Анализ расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО "Каравелла-Вельск"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы учета и анализа расчетов с подотчетными лицами

1.1 Основы организации расчетов с подотчетными лицами

1.2 Нормативные законодательные материалы по учету расчетных операций

1.3 Методика анализа расчетов с подотчетными лицами

Глава 2. Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Каравелла-Вельск»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Каравелла-Вельск»

2.2 Документальное оформление расчётов с подотчетными лицами

2.3 Синтетический и аналитический учёт расчетов с подотчетными лицами

Глава 3. Анализ расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Каравелла-Вельск»

3.1 Анализ состава и динамики расчетов с подотчетными лицами

3.2 Факторный анализ кредиторской задолженности

3.3 Рекомендации по улучшению состояния расчетов с подотчетными лицами

Заключение

Список использованных источников

Приложение

Введение

В современной жизни еще очень широко распространены расчеты наличными деньгами, а иногда без них просто невозможно обойтись. Поэтому в практической деятельности бухгалтер постоянно сталкивается с проблемами выдачи денег под отчет. Необходимо отметить, что учет подотчетных сумм является достаточно емким участком учета. Через подотчетные лица проходят значительные суммы наличных денежных средств, поэтому задачами бухгалтерского учета в данном случае является не только контроль за своевременным и правильным отражением операций на счетах бухгалтерского учета, но и контроль за обоснованностью использования и сохранностью подотчетных сумм. Также немаловажным моментом является вопрос налогообложения сумм израсходованных подотчетными лицами. В некоторых случаях, связанных с командировками возникает необходимость налогообложения сумм израсходованных сверх установленных норм. Неверное исчисление налогов, может привести к штрафным санкциям со стороны налоговой инспекции. Все вышеперечисленное обусловило актуальность выбранной темы.

Целью исследования является изучение особенности бухгалтерского учета и методики анализа расчетов предприятия с подотчётными лицами.

Из поставленной цели вытекает ряд следующих задач:

- сформулировать теоретические основы учёта и анализа расчётов с подотчётными лицами

- определить нормативные законодательные материалы по учету расчетных операций;

- представить организационно-экономическую характеристику предприятия ООО «Каравелла-Вельск»;

- рассмотреть порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами (изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии);

- оценить состояние синтетического и аналитического учётов расчетов с подотчетными лицами;

- проанализировать расчеты с подотчетными лицами в ООО «Каравелла-Вельск»

- определить резервы повышения оборачиваемости и снижения уровня задолженности.

- предложить рекомендации по совершенствованию учёта расчётов с подотчётными лицами в ООО «Каравелла-Вельск»;

Объектом исследования данной работы является предприятие ООО «Каравелла-Вельск».

Предметом исследования является учет и анализ расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Каравелла-Вельск», г. Вельск.

В бухгалтерском учете тщательностью, пристальностью, с особым вниманием, не только на уровне в бухгалтерском учете, то тогда бы не было бы ни стандартных ни типичных ошибок, а также обманов и задержек со стороны подотчетников. Эта мысль и будет гипотезой нашей исследовательской работы. Эту тему изучали, рассматривали, исследовали очень многие профессора, ученые, преподаватели, экономисты, консультанты, простые бухгалтера. Было написано много трудов, книг, статей, методичек: Захарьин В.Р., Касьянова Г.Ю., Разгулин С.А., Мосейчук М.А., Быкова С.Е. и так далее.

В процессе изучения и обработки материалов использованы основные методы экономического анализа, такие как: элиминирование, сравнение, группировка, балансовый метод и другие.

Исследуя данные предприятие ООО «Каравелла-Вельск», хотелось бы ввести новизну не только в процесс оформления документов для командировок, но и в контроль за подотчетными лицами.

Во-первых предлагаем завести документ для внутреннего пользования, который бы подтверждал, что подотчетное лицо провело время именно в этой гостинице (в это время, день, месяц, номер комнаты), а не сэкономил отдохнув у частного лица.

Второй вариант предлагаемый нами более дорогостоящий, но более действенный. Нанимается специально работник выезжающий на место командировки и осуществляющий контроль за подотчетным лицом.

Методологической и технической основой для работы послужили: Федеральный Закон «О бухгалтерском учете»; Положение по введению бухгалтерского учета и отчетности в РФ; Постановления Правительства РФ и инструктивные материалы по изучаемым вопросам; учебная литература.

Источниками конкретной информации для проведения исследования по предприятию ООО «Каравелла-Вельск» являются годовая бухгалтерская отчетность предприятия за 2011 - 2013 г.г., а именно форма № 1 "Бухгалтерский баланс", форма № 2 "Отчет о прибылях и убытках", форма №3 приложение к бухгалтерскому балансу, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 "Расчеты с подотчётными лицами ", а также первичные документы и учётные регистры.

учет подотчетный задолженность

Глава 1. Теоретические основы учета и анализа расчетов с подотчетными лицами

1.1 Основы организации расчётов с подотчётными лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Руководителем организации утверждается перечень лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет. Рекомендуют не создавать список сотрудников, имеющих право получить деньги под отчёт, частью приказа об учётной политике. Список подотчётных лиц может измениться в любое время, а в учетную политику изменения можно вносить только в строго ограниченных случаях. ч.6 ст. 8 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»

Как правило, под отчет выдаются денежные средства на хозяйственно-операционные, командировочные и представительские расходы. К хозяйственно-операционным расходам относят расходы работников на покупку товаров, включая оплату ГСМ, работ и услуг.

Командировочные расходы возникают в следствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается. Такой вывод следует из совокупности положений статей Трудового кодекса РФТрудовой кодекс РФ глава 2,статьи 15,16 и 20 (Трудовые отношения, стороны трудовых отношений, основания возникновения трудовых отношений (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ).

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ Налоговый кодекс РФ часть 2 статья 264.

Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Итак порядок выдачи денег под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, устанавливаются руководителем организации.

Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером. Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.

Если выдаются денежные средства на командировочные расходы необходимо оформить следующие документы:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

- командировочное удостоверение;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Срок командировки определяется обычно руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Касьянова Г.Ю. «Командировки: оформление и оплата. -М,: АБАК, 2012.- 243 с.

Выдача наличных средств под отчет производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее предоставленному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Денежные средства, полученные под отчет, должны быть израсходованы только на установленные цели.

Для получения наличных денежных средств под отчёт сотрудник должен написать заявление. Типовая форма заявления не утверждена, поэтому можно составить в произвольной форме или в той форме которая утверждена учетной политикой организации. В заявлении сотрудник должен указать назначение аванса, расчёт размера аванса, срок, на который выдаётся аванс. п. 213 Инструкция к Единому плану счетов № 157 Н

Каких-либо ограничений на размер подотчётных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен сделать надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению.

Не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы средства под отчет, или со дня возвращения из командировки сотрудники обязаны представить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов.

Под оправдательными документами - понимаются первичная документация, а именно чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки, счета, накладные, проездные билеты, квитанции, командировочное удостоверение и другие документы. (п.4.4 Положения Банка России от12.10.2011 г. №373-П). (п.4.4 Положения Банка России от12.10.2011 г. №373-П).

Наличные денежные средства на командировочные расходы выдаются в размере сумм, необходимых на оплату проезда, проживания и суточных за время пребывания в командировке. Министерство финансов устанавливает нормы возмещения командировочных расходов для бюджетных организаций. Коммерческие организации учитывают командировочные расходы в пределах установленных норм для целей налогообложения, для целей финансового учета нормы командировочных расходов устанавливаются данными организациями самостоятельно.

Вместо наличных денежных средств под отчет могут выдаваться банковские корпоративные карты для оплаты представительских или командировочных расходов. В этом случае подотчетные лица обязаны представить в качестве оправдательных документов квитанции электронных терминалов, банкоматов.

Бухгалтер проверяет авансовый отчет, руководитель утверждает сумму расхода, что является основанием списания расходов, оплаченных из подотчетных сумм и осуществления окончательных расчетов с подотчетными лицами. В случае превышения признанных расходов подотчетного лица над полученной суммой разница выдается работнику из кассы. А оставшаяся часть неиспользованного аванса возвращается подотчетным лицом в кассу организации или удерживается из его заработной платы.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Такие требования содержат указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15.12. 2010 г. № 173н.

В бухгалтерском учёте возврат неизрасходованных подотчётных сумм отражается так:

Д 71 К 50 - выданы деньги под отчёт

Д10 К 71 -получены канцтовары, приобретенные сотрудником

Д 50 К 71 -внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных сумм

Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимого количества бухгалтерских документов. Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверных документов, то нередко налоговые органы доначисляют "зарплатные" налоги (НДФЛ,ЕСН).

Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника. При этом необходимо соблюдать следующие условия:

- решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата;

- размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику;

- необходимо получить письменное согласие работника

При поступлении авансового отчёта заполните в нем расписку(отрывная часть отчета) о том, что отчет принят к проверке, и передайте ее сотруднику. Проверьте авансовый отчёт, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдены два условия.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм(расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т.д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит сотрудник использовал деньги по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления подсчёт сумм. А также необходимо сверить остатки сумм по счету 71 с данными журнала-ордера №7, главной книгой, балансом предприятия, при наличии расхождений следует выявить их причины. Проверяя записи по каждому лицевому счету в журнале-ордере №7 необходимо: выявить суммы выданных под отчет авансов, имеются ли приказы о направлении работника в командировку, назначение и фактическое использование авансов, сроки предоставления авансовых отчетов, имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах прибытия согласно заданиям, правильность и своевременность составления авансового отчета, наличие оправдательных документов по всем операциям.

Для расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» это активно-пассивный счет. Дебетовое сальдо по счету 71 отражает сумму дебиторской задолженности работников организации по подотчетным суммам.

Бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами представлены в табл. 1.

Таблица 1 Порядок учета расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Содержание операции	Дебет счета	Кредит счета	Оценка, руб.
1.	На основании расходного ордера из кассы выданы денежные средства работнику организации под отчет	71	50	Сумма предстоящих расходов
2.	Материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом, приняты к учету	07, 08, 10, 41	71	Стоимость материальных ценностей
3.	Утвержден авансовый отчет. Списана с подотчетного лица утвержденная сумма:			Утвержденная сумма авансового отчета
	- расходов, связанных с основным видом деятельности;	20, 23, 25, 26, 44	71
	- расходов, несвязанных с основным видом деятельности	91-2	71
4.	Возвращены неиспользованные подотчетные суммы в кассу организации	50	71	Остаток аванса
5.	Отражены подотчетные суммы, не возращенные подотчетным лицом в установленные сроки	94	71	То же
6.	Удержана из заработной платы невозвращенная подотчетная сумма	70	94	То же
7.	Выплачена сумма, превышающая аванс	71	50	Перерасход

При приобретении материальных ценностей и признании услуг из подотчетных сумм НДС учитывается только при предоставлении счетов-фактур. Во всех остальных случаях он не выделяется, не учитывается и к вычету предъявляться не может.

Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверенных объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчете с предприятиями.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами.

Н.В. Фимин (эксперт по вопросам налогообложения, действительный государственный советник РФ 3-го класса): «Ошибки, допускаемые хозяйствующими субъектами при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, можно условно разделить на две основные группы: нарушения документального оформления расчетов с подотчетными лицами; несоблюдение требований нормативных актов, регламентирующих порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами» Фимин Н.В. Кому и сколько можно выдавать денег подотчёт // Главбух. 2012. № 4. С. 17..

1. Неоформление заявлений на выдачу подотчетных сумм

Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства. Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня). п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П.

Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.

1. Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.

2. Можно оставить в качестве наименования документа «заявление».

Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору...» указать просто наименование организации.

3.Неправомерная выдача подотчетных сумм

Если подотчетное лицо не отчиталось за выданную ему сумму, то новый аванс ему выдавать нельзя.

Взять деньги под отчет работник вправе только после того, как полностью погасит задолженность по ранее полученному авансу.

За несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций законодательством предусмотрен штраф:

· от 4 000 до 5 000 руб. - для должностных лиц организации (например, руководителя);

· от 40 000 до 50 000 руб. - для организации.

4.Незнание правил расчетов с использованием банковских карт

Выдавать подотчетные суммы можно двумя способами:

· наличными через кассу;

· на банковскую карту.

Первый способ более распространен. Денежные средства для выдачи под отчет можно получить с текущего банковского счета. Кроме того, выдать подотчетную сумму можно из выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Второй способ выдачи денег под отчет чаще всего связан с передачей сотруднику корпоративной банковской карты. Такую карту можно использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также иных хозяйственных операций.

Собственно документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить во внутренних документах работодателя. При этом нужно решить следующие вопросы:

· в каком документе будет фиксироваться выдача и возврат карты (чаще всего у работодателя ведется журнал выдачи корпоративных карт);

· должен ли сотрудник писать заявление на выдачу карты, а руководитель издавать соответствующий приказ;

· как обеспечить защиту сведений о PIN коде (можно, например, приравнять данную информацию к служебной тайне);

· каков порядок действий при утрате карты сотрудником (лучше предусмотреть обязанность держателя незамедлительно сообщить об утрате карты в банк для блокирования операций по ней).

Передача карты сама по себе к выдаче подотчетных сумм не приравнивается. Суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств в тот момент, когда подотчетное лицо воспользуется картой, т. е. снимет с карты денежные средства или оплатит ею расходы (табл. 2).

Таблица 2 Схема учета при выдаче подотчетных сумм посредством корпоративной карты.

№ п/п	Учетное действие	Комментарий
1.	В учете делается проводка Дебет 71 Кредит 55	Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета отражается данной проводкой. То есть до того момента, как в организацию поступят первичные документы, подтверждающие расход, средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, так же как и в случае снятия наличных денег, считаются выданными под отчет работнику. О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки.
2.	Суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списываются в дебет счетов: (или) 26 «Общехозяйственные расходы»; (или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»; (или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др.	Данную проводку нужно сделать, когда работник представит авансовый отчет, приложит оправдательные документы и отчет утвердит руководитель.
3.	В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке. Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1. Сумма, полученная по карте, отражается по строке «Получен аванс».	В авансовом отчете лучше указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты.

По корпоративной карте подотчетное лицо снимает деньги со специального карточного счета. Важно отметить, что об открытии корпоративной карты уведомлять налоговую не нужно. Организация обязана письменно сообщать в налоговую инспекцию обо всех открытых ею банковских счетах. подпункт 1 пункта 2 статьи 23 часть 1 НК РФ

5.Выдача под отчет сверхлимитного остатка в кассе

Довольно часто организации и предприниматели действуют так.

Если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, его выдают под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник возвращает деньги в кассу организации.

Это делается для того, чтобы избежать ответственности за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозят штрафы упомянутые выше. ст. 15.1 КоАП РФ.

Такой порядок законодательству не противоречит.

6.Ошибки при утверждении авансового отчета

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Если работник своевременно не отчитался по подотчетным суммам в связи с отсутствием на работе (например, в случае болезни) действует специальный порядок. Отсчитывать три рабочих дня необходимо с даты, следующей за днем истечения срока, на который выданы деньги, «или со дня выхода на работу»п. 4.4 Положения № 373-П.

Один из злободневных вопросов - в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет. Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя. В Положении № 373-П есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно.

Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия. Административной ответственности за этот вопрос не предусматривается.

Материальная ответственность работодателя при нарушении им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, расчета при увольнении и иных выплат, полагающихся работнику, предусмотрена статьей 236 ТК РФ, в соответствии с которой при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

7.Отсутствие оправдательных документов

К авансовому отчету подотчетное лицо в обязательном порядке прикладывает документы, подтверждающие сумму и характер произведенных расходов. письмах Минфина России от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61, от 09.11.2011 № 03-03-07/50.

Достаточно часто работники организации приобретают товарно-материальные ценности за собственные средства, а потом передают их в собственность организации, получая при этом взамен денежные средства. Данные операции к расчетам с подотчетными лицами не относятся.

В этом случае физическое лицо за свои средства приобретает имущество, которое ему принадлежит на праве собственности. Передача имущества и компенсация расходов сотруднику представляет собой самостоятельную сделку (например, сделку купли-продажи имущества).

8.Неправильное списание подотчетных сумм в случае смерти работника

На практике возможна следующая ситуация: взяв деньги под отчет, сотрудник умер. Если работодатель столкнулся с данной ситуацией, он должен быть в курсе своих прав, решать вопросы быстро и деликатно, не ущемляя права наследников умершего работника и действуя в рамках существующего гражданского законодательства. Важно учитывать, что относительно порядка действий работодателя в данной ситуации есть две точки зрения.

Первая заключается в следующем. Согласно статье 1112 ГК РФ не входят в состав наследства права и обязанности, неразрывно связанные с личностью наследодателя, а также права и обязанности, переход которых в порядке наследования не допускается Гражданским кодексом РФ или другими законами.ст. 418 ГК РФ. (ст. 418 ГК РФ).

Следовательно, удержание дебиторской задолженности умершего работника по подотчетным суммам из не полученной им заработной платы неправомерно, так же как и требование погасить долг к его наследникам. Долг умершего работника признается нереальным ко взысканию.

Но существует и другая точка зрения. Сторонники данной точки зрения, как правило, ссылаются на письмо Минфина России, где рассмотрена аналогичная ситуация.  Письмо Минфина России от 24.02.2009 № 03-02-07/1-87.

Сторонники данной позиции считают, что обязательство работника по возврату денег, взятых под отчет, не прекращается его смертью, может быть исполнено без его личного участия и не связано неразрывно с его личностью. Работодатель вправе обратиться к наследникам работника с целью погашения задолженности по подотчетным суммам.

1.2 Нормативно-правовое регулирование и теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами и анализ такого учета регламентирован - прямо или косвенно - целым рядом нормативных документов.

Рассмотрим нормативные акты более подробно - каким именно образом они регулируют учет операций, связанных с подотчетными суммами.

Система нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации состоит из четырех уровней, на каждом из которых регулирование осуществляется наделенными соответствующими полномочиями субъектами управления.

К документам первого уровня нормативного регулирования прежде всего относятся кодексы и законы. В первую очередь, это Гражданский кодекс Российской Федерации, Налоговый кодекс Российской Федерации и Трудовой кодекс Российской Федерации. Из законов наиболее важным для учета расчетов с подотчётными лицами является Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402 - ФЗ. В числе других законов можно отметить закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ, закон «О валютном регулировании и валютном контроле».

Налоговый кодекс

Различные факты хозяйственной жизни, так или иначе связанные с выдачей денежных сумм под отчет, влекут за собой затраты организации (в том числе - и выплаты (компенсационного характера) сотрудникам). В связи с этим могут происходить изменения налогооблагаемой базы по налогам различных видов - налог на доходы физических лиц, единый социальный налог, налог на прибыль. Кроме того, может возникнуть вопрос о принятии (непринятии) к вычету «входного» налога на добавленную стоимость. Таким образом, рассматриваемые хозяйственные операции должны определенным образом соотноситься с требованиями Налогового Кодекса РФ.

Статьи Налогового кодекса разъясняют какие расходы уменьшают налогооблагаемую базу, а какие нет (ст.236,238,264). Ч. 2 ст. 236,238,264. НК РФ

При использовании подотчетной иностранной валюты из-за изменения валютного курса может образоваться курсовая разница. Для целей налогового учета полученная отрицательная курсовая разница признается в составе вне реализационных расходов (п.5 п.1 ст. 265 НК), а полученная положительная курсовая разница признается в составе вне реализационных доходов (п.11 ст.250 НК). В статье 208 НК РФ сказано, какие выплаты относят к доходам работника и облагают НДФЛ.

Иногда в хозяйственной практике возникают ситуации, в которых отправить в командировку собственного сотрудника невозможно. Тогда служебную поездку может совершить подрядчик. Гражданским законодательством не предусмотрено понятия «командировка». Иными словами, командировать можно лишь штатников. Поэтому возмещение затрат подрядчика под «расходы на командировку» не подходит. Значит, заключая договоры подряда, необходимо сразу предусмотреть в них и некоторые дополнительные условия. В рассматриваемом случае на налоговые расходы бухгалтер вправе уменьшить лишь затраты на оплату труда (п. 21 ст. 255 НК РФ) выезжающего подрядчика. Чтобы затраты на возмещение командировочных вне штатнику в него попали, надо выполнить два условия: такие расходы следует экономически обосновать и документально подтвердить (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого в договоре с подрядчиком необходимо отдельно прописать обязанность организации компенсировать его затраты на командировку. В этом случае экономическая обоснованность будет обозначена явно. Компенсацию работнику надо выплатить в той сумме, на которую он представил проездные билеты, квитанции, кассовые чеки.

Пункт договора о командировочных расходах можно оформить в произвольной форме - он нигде не регламентирован.

Согласно ст. 238 НК РФ социальным налогом не облагаются «все виды установленных законодательством Российской Федерации... компенсационных выплат» подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Компенсация же издержек подрядчику как раз предусмотрена Гражданским кодексом статьей 709. Согласен с этим и Минфин России,он разделяет мнение, что «отдельные виды компенсационных выплат, в частности оплата проезда и проживания в другом городе исполнителя работ или услуг по договору подряда» ЕСН не облагаются письмо Минфин России от 20 января 2003 г. № 04-04-04/4..

Налог на добавленную стоимость. Поскольку многие подотчетные хозяйственные операции связаны с приобретением услуг или товаров, то соответственно, возникает ряд нюансов по налогу на добавленную стоимость. Налоговый кодекс разъясняет, при каких условиях можно принять НДС к зачету, а при каких нет (ст. 168,172).

Трудовой кодекс РФ

Так, согласно 166 статье служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В то же время, если работа связана с постоянными поездками или имеет разъездной характер, то такие поездки не признаются командировками.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается. Такой вывод следует из совокупности положений статей 15,16 и 20 Трудового кодекса РФ.

Если организация отправляет сотрудника в командировку, то она (организация) должна ему оплатить: (ст. 168 ТК РФ):

· расходы по проезду к месту командировки и обратно;

· расходы по найму жилого помещения;

· суточные в размере, установленном в трудовом договоре;

· другие расходы, связанные с командировкой (плата за получение визы, телефонные переговоры, бронирование билетов и проживания и др.).ст. 168 ТК РФ.

Согласно ст. 167 ТК РФ, когда работник находится в командировке, фирма должна выплатить сотруднику не обычную зарплату, а доход исходя из среднего заработка.

Если по завершении командировки сроки, установленные для отчета, прошли, а сотрудник так и не отчитался, то в таком случае образуется долг работника перед предприятием. В соответствии с главой 39 Трудового кодекса РФ работники предприятия несут материальную ответственность. Материальная ответственность работников в полном размере предусмотрена в статьях 242 и 243 ТК РФ. Это случаи ущерба, причиненного по вине работника предприятию, учреждению, организации, когда имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам.

На основании 137 статьи Трудового кодекса РФ работодатель может написать распоряжение об удержании из заработной платы работника своевременно не возвращенного аванса.

Возможно, что работник не отчитался за подотчетную сумму вовремя, но при этом не оспаривает величину своего долга и согласен погасить долг путем удержания из заработной платы. Трудовой кодекс устанавливает верхний предел всех удержаний, который не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся к выплате работнику. ст. 138 ТК РФ. Только при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, размер удержаний может быть увеличен до 50% от суммы, причитающейся к выплате.

Второй уровень системы нормативного регулирования - это положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), разработанные в соответствии с требованиями МСФО, правилами и иными нормами. Наибольшее значение для учета расчетов с под отчётными лицами имеют следующие ПБУ:

1) Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации

2) Положение о порядке ведения кассовых операций РФ от 24 /2008 N 318-П

3) ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль»

4) ПБУ 9/99 "Доходы организации"

5) ПБУ 10/99 "Расходы организации"

Третий уровень представлен методическими указаниями по бухгалтерскому учету, инструкциями и другими документами, утвержденными Минфином РФ, ЦБ РФ и иными субъектами управления.

Примерами нормативных актов данного уровня являются:

-правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС

-письмо ЦБ РФ от 15.02.2012 № 36-3/25 «О лимите кассы».- порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённый решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993г. № 40 (письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993г. № 18);- Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов, утверждённые приказом Минфина России от 28 декабря 2001г. № 119н (в ред. приказа Минфина России от 23 апреля 2002г. № 33н);

- План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утверждённые приказом Минфина России от 31 октября 2000г. № 94н (в ред. приказа Минфина России от 7 мая 2003г. № 38н);

- инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»;

письмо Банка России от 29 сентября 1997 г. № 525 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами», принятое в соответствии с Федеральным законом от 2 декабря 1990 г. № 394-1 (в редакции от 28 апреля 1997 г.);

- постановление Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (с изменениями от 13 мая 2005 г.);

Четвертый уровень нормативного регулирования составляют рабочие документы организации, формирующие ее систему бухгалтерского учета. В первую очередь это устав, учетная политика организации для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения) и рабочий план счетов, разработанные на основании Закона о бухгалтерском учете, ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», а также Плана счетов бухгалтерского учета и устав организации. К учетной политике могут прилагаться используемые в роганизации формы первичных документов, график документооборота и др.

1.3 Методика анализа

Подотчетные лица - это работники организации (постоянно работающие лица, в том числе совместители, либо выполняющие работы по договорам подряда), получившие авансом из кассы наличные деньги с условием предоставления отчета об их использовании.

Подотчетные суммы - это денежные суммы (авансы), выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Расходы с подотчетными лицами носят массовый характер, производятся практически в каждой организации, разнообразны и связаны с приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет, оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств, расходами на командировки, представительскими расходами.

Анализ расчетов с подотчетными лицами нацелен на разработку мероприятий по совершенствованию учета с подотчетными лицами на предприятии.

Задачи анализа расчетов с подотчетными лицами:

- контроль за соответствием положениям нормативных актов порядка, размеров и условий выдачи сумм подотчет;

- выявление фактов нарушения порядка выдачи подотчетных сумм, нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами;

- разработка мероприятий по устранению недостатков в учете и отчетности по расчетам с подотчетными лицами.

Объект анализа - данные аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», где собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

В процессе анализа расчетов с подотчетными лицами необходимо учитывать положения следующих документов:

- Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

- Письмо ЦБ РФ от 15.02.2012 № 36-3/25 «О лимите кассы»;

- Положение ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П О порядке ведения кассовых операций;

- инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»;

- письмо Банка России от 29 сентября 1997 г. № 525 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами», принятое в соответствии с Федеральным законом от 2 декабря 1990 г. № 394-1 (в редакции от 28 апреля 1997 г.);

- постановление Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (с изменениями от 13 мая 2005 г.); других документов бухгалтерского учета.

Анализ расчетов с подотчетными лицами должен проводиться ежемесячно.

В процессе анализа учета расчетов с подотчетными лицами используется метод группировки, сравнения, относительных величин.

При проведении анализа учета расчетов с подотчетными лицами используются:

- локальные нормативные акты (приказы (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9, № Т-9а);

- командировочные удостоверения (форма № Е-10);

- служебные задания для направления в командировку и отчеты о его выполнении (форма № Т-10а);

- документы, подтверждающие произведенные расходы (кассовые и товарные чеки, накладные, счета, акты закупки, проездные билеты, счета гостиниц и т.д.);

- авансовые отчеты (форма № АО-1);

- приказы по предприятию об утверждении списка лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

- аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

- бухгалтерский баланс (форма № 1).

Порядок проведения анализа включает в себя следующие этапы:

1) анализируется динамика кредиторской задолженности предприятия с подотчетными лицами на основе данных бухгалтерского баланса;

2) анализируется доля задолженности подотчетных лиц в общей сумме кредиторской задолженности предприятия и ее динамика на основе данных бухгалтерского анализа;

3) изучается состав подотчетных лиц на основании данных аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

4) изучаются направления расходования средств по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на основе данных аналитического учета;

5) изучаются первичные и отчетные документы, подтверждающие правильность отражения операций на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

6) выявляются недостатки организации учета расчетов с подотчетными лицами;

7) разрабатываются мероприятия по устранению недостатков и совершенствованию учета расходов с подотчетными лицами.

Анализ расчетов с подотчетными лицами проводится бухгалтерской, аудиторской службой, финансовым или планово-экономическим отделом.

Результаты анализа используются бухгалтерской службой предприятия, руководством предприятия.

2. Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Каравелла-Вельск»

2.1 Организационно-экономическая характеристика организации ООО «Каравелла - Вельск»

Общество с ограниченной ответственностью «Каравелла-Вельск», в дальнейшем именуемое “общество”, учреждено решением собрания учредителей от 25 апреля 2006 года в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", является юридическим лицом с момента его государственной регистрации и действует на основании настоящего устава и законодательства Российской Федерации.

Позже была зарегистрирована компания 15 мая 2006 года регистратором Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №8 по Архангельской области и Ненецкому автономному округу (Приложение 1). Форма собственности - частная. Юридический адрес: 165150, АРХАНГЕЛЬСКАЯ ОБЛАСТЬ, Г ВЕЛЬСК, УЛ 5-Я ПРИСТАНЦИОННАЯ, Д 135,

ИНН 2907011431

ОКПО 79079080

ОКАТО 11205501000

ОГРН 1062907013311

Управляющий организации - ЮРКИНА ЛАРИСА ГЕННАДЬЕВНА.

Общество создано без ограничения срока его деятельности. Общество является хозяйственным обществом, уставный капитал которого разделен на доли. Общество является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли.

Предметом деятельности общества являются:

· Деятельность агентов по оптовой торговле пищевыми продуктами;

· Неспециализированная оптовая торговля замороженными пищевыми продуктами;

· Транспортная обработка грузов и хранение;

· Прочая вспомогательная транспортная деятельность;

· Организация перевозок грузов;

· Сдача внаем собственного нежилого недвижимого имущества;

· Предоставление посреднических услуг, связанных с недвижимым имуществом;

· Аренда прочего автомобильного транспорта и оборудования;

· Аренда торгового оборудования;

· Предоставление различных видов услуг;

· Любые иные виды хозяйственной деятельности, не запрещенные законодательством.

Основным видом деятельности является деятельность оптовая торговля замороженными пищевыми продуктами.

Уставный капитал общества определяет минимальный размер его имущества, гарантирующего интересы его кредиторов. Уставный капитал общества составляет 10 002,00 рубля.

Доли в уставном капитале общества переходят к наследникам граждан. До принятия наследником умершего участника общества наследства управление его долей в уставном капитале общества осуществляется в порядке предусмотренного Гражданским кодексом Российской Федерации.

Участник общества вправе выйти из общества путем отчуждения доли обществу независимо от согласия других его участников или общества.

Выход участника общества из общества не освобождает его от обязанности перед обществом по внесению вклада в имущество общества, возникшей до подачи заявления о выходе из общества

Общество вправе ежеквартально, раз в полгода или раз в год принимать решение о распределении своей чистой прибыли между участниками общества. Решение об определении части прибыли общества, распределяемой между участниками общества принимается общим собранием участников общества. Часть прибыли общества, предназначенная для распределения между его участниками, распределяется пропорционально их долям в уставном капитале общества.

Высшим органом общества является общее собрание участников общества. Общее собрание участников общества может быть очередным или внеочередным. Все участники общества имеют право присутствовать на общем собрании участников общества, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решения.

Общее руководство обществом осуществляет совет директоров общества. Руководство текущей деятельностью общества осуществляет единоличный исполнительный орган - генеральный директор. Генеральный директор осуществляет руководство текущей деятельностью общества. Генеральный директор подотчетен общему собранию участников общества и совету директоров общества. Генеральный директор общества избирается Советом директоров общества на срок, равный двум годам. Генеральный директор общества может быть избран не из числа участников общества.

Общество вправе передать по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа управляющему. Договор с управляющим подписывается от имени общества председателем совета директоров общества или лицом, уполномоченным решением совета директоров общества.

Общее руководство обществом осуществляет совет директоров общества, за исключением решения вопросов, отнесенных настоящим Уставом к исключительной компетенции общего собрания участников.

Всё выше сказанное подтверждает схема организационной структуры предприятия ООО «Каравелла-Вельск».

Организация ООО «Каравелла-Вельск» имеет список основных покупателей и заказчиков:



Рис. 1. Схема организационной структуры ООО «Каравелла - Вельск»

· ООО «Абсолют-Сервис»

· ИП Аксенов П.Н.

· ИП Аладинский А.В.

· ООО «Аленушка»

· ООО «Альтернатива Плюс»

· Благовещенское сельпо

· ИП Бондарь С.Я.

· ИП Борская Н.Н.

· ООО «Бригантина»

· ООО «Ваши»

· ООО «Валентина»

· ОАО «ВЕЛЬСКАГРОПРОМСНАТ»

· Вельское ГОРПО

· ООО «Волна»

· ООО «Гермес»

· ООО «Диона»

· ИП Кашин Н.Н.

· ИП Капустинский Б.Б.

· ООО «Коношаторг»

· Липовское Сельпо

· МУП «ПодюгаТорг»

· ИП Нечаева Н.Б.

· Няндомская Райпо-2

· ИП Осипов С.Б.

· ИП Сафонов А.В

· ООО «Ручеек» и т.д.

Учетная политика ООО «Каравелла-Вельск» разработана в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011г. № 402 ФЗ «О бухгалтерском учете», Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ1/2008 утвержденного приказом МИНФИНА России от 06.10.2008г. №106н.

Учетная политика организации ООО «КАРАВЕЛЛА - ВЕЛЬСК» состоит главным образом из двух положений: для бухгалтерского учёта и для целей налогообложения. Учетная политика организации формируется главным бухгалтером и утверждается генеральным директором организации ООО «КАРАВЕЛЛА - ВЕЛЬСК».

Отчётным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчётности на основании статьи 15 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» является календарный год с 1 января по 31 декабря включительно. Ст. 15 ФЗ от 06.12.11.№ 402-ФЗ « О бухгалтерском учёте» В интересах собственников и иных заинтересованных лиц создаётся промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчётность, которая включает в себя Бухгалтерский Баланс и Отчёт о финансовых результатах Промежуточная бухгалтерская отчётность составляется по результатам каждого квартала внутри отчётного периода с нарастающим итогом.

При проведении операций с наличными денежными средствами организация руководствуется Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденным Банком организация бухгалтерского учёта России от 12.10.11 №373-П.

Бухгалтерский учёт в организации ведёт самостоятельная бухгалтерская служба, как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером. Учётные регистры бухгалтерского учёта ведутся на электронных и бумажных носителях. Для электронных регистров используется специализированная программа1С: Предприятие и хранятся на предприятии в течение 5 лет. В качестве регистров бухгалтерского учёта используются: журнал учёта операций, оборотно - сальдовая ведомость, предусмотренные в специализированной программе для ведения бухучёта