Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве. Понятие оперативного хранения

2. Современные средства оперативного хранения документов

3. Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

4. Основные требования к хранению документов в организации

Заключение

Список использованных источников

Введение

Большой удельный вес в общем, комплексе делопроизводственных процессов имеют действия по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо оставляют на длительное архивное хранение, либо хранят краткие сроки, а затем выделяют к уничтожению.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.

Таким образом, цель данной работы - проанализировать особенности организации хранения документов в делопроизводстве. Цель работы предопределяет следующие задачи:

1. четко определить понятие оперативного хранения документов;

2. описать современные средства оперативного хранения;

3. выяснить каким образом обеспечивается сохранность документов в структурных подразделениях;

4. изучить основные требования к хранению документов в организации;

Образующаяся в рабочей организации документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления. Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти и представляет собой историческую ценность, документов организаций.

1. Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве. Понятие оперативного хранения документов

Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении архива организации как самостоятельного структурного подразделения).

Оперативное хранение документов проводится в службах документационного обеспечения управления (ДОУ), других структурных подразделениях организации до сдачи их в ведомственный архив. Хранение документов службой ДОУ подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов. Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполнительных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации - одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных различных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, т.к. в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой указывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немножко усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный архив в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т. д.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве - гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.

Для средств оперативного хранения документов характерны такие особенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими, оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительно небольшого габарита и массы.

Большая часть дел, остающихся в деятельности ДОУ, т. е. в оперативной деятельности выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочем месте работников управленческого труда или в непосредственной близости от них. Эти дела удобно хранить в шкафах, на стеллажах, механических картотеках элеваторного типа, лотках. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Применяются также коробки для хранения документов из ударопрочной пластмассы, которые предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах предусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики в которых меняются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папок с документами.

Наиболее эффективны для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подачей документов к рабочей зоне или на стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.

2. Современные средства оперативного хранения документов

Хранение документов осуществляется в соответствии с методическими указаниями. Для документов на бумажной основе используются следующие средства хранения.

- Лотки и кассеты позволяют хранить на поверхности рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотные лотки, которые монтируются по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой к краю рабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4.

- Архивные коробки различной толщины: 75мм, 100мм, 150мм. Удобны как для хранения оперативной документации, так и для длительного архивного хранения. Прочная конструкция и стандартизованный размер позволяют хранить документы вертикально и горизонтально на стеллажах или в архивных коробах. Высота 320мм, глубина 260мм.;

- Лоток-коробка отлично подходит для вертикального или горизонтального хранения документов на стеллажах или в архивных коробках. Эти коробки отличаются практичным цветом и стоимостью. При той же функциональности они позволяют экономить средства;

- Офис сшивка многократного использования. Предназначение: освободить регистраторы от уже неиспользуемой накопившейся документации, с последующим перемещением сшитых бумаг в лотки-коробки для дальнейшего архивного хранения. Основные достоинства: позволяет быстро снять всю пачку документов, значительно экономит время по сравнению с традиционными методами переплетных работ, доступны для оперативного накопления документов;

- Папка на резинках. Удобное раскрывание и закрывание. Прочная, надёжная конструкция;

- Архивная папка с завязками. Обеспечивает максимальный доступ к документам при раскрытии. Продуманная конструкция исключает необходимость четырех завязок и эффект "провала" боковых стенок.

Использование в архивах и офисах архивных коробок, архивных папок и папок на резинках экономически оправдано, если необходимо обеспечить долгосрочно (бессрочное), оперативное хранение документов, их максимальную защищенность от физических повреждений, а так же при достаточно частом обращении к содержимому определенной папки или коробки. Архивные папки и коробки дают возможность эффективно и оптимально решать любые задачи по хранению, систематизации и транспортировке документов.

Порядок хранения документов на машинных носителях.

Речь идет о хранении перфокарт, перфолент, магнитных материалов (лент, дисков). Учет, хранение и использование машиночитаемых документов в оперативном режиме реализует специальная служба хранения. Она принимает, учитывает и хранит машинограммы: создает поисковые системы, аннулирует машиночитаемую документацию, выдает ее пользователям, передает на архивное хранение. При значительном объеме документов на машинных носителях, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное (или в составе действующего архива) хранилище машиночитаемых (электронных) документов.

На каждый носитель заводится учетная карточка, куда вносится данные по его эксплуатации и следующие основные показатели: код; регистрационный номер; краткое содержание; дата создания документа; срок хранения; код регистрации, вид носителя; место хранения и другие.

Информативно-поисковый аппарат составляют журналы, картотеки, карточки учета документов, ручные справочные картотеки.

Выдача машиночитаемых документов для использования осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом.

3. Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранения.

Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешением руководителя предприятия с обязательным оставлением в деле точной заверительной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карта-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел из хранилища учитывается в книгах выдачи дел. За своевременным возвращением дел устанавливается контроль. Состояние возвращенных после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы.

Передача дел в архив предприятия производится через год, после завершения работ с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства. На предприятии ведется учет документальных материалов по единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается социальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.

Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

Категорически запрещается выдавать документальные материалы, при хранении в структурных подразделениях организации, для работы на дом. При работе с документами запрещается подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий.

В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного лица или предприятия с документов могут быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их просмотра и с разрешения руководителя предприятия выдаются под расписку.

4. Основные требования к хранению документов в организации

Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Из числа помещений для хранения документов следует исключить чердачные и цокольные помещения, а также помещения, имеющие магистральные трубопроводы (газовые, водопроводные, канализационные и др.). Находящиеся в хранилищах трубопроводы следует изолировать.

В целях защиты документов от хищения, на окна подвальных помещений и цокольных этажей устанавливаются откидные металлические решетки. Помещение архива оборудуют пожарно-охранной сигнализацией. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть.

В помещении, где хранят документы, должна быть проложена скрытая электропроводка. В хранилищах допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства в помещении должны быть закрытого исполнения. Распределительные электрощиты, предохранительные пробки и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилища.

В хранилищах предпочтительно использование ламп накаливания, допускается использование люминесцентных ламп определенных марок с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 сантиметров. Розетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги.

Переносные светильники должны быть оборудованы защитными стеклянными колпаками и сетками.

Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20-30лк ; на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации - 100 лк.

Хранилища рекомендуется располагать в зданиях с окнами, выходящими на северную сторону.

Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара, составляется план эвакуации документов. В целях пожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

Расчет необходимых площадей архивохранилища делается по достаточно простой схеме. За основу расчета берется количество дел, умещающееся на данной полке стеллажа длинной в 1 метр.

Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2 м, остальных проходов - не более 70-80 см.

В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20єС), а относительную влажность воздуха - 45-60%. Контроль за состоянием температурно-влажностного режима проводят с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров и психрометров.

В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

Сроки хранения дел в архивах предприятия устанавливаются в соответствии с Перечнем документальных материалов, номенклатурой дел организации.

документ хранение делопроизводство

Заключение

Таким образом, в заключение данной работы можно сделать следующие выводы.

Во-первых, оперативное хранение документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов.

Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.

В-третьих ,порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает несанкционированный доступ пользователей к документам.

В-четвертых, основные требования к хранению документов в организации обеспечивают технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений.

Рассмотрены: правила и требования к оформлению дел, современные средства и методы хранения документов, обеспечение сохранности документов, порядок выдачи документов во временное пользование, основные требования к хранению документов.

Обеспечение организации хранения документов в делопроизводстве является научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера.

Список использованных источников

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

2. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

4. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

5. Андреева В.И. «Делопроизводство» , 2005.

6. Замыцкова О.И. Делопроизводство для колледжей: 2001 .

7. Иванова А.Л. Законодательство и нормативы по обеспечению сохранности документов: 2003

8. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебное пособие - 2001.

9. Стенюков М.В. “Документы. Делопроизводство.”

Размещено на Allbest.ru