Видовая характеристика секретарской профессии

Размещено на http://allbest.ru

Видовая характеристика секретарской профессии

Введение

секретарь профессия документ

Название должности «секретарь» происходит от французского средневекового слова «secretaire», которое можно перевести, как тайное, доверенное лицо (от «secret» - тайна).

В России профессия секретарь впервые появилась 27 февраля 1720 года. Нововведение принадлежало Петру I. В конце XV века в России появились первые приказы - центральные органы государственной власти, приказное делопроизводство, а также приказные избы, управлявшие на местах. Здесь и зародилась работа с документами, постепенно формировался слой профессиональных чиновников - знатоков своего дела. Порядок составления документов в приказах был следующим: по указанию дьяка проект документа - «черное письмо» составлял подъячий «средней руки», дьяк «чернил» его, то есть исправлял, а «молодший» подьячий «белил», то есть писал начисто.

Пётр I создал двенадцать коллегий, каждая из котрых работала в своей сфере управления и подчинялась сенату. Тогда же Пётр I ввел Генеральный регламент государственных коллегий. В нем впервые и заговорили о «секретарском чине». Петр, решив бороться с волокитой, прежде всего предъявил высокие и строгие требования к секретарям.

Сегодня ни одно учреждение, ни одна коммерческая организация, муниципальное предприятие или небольшая фирма не сможет существовать без секретаря, выполняющего организационно-распорядительную работу. Основным организационно-правовым документом секретаря (секретаря-референта) является должностная инструкция, на которую он опирается в своей работе. В инструкции определены место секретаря в структуре управления, его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность. Весь круг обязанностей, который записан в должностной инструкции, секретарь обязан выполнять полностью. Но очень часто должностных инструкций в фирме еще нет. Тогда необходимо самому тщательно разработать этот документ, помня, что именно на должностную инструкцию секретарь опирается в своих взаимоотношениях с сотрудниками.

Современный секретарь - это «правая» рука директора, без которого он не сможет эффективно руководить всем рабочим процессом на предприятии или фирме.

Секретарь XXI века берет на себя организационное и информационное обслуживание сотрудников, освобождая тем самым своего начальника от нерациональной траты времени.

Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих должность секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, ученый секретарь. Единый тарифно-квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих 2012.(ЕТКС). [Электронный ресурс]: http://www.rabota-102.ru/ekts.php. (дата обращения 10.06.2012 Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам.

Анализ литературы. В работе Петровой Ю.А. «Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта» Подробно рассматриваются нормы и правила составления секретарем документов, необходимых в повседневной работе организации. Описаны технические средства, используемые секретарем в процессе создания и обработки документов. Большое внимание в пособии уделяется вопросам правильной организации работы руководителя, профилактике конфликтов. Даны рекомендации по деловому протоколу. В работах Н. Стариковой, Е. Савиной «Рынок административных должностей: взгляд из кадрового агентства» , О. Мироновой, С. Моталовой «Короля играет свита: рынок труда для секретарей. Что нового?» , Л.М. Самбутян «Алло, мы ищем талантливых и перспективных хозяек офиса, или Чего хочет работодатель?» рассматриваются вопросы востребованности административных должностей, которые пользуются наибольшим спросом у работодателей, зарплатных предложений и требований, предъявляемых работодателями к кандидатам. В статье «Рынок труда секретарских работников: стабилизация или застой?» М.Ю. Рогожин подробнейшим образом рассматривает ситуацию на рынке труда административных должностей в разных регионах страны: приводит статистические данные по уровню зарплат, спросу на работников секретариата по сравнению с другими сферами рынка труда, а также наиболее востребованные виды секретарских работ.

Объектом курсовой работы является профессия секретаря. Предмет - особенности секретарской профессии.

Целью работы является анализ видового состава профессии секретарь.

Для реализации вышеуказанной цели необходимо решить следующие задачи:

· охарактеризовать виды профессий секретаря;

· изучить требования, предъявляемые к образованию секретаря;

· провести анализ требований, предъявляемых к профессиональным навыкам;

· выявить и проанализировать требования к личным качествам секретаря.

В ходе написания работы автором использовались следующие методы:

· принцип системности - анализ видов профессии секретарь в целом, взаимодействия и взаимосвязи всех элементов и сторон профессии);

· аналитический - всестороннее изучение признаков, свойств профессии;

· классификации - разделение на виды (группы) секретарской профессии;

· описательный - сбор, первичный анализ и изложение данных и сведений.

В числе информационных источников курсовой работы использованы официальные документы: кодексы законов, законодательные и другие нормативные акты, в том числе положения, инструкции, такие как :

· Конституция РФ

· Гражданский кодекс РФ

· Трудовой кодекс РФ,

· Кодекс РФ об административных нарушениях,

· основы законодательства об охране труда;

· законы РФ об организациях с различной формой собственности и др.

Глава 1. Характеристика видов профессий секретаря

Секретарь - одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе как организацию без руководителя, так и руководителя без секретаря.

Одни секретари занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие - выполняют функции помощника, референта; третьи - обеспечивают работу коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвертые - ведут делопроизводство целого структурного подразделения, офиса; пятые - работают в приемной (рецепции), с телефоном или телефонной станцией, факсом, электронной почтой.

Каждой специализации секретаря соответствует своя должностная инструкция с набором обязанностей, для каждой должности существуют особые требования к образованию, подготовке, личным качествам секретаря.

Существует множество видов секретарей:

1) Секретарь руководителя

2) Секретарь (дипломатический)

3) Секретарь комитета (общественной организации)

4) Секретарь-машинистка

5) Секретарь незрячего специалиста

6) Секретарь пленума

7) Секретарь правления

8) Секретарь президиума

9) Секретарь приемной Президента Российской Федерации;

10) Секретарь совета (научно-технического, ученого, и т.д.)

11) Секретарь Совета Безопасности Российской Федерации

12) Секретарь-стенографистка

13) Секретарь суда

14) Секретарь суда в аппарате Верховного Суда РФ

15) Секретарь судебного заседания

16) Секретарь творческого союза

17) Секретарь учебной части (диспетчер)

18) Секретарь федеральной комиссии

19) Секретарь федерации (по видам спорта)

20) Секретарь Центральной избирательной комиссии РФ. Общероссийский классификатор ОК 016-94

профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)

(принят постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. N 367)

Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/1548770/#ixzz3L66z57NZ

Рассмотрим некоторые из них:

Ресепшионист или секретарь на reception. Ресепшионист отвечает на телефонные звонки, перенаправляет звонки и запросы надлежащим работникам предприятия, принимает посетителей в приемной офиса (предприятия). Если деятельность фирмы подразумевает частые ответы на звонки, то чаще всего на работу нанимается не секретарь на reception, а оператор на телефоне, за несколько меньшую зарплату. Также в обязанности секретаря на reception входит: регистрирование времени, цели обращения, а также данных о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и т.д.), организация эскорта посетителя в требуемое подразделение или к ответственному работнику предприятия, информирование соответствующих подразделений и работников о предстоящем визите, о его переносе или отмене.

Секретарь-референт. Секретарь-референт выполняет комбинированные обязанности секретаря и референта. Референт - это должностное лицо какого-либо учреждения, специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы. Он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; консультирует по определенным вопросам; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Секретарь-референт - это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего начальника от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия.

Помощник руководителя. Помощник руководителя осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. У помощника руководителя намного выше уровень ответственности за его работу, чем у секретаря на reception или секретаря-референта.

Помощник руководителя чаще всего работает с первыми лицами компании: президентом, генеральным директором, финансовым директором, руководителя крупных отделов и т.д. и бывает в курсе различной конфиденциальной информации.

Именно поэтому должность помощника руководителя выше в иерархической лестнице видов секретарской профессии и соответственно квалификационные требования к данной позиции существенно выше.

Офис-менеджер. Офис-менеджер - это единственный секретарь, наделённый властными полномочиями. Офис - менеджер - один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса.

Офис-менеджер - это, младшая руководящая должность. Обязанности могут варьироваться в зависимости от компании, ее статуса и размеров. Их можно разделить на пять групп:

1.Управленческие: планирование работы офиса, руководство персоналом офиса - секретарями, курьерами, вспомогательным персоналом: уборщицами, разнорабочими, водителями и т.п. Распределение обязанностей между сотрудниками офиса, организация их обучения. Разработка и внедрение в офис корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом. Также внесение коррективов и усовершенствование политики общения с клиентами.

2.Административные: организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями.

3.Хозяйственные обязанности: организация закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов, руководство по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечение взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4.Контрольные обязанности: проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.

5.Отчетные: организация подготовки отчетов перед вышестоящим руководством.

В небольших компаниях офис-менеджер часто может совмещать функции менеджера по персоналу и/или бухгалтера: осуществлять поиск персонала, вести кадровое делопроизводство, заполнять первичные документы. Иногда на офис-менеджера возлагаются обязанности по ведению первичной бухгалтерии - он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру общается с клиентами и занимается координацией продаж.

Глава 2. Требования к образованию и профессиональным навыкам секретаря

Работа секретаря очень обширна и требует достаточно много специальных знаний и навыков. Основные знания и умения квалифицированного секретаря приведены в схеме 1:



Схема 1: «Требования к навыкам секретаря»

Секретарь должен знать:

Правовые основы управления:

· законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;

· административное, трудовое и хозяйственное право.

Основы управления:

· функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали;

· принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;

· систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;

· отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;

· Основы менеджмента.

Основы научной организации управленческого труда:

· нормативы времени на отдельные виды выполняемых работ;

· нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности;

Вычислительную и организационную технику. Основы психологии и социологии. Основы эстетики и этики. Делопроизводство:

· методы создания и оформления документов;

· архивное дело;

· организацию работы с документами.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

Обеспечить эффективную работу руководителя (фирмы):

· организовать рабочее место руководителя;

· оказать помощь в планировании рабочего дня;

· организовать командировку

· вести сроковый контроль за поручениями руководства.

Вести информационное обслуживание руководителя (фирмы):

· документное;

· бездокументное;

· подготавливать обзоры печати.

Организовать прием посетителей.

Устанавливать контакты.

Организовать и обеспечить работу совещания.

Составлять и оформлять документы, в том числе с помощью ЭВМ.

Использовать ЭВМ, уметь пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с использованием Internet).

Оперативно размножать документы.

Обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т. ч. факс, электронная почта).

Вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение.

Вести архив.

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Поэтому при приеме на работу секретарю (секретарю-референту) предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовлен.

Секретарь должен быть очень организованным, т.к. именно он отвечает за организационное обслуживание руководителя и фирмы. Секретарь должен следить за подготовкой мероприятий, приёмом документов, их оформлением и многим другим.

К тому же, секретарь должен быть ответственным в вопросах качественного и своевременного выполнения поставленных задач. Он должен обеспечить руководителю уверенность, что данное секретарю поручение будет исполнено качественно и в срок.

Инициативность, умение принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу - тоже немало важные качества в работе секретаря.

При выборе сотрудника на должность секретаря очень важно, что требование сохранения служебной тайны будет исполнено при любых обстоятельствах. Секретарь должен быть дипломатичным в разговорах по телефону и личных контактах, уметь тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы.

Ещё одно немало важное требование к секретарю - пунктуальность, а так же своевременность представления документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний. Секретарь не должен ничего забывать, а наоборот - он должен всё за всех помнить и своевременно напоминать.

В работе секретаря важно уметь предвидеть напряжение обстановки и организовать работу в этот момент.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе - основное качество для идеальных отношений с руководителем.

Чтобы соответствовать всем деловым качествам, необходимым в работе секретаря, необходим ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. На первом месте среди них умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность делать несколько дел одновременно. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

Так же очень важна коммуникабельность - способность легко устанавливать контакты, связи. Секретарь должен быть очень общительным и открытым человеком, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

Любезность, вежливость, доброжелательность должны проявляться не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Секретарь - перовое лицо, которое видит посетитель. Он же - последний, кого видят, покидая офис, поэтому очень важно, чтобы это лицо, лицо фирмы, внушало доверие и вызывало улыбку.

Внешний вид секретаря должен всегда соответствовать деловой обстановке.

Помимо этого, секретарь должен стремиться к постоянному совершенствованию. Одно из обязательных условий успешной работы секретаря - это постоянное пополнение как общих, так и профессиональных знаний.

Деловые и личные качества работника, поступающего на должность секретаря, могут быть проверены тестированием.

Глава 3. Должностная инструкция секретаря

Главным организационно-правовым документом, регламентирующим деятельность секретаря, является Должностная инструкция секретаря, которая определяет его права, место в организации, обязанности и характер работы. Во взаимоотношениях с сотрудниками секретарь обязан опираться именно на этот документ.

Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций. На небольших предприятиях секретарь чаще всего один. А в более крупных организациях один человек физически не сможет справиться с объёмами работы, выполнять поручения нескольких должностных лиц и следить за каждым структурными подразделениями. В таких случаях в штатном расписании сотрудников организации есть несколько мест на должность секретаря на разные участки работы. У каждого секретаря есть свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари.

Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.

Ознакомившись с должностной инструкцией, будущий сотрудник должности «секретарь» сразу узнаёт, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.

Если у работающего секретаря должностной инструкции еще нет, ее необходимо составить, чтобы очертить круг обязанностей и не быть «на подхвате» всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

Должностная инструкция - единственный документ, регламентирующий деятельность секретаря, который должен полностью исполняться до тех пор, пока он не будет заменен на новый. Именно поэтому к созданию этого документа нужно подходить очень ответственно и серьёзно, ведь всё, что там написано, должно исполняться беспрекословно, не больше и не меньше.

При составлении должностной инструкции, в первую очередь, необходимо опираться на новый "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих", разработанный Институтом труда и утверждённый постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. (№ 37). Это нормативный документ и новые квалификационные характеристики, рассмотренные в нём, рекомендованы к применению всеми организациями вне зависимости от организационно-правовой формы и формы собственности.

«Настоящий Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений» Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих 4-е издание, дополненное (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37) (с изменениями и дополнениями)

Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/180422/#ixzz3LIrQVwYE.

До вступления в силу квалификационного справочника действовал "Сборник тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих", в котором указывались разряды оплаты труда по единой тарифной сетке, а в разделе "Общие положения" квалификационного справочника записано, что «Квалификационные категории по оплате труда специалистов устанавливаются руководителем предприятия, учреждения, организации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственность за принимаемые решения, отношение к работе, эффективность и качество труда, а также профессиональные знания, опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности, и др.» Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих 4-е издание, дополненное (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37) (с изменениями и дополнениями)

Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/180422/#ixzz3LIrQVwYE

Таким образом мы видим, что, со вступлением в силу нового квалификационного справочника, у секретарей появился стимул: теперь размер их заработной платы зависит не только от того, на какой должности они служат в организации, но и от того, насколько они квалифицированны, ответственны и самостоятельны. Если секретарь в своей работе один ведёт всё организационное и документационное обслуживание, т.е. фактически выполняет функции канцелярии, но в меньшем объёме (такое чаще всего бывает на небольших предприятиях), можно использовать квалификационную характеристику заведующего канцелярией.

Схема 2: «Структура должностной инструкции секретаря»

В разделе «общие положения» должностной инструкции секретаря (или секретаря-референта) содержится следующее: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещением во время отсутствия.

На сегодняшний день на должности секретарей и секретарей-референтов очень востребованы сотрудники, имеющие высшее или среднее специальное образование, владеющие иностранными языками (на первом месте обычно Английский + другие языки), уверенно владеющие компьютером, а так же имеющие опыт работы.

Эти и другие требования, потенциальный секретарь может увидеть в должностной инструкции секретаря ещё до того, как его приняли на работу, чтобы иметь возможность оценить свои навыки и умения и понять, справится ли он с работой в данной организации. Обычно секретари находятся на подчинении у руководителя организации. В крупных организациях секретари имеют двойное подчинение - непосредственному руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя.

Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе. В обобщенном виде эти акты указаны в приведенных выше квалификационных характеристиках. Начинать этот пункт раздела надо с Конституции Российской Федерации, КЗоТ, федеральных законов, указать постановления Правительства, ГОСТы, определяющие порядок оформления документов, типовые инструкции и правила, нормативы времени. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положения о структурных подразделениях, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел - «Функции». В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик, так как в них должностные обязанности перечислены достаточно подробно. Чем больше в разделе будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции секретарь в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.

Раздел «Права» очень важен для секретаря. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Здесь записывается право:

Ш предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя;

Ш организации приема и определения приоритетности приема посетителя;

Ш "фильтрации" телефонных звонков;

Ш контроля за исполнением поручений руководителя и сроками исполнения документов;

Ш контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителю и отправки;

Ш запроса информации и документов для руководителя;

Ш представлять свою организацию и т.д.

Раздел «Ответственность» может быть написан обобщенно, типа "Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТа Р 6.30-97; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. 15 Кодекса об административных правонарушениях "Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка ... и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания (ст. 135 КЗоТ). В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со ст. 121 КЗоТ работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы секретаря. Обычно в нем обобщенно записывают, что секретарь в своей работе взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать секретарю, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками он взаимодействует, по каким вопросам, и какие документы, когда и в каком виде от них получает. Например, еженедельные сводки о финансовом положении фирмы из бухгалтерии для представления руководству. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого секретарь получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.

В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел «Оценка работы». Основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество.

Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например, организация рабочего места, распорядок рабочего дня и т.д.

Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке ее пересмотра. Он может быть записан типа: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций секретаря". Может быть указан заранее установленный срок замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, утверждается руководителем и выдается работнику.

Заключение

Сегодня мы узнали, что секретарь - это вовсе не «официант», приносящий кофе руководителю, а очень важный и ответственный работник любого офиса, без которого невозможна нормальная и организованная обстановка во время работы всех его сотрудников.

Секретарь - это лицо офиса, и немало важно, чтобы это лицо радовало глаз. Поэтому на эту должность чаще всего берут молодых, красивых девушек. Но иногда бывает, что секретарями работают женщины почтенных лет, славящиеся своими деловыми качествами. Для работы секретаря необходимы такие качества, как общительность, открытость, дружелюбие, деликатность и культура общения, умение вести себя так, чтобы у клиента осталось ощущение, что компания сделает все, чтобы решить его проблему. В своей работу секретарь общается с самыми разными людьми и должен быть вежливым и отзывчивым при любых обстоятельствах. Также секретарю необходимо всегда сохранять самообладание и эмоциональную стабильность, способность оставаться спокойным и собранным. Из деловых качеств важна организованность, внимательность, дисциплинированность, хорошая память и слух, четкая дикция, грамотность и иногда знание иностранных языков.

Хороший секретарь - это правая рука и запасная голова руководителя, это ответственный, образованный, грамотный сотрудник. Кроме того, хороший секретарь обязан успевать всё: отвечать на звонки, принимать посетителей, обрабатывать документы, потоки которых всегда велики и беспорядочны, решать конфликтные ситуации, быть вежливым и коммуникабельным при любых обстоятельствах; и при всём этом он не имеет право быть сонным или уставшим, он должен сохранять опрятный и респектабельный внешний вид.

Практика показывает, что не всегда организации тщательно подходят к подбору секретарей, не всегда выбирают хорошо квалифицированных, образованных сотрудников. Поэтому нередко складывается впечатление, что работа секретаря очень проста и не требует образования или каких-либо особенных навыков. Но не стоит забывать, что в секретарской профессии, как и в любой другой, чем больше уровень квалификации сотрудника, чем больше он знает и умеет, тем больше его шансы на успешный карьерный рост.

Список литературы

1) Старикова Н. Савина Е. Рынок административных должностей: взгляд из кадрового агентства // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009.

2) Т.А. Селезнёва «Секретарь-референт в структуре управления современной организацией», 2004

3) О. Миронова, С. Моталова «Короля играет свита: рынок труда для секретарей. Что нового?»

4) Самбутян Л.М. Алло, мы ищем талантливых и перспективных хозяек офиса, или Чего хочет работодатель? // Секретарь-референт. 2011. № 7. 5) Седова О.Л. Современные требования к профессии секретаря//Секретарь-референт. 2002.-№2

6) М.Ю. Рогожин «Рынок труда секретарских работников: стабилизация или застой?», 2011

7) Секретарское дело, ежемесячный профессиональный журнал. [Электронный ресурс]: http://sekretarskoe-delo.ru/?id=560. (дата обращения 14.05.2014).

8) Единый тарифно-квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих 2012.(ЕТКС).

9) Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/1548770/#ixzz3L66z57NZ

Размещено на Allbest.ru