Аналіз процесів документування довідково-інформаційної документації у відділі ПТО Департаменту освіти і науки Одеської обласної адміністрації

Размещено на http://allbest.ru

Аналіз процесів документування довідково-інформаційної документації у відділі ПТО Департаменту освіти і науки Одеської обласної адміністрації

ВСТУП

Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, організацій, сотень документів, які висвітлюють різні сторони їх діяльності, найбільшу питому вагу має довідково-інформаційна документація, якій за обсягом належить першорядне значення в усій системі діловодства.

Діловодство - це невід`ємна частина управління підприємством, організацією чи установою, оскільки будь-яке управлінське рішення, наприклад співпраця з іншими юридичними особами, набір нових працівників, продаж чи покупка товарів, повинне бути документально оформлене. Документи не тільки сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи, але й широко використовуються у нашій повсякденній діяльності, як джерела та носії інформації. Вони є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Тому вміння правильно складати та оформляти різні види документів високо цінується у сучасному бізнес-світі і проблема правильного ведення діловодства набула великої актуальності.

Діловодство, проте, - це не тільки документування управлінської інформації, це - значно ширше поняття, під яким розуміють сукупність процесів з створення, реєстрації, руху, організації контролю виконання документів, формування справ, підготовки документів до зберігання. Діловодство ставить перед собою завдання забезпечити ефективний процес управління, створюючи, зберігаючи документи та забезпечуючи доступ до них. Тому, дослідження довідково-організаційних документів, як і будь-яких інших видів документів, доцільно здійснювати, невід`ємно від вивчення систем діловодства, базуючись на особливостях діловодних процесів.

Об`єктом дослідження у курсовій роботі є Департамент освіти і науки Одеської обласної адміністрації у відділі професійно технічної освіти.

Предметом дослідження є довідково-інформаційні документи у системі документних потоків відділу професійної технічної освіти Департаменту освіти і науки Одеської обласної державної адміністрації.

Мета роботи: здійснити аналіз довідково-інформаційних документів в Департаменті освіти і науки у відділі професійної технічної освіти.

Відповідно до мети поставлено такі завдання:

Ш проаналізувати довідково-інформаційні документи як частину управлінської документації, що ведеться на підприємствах, в установах і організаціях;

Ш розглянути основні види довідково-інформаційних документів, дослідити їх структуру, необхідні реквізити та сферу їхнього застосування;

Ш охарактеризувати довідково-інформаційну документацію конкретного підприємства, розкрити її практичне значення;

Ш дати характеристику усім видам листів;

Ш розробити інструкцію оформлення інформаційного листа.

Багато вчених та науковців працюють у сфері дослідження систем діловодства, документаційного забезпечення професійної та приватної діяльності, дають системний аналіз довідково-інформаційним документам. Варто виділити такі праці як «Ділове мовлення для державних службовців» та «Службове листування» С.В.Шевчука, «Сучасне діловодство» А.Н.Діденко, «Сучасні ділові папери» С.В.Глущика, «Сучасний діловий документ» Молдаванова М.І., Слободяника М.С. і самий великий внесок у науку сучасного діловодства належить Палехі Ю.І.

1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОЦЕСУ СТВОРЕННЯ ДОВІДКОВО- ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

1.1 Основи побудови діловодних процесів: терміни та визначення

діловодство документ службовий

Дослідження довідково-інформаційних документів проводиться з метою детального та всебічного ознайомлення з особливостями довідково-інформаційних документів та розкриття їх ролі в системі діловодства.

Документ - це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. В ДСТУ 2732-2004 подано дещо інше визначення: документ - це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі. [6; 18]. Cукупність документів, взаємопо-в'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісне утворен-ня із певними специфічними рисами, називається системою документації. Систем документацій багато. Найчисленнішу групу утворює управлінська документація. Управлінська документація - це сукупність взаємопов'язаних службових документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову силу.

Службовий документ - це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Службовий документ є основним елементом діловодства. Під діловодством розуміють сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами [ 7; 63 ].

Основними властивостями службового документа повинні бути:

Ш атрибутивність - наявність невідємних складових без яких він не може існувати;

Ш функціональність - призначення для передачі в часі і просторі;

Ш структурованість- тісний зразок елементів і підсистем, що забезпечує його еднисть і цілісність.

Службовий документ мусить мати також такі властивості:

Ш бути носіем і слугувати джерелом необхідної інформації, оскільки саме в документах інформація фіксується вперше;

Ш мати правову вагу, господарське значення, оскільки сам може слугувати письмовим доказом, засобом засвідчення чого-небудь;

Ш уможливлювати вилучення інформації з архів і обробку в поточній діяльності установи.

Документаційне забезпечення управління - науково упорядкований комплекс основних положень, норма, правил і рекомендаційні, які регламентують процеси роботи з документацією в установі.

Керування документацій ними процесами - галузь управління, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, переданням, прийманням зберіганням, використанням, переданням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору та зображення в документальній формі інформації про ділову діяльність.

Перехід від діловодства до керування документаційними процесами замовлення рядом об'єктивних чинників.

По перше, це місце підвищення ролі документу, в.т.ч. електронного, у сучасному світі як носія різноманітної інформації каналу соціальної комунікації, засобу збереження, реєстрації і передання інформації у просторі й часі, як об'єкта охорони інтелектуальної власності та захисту авторських прав.

По друге, це зростання ролі інформаційних процесів у всіх різновидах людської діяльності, прояв спільної основи, притаманній багатьом інтелектуальним напрямам суспільного розвитку, його глобалізації.

Документування - це створювання службових документів, змістом яких є управлінська інформація.

Процес документування досить складний і відповідальний, сюди входить підготовка, складання, перевірка керівником, виготовлення, оформлення документів тощо.

Організування роботи з документами - це побудова документообігу,зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності. До організування роботи зі службовими документами належить: приймання, реєстрування, розгляд вхідних документів, їх кваліфікування, опрацювання виконавцями та надіслання вхідних документів, контроль за виконанням документів, складання номенклатур і формування справ, готування справ до подальшого зберігання та використання.

В організовані роботи з документами важливе значення має підвищення оперативності проходження документів за стадіями управлінського процесу і зменшення витрат праці і часу на цю роботу. [2; 16]

З метою скорочення застосовуваних документів, зниження трудомісткості їх обробки, типізації їх форм, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації, більш ефективного використання обчислювальної техніки проводиться уніфікація документів. Уніфікація документів полягає в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій.

Розрізняють види документів за ознаками класифікації і групами:

За місцем виникнення службові документи класифікують на:

Ш внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства

(організації, установи, фірми) й не виходять за його межі.

Ш зовнішні, які є результатом спілкування установи з іншими установами

чи організаціями..

За напрямом:

Ш вхідні;

Ш вихідні.

За джерелами виникнення:

Ш первинні;

Ш вторинні.

За формою:

Ш стандартні, які створюються за стандартною формою.

Ш індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За технікою відтворення:

Ш рукописні;

Ш відтворені механічним способом.

За секретністю:

Ш для службового користування;

Ш секретні;

Ш цілком секретні.

За терміном виконання:

Ш звичайні безстрокові- це такі, що виконуються в порядку загальної черги.

Ш термінові, в яких установлено строк виконання (до них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення: телеграми, телефонограми.

Ш дуже термінові - документи, які мають позначення «дуже терміново». За складністю:

Ш односкладні, що містять інформацію з одного питання.

Ш складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

За стадіями створення:

Ш оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів, які мають підпис керівника устонови, і, в разі потреби, його засвідчено штампом і печаткою.

Ш копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки або частину їх, і відповідним чином оформлені. На копії обов'язково робиться помітка вгорі праворуч «копія». Є такі різновиди копій : відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір, яка залишається у відправника); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину й відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання:

Ш постійного зберігання;

Ш тривалого зберігання (понад 10 років);

Ш тимчасового зберігання (до 10 років).

За призначенням службові документи поділяються на :

Ш фінансово - розрахункові;

Ш постачально - збутові;

Ш організаційні;

Ш розпорядчі;

Ш довідково-інформаційні;

Ш з кадрових питань.

Сьогодні у низці країн документація позначається як будь-яка сукупність документів (неопублікованих та видань), так і певна галузь наукових знань і сфера діяльності, пов'язана інформаційними процесами. Такий підхід реалізовано, зокрема, в міжнародному стандарті ІSO 5127:2001 «Інформація та документація».

1.2 Довідково-інформаційні документи як вид службових документів в системі діловодства

Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.

Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:

Ш акти;

Ш звіти;

Ш протоколи;

Ш довідки;

Ш службові листи;

Ш пояснювальні та доповідні записки;

Ш плани і графіки;

Ш відгуки та рецензії.

Одним із найпоширеніших довідково-інформаційних документів є довідка.

Довідка - це документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій [10; 316 ].

Довідка містить такі реквізити: назва виду документа, адресат, індекс, дата, місце складання чи видання, заголовок до тексту, текст, позначка про наявність додатків, підпис, відбиток печатки. Адресата не зазначають, коли у тексті вказано, куди направлятиметься видана довідка. Не є обов'язковим зазначення заголовка, тільки у разі потреби.

Довідки поділяються на довідки, що містять інформацію про факти і події службового характеру та довідки особового характеру. Довідка службового характеру складається у відповідь на запит або на вказівку вищестоящої організації чи службової особи. (Див. додаток 4)

Довідка особового (біографічного) характеру - це службовий документ, який містить опис і підтвердження певних фактів та подій, що стосуються діяльності конкретного працівника організації.

Довідка службового характеру - це службовий документ, який містить узагальнену інформацію з будь якого питання основної діяльності організації: про стан виконання робіт, характерні показники, а також опис і підтвердження інших фактів подій, що відбуваються в цій організації чи в її структурних підрозділах.

Службова довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей. До неї можуть бути приєднані таблиці, додатки. Численнішою є друга група довідок, які видають заінтересованим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт навчання, місце проживання, навчання тощо. Оскільки тексти довідок, як правило, типові, використовують трафаретні бланки, виготовлені друкарським способом, де від руки заповнюються лише окремі частини реквізитів. Довідки, що направляються за межі установ, як правило, оформляють на загальних бланках, а ті, що подаються в межах установ, - на чистих аркушах паперу формату А4 або А5. [10; 319]. (Див. додаток 1).

Залежно від цільового призначення довідок їх поділяють на внутрішні і зовнішні.

Внутрішні довідки мають переважно службовий характер. Їх готують, як правило, у відповідь на запит керівництва організації та подають у визначений термін.

Внутрішню довідку складає один працівник або комісія, до складу якої входить певна кількість працівників організації. Текст такої довідки має бути присвячений одному питанню службового характеру. Якщо необхідно подати інформацію з кількох не пов'язаних між собою питань, для кожного з них складають окрему довідку.

Внутрішні доповідні записки адресують керівникові структурного підрозділу, якому без посередньо підпорядковується працівник-автор цієї записки її оформляють на чистому аркуші паперу від руки, зовнішні - на загальних або на спеціальних бланках формату А4 або А5 з кутовим чи поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Зовнішні довідки готують для подання в сторонню організацію. Такі довідки бувають як службового, так і особового характеру.

Зовнішні довідки службового характеру, як правило, містять узагальнені результати виконання організацією певних робіт, проведення досліджень або перевірок, упровадження новітньої техніки й технології тощо. Такі довідки надсилають до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, інших організацій вищого рівня.

Зовнішні довідки особового характеру складають із метою засвідчення певного юридичного факту, найчастіше для підтвердження роботи чи навчання, розміру заробітної плати, місця проживання тощо. Їх видають зацікавленим громадянам для подання до уповноважених органів та установ - податкової інспекції,органів соціального захисту населення, пенсійного фонду, посольства банківської установи.

Форми деяких довідок затверджено нормативно-правовими актами. Наприклад, наказом Міністерства соціальної політики України від 3 вересня 2012року №536 затверджено форму довідки про заробітну плату, одержану особою за роботу.

Зовнішні доповідні записки адресують керівникам органів вищого рівня, як правило, їх оформлюють на загальному бланку установи, допускається оформлення зовнішньої доповідної записки на чистих аркушів паперу з відтворенням таких реквізитів: назва виду документа, дата, індекс, місце складання чи видання, адресат, заголовок до тексту, текст, підпис та у разі потреби позначка про наявність додатка. (Див.додаток 2) [11; 322]

Доповід ь - документ, в якому викладаються певні питання, наводяться висновки, вносяться пропозиції. Цей вид документа призначено для усного, тобто публічного, виголошення та обговорення. Текст доповіді складається із трьох логічних елементів: вступ, доведення і висновки.

Ділова доповідь - це діловий документ, який містить виклад певних питань обов'язково з висновками та пропозиціями.

Ділова доповідь містить значний обсяг інформації і розрахована на обізнаних слухачів. У ній ставляться і пропонуються до розв'язання назрілі в певній галузі проблеми і визначається практична мета.

Ділова доповідь, зазвичай, містить звичайний фактичний матеріал, тому найчастіше вона буває заздалегідь надрукована й роздана учасникам зібрання. Особливості ділової доповіді є те, що ії текст може бути предметом обговорення, зазнавати критики, доповнюватися новими положенням тощо [13; 320]

Записки - це службові документи, що інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явище і факти, виконану роботу, ситуацію тощо. Одна зцих записок є:

Доповідна записка - це службовий документ, на ім'я керівника з викладом певного питання з висновками і пропозиціями автора з інформацією про ситуацію, що склалася, про виконану роботу тощо, а також наводять свої висновки й пропозиції» .

Доповідна записка укладається як з ініціативи її автора, так і за вказівкою керівника. Залежно від адресності розрізняють внутрішні, що адресуються керівникові установи чи підрозділу, і зовнішні, що адресуються керівникові вищестоячої організації. Текст записки, як правило, складається з двох частин: у першій викладаються факти, що стали підставою для підготовки доповідної записки, у другій -висновки та пропозиції.

За змістом інформації довідки, створені в організації, бувають службового і особового(біографічного) характеру.

Пояснювальна записка - це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа чи причини якихось подій, фактів, провин». Вона складається на вимогу керівника, а в деяких випадках - з ініціативи підлеглого. За змістом пояснювальні записки класифікують на два види: записки, що супроводжують основний документ і пояснюють зміст окремих положень та записки з приводу якихось ситуацій, що склалися, провин та поведінки окремих працівників тощо. Перший вид оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом, другий - на чистому аркуші від руки. Склад реквізитів такий самий, як і в доповідній записці.Також аналогічні реквізити має й службова записка. Якщозаписка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.[9; 329]

Звіт - це службовий документ, що містить відомості про виконання плалну, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого та ін.». Звіт подається вищій інстанції або посадовій особі. Звіти бувають усні та письмові, періодичні (затверджуються керівником установи) і разові (адресовані посадовим особам, від яких одержано завдання чи доручення), текстові і статистичні, або цифрові (найчастіше перед бухгалтерією, підтверджені цифровими документами, товарними чеками тощо).[5; 326] (Див. додаток 3).

Звіт містить такі реквізити: назва виду документа, дата, заголовок до тексту, текст, підпис, відбиток печатки. Деякі із звітів мають додаткові реквізити - гриф погодження й затвердження. Звіт може складатися в текстовій або табличній формі. Наприкінці звіту подаються пояснення причин невиконання певних пунктів плану чи викладаються перспективи їх виконання. [5; 326]

План - це документ, яким встановлюється конкретний перелік робіт, послідовність та термін їх виконання, обсяг, координати керівників і виконавців.

Плани бувають: за терміном виконання: перспективні (які охоплюють декілька років), річні (календарний, фінансовий, навчальний), піврічні (семестрові), квартальні, місячні, тижневі, щоденні. Плани можуть викладатися у формі тексту або таблиці. Кожний пункт плану складається з трьох обов'язкових частин: зміст роботи, термін виконання, відповідальні за виконання. План підписується особою, що відповідає за його виконання, або керівником установи. Реквізити плану такі: гриф затвердження, назва документа, назва установи чи структурного підрозділу, заголовок, текст, підпис, дата.

Протокол - це документ діяльністю колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення нарад, зборів, конференцій, прийняття рішень комісіями, дорадчими органами тощо, склад присутніх, хід введення засідань,зміст доповідей,виступів що заслухані, та ухвали з обговорених питань. Протоколи оформляють на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи. Переважно використовують бланки із поздовжнім розташуванням постійних реквізитів. Протокол містить такі реквізити: назва виду документа, дата, індекс, місце складання чи видання, гриф затвердження, заголовок до тексту, текст. За обсягом інформації, наведених відомостей протоколи можна поділити на три групи: стислі ( у тексті записано лише ухвали), повні ( у тексті стисло записують виступу доповідачів та інших учасників зборів, нарад,засідань, крім ухвал), стенографічні ( всі виступи записують дослівно ). Текст протоколу складають на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання або наради. Він має бути стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але водночас містити інформацію, що всебічно характеризує обговорення питання.

За обсягом фіксованих даних протоколи можна розподілити на три групи:

Ш Стислі, у тексті яких фіксується лише, прийняті рішень а не хід обговорення питань.

Ш Повні, у текстів яких, крім ухвал,стисло записують вступи доповідачів та інших учасників зборів, засідань.

Ш Стенографічні, де усі вступи записують дослівно.

У вступній частині зазначають прізвища та ініціали головуючого, секретаря, присутніх, порядок денний, в основній- фіксується перебіг засідання колегіального органу. Також основну частину тексту поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Є такі підрозділи: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ».[11; 304]

Реквізити протоколу:

Ш назва структури, в якій створено документ;

Ш назва виду документа (протокол);

Ш порядковий номер протоколу;

Ш назва зборів, засідання, наради із зазначенням їх характеру (розширена нарада, загальні збори тощо);

Ш дата й місце проведення;

Ш кількісний склад учасників. Якщо їх багато, то слід вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

Ш посада, ініціали, прізвище керівника зборів (голови, секретаря, членів президії);

Ш порядок денний, де питання записуються в називному відмінку;

Ш текст;

Ш перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

Ш підписи керівників зборів, засідання чи наради (голови й секретаря).

Вимоги до оформлення протоколу:

1. Протокол оформляють на загальних бланках формату А4.

2. Датою протоколу є дата засідання.

3. Протоколи нумеруються в межах календарного року.

4. Заголовок містить такі відомості: вид наради, назва колегіального органу та питання, які обговорюються.

5. Текст протоколу складається із вступної частини, в якій фіксується постійна інформація (голова зборів, секретар, присутні), прізвища членів колегіального органу і запрошених записуються в алфавітному порядку (окремо - члени комісії, окремо - запрошені). Їх друкують в один рядок через один інтервал. Вступна частина закінчується порядком денним. Головна частина тексту протоколу складається згідно з пунктами порядку денного.

У ході засідання складається лише чернетка протоколу. В п'ятиденний термін протокол уточнюється, доповнюється, перевіряється, редагується і оформляється. Протоколи формуються у справи разом з документами, створеними в процесі підготовки засідання: порядок денний, запрошення, списки учасників засідання і списки запрошених, доповіді чи тези виступів, довідкові матеріали з питань, що обговорювались, проекти рішень і підсумкових документів та інші документи, що передавались у процесі засідання (все в одному примірнику).

Телеграма - це службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфногозв'язку (телеграфом)». Реквізитами телеграми є: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телефонну адресу одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочену назву підприємства, що надсилає телеграму, посаду особи, що надсилає телеграму, прізвище особи, яка підписала телеграму, поштову адресу та назву підприємства - відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства-відправника.

Характерною рисою телеграм є їх особлива стислість. Телеграми надсилають у найтерміновіших випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасного доставляння інформації. Їх оформляють у двох примірниках: перший примірник надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) підшивають до справи. Текст телеграми пишуть на друкарських машинках великими літерами через два інтервали між рядками. Якщо текст телеграми виконано від руки, то треба писати його великими літерами, чітким розбірливим почерком, темними чорнилами. Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланку або чистого аркуша паперу.[8; 340]

Телефонограма - цедокумент, який передають адресатом по телефону, фіксується у спеціальний книзі (журналі) і містить розпорядження, інформацію вищіх органів.

Застосовується телефонограма також для документаційного оформлення усних телефонних переговорів і є одним з видів ділової кореспонденції.

Особа якій адресується телефонограма після ознайомлення з текстом ставить свій підпис: таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень чи доведення інформації до відома.

Вона, як правило, складається секретарем-референтом або іншим працівником за дорученням керівника. ЇЇ оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику. У телефонограмі зазначають: назву виду документа, адресата, дату підписання, індекс (вихідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка передала та прийнялателефонограму, дату і час передавання телефонограми. [14; 342]

Акт - це довідково - інформаційний документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь які установлені факти або події.

Акт засвідчує якийсь факт або подію;його складають у присутності свідків або на підставі обстеження. В акт включаються тільки ті факти, що встановлені особами, які його підписали. У деяких випадках акт складається однією або декількома посадовими особами і не тільки фіксує встановлені факти, але й уміщує висновки, рекомендації, пропозиції. У них зазначаються документи, що визначають повноваження осіб, які складали акт. Акт звичайно оформлюють на загальному бланку. Він містить наступні реквізити та інформаційні елементи: назва організації;назва виду документа;дата, індекс, місце складання; гриф затвердження;заголовок до тексту; підстава; склад комісії; присутні;текст;відомість про кількість примірників акту, їх місцезнаходження;перелік додатків;підписи членів комісії (та присутніх).Оголошення - це документ, у якому міститься необхідна інформація. За змістом оголошення поділяються на два види:

Ш Організаційні -- оголошення про подію чи захід.

Ш Рекламні -- оголошення про навчання, роботу, послуги, пропозиції тощо.

Організаційні оголошення адресуються як конкретній групі осіб, так і широким верствам населення. Зміст рекламних оголошень розраховано на широкий загал. (Див.додаток 5)

Як організаційні, так і рекламні оголошення за формою бувають: писані, мальовані, комбіновані, відтворені механічним способом та ін.

Сучасний рівень поліграфічного виробництва, копіювальної та розмножувальної техніки дає необмежену змогу пошуків найрізноманітніших шрифтових і кольорових варіантів цього документа.

Текст будь-яких оголошень повинен бути лаконічним, конкретним і містити вичерпну інформацію про дату, час, місце та зміст події чи заходу.

Рекламні оголошення повинні висвітлювати перелік послуг, товарів, їхню ціну тощо.

Оголошення про запрошення на роботу, навчання, пропозиції щодо подорожей і відпочинку включають умови, переваги, пільги, оплату та інші дані.

Розрізняють оголошення:

Ш службові -- підприємств, навчальних закладів, державних установ,

організацій, фірм, агентств тощо;

Ш особисті -- приватної особи чи групи осіб.

Оголошення має такі реквізити:

Ш назва виду документа

Ш заголовок,

Ш текст, що містить дату, місце проведення заходу (події), організатора, зміст події та умови;

Ш підпис (назва установи чи колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) - у разі потреби.

Огляд - це текст, який містить концентровану інформацію, отриману в результаті відбору, аналізу, систематизації і логічного узагальнення відомостей з великої кількості першоджерел з певної теми за певний проміжок часу.

Оглядовий документ -- це інформаційний документ, який містить один або кілька оглядів. Він відображає зміст основних первинних документів з певної проблеми (теми, питання), оцінку їх на основі їхньої аналітично-синтетичної обробки. Його основу становить огляд.

За цільовим призначенням та методикою створення розрізняють такі види оглядових документів: експрес-інформація, бібліографічний огляд, реферативний огляд, огляд обґрунтування, щорічний огляд, щорічна доповідь, оглядова довідка тощо.

Реквізити огляду:

Ш назва виду документа (огляд);

Ш заголовок;

Ш текст;

Ш дата і місце видання,

Ш підпис посадової особи.

Друкується на машинці,комп'ютері, підписується посадовою особою та направляється до вищої установи.

Подання (клопотання) -- документ, що готує завідувач певного структурного підрозділу організації, підприємства, установи до вищої інстанції із певним проханням, клопотанням затвердити конкретне рішення чи взяти участь у вирішенні з певних питань. Цей документ укладає офіційна особа, що його й засвідчує (підписує).

Подання оформляють на звичайному (рідше -- гербовому) папері. Воно може мати рукописну або друковану форму. Підпис особи, що складає таке клопотання, не засвідчується, якщо документ має внутрішнє призначення. У разі подання клопотання поза межі підприємства (установи), воно готується на бланкові.

Реквізити подання:

Ш Назва виду документа

Ш документа (подання; клопотання);

Ш текст;

Ш підпис автора

Ш дата.

През-реліз - інформативний документ, що повідомляє яку-небудь новину. Особливості прес-релізу: він повинен бути лаконічним, ємним, логічним. Своєрідність прес-релізу на відміну від прямої реклами і тематичної статті полягає в тому, що це коротке повідомлення, яке містить у собі ту або іншу новину.

Реквізити прес-релізу:

Ш Дата подання.

Ш Назва виду документа.

Ш Назва установи, яка підготувала прес-реліз.

Ш Контактна особа, номер телефону та адреса отримання подальшої інформації.

Ш Заголовок.

Ш Текст, який містить відомості про зміст події, організаторів, місце, час, причини і значення події.

Прес-реліз має бути складений таким чином, щоб докладно викласти новину, не зашкодивши репутації організації, тому під час підготовки документа фахівці радять дотримуватися такого плану:

Ш Важлива новина.

Ш Рішення написати прес-реліз.

Ш Збір інформації, узгодження цитат.

Ш Написання першої версії.

Ш Внесення змін, підготовка остаточного варіанта.

Ш Поширення прес-релізу.

Ш Спілкування з представниками преси, надання додаткової ін-формації, організація інтерв'ю.

Пропозиція - це документ, в якому особа (установа) висловлює свої думки щодо методівполіпшення діяльності державних органів, громадських організацій, установ.

Реквізити пропозиції:

Ш Назва міністерства, якому підпорядкована установа.

Ш Повна назва організації -- автора документа.

Ш Адресат.

Ш Адресант.

Ш Назва виду документа.

Ш Дата.

Ш Місце написання.

Ш Заголовок.

Ш Текст.

Ш Посада.

Ш Підпис.

Рапорт - письмове звернення працівника до вищої посадової особи з викладом питань службового чи особистого характеру і висловленням у зв'язку із цим відповідного прохання.

Рапорт має такі реквізити:

Ш адресат;

Ш назва виду документа (Рапорт);

Ш текст документа;

Ш відмітка про наявність додатків, (якщо вони є);

Ш підпис,

Ш дата документа.

Текст рапорту (навіть якщо він складається з одного речення) завжди має дві частини: причина укладання та прохання. Першою частиною завжди виступає причина укладання.

Відгук - документ, в якому висловлюються думки спеціаліста (колективу) з приводу будь-якої роботи (наукової праці, що має бути надрукована), а також висновки про наукові, навчальні роботи, звіти тощо.

Реквізити відгуку:

Ш назва виду документа (відгук);

Ш заголовок до тексту;

Ш текст;

Ш підпис;

Ш дата;

Ш печатка чи штамп, що засвідчують підпис рецензента.

Рецензія - документ, який передбачає коментування основних положень рецензованої праці (тлумачення думки автора, висловлення особистого ставлення до поставленої проблеми); узагальнену аргументовану оцінку; висновки про значення аналізованої праці.

Реквізити рецензії:

Ш назва виду документа;

Ш (містить назву рецензованої роботи, прізвище та ініціали її автора, рік публікації, назву видавництва);

Ш текст;

Ш підпис рецензента;

Ш дата;

Ш засвідчення підпису печаткою або спеціальним штампом (за потреби).

Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації.

1.3 Правила оформлення та складання службових листів

Інформаційно-довідкові документи - це документи, що відправляються з установ, організацій, закладів та направляються до них і містять інформацію про фактичний стан справ, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційної документації, не обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома. Як ми вже зазначали вище, до інформаційно-довідкових документів належать протоколи, довідки, звіти, записки, зведення, повідомлення, акти, відгуки, плани роботи, службові телеграми, а також службові й супровідні листи та їх різновиди, розглянемо.

Лист - це узагальнена назва різнотипних за змістом документів, які слугують засобом спілкування між установами, закладами, організаціями і приватними особами, повідомлення чи оповіщення про щось і надсилаються поштою.

Службовий лист - один з найважливіших каналів зв'язку підприємства, організації, установи, закладу із зовнішнім світом. Через листи ведуться переговори, з'ясовуються відносини між структурами, супроводжуються матеріальні цінності в дорозі тощо. Незважаючи на наявність сучасних форм зв'язку - телефон, телеграф, факс, обсяг листування в установах, закладах, організаціях - надзвичайно великий. Аналіз сучасного листування показує відсутність у багатьох управлінських працівників навичок складання листів. Неправильно оформлений лист утруднює роботу з ним. Експерти вважають, що службові листи повинні займати не більше сторінки. Слід враховувати, що службовий документ - не матеріал для читання, а інформація, яка повинна спонукати до певних дій. Відповідно до правової залежності офіційних листів їх мова і стиль повинні задовольняти ті ж вимоги, що і мова законів.

Службовий лист оформляється на спеціальному бланку установи - кутовому чи повздовжньому - і містить необхідні реквізити.

Реквізити службового листа:

Ш назву й адресу організації - відправника листа;

Ш номер і дату листа;

Ш номер і дату листа, що правили за основу для складання відповіді;

Ш назву й адресу одержувача листа;

Ш заголовок;

Ш текст;

Ш перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

Ш підпис керівника;

Ш візу виконання (підпис на копії);

Ш підпис виконавця.

При складанні службових листів слід пам'ятати такі правила етикету:

1. Чітко дотримуватися вимог оформлення.

2. При звертанні використовувати слова: пан, добродій, шановний, вельмишановний. Звертання пишеться окремим рядком і після нього ставиться знак оклику. Потрібно пам'ятати, що при безпосередньому звертанні нормою української мови є кличний відмінок.

3. Займенники Ви, Ваш, Вас пишуться з великої літери.

4. Виклад змісту повинен бути аргументованим, тому обов'язковими є посилання на інші документи.

5. Вимоги не повинні виражатися в категоричній формі. Для уникнення категоричності вживаються не особові форми дієслів, а безособові.

6. Підписуючи лист, можна використати словосполучення: З повагою, З глибокою повагою. [14; 14]

7. листи бувають кількох видів: лист-запит, лист-відповідь, лист-інформація, лист-запрошення, лист-повідомлення, лист-підтвердження, лист-нагадування, гарантійний лист, супровідний лист.

Претензійні листи - листи, що оформляють обґрунтування вимог однієї організації до іншої, що стосуються порушення договірних зобов'язань.

Такі листи є засобом урегулювання розбіжностей на добровільних засадах і с обов'язковою попередньою стадією перед позиванням через суд або арбітраж.

Претензії подають у певні терміни залежно від їх виду. Наприклад, претензії щодо кількості та якості товарів покупець (одержувач) повинен подати відправникові не пізніше ніж через 10 днів після складання комерційного акта. Постачальник після отримання листа у 10-денний термін повинен розглянути його і повідомити покупця про згоду задовольнити претензію або про відмову із зазначенням мотивів.

Претензії до транспортних організацій про відшкодування збитків за втрату, нестачу або ушкодження (псування) вантажу подають протягом 6 місяців. Цей термін обчислюється за псування або часткову втрату вантажу із дня його видання, а за повну втрату вантажу - після 30 діб із дня закінчення термін) постачання.

Згідно із статутами залізниць, водного й повітряного транспорту, правилами перевезення вантажів автотранспортом органи транспорту повинні розглянути заявлену претензію у 3-місячний термін і повідомити про прийняту ухвалу. Якщо претензія стосується перевезення вантажів різними видами транспорту за одним документом, то термін її розгляду збільшується до 6 місяців. Претензії про сплату високих штрафів розглядаються транспортними організаціями протягом 45 днів.

Днем подання претензії є день надання її на пошту (за поштовим штемпелем) або день вручення постачальникові (за датою розписки).

Претензії та додатки до них складають у трьох примірниках: перший -

постачальникові, другий - заявникові, а третій додається до позовної заяви у разі розгляду справи арбітражем.

Форма претензійних листів відповідає вимогам до листів як таких¹, однак їх зміст визначається вилом претензії. Документи оформляються на бланку організації.

Претензійний лист містить такі реквізити:

Ш адреса організації (підприємства), куди передасться претензія (справа вгорі);

Ш адреса організації (підприємства), що подає претензію (якщо лист оформляється не на бланку), сума претензії цифрами (зліва вгорі);

Ш текст;

Ш банківські реквізити заявника;

Ш додатки із зазначенням кількості аркушів;

Ш підписи директора та головного бухгалтера організації (підприємства), скріплені печаткою, якщо лист оформляється не на бланкові.

Текст листа про нестачу товарів може мати такий зміст:

Ш повідомлення про прибуття товару із зазначенням станції (поргу) відправлення і станції (порту) призначення, дата прибуття, назва пароплава або номер вагона, договору, згідно з яким прибуває партія продукції;

Ш назва одержаного вантажу і його документація (номер і дата рахунку платіжної вимоги);

Ш етап товару, що прибув (якість і кількість, перелік недоотриманих цінностей у кількісному і грошовому вираженні);

Ш привід (підстава) для подання претензії, тобто де, коли і за яких обставин виявлена нестача цінностей, ким і як оформлена;

Ш можливі причини нестачі товарів;

Ш конкретні вимоги сторони, що потерпіла, щодо задоволення її претензій;

Ш порядок і терміни виконання вимог, якщо терміни не визначені спеціальним нормативним актом.

Текст листа про нестачу товару (продукції) починають із фрази «у зв'язку з недопостачанням (Вами) у...». Повідомлення про ушкодження товару може починатися «повідомляємо, що». Обов'язковим є зазначення підстави дія задоволення претензії виразами на зразок «на підставі пункту 1.2 договору, підписаного 11 грудня 1996 р., Ви зобов'язані сплатити нам недотримку (неустойку)» або «па підставі §3 контракту ми маємо право на знижку з фактурної вартості» тощо. Конкретні вимоги потерпілої сторони формулюються, наприклад, так: «Просимо цю суму переказати на наш розрахунковий рахунок«Просимо зазначену суму штрафу переказати у 3-денний термін на наш розрахунковий рахунок», «Просимо розглянути нашу претензію і переказати зазначену суму на наш рахунок у якомога коротший термін» і т. ін.

Додатками, що є підтверджу вальними документами із повною доказовою силою для обох сторін, за нестачі товарів повинні бути комерційний акт (посвідчує нестачу), транспорті документи (накладні, квитанції про перевезення вантажів і т. ін.), розрахунок суми нестачі та ін.

До рекламацій на якість товарів слід додавати акт державної експертизи про недоброякісність товару, розрахунок суми уцінення і штрафу із зазначенням кількості та якості забракованого товару, транспортні накладні, комерційні акти й інші документи, що обґрунтовують вимогу.Інформаційний (рекламний) лист - повідомляє адресата про певний захід чи факт - про показ (демонстрування) певних моделей одягу окремих пошивних підприємств; про видану або випущену продукцію, про плани видавництва на поточний чи наступний рік з метою запрошення адресатів до співпраці. Інформація має бути якомога ширшою.Лист запит - комерційний документ, своєрідне звертання адресанта-"покупця" до адресата-"продавця" з проханням отримати повну інформацію про товар або певну послугу чи надіслати пропозицію на постачання товару. Цей лист пишуть на основі інформаційних листів, рекламних оголошень у засобах масової інформації, ярмаркових і виставкових каталогів, проспектів тощо. У тексті листа-запиту зазначають: підставу для запиту, назву й кількість товару, його марку, якість, модель, термін та умови постачання. Іноді лист-запит містить прохання надіслати буклети, каталоги, проспекти, прейскуранти тощо.Лист відповідь - офіційна відповідь про згоду взяти участь у заході, пропонованому в ініціативному листі чи листі-запиті, обіцянка виконати пропозицію щодо постачання або відмова в постачанні товару, згода прийняти запит на розгляд, пропозиція змінити умови запиту. У листі-відповіді міститься відповідь на кожне із запитань ініціативного листа. За неможливості надіслати пропозицію у відповідь відразу слід повідомити "покупця" про прийняття його запиту на розгляд. Відмова має бути аргументованою, переконливою, не образливою для адресата, а зміна умов запиту - уточненою. Текст листа - чітким, конкретним, лаконічним.Лист-прохання - це тактовне звернення адресанта до адресата-партнера, клієнта, спонсора з певним проханням - про участь у заході, про доброчинну пожертву, про можливу фінансову допомогу у проведенні певного заходу. Часто прохання висловлені паралельно з інформацією про їхню мету, важливою для адресата. Текст прохання має бути конкретним, лаконічним, переконливим, тактовним, із зазначенням та обґрунтуванням причини, яка спонукала до написання мети, та наслідків, на які сподівається автор. Прохання має бути висловлено з дотриманням загальноприйнятих в Україні норм ввічливості й ділового етикету.Лист-нагадування - це нагадування про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання чи проведення заходу, про необхідність оплати прострочених платежів чи рахунків, вимога вчасно подати до видавництва запланований рукопис книги, підготувати й подати тези доповіді на важливій конференції тощо.Гарантійний лист - це службовий лист якого пишуть для підтвердження певних умов та зобов'язень.Лист повідомлення - це такий службовий лист у якому доводять чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді коли требо про інформувати про зміну адреса чи назву установи.Супровідний лист - це службовий лист що додається до основного документа такий як накладний рахунок фактури, каталогу - проспекту,буклетів) та інформаційної супроводжує його. [15; 76]

Висновки до першого розділу

Отже, дослідивши теорію першого розділу ми прийшли таких висновків, що довідково-інформаційні документи - це найчисельніша група службових документів. До довідково - інформаційних документів належать такі документи: докладні, пояснювальні записки, акти, відгуки, довідки, плани робіт, протокольні документи, звіти, службові листи, телеграми, телефонограми, оголошення, прес-релізи. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Більшість довідково-інформаційних документів належать до документів з низьким рівнем стандартизації.

Довідково-інформаційні документи, в залежності від виду та призначення, містять різну кількість реквізитів. Обов'язковими елементами для будь-якого довідково-інформаційного документа є текст, підпис, назва документа. Також обов'язковим реквізитом є дата документа: позбавлений дати документ, певною мірою, втрачає юридичну силу.

Реквізити, що містять постійну інформацію, вносяться на бланк. Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку, дає можливість використовувати технічні засоби.

2. АНАЛІЗ ПРОЦЕСІВ ДОКУМЕНТУВАННЯ ДОВІДКОВО - ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ У ВІДДІЛІ ПРОФЕСІЙНОЇ ТЕХНІЧНОЇ ОСВІТИ ДЕПАРТАМЕНТУ ОСВІТИ І НАУКИ ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

2.1 Організаційна структура департаменту освіти і науки Одеської обласної адміністрації

Для дослідження практичного застосування довідково-інформаційних документів обрано місце проходження навчальної практики:

Навчальну практику я проводила в Департаменті освіти і науки одеської обласної адміністрації у секторі професійної технічної освіти у строки від 28.04.2014 р. до 23.05.2014 р. Керівник практики підприємства С.П.Білоконенко.

Департамент освіти і науки Одеської обласної державної адміністрації є структурним підрозділом Одеської обласної державної адміністрації.

Департамент утворюється головою обласної державної адміністрації, входить до її складу і в межах області забезпечує виконання покладених на нього завдань.

Департамент підпорядкований голові обласної державної адміністрації, підзвітний і підконтрольний Міністерству освіти і науки, молоді та спорту України, а також з питань здійснення контролю за діяльністю підпорядкованих навчальних закладів - Державній інспекції навчальних закладів України.

Департамент у свої діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства освіти і науки, інших центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, а також цим Положенням.

Основним завданням Департаменту є забезпечення реалізації державної політики у галузі освіти на території області.

Департамент очолює директор, який призначається на посаду і звільняється з посади головою обласної і державної адміністрації за погодженням з Міністерством освіти і науки України.

Департамент має самостійний баланс, рахунки в головному управлінні Державної казначейської служби України в Одеський області, печатку із зображенням Державного герба України та своїм найменуванням, власні бланки.

Сектор професійно - технічної освіти є структурним підрозділом департаменту освіти і науки обласної державної адміністрації, підпорядкований безпосередній директору департаменту .

Сектор професійно - технічної освіти очолюється завідувачем, який призначається та звільняється з посади директором департаменту.

Управління освіти і наукової діяльності Одеської обласної державної

адміністрації стало правонаступником тільки у частині видачі архівних довідок дляперерахування пенсій, відповідно до розпорядження голови Одеської обласної державної адміністрації від 29.06.2006 року № 461/А-2006 «Про внесення змін до розпорядження голови обласної державної адміністрації від 22 серпня 2005 року № 422/А-2005»

У 2010 році голови Одеської обласної державної адміністрації від 11 червня 2010 року № 357 згідно розпорядження А-2010 “Про структуру Одеської обласної державної адміністрації” управління освіти і наукової діяльності Одеської обласної державної адміністрації перейменовано в управління освіти і науки Одеської обласної державної адміністрації, яке є правонаступником управління освіти і наукової діяльності Одеської обласної державної адміністрації.

Міністерство освіти і науки України (МОН України) є центральним органом виконавчої влади з формування та забезпечення реалізації державної політики у сфері професійно-технічної освіти, діяльність якого спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України. Відповідно до покладених на нього завдань МОНмолодьспорт України: визначає перспективи і пріоритетні напрями розвитку профтехосвіти,здійснює нормативно-правове та методичне забезпечення функціонування навчальних закладів та установ профтехосвіти, розробляє державні стандарти освіти, контролює їх дотримання шляхом інспектування, ліцензування, атестації та акредитації навчальних закладів незалежно від форми власності та підпорядкування; визначає стратегію моніторингу якості освіти та забезпечує його проведення; забезпечує формування оптимальної мережі навчальних закладів та установ професійно-технічної освіти; формує щороку пропозиції та доводить державне замовлення на підготовку робітничих кадрів для державних потреб.