50, а складові його суми за дебетуемого рахунках переносять у дебет відповідних рахунків.

При внутрішньогосподарському контролі важливе значення має взаємна звірка оборотів в регістрах обліку. Тому, перш ніж перенести підсумки журналу-ордера № 1 по кредитовим оборотам в головну книгу їх по кожному кореспондуючому рахунку звіряють з даними інших регістрів. Після звірки регістрів обороти по рахунку 50 "Каса" розносять в головну книгу.

Облік грошових коштів в касі на підставі первинних документів, касових звітів, журналу реєстрації прибуткових і витратних ордерів ведеться в журналі-ордері № 1 по кредитовою ознакою, а дебет рахунку 50 "Каса" відображається у відомості. [6]

За згодою касира і за умови забезпечення повного збереження касових документів касова книга може вестись автоматизованим способом, при якому її аркуші формуються у вигляді машинограми "Вкладний аркуш касової книги". Одночасно з нею формується машинограми "Звіт касира". Обидві названі машинограми повинні мати однаковий зміст і включати всі реквізити, передбачені формою касової книги, за рік. Нумерація аркушів касової книги в цих машинограмах здійснюється автоматично в порядку зростання з початку року. У машинограмі "Вкладний лист касової книги" останнім за кожен місяць має автоматично друкуватися загальна кількість аркушів касової книги за кожний місяць, а в останній за календарний рік - загальна кількість аркушів касової книги за рік. Касир після отримання машинограм "Вкладний лист касової книги" і "Звіт касира" перевіряє правильність складання зазначених документів, підписує їх і передає звіт касира разом з прибутковими та видатковими касовими документами до бухгалтерії під розписку у вкладному аркуші касової книги.

З метою забезпечення схоронності і зручності використання машинограми "Вкладний аркуш касової книги" протягом року вона зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або в міру необхідності) зазначені машинограми брошуруються в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника та головного бухгалтера організації (підприємця) і книга опечатується. Контроль за правильним веденням касових операцій покладається на головного бухгалтера організації. [1]

На підприємстві ЧТУП «Фантазія 2007», використовуються такі облікові регістри як «Аналіз рахунку», для виведення результату операцій за рахунками з рахунком 50, Картка рахунку 50 для більш детального аналізу операцій, реєстр документів за аналізований період, а також оборотну відомість за рахунком 50 . Перелічені документи та звіти формуються залежно від необхідності отримання даних для аналізу руху грошових коштів в касі.

З вище сказаного можна зробити висновки, що використання програми «1С бухгалтерія», значно спрощує обробку касових документів, знижується паперовий документообіг, час на заповнення і перевірку первинних документів, ймовірність помилки при формуванні облікових регістрів і зведених звітів.



4. ОСОБЛИВОСТІ ВЕДЕННЯ КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ З ІНОЗЕМНОЮ ВАЛЮТОЮ

Використання іноземної валюти на території республіки суворо обмежена - допускається лише у випадках, прямо передбачених законодавством. Використання готівкової іноземної валюти ще більше обмежена.

Джерела надходження і мети використання готівкової іноземної валюти з валютних операцій, розрахунки за якими здійснюються за допомогою її прийому в касу (видачі з каси) організацій або внесення на рахунок (зняття з рахунку) організації в банку, а також документальне оформлення такого внесення (зняття) визначені Інструкцією № 1. ¹

Порядок ведення касових операцій в іноземній валюті, встановлення банками лімітів і строків здачі в банк готівкової інвалюти, яка надходить у касу організації, регламентується Правилами № 98. [16]

Ліміти залишку іноземної валюти встановлюються на підставі клопотань організацій з детальніше аргументацією необхідності наявності такого ліміту. При відсутності такого клопотання готівкова іноземна валюта підлягає повній інкасації в установи уповноважених банків. Готівкова іноземна валюта, отримана з банку, витрачається суворо на цілі, на які вона отримана.

Касові операції оформляються документами встановленої форми без зміни в усіх організаціях незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форм власності.

При прийманні казначейських квитків, банкнот, металевої монети в іноземній валюті касири організацій зобов'язані за допомогою технічних засобів визначати її платіжність. Додатково платіжність іноземної валюти перевіряється за довідковими матеріалами.

Прийом іноземної валюти касами організацій проводиться за прибутковими касовими ордерами форми № КО-1в, що виписуються у валюті та гривневому еквіваленті за діючим курсом НБ РБ. Прибутковий касовий ордер підписується головним бухгалтером.

Витрата іноземної валюти оформляється видатковими касовими ордерами форми № КО-2в із зазначенням суми валюти та її рублевого еквівалента за курсом НБ РБ. Видатковий касовий ордер підписується керівником та головним бухгалтером. Невиплачена сума іноземної валюти здається в уповноважений банк. [9]

Форми касових ордерів затверджені постановою Мінфіну від 29.03.10 № 38. [11]

Для відображення операцій з готівковою іноземною валютою організація веде окрему касову книгу за операціями в іноземній валюті. При цьому організація повинна мати тільки одну касову книгу за операціями в іноземній валюті.

У касовій книзі на початок дня вказується залишок іноземної валюти (у розрізі видів іноземних валют, найменування, сума). У міру проведення операцій в іноземній валюті протягом дня касиром провадяться записи по приходу (витраті) у касовій книзі (у розрізі видів іноземних валют, найменування, сума). У кінці робочого дня касир виводить вихідний залишок (в розрізі видів іноземних валют, найменування, сума). Касиру не може бути поставлена в обов'язок котирування іноземної валюти.

Для здійснення операцій з готівковою іноземною валютою організація повинна мати касу, розташовану у відокремленому приміщенні. Можливо поєднання каси по рублевих операцій з касою за операціями з готівковою іноземною валютою. Однак при цьому повинні бути в наявності роздільні металеві шафи (ящики) або сейфи для окремого зберігання іноземної валюти від рублевих коштів. [16]

Каса організації повинна бути застрахована страховою організацією. Страхування здійснюється в оцінці за єдиним курсом, установленим Національним банком Республіки Білорусь, або за номіналом.

До складу устаткування каси повинні в обов'язковому порядку входити: каталоги (довідники) відмітних ознак визначення автентичності, платіжності іноземних валют (долари США, євро тощо); технічні прилади для перевірки автентичності купюр готівкової іноземної валюти.

Уповноважені банки щоквартально проводять перевірки касової дисципліни в організації, а при обслуговуванні більше десяти клієнтів, які здійснюють операції з готівковою іноземною валютою, - не рідше одного разу на півріччя. У разі порушення організацією вимог чинного Положення уповноважений банк має право клопотати перед Національним банком про відкликання ліцензії ( дозволу) на право проведення валютних операцій. З моменту подачі клопотання (дата вихідного номера) до Національного банку і до остаточного вирішення питання Національним банком уповноважений банк має право припинити операції з валютного рахунку організації. [1]



5. СИНТЕТИЧНИЙ І АНАЛІТИЧНИЙ ОБЛІК ГРОШОВИХ КОШТІВ У КАСІ

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі призначений активний синтетичний рахунок 50 «Каса», за дебетом відображається надходження грошових коштів а касу, а по кредиту - витрачання.

На підставі опрацьованого звіту касира у бухгалтерії ведеться облік касових операцій в журналі-ордері № 1 по кредиту рахунку 50 «Каса» і у відомості № 1 за дебетом рахунка 50 (для контролю).

До рахунку 50 «Каса» можуть відкриватися при необхідності такі субрахунки:

50-1 «Каса організації»;

50-2 «Операційна каса»;

50-3 «Грошові документи»;

50-4 «Валютна каса»;

50-5 «Каса філії».

Субрахунок 50-1 «Каса організації» призначений для обліку грошових коштів в головний касі.

Субрахунок 50-2 «Операційна каса» використовується для обліку грошових коштів у касах вокзалів, товарних контор і експлуатаційних дільниць відділень зв'язку, зупиночних пунктів, квиткових і багажних касах вокзалів, аеропортів, пристаней і так далі.

Субсчет50-3 «Грошові документи» призначений для обліку поштових марок, марок державного мита, вексельних марок, оплачених авіаквитків та інших грошових документів.

Субрахунок 50-4 «Валютна каса» призначений для обліку касових операцій в іноземній валюті при здійсненні зовнішньоекономічної діяльності, у тому числі при направленні працівників у закордонні відрядження.

Субрахунок 50-5 «Каса філії» призначений для обліку касових операцій відокремлених філій та представництв, виділених на окремий баланс. [4]

Рахунок 50 по дебету кореспондує з кредитом рахунків:

· 90 «Реалізація» - на що надійшли в касу готівкові гроші за реалізовану продукцію і матеріальні цінності;

· 51 «Розрахунковий рахунок» - на суми, отримані з установ банку на різні цілі;

· 99 «Прибутки та збитки» - на надлишки грошей у касі, виявлені інвентаризацією;

· 71 «Розрахунки з підзвітними особами» - на повернуті ними в касу залишки невикористаних авансів;

· 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями» - на внесені в касу платежі в порядку погашення боргів;

· 76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами» - на надходження грошей за куплені товари в кредит, в рахунок погашення позик;

· 86 «Цільові фінансування» - на внески батьків за утримання дітей в дитячих установах і рядом інших рахунків.

За кредитом рахунок 50 «Каса» кореспондує з дебетом рахунків:

· 51 «Розрахунковий рахунок» - на внесені в банк готівку;

· 69 «Розрахунки по соціальному страхуванню і забезпечення» - на виплати з фонду соціального захисту;

· 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» - на видану готівкою зарплату, премії;

· 71 «Розрахунки з підзвітними особами» - на видані аванси у підзвіт;

· 76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами» - на виплати готівкою за виконавчими листами, депонентської сум;

· 83 «» Додатковий фонд »- Надходження грошових коштів, прийнятих безоплатно в межах одного власника;

· 84 «Нерозподілений прибуток (непокритий збиток)» - на видані одноразові премії і т. д. [7].

Поточні записи в журналі-ордері 1 та відомості 1, як і в деяких інших журналах-ордерах, тягнуть за собою складання листків-розшифровок для перенесення дебетових і кредитових оборотів по окремих рахунках в ті журнали-ордери або відомості, в яких ведеться аналітичний облік за цими рахунками. Якщо в звіті касира міститься велика кількість операцій і їх рознесення безпосередньо в журнал-ордер № 1 і відомість № 1 без помилок скрутна, тоді на підставі звіту касира готується зведення операцій в розрізі кореспондуючих рахунків і в відповідності з нею заповнюються журнал-ордер № 1 і відомість № 1. Зведення може складатися як вручну, так і на персональних ЕОМ.

При обробці документів на обчислювальних машинах на підставі звітів касира складається щомісяця відомість обліку по рахунку каси, яка використовується для узагальнення операцій руху грошових коштів за цим рахунком та формування бухгалтерських записів в розрізі кореспондуючих рахунків і субрахунків.

Відомість є, таким чином, регістром синтетичного і одночасно аналітичного обліку за рахунком 50 «Каса». В основі машинної обробки відомості лежить порядок відображення касових операцій на синтетичному рахунку 50 (активний грошовий рахунок), за дебетом якого групуються суми прибуткових, а по кредиту - видаткових операцій. Потім складається оборотна відомість по рахунку 50 за синтетичними рахунками і дані з неї переносяться в Головну книгу.

Аналітичний облік грошових коштів у касі ведеться по матеріальних особам (касирам), а грошових документів - за їх видами і відповідальним особам, по операціях з валютою ведуть окремо по виду валюти (долари, євро і т.д.), тобто витрата, прихід, залишок визначається по кожному виду окремо. Підстава для обліку грошових коштів є звіт касира з доданими первинними документами.

Регістром аналітичного обліку є касова книга, в якій відображаються дані прибуткових і видаткових касових документів. Записи виконуються окремим рядком, відповідної дати звіту касира. Кількість рядків в обліковому регістрі (записів) по дебету і кредиту рахунку буде відповідати кількості звітів касира за місяць. [3]

На досліджуваному підприємстві на початку місяця, проводиться обробка та звірка касових документів (касових ордерів, листів касової книги, звітів касира) за попередній місяць, а також підшивання в папку для подальшого зберігання.



6. ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ ГРОШОВИХ КОШТІВ У КАСІ І ВІДОБРАЖЕННЯ В ОБЛІКУ ЇЇ РЕЗУЛЬТАТІВ

Відповідно до Правил ведення касових операцій в Республіці Білорусь, затвердженою Національним Банком від 17.01.2008 № 4 (із змінами та доповненнями), у строки, встановлені керівником суб'єкта господарювання, але не рідше одного разу на квартал проводиться раптова ревізія каси з повним полістний перерахунком грошової готівки і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі. [14]

На підприємстві проводяться ревізії каси з повним полістний перерахунком грошей та інших цінностей, що знаходяться в касі, у строки, встановлені керівником підприємства.

Ревізію каси проводить інвентаризаційна комісія, призначена наказом по підприємству. Члени комісії у присутності касира перевіряють наявність полістний перерахунком всіх грошей, що знаходяться в касі, квитанції на здані для зберігання цінності, цінні папери, бланки суворої звітності, а також ведення касової книги та порядок зберігання грошей.

Результати інвентаризації оформлюють актом ф. Інв.-15. В акті фактичні залишки касової готівки зіставляють з даними обліку, що дає можливість визначити нестачу або надлишок грошових коштів. Акт оформляється в день ревізії каси і підписується всіма членами інвентаризаційної комісії.

Якщо встановлена ??нестача або надлишок грошей, касир представляє комісії письмове пояснення.

Акт складається у двох примірниках: один залишається у справах бухгалтерії, інший - у касира. При зміні матеріально відповідальних осіб акт складається в 3-х примірниках (матеріально відповідальній особі, яка здала цінності, матеріально відповідальній особі, яка прийняла цінності, та бухгалтерії).

Приватні розписки, нібито підтверджують отримання грошей особисто у касира, чи здачу їх на зберігання, у виправдання залишку грошей у касі не приймаються.

Виявлені при інвентаризації надлишки зараховують в доход підприємства і прибуткують (дебет рахунки 50, кредит рахунку 80 «Прибутки та збитки»), а нестачу відносять на винну особу: дебет рахунку 84 «Нестачі і втрати від псування цінностей», кредит рахунку 50; дебет субрахунка 73-2, кредит рахунки 84) і утримують з нього (дебет рахунків 50, 70, кредит 73-2). [5]

Перевірка правильності ведення касових операцій проводиться суцільним чином. Починаючи з дня закінчення попередньої ревізії (аудиторської перевірки), всі касові документи піддаються суцільний перевірці. При цьому використовуються такі документи і регістри бухгалтерського обліку: звіти касира з прикладеними прибутковими і видатковими касовими ордерами; журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів; касова книга; корінці чеків використаних чекових книжок; виписки банку з рахунку підприємства з прикладеними до них документами; журнали - ордера за кредитами рахунків «Каса», «Розрахунковий рахунок», «Спеціальні рахунки в банках», «Грошові документи», «Переклади їсти дорогою», «Короткострокові кредити банків», «Довгострокові кредити банків», «Кредити банків для працівників»; відомості до відповідним журналам - ордерам, які проводяться по дебету рахунків («Каса», «Розрахунковий рахунок»), а також машинограми при механізованої обробці облікової документації.

В першу чергу перевіряється правильність оформлення первинних документів, за якими проводилися операції, пов'язані з отриманням і видачею готівки. У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Іноді на документах можуть відсутні номер, дата та інші реквізити, що дозволяє їх повторне використання. Прибуткові та видаткові касові ордери повинні протягом звітного року мати роздільне нумерацію, виписуватися в бухгалтерії підприємства в момент здійснення операції і реєструватися в спеціальному журналі. При виявленні пропуску в нумерації зазначених ордерів слід ретельно перевірити, чи не викликано це знищенням документів або іншими зловживаннями.

При перевірці дотримання касової дисципліни уточнюють: чи використовувалася касова виручка на поточні потреби в межах встановлених норм; використовувалися чи отримані зі Світового банку готівка за цільовим призначенням, своєчасність і повноту повернення в банк невикористаних грошових коштів, отриманих на виплату заробітної плати, премій, посібників, пенсій, послуг, товарно-матеріальних цінностей та інших надходжень.

Використання готівки перевіряється шляхом зіставлення даних про отримані в банку засобах з їх витрачанням відповідно до цільовим призначенням.

Для узагальнення інформації про витрачання грошових коштів за цільовим призначенням доцільно складати відомість наступній форми.

Відомість складається за даними звітів касира, журналу реєстрації прибуткових і витратних документів, а також журналів-ордерів № 1, № 01, відомостей № 1 і В-4 або відповідних машинограм.

Наведена відомість підписується перевіряючим (ревізор, аудитор і ін) головним бухгалтером підприємства.

Своєчасність і повноту внесення в банк невикористаних грошових коштів перевіряють шляхом зіставлення дати і суми зарахування грошей на відповідний рахунок за даними виписок банку з датою закінчення виплати премій, посібників, пенсій та інших, яка вказана у дозвільної написи на платіжних відомостях, депонованої зарплати та інших раніше невиплачених сум, а також з датою і сумою оприбуткування грошей у касу по іншим надходженням. При цьому ретельно аналізуються повнота та своєчасність оприбуткування в касу грошових коштів, отриманих з банку шляхом зустрічної і взаємної звірки даних банківських виписок з рахунків підприємства, корінців чекових книжок, прибуткових касових ордерів і записів у касовій книзі. При цьому слід мати на увазі, що чекові книжки, корінці використаних чеків, а також невикористані чеки повинні зберігатися у головного бухгалтера. Зіпсовані чеки з написом «Анульовано» повинні зберігатися підклеєними до корінцях чеків.

Під час перевірки чеків слід переконатися у наявності всіх виписок банку з рахунку підприємства. Якщо кінцевий залишок засобів у попередньої виписці відповідає початковому залишку в наступної, це свідчить про наявність всіх виписок у цій рахунку. Відсутні виписки необхідно зажадати у банку. Достовірність виписок визначається з їхньої зовнішнім ознаками (наявність необхідних реквізитів, підписів, штампів банку тощо) і шляхом зустрічної перевірки в банку. Вироблені виправлення в виписках посвідчуються підписом головного бухгалтера і гербовою печаткою банку. В обов'язковому порядку зустрічної перевірки у банку. Вироблені виправлення в виписках посвідчуються підписом головного бухгалтера і гербовою печаткою банку. В обов'язковому порядку зустрічної перевірці піддаються виписки, мають підчистки і виправлення, непідтверджені банком.

Для полегшення праці та забезпечення повноти перевірки оприбуткування в касу отриманих у банку грошей доцільно складати відомість наступної форми. У неї записуються дані всіх чеків за зростаючим номерам, включаючи зіпсовані і анульовані чеки. Проти номери такого чека в відомості робиться відмітка «Анульовано». Це дозволяє виявити факти неоприбуткування в касу отриманих готівкових грошей.

При виявленні випадків неоприбуткування грошей, виправлень, підчисток, розходжень в номерах чи розриву між датою отримання по виписці банку і оприбуткування їх до каси слід встановити їх причини. Для цього беруться письмових свідчень касира і головного бухгалтера підприємства, проводиться зустрічна перевірка в банку.

Одночасно перевіряється повнота відображення по касі внесених в банк готівкових грошей та їх зарахування на рахунки підприємства. Для цього доцільно використовувати відомість наступної форми.

Надалі перевіряють повноту оприбуткування грошей, отриманих за реалізовану продукцію, роботи, послуги, товарно - матеріальні цінності та ін, використовую при цьому звіти про їх рух, а також записи за рахунками їх обліку та реалізації. Причому дебетові записи за рахунками реалізації повинні звірятися з кредитовими записами за рахунками обліку цінностей, які кредитові записи з дебетовими записами за рахунком каси. При наявності заборгованості працівників або інших осіб за куплені цінності необхідно перевірити реальність виникнення заборгованості.

При цьому слід зазначити, що цінності, реалізовані підприємством за розрахунок готівкою повинні відпускатися лише за на товарної накладної (ТН - 2) штампа «Оплачено», тобто після внесення грошей до каси з видачею на руки квитанції прибуткового касового ордера. Забороняється матеріально відповідальним особам отримувати готівкові гроші за які відпускаються населенню цінності зі складу підприємства.

У відомостях на виплату заробітної плати, премій, посібників, стипендій та інших, а також у видаткових касових ордерів та інших документах на видачу коштів перевіряється справжність підписів одержувачів грошей. Для цього підписи в одних відомостях чи інших документах зіставляються з підписами в інших, причому особлива увага звертається на виправлення і підчистки. У деяких випадках виробляється опитування одержувачів грошей.

При перевірці касових операцій уточнюють правильність підрахунку оборотів по приходу і витраті в касових звітах, визначення залишків на кінець звітного періоду і перенесення їх з однієї сторінки на іншу, а також відповідність залишку за звітом касира на кінець місяця залишку за рахунком 50 «Каса» у Головній книзі.

Особливу увагу слід приділити обгрунтованості витрати грошових коштів, що відносяться на витрати виробництва та інші рахунки без виправдувальних документів.

На підставі даних звітів касира і доданих до них виправдувальних документів, а також записів у облікових регістрах перевіряється правильність кореспонденції рахунків рухом коштів у касі.

При автоматизованому веденні касової книги повинна проводитися перевірка правильності роботи програмних засобів оброблення касових документів.

Усі виявлені порушення відображаються у відповідному розділі акта ревізії або аудиторської перевірки з посиланнями на що докладалися до акту відомості, таблиці та інші дані, що свідчать про допущені порушення.

Перевірки дотримання Правил ведення касових операцій можуть здійснювати також податкові та інші державні контролюючі органи відповідно до покладених на них обов'язками та чинним законодавством.

Пропозиції та рекомендації щодо усунення виявлених у ході перевірок касової дисципліни недоліків, а також причин та умов, що сприяють вчиненню розкрадань, обов'язкові до виконання всіма організаціями. При цьому відповідальність за дотримання Правил ведення касових операцій покладається на керівників організацій, головних бухгалтерів, керівників фінансових служб і касирів. [6]



ВИСНОВОК

Для зберігання грошових коштів і виконання розрахунків ними на кожному підприємстві, в організації чи установі створюється каса. Касові операції здійснює касир, який є посадовою особою з повною матеріальною відповідальністю за збереження всіх прийнятих на зберігання грошей та цінних паперів і за всякий збиток, заподіяний підприємству.

У касі можна зберігати невеликі грошові суми для оплати дрібних господарських витрат, видачі авансів на відрядження та інших невеликих платежів.

У більшості випадків гроші до каси надходять з розрахункового рахунку в банку через касира, який отримує їх за грошовими чеками, вони, як правило, зброшуровані в чекові книжки, а також від реалізації товарів, робіт, послуг.

Основним прибутковим касовим документом є прибутковий касовий ордер з відривною квитанцією.

Витрата грошей з каси найчастіше пов'язаний з виплатою заробітної плати і премій робітникам і службовцям, виробництвом витрат на відрядження, поштово-телеграфних та інших господарських витрат, виплатою пенсій, допомоги по соціальному страхуванню і т. д. Основним документом, яким оформляється видача грошей з каси, є видатковий касовий ордер.

Прийом і видача готівки касами підприємств може проводитися і з інших належно оформленими документами: товарно-транспортних накладних на відпущені за готівковий розрахунок товарно-матеріальні цінності, рахунках за надані послуги, платіжними відомостями та ін

Прибуткові та видаткові касові ордери або замінюючі їх документи відразу після їх виконання підписуються касиром, а додані до них документи погашаються штампом або написом «Оплачено» із зазначенням числа, місяця, року.

До передачі в касу касові ордери та замінюючі їх документи реєструються бухгалтером в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів.

Відразу ж після отримання або видачі грошей дані прибуткових і видаткових касових документів записуються касиром у касову книгу. На підприємстві повинна бути лише одна книга, і записи в ній ведуться касиром в двох примірниках через копіювальний папір чорнилом або кульковою ручкою.

Рахунок 50 «Каса» призначений для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів у касах організації.

На підставі опрацьованого звіту касира у бухгалтерії ведеться облік касових операцій в журналі-ордері № 1 по кредиту рахунку 50 «Каса» і у відомості № 1 за дебетом рахунка 50 (для контролю).

Крім готівки, у касах можуть зберігатися різні грошові документи і бланки документів суворої звітності (поштові марки, марки державного мита, вексельні марки, оплачені авіаквитки, оплачені путівки в будинки відпочинку і санаторії, переклади у дорозі та ін.)

У терміни, встановлені керівником суб'єкта господарювання, але не рідше одного разу на квартал проводиться раптова ревізія каси.

У результаті аналізу стану обліку та внутрішньогосподарського контролю збереження та використання грошових коштів у ЧТУП «Фантазія 2007» виявлено такі позитивні сторони діяльності:

· Своєчасне і правильне оформлення первинних документів по касі.

· Дотримання термінів здачі виручки в банк.

· Суворий контроль при зборі торгової виручки за відповідністю сум виписаних в КО-1 і зданих в касу підприємства.

· Своєчасна обробка і належне зберігання документів.