Организации независимо от форм собственности и сферы деятельности обязаны хранить денежные средства в банковских учреждениях и проводить расчеты по своим обязательствам в безналичном порядке через банк. Однако, при осуществлении своей деятельности организации необходимы и наличные денежные средства.

Каждая организация для хранения, поступления и выдачи наличных денежных средств должна иметь кассу, помещение которой должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств. Если деятельность организации подразумевает обслуживание физических лиц, то обязательным является использование контрольно-кассовой техники.

Кассовые операции осуществляет кассир, который несет ответственность за сохранность наличных денежных средств.

При поступлении на работу кассир должен ознакомиться с Порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной индивидуальной, материальной ответственности.

Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе и устанавливается обслуживающим организацию банком.

Сумма лимита может пересматриваться в течение года при изменении объема кассовых оборотов.

Всю денежную наличность сверх лимита в конце дня организация обязано сдать в банк на расчетный счет. Однако этот лимит может быть превышен в течение трех дней, установленных организации банком для выдачи заработной платы.

Банки обязаны проводить проверки соблюдения кассовой дисциплины своими клиентами, о выявленных нарушениях могут сообщать в налоговые органы.

За выявленные нарушения на организацию и руководителя налагаются штрафные санкции.

При поступлении наличных денег в кассу работник бухгалтерии составляет приходные кассовые ордера, оформляя их в программе "1С: Предприятие", версия 8.0.

Приходные кассовые ордера составляет и распечатывает в одном экземпляре. Нумеруются приходные кассовые ордера по порядку с начала года, подписываются главным бухгалтером и заверяются печатью.

Для подтверждения факта приема денег их вносителю выдается на руки квитанция, которая является отрывной частью приходного кассового ордера, заполняемая одновременно с основной частью.

В организации при выдаче наличных денег из кассы организации кассир оформляет расходный кассовый ордер в программе "1С: Предприятие", версия 8.0.

Документы на выдачу денежных средств из кассы обязательно должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также содержать расписку в получении денег с указанием полученной суммы прописью.

Кассир производит выдачу денег лицу, указанному в расходном кассовом ордере при предъявлении документа, удостоверяющего его личность (паспорт, удостоверение, выданное в организации), данные которого кассир вносит в расходный кассовый ордер.

Журнал регистраций делится на две части - правую и левую. В правой части регистрируются все расходные кассовые ордера, а в левой все приходные кассовые ордера.

Все приходные и расходные кассовые ордера немедленно после получения или выдачи денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом "Получено" или "Оплачено" с указанием даты совершения операции для того, чтобы исключить повторное их использование. Все поступления и выдача наличных денежных средств фиксируется в кассовой книге.

Кассовая книга - это регистр аналитического учета, защищающий интересы, как кассира, так и организации.

В кассовой книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу, а также реквизиты приходных (расходных) ордеров, по которым получены (выданы) деньги. В течение года за каждый день формируется лист кассовой книги и распечатывается.

На одном листе книги отражают операции по приходу и расходу наличных денег. В конце дня суммы по приходу и расходу подсчитываются, и определяется остаток на конец дня.

Все листы книги должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указывают их общее количество. Количество листов книги заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера, а так же печатью организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они нумеруются теми же номерами, что и основные и служат отчетом кассира.

Основанием для записей являются приходные и расходные кассовые ордера, данные которых, автоматически заносятся в книгу сразу же после совершения оформленных ими операций.

Ошибки в кассовой книге не допускаются, если же они допущены, то их нельзя стирать, замазывать, заклеивать.

Исправление допускается только корректурным способом и заверяется подписями кассира и главного бухгалтера.

После записи остатка второй экземпляр (отрывной) с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами передается кассиром в бухгалтерию в качестве кассового отчета под расписку бухгалтера в кассовой книге (на первом экземпляре).

Наличные расчеты между юридическими лицами должны осуществляться в пределах 100 тыс. руб. по одному договору. За несоблюдение указанного лимита расчетов взыскивается штраф.

Наличные расчеты организации с населением осуществляются с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ). На территории России большинство платежей осуществляется в безналичной форме, для чего организации открывают расчетные счета.

В настоящее время действующим законодательством организациям разрешается открывать в любом банке расчетные счета в количестве, необходимом для осуществления расчетных операций.

Для открытия расчетного счета организация представляет в учреждение банка:

заявление установленного образца на открытие счета;

нотариально заверенные копии устава, учредительного договора и свидетельства о государственной регистрации организации;

копию свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции;

копию справки Госкомстата России о присвоении организации статистических кодов;

справки о регистрации в пенсионном фонде, фондах занятости, медицинского и социального страхования;

две карточки с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера и оттиском печати организации, заверенные нотариусом либо вышестоящей организацией;

После представления всех перечисленных документов между организацией и банком заключается договор на банковское обслуживание.

В соответствии с договором банк обязуется осуществлять расчетно-кассовые операции по расчетному счету клиента, номер которого присваивается организации распоряжением управляющего банка. Об открытии расчетного счета организация должна в течение 10 дней сообщить в налоговую инспекцию.

Все операции по расчетному счету банк проводит с согласия владельца или на основании его распоряжения (документов установленной формы).

Наличные деньги банк принимает на расчетный счет организации по объявлению на взнос наличными - письменному приказу владельца счета, состоящем из трех частей: объявления, квитанции и ордера.

Объявление заполняется в одном экземпляре, в нем обязательно указывают источник вносимых денег (выручка, депонированная заработная плата и т.д.) и на принятые суммы банк выдает кассиру квитанцию, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера и списания денежных средств в кассе.

Наличные деньги с расчетного выдаются организации на определенные цели (на оплату труда, премий, командировочные и хозяйственные расходы, приобретение ТМЦ и др.) на основании чеков.

Денежный чек - распоряжение организации банку выдать указанную в нем сумму наличных денег с его расчетного счета.

Чековые книжки организация получает в обслуживающем банке.

Бланк чека состоит из самого чека, корешка чека и контрольной марки.

В чеке указывают:

- наименование и номер счета чекодателя,

- сумма,

- место и дата выдачи,

- наименование банка,

- ФИО получателя наличных денег,

- подписи руководителя и главного бухгалтера.

На оборотной стороне указываются данные документа, удостоверяющего личность получателя, и проставляется отметка банка об оплате. Чек представляется в банк в течение 10 дней с его выписки. Корешок чека остается в чековой книжке и содержит следующую информацию: дата, сумма, подписи получателя денег, руководителя и главного бухгалтера.

На обратной стороне указывается номер и дата приходного кассового ордера, которым оприходованы деньги в кассу, поступившие с расчетного счета. Контрольная марка выдается банковским служащим получателю для получения денег в кассе банка.

Большинство расчетов между организациями проводятся в безналичном порядке. Безналичные перечисления осуществляются путем перевода денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью банковских операций, заменяющих наличные деньги в обороте. Схема движения денежных средств на расчетном счете представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Схема движения денежных средств на расчетном счете

Выделяют безналичные расчеты по товарным (за полученные или отгруженные товарно-материальные ценности) и нетоварным (погашение задолженности банку, бюджету и др.) операциям.

При безналичных операциях оформляют следующие документы:

- платежные поручения;

- платежные требования;

- аккредитивы;

- чеки;

- инкассовые поручения;

- расчеты в порядке плановых платежей.

Согласованная между партнерами форма расчетов должна быть зафиксирована в заключаемом договоре.

Платежное поручение - это документ, оформляющий поручение организации своему банку о перечислении денег, указанных в документе, с его расчетного счета на расчетный счет другой организации.

Платежные поручения составляют на бланке установленного образца, без ошибок и помарок, особенно важно правильно указать получателя и его банковские реквизиты, а так же указать назначение платежа и выделить сумму НДС.

Платежные поручения действительны в течение 10 дней со дня выписки.

Платежное требование - это расчетный документ, который содержит требование кредитора (получателя средств) к должнику (плательщику) об уплате определенной суммы через банк в соответствии с заключенным договором.

Платежные требования могут быть двух видов:

не требующие согласия плательщика - без акцепта;

требующие согласия плательщика - с акцептом. Акцепт (согласие на оплату) или частичный (полный) отказ от акцепта плательщик должен произвести в течение трех дней.

Безакцептное списание средств со счетов плательщиков без их согласия производится в случаях, установленных законодательством или договором.

Ответственность за обоснованность безакцептного списания средств несет взыскатель.

Одной из форм безналичных расчетов является аккредитив.

Аккредитив - это условное денежное обязательство, принимаемое банком-эмитентом по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива.

Банки могут открывать следующие виды аккредитивов:

- покрытые (депонированные и непокрытые (гарантированные);

- отзывные и безотзывные (могут быть подтвержденными).

При открытии покрытого аккредитива банк-эмитент перечисляет за счет средств плательщика или предоставленного ему кредита сумму аккредитива в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия аккредитива.

Отзывным является аккредитив, который может быть изменен или отменен банком-эмитентом на основании письменного распоряжения плательщика без предварительного согласования с получателем средств.

Безотзывный аккредитив может быть отменен только с согласия получателя средств.

Покупатель представляет в банк заявление на открытие аккредитива (1).

В банке покупателя открывается аккредитив путем резервирования средств счета "Аккредитивы". Затем покупателю выдается расписка банка об открытии аккредитива. Далее банк покупателя извещает банк поставщика об открытии аккредитива. В банке поставщика открывается аккредитив на счете "Аккредитивы к оплате". Затем поставщик извещается об открытии аккредитива и поставщик отгружает продукцию покупателю.

Следующим этапом поставщик предъявляет документы, подтверждающие факт отгрузки. В банке поставщика зачисляется сумма с аккредитива на счет поставщика, аккредитив в банке поставщика закрывается. Далее документы об оплате передаются банку покупателя, в банке покупателя списывается сумма оплаты со счета "Аккредитивы", аккредитив закрывается и клиентам банков выдаются выписки со счетов.

Расчетный чек содержит письменное поручение владельца счета (чекодателя) обслуживающему его банку на перечисление указанной в чеке суммы денег с его счета на счет получателя средств (чекодателя).

Бланки чеков являются бланками строгой отчетности. Их хранение осуществляется в порядке, установленном нормативными актами ЦБ РФ.

В соответствии с Положением для осуществления безналичных расчетов могут применяться чеки, выпускаемые кредитными организациями. Чеки могут использоваться клиентами данной кредитной организации, а так же в межбанковских расчетах при наличии корреспондентских отношений.

При расчетах чеками существует следующий порядок:

1) покупатель представляет в банк заявление на получение чеков;

2) в банке покупателя бронируются средства на отдельном счете;

3) покупателю выдаются чеки, сброшюрованные в чековой книжке;

4) поставщик предъявляет документы покупателю на отгруженную продукцию;

5) покупатель выдает чек поставщику;

6) поставщик предъявляет чек в банк поставщика;

7) банк поставщика предъявляет чек для оплаты банку покупателя;

8) банк покупателя списывает сумму чека с расчетного или отдельного счета;

9) в банке поставщика зачисляются денежные средства на счет поставщика;

10) банки выдают клиентам выписки из счетов.

Поручения исполняются банком с соблюдением очередности списания денежных средств со счета (статья 855 ГК РФ), а именно при недостаточности денежных средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований списание денежных средств осуществляется в следующей очередности:

в первую очередь осуществляется списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

во вторую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений по авторскому договору;

в третью очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а также по отчислениям в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации и фонды обязательного медицинского страхования;

в четвертую очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления в которые не предусмотрены в третьей очереди;

в пятую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

в шестую очередь производится списание по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

При проведении операций на расчетном счете банк каждый день предоставляет отчет: выписку организации с приложенными первичными документами.

Обрабатывая выписки банка, бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов и сверяет данные хозяйственных операций в программе "1 С: Предприятие".

Каждый финансовый отчет имеет свою специфику представления информации о финансово-хозяйственной деятельности организации.

Отчет о движении денежных средств, с одной стороны, концентрирует в себе значительную часть данных из других отчетов, а с другой, как правило, составляется достаточно детально, что позволяет создать целостную картину о состоянии финансов организации за конкретный период.

Цель составления отчета о движении денежных средств состоит в предоставлении его пользователям финансовой отчетности полной, правдивой и детальной информации об изменении денежных средств организации, их эквивалентов за отчетный период.

4. Организация учета внеоборотных активов