Особенности документооборота предприятия

Размещено на http: //allbest.ru

1. Офис

Существует два вида толкования понятия (офиса):

1. Офис - это учреждение, на входе и выходе, которого не материальные изделия, сырье, полуфабрикаты, инструменты, а бумаги:

- письма или заключения, фиксирующие решения, принятые должностным лицом или организацией;

- договоры с некоторыми юридическими или физическими лицами (контракты, соглашения);

- распорядительные документы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуг и т.д.).

2. Офис - это служба типа канцелярии, функция которой получать и выпускать документы, а также отслеживать их движение (под документом понимается любое сообщение, передаваемое друг другу участниками бизнес-процесса).

Офис может быть самостоятельным учреждением, входить в более крупную организационную структуру, либо быть и информационно-управляющей ячейкой в сфере производства или обслуживания.

Важной особенностью офиса является то, что он является источником решений.

Офис - полноценное информационное предприятие (часто пользующееся правом юридического лица), преобразующее исходную информацию с учетом имеющихся информационных ресурсов в информационные продукты.

Автоматизация офиса идет в двух направлениях:

- автоматизация рутинной работы с документами (редактирование и печать документов, контроль их прохождения, контроль исполнения документов и т.п.)

- методические и программные средства поддержки принятия решений (СППР, ЭС и др.), которые являются специфичными для каждой отрасли или проблемы.

Использование для указанных целей вычислительной техники началось ещё в 60-х годах и прошло в своем развитии 3 этапа:

- традиционный офис

- производственный офис

- электронный офис.

Выделяют 3 модели организации информационных коммуникаций и обработки информации в офисе:

- информационную;

- коммуникационную;

- социально-техническую.

Информационная модель:

- генерирование информации (обработка и редактирование текстов);

- хранение и поиск (электронные носители, вывод на микрофише, системы управления БД);

- распространение (электронная почта, ксерокс)

- восприятие.

Коммуникационная модель:

- посылка сообщения;

- прием сообщения;

- реакция на сообщение;

- обратная связь.

Социально-техническая модель.

согласно этой модели, конечные результаты модели любой организации зависят не только от взаимосвязанной работы, но и от взаимоотношений людей, их ценностей, ориентиров.



2. Делопроизводство

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) представляет собой деятельность, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих функций.

Делопроизводство - это совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, использованием, учетом и хранением.

Делопроизводство является составной частью системы управления и включает работу по составлению перепечатки, учету (регистрации), сортировки, хранению, транспортировки различных данных.

– Задачи делопроизводства:

– Изготовление необходимых документов.

– Отражение работы организации в документах

– Обеспечение быстрого поиска нужной информации.

– Контроль за своевременностью исполнения и правильным оформлением документов.

– Сохранность коммерческой тайны.

– Экономия затрат времени и сил работников организации.

– Структура делопроизводства.

Документирование - это запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам.

Система документации - это совокупность документов, определенным образом упорядоченных, взаимосвязанных и составляющих целостное системное образование.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, в установленном порядке, образующихся в процессе деятельности организации с указанием срока их хранения.

Документооборот - это процесс прохождения документа по инстанциям с момента его создания (получения) и до завершения исполнения (отправки).

Стадии документооборота:

– Прием и первоначальная обработка документов и корреспонденции (ознакомление), сортировка, регистрация, рассмотрение документа руководителем, наложение резолюций.

– Непосредственное исполнение документов (составление черновиков, утверждение, техническое изготовление).

– Отправка документов и корреспонденции.

– Контроль и проверка исполнения документов.

– Хранение документов.

– История делопроизводства.

Термин делопроизводства появился на территории Беларуси в конце 18 начале 19 века одновременно с введением русского языка в учреждениях государственного управления и внедрения российских принципов в них. Возник термин в XVI веке в центральных органах управления Российского государства, который называется приказом. Процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов в приказах назывался производством дел.

3.Классификация документов

Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства или различия.

Документы классифицируются по разным признакам:

1. По способу фиксации информации: бумажные, электронные

2. По содержанию: первичные (фиксирующие исходные данные) и сводные документы (фиксируются данные из первичных документов).

3. По наименованию: приказы, письма, протоколы, решения, акты и др.

4. По месту составления: внутренние и внешние документы

5. По срокам исполнения: срочные документы и не срочные документы, срок которых не устанавливается.

6. По происхождению: служебные (затрагивающие интересы организации) и личные (касающиеся конкретного лица и являющиеся именными).

7. По гласности: обычные, секретные, для служебного пользования

8. По юридической силе: подлинные, подложные

9. По стадии создания: подлинник (документ, окончательно отредактированный соответствующим образом ,оформленный и подписанный) и копия (полное воспроизведение подлинного документа, она заверяется подписями ответственных работников аппарата управления и печатью учреждения).

10. По срокам хранения: документы постоянного срока хранения, временного срока хранения до 10 лет, длительного срока хранения ,свыше 10 лет.

4. Документ

Система рыночных отношений обуславливает высокую значимость информации, необходимой для принятия управленческих решений. Важным носителем информации является документ

Документ-это материальный объект с информацией, закрепленный человеком для ее передачи во времени и пространстве.

Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. В документах находят отражение результаты работы различных предприятий, органов их управления, связанных тесным образом с изучением информации, проработкой и подготовкой необходимых решений, оформлением и выпуском соответствующих изменений документов.

Функция документа - это целевое назначение, присущее только ему.

1 Информационная функция включает запечатление (фиксация), сохранение, передачу информации.

2. Социальная функция - это отражение в документе информации о продажах, происходящих в обществе или информации о месте, роли и деталях конкретного человека в обществе.

3. Коммуникативная функция - это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры: 2 категории документов:

а) документы, ориентированные в определенном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному).

б) снизу вверх (от подчиненного к руководителю) - это документы двухстороннего действия.

4. Правовая функция - это функция фиксации закрепления и изменения норм и правоотношений.

5. Функции учета - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

5. Унификация и стандартизация

Унификация документов заключается в установлении единообразия, состава реквизитов и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводиться в целях сокращения их количества, типизации форм, снижение трудности обработки, более эффективного применении техники и ЭВМ.

Разработанные унифицированные формы документов объединяются в унифицированную систему документов (УСД).

УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Задачи УСД

1. Обеспечение методического и организационного единообразия в области разработки, применения и ведения унифицированных форм документов;

2. Сокращение количества существующих форм документов;

3. Упорядочение информационных потоков.

Роботы по унификации документов включают:

1. Установление номенклатуры действующих форм

2. Построение единой модели документов для группы однообразных задач с использованием формуляра-образца

3. Разработку структур документов

4. Создание общих орфографических правил построения документов

5. Определение методов контроля информации документа.

УСД включает:

Документы международных организаций, устанавливающие унифицированные системы документооборота

Межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственным стандартам, устанавливающие состав и содержание работ по унифицированным формам документов, которые принимаются организациями стран СНГ. Стандарты и руководящие документы РБ.

Нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения.

6. ОРД

Организационно-распорядительная документация - это документация, применяемая при оформлении организационной и исполнительной деятельности организации (учреждения). В состав организационно-распорядительных документов входят: - организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений, работников;

- распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, решение, постановление). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам; - информационно-справочные документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, доверенность, телеграмма, телефонограмма и др.). Эти документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия. - документы по кадрам организации (приём, перевод, увольнение с работы, оформление отпусков, поощрений, взысканий). Эти документы используются в деятельности кадровой службы организации. Формуляр-образец.

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения составляют формуляр-образец документа. Максимально возможный перечень реквизитов составляет 32 наименования. Для каждого конкретного вида документов применяются не все реквизиты, а лишь те из них, которые соответствуют документам данного типа. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать СТБ 6.38-2004. Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

7. Бланк документа

Бланк документа -- это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические знаки («уголки», «отрезки прямой линии», «крестики»), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов, поля не менее: 20 мм -- левое; 10 мм -- правое; 20 мм -- верхнее; 20 мм -- нижнее. Стандартом установлены следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк согласно учредительным документам организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, в целях ускорения оформления, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны -- угловое и продольное. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14, и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.). Реквизит - это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени. Так, например, реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование подразделения» показывают положение документа в пространстве. Положение документа во времени определяется его датой. Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит - это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр-образец содержит все реквизиты, входящие в конкретные документы. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов отражает наиболее часто применяемую их последовательность

8. Виды реквизитов

1) гос. Герб РБ, оформляется вверху в центре документа, только в документах составленных в гос. учереждениях.

2) эмблема организации, часто употребляемая на стандартных бланках в правом углу, либо посередине вместо герба.

3) код организации по общегражданскому классификатору (ОКПО) в верхнем правом углу.

4) код документа по общегос. Классификатору (ОКУД).

5) наименование вышестоящей организации по середине документа.

6) наименование организации посередине либо справа.

7) наименование структурного подразделения, под реквизитам наименование организации

8) почтовый адрес и другие коммуникационные данные, т.е. телефон, факс, е-маил, № счета, наименование банка, данные посылателя, оформляются справа или с ОКПО (слева).

9) название, виды документа (проторол, приказ, акт) по центру или справа.

10) дата и номер документа, может быть написан от руки и набран.

11) ссылка на номер и дату входящего документа (вписывается от руки)

12) гриф ограничения доступа к документу (секретно, комм. Тайна, лично) в скобках круг лиц которым доступен документ.

13) адресат - кому направляется данный документ, слева указываются правила оформления: иминительный падеж организации, куда направляется документ, но если должность, то в дательном падеже, инициалы после фамилии если имеется указание «господин»; если без, то инициалы а затем фамилия; может быть не один адресат (не более 4 на одном документе), если их больше, то составляют список на рассылку, в документе будет приложение: список на рассылку;

14) гриф утверждение производится 2 способами:

1) на самом документе в левом верхнем углу, слово «утверждаю», на сл. Строке наименование должности, сл. Строка ФИО, сл. Строка дата (если утверждается руководителем организации);

2) распорядительным другим документом, если данный документ утверждается вышестоящим органом в том же углу словом «утверждаю», кем, №, дата;

15) резолюция, выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе и дает соотв. Указания, наклад-ся между адресатом и самим письмом от руки,

16) Заголовок к тексту; употребляется во всех документах, оформляется в предложном падеже, в правой части документа.

17) Отметка о контроле вкл. дату взятия на контроль и дату исполнения (на полях с права).

18) Собственно текст.

19) Отметка о наличии приложения (после текста); пишется приложение, ставится : , план мероприятий, указывается в 3-х экземплярах на 2-х листах.

20) Подпись, справа должность с лева инициалы + фамилия, а по центру место, для подписи; если подписей несколько то они ставятся с низу вверх по возрастанию, а сам процесс подписывания в обратном порядке. На документах связанных с денежно материальными средствами, бухгалтерских документах, подпись заверяется гербовой печатью.

21) Печать захватывает часть должности. Если документ не связан с материальными средствами, то достаточно подписи, Печать на фирменном бланке организации необязательна.

22) Гриф согласование: внутренний и внешний, внутреннее согласование оформляется: большие буквы СОГЛАСОВАНО, ниже должность, подпись ФИО на следующей строке, ниже дата.

23) Визы документально оформляются после подписи (обязательно проставление даты в визах); подразумевают факт ознакомления с документом.

24) Фамилия исполнителя и номер его телефона (в левом нижнем углу документа).

25) Отметка о заверении копии (копия воспроизводит информацию подлинника), ставится после подписи на копии в виде печати.

26) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (в левом нижнем углу № дела, подпись секретаря и дата поступления).

27) Отметка о переносе документа на компьютер (левый нижний угол, диск, папка, подпапка, файл)



9. Адресованные

Не менее важным является знание порядка адресования. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Адресование, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок написания адресата разработан достаточно подробно.

Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное. Реквизит "Адресат" Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:

– наименование учреждения, организации (в именительном падеже); наименование структурного подразделения (в именительном падеже); указание должности получателя (в дательном падеже);

– инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией

– почтовый адрес. Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ.

10.Текст и его элементы

Размер шрифта - 14, а шрифт - Times New Roman.

Для различных текстовых работ употребляют форматы бумаги:

А4 (210*297мм)А5 (148*210мм)А3 (297*420мм)

Левое поле - 35мм. Правое поле - 8мм.Верхнее поле - 20мм.Нижнее поле - 18мм При печатании текста на обратной стороне листа меняются: левое - 8мм, правое - 35мм. Компьютер позволяет устанавливать зеркальные поля.

Для установки размера полей в текстовом редакторе Microsoft Word пользуются командой: Файл - Параметры страницы. В появившемся окне закладка Поля.

В этом же диалоговом окне можно установить размер страницы, на которой будет печататься текст.

Размер бумаги: как выбрать другой размер.

1) размер бумаги;

2) задавая ширину и высоту листа можно изменить ориентацию:

а) книжная;

б) альбомная;

Изменять поля можно также с помощью линейки.

3. Первую строку каждого абзаца печатают, отступая на 13мм (на печатающей машинке 5 ударами, на компьютере тоже можно 5 пробелами). Установить красную строку можно командой Формат - Абзац. В окошке первая строка выбрать отступ и он автоматически установится на 1,27см (можно не изменять). Щелкнуть ОК.

4. Тут же можно устанавливать межстрочный интервал. Его можно устанавливать - одинарный, полуторный, двойной, точно заданный.

5. Нумерация страниц начинается со второй. Обычно номер страницы проставляется посередине верхнего листа. Но можно выбрать любой вид проставления номеров. Номера страниц не печатаются, а проставляются с помощью команды Вставка - Номера страниц.

Выбирается положение номера:

– вверху страницы,

– внизу страницы

– и выравнивание его по странице:

– слева, от центра, справа, внутри, снаружи.

Также указываем, ставить ли номер на первой странице. Для нумераций страниц моно использовать колонтитулы (Вид - Колонтитулы). Они обычно содержат номера страниц, названия глав и параграфов, название и адрес фирмы и т.п.

6. Не рекомендуется начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице, лучше начать новый абзац на другой странице.

7. Не рекомендуется, чтобы заголовок оставался на предыдущем листе.

8. Текст может делиться на составные части: главы, пункты, подпункты.

9. Каждая составная часть должна иметь номер. Нумерация производится арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

9.1. Номер главы должен состоять из одного числа: 1, 5, 7 и т.д.

9.2. Номер пункта составляется из номера главы и номера пункта, разделенных точкой: 1.1., 1.2., …

9.3. Номер подпункта - из номера главы, номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой: 1.1.1., 1.1.2., …

9.4. При более мелком делении сохраняется тот же принцип.

11. Сокращение слов

В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами. В настоящее время для правильного сокращения слов необходимо использовать нормы, содержащиеся в ГОСТ 7.12-93 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила «Как правило, сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. две сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться словаре сокращений. В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц, должностей, учреждений, географических названий, терминов и т. п. Нежелательны и спонтанные (авторские) сокращения. Но можно использовать сокращения, принятые в данном документе.

12. Организационные документы

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Основные разделы текста устава: общие положения; организационное единство; регламент деятельности; финансово - материальная база; отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.. Основные разделы текста должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность. Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Основные разделы текста положения: общие положения; основные задачи; функции; права; организация работы.

13. Распорядительные документы

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, решения, постановления. Приказ - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, направленный на решение основных задач, стоящих перед данным органом. Приказы в организации делятся на два вида: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности. Приказы по личному составу касаются всех изменений, происходящих с кадрами - прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков и так далее. Приказы по основной деятельности охватывают все изменения, происходящие в структуре организации - реорганизация, ликвидация, реструктуризация, регулирование финансовых вопросов, вопросов материально-технического снабжения и так далее. Приказы оформляются либо на общем бланке, либо на бланке конкретного предприятия.

14. Информационно-справочные документы

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; ревизии; расследования несчастных случаев, аварий и др.

15. Документы по личному составу

Виды документов по личному составу Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся: трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника); трудовые книжки; личные дела лицевые счета по заработной плате. Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации. Трудовой контракт (договор) - документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник. Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации (предприятия) на другую работу. Заключение трудового контракта с работником не исключает издания приказа по личному составу о зачислении его на работу. Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях независимо от их формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Личная карточка Основным документом по учету персонала организации (предприятия) является личная карточка формы Т-2, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу. Все записи в карточке при её оформлении делаются на основании документов, предоставленных работниками

16. Состав личного дела

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу. Документы: заявление о приеме на работу; трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения; личный листок по учету кадров и дополнение к нему; анкета (автобиография); документы об образовании (копии); документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования; рекомендательные письма или характеристики; должностные инструкции (регламенты); аттестационные листы, отзывы, представления; паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии); заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объектив; и др.

17. Расчетно-денежная документация

документ реквизит номенклатура архивирование

Обязательным условием осуществления финансово-расчетных операций является их документирование. Ни одна расчетная операция не может быть проведена без подтверждения ее соответствующими документами. Отличительной чертой расчетно-денежной документации является ее строгая стандартизация. Для стандартных документов устанавливаются определенные реквизиты, место их расположения, формат, цвет и качество бумаги. Финансово-расчетная документация оформляется в основном на специальных бланках. Платежи организаций друг другу за продукцию, товары, услуги, а так же их расчеты с финансово - кредитной, налоговой системой осуществляется главным образом в безналичном порядке, т.е. посредствам перечисления денежных средств в банк со счета плательщика на счет получателя. Банковские правила предусматривают разнообразные формы безналичных расчетов. Расчетные операции и учет средств предприятия осуществляет такое структурное подразделение, как бухгалтерия.



18. Письмо

Как известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-информационным документам в первую очередь, переписку, протоколы, предложения, представления. Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов - деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями - как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации - деловые письма Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером. Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам. По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые: По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные: По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные: По форме отправления деловые письма разделяют на: традиционные почтовые отправления); электронные письма и факс. По структуре деловые письма разделяют на: регламентированные, нерегламентированные, по цели деловые письма разделяют на: информационные, рекламные письма



19. Этикет

Этикет -- это правила поведения и общения людей, принятые в данном обществе. (Это слово -- французское, в переводе на русский язык оно означает „ярлык”, „этикетка”), Этикет -- внешнее проявление отношений между людьми, он способствует поддержанию благоприятного морально-психологического климата в коллективе и обществе в целом. Этикет -- это проявление культуры личности, его можно рассматривать как практическое преломление моральных принципов и норм в поведении людей. Под словом „этикет” также понимают порядок проведения определенных церемоний. Если понятие „этикет” включает в себя обязанности людей по отношению друг к другу, нормы и правила их поведения и общения во всевозможных ситуациях, то понятие „служебный этикет” действует в более узкой области -- оно определяет нормы и правила поведения и общения людей только на службе. Речевой служебный этикет -- это правила речевого поведения на службе. В книге не рассматриваются вопросы этикета проведения деловых бесед, совещаний, публичных выступлений, а лишь этикет в деловом письме.

20. Телефонный разговор

Технический прогресс, принесший человечеству телефон и телеграф, значительно сузил сферу применения письма. В управленческой деятельности к письму, как правило, обращаются тогда, когда нельзя ограничиться телефонным разговором или телеграммой. Невозможно представить себе современную деловую жизнь без телефона. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или ехать в другое учреждение. Преимущество телефонного разговора сравнению с письмом такое же, как и устной речи перед письменной телефонная связь овес почивает непрерывный двусторонний обмен информацией на любом расстоянии. По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и часто первым шагом на пути к заключению договора является телефонный разговор. Неумение вести служебный телефонный разговор, является, в частности, у руководителей, пробелом в их профессиональной подготовке и экономически обходится намного дороже, чем это кажется на первый взгляд. Так, американский специалист по организации управления А. Маккензи среди 15 основных причин потери времени руководителем поставил на первое место телефонные звонки. Плохая подготовка к телефонному разговору, неумение выделить в нем главное, лаконично и грамотно излагать свои мысли приводит к значительным потерям рабочего времени (до 20--30%).Залогом успешного проведения служебного телефонного разговора являются компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приема ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Необходимо, чтобы служебный телефонный разговор велся в спокойном тоне и вызывал положительные эмоции.

21. Документооборот

Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил: максимальное сокращение инстанций прохождения документов исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным. К качественным характеристикам документооборота относятся: характеристики документопотоков (состав документов, их содержание); маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов); периодичность (стадии документооборота); направленность движения.

22. Входящие документы

Поступившие в организацию документы проходят этапы обработки: первичная обработка документов. Заключается в проверке правильности доставки писем, при этом фиксируется факт поступления, правильность и целостность вложений, правильность адресования.

Предварительное рассмотрение. Проводится секретарём, с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрации это фиксация фактов поступления или создания в организации документа, путем проставления на нем регистрационного индекса, с последующей записью о документе в регистрационных формах.

Индексация документов это проставление при регистрации их порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения или составления и хранения документов.

Журнал регистрации входящих документов

№ пп, дата поступления и индекс, корреспондент, краткое кому направлен документ, отметка об исполнении.

Рассмотрение документов руководством. Руководитель должен определить руководителя, дать указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Направление документа на исправление.

Контроль исполнения.

Подшивка документов в дело (реквизит №30 в левом нижнем углу).

23. Исходящие документы

Составление проекта исходящего документа

– Согласование проекта документа

– Проверка правильности проекта документа

– Подписание руководителем

– Регистрация документа

– Простановка индекса на документе

– Проверка правильности адресования

– Отправка документа адресату

– Подшивка второго экземпляра к делу.

Журнал исходящих внутренних документов

Дата и индекс документа, адресат (кому), краткое содержание док-та, заголовок, отметка об исполнении

Внутренние документы создаются и используются в данном учреждении, организации, предприятии.

Обращение внутренних документов на этапах их подготовки оформления организуются в целом аналогично порядку прохождения исходящих документов. А на этапе исполнения - входящих.

Учет объема документооборота.

Учет объема документооборота - означает учет и количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних) исходящих организацией за выбранный отрезок времени.

Результаты учета документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Сведения об объеме документооборота необходимы при установлении структуры штатной численности службы ДОУ. Выборе технологии работы с документами и технических средств для механизации делопроизводственных процессов определения степени загрузки службы и отдельных работников.

24. Регистрация документа

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, канцелярии) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях. В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации. Регистрация должна быть однократной, т. е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.

Составление номенклатуры дел -- это процесс разработки документа, систематизирующего и отражающего список дел, ведущихся в организации. Составление номенклатуры дел должно соответствовать определённым правилам. На практике при сколько-нибудь крупном документообороте (когда невозможно помнить каждый документ отдельно) использование номенклатуры дел является практически обязательным для работы отделов бухгалтерии и кадровой службы. Составление номенклатуры дел подразумевает охват всех документов, созданных организацией с момента основания. Основная задача данного списка -- это систематизация всех бумаг и определение как системы архивного хранения документов, так и процесса работ с ними. Важной практической стороной применения номенклатуры дел является тот факт, что этот документ содержит сроки хранения для каждого дела, что даёт возможность определять ценность документов в кратчайшие сроки, а также очень помогает в составлении различных описей. Номенклатура дел является одним из базовых документов в делопроизводстве компании: на основе данного документа может разрабатываться картотека и система регистрации новых дел.

25. Формирование дел

Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. Группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Объем дела не должен превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министра, распоряжения главы администрации и т.д., и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Не допускается формирование в одно дело разных видов распорядительных документов (например, приказов, распоряжений и указаний). Оформление дел. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, в них не проводить пере систематизацию документов внутри дел, листы дела не нумеровать, а заверительные записи не составлять. Завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению.

26. Архив

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должны проводить квалифицированные специалисты, которые в своей деятельности должны руководствоваться действующем архивном законодательством. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

В архив поступают: законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

- документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

- документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации;

- личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив; служебные и ведомственные издания; научно-справочный аппарат к документам архива.

Сроки хранения документов Процессы делопроизводства устроены таким образом, что рано или поздно у большинства документов истекает срок хранения.

Для того чтобы не складировать у себя в офисе лишнюю макулатуру, необходимо точно знать сроки и порядок хранения документов. Существуют следующие сроки хранения документов в архиве: кратковременные: менее 10 лет (1 год, 3 года или 5 лет); долговременные: более 10 лет (10 лет, 30 лет, 75 лет); часть документов подлежит уничтожению.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. К примеру, для документа, который «отслужил» в апреле 2011 года, срок его хранения начинается с 1 января 2012 года.



27. Конфиденциальность

Конфиденциальное делопроизводство - это разновидность работы с документами, которая в качестве составной части входит во многие курсы делопроизводства. Работа в этой сфере тесно связана с понятием коммерческой тайны. Это вид информации, доступ к которой тем или иным образом ограничен, причём это ограничение связано с интересами её обладателя и его коммерческой деятельностью, то есть деятельностью, направленной на получение прибыли. При этом нужно отметить, что коммерческую деятельность могут осуществлять и некоммерческие организации в той мере, в которой она соответствует её целям. Соответственно, понятие коммерческой тайны имеет отношение и к осуществлению делопроизводства в некоммерческих организациях. Кроме того, наряду с понятием коммерческой тайны, курсы делопроизводства рассматривают и понятие служебной тайны, также имеющее отношение к конфиденциальному делопроизводству. Служебная тайна - это информация, которая принадлежит органам власти на различных уровнях и при этом составляет коммерческую тайну каких-либо других субъектов или имеет особую ценность для самих органов власти. Доступ к этой информации ограничен соответствующими предписаниями и осуществляется по служебной необходимости. Таким образом, конфиденциальное делопроизводство включает в себя работу с документами, составляющими служебную или коммерческую тайну. При этом не существует общегосударственных нормативных актов, которые регламентировали бы делопроизводство в этой области. Поэтому правила работы с такими документами могут существенно отличаться на каждом конкретном предприятии или фирме. Однако в любом случае они руководствуются определёнными общими принципами, служащими для обеспечения информационной безопасности.



28. Претензия

Претензия - документ о нарушении контрактных обязательств и требование о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Претензии предъявляются в отношении - качества товаров, объемов и его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта. Доказательством обоснованности предъявления претензий служат приложения к претензии, такие документы, как: акт приёма-передачи товара по количеству и качеству, коммерческий акт, сертификат качества и др. Претензия подписывается - руководителем предприятия, гл. бухгалтером и заверяется печатью. Согласно действующему законодательству, предприятия и организации обязаны принять меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма. Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий. В претензионном письме, кроме общих реквизитов письма, должны быть указаны:

- требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить ему;

- основания требований заявителя;

- срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом;

- при необходимости -- банковские реквизиты заявителя.



29. Оргтехника

Средства механизации и автоматизации управленческого труда называются средствами организационной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами обработки документов. Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть номенклатуры средств изменила свои габариты, технические характеристики и прочие, появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т.д.

Поэтому принято считать, что малая оргтехника - эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда. Классификация средств организационной техники носители информации; средства составления и изготовления документов; средства репрографии и оперативной полиграфии; средства обработки документов средства хранения, поиска и транспортировки документов; другие средства оргтехники.

Понятие техническое обслуживание, ремонт и модернизация имеют общие черты и нередко бывает что одно понятие может быть подменено другим, что может повлечь за собой ошибку при отражении соответствующих операций в бух и налоговом учете.