Учёт, анализ и аудит производственных запасов

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Производственные запасы - это часть оборотных активов предприятия. Запасы являются самой подвижной частью ресурсов предприятия, их учет осуществляется непрерывно.

Четкое построение бухгалтерского учета в соответствии с изменениями в его организации и технике ведения повышает роль учета как основного способа получения достоверной информации для принятия экономически обоснованных решений и предупреждения риска производственно-хозяйственной финансовой деятельности предприятия в системе налогообложения в обязательствах долгосрочных, текущих и расчетных операций составления финансовой отчетности.

Переход к рыночной экономике требует от предприятий повышения эффективности производства, конкурентоспособности продукции и услуг на основе внедрения достижений научно-технического прогресса, эффективных форм хозяйствования и управления производством, преодоление бесхозяйственности, активизации предпринимательства, инициативы и т.д.

Важная роль в реализации этой задачи отводится экономическому анализу деятельности субъектов хозяйствования. С их помощью вырабатывается стратегия и тактика развития предприятия, обосновываются планы и управленческие решения, осуществляется контроль за их выполнением, выявляются резервы повышения эффективности производства, Оцениваются результаты деятельности предприятия, его подразделений и работников. Анализ хозяйственной деятельности является научной базой принятия управленческих решений в бизнесе. Для их обоснования необходимо выявлять и прогнозировать существующие и потенциальные проблемы, производственные и финансовые риски, определять воздействие принимаемых решений на уровень рисков и доходов субъекта хозяйствования.

1. Учет производственных запасов

Сущность и роль производственных запасов в выполнении производственной программы.

Наряду с основными средствами для успешной работы предприятия огромное значение имеет наличие оптимального количества оборотных средств.

Оборотные средства постоянно совершают кругооборот, в процессе которого проходят три стадии: снабжение, производство и сбыт (реализация). Кругооборот оборотных средств можно представить следующим образом (рис. 1).

Рис. 1. Кругооборот оборотных средств

На первой стадии предприятие на денежные средства приобретает необходимые производственные запасы. На второй стадии производственные запасы вступают в производство и, пройдя форму незавершенного производства и полуфабрикатов, превращаются в готовую продукцию. На третьей стадии происходит реализация готовой продукции и оборотные средства принимают денежную форму.

Таким образом, в состав оборотных производственных средств входят производственные запасы, незавершенное производство и полуфабрикаты и расходы будущих периодов.

Производственные запасы -- это средства производства, поступившие на склад предприятия -- потребителя этих средств производства, но еще не вовлеченные в производственный процесс.

Производственные запасы могут образоваться на предприятии в результате несоответствия объемов поставки объемам разового потребления. Материалы поступают на предприятие, как правило, в количестве, определяемом транзитной нормой или грузоподъемностью одного вагона, автомобиля, контейнера и т.д., но в течение суток может быть потреблено меньшее количество материала. Так, если материал поступает партиями по 5 т (грузоподъемность автомобиля), а среднесуточный расход равен 500 кг, то в момент получения создается десятидневный запас материалов.

Разрыв во времени между моментом поступления материала и началом его производственного потребления также ведет к образованию запасов. При совпадении поступления и потребления надобность в запасах исчезает.

Предприятие может обойтись без запасов и в случае получения сырья или материалов ежедневно, но при этом возрастут транспортно-заготовительные расходы за счет условно-постоянной части затрат.

Таким образом, наличие на предприятии больших запасов создает уверенность в бесперебойной работе, снижает транспортно-заготовительные расходы, а также потери, связанные с простоем предприятия, но в то же время отвлекает из оборота предприятия денежные средства, увеличивает затраты на хранение и содержание запасов. Это противоречие приводит к необходимости установления их оптимального размера.

Показатели прибыли и уровня рентабельности, а также образование на предприятиях фондов экономического стимулирования производства способствуют оптимизации запасов и лучшей организации управления ими, заставляют по-новому подходить к методике их нормирования.

1.1 Классификация производственных запасов

Весь производственный запас средств производства на предприятии сточки зрения факторов, определяющих размер запаса, можно подразделить на текущую, подготовительную, страховую и сезонную части.

1. Текущая часть необходима предприятию для обеспечения бесперебойной работы в интервалах между очередными поставками.

2. Подготовительная часть создается для работы предприятия в период подготовки материалов к использованию и для доставки к рабочим местам.

3. Гарантийная или страховая часть нужна предприятию для обеспечения нормальной работы предприятия на случай возможных перебоев в процессе снабжения или колебаний в объеме производства.

4. Сезонная часть обусловлена сезонными колебаниями в поставке средств производства или в их потреблении.

Каждая из перечисленных четырех частей запаса может быть рассчитана в трех взаимосвязанных измерениях:

а) в натуральном измерении;

б) в днях обеспеченности;

в) в стоимостном выражении.

В зависимости от назначения производственных запасов они подразделяются на следующие группы:

* сырье и основные материалы, которые составляют вещественную основу продукции и являются необходимыми компонентами при ее изготовлении.

Под сырьем (сырым материалом) понимают всякий предмет труда, на добычу и производство которого затрачен труд и который в процессе переработки изменяет свою натуральную форму, приобретая все новые качественные свойства.

Существуют различные группировки сырьевых ресурсов, например: По характеру участия в изготовлении продукции, то есть в зависимости от той функции, которую выполняет в создании продукции, сырье делится на основное и вспомогательное. К основным видам сырья относятся те, которые составляют основу производимой продукции; вспомогательное сырье участвует в изготовлении продукции, не являясь ее материальной основой, а лишь придает ей определенные свойства, качества, например, улучшает потребительские свойства, товарный вид и т.д. По характеру и размерам затрат труда сырье делится на первичное и вторичное. К последнему относят отходы производства и потребления, которые могут быть повторно вовлечены в производство в качестве исходного сырья.

Под материалами понимаются продукты труда, прошедшие одну или несколько стадий предварительной обработки и предназначенные для дальнейшей переработки в процессе изготовления готовой продукции. К материалам как составному элементу материальных ресурсов относятся предметы труда, на получение и производство которых затрачен труд в добывающих и обрабатывающих отраслях. Различают основные и вспомогательные материалы. Основными называются материалы, которые в натуральной форме входят в состав готового продукта, составляя его материальную основу.

* вспомогательные материалы используются для воздействия на сырье и основные материалы (красители в пищевой промышленности, пуговицы, нитки в швейной промышленности), а также для обслуживания процесса производства (смазочные материалы и др.);

* покупные полуфабрикаты, комплектующие изделия, конструкции и детали, которые уже прошли некоторые стадии обработки, но не являются готовой продукцией, а составляют ее материальную основу (панели для строительства домов и др.);

* топливо для производственных и хозяйственных нужд (бензин, дизельное топливо, газ, уголь, торф, дрова и др.) По характеру участия в производственном процессе топливо относится к вспомогательному сырью, но в силу существенной значимости в экономике оно выделяется в самостоятельную группу. Топливо содействует процессу производства готовой продукции в форме тепловой энергии, используется в качестве технологического сырья.

Топливо можно подразделить на следующие виды:

1) природное топливо - уголь, сланец, торф, газ природный и полезный, газ подземной газификации, дрова; природная механическая энергия воды, ветра, атомная энергия; топливо природных источников - солнца, подземного пара и термальных вод;

2) продукты переработки топлива - кокс, брикеты, нефтепродукты, искусственные газы, обогащенный уголь, его отсевы и т.д.;

3) вторичные энергетические ресурсы, получаемые в основном технологическом процессе - топливные отходы, горючие и горячие газы, отработанный газ, физическое тепло продуктов производства и т.д.;

* тара и тарные материалы, используемые для упаковки, хранения, транспортировки готовой продукции и материалов;

* запасные части, используемые для ремонта и замены изношенных деталей машин, оборудования, транспортных средств;

* материалы, переданные в переработку на сторону;

* инвентарь и хозяйственные принадлежности;

* специальная оснастка и специальная одежда на складе;

* специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации.

В соответствии с данной классификацией к активному счету 10 «Материалы» открываются субсчета. Например: 10-1 «Сырье и материалы», 10- 3 «Топливо», 10-5 «Запасные части» и др.

В состав средств в обороте относятся инвентарь и хозяйственные принадлежности, специальная оснастка и специальная одежда на складе и в эксплуатации. Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21 апреля 2004 г. № 72 установлен лимит отнесения средств труда в состав оборотных средств - в пределах 30 базовых величин за единицу, а ковры и ковровые изделия - в пределах 10 базовых величин за единицу, без налога на добавленную стоимость, и определен порядок переноса их стоимости на затраты по производству продукции, работ, услуг: по специальным инструментам и специальным приспособлениям (штампы, пресс-формы и др.) - в соответствии с нормативными ставками, рассчитанными исходя из сметы расходов на их изготовление (приобретение) и срока полезного использования (до 2 лет); стоимость специальных инструментов и специальных приспособлений, предназначенных для индивидуальных заказов, погашается в момент передачи их в производство данного заказа; по предметам, по которым установлены сроки службы (спецодежда, спецобувь и др.), - погашается ежемесячно исходя из сроков их службы; по временным (нетитульным) сооружениям - ежемесячно исходя из срока их эксплуатации (в зависимости от продолжительности строительства) с учетом стоимости возвратных материалов от разборки; по остальным предметам - в соответствии с учетной политикой организации, может быть в размере 50 % стоимости предметов при передаче их со складов в эксплуатацию и 50 % стоимости (за вычетом стоимости этих предметов по цене возможного использования) при выбытии их за непригодностью; или в размере 100 % - при выбытии их за непригодностью. Такой метод списания применялся ранее. По предметам до одной базовой величины списывается единовременно на затраты по производству и реализации продукции, работ, услуг, по мере передачи их в эксплуатацию.

1.2 Оценка производственных запасов при их поступлении.

Производственные запасы в бухгалтерском учете и отчетности отражаются по фактической себестоимости, в которую включаются:

• сумма, уплаченная поставщику (продавцу) согласно договору поставок (за исключением налога на добавленную стоимость);

• комиссионное вознаграждение по приобретению производственных запасов;

• таможенные пошлины;

• расходы на транспортировку, хранение и доставку, а также за страхование груза в пути следования;

• проценты по кредитам и займам;

• иные затраты (подработка, сортировка, фасовка и др.).

При большом объеме поступающих материалов, большой их номенклатуре, сложно подсчитать фактическую себестоимость материалов до окончания месяца без наличия документов автотранспортных организаций, по расходам на погрузочно-разгрузочные работы и другие расходы. А отпускать на производство материалы необходимо ежедневно, поэтому возникает потребность вести учет материалов по учетным ценам, заранее установленным, это может быть плановая нормативная себестоимость или оптовая цена основного поставщика. В этом случае отклонения фактической себестоимости материалов от их стоимости по учетным ценам учитываются на счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Фактическая себестоимость производственных запасов, изготовленных самой организацией, образуется из фактических затрат, связанных с производством данных запасов. Фактическая себестоимость производственных запасов, внесенная учредителями в уставный фонд организации, складывается из денежной оценки, согласованной учредителями и подтвержденной оценкой по акту экспертизы.

Экспертная оценка проводится компетентными органами при наличии соответствующей лицензии оценщиков. Фактическая себестоимость производственных запасов, полученных безвозмездно по договору дарения, определяется исходя из рыночной стоимости на дату оприходования (принятия к учету).

Стоимость производственных запасов, приобретенных за иностранную валюту, переводится в белорусские рубли по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату принятия запасов к бухгалтерскому учету (из РФ) или дату таможенного оформления груза (из дальнего зарубежья).

1.3 Способы оценки при отпуске производственных запасов

При отпуске производственных запасов в производство и на другие нужды их оценка может производиться одним из следующих способов:

* по фактической себестоимости;

* по средневзвешенным ценам;

* по учетным ценам с учетом отклонений от их фактической стоимости;

* по ценам первой партии приобретения (метод ФИФО);

* по ценам последней партии приобретения (метод ЛИФО).

Использование того или иного способа (метода) оценки отражается в учетной политике предприятия на весь хозяйственный год. Фактическая себестоимость заготовления материалов исчисляется небольшой частью организаций по основным видам сырья и материалов (драгоценные металлы, драгоценные камни и т.п.).

Наиболее распространенным способом учета расхода материалов является списание по учетным ценам в течение месяца (это средняя цена приобретения либо плановая нормативная себестоимость), а в конце месяца списывается соответствующая доля отклонений фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам. Способ ФИФО означает «первая партия материалов в приход - первая в расход».

Способ ЛИФО означает «последняя партия в приход - первая в расход». Списанные в производство материалы оцениваются по стоимости последней партии приобретения, затем предыдущей и т. д. Подтверждением цены партии последнего приобретения служат накладные поставщика. Постановлением Министерства финансов, Министерства экономики, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29 декабря 2001 г. № 134/219/139 принято Положение о порядке бухгалтерского учета материалов, незавершенного производства, готовой и отгруженной продукции в организациях промышленности.

Материальные ценности поступают от поставщиков, подотчетных лиц, из собственного производства, от ликвидации основных средств, как безвозмездное получение, в счет вклада в уставный фонд предприятия. Менеджеры, имеющие отношение к товарно-транспортным операциям, должны изучить Инструкцию по заполнению товарно-транспортных накладных формы № ТТН-1 и товарных накладных формы № ТН-2, а также другие товарные документы. Предприятия-покупатели заключают договоры поставок с предприятиями- поставщиками. В этих договорах предусматриваются все права и обязанности обеих сторон, объем, ассортимент, сроки поставок, меры ответственности за нарушение условий договора. Отгружая материалы, поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы - платежное требование-поручение, товарно-транспортную накладную, сертификаты, удостоверения качества, счета-фактуры, квитанцию к железнодорожной накладной и др.

Поступившие документы передаются в отдел материально-технического снабжения (маркетинговая служба), где они тщательно проверяются с точки зрения их оформления и проверки объема поставки, ассортимента, сроков, цен и т.д.

В отделе снабжения на документах поставщика делается отметка о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Проверенные документы поступают в бухгалтерию, квитанции транспортных организаций передаются экспедитору для получения груза. Экспедитор, принимая грузы на станции железной дороги, пристани или непосредственно у поставщика, проверяет груз по массе (весу) и числу мест. В случае претензий к транспортной организации (недостача мест, массы груза, бой, порча, повреждение тары и т.д.) с участием начальника станции составляется коммерческий акт, а при хищении груза - и с участием железнодорожной милиции. Такой акт является основанием для предъявления претензии к транспортной организации или же поставщику (ненадлежащая упаковка груза). При перевозке товаров автомобильным транспортном основным документом является товарно-транспортная накладная (ТТН-1), которую грузоотправитель выписывает в 4 экземплярах: первый остается у грузополучателя и служит основанием для оприходования груза. Второй остается у грузоотправителя и служит основанием для списания материальных ценностей; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и грузополучателя, сдаются перевозчику. Третий служит основанием для расчета за транспорт, и перевозчик его отправит плательщику-заказчику автотранспорта. Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу для учета работы транспорта и начисления заработной платы водителю. В ТТН-1 необходимо правильно и полно заполнить все реквизиты накладной. При отсутствии расхождений между фактическими данными груза и данными поставщика в ТТН-1 приходной ордер (форма №М-4) выписывать не следует. На ТТН-1 ставится штамп грузополучателя с указанием количества и стоимости груза, даты и Ф.И.О. получателя материалов, а также подпись материально ответственного лица.

Когда же при приемке груза расхождения установлены, то приемка груза приостанавливается и создается комиссия с участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации для составления акта приемки (форма №М-7), который является основанием для предъявления претензии поставщику. Фактический груз в этом случае принимается по приходному ордеру (форма №М-4).

Со всеми материально ответственными лицами (экспедиторы, заведующие складами, кладовщики и др.) должен быть заключен договор о полной материальной ответственности в двух экземплярах (один - администрации, второй - экспедитору, заведующему складом). Материально ответственные лица должны знать Положение о приемке товаров по количеству и качеству, сроках составления актов с учетом специфики товаров, материалов и места составления актов (на станции или складе грузополучателя), знать требования по заполнению товарных документов, в частности ТТН-1 и ТН-2 (это бланки строгой отчетности, имеющие типографский номер и серию). Сама бухгалтерия предприятий всех форм собственности должна руководствоваться Положением о порядке использования бланков строгой отчетности от 21 февраля 2002 г. № 21, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь. Используется и другая форма накладной - товарная накладная (форма № ТН-2), которой оформляется приемка и отпуск груза, если его перемещение осуществляется без участия автотранспортных средств (почтой или нарочным), и заполняется она в двух экземплярах: первый - с подписью и печатью отправителя и получателя груза, остается у грузополучателя; второй - у грузоотправителя.

Поставщик имеет право вносить в накладную оговоренные исправления, а получатель этого делать не имеет права. При получении материалов непосредственно со склада поставщика экспедитор должен иметь доверенность, которая выписывается в одном экземпляре (форма № М-2, М-2а) и действует не более 15 календарных дней со дня выписки, а при плановых платежах - весь календарный месяц. Гражданским кодексом Республики Беларусь (ст.187) установлен срок действия доверенности (постоянной) до 3 лет. Учет выданных доверенностей ведется в специальном журнале (форма № М-3). Неиспользованные доверенности подлежат возврату и аннулированию. Актом или приходным ордером оформляются грузы, прибывшие без сопроводительных документов поставщика (неотфактурованные поставки). Стоимость груза оценивается по аналогии с предыдущими поставками или по учетным ценам. Поставки относятся в дебет забалансового счета 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Сырье и материалы заказчика, принятые в переработку (давальческое сырье), учитываются у получателя по дебету забалансового счета 003 «Материалы, принятые в переработку». Поступление материалов из собственного производства, отходов производства, материалов от списания основных средств оформляется накладными на внутреннее перемещение в двух экземплярах: один - для цеха- сдатчика, второй - складу-получателю материалов. Подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги или расчетные чеки в торговле, на рынках, у населения, у кооператоров. К авансовому отчету должен быть приложен товарный счет и кассовый чек (из магазина), если материалы приобретены на рынке или у населения, то прилагается акт (справка), где указывается дата, место покупки материалов, наименование материалов, их количество и цена, данные паспорта продавца. На поступившие материалы составляется приходный ордер.

Учет материалов на складе ведут материально ответственные лица (зав. Складом, кладовщик) в карточках количественно-суммового учета (формы № М-17), которые открывает бухгалтер и под расписку в реестре карточек передает кладовщику. Карточки открываются на год, и учет в них ведется только в натуральном (количественном) выражении. В карточках указывается наименование материалов, его цена, единица измерения, номенклатурный номер, приход и расход по каждому документу и выводится остаток после каждой хозяйственной операции. Основанием для записи прихода (поступления) материалов являются приходные ордера или накладные поставщиков, для записи расхода (отпуска) материалов являются требования (форма № М-11) и лимитно-заборные карты (форма № М-8). Первичные документы со складов передают в бухгалтерию вместе с реестром, где указывается наименование и номер сдаваемых документов. Лимитно-заборные карты на отпуск материалов в цеха предприятия сдаются в бухгалтерию не позднее первого числа следующего месяца. Реестр составляется в двух экземплярах.

В целях оперативного контроля, бухгалтер в присутствии завскладом проверяет правильность оформления документов и правильность записей в карточках, расписывается в карточках и ставит дату проверки. Такая проверка производится систематически не реже одного раза в 7-10 дней. В конце каждого месяца кладовщик заполняет ведомость учета остатков материалов (сальдовую ведомость), в которую из карточек записывается наименования материалов, единицы измерения, номенклатурные номера, цены, количественный остаток, затем бухгалтер перемножает количество на цену (выполняет таксировку) и подсчитывает общую сумму. Эту сумму бухгалтер сверяет с остатком (сальдо) по синтетическому счету 10 «Материалы». Такой учет называется оперативно-бухгалтерским, или сальдовым. Его преимущество в том, что отсутствует дублирование складского учета в бухгалтерии.

При сортовом методе учета на складе ведутся карточки в количественном выражении, а бухгалтер должен вести аналитический учет на карточках в количественно-суммовом выражении. Данные карточек затем обобщаются в оборотных ведомостях по учету материалов. Итоговые данные оборотной ведомости сравниваются с синтетическим счетом 10 «Материалы». Такой учет обеспечивает более строгий контроль за сохранностью материальных ценностей, но он более трудоемкий.

Учет материалов по партиям прихода применяется при партионном методе учета. Партия материалов - это материалы, прибывшие по одной железнодорожной накладной или по одной товарно-транспортной накладной. Каждая партия материалов должна быть отмечена специальной биркой, на которой указывается дата поступления, номер документа, срок хранения, номенклатурный номер. В бухгалтерском учете они еще различаются по ценам. Учет материалов по партиям прихода используется, если в учетной политике предприятия по расходу материалов будут применяться методы ФИФО или ЛИФО.

При использовании компьютерных программ вместо карточек учета материалов применяют ежедневно составляемые ведомости движения и остатков материалов по каждому первичному документу (накладной, приходному ордеру, акту и т.д.), по каждому номенклатурному номеру (названию) материалов по аналогии со складскими карточками. В конце месяца компьютер выдает ведомость расхода материалов по статьям затрат и объектам калькуляции.

1.4 Синтетический учет поступления производственных запасов

Таблица 1. Запись учёта материалов по фактической себестоимости

Материалы могут учитываться по фактической себестоимости их приобретения или по учетным ценам.

Выявленные во время приемки материалов недостача, бой, лом, брак, пересортица и т.д. по вине поставщика или транспортной организации отражаются по счетам следующими записями:

Таблица 2. Выявление недостачи, боя, лома, брака, пересортицы по вине поставщика

Отпускная цена поставщика является покупочной ценой для покупателя материалов, или заготовительной стоимостью. Кроме покупной цены предприятие несет расходы, связанные с доставкой груза: транспортные расходы, погрузочно-разгрузочные расходы, расходы по страхованию груза в пути следования, таможенные платежи и др. Эти дополнительные расходы называются транспортно-заготовительными расходами (ТЗР), а вместе с покупной ценой они составляют фактическую себестоимость заготовленных товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

В бухгалтерском балансе материалы отражаются по фактической себестоимости, а в текущем учете могут учитываться по фактической себестоимости приобретения (заготовления) или по учетным (фиксированным) ценам. Учетные цены используются промышленными предприятиями потому, что в течение месяца трудно, а то и невозможно, распределить транспортно-заготовительные расходы по видам поступивших материалов и определить фактическую их себестоимость.

Цифровое обозначение каждого наименования, вида, сорта материалов записывают в особый реестр, который называется номенклатурой-ценником. Указываются также единицы измерения (штуки, килограммы, метры и др.) и учетные цены каждого номенклатурного номера (наименования) материала. Эта информация вводится в машинные носители и первичные документы и предназначена для постоянного использования. При кодировании в номенклатурах-ценниках используются семи-, восьмизначные коды: первые две цифры указывают синтетический счет, две последующие цифры - субсчет, затем две-три цифры - группу материалов, остальные цифры - различные признаки материалов.

Номенклатурой-ценником пользуется не только бухгалтерия, но и отдел материально-технического снабжения, плановый и др.

Учет материалов по учетным ценам ведется в бухгалтерии на активном счете 10 «Материалы» без налога на добавленную стоимость, кроме этого используются дополнительные счета:

Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»;

Счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

На некоторых предприятиях счета 15 и 16 не используются, а ведется отдельная карточка отклонений (транспортно-заготовительных расходов) к счету 10 «Материалы».

При учете материалов по учетным ценам все расходы, связанные с заготовлением материалов, сначала относятся в дебет счета 15 с кредита 60, 76, 71 и других счетов. Затем материалы таксируются по учетным ценам (цена учетная умножается на фактическое количество материала из накладной) и списываются в дебет счета 10 с кредита счета 15. Разница между фактической себестоимостью поступившего материала и его учетной стоимостью списывается на отклонения в дебет счета 16 с кредита счета 15. Таким образом, счет 15 закрывается, а сумма на счете 10 «Материалы» и счете 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» и составляет фактическую себестоимость материалов.

Ежедневно материалы отпускаются в производство, на общехозяйственные расходы, в реализацию по учетным ценам, и только в конце месяца рассчитывается средний процент отклонений и списывается доля отклонений, относящаяся к материалам отпущенным, на те счета затрат (20, 26, 91 и др.), на которые отпущены материалы по учетным ценам.

Расчет отклонений (транспортно-заготовительных расходов) рекомендуется производить по следующим формулам:

Пример: По предприятию на начало месяца числились следующие остатки:

- по счету 10 «Материалы» на сумму 125,0 млн. руб.;

- по счету 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» - 8,0 млн. руб.;

- по счету 51 «Расчетный счет» на сумму 500,0 млн. руб.

Поставщики - это предприятия, поставляющие данному предприятию товарно-материальные ценности, электроэнергию, газ, пар, воду и т. д. Поставщик, отгружая продукцию, товары, материалы, выписывает сопроводительный товарный документ товарно-транспортную накладную, счет-фактуру или счет.

Банковский платежный документ выписывает или поставщик, или плательщик в зависимости от принятой формы безналичных расчетов.

Учет расчетов с поставщиками ведется на активно-пассивном счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Расходы по доставке на предприятие товарно-материальных ценностей можно вести как по счету 60, так и по счету 76 «Расчеты с разными Дебиторами и кредиторами.

В расчетах между предприятиями широко применяются платежные поручения и расчетные чеки при наличии средств на счете. Их от своего имени выписывает плательщик, указывая кому, сколько и за что заплатить.

При использовании приобретенных производственных запасов на производство продукции, реализация которой освобождена от НДС, сумма налога зачету не подлежит, а у покупателя производственных запасов после оплаты их продавцу относится на затраты:Дебет 20, 25, 26 и Кредит 18.

Аналитический учет по счету 60 ведется по каждому поставщику и подрядчику.

2. Анализ производственных запасов

Задачи и источники анализа производственных запасов и эффективности их использования.

На предприятии применяется большое количество разнообразных товарно-материальных ценностей. Они используются в производстве по-разному. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе, другие - изменяют только свою форму, третьи - входят в изделия без каких-либо изменений, четвертые - только способствуют изготовлению изделий и не включаются в их массу или состав. Важной предпосылкой правильного анализа производственных запасов является их классификация по назначению и роли в процессе производства и техническим признакам.

К производственным запасам относятся сырье и материалы; покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали; топливо; тара и тарные материалы; запасные части; строительные и прочие материалы.

Источником информации для анализа эффективности использования производственных запасов выступил счет 10 «Материалы». А к счету 10 могут открываться следующие субсчета, отражающие производственные запасы в зависимости от их функциональной роли в производственном процессе и образовании продукта.

1. Сырье и материалы;

2. Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали;

3. Топливо;

4. Тара и тарные материалы;

5. Запасные части;

6. Прочие материалы;

7. Материалы, переданные в переработку на сторону;

8. Строительные материалы;

9. Инвентарь и хозяйственные принадлежности;

10. Специальная оснастка и специальная одежда на складе;

11. Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации.

Кроме вышеперечисленных синтетических счетов и ведомостей по ним источником информации служат данные бухгалтерского баланса, ведомости поступления материальных ценностей, отчетов об остатках, поступлениях и расходе сырья и материалов, формы статистической отчетности 5-з, а также книг складского учета (карточек складского учета).

Задачами анализа являются:

- определение средних остатков сырья, материалов и других производственных запасов;

- изучение динамики изменения величины средних остатков;

- определение показателей оборачиваемости и длительности одного оборота производственных запасов в целом и по элементам, их динамики и изменения по сравнению с планом;

- обоснование и количественное измерение факторов изменения показателя оборачиваемости и длительности одного оборота производственных запасов;

- расчет высвобождения средств за счет ускорения оборачиваемости;

- обоснование и расчет резервов ускорения оборачиваемости производственных запасов.

Большое влияние на производственные результаты и финансовое состояние предприятия оказывает качество производственных запасов. В целях нормального хода производства и сбыта продукции запасы должны быть оптимальными.

Анализ состояния производственных запасов необходимо начинать с изучения их динамики и проверки соответствия фактических остатков их плановой потребности. Размер производственных запасов в стоимостном выражении может измениться как за счет количественного, так и стоимостного (инфляционного) факторов. Расчет влияния количественного (К) и стоимостного (Ц) факторов на изменение суммы запасов (3) по каждому виду осуществляется способом абсолютных разниц:

Данные, приведенные в таблице 3, показывают, что увеличение суммы производственных запасов произошло не столько за счет их количества, сколько за счет роста их стоимости в связи с инфляцией.

Таблица 3. Анализ состояния производственных запасов

Вид запаса	Масса, т	Цена, руб.	Остаток запасов, млн. руб.	Изменение суммы запасов, млн. руб.
	На начало года	На конец года	На начало года	На конец года	На начало года	На конец года	всего	В том числе за счёт
								Количества	Качества
А В С	500 350 180	520 330 188	2500 3200 1250	3000 4000 1500	1250 1120 225	1560 1320 282	+310 +200 +57	+50 -64 +10	+260 +264 +47
Итого	-	-	-	-	10000	13500	+3500	+300	+3200

Период оборачиваемости запасов (сырья и материалов) равен времени хранения их на складе от момента поступления до передачи в производство. Чем меньше этот период, тем меньше при прочих равных условиях производственно-коммерческий цикл. Он определяется следующим образом:

Таблица 4. Оборачиваемость производственных запасов

	Прошлый год	Отчётный год
Средние остатки производственных запасов, млн. руб.	7550	9715
Сумма израсходованных запасов, млн. руб.	36240	49960
Продолжительность оборота запасов, дни	75	70

Приведенные данные свидетельствуют об ускорении оборачиваемости запасов, а, следовательно, о повышении деловой активности предприятия. Замедление оборачиваемости запасов может произойти за счет накопления излишних, неходовых, залежалых материалов, а также за счет приобретения дополнительных запасов в связи с ожиданием роста темпов инфляции, забастовок и дефицита.

Поэтому следует выяснить, нет ли в составе запасов неходовых, залежалых, ненужных материальных ценностей. Это легко установить по данным складского учета или сальдовым ведомостям. Если по какому-либо материалу остаток большой, а расхода на протяжении года не было или он был незначительным, то его можно отнести к группе неходовых запасов. Наличие таких материалов говорит о том, что оборотный капитал заморожен на длительное время в производственных запасах, в результате чего замедляется его оборачиваемость. На нашем предприятии их имеется на сумму 270 млн. руб.

Для оперативного управления запасами делается более детальный анализ их оборачиваемости по каждому виду.

Таблица 5. Период оборачиваемости производственных запасов.

Вид запаса	Средние остатки, млн. руб.	Расход материалов, млн. руб.	Запас, дни
			По норме	фактически
А В С	1400 1120 250	7875 17568 100	50 30 90	64 25 900
Итого	9715	49960	60	70

Из таблицы 5 видно, что фактическая продолжительность оборота капитала в запасах значительно выше нормативной как в целом, так и по отдельным видам материалов, а по материалу С запасы созданы на 2,5 года и превышают нормативные в 10 раз. Следовательно, данному предприятию нужно более эффективно управлять материальными активами, не допуская образования сверхнормативных запасов.

На многих предприятиях большой удельный вес в текущих активах занимает готовая продукция, особенно в последнее время в связи с конкуренцией, потерей рынков сбыта, низкой покупательной способностью субъектов хозяйствования и населения, высокой себестоимостью продукции, неритмичностью выпуска и отгрузки и др.

Увеличение остатков готовой продукции на складах предприятия приводит также к длительному замораживанию оборотного капитала, отсутствию денежной наличности, потребности в кредитах и уплаты процентов по ним, росту кредиторской задолженности поставщикам, бюджету, работникам предприятия по оплате труда и т.д. В настоящее время это одна из основных причин спада производства, снижения его эффективности, низкой платежеспособности предприятий и их банкротства.

Продолжительность нахождения капитала в готовой продукции. (Пгп) равна времени хранения готовой продукции на складах с момента поступления из производства до отгрузки покупателям:

Таблица 6. Остатки готовой продукции

	Прошлый год	Отчётный год
Средние остатки готовой продукции, млн. руб.	1917	2860
Сумма отгруженной продукции за анализируемый период, млн. руб.	56370	80300
Продолжительность оборота средств в остатках готовой продукции, дни	12,2	12,8

Для анализа состава, длительности и причин образования сверхнормативных остатков готовой продукции по каждому ее виду используются данные аналитического и складского учета, инвентаризации и оперативные сведения отдела сбыта, службы маркетинга. С целью расширения и поиска новых рынков сбыта необходимо изучать пути снижения себестоимости продукции, повышения ее качества и конкурентоспособности, структурной перестройки экономики предприятия, организации эффективной рекламы и т.д.

Значительный удельный вес в текущих активах на многих предприятиях занимает незавершенное производство. Увеличение остатков незавершенного производства может свидетельствовать, с одной стороны, о расширении производства, а с другой - о замедлении оборачиваемости капитала в связи с увеличением продолжительности производственного цикла.

Продолжительность производственного цикла равна времени, в течение которого из сырья производятся готовые товары:

Таблица 7. Незавершённое производство

	Прошлый год	Отчётный год
Фактическая себестоимость выпущенной продукции, млн. руб.	64340	84168
Средние остатки незавершённого производства, млн. руб.	3258	3942
Продолжительность производственного процесса, дни	18,2	16,9

Анализ использования оборотных средств показывает, что более быстрое возобновление запасов может быть обеспечено за счет совершенствования материально-технического снабжения, ускорения и удешевления перевозок, улучшения организации складского хозяйства на основе его механизации и автоматизации, внедрения электронно-вычислительной техники. Большое значение для ускорения оборота имеет также организация контроля за их состоянием. Таким образом, существенными резервами ускорения оборачиваемости выступают оптимизация соотношения необходимых сырья и материалов с их наличием, а также снижение норм запасов в днях.

3. Аудит производственных запасов

Аудит -- процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта. Различают финансовый, операционный, технический, экологический, качества и прочие разновидности аудита.

3.1 Задачи и источники аудита производственных запасов

Проверку операций с материально-производственными запасами могут проводить специалисты государственных контролирующих органов, ведомственного контроля и аудиторы.

Целью проверки операций с материально-производственными запасами является установление законности, эффективности и целесообразности совершенных хозяйственных операций. Исходя из цели, задачами проверки являются:

- проверка полноты и своевременности оприходования материально-производственных запасов;

- контроль правильности документального оформления материально-производственных запасов;

- установление правильности оценки материально-производственных запасов при их оприходовании и списании в производство;

- проверка эффективности и целесообразности использования конкретных материально-производственных запасов на производственные и другие цели;

- анализ обоснованности и правильности списания транспортно-заготовительных расходов;

- проверка операций по реализации материалов.

Источниками информации при проведении проверки являются:

- бухгалтерская отчетность: Бухгалтерский баланс (форма № 1), Отчет о прибылях и убытках (форма № 2), Отчет о движении денежных средств (форма № 4), приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5);

- статистическая отчетность: Отчет о запасах топлива (форма № 12-тэк (запасы потребителей)), Отчет об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов (форма № 1 -мр (сырье и материалы)), Отчет о расходе топливно-энергетических ресурсов (форма № 12-тэк). Отчет о расходе топливно-энергетических ресурсов на производство отдельных видов энергоемкой продукции и работ (включая производство тепловой и электрической энергии) (форма № 1-тэк (энергоемкая продукция)) и др.;

- регистры бухгалтерского учета: Главная книга, журналы-ордера № 6, 10,10/1, ведомости № 10 и 11, карточки складского учета, товарные и материальные отчеты;

- документы: типовые формы по учету материально-производственных запасов, договоры на приобретение, протоколы согласования цены и поставки по сроку, ассортименту и т.п., накладные на поставку и внутреннее перемещение, лимитно-заборные карты и др., учетная политика: график документооборота, субсчета и аналитические счета в рабочем плане счетов; способы погашения стоимости предметов в составе средств в обороте. Оценка производственных запасов; отпуск запасов в производство; оценка запасов незавершенного производства; наличие и состав комиссий по инвентаризация незавершенного производства и материально-производственных запасся, график и периодичность проведения инвентаризаций незавершенного производства и материально-производственных запасов.

План аудита должен содержать:

1. информацию о характере, сроках проведения и объеме процедур оценки рисков существенных искажений, которые выполняются на начальном этапе аудита;

2. информацию о характере, сроках проведения и объеме аудиторских процедур в отношении проверки каждой существенной группы операций, остатков по счетам, раскрытия информации в бухгалтерской (финансовой) отчетности;

3. перечень других аудиторских процедур, выполняемых в соответствии с требованиями правил аудиторской деятельности.

В план обязательного аудита достоверности годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности необходимо включать проверку существенных вопросов в объеме, не менее предусмотренного перечнем согласно приложению.

В соответствии с Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 04.08.2000 N 81 "Об утверждении нормативных правовых актов" (вместе с "Правилами аудиторской деятельности "Планирование аудита", "Правилами аудиторской деятельности "Документирование аудита") аудит производственных запасов состоит:

- проверка правильности стоимостной оценки и полноты отражения в бухгалтерском учете производственных запасов и отдельных предметов в составе средств в обороте, прав аудируемого лица на них, существования запасов на конец отчетного периода;

- проверка правильности и полноты раскрытия информации о производственных запасах в бухгалтерской (финансовой) отчетности;

- проверка правильности списания производственных запасов и отдельных предметов в составе средств в обороте на затраты по производству готовой продукции (выполнению работ, оказанию услуг).

3.2 Проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности производственных запасов

Для осуществления непрерывности процессов расширенного производства предприятия, создают и пополняют запасы товарно-материальных ценностей как составной части их производственных фондов.

В обеспечении сохранности и рационального использования товарно-материальных ценностей важное значение имеет правильная организация складского хозяйства, в понятие которого входит наличие необходимых помещений и емкостей для их хранения с набором измерительных, учетных, противопожарных и охранных средств. Поэтому при осуществлении экономического контроля за состоянием хранения и сохранности товарно-материальных ценностей в первую очередь следует уделять внимание организации складского хозяйства. Особые контрольные функции в этом отношении возложены на главного бухгалтера предприятия. При его непосредственном участии осуществляется вся организаторская работа по подготовке мест хранения товарно-материальных ценностей, обеспечению их необходимыми весоизмерительными и противопожарными средствами и тарой, зачислению отдельных лиц на должности материально ответственных работников, инструктаж. С лицами, принимаемыми на должность заведующего складом, должен заключаться договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

На выявление всех недостатков в организации складского (учета) хозяйства, хранения и сохранности товарно-материальных ценностей направлен последующий контроль за указанными операциями, основной формой которого являются документальные ревизии. В ходе ревизии устанавливают наличие и состояние складских помещений и других емкостей, предназначенных для хранения соответствующих видов товарно-материальных ценностей, подъездных путей и околоскладских площадок, весоизмерительных приборов, противопожарных средств, охраны, хранения и складского учета. Проверку складских помещений и емкостей для хранения товарно-материальных ценностей рекомендуется проводить путем их осмотра в натуре в начале ревизии.

Аудиторы устанавливают техническое состояние тех или иных помещений (наличие исправной крыши, стен, полов, остекленных и огражденных оконных проемов, наружных и внутренних запоров на дверях и воротах, оборудование стеллажными полками, закромами), необходимых весов, расчетных таблиц, мерной тары и других измерительных приборов, а также поддержание режима влажности, температуры и освещенности. При этом обращают внимание на соблюдение действующего порядка клеймения весов и других измерительных приборов, обеспечения ими потребностей ревизуемого предприятия. Необходимо помнить, что материалы по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типо-, сорторазмерам материалов должны размещаться таким образом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. В местах хранения каждого вида материала должны быть прикреплены ярлыки, в которых указываются наименование, номенклатурный номер, единица измерения и норма запаса. Для хранения, например, запасных частей на складах применяют стеллажи, где на каждый вид отводится своя полка или ее часть; отдельные запасные части из-за своего веса (размера) хранятся на полу. Строительные материалы, пиломатериалы, круглый лес складывают в штабеля; для хранения сыпучих продуктов используют закрома, бункера, траншеи (зерно, корма); нефтепродукты хранятся в резервуарах, бочках.

Правильность показания весов и других измерительных материалов проверяют путем взвешивания или перевешивания заранее подготовленной партии ценностей; взвешивания гирь или измерения объема емкостей. Результаты такой проверки отражаются в промежуточном акте, который подписывает аудитор, материально ответственное лицо и другие лица, принимавшие участие в этой проверке. Если выявлены расхождения в показании приборов, то аудитор требует письменное объяснение материально ответственных лиц и устанавливает причины расхождений и последствия, к которым они могли привести или привели.

На практике нередко имеют место случаи совершения хищений и потерь из-за плохо организованной охраны и противопожарной защиты складов. В связи с этим необходимо выяснить, установлены ли надлежащие запоры, сигнализация, освещение подступов к складам, сторожевая охрана; имеются ли в наличии и в исправном состоянии противопожарные средства, соблюдены ли сроки зарядки огнетушителей.

Тщательной проверке подлежит состояние работы по приемке и отпуску товарно-материальных ценностей на складах, в кладовых и других местах их хранения. Для этого рекомендуется в процессе ревизии провести фактический контроль приема и отпуска отдельных видов продуктов и материалов. В частности, присутствуя при приемке тех или иных материально-технических средств, ревизионная группа может установить, как соблюдается установленный порядок приемки продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству. Составляются ли приемные акты и коммерческие акты в случаях нарушения целостности упаковки, пломбирования вагонов, недостач материальных ценностей в пути, правильно ли составляются внутренние документы и записи в регистрах складского учета на оприходование поступивших ценностей, производится ли их биркование, метка. При проверке отпуска отдельных видов продуктов и материалов выявляют наличие основания данной хозяйственной операции, правильность оформления затребованного и фактически отпущенного количества, своевременность отражения этой операции в регистрах складского учета. Правильность ведения учета в местах хранения ценностей оказывает большое влияние на состояние складского (учета) предприятия, так как при запущенности его создаются наиболее благоприятные возможности для нарушений и злоупотреблений. Для этого необходимо ознакомиться с фактическим состоянием складского учета на отдельных складах. Проверяется: наличие в достаточном количестве книг или инвентарных карточек складского учета материалов; правильность их заполнения и ведения по хранимым ценностям; своевременность осуществления в них учетных записей и составления ежемесячных отчетов о движении материальных ценностей; правильность и своевременность проведения их инвентаризаций, сличения ее результатов и принятия соответствующих мер по регулированию инвентаризационных разниц.

Таким образом, в обеспечении сохранности и рационального использования товарно-материальных ценностей важное значение имеет правильная организация складского хозяйства, что означает наличие необходимых помещений и емкостей для их хранения с набором измерительных, учетных, противопожарных и охранных средств. Исходя из этого, при осуществлении контроля за состоянием хранения и сохранности товарно-материальных ценностей в первую очередь следует уделять внимание организации складского хозяйства.

3.3 Аудит операций по поступлению и движению производственных запасов