Размещено на http://allbest.ru

Курсовая работа

Номенклатура дел

Введение

номенклатура дело документ

Производственные процессы и задачи управления ими требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множества документов, как по статусу самого предприятия, так и по организации его производственно-хозяйственных деятельности. Руководители и специалисты предприятий от 50 до 90% рабочего времени заняты работой с документами или их созданием. В России эта деятельность исторически получила название "делопроизводство".

Хорошо отлаженное делопроизводство исключает из практики случаи, когда производство может быть приостановлено из-за потери какого либо документа, когда в поисках документа "на ноги" поднимается все предприятие. Чтобы это случалось как можно реже, организация и ведение делопроизводства на предприятиях регламентируются требованиями действующего законодательства, стандартами и инструкциями. В тоже время делопроизводство адаптируется к местным условиям, приспосабливается под специфику каждого конкретного предприятия. В практике делопроизводства возможны отступления от общих требований и их нарушения. Поэтому государственные органы требуют постоянно работы с документацией и совершенствования делопроизводства на предприятии.

1. Структура и назначение номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, формируемых в структурных подразделениях территориальных органов, организаций МЧС России, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется в целях группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив территориального органа, организации МЧС России (далее - Архив), а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, заводимых в делопроизводстве организации МЧС России, в том числе справочные, контрольные, учетные картотеки, книги и журналы учета, личные дела, базы данных.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел временно действующих органов (например, рабочих комиссий, групп, создаваемых на период проведения каких-либо конкретных мероприятий), а также незавершенные делопроизводством дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является территориальный орган, организация МЧС России.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о территориальном органе, уставами организаций МЧС России, положениями о структурных подразделениях, штатными расписаниями, Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений ФПС ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом МЧС России от 19.06.2012 № 340, Перечнем документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в МЧС России в форме электронных документов, утвержденным приказом МЧС России от 25.06.2012 № 353, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности территориального органа, организации МЧС России, их виды, состав и содержание.

Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на следующий год структурным подразделением (канцелярией), созданным для ведения делопроизводства.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, подразделов - названия отделов структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве индексацией структурных подразделений в возрастающем порядке. При этом структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, помещается в номенклатуре дел первым и ему присваивается делопроизводственный индекс - 1.

Номенклатура дел подписывается начальником структурного подразделения (начальником канцелярии), созданного для ведения делопроизводства и лицом, организации МЧС России, после чего утверждается начальником (руководителем) организации МЧС России. Как правило, номенклатура дел печатается в двух экземплярах. Первый (утвержденный) экземпляр номенклатуры дел организации МЧС России дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Второй экземпляр используется в качестве рабочего экземпляра в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Согласованная в установленном порядке номенклатура дел в конце каждого года дорабатывается с целью внесения изменений в номенклатуру дел следующего года. Уточненная номенклатура дел на следующий год подписывается начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства (начальником канцелярии), утверждается начальником (руководителем) организации МЧС России и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В течение года структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства (канцелярией), могут вноситься изменения и дополнения в утвержденную номенклатуру дел организации МЧС России на основании предложений структурных подразделений, и оформленных служебной запиской на имя начальника (руководителя) организации МЧС России. Основанием для изменения и дополнения являются функциональные или организационно-штатные изменения в структурном подразделении.

Названиями разделов номенклатуры дел структурного подразделения являются названия отделов. В первый раздел (без названия) включаются дела общего для структурного подразделения делопроизводства, следующие разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве индексацией отделов структурных подразделений в возрастающем порядке. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел, т.е. их систематизация, определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального органа, организации МЧС России. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, финансовые документы, затем документы по основной деятельности структурного подразделения, в конце раздела располагаются заголовки дел по делопроизводству.

Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленных в делопроизводстве организации МЧС России цифровых обозначений структурного подразделения, отдела структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: дело № 34/102-2-01, где 34 - индекс структурного подразделения, 102 - индекс отдела структурного подразделения, 2 - раздел номенклатуры дел, 01 - порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Резервные номера дел в номенклатуре дел не предусматриваются. При необходимости заведения новых дел они вносятся в установленном порядке в конец номенклатуры дел соответствующего структурного подразделения под следующим порядковым номером.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "исходящая переписка", "входящие документы"), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований территориальных органов исполнительной власти, учреждений и организаций, кроме официально установленных сокращений.

Заголовок дела может состоять из следующих элементов:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы, решения и т.д.);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

Пример: Переписка с Управлением специальной пожарной охраны МЧС России о работе Специального управления ФПС № 102 МЧС России.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

В графе 3 номенклатуры "Количество дел (томов)" вносятся сведения о количестве заведенных томов.

В графе 4 номенклатуры дел "Дата дела" отражаются хронологические рамки документов, подшитых в дело (крайние даты (число, месяц, год) заведения и окончания дела в делопроизводстве (например: "10.01.2012 - 28.12.2012"). Если дело является переходящим, то крайние даты указываются следующим образом: "15.01.2010 - по настоящее время"

В графе 5 номенклатуры дел "Количество листов" указывается количество листов, подшитых в деле (томе).

В графе 6 номенклатуры дел указывается срок хранения дела, номера статей Перечня документов, с указанием сроков хранения.

В графе 7 номенклатуры дел "Примечание" делаются отметки о переходящих делах с указанием старого индекса дела в случае его изменения: "Переходящее с 2006 г. В 2011-2012 гг. - д.2-2-11"); об уничтожении дел; о передаче дел в Архив, в другие структурные подразделения или организации. В случае если дело не было заведено в течение года, то в графе "Примечание" проставляется отметка "Не заводилось", при этом в графах 3, 4, 5 проставляются прочерки. По окончании календарного года ответственный за делопроизводство структурного подразделения делает отметки о закрытии дел, проверяет правильность заполнения всех граф номенклатуры дел, вносит необходимые дополнения и уточнения. Номенклатура дел структурного подразделения с данными о заведении дел, а также итоговая запись распечатываются в двух экземплярах и подписываются ответственным за делопроизводство (начальником канцелярии). Один экземпляр остается в структурном подразделении и подшивается в дело, второй экземпляр представляется в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, не позднее 1 марта следующего года для учета и внесения сведений в номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России.

2. Требование к оформлению дел

Формированием дела представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются как в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, так и в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за делопроизводство. Исполненные и законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок должны быть сформированы в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения (начальник канцелярии) или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Ответственный за ведение делопроизводства (начальник канцелярии) вносит данные о списании документов «в дело» с указанием номер дела. Контроль за правильным формированием дел осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. При этом в обязательном порядке проверяется наличие подписей на документах и их приложениях (на копиях документов подписи заверяются лицом, проставляющим регистрационный номер на документе), наличие регистрационного номера и даты, отметок об исполнении документа и списания документа "в дело" с указанием номера дела;

- группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, судебные дела, контрольно-наблюдательные дела, и другие переходящие дела (книги учета, журналы регистрации и т.д.).

- помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами;

- помещать в дела телеграммы и факсограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (кроме тех, подлинники которых отсутствуют). Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. В исключительных случаях, если объем документа незначительно превышает 250 листов или дело содержит только электронные документы, разрешается превысить указанный объем. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, присланные в электронном виде, должны распечатываться и храниться на бумажном носителе. Запрещается подшивать в одно дело документы постоянного и временного хранения. Внутри дела документы располагаются сверху вниз в хронологическом порядке. Утвержденные документы группируются отдельно от проектов. Утвержденные планы, отчеты, сметы и др. формируются в дела того года, к которому относятся. Проекты этих документов формируются в делах года разработки. Если документы, относящиеся к решению одного вопроса, датированы разными годами, то весь комплекс документов следует формировать в делах календарного года начала переписки. Например, если документ-запрос поступил в 2012 году, а документ-ответ зарегистрирован в 2013 году, то оба документа подшиваются в дело за 2012 год. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов могут составлять отдельный том, о чем на документе делается отметка, например: "Приложение к приказу подшито в дело № ...".

3.Оформление дел

Дела, заведенные в делопроизводстве структурных подразделений, подлежат предварительному оформлению при их заведении и окончательному по завершении года. Оформление дел проводится сотрудниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем Архива (лица, ответственного за Архив).

Оформление дела, включая дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения, предусматривает:

подшивку дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

оформление реквизитов обложки дела.

Оформленные дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в папках типа "Корона" или в скоросшивателях.

Подшивка дел

Документы, составляющие дело постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на четыре прокола прочными шнурками в папку с гребешком, тремя клапанами и завязками (архивную папку) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дела к подшивке металлические и иные скрепления (скрепки, скобы, нитки и т.п.) удаляются. Не допускается передача дел в Архив в папках типа "Корона" и скоросшивателях. Архивные папки с документами, исполненными на стандартных листах формата А4 (210x297 мм), должны иметь размеры 229x324x40 мм. Если все листы документов дела превышают вышеуказанный формат (лицевые счета), архивные папки могут иметь соответствующие размеры. Неформатные документы (карты, схемы, планы, чертежи и др.), документы по личному составу, которые ведутся в виде карточек (послужные карты и др.), а также небольшие брошюры, в целях их сохранности и удобства пользования вкладываются в конверты, которые подшиваются в архивные папки или хранятся в картонных футлярах (коробках, тубусах). Они могут составлять отдельные дела (тома дел), которые оформляются с составлением внутренней описи и листа-заверителя. При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек и др.), эти документы вкладываются в конверт, который наклеивается в конце дела на внутреннюю сторону архивной папки. Наличие невостребованных личных документов оговаривается во внутренней описи дела. При подшивке листы документов выравниваются по левому (подшиваемому) и верхнему краям. Листы формата А5 подшиваются за верх левого края, листы формата A3 подшиваются за верх левого края и складываются под стандартный размер (210x297 мм). Подшивка за середину сложенного листа не допускается. Проколы в документах, подшиваемых в дело, должны совпадать с проколами на гребешках архивной папки. Документы, текст которых расположен не вдоль, а поперек листа (планы, схемы, графики и др.) следует подшивать так, чтобы было обеспечено свободное прочтение текста со стороны правого (неподшиваемого) края листа. В начале дела подшивается чистый лист, за ним внутренняя опись документов дела, в конце дела - лист-заверитель дела.

4.2. Нумерация листов дела

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, подшитых в дело, все листы, кроме листов внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом. Использование чернил, шариковой пасты и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно. Чистые листы не нумеруются. Листы с указанием по исполнению документов (в случае, если резолюции оформляются на отдельных листах), а также листы согласования нумеруются как самостоятельные листы. Перенумерация ранее сформированного дела допускается только в случае изменения количества листов дела (переформирование, дополнительная подшивка документов и др.). При этом прежние номера листов аккуратно зачеркиваются, а рядом указываются новые. После перенумерации дела необходимо внести соответствующие изменения в лист-заверитель и внутреннюю опись или составить новые лист-заверитель и внутреннюю опись.

Составление заверительной надписи

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая оформляется на отдельном листе-заверителе (приложение 1), подшитом в конце дела. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество листов в деле и количество листов внутренней описи, а также указываются особенности документов дела: наличие литерных и пропущенных номеров листов; листов с наклеенными документами и вырезками из газет; склеек с указанием количества склеенных листов; конвертов с вложениями; фотографий, чертежей, диаграмм, рисунков и др.

В журналах и книгах указывается количество заполненных листов. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, изъятие документов) отмечаются в заверительной надписи.

Составление внутренней описи

Внутренняя опись составляется с целью учета документов, подшитых в дело. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение 2).При закрытии дела в конце внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.При изменении состава документов дела (изъятии документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" внутренней описи.

Оформление реквизитов обложки дела

На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации МЧС России; наименование структурного подразделения; наименование отдела структурного подразделения; индекс дела (номер тома); заголовок дела; крайние дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Все реквизиты оформляются черной шариковой ручкой или тушью. Допускается оформление обложки дела на компьютере. Заголовок и индекс дела указываются на обложке в соответствии с номенклатурой дел. В конце года при необходимости в заголовок дела вносятся уточнения, и проводится редактирование заголовка (указываются виды документов; проставляются номера, даты.). Если дело состоит из одного тома, то номер тома не проставляется. Если дело велось в течение нескольких лет (переходящее дело), то на обложку дела должны быть вынесены все индексы дела по номенклатурам дел за каждый год (если они изменялись). Пример: "Дело № 1-22 (в 2008-2010 гг. - дело № 1-23".)

На обложке дела должно быть указано фактическое количество листов в соответствии с итоговой записью листа-заверителя. Срок хранения дела переносится на обложку из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне документов с указанием сроков хранения. При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а рядом проставляются новые данные. На обложке дела указываются крайние даты дела. Крайними датами являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело, независимо от дат приложений к ним. На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов, подшитых в данный том. Если том сформирован из отдельного приложения, то датой является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. В деле, имеющем приложения к документам за более ранние годы, чем год образования дела, под датой дела вносится запись: "имеются документы за ... годы".

Особенности указания крайних дат дела

Крайними датами дел, содержащих годовые планы и отчеты, является год, к которому они относятся. Например, датой дела "Планы работы Специального управления ФПС № 102 МЧС России на 2015 год" является 2015 год. Крайними датами дела, содержащего утвержденные документы (акты, задания, инструкции и др.), являются даты утверждения первого и последнего документов, составляющих дело. Крайними датами журнала (книги) являются даты первой и последней записи в журнале (книге). Крайними датами дела, содержащего переписку, являются даты самого раннего и самого позднего документов дела. Если на входящий документ не было письменного ответа, то следует учитывать дату его исполнения (резолюции, списания в дело). Крайними датами личного дела являются даты приема на работу и дата увольнения лица, на которое оно заведено. При обозначении крайних дат дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Пример: "09 августа 2012 - 28 ноября 2012".

4. Хранение дел в организации МЧС России

С момента заведения и до передачи в Архив документы хранятся по месту их формирования в дела. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность. Дела должны храниться в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в запирающихся шкафах или сейфах, обеспечивающих сохранность документов. В целях оперативного поиска документов дела в шкафах (сейфах) располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой (или выписка из нее) помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем передаются на хранение в Архив. Дела временного (до 10 лет) хранения по истечении срока хранения уничтожаются по актам в установленном порядке. Завершенные делопроизводством дела, хранящиеся в структурном подразделении, при необходимости выдаются сотрудникам во временное пользование сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства под роспись в журнале учета выдачи дел. Выдача дел сотрудникам других структурных подразделений осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения под роспись в журнале выдачи дел. Дела выдаются сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Состояние возвращаемых дел должно быть проверено полистно в присутствии лица, возвращающего дело. В соответствии с запросом от правоохранительного органа из структурного подразделения могут быть изъяты дела и отдельные документы в соответствии с законодательством Российской Федерации. В случае изъятия дел составляется акт и проставляется соответствующая отметка в номенклатуре дел с указанием номера и даты акта. После возвращения дел в номенклатуре проставляется отметка о возврате. В случае изъятия отдельного документа составляется акт, на место изъятого документа подшивается его заверенная копия и копия акта (оригинал акта хранится в соответствующем деле с актами). Во внутренней описи дела делается отметка об изъятии с указанием номера и даты акта. После возвращения документ подшивается в дело, из которого был изъят, его копия изымается и уничтожается, во внутренней описи производится отметка о возврате. Запрещается делать на документах, находящихся в деле, любые пометки или вносить в них какие-либо изменения.

5. Экспертиза ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертиза ценности документов осуществляется путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: роль и место организации МЧС России в системе государственного управления, значимость выполняемых им функций, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; отборе дел на уничтожение, при подготовке дел к передаче в Архив. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в территориальном органе, организации МЧС России создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

ЭК территориального органа, организации МЧС России создается приказом его начальника (руководителя) из числа наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив. Функции и права ЭК территориального органа, организации МЧС России, а также организация ее работы, определяются положением. Положение об экспертной комиссии утверждается начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России после согласования с курирующим архивом МЧС России, источником комплектования которого является территориальный орган, организация МЧС России. Протоколы заседаний ЭК организации МЧС России утверждаются начальником (руководителем) организации МЧС России. Основными функциями ЭК территориального органа, организации МЧС России являются:

организация ежегодного отбора документов для архивного хранения;

рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;

рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических указаний по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

рассмотрение описей особо ценных дел.

В состав ЭК территориального органа, организации МЧС России включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, включая структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, а также сотрудник, ответственный за Архив. Председателем ЭК назначается заместитель начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России, курирующий вопросы организации делопроизводства и архивной работы. Обязанности секретаря ЭК возлагаются на сотрудника, ответственного за Архив. Протоколы ЭК, содержащие решения об изменении сроков хранения документов, установленных действующим Перечнем документов с указанием сроков хранения; об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующим Перечнем, утверждаются начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России после их рассмотрения и согласования с Центральной экспертной комиссией МЧС России и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве.

Документирование деятельности ЭК территориального органа, организации МЧС России, формирование дел, образовавшихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел и Перечней документов с указанием сроков хранения. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. Отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел не допускается. Все дела подлежат полистному просмотру. При полистном просмотре дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и черновики документов. Дела с отметкой "ЦЭК" также полистно проверяются с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению. Дела с отметкой "ЦЭК", содержащие документы постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы, подлежащие хранению, присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов структурного подразделения.

На обложках дел, прошедших экспертизу ценности, зачеркивается отметка "ЦЭК". Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив в структурных подразделениях проводится отбор на уничтожение дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения, утративших практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях составляются описи документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (в том числе по личному составу) и акты о выделении документов к уничтожению. Срок хранения дела исчисляется с 1 января года следующего после завершения его делопроизводством. Самопроизвольное изменение сроков хранения дел не допускается. Уничтожение дел без проведения экспертизы ценности документов запрещается.

6. Составление и оформление описей дел

Опись дел представляет собой архивный справочник, содержащий систематизированный перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи дел структурных подразделений (далее - сдаточные описи) составляются в двух экземплярах ежегодно ответственным за делопроизводство под непосредственным методическим руководством структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства и Архива. Сводные описи дел (далее - архивные описи) территориального органа, организации МЧС России составляются Архивом на основе сдаточных описей дел структурных подразделений. Архивные описи рассматриваются на заседании ЭК территориального органа, организации МЧС России. Сдаточные описи составляются не позднее, чем через два года после завершения дел делопроизводством. Ответственность за своевременное и качественное составление сдаточных описей и сдачу дел на хранение в Архив несут руководители структурных подразделений. При составлении сдаточной описи проверяется качество формирования и оформление дел; соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел структурного подразделения. Проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, подшитых в дело; качество подшивки дела; нумерация листов; оформление внутренней описи, заверительной надписи и обложки дела. Выявленные нарушения установленных правил формирования и оформления дел должны быть устранены ответственным за делопроизводство. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководителем структурного подразделения принимаются меры по их поиску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе со сдаточной описью дел структурного подразделения в Архив. Описательная статья сдаточной описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел, пометка ДСП проставляется при этом под индексом дела;

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела и статья по перечню (кроме описей дел постоянного хранения).

При составлении сдаточной описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; при этом к индексу дела добавляется через косую черту номер тома.

Пример: дело № 1-4-20/2;

систематизация дел должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел;

дела с пометкой ДСП включаются в описи несекретных дел;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях формирования и их физического состояния и др.

В конце сдаточной описи дел структурного подразделения делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). Сдаточная опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии, визируется лицом, ответственным за Архив, согласовывается с начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, и утверждается руководителем структурного подразделения.

7. Передача дел в архив организации МЧС России

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, передаются в Архив по сдаточным описям. Описи представляются в электронном виде и два экземпляра на бумажном носителе, один из которых возвращается в структурное подразделение после соответствующего оформления. Номер сдаточной описи присваивается Архивом по книге учета сдаточных описей (приложение № 3). Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в Архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Архивом и структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства и утвержденному курирующим делопроизводство заместителем начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России. Прием дел производится сотрудником Архива в присутствии ответственного за делопроизводство сотрудника структурного подразделения, сдающего дела. Во время приема-передачи дел проверяется правильность их формирования и оформления, все выявленные при проверке недостатки устраняются сотрудником структурного подразделения. При приеме-передаче дел в графе "Примечание" сдаточной описи против каждого дела, включенного в нее, сотрудником Архива делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра сдаточной описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в Архив дел. Вместе с делами передаются регистрационно-контрольные журналы и картотеки на документы, программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. После передачи дел в Архив ответственными за делопроизводство структурных подразделений в номенклатуре дел (в графе "Примечание") проставляются отметки о сдаче дел в Архив с указанием номера и даты описи.

Заключение

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Список литературы

1. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

2. Приказ МЧС от 03.12.2014 года № 670 « О совершенствовании делопроизводства в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России».

3. Методические рекомендации по составлению и оформлению номенклатуры дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России».

Приложение

Лист-заверитель дела № 34/102-65, том 4

В деле подшито и пронумеровано______________(цифрами и прописью) лист(ов)

С № ____ по № ____

в том числе:

литерные номера листов ______

пропущенные номера листов___________

+ листов внутренней описи_____________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Начальник канцелярии

( должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

«__» ____________ 2015 г.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N__________

NN пп	Номер документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

Книга учета сдаточных описей

N п/п	Дата поступления	N описи	Наименование структурного подразделения (организации), сдающего дела	Наименование структурного подразделения (организации), заведшего дела	Даты дел (годы заведения дел)	Количество дел	N фонда, в который поступили дела	Гриф секретности	Примечание
						постоянного хранения	временного хранения	по личному составу
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Итого в___________ году по сдаточным описям поступило _________ед.хр., (цифрами и прописью)

в том числе:

постоянного хранения - __________________

временного хранения - ___________________

по личному составу - ____________________

Ответственный за архив территориального

органа, организации МЧС России ____________ ___________________

(подпись) (расшифровка)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 20______г.

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения, статья по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Руководитель структурного

подразделения, созданного

для ведения делопроизводства _________________ _______________

(подпись) (расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за архив _________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

_______________________________

(дата)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК территориального Протокол ЭПК (ЭК)

органа, организации МЧС России архивного учреждения

от____________ N______ от__________N____________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20___году

В________________________________________________________

(наименование территориального органа, организации МЧС России)

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЦЭК"
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

_______________________ _____________ _______________________

(наименовании должности руководителя (подпись) (расшифровка подписи) структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства)

"____"__________20____г.

Итоговые сведения переданы в архив.

_________________________ ____________ ______________________

(наименование должности передавшего (подпись) (расшифровка подписи) сведения)

"____"_______________20____г.

Размещено на Allbest.ru