Методика составления номенклатуры дел учреждения

59

Размещено на http://www.allbest.ru/

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»

на тему: «Методика составления номенклатуры дел учреждения»

Оглавление

Введение

1. Назначение и классификация номенклатуры дел

2. Требования к оформлению номенклатуры дел

3. Требования к заполнению номенклатуры дел

4. Итоговая запись в номенклатуре дел

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

Введение

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии:

- документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;

- оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;

- хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, а точнее - постоянно.

В связи с изложенным, составление номенклатуры дел приобретает особо актуальное значение.

Целью работы является изучение методики составления номенклатуры дел учреждения.

Задачами контрольной работы являются:

1. Изучение классификации номенклатуры дел.

2. Изучение порядка оставления номенклатуры дел.

Объектом контрольной работы является изучение нормативных документов в части составления номенклатуры дел. Предметом изучения - методика составления номенклатур дел учреждения.

номенклатура документооборот хранение

1. Назначение и классификация номенклатуры дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря.

Номенклатура дел бывает трех видов:

- типовая;

- примерная;

- номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

Номенклатура дел организации делится на:

- сводную номенклатуру дел;

- номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков [15, с. 78].

2. Требования к оформлению номенклатуры дел

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций». Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел - дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел - это ее регистрационный номер. Место составления - местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2008 год). Пример номенклатуры дел приведен в Приложении 1.

Номенклатура дел организации:

- визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив);

- подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если организация небольшая);

- обязательно утверждается руководителем организации;

- если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

- основной части;

- итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Приложение 1). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» [9]; в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [8] (см. таблицу 1), отличаются от наименований граф таблицы, представленной в Основных правилах работы архивов организаций [10] (см. таблицу 2).

Таблица 1. Фрагмент документа - Наименования граф номенклатуры дел в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» [8]

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения и № статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Таблица 2. Фрагмент документа - Наименования граф номенклатуры дел в «Основных правилах работы архивов организаций» [10]

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Несовпадения таблицы 1 и таблицы 2 носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации рекомендуется федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям - применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе - в Основных правилах работы архивов организаций.

3. Требования к заполнению номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть построена по:

- структурной;

- производственно-отраслевой;

- функциональной схемам.

В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.

Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное подразделение входит несколько других структурных подразделений. Например, 02 - индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

Графа 1. Индекс дела.

Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре.

Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 - финансовый отдел, 01 - порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.

Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел.

Графа 2. Заголовок дела.

Каждому делу должен быть присвоен заголовок.

Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее - заголовки дел организационной документации. После них - заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа - заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем - переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело.

Номинальный признак - указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данное дело, например, «Приказы по личному составу», «Докладные и служебные записки по основной деятельности».

Предметно-вопросный признак - указание, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например, «Переписка с подведомственными организациями по финансовым вопросам».

Корреспондентский признак - указание в заголовке дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками Москвы по вопросам выдачи кредитов».

Авторский признак - указание автора документов, помещенных в дело, например, «Приказы по финансовым вопросам коммерческого директора».

Хронологический признак - указание (для переходящих дел), за какой период времени сгруппированы документы, например, «Годовой отчет ОАО «Корсак» за 2007г.».

Географический признак - используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по основным вопросам деятельности».

Заголовок должен быть сформулирован предельно кратко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков, например, «Переписка с директорами школ Московской области по вопросу распределения молодых специалистов». В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.

В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).

Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. Рябов Алексей Федорович».

Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам заседаний Совета директоров».

Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Если в деле хранятся копии, то следует сделать об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают. Ведь в противном случае слово «подлинник» пришлось бы включать в подавляющее число заголовков дел.

Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст вам готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.

При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации:

- вопросно-логический (письмо-запрос, письмо-ответ и т.д.);

- хронологический (документы располагаются по хронологии событий);

- алфавитный (например, предложения, заявления или жалобы граждан располагаются по алфавиту фамилий заявителей);

- нумерационный (по порядку регистрационных номеров документов).

При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:

- распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

- протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;

- приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. При формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Как минимум, нужно разделить приказы о приеме, перемещении и увольнении, поместив их в одно дело со сроком хранения 75 лет, а остальные - в другое дело со сроком хранения 5 лет. Кадровику может быть удобнее по каждому вопросу формировать приказы в отдельное дело, все зависит от объема таких документов;

- планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;

- предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно - по вопросам улучшения работы учреждения и отдельно - по личным вопросам;

- в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя отдельно заводить дело на запросы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;

- лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;

- документы по рационализаторским предложениям и патентам должны формироваться в отдельное дело.

Графа 3. Количество единиц хранения / дел (томов, частей).

Дело - это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3-4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).

Графа 4. Срок хранения дела и номера статей по перечню.

Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

- временного хранения (до 10 лет включительно);

- долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

- постоянного срока хранения.

Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Четвертая графа номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании Перечней документов со сроками хранения. В настоящее время для определения сроков хранения документов используют:

- «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения»;

- «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

- «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» - для отбора документов, образовавшихся в 80-х - первую половину 90-х гг.;

- «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР»;

- существуют также ведомственные и типовые перечни по определению сроков хранения документов.

Для определения сроков хранения документов необходимо:

- найти статью в Перечне, в которой указан срок хранения дела, предусмотренного в вашей номенклатуре;

- перенести найденный срок хранения в четвертую графу номенклатуры дел;

- проставить в четвертую графу № статьи, по которой определялся срок.

Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения»4 , распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Но для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, данный Перечень предусматривает послабления. Из пунктов 2.4 и 2.4.2 Указаний по его применению следует, что:

Временные сроки должны применяться всеми организациями.

А постоянный срок хранения должен применяться только источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (это касается тех государственных, муниципальных организаций, документы которых поступают к ним на хранение в установленном порядке, а также тех негосударственных организаций, с которыми у архивов заключены соответствующие соглашения (договоры)).

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения следующим образом. Государственные и муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения определяется организацией в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Существуют документы постоянного срока хранения, которые необходимо хранить постоянно в любой организации. Статьи Перечня, в которых указаны такие «вечные» документы, представлены в п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня: это ст.ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509.

Перечень оперирует не только конкретными сроками хранения документов (1 год, 5 лет, 75 лет и др.) либо формулировкой «постоянно», но и понятиями «до минования надобности», а также пометкой «ЭПК».

Отметка «до минования надобности» в Перечне означает, что документация имеет практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения.

Уменьшение организацией сроков хранения, предписанных Перечнем, запрещается, а вот их увеличение считается возможным.

Графа 5. Примечания.

В графе «Примечания» проставляют отметки в течение всего срока действия номенклатуры:

- о незаведенных резервных номерах (если таковые имеются);

- о выделении дел к уничтожению (по истечении срока хранения);

- о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

Так, если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, то в графе «Примечание» пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

При наличии в Перечне, по которому определялся срок хранения дела, в графе «Примечания», комментариев (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются» или «при условии завершения проверки, (ревизии)», «после замены новыми» и др.), данные комментарии переносятся в графу № 5 номенклатуры дел организации без изменений [12, с. 12-15].

4. Итоговая запись к номенклатуре дел

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (см. Приложение 2).

Сведения итоговой записи о количестве заведенных дел лежат в основе проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия организации.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения документов должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре подлежат изъятию дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и документы временного (до 10 лет включительно) хранения. По документам, сроки хранения которых не установлены государственным или отраслевыми перечнями, экспертная комиссия принимает самостоятельное решение.

В результате работы экспертной комиссии формируются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1) подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

2) подлежащие длительному (свыше 10 лет) хранению в ведомственном архиве (документы по личному составу);

3) подлежащие временному (до 10 лет включительно) хранению;

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. В акт об уничтожении включаются дела, срок хранения которых истек к 01 января того года, в котором составлен акт. При определении срока хранения значение имеет только год заведения дела, месяц во внимание не принимается.

Уничтожать документы без составления актов о выделении документов к уничтожению категорически запрещается [13, с. 123-126].

Заключение

В работе был рассмотрен порядок составления номенклатуры дел.

Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь при четкой классификации документов.

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел - это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Актуальность рассмотренной темы обусловлена тем, что все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.

Список используемой литературы

1. Конституция Российской Федерации от 25.12.1993г.// Справочно-правовая система Гарант.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации Часть первая от 30.11.1994 N 51-ФЗ// Справочно-правовая система Гарант.

3. Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 окт. 2004 года N 125-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2004. - N 43.

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003.

5.ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Госстандарт России, 1998

6. «Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел», утвержденный Росархивом 05 августа 2005 г.

7. «Унифицированные системы документов. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов». - М: Госстандарт России, 2003.

8. «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». - М.: Главархив. ВНИИДАД, 1989.

9. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». - М.: Росархив. ВНИИДАД, 2002.

10. «Основные правила работы архивов организаций». -М.: Росархив, ВНИИДАД, 2003.

11. Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. - М.: Эксмо, 2008. - 352с.

12. Доронина Л.А. Составляем номенклатуру дел на следующий год // Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12, 2007 . - С.12-15.

13. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. - 427с.

14. Подолина Г «Как определить срок хранения документа?» //№ 10` 2007. - С.49.

15. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005. - 309с.

Приложение 1

На 2013 год

УТВЕРЖДАЮ

Директор

ОАО НВП «ИТЦ АВТО»

_____________ А.В. Ульянчук

«___»___________ 2012г.

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5
Управление делами
01. Отдел документационного обеспечения
С-01	Приказы руководства по основной деятельности		Постоянно
С-02	Протоколы общих собраний сотрудников фирмы		Постоянно
С-03	Внутренняя документация		3 года
С-04	Письма входящие 2013 г.		3 года
С-05	Письма исходящие 2013г.		3 года
С-06	Журнал регистрации исходящих документов		3 года
С-07	Журнал регистрации входящих документов		3 года
С-08	Журнал регистрации внутренних документов		3 года
С-09	Журнал регистрации приказов руководства по основным видам деятельности		3 года
02. Юридическая служба
ЮС-01	Арбитражно-процессуальные дела		10 лет
ЮС-02	Договоры находящиеся на согласовании		10 лет
ЮС-03	Инвестиционные договоры		10 лет
ЮС-04	Субподрядные договоры		10 лет
ЮС-04	Подрядные договоры		10 лет
ЮС-05	Договоры займа		10 лет
ЮС-06	Договоры аренды помещений		10 лет
ЮС-07	Договоры на оказание услуг		10 лет
ЮС-08	Прочие договоры		10 лет
ЮС-09	Исполненные договоры		10 лет
ЮС-11	Журнал регистрации исходящей документации		10 лет
ЮС-12	Журнал регистрации входящей документации		10 лет
ЮС-13	Журнал регистрации исходящих претензий		10 лет
ЮС-14	Журнал регистрации входящих претензий		10 лет
ЮС-15	Журнал регистрации исходящих исковых заявлений		10 лет
ЮС-16	Журнал регистрации входящих исковых заявлений		10 лет
ЮС-17	Журнал регистрации арбитражно-судебных дел		10 лет
ЮС-18	Журнал регистрации договоров		10 лет
ЮС-19	Журнал регистрации согласований договоров		10 лет
03. Административно-хозяйственный отдел
АХО-01	Переписка с ОАО «АвтоВАЗтехобслуживание»		1 год
АХО -02	Заявки на канцелярские товары		1 год
АЗО -03	Документы, подтверждающие получение материальных ценностей (копии)		1 год
АХО -04	Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели (копии)		1 год

Начальник канцелярии

ОАО НВП «ИТЦ АВТО» Е.В. Сычкова

25.12.2012г.

Заведующий архивом

А.П.Федосов

25.12.2012г.

Приложение 2

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2012 году в ОАО НВП «ИТЦ АВТО»

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
Постоянного	10	8	1
Временного (свыше 10 лет)	27	17	-
Временного (менее10 лет)	46	2	1
ИТОГО	83

Начальник канцелярии (подпись) Е.В. Сычкова

ОАО НВП «ИТЦ АВТО»

Итоговые сведения переданы

в архив

Секретарь С.Л. Таинкина

31.01.2013 г.

Размещено на Allbest.ru