Документы по личному составу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Работа с документами по личному составу

1.1 Общие сведения о документации по личному составу

1.2 Документирование процесса движения кадров

1.3 Изменения в правилах ведения первичных документов о труде

2. Общая характеристика документации по личному составу

2.1 Трудовой договор и контракт

2.2 Приказы по личному составу

2.3 Личное дело

2.4 Личная карточка формы (Т-2)

2.5 Трудовые книжки

Заключение

Список использованных источников

Введение

Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются Трудовым кодексом Республики Беларусь. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Всегда оформление документов по личному составу было обязательным элементом жизнедеятельности любой организации. К документам по личному составу относят: приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, уведомления и приказы (распоряжения) о переводе на контрактную форму найма, продление и перезаключении контрактов, личные карточки формы Т-2, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы, трудовые книжки, личные дела и др. Но не всегда эти документы оформляются правильно, что может привести к самым серьезным последствиям.

Как правило, в небольших организация, где отсутствуют юридические отделы или специалисты, имеющие соответствующее образование, обязанности оформления документов по личному составу ложится на секретаря. Поэтому ему необходимо знать основные требования, которые действующее законодательство предъявляет к порядку оформления и выдачи этих документов. Ведение кадровой документации в любой организации обязательно.

Цель курсовой работы - выявить изменения в составе документации по личному составу.

Для достижения названной цели ставятся следующие задачи:

1) Охарактеризовать нормативно-правовую базу.

2) Установить изменения в правилах ведения первичных документов о труде.

3) Установить правила оформления документации по личному составу в Республике Беларусь.

На основании поставленных цели и задач строится и структура работы. Работа состоит из двух глав, введения и заключения, списка используемых источников, приложения.

При написании данной работы использовались следующие учебные пособия и источники.

Из учебного пособия Пешковой Г.Д. "Секретарское дело" использовался материал о понятии "документы по личному составу". Так же в этой книге изложен материал о движении кадров на предприятии.

В учебном пособии Рыбакова А.Е. "Основы делопроизводства" изложен подробный материал о структуре и правилах оформления приказа по личному составу.

Из Трудового кодекса Республики Беларусь использовался материал о правилах заключения и оформления трудового договора и контракта.

Из журнала "Отдел кадров" использовалась статья Рыбакова А.Е. "Изменения в правилах ведения первичных документов о труде". В данной статье изложены изменения в правилах составления, ведения и хранения личной карточки формы (Т-2).

Так же в данной работе использовались постановления Совета Министров, постановление Министерства труда Республики Беларусь, Законы Республики Беларусь.

Необходимо отметить, что вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

1. Работа с документами по личному составу

1.1 Общие сведения о документации по личному составу

Всю работу с кадровой документацией в организации, как правило, ведет специально назначенное лицо, т.е. инспектор отдела кадров, или инспектор по персоналу. В небольшом учреждении эту работу выполняет секретарь. Подразделение, в котором ведется работа с этими документами, называется отделом кадров. Ведение кадровой документации в любой организации обязательно.

В процессе работы кадровой службы создается большое количество документов, которые получили название "Документация по личному составу" или "Документы по личному составу".

Одним из наиболее часто встречающихся в делопроизводственной практике является понятие документы по личному составу.

В соответствии с ст. 2 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З "Об архивном деле и делопроизводстве Республики Беларусь" документы по личному составу -- документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан¹.

К таким документам относятся:

- трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работниками;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника и др.);

- трудовые книжки;

- личные карточки формы Т-2;

- личные дела;

- лицевые счета по заработной плате и др.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные граждан (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации.

1.2 Документирование процесса движения кадров

Для правильного ведения кадровой документации необходимо помимо нормативно-методических документов по делопроизводству знать и руководствоваться нормативными и правовыми актами о труде. Прежде всего, это Трудовой Кодекс Республики Беларусь, а также специальные инструкции по ведению трудовых книжек и личных дел работников.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

- прием, перевод и увольнение работников (к);

- предоставление отпусков (о);

- командирование (км).

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:

- заявление о приеме;

- трудовой договор (контракт) с работником;

- приказ о приеме;

- запись в трудовой книжке;

- личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело;

- лицевой счет по заработной плате.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор (контракт). После подписания договора (контракта) издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

При переводе работника на другую должность в рамках фирмы порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:

- заявление о переводе;

- приказ о переводе на другую должность;

- запись в трудовой книжке;

- запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле;

- запись в лицевом счете по заработной плате.

Руководитель издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность (с получением от работника письменного согласия), на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Увольнение работника производится по следующей схеме:

- заявление работника об увольнении;

- приказ об увольнении;

- запись в трудовой книжке;

- запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личное дело.

Заявление об увольнении работник пишет за 1 месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет на согласование к руководителю. Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в ст. 35 - 40 ТК Республики Беларусь.²

Руководитель издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

Следует учитывать, что документы по личному составу оформляются не только при закреплении трудовых отношений, но и в учебной деятельности (приказы о зачислении в учебное заведение, об окончании обучения и др.)

Предоставление отпусков работникам предприятия осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков, который обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков имеет определенную унифицированную форму, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

При необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено личное заявление с указанием причин переноса. предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу.

Приказ об отпуске объявляется работнику под расписку. На основании приказа об отпуске делается запись в личной карточке формы Т-2, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

По вопросам предоставления отпусков оформляется:

- заявление о предоставлении отпуска;

- график отпусков;

- приказ по личному составу о предоставлении отпуска.

Командирование работников обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения и оформляется приказом по личному составу. Первым документом при командировании является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. На основании этого документа будет издан приказ о командировании. После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение.

При изменении оплаты и условий труда работников предприятия могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности или составляться докладные записки руководителей структурных подразделений (ведущих специалистов), а затем оформляются приказы по личному составу.

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством создания следующих документов: приказов по личному составу, личных заявлений работников предприятия, контрактов, представлений о переводе, графиков отпусков, докладных записок, актов.

1.3 Изменения в правилах ведения первичных документов о труде

В период существования СССР вопросы ведения первичных кадровых документов регламентировались законодательством достаточно детально. Были разработаны унифицированные формы не только карточек формы Т-2 и личного листка по учету кадров, но и приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении работников и т.д. (постановление Государственного комитета по статистике СССР от 28.12.1989 № 241 "Об утверждении форм первичной документации для предприятий и организаций").

С приобретением независимости белорусское законодательство о труде практически не регулировало порядок ведения этих документов, что позволяло нанимателям достаточно свободно определять объем первичных кадровых документов, порядок их оформления (заполнения). Некоторые наниматели ограничивались заполнением на работников личных листов по учету кадров или карточек формы Т-2 (по содержанию эти бланки очень близки). Законодательная основа для ведения первичных кадровых документов появилась c принятием Трудового кодекса Республики Беларусь, в ст.52 которого определено, что правила ведения первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. Данная норма закона была реализована лишь в начале 2004 г., когда была принята Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларсь от 26.03.2004 № 2.

Личная карточка работника -- основной документ системы учета личного состава. Правила учета личного состава были определены еще в 1973 году Государственным комитетом по труду СССР.

В кадровом делопроизводстве для учета личного состава организации и предприятий Республики Беларусь в настоящее время используют два варианта личных карточек формы № Т-2, утвержденных еще во времена СССР.

Личная карточка, утвержденная постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 включает 5 разделов: 1) общие сведения; 2) сведения о воинском учете; 3) назначения и перемещения; 4) отпуска; 5) дополнительные сведения.

Личная карточка, утвержденная постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.06.1990 № 94 "О дополнении Постановления Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 "Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций", состоит из 8 разделов: 1) общие сведения; 2) сведения о воинском учете; 3) назначения и перемещения; 4) повышение квалификации; 5) переподготовка; 6) отпуска; 7) аттестация; 8) дополнительные сведение.

Следует отметить, что несмотря на то, что оба варианта карточек давно устарели и не соответствуют современным требованиям государственной кадровой политики, они все же используются в практической деятельности, потому что другой формы пока не предложено.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы на основании представляемых гражданином документов:

¦ паспорта;

¦ трудовой книжки;

¦ военного билета;

¦ документа(ов) об окончании учебного(ых) заведения(ий);

¦ других документов, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь.

Личные карточки с момента введения их типовых форм велись на все категории работников: служащих и рабочих, постоянных и временных работников, совместителей и работников, для которых работа является основной.

Также произошли изменения в правилах ведения трудовых книжек.

Форма трудовой книжки образца 1938 г. была утверждена Постановлением СНК СССР от 20.12.1938 N 1320 "О введении трудовых книжек". При этом данным документом не был предусмотрен вкладыш в трудовые книжки.

Трудовые книжки образца 1938 г. принимались работниками кадровых служб или лицами, ответственными за кадровое делопроизводство, для внесения в них предусмотренных трудовым законодательством записей о трудовой деятельности работника.

Постановлением Совмина СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих" были утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша к ней, которые были введены в действие с 1 января 1975 г.

Пункт 12 Постановления N 656 предусматривал возможность заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним на двух языках: на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа, на территории которых расположено предприятие, учреждение, организация, и на официальном языке СССР.

В связи с введением нового образца трудовой книжки и вкладышей к ней была разработана Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162.

Трудовая книжка колхозника, предъявляемая работником, принималась в целях подсчета его страхового стажа.

Трудовые книжки старого образца не нужно переоформлять на трудовые книжки нового образца. Однако выдача новых трудовых книжек, а также дубликатов (при утрате), вкладышей к трудовой книжке должна производиться только по новому образцу, в противном случае трудовая книжка будет считаться недействительной.

При назначении пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет, а также пенсии по инвалидности и по случаю потери кормильца, которые назначаются пожизненно, в трудовой книжке образца 1995 года органами по труду и социальной защите в разделе "Сведения о назначении пенсии" ставится штамп "Пенсия назначена". В трудовой книжке ранее установленных образцов, не содержащих такого раздела, указанный штамп ставится на первой странице.

Таким образом, можно сделать вывод, что требования, предъявляемые к формированию, ведению и хранению личных дел работников, распространяются лишь на работников, принятых на работу после вступления в силу Инструкции. До этого момента подобных требований в законодательстве Республики Беларусь не было. Ряд изменений произошел и в ведении, хранении трудовых книжек работников. Вместе с тем продолжают действовать и советские трудовые книжки (образца 1938 и 1974 годов, а также трудовая книжка колхозника).

2. Общая характеристика документов по личному составу

2.1 Трудовой договор и контракт

Прием на работу может осуществляться в соответствии с трудовым договором или контрактом.

Трудовой договор - соглашение между работниками и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст. 1 ТК).

Иногда наниматели должны соблюдать определенные условия, предшествующие заключению трудового договора. Так, ст. 24 ТК устанавливает, что в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иным законодательством о труде, заключения трудового договора могут предшествовать проведение конкурса, избрание на должность и иные мероприятия, позволяющие определить профессиональную пригодность претендующего на соответствующую работу, должность.

Заключая трудовой договор, наниматель обязан (ст. 54 ТК):

- потребовать от работника документы, установления законодательствам;

- ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда, с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренней трудовой распорядок, разъяснить его права и обязанности;

- провести вводный инструктаж по охране труда;

- завести (заполнить) на работника рудовую книжку;

- оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявить его работнику под роспись³.

При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а устраивающийся на работу должен предъявить:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Лица в возрасте от 14 до 16 лет представляют свидетельство о рождении;

- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу). Такими документами являются военный билет и приписное свидетельство;

- трудовую книжку (кроме лиц, впервые поступивших на работу);

- диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

- направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с требованиями законодательства. Например, по направлениям государственной службы занятости;

- заключение медоко-реабилитационной экспертной комиссии (МРЭК) о состоянии здоровья (для инвалидов). Работника кадровой службы должно интересовать, является ли поступающий на работу инвалидом. При положительном ответе необходимо требовать заключение МРЭК, чтобы иметь возможность трудоустроить гражданина в соответствии с состоянием его здоровья;

- декларацию о доходах и имуществе. Ее должны представлять претенденты на должности государственных служащих в соответствии со ст. 23 закона от 14 июля 2003 г. № 204-З "О государственной службе в Республике Беларусь" с изменениями и дополнением от 2 мая 2012 г. № 354-З⁴;

- медицинское заключение о состоянии здоровья. Его должны представлять лица, которые обязаны проходить предварительный при поступлении на работу медицинский осмотр;

- другие документы подтверждения иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Так, наниматели имеют право требовать при приеме на работу предъявления свидетельства социального страхования, а в случае его отсутствия - сведений, необходимых для регистрации застрахованного лица в органах, осуществляющих персонифицированный учет. Из других документов, которые можно требовать, следует назвать: характеристику с последнего места работы при участии в конкурсе для замещения должностей научных работников и профессорско-преподавательского состава; справку о характере и условиях труда по основному месту работы при приеме совместителей на тяжелую работу или работу с вредными условиями труда.

Трудовой договор заключается в письменной форме. При этом любые трудовые договоры: срочные, временные, с совместителями и другие. Исключение составляют домашний работники, трудовой договор с которыми не заключается, если работа носит краткосрочный характер (ст. 309 ТК)⁵.

Содержание и условия трудового договора определяются ст. 19 ТК и при необходимости дополняются соглашением нанимателя и работника.

Согласно ст. 17 ТК трудовые договоры могут заключаться на:

- неопределенный срок;

- определенный срок не более пяти лет (срочный договор);

- время выполнения определенной работы;

- время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы;

- время выполнения сезонных работ.

Верхний предел срочного трудового договора определен пятью годами. Следует иметь в виду, что если срочный трудовой договор заключен на срок свыше 5лет, то по истечению пятилетнего срока трудовые отношения считаются продолжительными на неопределенный срок. Нижний предел срочного трудового договора в законодательстве не указан. Из толкования норм трудового законодательства можно сделать вывод, что нижней границей является 2 месяца, а для замещения отсутствующего работника - 4 месяца.

По истечении установленного срока трудовой договор может быть:

- прекращен по инициативе любой из сторон;

- продолжен на неопределенный срок, если трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не требует их прекращения;

- продлен либо перезаключен на новый срок.

Форма трудового договора как письменного документа разрабатывается нанимателем. В нем учитываются правовой статус организации, возможности по стимулированию труда работника, требования ст. 19 ТК, другие обстоятельства. Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Министерства труда от 27 декабря 1999 г. № 155⁶.

После заключения трудового договора прием оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Такое требование содержится в п. 5 ст. 54 ТК.

Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись.

Если приказ (распоряжение) не издан, то это не влияет на действительность заключенного трудового договора.

Возможность заключения контрактов установлена Декретом Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29 "О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины" с изм. и доп. от 28 мая 2008 г. № 9⁷. В нем содержится определение понятия "контракт" и установлены нормы, регулирующие его отношения.

Во исполнение Декрета № 29 постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 сентября 1999 г. № 1476, с изм. и доп. по состоянию на 10 декабря 2007 г. № 1710 утверждено Положение о порядке и условиях заключения контрактов на нанимателей с работниками⁸. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 7 октября 2003 г. № 1271 г., с изм. и доп. от 10 октября 2008 г. № 1499 утверждено Положение о порядке и условиях заключения контрактов с государственными служащими⁹.

Декрет № 29 предоставил нанимателям право заключать с работниками контракты, а не обязанность "переводить" на контракты уже работающих у них работников по трудовым договорам с неопределенным сроком действия и принимать по контрактам всех трудоустраивающихся лиц.

Контракт - это трудовой договор, заключаемый в письменной форме на определенный срок, содержащий особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде и предусматривающий конкретную минимальную компенсацию за ухудшение правового положения работника.

Признаки, отличающие контракт от обычного трудового договора:

- трудовой контракт всегда заключается на определенный срок, а трудовой договор может заключаться и на неопределенный срок;

- трудовой контракт содержит особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде. Особенности могут, как улучшать, так и ухудшать правовое положение работника по сравнению с общими нормами законодательства о труде;

- трудовой контракт предусматривает, что работнику выплачивается минимальная компенсация за ухудшение его положения при досрочном расторжении контракта из-за невыполнения или ненадлежащего выполнения его условий по вине нанимателя с работником;

- трудовой контракт согласно п. 1 Декрета № 29 заключается на срок не менее 1 года. По общему правилу верхний предел контрактов не превышает 5 лет.

Однако в ряде случаев наниматель независимо от профессионального уровня подготовки, квалификации работников, продолжительности стажа работ в организации заключает с работниками контракт на срок не более одного года, что создает социальную напряженность в трудовых коллективах.

В частности, предлагается определить срок действия контракта при его заключении и переводе на контрактную форму найма работникам, добросовестно работающим, имеющим длительный стаж работы и не допускающим нарушения трудовой исполнительной дисциплины, продолжительностью не менее трех лет.

Отдельно выделяются работники с высоким профессиональным уровнем и квалификацией, с ними предлагается заключить контракт на срок не менее пяти лет.

С целью социальной защиты работников предпенсионного возраста и женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком в возрасте до трех лет предлагается заключить с ними контакты соответственно сроком до достижения пенсионного возраста и нахождения в указанном отпуске.

Важно обратить внимание, что заключение трудового контракта с работником, работающим у нанимателя по трудовому договору с неопределенным сроком, есть изменения существенных условий труда для работника. При этом изменения существенных условий труда - осуществляются в связи с обоснованными производственными, организационными и экономическими причинами, о чем работник должен быть предупрежден не позднее, чем за один месяц до заключения контракта.

Следует подчеркнуть, что в письменном предупреждении работник не просто ставит личную подпись, а выражает свое отношение к сделанному ему предложение заключить контракт словами: "Согласен" или "Не согласен" с указанием мотивов несогласия.

Если работник продолжает отказываться от заключения контракта по истечению месячного срока, нанимателя вправе издать приказ о прекращении трудового договора, т.е. уволить работника по п. 5 ст. 35 ТК.

При этом работнику должно быть выплачено выходное пособие в размере не менее двухнедельного среднего заработка (ст. 48 ТК).

Контракты оформляются нанимателем в соответствии с действующими примерными формами.

Разработаны следующие примерные формы контрактов:

- примерная форма контракта нанимателя с работником, утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 2 августа 1999 г. № 1180, с изм. и доп. по состоянию на 10 декабря 2007 г. № 1710¹⁰

- примерная форма контракта с гос. служащими, утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 октября 2003 г. № 1271, с изм. и доп. по состоянию на 10 октября 2008 г. № 1499;

- примерная форма контракта с рук. гос. предприятия, объединения, организации утверждена постановлением Министерства Труда Республики Беларусь.

Трудовые договоры (контракты) включаются в состав личных дел работников организации.

2.2 Приказы по личному составу

Приказы по личному составу оформляют назначения, прием на работу, перемещение предоставление отпусков, меры поощрения, взыскания, командирование, увольнение и т.д.

Приказы по личному составу группируются в самостоятельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавление индекса "л.с." (личный состав) или "к" (кадры). Заключение трудового контракта с работником не исключает издания приказа по личному составу о приеме на работу.

Приказы по личному составу оформляются на общих бланках или обычной бумаге с указанием названия организации - автора документа.

Приказ, отражающий какое-либо действие в отношении одного или нескольких лиц, называются простыми. В заголовке к тексту такого приказа пишут "о приеме на работу", "о предоставлении отпуска", "об увольнении".

Если в одном приказе отражены различные действия (прием, увольнение, перевод), то он называется сложным. В заголовке к тексту сложного приказа пишут "по личному составу". Если под одно действие приказа попадают несколько работников, то они следуют в алфавитном порядке.

Текст приказа по личному составу состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагают причины издания приказа. Эта часть может отсутствовать, если причина очевидна. распорядительная часть начинается словами "ПРИНЯТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", "УВОЛИТЬ". Каждое слово оформляют на отдельной строке заглавными буквами. На следующей строке с абзацного отступа оформляют пункт приказа. Каждый пункт начинается с указания фамилии, имени и отчества работника (полностью). Далее указывается следующие сведения:

- в приказах о приеме на работу: вид приема, на какую должность принимается работник, в какое структурное подразделение, вид оплаты труда; дату приема;

- в приказах о переводе на другую работу: прежнюю должность, новую должность и структурное подразделение, вид перевода, оплату труда, дату перевода;

- в приказах о предоставлении отпуска: должность, структурное подразделение, вид отпуска, количество дней отпуска, дату начала и окончания;

- в приказах об увольнении: должность, структурное подразделение, вид увольнения, дату, дают ссылку на статью, на основании которой производилось увольнение.

После каждого пункта приказа по личному составу оформляется основание для его составления. Это может быть заявление работника, трудовой контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения и т.д.

Приказы о назначении, приема на работу, перемещении, длительных командировках (особенно за рубеж), освобождении и увольнении хранятся 75 лет. Срок хранения приказов об отпуске, краткосрочных командировках, мерах поощрения и взыскания и т.д. не превышает трех лет. Приказы по мере поощрения и взыскания оформляют, как правило, в индивидуальном порядке, учитывая их значение.

Проекты приказов по личному составу визируются юрисконсультом, должностным лицом, ответственным за работу с кадрами, руководителем структурного подразделения. Ниже виз проставляется отметка об ознакомлении с приказом самим работником (Приложение 1).

2.3 Личное дело

документация личный состав трудовой

Документы, включаемые в состав личного дела согласно положениям гл. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 должны быть надлежащим образом оформлены и удостоверены. Документы личного дела оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к личному листку по учету кадров;

личный листок по учету кадров;

автобиография;

копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность)¹¹.

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

контракт (государственных служащих);

справка-объективка;

анкета;

копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь и др.)

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

- характеристики и аттестационные листы;

- списки научных трудов и изобретений;

- заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

- копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий ит.п.;

- иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

В личное дело не включаются:

- копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

- справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

- другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Согласно п. 10 Инструкции после оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись, которая содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.

Необходимость составления внутренней описи к личным делам определяется требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству. В частности, в п. 8.2 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее -- Примерная инструкция по делопроизводству), а также п. 5.1.20 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 с изменением и дополнением от 5 декабря 2007 года (далее -- Основные правила работы архивов организаций)¹², содержится норма прямого действия, предусматривающая составление внутренней описи к документам личного дела.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе "Примечание".

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел (Приложение 2).

Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга).

При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.

Руководитель организации приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на учреждение руководителю организации.

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.

Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

2.4 Личная карточка формы (Т-2)

Личная карточка форма (Т-2) является основным документом по учету персонала предприятия. Заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Она включает в себя следующие разделы¹³:

Раздел 1 личной карточки содержит общие сведения о работнике: фамилию, имя, отчество (полностью), дату рождения, гражданство, знание родного и иностранного языка, образование с указанием наименования образовательного учреждения, дата его окончания, формы обучения; трудовую деятельность (включая все виды учебы, военную службу); стаж работы (общий, непрерывный, специальный); семейное положение; паспортные данные; домашний адрес. Проставляется дата заполнения, личная подпись работника, подпись должностного лица, ответственного за работу с кадрами и печать.

Раздел 2 личной карточки заполняется для военнообязанных лиц на основании военного билета работника.

Раздел 3 отражает трудовую деятельность работника: прием на работу, назначения, перемещения. Заполняется на основании приказов по личному составу.

В разделе 4 указывают сведения о повышении квалификации работника.

В разделе 5 отражают профессиональную подготовку работника.

В разделе 6 сведения о прохождении аттестации.

В разделе 7 поощрения, награды.

Раздел 8 отражает навыки работы вне специальности.

В разделе 9 дополнительные сведения о работнике.

Раздел 10 содержит информацию об уходе работника в основной и дополнительный отпуск.

На лицевой стороне личной карточки наклеивается фотография работника. После увольнения работника на карточке проставляется дата и причина увольнения, номер и дата приказа, на основании которого производилось увольнение.

Карточки в одном экземпляре заполняются от руки или печатным способом лицом, ответственным за работу с кадрами, хранятся в сейфе в картотеке, составленной по алфавиту фамилий. Перед сдачей на архивное хранение карточки уволенных работников формируют в самостоятельно дело, нумеруют, составляют на карточки внутреннюю опись, хранят 75 лет.

Что касается необходимости ведения карточки Т-2, то она определяется рядом нормативных правовых актов. В частности, п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в редакции постановления Министерства труда от 11 мая 2000 г. № 72), установлено, что наниматель обязан знакомить владельца трудовой книжки с каждой вносимой в нее записью под расписку в личной карточке формы Т-2. Таким образом, карточку вести необходимо, сомнению может быть подвергнута лишь правомерность использования индекса "Т-2".

2.5 Трудовые книжки

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника (общий, непрерывный и специальный стаж его работы).

Порядок ведения трудовых книжек работников регулируется постановлением Совета министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997 г. № 1635 "О трудовых книжках работников", с изменениями и дополнениями по состоянию на 11 июля 2001 г. № 1023, а также Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30, с изменениями и дополнениями от 29 июня 2006 г. № 76¹⁴.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших на предприятии свыше пяти дней, в их присутствии, на основании представленных документов (паспорта, документа об образовании, профессии).

Трудовые книжки также ведутся на домашних работников, работающих у физических лиц по трудовому договору, который не позднее семи дней после его подписания сторонами должен быть зарегистрирован в местном исполнительном и распорядительном органе. На данных работников местным исполнительным и распорядительным органом оформляются трудовые книжки и вносятся записи на основании зарегистрированного трудового договора.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается, так как она включена в перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу. Исключение составляют работники, впервые поступающие на работу, и совместители.

Согласно п.9 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников заполнение трудовой книжки и вкладыша к ней производится на одном из государственных языков в Республике Беларусь.

В трудовую книжку вносятся сведения:

о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении;

о награждениях и поощрениях за успехи в работе;

о подготовке, повышении квалификации и переподготовке;

о назначении пенсии.

Сведения о работнике. При первичном оформлении трудовой книжки либо при выдаче дубликата трудовой книжки на первой странице (титульном листе) указываются сведения о работнике.

На основании паспорта или свидетельства о рождении в трудовую книжку вносятся фамилия, имя, отчество (полностью без сокращения и замены имени и отчества инициалами. Вносить указанные сведения со слов работника недопустимо).

Сведения об образовании (общее базовое, общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее), профессии, специальности записываются также только на основании соответствующих документов (аттестата, свидетельства, диплома и т.п.).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность занесенных сведений.

Первая страница (титульный лист), содержащая перечисленные сведения о работнике, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

Сведения о работе. В графу 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка записывается полное наименование нанимателя. В трудовой книжке работника, работающего у индивидуального предпринимателя, в виде заголовка указываются фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, наименование органа, зарегистрировавшего предпринимателя, дата выдачи и номер свидетельства о регистрации.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, а в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись: "Принят (или назначен) в такое-то подразделение, цех, отдел, участок, производство" с указанием их конкретного наименования, а также профессии, должности, работы, квалификационного разряда, класса, категории, сведений об аттестации рабочих мест по условиям труда^.

В трудовых книжках женщин, имеющих право на пенсию за работу с особыми условиями труда и выслугу лет, производится запись о периоде нахождения их в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Если трудовой договор заключен на условиях неполного рабочего времени сведения о работе вносятся в трудовую книжку работника без указания данного условия.

Перевод работника на другую постоянную работу у того же нанимателя оформляется в том же порядке, как и прием на работу, только вместо слова "принят" записывается "переведен". При этом не указывается причина перевода. Необходимо учесть, что внесение записей о переводе работника на другую постоянную работу без указания конкретных подразделений или по произвольно данным наименованиям профессий, должностей, специальностей, работ не допускается.

В случае расторжения трудового договора по желанию работника при наличии уважительной причины, с которой законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этой причины.

При увольнении работника в связи с его переводом к другому нанимателю в его трудовой книжке как в записи об увольнении, так и в записи о приеме на работу в графе 3 указывается это обстоятельство.

Сведения о назначении пенсии. При назначении пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет, а также пенсии по инвалидности и по случаю потери кормильца, которые назначаются пожизненно, в трудовой книжке образца 1995 года органами по труду и социальной защите в разделе "Сведения о назначении пенсии" ставится штамп "Пенсия назначена". В трудовой книжке ранее установленных образцов, не содержащих такого раздела, указанный штамп ставится на первой странице.

Изменения записей на первой странице (титульном листе) трудовой книжки (о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, специальности) производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату. При этом одной чертой зачеркивается прежняя запись и над ней записывается новая, измененная. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

При этом на внутренней стороне обложки делаются следующие записи:

Фамилия исправлена на "Полещук" на основании Свидетельства о браке серии II - ВН № 144225 от 13 января 2006 года.

Специальность "маркетолог" дописана на основании Диплома серии АВ № 034552 от 23 июня 2006 года.

Внесение изменений в записи трудовой книжки.

Исправление записей в разделе "Сведения о работе" осуществляется следующим образом: в графе 1 пишется порядковый номер вносимой записи, в графе 2 - дата внесения записи, в графе 3 - "запись номер такой-то недействительна", и далее приводится правильный вариант сведений, в графе 4 - дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись. Зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных записей, исправление их с указанием "Исправленному верить" либо "Исправленное верно" не допускается.

Если в период работы происходит передача организации из подчинения одному органу в подчинение другому, смена собственника имущества или реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, иное преобразование) организации, а трудовые отношения с согласия работника продолжаются, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки производится соответствующая запись, а в графе 4 указываются номер и дата приказа (распоряжения), на основании которого указанные изменения произошли.

Необходимо помнить, что исправления в сведения о работе, о награждениях и поощрениях за успехи в работе вносятся на основании подлинника приказа (распоряжения) нанимателя и должны полностью соответствовать приведенной в этом приказе (распоряжении) формулировке.

В случае утраты приказа (распоряжения) исправление сведений о работе может быть произведено на основании других документов, подтверждающих трудовую деятельность работника: лицевых счетов и ведомостей расчета и (или) выдачи заработной платы, приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков, иных документов. При этом исправление записей допускается только за тот период времени, который подтверждается названными документами.

Записи в трудовую книжку (вкладыш к ней) производятся аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего, фиолетового или черного цвета.

Записи о датах приема на работу, переводах на другую постоянную работу, увольнений, награждений, поощрений, о подготовке и переподготовке, о назначении пенсии производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двумя цифрами, а год полностью. Например, если работник принят на работу 5 января 1997 г., то в графе 2 трудовой книжки, выданной после 1 января 1975 г., и образца 1995 г. записывается: "05.01.1997", а в трудовой книжке ранее установленного образца - "1997.05.01".

Сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или специально уполномоченного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия (например, у индивидуального предпринимателя либо у гражданина, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора) - печатью исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию данного нанимателя.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы отдельных разделов, она дополняется вкладышем соответствующего образца.

В случае потери трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему основному месту работы в течение года со дня увольнения. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью "Дубликат". При потере трудовой книжки по истечении года со дня увольнения наниматель выдает справку о периоде работы у него данного работника, которая является основанием для заведения по новому основному месту работы другой трудовой книжки (вкладыша к ней), но также с надписью "Дубликат".