Учет и контроль основных средств в бюджетных учреждениях

Предметы, утратившие свое назначение, но пригодные для использования, подлежат реализации по рыночной стоимости, с учетом их износа или передаче бюджетным учреждениям по рыночным ценам.

Списание объекта основных средств, пришедшего в негодность, оформляется актом на списание основных средств в бюджетных учреждениях.

Акты составляет постоянно действующая комиссия, назначенная приказом руководителя учреждения, которая определяет причины списания объекта основных средств, производит осмотр объекта, подлежащего списанию, выявляет лиц, виновных в порче объекта основных средств, определяет возможность использования деталей, полученных при разборке, демонтаже.

Для списания с баланса бюджетного учреждения зданий, сооружений, передаточных устройств, сложного оборудования, сложной вычислительной и электронной техники, транспортных средств необходимо согласование с соответствующим территориальным управлением имуществом и министерством или органом государственного управления.

Составленные и подписанные комиссией акты на списание основных средств утверждаются руководителем образовательного учреждения.

После утверждения актов на списание производится разборка и демонтаж списываемого объекта. Все детали, узлы и агрегаты разобранных машин и оборудовании, годные для ремонтных или иных целей или реализации, а также другие материалы, полученные от ликвидации другого имущества передаются по приходным документам на склад по накладной (требованию) форма 434 и приходуются на соответствующих субсчетах, на которых учитываются указанные ценности, а непригодные детали и материалы приходуются как поделочный материал или как лом, и утильсырье по цене возможного использования. Изъятые из списанных аппаратов, приборов и другого оборудования детали и узлы, содержащие драгоценные металлы, учитываются учреждением с определением в них веса и количества драгоценных и цветных металлов.

Суммы, вырученные учреждением от реализации неиспользуемого оборудования и других объектов основных средств, а также материалов, полученных от разборки основных средств, остаются в распоряжении учреждения и относятся:

а) в размере балансовой (первоначальной или восстановительной) стоимости:

по предметам, приобретенным за счет бюджетных средств - на целевые средства на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270);

по предметам, приобретенным за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, - на увеличение средств на содержание и развитие материально-технической базы (субсчет 241);

по предметам, приобретенным за счет целевых средств и безвозмездных поступлений - на прочие целевые средства на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270);

б) в размере превышения между продажной ценой и балансовой стоимостью за вычетом расходов, связанных с реализацией и налогом на добавленную стоимость - на субсчет 400 «Доходы отчетного периода».

Суммы, полученные учреждениями от реализации зданий, сооружений, передаточных устройств, находящихся в оперативном управлении, а также от реализации материалов, полученных от разборки этих основных средств, полностью перечисляются в доход соответствующего бюджета.

Выбытие объектов основных средств оформляются бухгалтерскими проводками, представленными в таблице 2.3.

Таблица 2.3. Корреспонденция счетов по учету основных средств.

№ п/п	Содержание операции	Номер субсчета
		по дебету	по кредиту
1.	Выбытие основных средств. Передача безвозмездно основных средств.	020, 250	010-013, 015-019
2.	Реализация излишнего, неиспользуемого оборудования, транспортных средств и других объектов основных средств. На суммы, поступившие за реализуемые основные средства по их продажной стоимости, включая налог на добавленную стоимость.	020, 250 110, 111	013, 015-019 178
	В размере балансовой стоимости: - по предметам, приобретенным за счет бюджетных средств;	178	270
	- по предметам, приобретенным за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности; - по предметам, приобретенным за счет целевых средств и безвозмездных поступлений; На сумму налога на добавленную стоимость, подлежащую перечислению в доход бюджета. На сумму разницы между рыночной и балансовой стоимостью (без налога на добавленную стоимость)	178 178 178 178	241 270 173 400
3.	Реализация зданий, сооружений и передаточных устройств по цене реализации; На суммы, полученные от реализации, производится запись на расчеты по платежам в бюджет;	020, 250 091, 101	010-012 173
	На суммы, перечисленные в бюджет.	173	091, 101
4.	Списание основных средств, пришедших в негодность.	020, 250	010-019
5.	Оприходование стоимости материалов, полученных от ликвидации основных средств и остающихся в распоряжении учреждения: - по предметам, приобретенным за счет бюджетных средств, на увеличение целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия;	063, 069	270
	- по предметам, приобретен-ным за счет средств от предпринимательской деятельности - на увеличение средств на содержание и развитие материально-технической базы; - по предметам, приобретен-ным за счет целевых средств и безвозмездных поступлений - на увеличение целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия;	063, 069 063, 069	241 270
6.	Списание недостач основных средств, образовавшихся вследствие стихийных бедствий и принятых за счет учреждения.	020, 250	013-019

2.5 Контроль основных средств

Бухгалтерский учет основных средств должен обеспечивать не только правильное документальное оформление и своевременное отражение в регистрах бухгалтерского учета поступления основных средств, их перемещение внутри учреждения и выбытия, но и осуществлять контроль за наличием и сохранностью, правильным использованием каждого объекта.

Даже если учетные данные полностью соответствуют содержанию первичных документов, это не всегда означает, что при документировании фактов хозяйственной деятельности организации и их отражении в бухгалтерском учете не было допущено нарушений.

Фактически имеющееся у организации имущество может не соответствовать данным бухгалтерского учета.

Например, материальные ценности могут быть подвергнуты естественным природным воздействиям, вследствие чего их количество и стоимость существенно уменьшается. Кроме того, возможны прямые злоупотребления при учете (например, хищения, обмеры, обвесы), а также различные ошибки в учетных записях, в том числе допущенные в результате неправильного учета при оприходовании материальных ценностей.

Проверить полноту и достоверность бухгалтерского учета, установить, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактическому объему и стоимости имущества организации, можно только в ходе инвентаризации имущества.

Цель инвентаризации - выявить имущество, фактически имеющееся в наличии у организации; сопоставить фактически имеющееся в наличии у организации; обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности.

Правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов регулируются следующими законодательными и нормативными актами: Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ; Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 29.07.1998 № 34н ; Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств от 13.06.1995 № 49.

Порядок и сроки проведения инвентаризации устанавливаются руководителем организации, за исключением случаев, когда ее проведение является обязательным в соответствии с законодательством.

Инвентаризация может быть:

а) обязательной и инициативной;

В соответствии со статьей 12 Закона № 129-ФЗ проведение инвентаризации является обязательным в следующих случаях:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством.

б) плановой и внеплановой;

Инвентаризация, проводимая в соответствии с утвержденным порядком, характеризуется как плановая. Кроме того, организации могут проводить внеплановую (внезапную) инвентаризацию с целью обеспечения дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества у материально ответственных лиц или по другим причинам.

в) полной и частичной (по степени охвата проверяемых объектов).

Объектами инвентаризации являются: все имущество организации независимо от его местонахождения; имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете (на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки); имущество, не учтенное по каким-либо причинам, все виды финансовых обязательств организации.

В первую очередь, издается приказ о проведении инвентаризации, который регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. В приказе о проведении инвентаризации определяется: персональный состав инвентаризационной комиссии, содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в организации приказом руководителя назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты. В комиссию могут входить и представители службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества, инвентаризационная комиссия должна получить последние приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам, указывая на них: «до инвентаризации на дату…» (пишется дата инвентаризации), что служит основанием для определения остатков имущества на начало инвентаризации по учетным данным.

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, должны быть оприходованы после даты инвентаризации.

С материально ответственных лиц берутся расписки о том, что на начало инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Далее члены инвентаризационной комиссии пересчитывают (взвешивают, обмеривают) и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Проверка осуществляется, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей определяется на основании накладных и счетов-фактур.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты, оформленные на бланках унифицированных форм первичной учетной документации с учетом специфики отдельных отраслей.

Для бюджетных учреждений предназначены следующие формы описей и актов инвентаризации:

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) - форма 401;

Инвентаризационная опись основных средств - форма № ИНВ-1;

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей - форма № ИНВ-3;

Инвентаризационная опись нематериальных активов - форма №ИНВ-1а;

Акт о результатах инвентаризации - форма 835;

Инвентаризационные описи составляются в двух экземплярах, подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами по каждому месту хранения ценностей. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально ответственного лица.

Если в ходе инвентаризации были выявлены объекты, материальные ценности, которые не отражены в учете, а также объекты, по которым отсутствуют данные, ответственные лица комиссии должны включить сведения о таких объектах и их технические показатели в инвентаризационную опись. По решению комиссии эти объекты и материальные ценности подлежат оприходованию. Их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа по техническому состоянию объектов.

Все указанные выше инвентаризационные описи заполняются как от руки, так и с использованием средств вычислительной и другой организационной техники. Не допускается оставлять в описях незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Не допускаются также помарки и подчистки. Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, неправильные записи зачеркиваются и над ними проставляются правильные цифры. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи делается отметка о проверке цен и подсчета итогов за подписями лиц, производивших проверку. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке наличия фактического имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течении нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются.

В случаи обнаружения материально ответственными лицами ошибки в описи об этом немедленно заявляется председателю инвентаризационной комиссии. Комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случаи их подтверждения вносит соответствующие исправления в опись в установленном порядке.

По окончанию инвентаризации оформленные в установленном порядке описи по результатам инвентаризации передаются в бухгалтерию организации, где с учетом содержащихся в них данных составляются сличительные ведомости, в которых показываются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно- материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Положения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителя организации.

Завершающим этапом проведения инвентаризации является рассмотрение на заседании инвентаризационной комиссии результатов инвентаризации. Выявляются причины недостач и излишков. Заседание комиссии оформляется протоколом, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам инвентаризации.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение доходов у бюджетных учреждений;

недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у бюджетных учреждений.

Результаты инвентаризации основных средств в бюджетных учреждениях оформляются бухгалтерскими проводками, представленными в таблице 2.4.

Таблица 2.4. Корреспонденция счетов по учету основных средств.

№ п/п	Содержание операции	Номер субсчета
		По дебету	по кредиту
1.	Оприходование излишков основных средств, выявленных при инвентаризации по рыночной стоимости. Одновременно по объектам основных средств, относящихся к предпринимательской деятельности, производится запись.	010-019 241	250 400
2.	Списание недостач основных средств, образовавшихся вследствие стихийных бедствий и принятых за счет учреждения.	020, 250	013-019
3.	Списание основных средств, вследствие недостачи, установленной при инвентаризации, отнесенных за счет виновных лиц по балансовой стоимости.	020, 250	013-019
	Одновременно производится вторая запись на суммы недостачи по рыночной стоимости, отнесенной на виновных лиц по объектам основных средств, приобретенных за счет: бюджетных средств; целевых средств и безвозмездных поступлений; средств от предпринимательской деятельности.	170 170 170	173 270 401

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации в годовом бухгалтерском отчете.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения самой инвентаризации. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Глава 3. Бухгалтерский учет и контроль основных средств в Ижевском промышленно-экономическом колледже

3.1 Учет наличия, поступления и движения основных средств

Для осуществления образовательной деятельности Ижевский промышленно-экономический колледж имеет на балансе основные средства, собственником которых он не является и распоряжается данным имуществом на праве оперативного управления.

В соответствии с положениями гражданского и бюджетного законодательства Ижевский промышленно-экономический колледж, вправе согласно целям своей деятельности получать доходы от предпринимательской деятельности, в том числе доходы от оказания платных услуг.

Часть средств, полученных от внебюджетной деятельности, колледж направляет на пополнение и обновление фонда основных средств, то есть использует на приобретение основных средств.

Таким образом, помимо имущества, наделенного собственником, на балансе колледжа числятся также и основные средства, приобретенные за счет средств от предпринимательской деятельности и за счет целевых средств и безвозмездных поступлений.

В бухгалтерском учете колледжа по основным средствам ведется раздельный учет с присвоением отличительных признаков, который ставится после номера счета, а именно: при приобретении имущества в результате осуществления предпринимательской деятельности применяется номер 2; при получении имущества безвозмездно или приобретение его за счет целевых и безвозмездных поступлений применяется номер 3; имущество, которым наделил образовательное учреждение собственник или оно приобретено за счет выделенных по смете бюджетных средств, учитывается с применением номера 1.

До 2001 года бухгалтерский учет в колледже велся ручным способом, без применения ЭВМ. С 1 января 2001 года была внедрена бухгалтерская программа «1:С. Бухгалтерия бюджетных организаций. Версия 7.7», отдельным блоком, в которой является учет основных средств.

Учет основных средств начинается с поступления объекта в учреждение.

Основные пути поступления основных средств в колледж - это приобретение их за счет бюджетных средств, согласно сметы и за счет внебюджетных средств, а также безвозмездное получение их от других организаций. Осуществлять строительство новых объектов и изготавливать хозяйственным способом основные средства колледж не имеет возможности.

Объекты основных средств, приобретенные у поставщиков, приходуются на баланс по приходным накладным поставщика. Стоимость, по которой поступивший объект будет учитываться в учете и отчетности, складывается из фактических расходов на его приобретение, включая налог на добавленную стоимость и другие расходы, связанные с приобретением данного объекта.

Существуют некоторые различия в отражении сумм налога на добавленную стоимость и списании этих операций на расходы в зависимости от источника их приобретения. Рассмотрим на примерах корреспонденцию счетов по поступлению объектов основных средств в зависимости от источника их приобретения.

Пример 1. По приходной накладной № 125 колледжем от ООО «Шоусеть» приобретено основное средство - интерактивная рабочая станция по цене 30200 рублей, в том числе НДС-5033,33.Объект приобретен за счет бюджетных средств. В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

а) Приобретено основное средство на сумму стоимости основного средства с налогом на добавленную стоимость:

Дт.013.1 - Кт.178.1 - 30200 руб.

б) Одновременно увеличивается Фонд в основных средствах в размере фактической стоимости приобретенного объекта:

Дт.200 - Кт.250.1 - 30200 руб.

в) Оплачено основное средство за счет средств федерального бюджета:

Дт.178.1 - Кт.091.1 - 30200 руб.

Пример 2. По товарному чеку за счет средств от предпринимательской деятельности приобретен телевизор на сумму 11799 рублей, в том числе НДС-1966,50. В бухгалтерском учете делаются следующие записи:

а) Приобретено основное средство на сумму стоимости основного средства с налогом на добавленную стоимость:

Дт.013.2 - Кт.178.2 - 11799 руб.

б) Увеличился Фонд в основных средствах в размере фактической стоимости приобретенного объекта:

Дт.220 - Кт.250.2 - 11799 руб.

в) Произведена оплата за основное средство:

Дт.178.2 - Кт.111.2 - 11799 руб.

Если объект основных средств приобретен за счет средств от предпринимательской деятельности, то сумма налога на добавленную стоимость, уплаченная поставщику, подлежит вычету из общей суммы, исчисленной и подлежащей уплате в бюджет налога на добавленную стоимость. Согласно Налогового Кодекса Российской Федерации статьи 149 п.2, колледж освобожден от уплаты налога на добавленную стоимость, так как услуги в сфере образования не подлежат налогообложению. Таки образом, в нашем примере, сумма налога на добавленную стоимость, уплаченная поставщику, относится на расходы, а, следовательно, увеличивает первоначальную стоимость основного средства.

Как уже было отмечено ранее, объекты основных средств могут поступать в колледж в результате безвозмездной передаче их от других организаций. Оприходование таких основных средств производится на основании данных бухгалтерского учета передающей организации, то есть по первоначальной стоимости с учетом износа. Согласно бюджетной Инструкции по бухгалтерскому учету, основные средства как полученные, так и переданные безвозмездно, отражаются в бухгалтерском учете по рыночной стоимости. Возникает вопрос, каким образом корректировать разницу между рыночной ценой и данными учета передающей стороны, к сожалению, ответ на этот вопрос инструкция не дает.

Пример 3. В июне 2000 года от ОАО «Ижсталь» по акту № 6 приемки-передачи основных средств безвозмездно получен компьютер. Стоимость компьютера отраженная в акте приемки-передачи составляет - 5470 руб., износ - 2188 руб. При приемке объекта рыночная стоимость была оценена в размере остаточной стоимости компьютера. В бухгалтерском учете были сделаны записи:

а) Оприходован компьютер по первоначальной стоимости:

Дт.013.3 - Кт.250.3 - 5470 руб.

б) Начислен износ:

Дт.250.3 - Кт.020.3 - 2188 руб.

Учет основных средств ведется в полных рублях, кроме библиотечных фондов. Суммы копеек отражаются на соответствующих счетах субсчетов 200, 220, 225, то есть на счетах источника приобретения.

В колледже имеется библиотека, для которой приобретаются книги, учебники, брошюры и другие издания, включенные в фонд библиотек. В бухгалтерии колледжа учет библиотечных фондов ведется только в суммовом выражении, общей суммой. В библиотеке материально- ответственное лицо учет литературы ведет в количественном и суммовом выражении, регистрируя каждый экземпляр поступившего издания в инвентарной книге учета поступления литературы. Каждому изданию присваивается инвентарный номер. Брошюры регистрируются в книге учета литературы временного хранения и с присвоением также каждому экземпляру инвентарного номера. Движение библиотечного фонда отражается в книге суммарного учета.

Все поступающие основные средства в колледж, принимает комиссия, назначенная директором колледжа. Для оформления приемки комиссией составляется в одном экземпляре акт приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях формы ОС-1 бюдж. на каждый объект в отдельности.

Общий акт на несколько объектов составляется лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица. Акты утверждаются директором колледжа.

На основании данных акта приемки о вводе в эксплуатацию и приложенных к нему технических паспортов, на каждый поступивший объект основного средства оформляется соответствующая инвентарная карточка по учету основных средств в бюджетных учреждениях, являющаяся регистром аналитического учета основных средств.

Для учета зданий, сооружений, машин, оборудования, инструментов, инвентаря, транспортных средств применяется инвентарная карточка формы ОС-6 бюдж.; для учета многолетних насаждений - форма ОС-8; для учета библиотечных фондов и сценическо-постановочных средств - форма ОС-9 по групповому учету основных средств.

Записи в карточках производятся в количественном и суммовом выражении. С целью контроля за сохранностью инвентарных карточек они регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств формы ОС-10, с указанием в ней номера инвентарной карточки, инвентарного номера объекта, его названия и отметок о выбытии. Записи в ней производятся в разрезе групп основных средств. Инвентарные карточки хранятся в картотеке бухгалтерии, отдельно по каждому материально-ответственному лицу.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств в колледже каждому объекту, кроме библиотечных фондов, присваивается инвентарный номер. Присвоенный объекту инвентарный номер проставляется на нем с помощью нанесения краски или прикреплением металлического жетона. Кроме того, при автоматизированной системе учета основных средств объектам присваиваются коды основных средств в соответствии с общероссийским классификатором основных фондов. Присвоенный объекту основных средств инвентарный номер, сохраняется за ним на весь период его нахождения в колледже, указывается на всех документах, связанных с движением данного объекта, и при списании с бухгалтерского учета основного средства, не присваивается вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам.

Все основные средства колледжа находятся на ответственном хранении материально-ответственных лиц. Список лиц, ответственных за сохранность, вверенных им ценностей, назначается и утверждается директором колледжа приказом. Кроме того, с каждым материально- ответственным лицом письменно заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

При наличии большого количества объектов основных средств по месту эксплуатации у одного материально-ответственного лица, учет у себя материально-ответственное лицо может вести в инвентарном списке формы ОС-13, в котором содержатся все сведения индивидуально по каждому объекту основных средств.

Согласно бюджетной Инструкции по бухгалтерскому учету учет в бюджетных учреждениях осуществляется по мемориально-ордерной форме учета.

Учет всех поступлений основных средств в течение месяца отражается в накопительной ведомости по расчетам с прочими дебиторами и кредиторами (мемориальный ордер № 6), в разрезе операций приобретения основных средств за счет бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источником.

Для контроля за правильностью бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета основных средств в конце каждого месяца составляются оборотные ведомости формы 326 с подразделением на отличительные признаки 1; 2; 3, в разрезе материально-ответственных лиц и субсчетов. Итоги ежемесячных оборотов, а также сальдо на 01 число каждого месяца сверяются с данными книги «Журнал-Главная».

Помимо поступления объекты основных средств могут перемещаться внутри колледжа в результате смены материально-ответственных лиц. Передача объектов основных средств от одного материально-ответственного лица другому материально-ответственному лицу оформляется накладной на внутреннее перемещение основных средств формы ОС-2. Накладная выписывается в двух экземплярах: первый экземпляр остается у принимающей основные средства, стороны, второй - передается в бухгалтерию для учета.

Выдача основных средств со склада производится по накладным (требованиям) формы 434, которые утверждаются руководителем учреждения. Накладная (требование) выписывается в двух экземплярах.

3.2 Учет износа основных средств

Все основные средства с течением времени в процессе эксплуатации постепенно теряют свои первоначальные технические качества, физически и морально устаревают. Для того, чтобы каким-то образом оценить или измерить степень старения объекта, в бюджетных учреждениях, в частности в Ижевском промышленно-экономическом колледже, на объекты основных средств начисляется износ по Годовым нормам износа по основным фондам учреждений и организаций, состоящих на государственном бюджете СССР.

Учет износа основных средств, числящихся на балансе колледжа, ведется на пассивном счете 020 «Износ основных средств».

Начисление износа производится один раз в конце года, за полный календарный год, независимо от того в каком месяце отчетного года объект основного средства был приобретен. Начисление износа на объект основных средств производится до тех пор, пока не будет погашена вся его первоначальная (восстановительная) стоимость. В балансе колледжа числятся основные средства, по которым износ начислен в размере 100% , но так как они пригодны для дальнейшей эксплуатации, списанию они не подлежат и используются в работе.

Износ в колледже начисляется по всем объектам основных средств, кроме библиотечного фонда, сценическо-постановочных средств, наглядных пособий, находящихся в учебных кабинетах и лабораториях и используемых для учебных и научных целей.

Учет и начисление износа по каждому объекту основных средств ведется в инвентарных карточках учета основных средств, в которых отражаются годовая норма и сумма износа в рублях, код годовой нормы износа и год, в котором последний раз начисляется износ.

Из карточек сумма начисленного износа переносится в оборотную ведомость формы 326 по субсчету 020, в которой ведется аналитический учет по счету 020 «Износ основных средств» в разрезе каждого объекта основных средств.

На общую сумму износа, начисленного за отчетный год по основным средствам, приобретенным за счет бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников составляется мемориальный ордер формы 274.

Годовая сумма износа за отчетный год по объекту основных средств рассчитывается следующим образом:

Например: Балансовая стоимость компьютера равна 12850 рублей, норма износа по данному объекту составляет 12,5%. Начисленный износ за отчетный год составит 1606 рублей, т.е. 12850*12,5/100.

В бухгалтерском учете начисленный износ за год отразится проводкой:

Дт. 250 - Кт.020 -1606 руб.

Так как бухгалтерский учет в колледже автоматизирован, то все операции по начислению износа и формированию бухгалтерских проводок делаются автоматически.

В заключении данного раздела коротко хотелось остановиться на вопросе начисления амортизации по основным средствам, приобретенным за счет средств от предпринимательской деятельности бюджетными учреждениями.

Такая необходимость возникла в связи с рядом проблем налогообложения прибыли бюджетных учреждений, одной из которых является отнесение на расходы учреждения стоимости приобретения объектов основных средств, используемых в рамках предпринимательской деятельности.

Дело в том, что в бухгалтерском учете бюджетных учреждений, эта стоимость списывается на расходы по предпринимательской деятельности в момент их приобретения.

Амортизационные отчисления со стоимости основных средств бюджетного учреждения не производятся, а начисляется износ. Кроме того, износ основных средств в бюджетных учреждениях исчисляется ежегодно, а для целей налогообложения сумму износа необходимо считать ежемесячно.

Существовали разные мнения по поводу, надо ли начислять износ основных средств бюджетных учреждений для целей налогообложения и если надо то каким образом.

Вступив в силу Глава 25 Налогового Кодекса Российской Федерации, статья 256 п.2 ясно определила, что в состав амортизируемого имущества в целях налогообложения прибыли не включается имущество бюджетных организаций. Таким образом, бюджетные организации не имели возможности учесть в затратах амортизационные отчисления по имуществу приобретенному для предпринимательской деятельности, что соответственно увеличивало налогооблагаемую часть прибыли.

Федеральный Закон от 24.07.2002 № 110-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в часть II Налогового Кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, а также о признании утратившим силу отдельных актов законодательства Российской Федерации о налогах и сборах» вносит изменения в главу 25 «Налог на прибыль организаций» п.2 статьи 256 Налогового Кодекса Российской Федерации.

Эти изменения как раз касаются амортизации имущества бюджетных организаций, согласно которым бюджетные организации получили возможность начислять амортизацию на имущество, приобретенное для предпринимательской деятельности.

Внесенные в статью 256 Налогового Кодекса Российской Федерации изменения позволяют уже 31 августа 2002 года начислить в налоговом учете амортизацию по основным средствам с января по август 2002 года включительно и учесть эту сумму для целей налогообложения.

3.3 Ремонт основных средств

Для поддержания объектов основных средств в нормальном состоянии и осуществления их бесперебойной работы в процессе эксплуатации необходимо проведение их ремонтов. В зависимости от объема выполняемых работ ремонты подразделяются на текущие и капитальные. При текущем ремонте производят смену или исправление отдельных износившихся деталей, устранение повреждений, возникших в процессе эксплуатации. Капитальный ремонт включает замену ведущих конструкций в зданиях, сооружениях, замену или восстановление износившихся узлов при обновлении оборудования.

Капитальный ремонт основных средств может производиться подрядным способом на основе заключенных договоров подряда со специализированными подрядными организациями (в которых указывается стоимость и срок выполнения работ) и хозяйственным способом - силами учреждения.

На капитальный и текущий ремонты зданий, сооружений, сложных машин и оборудования, транспортных средств составляется смета, в которой указывается перечень подлежащих выполнению работ, количество и стоимость материалов и общая стоимость ремонта данного объекта. Все сметы на ремонты утверждаются директором колледжа.

Затраты на проведение текущего и капитального ремонтов основных средств не увеличивают их стоимость, а списываются на расходы согласно смет за счет соответствующих источников.

Финансирование капитальных ремонтов зданий и сооружений в колледже осуществляется за счет бюджетных средств, предусмотренных в сметах расходов по статье 240300 «Капитальный ремонт», текущих ремонтов по статье 111030 «Оплата текущего ремонта зданий и сооружений», по статье 111020 «Оплата текущего ремонта оборудования и инвентаря» Бюджетной классификации Российской Федерации.

Операции, связанные с проведением работ по капитальным ремонтам, отражаются на счетах, предусмотренных для учета текущей хозяйственной деятельности учреждения.

Фактические расходы, связанные с учетом отпуска материалов на капитальный ремонт, начислением заработной платы, прочие затраты при хозяйственном способе проведения работ собираются на дебете счета 200 «Расходы по бюджету на содержание учреждений и другие мероприятия» (статья 240300 «капитальный ремонт»). В конце года полученная сумма списывается за счет финансирования на эти цели.

При производстве капитального ремонта подрядным способом колледж сумму, предъявленную подрядчиком по счету, относит на статью 240300 «Капитальный ремонт», которая в конце года списывается за счет финансирования капитального ремонта.

Приемка отремонтированного объекта из капитального ремонта оформляется актом выполненных работ и актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов формы ОС-3. При поступлении актов в бухгалтерию в инвентарной карточке делается отметка о произведенных работах. Акты выполненных работ и акты о приемке-сдаче служат основанием для списания фактической себестоимости капитального и текущего ремонтов.

3.4 Учет выбытия основных средств

Основные средства не только поступают в колледж, но и выбывают. Поскольку основные средства принадлежат колледжу на праве оперативного управления, то списывать с баланса основное средство колледж в праве только после разрешения собственника имущества, то есть с разрешения Министерства образования Российской Федерации.

Причинами выбытия основных средств из колледжа являются их:

списание объектов основных средств, пришедших в негодность в следствии физического износа, стихийных бедствий;

списание в результате кражи и хищения основных средств;

реализация излишнего, неиспользуемого основного средства.

Рассмотрим, каким образом отражается в учете списание объектов основных средств с баланса колледжа в каждом конкретном случае.

Еще раз отметим, что факт начисления 100% износа не является основанием для списания основного средства. Отслуживший свой срок объект должен быть физически изношен, то есть не пригоден для дальнейшей эксплуатации.

По списанию основных средств, приказом директора колледжа, создается постоянно действующая комиссия, которая определяет причины списания объекта основных средств, производит осмотр объекта, подлежащего списанию, определяет возможность использования деталей, полученных при разборке и демонтаже, выявляет виновных лиц в порче объекта основных средств, принимает решение о списании объекта с баланса колледжа.

Осмотрев объект и приняв решение о дальнейшей нецелесообразности использования объекта, комиссией составляются следующие документы:

акт о списании основных средств в бюджетных учреждениях по форме ОС-4 бюдж;

акт о списании транспортных средств в бюджетных учреждениях по форме ОС-4а бюдж.

Акты на списание составляются с соблюдением требований по заполнению всех показателей формы акта.

Составленные и подписанные комиссией акты на списание основных средств утверждаются директором колледжа. Акты на списание основных средств составляются в двух экземплярах, один из которых после утверждения передается в бухгалтерию, а другой - материально-ответственному лицу подразделения, где находился списанный объект основного средства.

После утверждения акта о списании основных средств, производятся демонтаж и разборка объекта.

На основании акта о списании основных средств в инвентарной карточке списываемого объекта делается отметка о его выбытии.

Полученные от разборки объекта материалы, запасные части, детали, годные для ремонтных и иных целей или реализации приходуются по накладной (требованию) формы 434 и передаются на склад.

Стоимость материалов, полученных от разборки списанных основных средств относится на увеличение целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270), если списываемые основные средства приобретались за счет бюджетных средств или целевых средств и безвозмездных поступлений; на увеличение средств на содержание и развитие материально-технической базы (субсчет 241), если списываемые основные средства приобретались за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности.

Рассмотрим как отражается в бухгалтерском учете списание основного средства, пришедшего в негодность, в следствии физического износа на примере:

Пример 4. В декабре 2001 года решением комиссии был признан непригодным для дальнейшей эксплуатации, в следствии морального и физического износа станок зубодолбежный, 1953 года выпуска и списан по акту с баланса колледжа. Восстановительная стоимость станка - 6520 руб., начисленный износ - 6520 руб. После демонтажа станка на склад по приходной накладной (требованию) приходуется металлолом на сумму 432 рубля.

В бухгалтерском учете делаются следующие записи:

а) Уменьшен фонд в основных средствах на сумму остаточной стоимости ликвидируемого станка:

Дт.250 - Кт.013 - 6520 руб.

б) На сумму начисленного износа:

Дт.020 - Кт.013 - 6520 руб.

в) Оприходован металлолом, полученный от разборки станка, используемый в уставной деятельности, стоимость которого отнесена на увеличение целевых средств, на содержание учреждения и другие мероприятия:

Дт.063 - Кт.270 - 432 руб.

Случается, что основание для списания объекта основного средства с баланса является его кража.

В этом случае, во-первых, в колледже обязательно проводится внеплановая инвентаризация имущества, результаты которой отражаются в специальной инвентаризационной описи. Результаты инвентаризации, как факт совершения кражи вместе с заявлением передаются в милицию для возбуждения дела по поводу данного хищения.

Пример 5. В сентябре 2001 года из приемной колледжа был похищен лазерный принтер, приобретенный в июне 2000 года по накладной № 135 от ООО «Прогресс». Первоначальная стоимость принтера - 11600 руб., начисленный износ - 1450 руб. В январе 2002 года из органов внутренних дел пришло постановление, в котором сообщалось, что виновное лицо не установлено и дело закрыто. На основании постановления о закрытии дела был составлен акт на списание лазерного принтера с баланса.

В бухгалтерском учете списание похищенного имущества отражается проводками:

а) Списана первоначальная стоимость лазерного принтера:

Дт.250 - Кт.013 - 11600 руб.

б) Списана сумма износа:

Дт.020 - Кт.250 - 1450 руб.

в) Отражена недостача принтера по остаточной стоимости:

Дт.170 - Кт.270 - 10150 руб.

г) Списана недостача принтера на финансовый результат колледжа:

Дт.140 - Кт.170 - 10150 руб.

Колледж в праве по разрешению собственника реализовать излишнее, неиспользуемое имущество. Реализация объектов основных средств осуществляется в законодательном порядке. Рыночная цена реализуемого объекта может быть как равной остаточной стоимости, так и отличаться от нее в ту или иную сторону.

В качестве примера возьмем реализацию автотранспортного средства.

Пример 6. По разрешению собственника имущества и Распоряжения Министерства имущественных отношений Удмуртской Республики на продажу автомобиля, колледж реализует автомобиль ГАЗ 430100 грузовой, 1994 года выпуска, как излишнее, неиспользуемое в эксплуатации, с большими расходами на содержание основное средство. Данный автомобиль приобретен за счет бюджетных средств по цене 37380 руб., включая налог на добавленную стоимость - 20%.

Начислен износ в объеме 90% и сумме 33046 руб., остаточная стоимость его равна 4334 руб. Согласно, оценочного акта, рыночная цена реализации автомобиля оценена в 7000 руб. Расходы колледжа, связанные с реализацией автомобиля составили 400 руб.

В бухгалтерском учете реализация основного средства оформляется проводками:

а) Списана остаточная стоимость автомобиля при его реализации, включая налог на добавленную стоимость:

Дт.250 - Кт.015 - 4334 руб.

б) Списан начисленный износ:

Дт.020 - Кт.01 - 33046 руб.

Согласно Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, при реализации основных средств остаточная стоимость объекта, приобретенного за счет бюджетных средств, списывается на увеличение целевых средств.

в) Остаточная стоимость объекта основных средств в пределах стоимости реализации списана на увеличение целевых средств:

Дт.178 - Кт.270 - 4334 руб.

В Налоговом Кодексе Российской Федерации налоговая база при реализации основных средств определяется как разница между ценой реализации, с учетом налога на добавленную стоимость и балансовой стоимостью по ставке 16.67%, то есть (7000 - 4334) * 16.67% = 444 руб.

В случае, если рыночная цена реализуемого объекта ниже балансовой (остаточной) стоимости основного средства, то при осуществлении этой сделки налог на добавленную стоимость не начисляется, так как при определении налоговой базы получаем отрицательный результат, то есть убыток.

г) Начислен НДС подлежащий перечислению в бюджет:

Дт.178 - Кт.173 - 444 руб.

д) Отражена сумма расходов, связанная с реализацией, отнесенная в уменьшение доходов:

Дт.400 - Кт.220 - 400 руб.

ж) Перечислен налог на добавленную стоимость в бюджет:

Дт.173 - Кт.110 - 444 руб.

з) Отражен доход от реализации автомобиля:

Дт.178 - Кт.400 - 1822 руб., то есть (7000 - 4334 - 444 - 400).

Рассмотрим, как списываются библиотечные издания бюджетного учреждения. Списание книг библиотечного фонда оформляется актом на списание исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях по форме 444, с приложением к акту Списка на исключение из библиотеки устаревшей по содержанию литературы и Списка на исключение из библиотеки пришедшей в ветхость литературы.

В списках приводится весь перечень списываемой литературы с указанием инвентарного номера, автора и названия книги, количества штук, цены и суммы. В конце списка выводится общий суммарный итог списываемой литературы. Акт и список подписывается комиссией и директором колледжа. Списанная литература сдается в утиль в качестве макулатуры.

В бухгалтерском учете списание литературы оформляется проводкой:

Дт.250 - Кт.018 на сумму списанной литературы.

Учет операций по выбытию и перемещению основных средств ведется в накопительной ведомости формы 438 (мемориальный ордер № 9). Записи в накопительную ведомость производятся по каждому документу.

Таким образом, рассмотрев порядок ведения бухгалтерского учета основных средств в Ижевском промышленно-экономическом колледже можно сделать следующий вывод:

во-первых, бухгалтерский учет основных средств ведется строго в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях;

во-вторых, учет основных средств автоматизирован, что в свою очередь повышает качество ведения учета, правильность и своевременность обработки первичной документации, правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, оперативность выявления ошибок, допущенных в учете, а, следовательно, точность и достоверность данных бухгалтерской отчетности.

Для более рационального ведения бухгалтерского учета основных средств и обеспечения системы взаимного контроля работников бухгалтерии и материально ответственных лиц, а также полноты отражения в бухгалтерском учете всех совершенных хозяйственных операций с основными средствами, я предлагаю применять в практике ведения бухгалтерского учета основных средств график документооборота по учету основных средств.

Таблица 3.1. График документооборота по учету основных средств в Ижевском промышленно-экономическом колледже.

№ п/п	Наименование документа	Кол-во экземпляров	Срок исполнения	Кто исполняет	Ответственный за проверку
1.	Акт приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях Ф.ОС-1	1	В момент поступления объекта основных средств в учреждение	Бухгалтер по учету основных средств	Бухгалтер по учету основных средств, главный бухгалтер
2.	Инвентарная карточка по учету основных средств ф.ОС-6; 8; 9	1	В момент поступления объекта основных средств в учреждение	Бухгалтер по учету основных средств	Бухгалтер по учету основных средств, главный бухгалтер
3.	Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов Ф.ОС-3	2	После сдачи отремонтированного, реконструированного и модернизированного объекта основных средств	Лица, сдающие и принимающие работу	Бухгалтер по учету основных средств, главный бухгалтер
4.	Накладная (требование) ф.434	2	В момент выдачи основных средств со склада	Кладовщик, получатель основных средств	Бухгалтер по учету основных средств
5.	Накладная на внутреннее перемещение основных средств Ф.ОС-2	2	В момент передачи основных средств от одного материально- ответственного лица к другому материально- ответственному лицу	Бухгалтер по учету основных средств, лица, сдающие и принима-ющие основные средства	Бухгалтер по учету основных средств
6.	Акт о списании основных средств в бюджетных учреждениях ф.ОС-4 бюдж.	1	а) По зданиям, сооружениям, оборудованию, вычислительной, организационной техники после письменного разрешения собственника имущества - Министерства образования Российской Федерации на списание основных средств; б) По прочим основным средствам в момент выбытия основного средства	Бухгалтер по учету основных средств	Бухгалтер по учету основных средств, главный бухгалтер
7.	Акт о списании транспортных средств в бюджетных учреждениях ф.ОС-4а бюдж.	1	В момент, после письменного разрешения Министерства образования Российской Федерации на списание автотранспортного средства.	Бухгалтер по учету основных средств	Бухгалтер по учету основных средств, главный бухгалтер
			При продаже - в момент, после письменного разрешения Министерства образования Российской Федерации и письменного распоряжения Министерства имущественных отношений Удмуртской Республики на продажу автотранспортного средства.
8.	Акт о списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях ф.444	2	В момент исключения и выбытия литературы из библиотеки	Лицо, ответственное за библиотечный фонд в колледже	Бухгалтер по учету основных средств, главный бухгалтер

3.5 Инвентаризация основных средств

Помимо ведения бухгалтерского учета основных средств в бухгалтерии необходимо периодически проводить контроль за их наличием и сохранностью в местах эксплуатации, выявления ошибок в учетных записях, допущенных в результате неправильного учета при оприходовании объектов основных средств, а также с целью подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности.