Організація обліку і звітності в корпоративних інформаційних системах

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Вступ

Сучасні корпоративні інформаційні системи (КІС) відіграють дуже важливу роль в бізнесі. КІС відображає концептуальну і фізичну архітектуру організації та супроводжує її багатофункціональну діяльність. Основою КІС підприємств на сучасному етапі є так звані системи планування ресурсів підприємств (Enterprise Recourse Planning - ERP). Світовий досвід свідчить, що вміло обрана і впроваджена ERP-система істотно покращує керованість підприємством і підвищує ефективність його роботи.

Побудова корпоративної інформаційної системи має починатися з аналізу структури управління організацією та відповідних потоків даних та інформації. Координація роботи всіх підрозділів організації здійснюється через органи управління різного рівня. Під управлінням розуміють досягнення поставленої мети за умови реалізації наступних основних функцій: організаційної, планової, облікової, аналізу, контрольної, стимулювання.

В останні роки у сфері управління все активніше стали застосовуватися поняття "прийняття рішення" та пов'язані з цим поняттям системи, методи, засоби підтримки прийняття рішення. Прийняття і виконання ділового рішення - акт формування і цілеспрямованого впливу на об'єкт управління, заснований на аналізі ситуації, визначенні мети, розробки політики та програми (алгоритму) досягнення цієї мети.

Першим кроком на шляху до ефективного управління є створення системи збору, оперативної обробки та отримання оперативної, точної і достовірної інформації про діяльність підприємства - системи для реалізації управлінського обліку.

Управлінський облік являє собою проблему для значної частини керівників підприємств в основному через відсутність відповідної системи обробки та подання даних, на основі яких приймаються рішення. Іноді відомості, одержувані керівництвом для контролю та прийняття рішень, формуються з системи фінансової звітності, кадрового обліку і т. д., проблема полягає в тому, що ці відомості служать специфічним цілям і не відповідають потребам керівництва для прийняття рішень. Тому на багатьох підприємствах існують паралельно дві системи обліку - бухгалтерський та управлінський (практичний). Як правило, такий облік ведеться за принципом "знизу-вверх". Співробітники підприємства для виконання своєї роботи фіксують необхідні їм дані (первинну інформацію). Коли керівництву підприємства потрібно отримати якісь відомості про стан справ на підприємстві, воно звертається із запитами до менеджерів більш низького рівня, а ті, в свою чергу, до виконавців.

Наслідком такого самовільного підходу до формування системи звітності є те, що, як правило, виникає конфлікт між тією інформацією, яку хоче отримати керівництво, і тими даними, які можуть надати виконавці. Причина цього конфлікту очевидна - на різних рівнях ієрархії підприємства потрібно різна інформація, а при побудові системи звітності "знизу-вверх" порушується основний принцип побудови інформаційної системи - орієнтація на першу особу. Виконавці володіють або не тими видами даних, що потрібні керівництву, або потрібними даними не з тим ступенем деталізації або узагальненості.

Більшість керівних працівників справді отримують звіти про роботу своїх відділів, але ці відомості або занадто розгорнуті або, навпаки, недостатньо повні. Крім того, відомості можуть надходити із запізненням. Неточні дані можуть бути причиною невірних рішень. Точні дані, отримані із запізненням, також втрачають цінність.

Для того щоб керівництво підприємства могло одержувати необхідні йому для прийняття управлінських рішень дані, необхідно будувати систему звітності "зверху вниз", формулюючи потреби верхнього управління і проектуючи їх на нижні рівні виконання. Тільки такий підхід забезпечує отримання та фіксування на самому нижчому виконавському рівні таких первинних даних, які в узагальненому вигляді зможуть дати керівництву підприємства ту інформацію, яку воно потребує.

Найважливішими вимогами до системи управлінського обліку є своєчасність, однаковість, точність і регулярність одержання інформації керівництвом підприємства. Ці вимоги можуть бути реалізовані при дотриманні ряду простих принципів побудови системи для формування управлінської звітності:

· система повинна бути орієнтована на осіб, які приймають рішення і на співробітників аналітичного відділу;

· система повинна будуватися "зверху вниз", керівники кожного рівня повинні проаналізувати склад і періодичність необхідних їм для виконання своєї роботи даних;

· виконавці повинні мати можливість фіксування і передачі "наверх" встановлених їх керівництвом даних;

· дані повинні фіксуватися там, де породжуються;

· інформація різного ступеня деталізації повинна ставати доступною всім зацікавленим споживачам відразу ж після її фіксування.

Очевидно, що ці вимоги найбільше повно можуть бути реалізовані за допомогою автоматизованої системи. Однак досвід упорядкування систем управлінської звітності на різних підприємствах показує, що впровадження автоматизованої системи управлінського обліку повинна передувати досить велика "паперова" робота. Її виконання дозволяє промоделювати різні особливості управлінської звітності підприємства і, тим самим, прискорити процес впровадження системи і уникнути багатьох дорогих помилок.

1. Система управлінського обліку

Облік на підприємствах, як правило, пов'язують з бухгалтерським або фінансовим обліком. Типова система бухгалтерського обліку орієнтована, насамперед, на складання фінансової звітності і призначена для зовнішніх споживачів інформації (банків, акціонерів тощо), хоча може бути використана і керівниками організації.

Система управлінського обліку призначена для рішення внутрішніх задач керування підприємством і є його ноу-хау.

Управління в КІС - це специфічна функція узгодження різних видів діяльності, яка забезпечує планування, організацію, мотивацію, контроль та регулювання діяльності підприємства та потребує всебічного контролю, який, у свою чергу, потребує обліку та відповідної звітності.

Планування включає вибір цілей діяльності, визначення необхідних ресурсів і шляхів для досягнення цілей.

Контроль забезпечує порівняння досягнутих результатів із запланованими. У випадку виявлення значних розбіжностей здійснюється регулювання, тобто вносяться відповідні корективи в організацію або плани.

Процес керування є циклічною процедурою. Для нормального виконання функцій керування необхідна інформація та відповідна організація обліку і звітності в КІС. Таку інформацію в першу чергу надає система бухгалтерського обліку.

Частину системи бухгалтерського обліку, що забезпечує потребу керування в інформації, називають управлінським обліком.

Для керування підприємством необхідна детальна інформація, що враховує технологію й організацію саме цього підприємства Тому інформація управлінського обліку формується і надається з урахуванням потреб керівників конкретного підприємства.

На відміну від фінансового обліку, що ведеться з дотриманням визначених офіційних регламентів (інструкцій, стандартів і т.д.), встановлених державними органами або професійними організаціями, управлінський облік не обмежений у виборі методів і правил. Його форми і методи розробляються самим підприємством а урахуванням різних параметрів, приймаючи до уваги при підготовці варіантів управлінських рішень не тільки регламентні кількісні, але і якісні показники.

Управлінський облік - це процес виявлення, виміру, нагромадження, аналізу, підготовки, інтерпретації і передачі інформації, що використовується управлінською ланкою для планування, оцінки і контролю всередині організації і для забезпечення відповідного підзвітного використання ресурсів.

Інформація, що надається управлінським обліком, орієнтована на задовольняння потреб як стратегічного, так і поточного керування, оптимізацію використання ресурсів, забезпечення об'єктивної оцінки діяльності підрозділів і окремих менеджерів. Отже, управлінський облік є складовою частиною процесу керування і забезпечує інформацію, важливу для:

визначення стратегії і планування майбутньої діяльності організації;

контролювання її поточної діяльності;

* оптимізації використання ресурсів;

* оцінки ефективності діяльності;

* зниження суб'єктивності в процесі прийняття рішень.

Управлінський облік призначений для розв'язання таких основних задач:

* забезпечення керівництва підприємства інформацією про те, якими будуть консолідовані результати бізнесу;

* відображення результатів роботи структурних підрозділів, якими можуть бути відділи, цехи, юридичні особи;

* здійснення контролю за витратами шляхом їх обліку;

* нагромадження статистики про доходи і витрати підприємства у визначеному розрізі і виявлення загальних тенденцій;

* здійснення планування і контролю виконання бюджету;

* ведення оперативного обліку розрахунків з окремими контрагентами, взаєморозрахунків між власними юридичними особами.

2. Вибір системи обліку оцінки діяльності підприємства

Практична реалізація управлінського обліку є основою для розв'язання низки задач управління підприємством.

Система управлінського обліку припускає вибір системи показників, на підставі яких відбувається оцінка результатів діяльності і поточного стану, а також планування напрямків розвитку. Можна виділити п'ять основних кроків побудови взаємозалежних оціночних показників для підприємства в цілому і його підрозділів.

1. Вибір основного показника, що задовольняв би цілі керівництва. Як такий показник можуть виступати операційний прибуток, чистий прибуток, рентабельність інвестицій, продажів або інші показники. Комплексна оцінка діяльності не зводиться до оцінки одного показника. У цьому випадку можуть бути використані узагальнені показники.

2. Фіксація методів вирахування складового показника (показників). Зокрема, при оцінці прибутку можуть бути використані різні схеми віднесення витрат на прямі і непрямі витрати.

3. Визначення часу розрахунку показника.

4. Вироблення стандартів вимог до підрозділів. Зокрема, класифікація підрозділів на профіт-центри, сервіс-центри і центри витрат виявила розходження в системі оцінок цих підрозділів.

5. Визначення періодичності звітів і довідкових зведень.

3. Система бюджетування

Система бюджетування є сучасною основою інтегрального підходу до організації обліку на підприємстві. Бюджет - це фінансовий план, що охоплює всі сторони діяльності організації і дозволяє зіставляти всі понесені витрати й отримані результати у фінансових термінах на майбутній період часу в цілому і по окремих підперіодах. У високорозвинених країнах бюджет є основою внутріфірмового керування.

Відповідно бюджетування - це технологія складання, коректування, контролю й оцінки виконання фінансових планів, а тому бюджетування перетворюється в основу основ усіх технологій внутріфірмового керування.

При постановці бюджетування як процесу важливо вибрати об'єкт бюджетування. Для бюджетування як управлінської технології важливо також визначити рівні складання і консолідації (складання зведених бюджетів) бюджетів, що відповідають рівням управлінської ієрархії (бюджети дочірніх компаній, центрів фінансової відповідальності).

При постановці бюджетування важливо також уявляти собі, що універсальних правил, методів і процедур, строго описаних в економічній літературі або закріплених у нормативних актах із бухгалтерського обліку, тут бути не може. Бюджетування - це завжди простір для творчості, оскільки кожне підприємство, будь-яка велика або мала фірма - унікальні і неповторні. Тому і системи внутріфірмового бюджетування в них можуть бути неповторними й унікальними.

У самому загальному вигляді призначення бюджетування в компанії полягає в тому, що це - основа:

* планування і прийняття управлінських рішень у компанії;

* оцінки всіх аспектів фінансової заможності компанії;

* зміцнення фінансової дисципліни і підпорядкування інтересів окремих структурних підрозділів інтересам компанії в цілому і власникам її капіталу.

При цьому в кожній компанії може бути своє призначення бюджетування залежно від об'єкта фінансового планування та системи фінансових цілей. Тому, говорячи про призначення бюджетування, необхідно пам'ятати, що в кожній компанії як управлінська технологія воно може переслідувати свою власну мету і використовувати свої власні засоби, свій власний інструментарій.

Насамперед бюджети розробляються для великої компанії в цілому та її окремих структурних підрозділів з метою прогнозування фінансових результатів, встановлення цільових показників фінансової ефективності і рентабельності, лімітів найбільш важливих (критичних) витрат, обґрунтування фінансової забезпеченості бізнесу або реалізованих нею інвестиційних проектів.

Бюджети повинні дати керівникам компанії можливість провести порівняльний аналіз фінансової ефективності роботи різних керівників структурних підрозділів, визначити кращі для подальшого розвитку фірми напрямки структурної перебудови діяльності компанії (згортання одних і розвиток інших видів бізнесу).

Бюджети призначені забезпечувати постійний контроль за фінансовим станом компанії, постачати її керівників усією необхідною інформацією, що дозволяє судити про правильність рішень. Застосовувані у фінансовому плануванні види бюджетів можна розділити на чотири основні групи:

* основні бюджети (бюджет доходів і витрат, бюджет руху грошових коштів, розрахунковий баланс);

* операційні бюджети (бюджет продажів, бюджет прямих матеріальних витрат, бюджет управлінських витрат і т. ін.);

* додаткові (спеціальні) бюджети (бюджет розподілу прибутку, бюджети окремих проектів і програм);

* майстер-бюджет (зведений виробничий або основний бюджет) - це сукупність взаємозалежних між собою трьох основних бюджетів компанії плюс набір операційних і допоміжних бюджетів, необхідних для їх складання.

При цьому майстер-бюджет може бути розроблений як для підприємства або фірми в цілому, так і для окремого бізнесу, виділеного, наприклад, у центр фінансової відповідальності (ЦФВ).

Як управлінська технологія бюджетування є не тільки інструментом планування, це ще й інструмент контролю за станом і зміною положення справ з фінансами в компанії в цілому або в окремому виді бізнесу.

Тому поряд з бюджетами на майбутній період повинні складатися звіти про виконання бюджетів за минулий час, а також планові і фактичні показники. Збір інформації про виконання бюджетів дозволяє не тільки надавати необхідні цифри для всього процесу бюджетування, але й наприкінці кожного звітного періоду (наприклад, місяця) надавати дані про поточне виконання бюджетів. Це дозволяє оперативно реагувати на зміну фактичної фінансової ситуації на підприємстві й аналізувати виконання бюджетів ще на стадії їх виконання і вчасно вносити зміни у фінансовий план компанії.

Головним споживачем системи управлінського обліку на підприємстві є система бюджетування, в якій оперативні дані консолідуються за бюджетний період, наприклад місяць.

У підсистемі управлінського обліку найбільш важливими модулями, які надають самий великий обсяг інформації для системи бюджетування, є:

* облік руху грошових коштів на розрахунковому рахунку;

* облік руху грошових коштів у касі.

4. Організація інформаційних систем забезпечення якості

Великим підприємствам при впровадженні систем якості неможливо обійтися без інформаційної підтримки. Для цього залучаються консультанти по впровадженню систем якості, використовуються спеціальні методики.

При рішенні інформаційних проблем управління якістю необхідно розрізняти дві проблеми - сертифікацію й інформатизацію. При цьому інформаційна система стає одним з найважливіших технологічних факторів, що сприяють реальному розвиткові концепції ТQМ (Total Quality Management - усеосяжне керування якістю).

На стадії реінжинірингу бізнес-процесів необхідно використовувати програмні засоби моделювання, що відповідають стандартам IDEF. Ці стандарти застосовуються для створення функціональної моделі (відображення функцій і процесів моделювання системи у формалізованому виді).

Далі на підприємстві варто впровадити електронний документообіг, названий системою управління документами або, системою збереження, контролю і управління документами.

Підприємство з функціонуючою системою забезпечення якості інтегрує застосовувані програмні засоби з використанням технології управління даними про виріб (РDМ, product data management). Дана технологія відповідає єдиній структурі даних про продукцію, що випускається, застосовуваних процесах і використовуваних ресурсах. РDМ дає можливість користувачеві в будь-який момент одержати поточну інформацію з будь-якого виробничого питання, передати її в будь-яку точку системи.

Система забезпечення якості орієнтована на формування ефективної структури управління процесом виробництва з метою випуску якісної продукції.

Упровадження систем якості ІSО 9000 - необхідна умова для підвищення конкурентоспроможності як підприємства, так і продукції, що ним випускається, одержання закордонних інвестицій, залучення закордонних замовників (оскільки підвищення ціни реалізації продукції підприємства з такою системою може досягати 50%). Крім того, дотримання IS0 9000 є вимогою для одержання держзамовлення в багатьох країнах СНД.

Міжнародний стандарт ІSО 9000 реалізує концепцію ТQМ і регламентує:

* Відповідальність керівництва.

* Систему якості.

* Аналіз контракту.

* Керування проектуванням.

* Управління документацією і даними.

* Закупівлі.

* Управління продукцією, що поставляється споживачем.

* Ідентифікацію і простежуваність продукції.

* Керування процесами.

* Контроль і випробування.

* Керування контрольним, вимірювальним і іспитовим устаткуванням.

* Статус контролю. Керування невідповідною продукцією.

* Коригувальні і попереджувальні дії.

* Вантажно-розвантажувальні роботи, збереження, упакування, консервацію і постачання.

* Управління реєстрацією даних про якість.

* Внутрішні перевірки якості.

* Підготовку кадрів.

* Обслуговування.

* Статистичні методи.

Упровадження системи якості в корпорації, що відноситься практично до всіх бізнес-процесів, до самої продукції і послуг, корпоративної культури та роботи з партнерами і замовниками -- необхідна умова підвищення конкурентоспроможності та водночас є трудомістким та вартісним процесом.

Реалізація такого проекту неможлива без упровадження сучасних інформаційних технологій.

Висновки

управлінський обліковий бюджетування сертифікація

В останні роки в Україні досить стрімко на великих підприємствах почались впроваджуватися корпоративні інформаційні системи КІС. В даний час на ринку програмних продуктів України пропонується більше десятка зарубіжних і декілька вітчизняних зразків корпоративних систем, адже першим кроком на шляху до ефективного управління є створення системи збору, оперативної обробки та отримання оперативної, точної і достовірної інформації про діяльність підприємства - системи для реалізації управлінського обліку.

Для керування підприємством необхідна детальна інформація, що враховує технологію й організацію саме цього підприємства Тому інформація управлінського обліку формується і надається з урахуванням потреб керівників конкретного підприємства.

Управлінський облік - це процес виявлення, виміру, нагромадження, аналізу, підготовки, інтерпретації і передачі інформації, що використовується управлінською ланкою для планування, оцінки і контролю всередині організації і для забезпечення відповідного підзвітного використання ресурсів.

Інформація, що надається управлінським обліком, орієнтована на задовольняння потреб як стратегічного, так і поточного керування, оптимізацію використання ресурсів, забезпечення об'єктивної оцінки діяльності підрозділів і окремих менеджерів. Отже, управлінський облік є складовою частиною процесу керування і забезпечує інформацію, важливу для:

визначення стратегії і планування майбутньої діяльності організації;

контролювання її поточної діяльності;

* оптимізації використання ресурсів;

* оцінки ефективності діяльності;

* зниження суб'єктивності в процесі прийняття рішень.

Література

1. Гужва В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах: Навч. посібник. -- К., 2001. -- 400с.

2. К. Дейт "Введение в системы баз данных", 6-е изд., перераб. и доп. К.: «Діалектика», - 1998.

3. Дэниел О'Лири. ERP-системы. Современное планирование и управление ресурсами предприятия. М.: «Вершина», 2004, 208с.

4. Черемных С.В., И.О. Семенов, В.С. Ручаев. Структурный анализ систем: IDEF-технологии. М.: «Финансы и статистика», 2001.

Размещено на Allbest.ru