Организация работы с документами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

документооборот учет управленческий

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Цель выпускной квалификационной работы - анализ и разработка путей совершенствования организации документооборота на предприятии.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

- отразить основные виды документов, применяемых в управленческой деятельности;

- выявить системы документации;

- отразить порядок движения документов в организации;

- дать общую характеристику предприятия;

- провести анализ системы документооборота предприятия;

- рассмотреть мероприятия по совершенствованию документооборота предприятия;

- провести расчет эффекта от совершенствования системы документооборота.

Объект работы - предприятие «Электросвязь».

Предмет работы - организации документооборота предприятия «Электросвязь».

Работа имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть, состоящую из 3 глав, заключение и библиографический список.

Во введение определена актуальность выбранной темы работы, отражены цель и задачи исследования, выделены объект и предмет работы и представлена информационная база исследования.

В первой теоретической главе описаны основные виды документов, применяемых в управленческой деятельности, отражены системы документации и выявлен порядок движения документов в организации.

Во второй аналитической главе дана общая характеристика предприятия, проведен анализ финансово-хозяйственной деятельности и отражены документы по учету личного состава, труда и его оплаты.

В третьей проектной главе отражены мероприятия по совершенствованию документооборота предприятия, а именно, даны рекомендации по совершенствованию распорядительной документации и документооборота бухгалтерии. Также предложен проект по информационной поддержки документооборота и произведен расчет его эффективности.

В заключении сделаны выводы по работе и отражена достигнутая цель исследования.

Список использованной литературы содержит 49 источников, в том числе учебные пособия, периодические издания.

Дипломная работа состоит из 54 страниц, содержит 4 рисунка и 11 таблиц.

По результатам исследования был вскрыт ряд проблем, имеющих отношение к рассматриваемой теме, и сделаны выводы о необходимости дальнейшего изучения/улучшения состояния вопроса

В процессе подготовки работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Отечественные архивы».

1. Теоретические основы построения документооборота на предприятии

1.1 Основные виды документов, применяемых в управленческой деятельности

Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентоспособную деятельность предприятия, является его информационная обеспеченность. Выделяется два вида информации:

техническая, технологическая - методы изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные показатели, результаты испытаний и т.п.;

деловая - прогнозы, стратегия действий, результаты исследований, база данных и прочие.

Под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации (т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека) выступает документ.

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве. Документ может быть получен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, звукозаписи. Зафиксировав (отобразив) информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда.

Учетно-отчетные документы поступаю с нижнего уровня управления на верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта информация является базой при планировании и прогнозировании. Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.

Термины «документ» и «документированная информация» в законе рассматриваются как синонимы. Документированная информация определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Под реквизитом документа понимается «обязательный элемент оформления официального документа».

Некоторые исследователи, подчеркивая значение реквизитов документов, указывают, что под документированной информацией понимается такая организационная форма, которая определяется как единая совокупность:

а) содержания информации;

б) реквизитов, позволяющих установить источник, полноту информации, степень ее достоверности, принадлежность и другие параметры;

в) материального носителя информации, на котором ее содержание и реквизиты закреплены.

В данном случае, однако, следует иметь в виду что вся зафиксированная на материальном носителе информация относится к тем или иным реквизитам и содержание информации складывается из отдельных реквизитов, таких, как "дата", "номер", "подпись", "печать" и др. Основную содержательную нагрузку несет реквизит "текст документа".

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления управленческих документов, которые установлены государственными нормативными актами (ГОСТ 6.30 - 97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- оперативное и качественнее составление и исполнение документов;

- организацию быстрого поиска документов;

- более активное использование ПЭВМ при составлении документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.

Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу 6.30 - 97. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

1 - эмблема организации;

2 - наименование организации;

3 - индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;

4 - название вида документа;

5 - дата;

6 - индекс (№) документа;

7 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

8 - гриф ограничения доступа к документу;

9 - адресат;

10 - гриф утверждения;

11- резолюция;

12 - заголовок к тексту;

13 - отметка о контроле;

14 - текст;

15 - отметка о наличии приложений;

16 - подпись;

17 - визы;

18 - печать;

19 - отметка о заверении копии;

20 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

21- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

22 - отметка о поступлении.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов , как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на три основные части:

- заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

- основную часть (текст и приложения);

- оформляющую часть (документы, расположенные ниже текста и приложения).

Эмблема предприятия - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п.

При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном ( центрованном) - в середине верхней части листа.

Реквизит «наименование организации»

Юридическое лицо должно иметь фирменное наименование (ст.54 Гражданского кодекса РФ).

Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре; свидетельстве Регистрационной палаты.

В наименовании используются сокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) и т.п.

Реквизит «наименование организации» располагается под реквизитом «эмблема организации».

Реквизит «индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке»

Совокупность перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом предприятия.

На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется типографским способом или с помощью ПК.

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом « наименование организации» или на нижнем поле документа.

Реквизит «название вида документа»

Реквизит «название вида документа» располагают в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юридического адреса и печатают прописными буквами от границы левого поля, например, АКТ, СПРАВКА.

Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Реквизит «дата»

Дата - один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

- дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

- дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

- дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п. - оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например, дату девятое мая 2014 года следует оформлять 09.05.14.

Реквизит «индекс № документа»

Индексом является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).

Индекс № документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах рядом с реквизитом «дата».

Порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких документах, как справки, акты и т.п.

Индекс № документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо.

Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа»

Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.

Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом: На № 19/06 - 03 от 08.09.99.

Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит «ссылки на индекс и дату входящего документа» размещается от границы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс»

Реквизит «гриф ограничения доступа к документу»

Этот реквизит проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Реквизит располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна).

Реквизит «адресат»

Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата).

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

- наименование фирмы в именительном падеже;

- структурное подразделение в именительном падеже;

- должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

- почтовый адрес.

Реквизит «печать»

На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

Ответственного за хранение и место хранения печати определяет руководитель фирмы.

Реквизит «отметка о заверении копии»

В случае подписания руководителем только первого экземпляра документа остальные заверяются секретарем-референтом.

Реквизит «отметка о заверении копии» располагается ниже реквизита «подпись». Отметка о заверении копии включает: заверительную надпись «верно», наименование должностного лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче её на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона»

Фамилия исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «подпись», «визы».

Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Ниже фамилии исполнителя при необходимости могут указываться первые буквы имени и фамилии машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дата печатания.

Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Если документ исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в дело.

Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона».

Отметка включает в себя:

- слова «в дело» и «номер дела», в котором будет храниться документ;

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);

- краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

- подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Реквизит «отметка о поступлении»

Отметка о поступлении располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившего документ; даты поступления документа и его входящего номера.

Отметку о поступлении проставляют автоматическим нумератором содержащим все перечисленные компоненты реквизита.

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться по: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Вот лишь некоторые из них: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

1.2 Системы документации

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов - регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:

Таблица 1. Разновидности организационно-правовой документации

Вид документа	Разновидности документа
Инструкция	Инструкция по документационному обеспечению управления
	Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др.
Должностная инструкция	Должностная инструкция специалиста 2-й категории
	Должностная инструкция кассира и др.
Положение	Положение об отделе
	Положение о совете директоров и др.
Регламент	Регламент коллегии
	Регламент работы руководства и др.

Система плановой документации

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы - это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:

Таблица 2. Разновидности плановой документации

Вид документа	Разновидности документа
План	План мероприятий по выполнению постановления…
	План социально-экономического развития коллектива организации
	План работы совета директоров
	Бизнес-план
	План работы отдела
	Индивидуальный план работы и др.

Система распорядительной документации

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования - обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов:

Таблица 3. Разновидности распорядительных документов

Вид документа	Разновидности документа
Приказ	Приказ о распределении обязанностей между руководством
	Приказ о создании филиала (отделения, представительства)
	Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции)
	Приказ о финансировании работ…
	Приказ о приеме на работу
	Приказ о командировании и др.

Система отчетной документации

Документы, входящие в систему отчетной документации, - это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу - включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность.

Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов:

Таблица 4. Разновидности отчетной документации

Вид документа	Разновидности документа
Отчет	Отчет о научно-исследовательской работе
	Отчет о командировке
	Отчет о работе структурного подразделения
	Отчет о проведении рекламной кампании и др.

Система информационно-справочной документации

Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих документов - доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации. Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:

Таблица 5. Разновидности информационно-справочных документов

Вид документа	Разновидности документа
Акт	Акт ревизии
	Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности
	Акт приема-передачи дел
	Акт экспертизы и др.
Письмо	Письмо (напоминание) о приближении сроков исполнения договора
	Письмо (претензия) о нарушении условий договора
	Письмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара)
	Письмо (приглашение) об участии в выставке и др.

Система договорной документации

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.

Таблица 6. Разновидности гражданско-правовые договоры

Вид документа	Разновидности документа
Договор	Договор купли-продажи
	Договор поставки
	Договор аренды (договор субаренды)
	Договор подряда (договор субподряда)
	Договор комиссии
	Договор перевозки и др.

Системы документации обеспечивающего типа

Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию - это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и другое.

1.3 Порядок движения документов в организации

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие);

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Приведем схему распределения потока входящих документов.

Рисунок 1. Схема распределения потока входящих документов

2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.).

3. документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.) представлена на рисунке 2.

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Этапы обработки исходящих документов

1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.

2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.

3. После подписания руководителем документ регистрируется секретарем или в канцелярии.

4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.

5. Копейный экземпляр документа секретарь подшивается в дело.

Рисунок 2. Схема потока исходящих документов

Таким образом, можно сделать вывод, документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве.

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Учетом личного состава предприятия занимается отдел кадров, а на предприятиях среднего и малого бизнеса специальный работник, назначенный руководителем предприятия, либо эти функции возлагаются на бухгалтера. Для учета личного состава используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5.01.04 г. № 1(11).

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а) применяются для оформления и учета, принимаемых на работу по трудовому договору.

Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы). Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Личная карточка (форма № Т-2) и личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС (МС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

Штатное расписание (форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих документов, а также сведений, сообщенных о себе работником. На каждого научного работника ведется также личная карточка (форма № Т-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) используются для оформления и учета перевода работников на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (форма № Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При переносе отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8) и приказ (распоряжение) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работников. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работников в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и место командировок. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. № Т-12) и табель учета рабочего времени (ф. № Т-13) применяют для осуществления табельного учета, контроля трудовой дисциплины и составления статистической отчетности по труду. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13-только для учета использования рабочего времени.

Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения и кадровой службы и передаются в бухгалтерию. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов-справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы - по спискам мастеров. Учет выработки в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.). Учет выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами. Оформленные первичные документы по учету отработанного времени передаются бухгалтеру.

2. Анализ системы документооборота ОАО «Электросвязь»

2.1 Общая характеристика предприятия

Телекоммуникационная компания ОАО «Электросвязь» создана в 1996 году. Компания ОАО «Электросвязь» является оператором связи и предоставляет корпоративным и частным пользователям широкий спектр телекоммуникационных услуг: подключение к интернету, телефония, передача данных, организация виртуальных частных сетей, защита бизнес-приложений, виртуальный, физический хостинг и регистрация доменных имен. Число клиентов компании превышает 12 000.

Компания ОАО «Электросвязь» предоставляет услуги фиксированной связи на базе собственной опорной сети, охватывающей территорию всей Москвы. Услуги хостинга предоставляются на базе собственной высокотехнологичной площадки Telehouse Caravan, общая площадь которой превышает 1000 кв.м.

Компания ОАО «Электросвязь» входит в состав комитета регистраторов Координационного центра национального домена сети интернет и обладает статусом официального регистратора имен в доменной зоне RU.

Преимущества телекоммуникационной компании ОАО «Электросвязь»:

Более чем 13-летний опыт предоставления телекоммуникационных услуг,

Широкий спектр телекоммуникационных услуг и сервисов,

Высокое качество услуг,

Высокое качество обслуживания,

Оперативность в подключении услуг и решении вопросов,

Индивидуальный подход. Каждому клиенту предоставляется персональный менеджер,

Комплексный и гибкий подход в удовлетворении потребностей заказчиков,

Круглосуточная квалифицированная техническая поддержка.

С 2003 года компания ОАО «Электросвязь» является сертифицированным Премьер-партнером корпорации Cisco Systems. Данный статус гарантирует, что уровень услуг компании отвечает запросам современного бизнеса в области технологий связи. Среди партнеров компании: TeliaSonera, Comptek, Kraftway, APC и другие.

Деятельность компании осуществляется на основании лицензий, выданных Федеральной Службой по надзору в сфере связи и Федеральным агентством по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству.

2.2 Характеристика технико-экономических показателей деятельности предприятия

Проведем анализ источников средств ОАО «Электросвязь»

Для их предварительной оценки по данным пассива баланса составим таблицу 7.

Таблица 7 Анализ источников средств ОАО «Электросвязь» за 2013 год

Источники средств	Сумма, тыс.р.	Структура, %	Темп роста, %	Изменение структуры, %
	на начало года	на конец года	на начало года	на конец года
Собственные	117723,00	122531,00	83,52	85,99	+4,08	- 2,47
Заемные	23235,00	19966,00	16,48	14,01	-14,07	+2,47
Всего источников	140958,00	142497,00	100,00	100,00	+1,09	0,00

Данные таблицы 7 показывают, что общий прирост источников в 2013 году составил 1,09 %. Этот прирост получен за счет роста собственного капитала на 4,08%, при уменьшении заемных источников на 14,07%. В структуре источников значительных изменений за год не наблюдалось.

К числу основных показателей, характеризующих структуру источников средств, относятся коэффициент независимости, коэффициент финансовой устойчивости, коэффициент финансирования.

На ОАО «Электросвязь» коэффициент независимости равен:

- на начало 2013 года: 83,52%;

- на конец 2013 года: 85,99%. Данные бухгалтерского баланса анализируемого предприятия свидетельствуют о высоком значении коэффициента независимости (более 60%) и тенденции к его увеличению. Увеличение коэффициента означает, что предприятие является экономически самостоятельным и не зависимым от своих кредиторов. Долги предприятия обеспечены собственными средствами.

2.3 Документы по учету личного состава, труда и его оплаты, документооборот при учете

Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ОАО «Электросвязь».

Для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору на предприятии применяется форма № Т-1.

Данная форма составляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора. В нашем случае это инспектор отдела кадров.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-строка (графа) «по» не заполняется.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54).