Ведомственные архивы. Центральный архив Министерства обороны РФ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Понятие сфера деятельности и статус ведомственного архива

1.1 Понятие «ведомственный архив» и его виды

1.2 Основные задачи и функции ведомственного архива

1.3 Нормативно - правовая основа работы ведомственных архивов

Глава 2. Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО)

2.1 Архивы вооруженных сил Российской Федерации и их задачи

2.2 История и деятельность ЦАМО

2.3 Экспертиза ценности документов в ЦАМО

2.4 Использование документов в архивах

Заключение

Список использованных источников и литературы

Введение

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации образовавшиеся в процессе делопроизводства в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению. Архив - это научное учреждение выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Документы министерств ведомств Российской Федерации входящих в их состав комитетов и департаментов а также подведомственных им государственных учреждений организаций и предприятий имеющие историческое культурное научное социальное экономическое и политическое значение составляют часть Архивного фонда Российской Федерации являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций Росархива правилами положениями об организациях и структурных подразделениях в состав которых входят ведомственные архивы.

Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода установленного нормативными документами.

Глава 1. Понятие сфера деятельности и статус ведомственного архива

1.1 Понятие «ведомственный архив» и его виды

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства и архив подведомственной организации и специально выделенная комната шкаф стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ однако не входящая в систему государственной архивной службы.

В зависимости от состава документов которыми комплектуется ведомственный архив и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:

·архив организации хранящий документы только данной организации;

·центральный архив министерства ведомства центрального органа общественной организации хранящий документы центрального аппарата министерства ведомства центрального органа общественной организации а также документы организаций непосредственного подчинения и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива утвержденным руководителем министерства ведомства центрального органа общественной организации;

·центральный отраслевой архив министерства ведомства центрального органа общественной организации (при министерстве ведомстве центральном органе общественной организации) хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива утвержденным руководителем министерства ведомства центрального органа общественной организации;

·объединенный ведомственный архив хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства) связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

·объединенный междуведомственный архив хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

1.2 Основные задачи и функции ведомственного архива

Основными задачами ведомственного архива являются:

-комплектование архива документами состав которых предусмотрен положением об архиве;

-обеспечение сохранности учета качества обработки отбора и использования документов хранящихся в архиве а также подготовка и передача документов на государственное хранение;

-осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

Ведомственный архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции:

·Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов;

·Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов;

·Составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно - справочным аппаратом к документам переданным в государственный архив;

·Проводит экспертизу ценности документов хранящихся в архиве ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые разделы сводных описей дел подлежащих хранению и акты на дела выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

·Осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения;

·Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов ведет учет данных копий;

·Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия секретариат) в розыске дел заведенных в соответствии с номенклатурой дел но своевременно не поступивших в ведомственный архив;

·Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов хранящихся в архиве;

·Осуществляет использование документов хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально - правового характера ведет учет использования документов хранящихся в архиве.

·Осуществляет проверку сохранности правильности формирования и оформления дел в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях);

·Участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций рекомендаций положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

·Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой) объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:

-Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам входящим в компетенцию архива;

-Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения необходимые для работы архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД) обеспечивают их сохранность учет отбор и использование а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.

1.3 Нормативно - правовая основа работы ведомственных архивов

Сегодня правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» где говорится что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения комплектования учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов .

«Основные правила работы архивов организаций» являются нормативно-методическим документом определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации документационного обеспечения управления и архивного дела синтезируют опыт отечественного архивного дела учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Глава 2. Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО)

2.1 Архивы вооруженных сил Российской Федерации и их задачи

Архивы Вооруженных Сил Российской Федерации (далее - архивы) осуществляют прием учет хранение законченных делопроизводством дел и обеспечение использования архивных документов. Систему архивов Вооруженных Сил Российской Федерации составляют:· Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (далее - ЦАМО) с филиалом;· Центральный военно-морской архив (далее - ЦВМА);· архив Ракетных войск стратегического назначения;· архив военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации;· архивы округов группы войск флотов и флотилий (далее - окружные и флотские архивы).Архивы являются юридическими лицами имеют гербовую печать с действительным наименованием. ЦАМО подчиняется начальнику Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации. Непосредственное руководство деятельностью ЦАМО осуществляет по решению начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации один из его заместителей через ИАиВМЦ. ЦАМО пользуется правами управления Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации и является головным по отношению к архивам округов. На архивы Вооруженных Сил Российской Федерации возлагается:· прием учет и хранение архивных документов;· фондирование принятых в архив дел и документов;· научно-техническая обработка принятых на хранение документов;· создание научно-справочного аппарата обеспечивающего быстрый поиск документов;· выдача архивных справок копий и выписок из документов;· обеспечение работы исследователей;· изготовление копий документов; высылка архивных дел (документов) во временное или постоянное пользование;· проведение экспертизы ценности документов находящихся на хранении в архиве и уничтожение в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения;· контроль за состоянием сохранностью и экспертизой ценности документов за подготовкой и сдачей документов в архивы воинскими частями и учреждениями;· консультация лиц ответственных за ведение делопроизводства в воинских частях и учреждениях (по вопросам составления номенклатур формирования и оформления дел проведения экспертизы ценности документов подготовки сдачи документов в архивы);· подготовка и передача документов на дальнейшее хранение в другие архивы. Таким образом Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦАМО РФ) -- ведомственный архив Российской Федерации в котором хранятся документы различных штабов и управлений объединений и соединений частей учреждений и военно - учебных заведений Министерства обороны с 1941 до конца 1980-х гг. Подчинён Архивной службе Вооружённых сил Российской Федерации относится к числу подразделений истории культуры и воинского воспитания Министерства обороны.

2.2 История и деятельность ЦАМО

Центральный архив Министерства обороны основан 2 июля 1936 года в Москве как Отдел архивов НКО СССР. В 1943 году он был переименован в Историко-архивный отдел НКО. С тех пор архив несколько раз менял название: отдел архивов Управления делами НКО, Архив Министерства Вооруженных Сил СССР, Архив Военного Министерства СССР, Архив Министерства обороны СССР, Центральный Архив Министерства обороны СССР, Центральный архив Объединенных Вооруженных Сил Содружества Независимых Государств. Свое нынешнее название - Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации - он носит с 10 июня 1992 года. ведомственный архив экспертиза оборона

В год начала Великой Отечественной войны архив был эвакуирован в Бузулук Оренбургской области, а через два года после ее окончания перемещен в Подольск Московской области, где находится и по сей день. Кроме того, с 1992 года имеет филиал в г. Пугачеве Саратовской области.

На ЦАМО возложены задачи по комплектованию документами, поступающими из архивов военных округов, группы войск, воинских частей и организаций центрального подчинения, дислоцированных на территории бывшего Московского военного округа, а также воинских частей и организаций, которые находятся за пределами Российской Федерации. Центральный архив обеспечивает также сохранность и ведет учет поступивших документов, а также их научное описание, занимается созданием к ним информационно-поисковых систем, баз данных и справочников. Кроме того, ЦАМО организует процесс использования и публикации архивных документов и проводит научно-исследовательскую и методическую работу в области архивного дела.

ЦАМО активно участвует в работе по увековечению памяти погибших воинов, а также по поиску и вручению государственных наград участникам Великой Отечественной войны, ранее по различным причинам не получивших заслуженные ими награды. На документальной базе ЦАМО создана Всероссийская Книга Памяти.

За годы существования Центрального архива его сотрудниками создан и постоянно совершенствуется хороший научно-справочный аппарат, с достаточной полнотой раскрывающий содержание архивных фондов и обеспечивающий их использование в научных и практических целях. В настоящее время широко используются средства электронно-вычислительной техники.

За большой вклад в обеспечение сохранности документов и активное участие в военно-исторических исследованиях Центральный архив Министерства обороны в 1986 году награжден орденом Красной Звезды.

2.3 Экспертиза ценности документов в ЦАМО

Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для дальнейшего хранения. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма комплексности и всесторонности путем комплексно применяемых критериев происхождения содержания внешних особенностей документов. Центральная экспертная комиссия Министерства обороны Российской Федерации создается из представителей управлений Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации главных штабов видов Вооруженных Сил Российской Федерации штабов родов войск главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации. В состав комиссии на правах ее членов включаются начальники центральных архивов. Центральная экспертная комиссия Министерства обороны Российской Федерации рассматривает и выносит общие рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и снятия с них грифа секретности. Экспертно - проверочные комиссии ЦАМО и ЦВМА создаются для решения общих для отделов (отделений архивохранилищ) данного архива методических и практических вопросов экспертизы ценности документов комплектования архива документами проверки деятельности экспертных комиссий отделов (отделений архивохранилищ) и снятия грифа секретности с архивных документов. Экспертно - проверочные и экспертные комиссии создаются в основном из сотрудников архивов. К работе экспертно - проверочных комиссий центральных архивов привлекаются представители главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации для рассмотрения архивных материалов их структурных подразделений. Подготовку к экспертизе ценности документов необходимо начинать с изучения истории фондообразователя и фонда а также состава и содержания документов. Перед экспертизой ценности документов больших сложных фондов или групп фондов составляется рабочая инструкция в которой определяется особенности работы применительно к специфике профильных для фонда документов. В инструкции определяются цели основные задачи методы и порядок проведения работы подкрепляемые конкретными примерами.При экспертизе ценности изучения документов начинается с фондов вышестоящей воинской части (учреждения) затем изучаются документы фондов подчиненных воинских частей и учреждений определяется наличие дублетных или поглощенных документов. При этом устанавливается где основные экземпляры таких документов должны быть оставлены на хранение. Каждое дело просматривается сотрудником производящим экспертизу полистно. Определение научной и практической ценности документов только по заголовкам в описях и на обложках дел не допускается. При проведении экспертизы ценности документов учитываются характер повторения их информации в других документах (внутрифондовое межфондовое повторение) вид форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами оставленными на хранение. По результатам экспертизы ценности документов в воинских частях и учреждениях составляются описи в соответствии с требованиями . Акты на уничтожение дел имеющих гриф секретности составляются по действительному наименованию воинской части (учреждения) с присвоением им грифа «секретно». Акты на уничтожение несекретных дел могут составляться по условному наименованию воинской части (учреждения) без грифа секретности. Акты в архивах составляются по каждому фонду отдельно а дела однородных групп фондов от соединения и ниже могут вносится в один акт. При включении в акт дел нескольких воинских частей и учреждений в начале указывается групповое наименование их (механизированные полки отдельные полки связи отдельные артиллерийские дивизионы и т. п.) а номера и наименования воинских частей и учреждений помещаются в возрастающем порядке перед перечислением в акте их дел.

2.4 Использование документов в архивах

Документы хранящиеся в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации используются в военных научных и социально-культурных целях а также для обеспечения прав и законных интересов граждан. Архивы Вооруженных Сил Российской Федерации информируют заинтересованные воинские части и учреждения государственные органы и общественные организации о документах по актуальным военным проблемам выполняют их запросы в установленном порядке а гражданам Российской Федерации и государств - участников Содружества Независимых Государств выдают справки социально-правового характера представляют документы или их копии для изучения в читальных залах архивов организуют выставки документов готовят документы для опубликования в печати. Командиры воинских частей (начальники учреждений) руководители организаций и предприятий других министерств и ведомств а также исследователи использующие документы архивов Вооруженных Сил Российской Федерации несут ответственность за правильность использования документов и содержащейся в них информации. Центральным архивам наряду с предоставлением бесплатных услуг разрешается заключать соглашения и лицензионные договоры на использование архивной информации оказывать юридическим и физическим лицам платные услуги. Право заключения соглашений и лицензионных договоров на использование архивной информации и оказание других услуг предоставляются органами военного управления при условии обеспечения услугами архивов потребностей Министерства обороны Российской Федерации в полном объеме. Договоры на выполнение платных услуг заключаются в соответствии с правилами и нормами определенными Гражданским кодексом Российской Федерации. Бесплатно осуществляются:· социально-правовые запросы граждан о подтверждении прохождения военной службы пребывании в действующей армии присвоении званий награждении нахождении на излечении установлении судьбы родственников подтверждении трудового стажа и размером заработной платы получении образования о снятии судимости и по другим вопросам;· обслуживание в читальном зале архива. Исключение составляет обслуживание по личному заявлению исследователя или договору в котором оговорены особые условия его работы (предоставление в срочном порядке дел и в количестве больше установленного оказание помощи при поиске документов по научно-справочному аппарату выявление дел по теме предоставление документов в часы не предусмотренные графиком работы читального зала и др.);· предоставление документов во временное пользование воинским частям и учреждениям (без права копирования и тиражирования);· предоставление информации о документах копии документов воинским частям (учреждениям) находящимся на сметно-бюджетном финансировании. Срок хранения документов (дел книг журналов и т. п.) исчисляется с 1 января года следующего за годом окончания их ведения. Срок хранения уголовных дел а также надзорных кассационных и наблюдательных производств по уголовным делам и жалобам исчисляется:· с момента окончания срока наказания определенного вступившим в законную силу приговором или с момента истечения испытательного срока для условно осужденных;· с момента вступления в законную силу оправдательного приговора;· с момента вынесения постановления (определения) о прекращении дела или производства по жалобам. Срок хранения гражданских дел исчисляется с момента вступления в законную силу решения или определения суда. Срок хранения приостановленных уголовных дел и наблюдательных производств по ним исчисляется с момента истечения срока давности привлечения к уголовной ответственности. Дела со сроками хранения 10 лет и более хранятся в воинских частях и учреждениях 3 года после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы. В воинских частях и учреждениях находящихся за границей а также на кораблях и в штабах отдельных соединений кораблей не имеющих береговых и плавучих баз дела со сроками хранения до 3 лет включительно хранятся до истечения сроков хранения после чего уничтожаются в установленном порядке. Дела со сроками хранения 5 лет и более хранятся в этих воинских частях и учреждениях один год после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы. Архив и военный суд группы войск а также воинские части (учреждения) находящиеся за границей и не входящие в состав группы войск все дела со сроками хранения 5 лет и более ежегодно сдают в ЦАМО. Дела управлений (отделов) торговли округов флотов и флотилий предприятий и учреждений подчиненных непосредственно этим управлениям (отделам) хранятся в окружных и флотских архивах до истечения сроков установленных соответствующими перечнями без передачи в центральные архивы. Документы в архивах Министерства обороны Российской Федерации хранятся в течении 75 лет со времени их образования. Документы хранящиеся в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации предоставляются для использования кроме тех использование которых может нанести ущерб интересам Российской Федерации или отдельных граждан. Характер и объем использования документов устанавливаются должностными лицами которым предоставлено право допуска к документам и определяются в зависимости от цели и темы работы.

В архивах Вооруженных Сил Российской Федерации хранятся законченные делопроизводством документы органов военного управления видов Вооруженных Сил Российской Федерации Тыла Вооруженных Сил Российской Федерации округов группы войск флотов армий флотилий рядов войск главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации соединений и воинских частей учреждений военно-учебных заведений и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации.

Заключение

Центральный архив Министерства обороны РФ - это крупнейший архив нашей страны. Он хранит документы российской (до 1992 года - советской) армии с 1941 года по настоящее время. Кроме того, в ЦАМО в течение 75 лет хранятся документы Архивного фонда РФ, которые затем передаются государству.

В ЦАМО РФ - около 17 млн. дел главных штабов видов Вооруженных Сил (кроме Военно-Морского Флота), штабов родов войск (кроме Ракетных войск стратегического назначения и Космических войск), а также главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации (Народного комиссариата обороны, Министерства Вооруженных Сил, Военного министерства, Министерства обороны СССР). Кроме того, Центральный архив хранит документы полевых управлений общевойсковых фронтов, фронтов ПВО, военных округов, округов ПВО, групп войск и армий, а также соединений, воинских частей и учреждений, организационно входящих в их состав.

Главное богатство ЦАМО - документы периода Великой Отечественной войны 1941-1945 годов (около 9 млн. дел). Кроме того, в ЦА МО РФ хранятся документы:

-политических органов, партийных и комсомольских организаций Советской Армии и Военно-Морского Флота за 1941-1991 годы;

-военных трибуналов и военных прокуратур Народного комиссариата внутренних дел СССР и Министерства внутренних дел СССР за 1941-1953 годы;

-военно-строительных частей и учреждений Министерства обороны и других министерств и ведомств;

-соединений, воинских частей и организаций Железнодорожных войск;

-профсоюзных и других общественных организаций Вооруженных Сил.

Центральный архив МО РФ играет значительную роль в решении социально-правовых вопросов, а также ведет интенсивную работу по приему документов от войск, разработке военного архивоведения и использования документов.

На основе информации, хранящейся в ЦА МО, изданы военно-исторические труды, энциклопедии и Всероссийская Книга памяти, написаны биографические очерки, истории воинских частей, мемуары и многое другое.

Список использованных источников и литературы

Источники

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Принят Государственной Думой 1 октября 2004 года.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М. 1998.

3. Основные правила работы архивов организаций одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002 - М. 2002.

4. Приказ Министр обороны Российской Федерации «Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации» от 31.08.2006 г. № 200

Литература

1. Алексеева Е.В. Афанасьева Л.П. Бурова Е.М. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования (под ред. Козлова В.П.). Изд. 5-е доп. - М.: Академия 2007. - 272 с.

2. Павлова У.В. Организация работы обеспечение сохранности и использование документов в ведомственных архивах // «Делопроизводство» - 2009. - № 1. - с.106-111.

3. Рамазашвили Г.Р. Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации: проблема доступа к документам.// «Отечественные архивы» №2 2004

Размещено на Allbest.ru