Понятие документа и его функций

Размещено на http://www.allbest.ru/

Билет 1. Понятие «документ» и его функции

Документ - любой материальный объект, использующийся для передачи информации в обществе.

Международная понятие документа (ISO-международная организация по стандартизации)- документ, это записанная информация на материальном объекте, который может рассматриваться как единственный в документном процессе.

СССР/Россия- ГОСТ 16 487-70 делопроизводство и архивное дело.

1) ред. 1970 г. Документ- это средство закрепленное различными способами на специальном материале информации, о фактах, событиях, явлениях, объектах, действиях и мыслительной деятельности человека.

2) ГОСТ 16 487-83: (до 1998) Документ-это материальный объект с информацией закрепленный на специальном носителе, созданный человеком, способом во времени и пространстве.

3) ГОСТ Р 51141-98 (Документ был приравнен к документной информации)

Документ- информация, зафиксированная на материальном носители с реквезитами, позволяющими ее идентифицировать.

В русском языке слово «документ» пришло во времена Петра 1.

1968- Поль Атле Документ- любой источник информации, передачи человеческой мысли, независимо от того воплощен в материальной форме или проводником (выступление в театре, радиопередача и тд.)

Функции документа:

1) Хранение и передача информации в пространстве

2) Общие функции документа характерные для всех видов документа.

3) Информационная- способность документа удовлетворяющая потребность общества в информации (полезность, полнота, достоверность, ценность, нарезная информация).

4) Коммуникативная функция

А) сверху - вниз (законы, указы, постановление, приказы, инструкции)

Б) снизу - верх (докладные записки, заявления, жалобы)

5) Коммулятивная - способность документа концентрировать и упорядовать информацию с целью ее сохранения.

Присущие не всем, а определенным типам и видам документов.

1) Управленческая (регулитивная), выполняется документом, созданный для управления (законы, положения, уставы, распоряжении)

2) Правовая - способность документа служить средством доказательства)

3) Учета - дает количественную характеристику информации

(хозяйственную, демографическую или иными социальными процессами).

4) Познавательная - способность документа служить средством получения и передачи знаний, изучающий процесс природы и общества.

5) Общее- культурная - способность документа содействовать развитию, выступать в качестве эстетической нормы, ритуалов в обществе.

6) Гедоническая ( способность документа служить средством отдыха)

Знания функции документа позволяют определить подлинность документа, его значимость содержания .

делопроизводство управленческий экспертиза

Билет 2. Нормативно-методическая база современного делопроизводства

НМБ - это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также регламентирующие работу службы делопроизводства, её структуру, функции, штаты, её техническое обеспечение.

НМБ включает в себя::

o законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

o указы и распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, регламентирующие документообеспечение на федеральном уровне;

o правовые акты органов исполнительной власти, как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

o правовые акты ОПВ и ОИВ субъектов РФ и их территориальных образований;

o правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству предприятий и организаций;

o ГОСТы на документацию;

o Унифицированные системы документации;

o Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

o Государственная система документообеспечения управления, основные требования к документам и службам документального обеспечения;

o Нормативные документы по организации управления труда и охране труда;

o Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

2. ГОСТы на документацию:

1. ГОСТ 6.01.1 - 87 “Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации”

2. ГОСТ 6.10.3 - 83 “Унифицированная система документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативной форме”

3. ГОСТ 6.10.4 - 84 “Унифицированные системы документации. Придания юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме создаваемой средствами ВТ. Основные положения”

4. ГОСТ 6.10.5 - 87 “Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра - образца”

5. ГОСТ 6.10.6 - 87 “Единая система внешнеторговой документации. Формуляр - образец”

6. ГОСТ 6.10.7 - 90 “Единая система внешнеторговой документации. Счёт”

7. ГОСТ Р 6.30 - 97 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации”

8. ГОСТ 16487 - 83 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”

3. Государственная система ДОУ.

ГС ДОУ - совокупность принципов и правил устанавливающая единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятии.

Цели ГС ДОУ

1. упорядочивание документооборота на предприятии;

2. сокращения количества и улучшения качества документов

3. создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и технологий сбора информации

4. совершенствование работы аппарата управления

ГС ДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений организаций и предприятий, включающих документы создаваемые ВТ.

Основные положения ГС ДОУ охватывают:

o вопросы документирования управленческой деятельности;

o организацию работы с документами;

o механизацию и автоматизацию работы с документами;

o организацию службы ДОУ.

Содержит:

o положение, определяющее состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации, требования к составлению текстов;

o организацию работы с документами, которая устанавливает принципы и порядок организации документооборота предприятия, построение информационно-поисковой системы, контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

Билет 3. Унификация и стандартизация как средства оптимизации работы с документами

Стандартизация - это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочения управления.

Государственные стандарты установили следующие основные принципы стандартизации системы документации:

1) Унификацию формуляров всех видов документов системы на основе единого формуляра-образца;

2) Применение единых правил составления документов;

3) Построение формуляра-образца ( а следовательно, и всех документов системы) с учетом шага письма и межстрочных интервалов пишущих машин.

4) Обоснованное определение площадей для размещения реквизитов документов;

5) Применение типовых и трафаретных текстов для многократного повторяющихся случаев.

Унификация - это единообразие, установление максимального набора реквизитов или их отдельных характеристик, формата бумаги и фиксация реквизитов на бумаге.

Стандартизация, являясь итогом унификации, ее высшей формой, имеет ряд положительных характеристик. Так, стандартизация проводится при участии всех заинтересованных сторон, а унификация может проводиться в интересах лишь одной фирмы или ведомства. Требования стандарта являются обязательным для выполнения правилом, тогда как унифицированное решение может оказаться нереализованным пожеланием.

Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Они также способствуют выработке прогрессивных методов работы с документами.

Цель стандартизации и унификации документов добиться:

1) Рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов.

2) Сокращение документопотоков

3) Повышение культуры управления и создания оптимальных условий для машинной обработки и управленческой информации.

К основным этапам унификации и стандартизации в любой организации относятся:

1) Установление круга документов, циркулирующих в данной организации;

2) Стандартизация формуляров и текстов документов

3) трафаретизация формуляров и текстов документов.

С целью стандартизации управленческой документации была утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, устанавливающая общие требования к стандартизации документов; устанавливающая типовую структуру управленческих документов, а также ряд стандартов на часто встречающиеся виды управленческих документов, такие как положение, решение, приказ, протокол, инструкция, акт, служебное письмо.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение.

Это прямой эффект. Имеет место и косвенный эффект за счет совершенствования системы управления организацией, отраслюь, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближения принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Высокая степень эффективности унификации и стандартизации документов убедительно доказана практикой. Примером унификации могут служить типовые формы первичной учетной документации. Госкомстат России утвердил к практическому использованию 250 унифицированных форм.

Унификация и стандартизация как методы совершенствования документов имеют ряд особенностей:

1) единообразие требований для всех органов управления, обеспечивающих возможность автоматизированной обработки одного и того же документа в нескольких ВЦ;

2) Стабильность требований к структуре документов, позволяющих избавиться от частых перестроек программ их обработки

3) Регистрация изменений требований к документам и строгий порядок оповещения об этих изменениях (позволяющих пользователям знать заранее о предстоящих изменениях в документальном хозяйстве)

4) Надзор за соблюдением требований стандартов как средство борьбы с «творческим подходом» к созданию документов, самобытных по форме и содержанию.

Таким образом, включение документации в число объектов государственной стандартизации является вполне оправданным привлечением стандартизации к реализации документального хозяйства.

Значительный опыт стандартизации документов накоплен и за рубежом.

Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят международные и национальные организации по стандартизации многих стран.

Билет 4. Реквизиты управленческих документов

Документы состоят из отдельных обязательных элементов оформления, которые принято называть реквизитами (от лат. reguisitum- требуемое, необходимое).

Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Все реквизиты подразделяются на обязательные и необязательные. Однако одни и те же реквизиты в одном случае могут быть необязательными, а в другом - обязательными. Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления -29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документов;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.

30-общий государственный регистрационный номер (ОГРН)

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “01 - государственный герб”. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

1. заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

2. основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);

3. оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Расположение основных реквизитов документа приведено в ГОСТ Р 6.30-97

Реквизиты документов

Реквизит “эмблема организации

Эмблема предприятия - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п.

При угловом расположении реквизитов (см. ГОСТ Р 6.30-97) эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) - в середине верхней части листа.

Реквизит “наименование организации “

Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование (статья 54 Гражданского кодекса РФ).

Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах:

1. уставе предприятия или учредительном договоре;

2. свидетельстве Регистрационной палаты.

В наименовании используются сокращения типа 000 (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) и т. п.

Реквизит “наименование организации” располагается под реквизитом “эмблема организации”.

Реквизит “индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке “

Совокупность перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом предприятия.

На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется типографским способом или с помощью ПК.

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом “наименование организации” или на нижнем поле документа.

Реквизит “название вида документа “

Реквизит “название вида документа” располагают в заголовочной части документа после реквизита “наименование организации” и юридического адреса и печатают прописными буквами от границы левого поля, например, АКТ, СПРАВКА.

Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Реквизит “дата”

Дата - один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

1. дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

2. дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

3. дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах “резолюция”, “визы”, “гриф утверждения” и т. п. - оформляются цифровым способом в следующей последовательности:

число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например, дату 6 апреля 1995 года следует оформлять 06.04.95.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например, 6 апреля 1995 г. Подобный способ оформления даты рекомендуется использовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.

Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита “название вида документа” и печатается от границы левого поля.

Реквизит “индекс (№) документа. Индексом является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).

Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом “дата”.

Порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т. п., например, № 1, № 2, № З… .

Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например, № 17/21, где 17 - порядковый номер документа в одной фирме, а 21 - порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

Индекс (№) документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо, например,

№ 57/01-04: 57 - номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 01 - структурное подразделение, 04 - номер дела в этом подразделении.

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

Реквизит “ссылка на индекс и дату входящего документа “

Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.

Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом:

На №15/01-03 от 08.06.95.

Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит “ссылка на индекс и дату входящего документа” размещается от границы левого поля под реквизитами “дата” и “индекс”.

Реквизит “гриф ограничения доступа к документу “

Этот реквизит проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов “адресат” и “гриф утверждения” и состоит из слова (грифа) “Конфиденциально” или “КТ” (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо проставить № экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля, например:

КТ Экз. № 2

или

Конфиденциально

Экз. № 1

На документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию, ставятся грифы “Секретно” и “Совершенно секретно”.

Реквизит “адресат”

Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата).

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

1. наименование фирмы в именительном падеже;

2. структурное подразделение в именительном падеже;

3. должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

4. почтовый адрес.

Например:

ОАО “Сталкер”

Отдел рекламы

Начальнику отдела

г-ну Рогову А. В.

113209, Москва

Полянка, 17.

Адресование может быть несколько иного вида, например:

Директору

000 “Эра”

г-ну Скорину И.В.

127408, Москва

Остоженка, 14

Слово “господину” печатается в адресе сокращенно “г.” или “г-ну”.

Если документ направляется в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам - почтовый адрес не указывается.

При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

119215, Москва

Ордынка, 32, кв. 17

Лунину П.В.

При адресовании писем в несколько адресов слово -”копия” перед адресатом не указывается.

Реквизит “адресат” печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.

Реквизит “гриф утверждения “

Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды документов:

планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты.

Реквизит “гриф утверждения” должен состоять из:

1. слова “УТВЕРЖДАЮ” (без кавычек);

2. наименования должности лица, утвердившего документ;

3. его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО “Гранд”

Подпись П.Н. Климов

01.03.95

В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия.

Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова “УТВЕРЖДЕНО”, названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора АО

25.03.95 № 6

Реквизит “гриф утверждения” располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля.

Реквизит “резолюция “

Реквизит “резолюция” проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами “адресат” и “текст” на первом листе документа.

Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.

Реквизит “резолюция” должен включать:

1. Ф. И. О. исполнителя (кому поручается исполнение);

2. содержание поручения (конкретные действия);

3. срок исполнения;

4. личную подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

“Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 04.03.95?;

“Скорину А.В. Подготовить проект контракта до 01.05.95?.

Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке - поручении. Это нежелательно, т. к. в этом случае возможна потеря резолюции или ее замена.

Реквизит “заголовок”

Заголовок - краткое изложение основного смысла текста составляемого документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос “о чем?” или “чего?”, например:

“Приказ… о реорганизации АО”,

“Журнал регистрации входящих документов”.

Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например,

“Акт инвентаризации”,

“Протокол заседания Совета директоров”,

“Договор аренды”.

Заголовок располагается после реквизитов “дата” и “индекс документа” от границы левого поля. На типографских бланках фирмы для реквизита “заголовок” устанавливаются ограничительные знаки.

Заголовок не должен превышать двух строк, например:

О поставке груза

по контракту № 249/16

Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации.

Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.

Реквизит “отметка о контроле “

Отметка о контроле обозначается буквой “К” и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах.

Реквизит “отметка о контроле” разлагается на левом поле документа на уровне заголовка.

Реквизит “отметка о наличии приложений “

Если к документу имеются приложения, то в документе ставится отметка о их наличии. Этот реквизит располагают после текста перед подписью от границы левого поля.

Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если приложения к документу не указаны в тексте, необходимо в отметке о приложении указать полностью наименования документов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: 1. Проект контракта с АО “Храст” на 20 л. в 2 экз;

2. Список поставщиков на 2 л. в 2 экз.

Если приложением к документу является документ с приложением, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о его приложении и общее количество листов, например:

Приложение: Договор аренды от 21.10.95 №8 и приложение к нему, всего на 15л.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: Каталог “Well” в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись.

Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:

Приложение 1

к приказу директора ОАО “ЭРА”

от 01.04.95 №17

Реквизит “подпись”

Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.

В состав реквизита “подпись” входят:

1. наименование должности лица, подписавшего документ;

2. личная подпись;

3. расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Директор подпись А.В. Рогов

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор ЗАО “РЕАЛ+” подпись А.И. Смелов

При оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно, например:

Директор подпись А.И. Смелов

При подписании документа несколькими должностными лицами, составные части реквизита “подпись” располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например:

Директорподпись И.Г. Орлов

Главный бухгалтерподпись Н.Н. Зотова

При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор АО “ДИЗ”Директор 000 “ГЭЗ”

Подпись Г.К. ЛанподписьИ.В. Розов

Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его фактической должности и фамилии.

При этом не допускается ставить предлог “За”, надпись от руки “Зам.” или косую черту перед наименованием должности.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего собрания участников АО)подписываются председателем этого органа и секретарем.

Реквизит “подпись” проставляется после реквизитов “текст”, “приложение” и печатается следующим образом:

1. должность указывается от границы левого поля;

2. расшифровка подписи после 48 печатных знаков от границы левого поля (см. рис.1).

Реквизит “визы”

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки целесообразности или своевременности составления документа специалистами предприятия.

Реквизит “визы” включает в себя:

1. должность;

2. личную подпись визирующего;

3. инициалы и фамилию;

4. дату визирования

Виза располагается ниже реквизита “подпись” от границы левого поля, например:

Юрисконсульт подпись Н.И. Власов 06.06.95

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.

На исходящих документах виза ставится на втором экземпляре, остающемся в фирме. На внутренних документах фирмы (приказах, распоряжениях) виза может проставляться на первом экземпляре.

Реквизит “печать”

На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

Ответственного за хранение и место хранения печати определяет руководитель фирмы.

Реквизит “отметка о заверении копии “

В случае подписания руководителем только первого экземпляра документа остальные заверяются секретарем-референтом.

Реквизит “отметка о заверении копии” располагается ниже реквизита “подпись”.

Отметка о заверении копии включает:

1. заверительную надпись “верно”;

2. наименование должности лица, заверившего копию;

3. его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия);

4. дату заверения.

Например:

Верно

Референтподпись А.Л.Силин

00.00.00

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

Реквизит “фамилия исполнителя и номер его телефона “

Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов “подпись”, “визы”, например:

Серова 236 01 26

Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Ниже фамилии исполнителя при необходимости могут указываться первые буквы имени и фамилии машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например:

Петров 239 1561

КН 2 27.09.95

Реквизит “отметка об исполнении документа и направлении его в дело “

Если документ исполнен, т. е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в дело.

Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа

документа ниже реквизита “фамилия исполнителя и номер его телефона“.

Отметка включает в себя:

1. слова “в дело” и “номер дела“, в котором будет храниться документ;

2. ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);

3. краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

4. подпись исполнителя документа ;

5. дата проставления отметки.

Например:

В дело 01-05.

Отправлен факс от 01.04.95 № 1218.

Логинов

2.04.95.

Реквизит “отметка о поступлении “

Отметка о поступлении располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов:

1. сокращенного наименования предприятия, получившего документ;

2. даты поступления документа;

3. его входящего номера, например:

АО”ЭРА”

Дата 03.01.95

Вх. № 0001

Отметку о поступлении проставляют автоматическим нумератором, содержащим все перечисленные компоненты реквизита.

Билет 5. Документооборот организации

Принципы организации документооборота

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации - их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ)^[1];

- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

- маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

- однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

- организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

- исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

- снижение уровня подписания документов.

Документопоток организации

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток.Принято выделять три основных документопотока организации:

- поступающие (входящие) документы;

- отправляемые (исходящие) документы;

-внутренние документы.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

Движение поступающих документов

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Каким образом форма организации делопроизводства влияет на систему документооборота? Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть - подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

1.Подготовка исполнителем проекта документа.

2.Согласование (визирование) проекта документа.

3.Доработка проекта документа по замечаниям.

4.Повторное визирование документа.

5.Подписание документа руководителем.

6.Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7.Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8.Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Отправка документа должна производиться Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, - на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования - аналогично движению поступающих документов.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов. ^[1]Исключение составляет информация оперативного характера, которая может поступать по факсимильной связи и электронной почте непосредственно в подразделение и конкретным работникам, и также отправляться корреспондентам.

Билет 6. Признаки заведения дел. Номенклатуры дел

Дело - «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку» ( ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Дело - это совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещённых в твёрдую обложку, оформленную по определённым правилам. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела или отнесение документов к определённому делу и систематизация документов внутри дела. Принципы формирования дел: необходимо группировать в дело исключительно исполненные документы. Формирование должно быть в соответствии с номенклатурой дел. Документы по одному вопросу всегда располагаются вместе. Обычно формируют дело в течение одного календарного года Количество листов - до 250 в одном томе. При определении расположения документов внутри дела руководствуются: хронологическим принципом - дата входящего письма определяется по дате поступления в организацию, исходящего - когда отправили (например, личные дела сотрудников формируются по мере поступления документов), иногда удобно располагать по алфавиту получателя или автора письма (например, лицевые счета по зарплате располагают по фамилиям работников от «А» до «Я»), по вопросно-логическому принципу, вообще-то, как правило, руководствуются сочетанием нескольких перечисленных (например, группируем пакет документов одного клиента, затем пакет документов другого и т.д., внутри дела располагаем по дате самого раннего документа каждого пакета). Понятие «номенклатура дел», назначение номенклатур. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утверждённый в установленном порядке. НД - основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Это основной учетный документ в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в НД схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы. Т.о. НД используется как (функции): Схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации) Указатель индексации документов и дел, сроков их хранения Схема построения справочной картотеки неисполненных документов (НСА) Учетный документ для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Основные положения по составлению НД (и по формированию дел) изложены в ГСДОУ 1988 г., более подробно - в «Основных правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 Виды НД: - Типовая (устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом). - Примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер). - НД организации (индивидуальная, конкретная). Типовые и примерные НД разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств. Перед утверждением типовые и примерные НД согласовываются с ЦЭК (ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы. в ведомствах. Требования, предъявляемые к составлению и оформлению номенклатур дел, виды номенклатур. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела (вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом), НД, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра. Каждое дело, включенное в НД, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. НД в организации составляется по установленным нормам, печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр НД организации хранится в службе ДОУ, второй - используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий - используется в ведомственном архиве организации, четвертый - в государственном архиве, с которым согласовывалась НД и куда документы поступают на постоянное хранение. НД пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года. В течение года в утвержденную НД вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись НД организации составляется на основе итоговых записей Н-урД структурных подразделений. НД составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении НД следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, НД организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными НД. В НД предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. В НД организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в НД ликвидируемой организации). Основой для определения структуры НД является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями НД являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.). Ведение дел вне НД не допускается. Графы НД организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом: индексы каждого дела (номер стуктурного подразделения и порядковый номер дела, заголовки дел (томов, частей) порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов НД определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в НД по алфавиту географических названий или корреспондентов. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, количество единиц хранения (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года, срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной НД, "Примечание". По окончании делопроизводственного года в конце НД заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи НД организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в НД проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Билет 7. Экспертиза ценности документов в организации

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всём протяжении жизни человека. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов "с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев".

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчинённых или подведомственных учреждений. Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в "Основных правилах работы ведомственных архивов". 17 марта 1998 г. приказом Федеральной архивной службы России утверждено "Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации".* На основе этого Примерного положения должно быть разработано положение об экспертной комиссии конкретной организации, фирмы, предприятия. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

- рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.