Размещено на http://www.allbest.ru/

ТАШКЕНТСКИЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ ИНФОРМАЦИННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Курсовая работа

на тему: «Документация»

Выполнил: Ким Павел

Ташкент - 2014 г.

Оглавление

• Введение
• 1. Первичные документы и документооборот
• 1.1 Первичные учетные документы
• 1.2 Организация документооборота
• 1.3 Номенклатура дел
• 1.4 Хранение документов
• 2. Документооборот на примере документооборота предприятия ООО «WIDESTEELROUND»
• 2.1 Документы по реализации готовой продукции покупателям
• 2.2 Документы по движению денежных средств в кассе
• Заключение
• Литература

Введение

Организационную основу системы бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях различных форм собственности составляет документация.

Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей в учетные регистры.

Порядок составления документов и ведение документооборота на предприятиях регулируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Министерством финансов 23.12.2003г. №131, зарегистрированном Министерством юстиции 14.01.2004г. №1297.

Бухгалтерский документ- письменное свидетельство, дающее право на совершение определенной хозяйственной операции, и подтверждающее факт действительного ее совершения.

Документирование операций - сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах. Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.

Цель изучения: изучение движения документов на торговом предприятии с момента их создания до завершения исполнения или отправки.

1. Первичные документы и документооборот

1.1 Первичные учетные документы

первичный учетный документ бухгалтерский

Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета. Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - документация. Документация - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Документ - это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документы должны иметь юридическую силу, т. е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

- наименование документа;

- дата;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание операции;

- количественные и стоимостные измерители;

- фамилия и должность лиц, ответственных за ее свершение и правильность оформления;

- личные подписи этих лиц и их расшифровки;

- печати организации, штампы.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.

В составе документов различают:

- первичные (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, заборные листы и т. д.);

- учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные отчеты и т. д.);

- отчетность (баланс и приложения к нему).

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

По назначению все первичные документы делятся на: организационно-распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

- организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности) разрешают проведение операций, и информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах;

- оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т. д.) отражают факт совершения операции, информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры. Существует целый ряд документов, которые сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы), данные, содержащиеся в них, заносятся в учетные регистры;

- документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы.

- комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической их выдачи и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. К накопительным документам относятся лимитно - заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, платежные поручения, акты на списание основных средств и т. д.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники.

Документы, составленные ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов. Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.

При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно - материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при составлении документов. Он важен и потому, что большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, все цифры четко проставлены, содержание операции и все реквизиты отражены.

После этого бухгалтер проводит арифметическую проверку, которая сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов. Таксировка выполняется путем умножения количества на цену. Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

После проверки бухгалтер обрабатывает документы. Контировка документов заключается в определении счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в документах хозяйственные операции.

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Унифицированные документы - это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Стандартизация - установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

1.2 Организация документооборота

Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом. Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета.

График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т. е. повышает эффективность всей учетной работы организации. При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям. После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

До сведения лиц, работающих с первичными документами, в официальном порядке доводятся правила их оформления и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию. Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера. На этом этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Организация документооборота имеет большое значение, поскольку усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.

1.3 Номенклатура дел

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим образом:

· индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутреннего номера;

· наименование дела (заголовок);

· количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

· срок хранения;

· примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

1.4 Хранение документов

Все документы подлежат обязательному хранению в сроки, установленные законодательством.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой. Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетов у предприятий производится:

- органами дознания;

- органами предварительного следствия;

- прокуратурой;

- судом и т. п.

На основании постановления этих органов, согласно законодательству (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну). Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц предприятия. Составляется специальная опись изъятых документов, оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя предприятия назначается комиссия по расследованию причин пропажи, гибели, в которую приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем.

2. Документооборот на примере документооборота предприятия ООО «WIDESTEELROUND»

2.1 Документы по реализации готовой продукции покупателям

Предприятие ООО «WIDESTEELROUND» реализует готовую продукцию покупателям. Сделка купли-продажи сопровождается оформлением следующих первичных документов:

1. Договор купли-продажи. Заключается при намерении Покупателя приобрести продукцию ООО «WIDESTEELROUND». В договоре устанавливаются вид продаваемого товара, количество и цена, сроки оплаты за товар, сроки поставки товара Покупателю, качество товара, права и обязанности покупателя и продавца и прочие условия. Договору присваивается уникальный номер и указывается дата заключения договора. Договор содержит реквизиты сторон договора (юридический адрес, расчетный счет, банк, МФО, ИНН, ОКОНХ), должен быть подписан руководителями сторон договора и подтвержден печатями.

2. Доверенность. После того, как заключен договор, и поступления предоплаты от покупателя (размер предоплаты оговорен в договоре), представитель Покупателя предоставляет доверенность. Бухгалтер проверяет правильность заполнения доверенности, наличие подписи руководителя и печати предприятия Покупателя, сверяет данные доверенности с паспортными данными лица, получающего товар.

3. Счет-фактура. После предоставления доверенности лицом, получающего товар, бухгалтер Предприятия выписывает счет-фактуру Покупателю.

2.2 Документы по движению денежных средств в кассе

Предприятие получает наличные денежные средства только на выплату заработной платы, что оформляется следующими документами:

1. Приходный кассовый ордер. При поступлении денежных средств на выплату заработной платы из банка «Ипотека банк» оформляется приходный кассовый ордер.

2. Платежная ведомость. Так как заработная плата выдается нескольким сотрудникам, на выплату заработной платы оформляется одна платежная ведомость. В платежной ведомости делается разрешительная подпись руководителя и главного бухгалтера о выдаче денег и срок выдачи денег. При получении денег, сотрудники ставят подпись о получении денег.

3. Расходный кассовый ордер. После выдачи денег по платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер.

Заключение

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Литература

1. Налоговый кодекс Республики Узбекистан.

2. Положение о документах и документообороте (МЮ № 1297 от 14.01.2004г)

3. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета. - Москва: ИКЦ «МарТ», 2003. - 512 с.

4. Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 304 с.

5. Куттер М.И. Теория бухгалтерского учета: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2003.

6. Ришар Жак. Бухгалтерский учет: теория и практика. - М., 2005

7. Сайт www.fmc.uz

Размещено на Allbest.ru