Современные информационные технологии в экономической науке и практике

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Современные информационные технологии в экономической науке и практике

СОДЕРЖАНИЕ

1. Место и роль информационных систем в профессиональной деятельности бухгалтера

2. Классификация бухгалтерских информационных систем: обзор российского рынка

3. Состав функциональных задач бухгалтерских информационных систем крупного и среднего промышленного предприятия

4. Состав и структура бухгалтерских информационных систем для малых предприятий

5. Особенности бухгалтерских информационных систем в торговле

Список используемой литературы

1. МЕСТО И РОЛЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БУХГАЛТЕРА

информационная система бухгалтерский

Бухгалтерская информационная система представляет собой подсистему комплексной информационной системы управления предприятием и занимает в ней центральное место. Задача комплексной системы заключается в том, чтобы упорядочить информационные потоки, минимизировать объемы первичной информации за счет сокращения ее дублирования, предоставить эффективный доступ к информационным ресурсам предприятия менеджерами всех уровней для принятия мотивированных управленческих решений.

Место и роль бухгалтерской информационной системы в системе управления обусловлены следующими факторами:

- обязательность ведения бухгалтерского учета для всех предприятий независимо от вида, формы собственности и подчиненности;

- потребность предприятий регулярно и своевременно предоставлять бухгалтерскую отчетность в налоговые органы;

- бухгалтерский учет - наиболее формализованная задача в системе управления предприятием;

- относительная простота создания алгоритмов, описывающих процессы бухгалтерского учета.

Бухгалтерская информационная система взаимодействует с другими информационными системами внутри предприятия. Между бухгалтерской информационной системой и кадровой системой предприятия существует тесная информационная связь. Информация о штатном расписании, движении персонала, табельном учете ведется кадровой службой предприятия, но эта же информация является основной для такого участка бухгалтерского учета, как учет труда и заработной платы. Многие софтвертные компании активно ведут разработку систем автоматизации управления персоналом, которые взаимодействуют информационно с бухгалтерскими системами. Например, компания « Инфософт» известная, как разработчик тиражируемых программ бухгалтерского учета серии «Интегратор» и программ «Зарплата», которые имеют гибкие инструментальные средства настройки на специфику работы предприятий. Новая разработка фирмы представляет собой корпоративную систему в архитектуре клиент - сервер и ориентирована на работу с серверами Oracle, SQL Base, Microsoft SQL Server. Первым тиражируемым модулем новой разработки, выпущенной в продажу, явился программный продукт «Управление персоналом», который автоматизирует работу отдела кадров, обеспечивает ведение штатного расписания, табельного учета, поддерживает информационную связь с программой «Зарплата». Работа выполняется в единой информационной среде. Все пользователи могут обращаться к базам данных в режиме реального времени. В подсистеме реализован учет фактически отработанного времени. Учет рабочего времени ведется по записям об отклонениях от графика рабочего времени каждого сотрудника либо регистрацией фактически отработанных дней/часов.

Кроме автоматизированного расчета данных табельного учета за каждый день программа формирует сводный табель, группирующий информацию об отработанном времени для каждой ставки каждого сотрудника по видам рабочего времени за месяц. Информация сводного табельного учета служит основой для расчетов, проводимых бухгалтерией по оплате труда работников предприятия.

Другой важной составляющей в комплексной системе управлением предприятием является система делопроизводства и электронного документооборота. Переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, своевременном использовании, распространении и хранении информации. Системы электронного документооборота предназначены для управления электронными документами. Они дают возможность и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, регулировать документооборот. Примером такой системы является Евфрат-Документооборот, которая функционирует в трехуровневой архитектуре клиент - сервер и решает следующие основные задачи:

1) Интеграция с системами создания документов:

- система поддерживает наиболее популярные форматы документов;

- OCR CuneiFORM позволяет вводить бумажные документы в текстовые файлы или в графические форматы для хранения документов;

- Netscape Navigator, MS Internet Explorer ( наиболее популярные программы работы с интернетом);

- Microsoft Office.

2) Работа с документами в делопроизводстве:

- регистрация;

- контроль исполнения;

- передача документов.

3) Систематизация архивного хранения:

- корпоративный электронный архив;

- персональные электронные архивы.

Все большее значение в работе бухгалтера приобретает информация нормативно-правового характера, поэтому использование справочно-правовых информационных систем становиться частью профессиональной деятельности бухгалтерской службы предприятия.

Не менее важно для бухгалтерской информационной системы взаимодействие с информационными системами внешних пользователей такими как: пенсионный фонд, страховые компании, банки, федеральное казначейство, аудиторские фирмы, органы статистики, таможенные службы, налоговые органы.

Информационные системы налоговых органов. Для осуществления управления подразделениями Министерства РФ по налогам и сборам по заказу министерства была создана информационная система «Налог». Между информационной системой «Налог» и бухгалтерской информационной системой имеется тесная информационная связь. Существующая ныне практика передачи бухгалтерской отчетности в налоговую инспекцию на бумажных носителях устарела. Современные технические и программные средства передачи данных по каналам связи позволяют освободить бухгалтера и налогового инспектора от ежеквартальной личной встречи в налоговой инспекции.

Информационные системы Пенсионного фонда России. Для обеспечения соблюдения действующего законодательства, создания мотивации к полной уплате страховых, пенсионных взносов, а так же налаживания контроля за правильным назначением пенсий и учета трудового вклада граждан в Пенсионном фонде России была разработана Система индивидуального учета данных о населении.

Для организации информационного взаимодействия между информационной системой ПФР и бухгалтерскими информационными системами предприятий разработаны специальные программные комплексы, с помощью которых в бухгалтериях предприятий подготавливается на магнитных носителях информация, необходимая ПФР.

Информационные системы Федерального казначейства. В настоящее время в большинстве органов Федерального казначейства для учета доходов Федерального бюджета и распределения регулирующих налогов между бюджетами различных уровней применяется централизованно разработанный программный комплекс «Казна».

Учет расходов Федерального бюджета с лицевых счетов получателей средств, открываемых в отделениях Федерального казначейства, обеспечивает использование программных комплексов «Смета-W» и «Смета-F».

Информационные системы органов статистики. Наиболее широкое применение в Госкомстате РФ получил программный комплекс «Форма», предназначенный для автоматизации проектирования электронной обработки данных. Этот комплекс позволяет осуществлять ввод, контроль и запись первичных статистических отчетов, формирование сводных итогов и печать сводных отчетов.

Информационное взаимодействие между государственной статистической информационной системой и системами бухгалтерского учета предприятий осуществляется благодаря использованию пакетов прикладных программ подготовки и первичной обработки статистических отчетов на уровне предприятия, организации.

Взаимодействие бухгалтерской информационной системы с другими информационными системами внутренних и внешних пользователей повышает уровень требований к профессиональной компетентности бухгалтера, поскольку бухгалтер теперь должен владеть не только теорией и практикой бухгалтерского учета, но и иметь навыки работы в конкретной бухгалтерской информационной системе, уметь подготовить информацию для информационных систем внешних пользователей.

2. КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ: ОБЗОР РОССИЙСКОГО РЫНКА

Перед администрацией предприятия, организации, фирмы возникает проблема выбора бухгалтерской информационной системы в соответствии со спецификой производственно-хозяйственной деятельности, финансовыми возможностями и другими особенностями данного предприятия.

Существуют классификационные признаки, по которым можно сгруппировать бухгалтерские информационные системы.

По первому классификационному признаку могут быть выделены бухгалтерские информационные системы, предназначенные для малых, средних и крупных предприятий.

Пакеты бухгалтерских информационных систем, используемые на малых предприятиях:

- «Баланс в 5 минут» (фирма «Аквилон»);

- «Бухкомплекс» («Атлант-Информ»);

- «КомТех» («Компьютерные технологии»);

- «1С- Бухгалтерия» («1С»);

- «Парус» («Парус»);

- «Русский стиль» («Русский стиль»);

- «Турбо-бухгалтер» (ДИЦ);

- «Янус» («Порт»);

- «Экфин» («Макро-Башкирии»);

- «БЭСТ-ОФИС» («Интеллект-сервис»).

Пакеты бухгалтерских информационных систем, используемые на средних предприятиях:

- «Бухгалтерия» («Новые системы»);

- «БухКомплекс» («Атлант-Информ»);

- «Гобсек» («Аклис»);

- «Финэко» («Авэр»);

- «БОСС-бухгалтер» («АйТи»);

- «БЭСТ» («Интеллект-Сервис»);

- «КомТех» («Компьютерные технологии»);

- «Парус» («Парус»);

- «Лука» («Плюс/Микро ЛТД»);

- «Капитал» (« Аспект»);

- «Галактика» («Галактика»);

- «Инфо-Бухгалтер» («Информатик»);

- «Интегратор» («Инфософт»).

Пакеты бухгалтерских информационных систем, используемые на крупных предприятиях:

- «Галактика» («Галактика»);

- «Парус» («Парус»);

- «БОСС» («АйТи»);

- «БЭСТ» («Интеллект-Сервис»);

- «Лагуна» («Аккорд-Софт»);

- «Флагман» («Инфософт»);

- «ABACUS FINANCIAL» («Омега»);

- NS 2000 («Никос-Софт»);

- «Конкорд» («Колумбус АйТи Партнер»);

- «АКСАПТА» («Колумбус АйТи Партнер».

Второй признак классификации- степень охвата функций бухгалтерии. По этому признаку определяются следующие виды бухгалтерских информационных систем:

- мини бухгалтерия;

- интегрированная система бухгалтерского учета;

- комплексы бухгалтерских АРМ.

Отличительными чертами систем класса «мини-бухгалтерия» являются небольшой объем учетных операций и отсутствие функционального деления по участкам учета. Набор функций, реализованных в программах данного класса, ограничен.

Такие системы предназначены главным образом для бухгалтерий численностью от одного до трех человек, без ярко выраженной специализации сотрудников на конкретных разделах учета и обладающих достаточной бухгалтерской квалификацией.

Этот класс, ориентированный на малый бизнес, включает в себя большое количество популярных сегодня программ, достаточно универсальных и логически законченных, под общим названием «Проводка - Главная книга - Баланс», выполняющих в основном функции ведения синтетического и несложного аналитического учета.

К программным продуктам этого класса, имеющим наибольшую популярность и распространение, можно отнести следующие пакеты:

- «1С- Бухгалтерия»;

- «Турбо - Бухгалтер»;

- «Финансы без проблем»;

- «Финансист - 2»;

- «Инфософт».

Кроме использования этих пакетов на малых предприятиях, возможно их применение как головных модулей на средних и крупных предприятиях.

Интегрированные бухгалтерские системы предоставляют пользователям более широкие возможности по сравнению с классом «мини - бухгалтерия» и обеспечивают ведение учета по всем основным участкам. Их отличительной особенностью является возможность организации учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе, на основе которой формируется отчетность.

Интегрированные бухгалтерские системы позволяют организовать работу и в локальной сети. При этом на каждом компьютере, как правило, работает вся система, а для разделения учета используются лишь определенные ее возможности.

Программные продукты этого класса также ориентированы на функционирование в небольших хозяйственных субъектах, хотя нередко используются на средних и даже крупных предприятиях. Наиболее известными программными пакетами являются «Парус» («Парус»), «БЭСТ» («Интеллект-Сервис»), БОСС («Айти»).

Комплексы бухгалтерских АРМ ориентировано на использование в бухгалтериях средних и крупных предприятий при наличии явного разделения функций между бухгалтерами. Бухгалтерский комплекс представляет собой систему из отдельных взаимосвязанных АРМ (например, «Финансы», «Заработная плата», «Склад», «Торговый зал»), каждый из которых предназначена для автоматизации отдельного участка бухгалтерского учёта.

Работа отдельных АРМ может быть организована как на одном, так и на разных компьютерах, объединённых в локальной вычислительной сети. Совместная работа различных АРМ обеспечивается чаще всего через АРМ главного бухгалтера,

Помимо бухгалтерских АРМ, в систему могут быть включены АРМ руководителя предприятия, менеджеры коммерческого отдела, АРМ по учёту кадров. Последние имеют тесную взаимосвязь с АРМ по расчётам с персоналом по оплате труда.

Примерами таких бухгалтерских комплексов являются продукты фирм «Галактика», «Интеллект - Сервис», «Омега», «АйТи», «1С».

Следующий квалификационный признак - это уровень автоматизации всей системы управления предприятием. «Простая бухгалтерия» автоматизирует в системе управления предприятия только решения задач бухгалтерского учёта. Она характерна для малых и средних предприятий. «Простая бухгалтерия» является основной информационной системой предприятия и предоставляет достоверную информацию о производственно - хозяйственной деятельности для всех участников системы управления предприятия.

Комплексная система автоматизации управления предприятием - это некая операционная среда, которая способна предоставить актуальную и достоверную информацию обо всех бизнес - процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. В этой среде реализуется полный рыночный цикл - от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия и последующей корректировки планов.

В комплексной системе автоматизации бухгалтерская информационная система играет роль подсистемы и отвечает за организацию учётной системы предприятия. Комплексная система автоматизации чаще внедряются на средних и крупных предприятиях.

Корпоративные системы характерными чертами которых является:

1) охват большого числа задач управления предприятием;

2) детальная разработка обобщённой модели документооборота предприятия с учётом внутренних связей документов и реализации функций системы как производной междокументных связей;

3) наличие развитых встроенных инструментальных средств, позволяющих пользователю самостоятельно развивать возможности системы и адаптировать её своим потребностям;

4) развитая технология объединения и консолидации данных удалённых подразделений.

Корпоративная информационная система автоматизирует все функции управления на всех уровнях управления предприятием. Она является многопользовательской и функционирует в распределенной вычислительной сети. Внедрить такую систему может только крупное предприятие.

По принципу архитектуры технического обеспечения выделяют локальные АРМ и ИС с сетевой архитектурой обработки информации.

Локальные АРМ позволяют решать на компьютере отдельные учетные задачи. Существует немало программных продуктов, предназначенных для автоматизации расчетов с персоналом по оплате труда или складского учета. Они могут использоваться в бухгалтериях и управленческих службах предприятий наряду с бухгалтерскими информационными системами других разработчиков, если те по каким-либо причинам не соответствуют потребностям предприятия.

Информационные системы с сетевой архитектурой обработки информации позволяют создать информационное пространство учетной системы предприятия, благодаря чему обеспечивается оперативность обработки учетных данных и использование преимуществ компьютерного учета.

В современных условиях быстрого изменения нормативно- законодательной базы разработчики бухгалтерских информационных систем стремятся обеспечить гибкость своих программ, возможность их настройки. Степень такой настройки бывает различна.

К полностью настраиваемым относятся программы класса «Бухгалтерский конструктор», отличающиеся наличием развитого языка макропрограммирования и средств настройки. Они предоставляют пользователям возможность изменять методику учета, корректировать учетную политику предприятия, адаптировать программу к особенностям учета на любом предприятии.

Частично настраиваемые бухгалтерские системы позволяют изменять рабочий план счетов, создавать новые формы отчетных документов, дают возможность проводить бухгалтеру расчеты в электронных таблицах.

Минимально настраиваемые бухгалтерские системы ограничиваются возможностью изменять ставки налогов, редактировать текстовые файлы форм первичных документов.

При выборе бухгалтерской информационной системы для предприятия пользователь может руководствоваться следующими критериями:

- функциональной полнотой системы;

- областью применения системы;

- возможностью настройки на постоянно изменяющиеся требования бухгалтерского налогового законодательства;

- открытостью к наращиванию и модификации системы точки зрения технического, программного и информационного обеспечения;

- взаимодействием с внешними и внутренними информационными системами (например, справочно-правовыми, налоговыми, кадровыми).

- наличием средств защиты информации и распределения доступа;

- обучающими возможностями и дружелюбностью интерфейса;

- уровнем и полнотой сервисного обслуживания;

- качеством документации, прежде всего инструкции пользователя;

- ценовыми параметрами.

3. СОСТАВ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ЗАДАЧ БУХГАЛТЕРСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ КРУПНОГО И СРЕДНЕГО ПРОМЫШЛЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Для современных систем управления крупным и средним предприятием характерно внедрение комплексных систем автоматизации и корпоративных систем.

Компьютерные информационные системы крупных и средних предприятий представляют собой сложную совокупность методических материалов, прикладных и системных программных средств. Они регламентируют информационно - алгоритмическую поддержку финансово - хозяйственной деятельности предприятия и обеспечивают комплексное приложение средств вычислительной техники на всех стадиях технологической схемы управления (регистрация учетной информации - обработка и анализ - формирование аналитической и статистической отчетности).

Примерами таких систем являются «Олимп» (фирма «Росэкспертиза»), «Галактика» (корпорация «Галактика»), БОСС (фирма «АйТи»).

Система «Олимп» изначально ориентируется на архитектуру клиент - сервер, графический пользовательский интерфейс, гетерогенную вычислительную сеть, что обеспечивает устойчивую работу ее элементов в режиме реального времени при больших объемах учетной информации.

Архитектура системы управления предприятием «Олимп» включает в себя ряд функциональных подсистем. Одной из основных функциональных подсистем является подсистема бухгалтерского учета.

Подсистема «Бухгалтерский учет» обладает следующими возможностями:

- охвата всех участков учета, ведения синтетического и расширенного аналитического учета;

- ведения учета в нескольких валютах и приведение учетных данных к любой валюте мира;

- формирования произвольного плана счетов, учитывающего индивидуальные особенности предприятия;

- определения и регистрации хозяйственных операций любой сложности;

- ведения неограниченного количества горизонтальных уровней аналитического учета, при этом детализация каждого уровня сверху вниз и слева направо ограничивается только потребностями пользователя и мощностью вычислительной техники;

- консолидации учетных данных структурных образований и их филиалов, формирования отчетности в международных странах;

- работы с учетными данными прошлых периодов (от 1 до 10 лет назад).

Участки учета подсистемы «Бухгалтерский учет»:

- расчет с работниками по прочим операциям;

- учет готовой продукции;

- учет отгруженной продукции;

- учет денежных средств;

- учет безналичных операций;

- учет кассовых операций;

- учет заработной платы;

- учет затрат на производство;

- учет операций с материалами;

- учет основных средств;

- учет прибылей и убытков;

- учет расчетов с бюджетом;

- учет расчетов с дебиторами и кредиторами;

- учет расчетов с подотчетными лицами;

- учет расчетов с покупателями;

- учет расчетов с поставщиками, подрядчиками;

- учет реализации;

- учет финансовых вложений.

Система «Галактика» - тиражно-заказной продукт. Этап настройки является обязательным при вводе системы в эксплуатацию. В процессе настройки выполняется первичное заполнение основных каталогов, классификаторов и справочников, которые составляют единую информационную базу и используются всеми модулями системы.

Система «Галактика» ориентирована на автоматизацию решения задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла: прогнозирование и планирование, учет и контроль реализации планов, анализ результатов, коррекция прогнозов и планов. Система имеет модульную структуру, модули в свою очередь объединены в функциональные контуры. Среди них выделяют следующие контуры:

- руководителя;

- финансовый;

- бухгалтерского учета;

- управления производством;

- логистики;

- управления персоналом;

- управления взаимоотношениями с клиентами;

- отраслевых и специализированных решений;

- системного администрирования.

БОСС (бухгалтерская офисная сетевая система) - интегрированная система, разработанная специалистами фирмы «АйТи» в архитектуре клиент - сервер. Для каждого заказчика создается свой программный продукт, наиболее полно учитывающий конкретное распределение функций, а также реализующий специализированные рабочие места. Система поддерживает весь комплекс бизнес - процессов управления предприятием. Объектами автоматизации являются бухгалтерский учет, оперативный учет, планирование, анализ хозяйственной деятельности и другие задачи административного управления.

Специалисты компании «АйТи» разработали набор модулей для различных сфер применения автоматизированной бухгалтерии (госбюджетные, коммерческие организации, банки и др.). БОСС имеет модули для всех участников учета.

Состав модулей системы БОСС:

- учет кадров;

- учет труда и заработной платы;

- учет операций на расчетных листах;

- учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;

- учет основных средств;

-учет движения материальных ценностей и складской учет;

- сводный бухгалтерский учет;

- экономический анализ и расчет плановых показателей;

- административное управление и контроль исполнения документов.

На крупном и среднем предприятии обработка учетной информации с помощью бухгалтерской информационной системы ведется на трех уровнях, соответствующих первичному, бухгалтерскому финансовому и управленческому учету. На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистрации и обработки учетной информации создаются АРМ экономистов бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаимодействующих между собой.

На уровне первичного учета с помощью АРМ работников, ведущих первичный учет, выполняется сбор, регистрация, накопление и частичная обработка первичной информации, возникающей в производственно - хозяйственных подразделениях предприятия.

Полученные на каждом участке результирующие данные поступают по каналам связи на уровень бухгалтерского финансового учета. На этом уровне данные первичных документов и информация, полученная с уровня первичного учета, регистрируются и группируются в системе синтетических и аналитических счетов.

Для этого сведения об остатках хозяйственных средств и их источников, а также данные текущих хозяйственных операций отражаются в различных учетных регистрах. АРМ этого уровня формируют результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции в стоимостной оценке, в виде участков бухгалтерских проводок. С помощью учета на основе данных аналитического и синтетического учета формируются Главная книга, бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.

Информация первичного учета и сводная финансовая отчетность поступают на уровень управленческого учета, где используется работниками финансового управления предприятия, включая бухгалтерию, финансовый, планово - экономический отделы и другие аналогичные подразделения.

АРМ этого уровня позволяют формировать аналитическую информацию для принятия решений, а также предоставлять руководству оперативную информацию.

4. СОСТАВ И СТРУКТУРА БУХГАЛТЕРСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ДЛЯ МАЛЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ

В отличие от крупных и средних предприятий, на малых предприятиях основное внимание уделяется автоматизации сводного финансового учета и получению сводной финансовой отчетности, причем существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой структурой управления не требуют автоматизированного ведения первичного и управленческого учета.

При первом подходе создается система, относящаяся к классу «мини-бухгалтерия». Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним бухгалтером (например, «1С: Бухгалтерия 7.7»).Основной функциональной задачей такой бухгалтерской информационной системы является своевременное получение бухгалтерской финансовой отчетности.

Программа «1С: Бухгалтерия 7.7» предназначена для ведения бухгалтерского учета на малых предприятиях. Эта программа позволяет вести учет бухгалтерских операций типа «Проводка-Главная книга-баланс», а также обеспечивает оформление таких документов, как платежные поручения, реестр чеков, доверенности, счета.

При втором подходе состав функциональных задач системы расширяется за счет выделения участков учета. Численность бухгалтерии может достигать 3-5 человек. Предпочтение отдается интегрированным бухгалтерским системам.

Работа программы заключается в объединении сводных проводок синтетических счетов отдельных участков бухгалтерского учета в единой книге учета хозяйственных операций, на основе которой автоматически формируется баланс и бухгалтерская отчетность.

С этой целью после окончания расчетов по отдельным участкам автоматически составляются проводки по синтетическим счетам, которые вначале заносятся в локальную книгу учета операций, а затем в сводную. Имеется возможность корректировать план счетов, типовые проводки, различные справочники, заложенные в программу.

При третьем подходе достигается автоматизация финансового и управленческого учета. В такой системе в случае значительных объемов обрабатываемой информации применяется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера. В этом случае используется комплекс бухгалтерских программ АРМ. По уровню автоматизации системы управления предприятия такая бухгалтерская информационная система будет относиться к комплексной системе автоматизации (например, «БЭСТ-ОФИС»).

Программный комплекс «БЭСТ-ОФИС» ориентирован на малые предприятия (не более 3-5 пользователей) и обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета. В основе построения этого комплекса лежит современная методология управления ERP, в соответствии с которой структурными блоками «БЭСТ-ОФИС» являются планирование, оперативный и бухгалтерский учет и информационно- аналитическая система, предоставляющая информацию для управления предприятием (принятия решений) и анализа хозяйственных процессов.

Бухгалтерский учет в системе «БЭСТ-ОФИС» ведется на основании первичных документов, зарегистрированных при оперативном учете. Проводки по документам можно формировать двумя способами - либо автоматически, с применением механизма типовых операций, либо вручную. В программе поддерживается многоуровневый синтетический и аналитический учет и формируются внутренние, внешние и налоговые отчеты.

В рамках управленческого учета в комплексе «БЭСТ-ОФИС» реализованы функции финансового и оперативного планирования, контроля исполнения планов, а также анализа плановых и фактических данных. Система «БЭСТ-ОФИС» состоит из нескольких функциональных подсистем: имущество, заработная плата, товары, финансы, финансовое и оперативное планирование, контроль и анализ исполнения планов, налоги, бухгалтерия, взаиморасчеты, кадры.

5. ОСОБЕННОСТИ БУХГАЛТЕРСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ТОРГОВЛЕ

Системы комплексной автоматизации управления для предприятий оптово-розничной торговли должны обеспечивать:

· анализ торгово-закупочной деятельности предприятия и рекомендации по оптимизации схемы управления данным предприятием;

· решение задач управления на полном цикле движения товара (заказ-закупка - транспортировка - складирование - реализация - учет движения товара - анализ продаж - заказ);

· решение перспективных и текущих задач, стоящих перед каждым подразделением предприятия.

Важнейшее назначение торговой системы - торговый учет, в котором большую роль играет выписка сопроводительных документов. Система должна функционировать в реальном режиме времени, контролируя состояние складов, движение товаров, расчеты с контрагентами. Важный момент - интеграция с другими программными продуктами, обеспечение работы специализированного торгового оборудования (контрольно - кассовых машин, электронных весов). Необходимое требование к торговле к торговой системе - возможность автоматизации удаленных складов и филиалов.

Выделяют комплексные системы автоматизации торговых предприятий, заслуживающие доверие пользователей и дипломированные на различных конкурсах программного обеспечения в области бухучета и финансов:

· программный продукт «Парус Предприятие - Реализация и склад» (корпорация «Парус»);

· «Торговля + Склад + Бухгалтерия» («фирма «1С»);

· Серия систем «БЭСТ» (фирма «Интеллект - сервис»);

· Контур отраслевых решений «Розничная торговля» системы «Галактика» (корпорация «Галактика»).

Программный продукт «Парус Предприятие - Реализация и склад» полностью решает задачу детального учета всех этапов движения товара и позволяет:

· оперативно получать информацию об остатке товара на складе и соответственно своевременно производить необходимые закупки;

· анализировать динамику продаж товаров от разных поставщиков;

· своевременно снижать цены на скоропортящиеся товары;

· следить за тем, чтобы на прилавках не было товаров, годности которых уже истек;

· избежать несоответствия между товаром и товарными документами;

· частично решить проблему краж;

· жестко контролировать взаиморасчеты с контрагентами;

· уменьшить время обслуживания клиентов, что существенно повышает пропускную способность магазина, а значит, и товарооборот;

· переложить рутинный труд рядовых работников на «плечи» машин, с тем чтобы человек выполнял более интеллектуальную работу, как правило, аналитическо-управленческого характера;

· рационально исчислять налоги и существенно увеличивать товарооборот предприятия без значительного расширения штата.

Для комплексной автоматизации предприятий, основным видом деятельности, которых является оптовая торговля, «фирма 1С» разработала конфигурацию программ «Торговля + Склад + Бухгалтерия». Предполагается, что в состав предприятия может входить несколько юридических лиц, имеющих самостоятельный баланс, но при этом использующих общие торговые ресурсы.

В системе выделяются функциональные подсистемы: оперативный учет и бухгалтерский учет.

Подсистема оперативного учета дает возможность резервировать товар в момент выписки счета, контролировать состояние взаиморасчетов и складских остатков на момент оформления расходной накладной.

В подсистеме «Бухгалтерский учет» предусмотрена возможность раздельного ведения управленческого и финансового учетов торговой деятельности компании.

В бухгалтерском учете отражение операций, регулируемых в оперативном учете и связанных с движением товаров, выполняется один раз в конце месяца, после того, как введены документы по совершенным торговым операциям. Движение товаров при этом отражается в свернутом виде с той степенью детализации, которая необходима для получения бухгалтерской и налоговой отчетности. Расчеты с контрагентами (по кассе и расчетным счетам) отражаются в момент совершения этих операций. Формирование бухгалтерских проводок по хозяйственным неторговым операциям происходит непосредственно в момент их реализации.

В системе реализована стандартная методология бухгалтерского финансового учета для хозрасчетных организаций и формирования бухгалтерской и налоговой отчетности.

В конфигурации программ «Торговля + Склад + Бухгалтерия» решена задача совмещения эффективной системы оперативного учета и управления торговыми операциями с корректным и методически правильным отражением торговых операций в бухгалтерском учете.

Комплексная бухгалтерская, складская и торговая система «БЭСТ». Система ориентирована на оптово-розничную торговлю, располагает гибкой настройкой на специфику конкретного предприятия, обладает удобным интерфейсом, состоит из нескольких функциональных подсистем.

В части учета товарных запасов система располагает набором возможностей:

· сортовой и партионной схемами учета;

· калькуляцией закупочной себестоимости товара с учетом различных издержек, пошлин и сборов;

· возможностью расчета фактической себестоимости запасов по методикам ФИФО, ЛИФО и средних цен при сортовой модели учета, а также по ценам партий и методом средних цен - при партионной;

· поддержкой дополнительных единиц измерения для перерасчета количества запасов;

· оперативным обменом информацией со складами, расположенными за пределами центрального офиса.

Для управления ценообразованием программа обеспечивает ведение любого числа прайс-листов в рублях и валюте, включая настройку цен по формулам пользователя.

Для фирм, профилирующихся на оптовой торговле, предусмотрено:

· резервирование товаров по заказам клиентов;

· выставление счетов на оплату;

· контроль платежей и отгрузки товаров в разделе номенклатуры по каждому заказу.

В системе «БЭСТ» реализована интеграция с различными видами кассовых аппаратов и различным торговым оборудованием, в частности электронными весами, сканерами штрих - кодов и термопринтерами.

Контур отраслевых решений «Розничная торговля» системы «Галактика» ориентирован на широкий круг предприятий оптово - розничной торговли и обеспечивает учет товаров при их реализации через розничную торговую сеть.

Система «Галактика» позволяет предприятию:

· автоматизировать управление договорами;

· вести учет схем транспортировки товара;

· осуществлять партионный и мультивалютный учет;

· управлять экспортно-импортными операциями;

· проводить мониторинг неудовлетворенного спроса;

· определять дефициты, неликвиды, сверхнормативы;

· вести расчет себестоимости товара и поддерживать сложные схемы по резервирования;

· формировать наряды - заказы на отгрузку товара, как на внутренний рынок, так и на экспорт;

· работать с различными кассовыми аппаратами, электронными весами и штрих - кодовыми сканерами.

Полный количественный учет на предприятиях розничной торговли обеспечивают информационные системы, которые позволяют производить:

· регистрацию номенклатуры проданного товара;

· подсчет стоимости товара в зависимости от веса и количества;

· расчет суммарной стоимости покупок и сдачу покупателю;

· подведение частных итогов;

· возврат, аннулирование и повторение выбора товара;

· расчет процесса надбавки/скидки;

· исправление ошибок оператора;

· считывание штрих - кода и пластиковых карт.

Внедрение информационных систем достаточно сложный процесс, требующий немалых усилий и от руководства предприятия, и от специалистов. Однако при этом появляется возможность получать достоверную картину торговой деятельности предприятия и производить единый анализ на основе информации, поступающей из всех подразделений. Это, в свою очередь, позволяет руководству предприятия вести обоснованное стратегическое планирование основных направлений деятельности, обеспечивающее высокую конкурентоспособность и успех на рынке.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под. ред. проф. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ, 2002. 400С

2. Г.В. Федорова «Информационные технологии бухгалтерского учета, анализа и аудита». - М.: Омега - Л, 2004. - 304 С.

3. В.А. Грабауров «Информационные технологии для менеджеров». - 2е изд., перераб. И доп. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 512 С.: ил. - (прикладные информационные технологии).

Размещено на Allbest.ru