Учет и анализ денежных средств

ООО «Розница К-1» имеет один основной расчетный счет, через который осуществляются расчеты. Он был открыт 6 ноября 2008 года в Сберегательном Банке РФ. В бухгалтерском учет этот факт подтверждается Договором банковского счета (в валюте РФ), предметом которого является открытие банком счета Клиенту и дальнейшее ведение расчетно-кассового обслуживания по счету, а так же уведомление в ИФНС РФ об открытии данного счета.

Документальное оформление текущих операций по данному счету осуществляется следующим образом.

На участке банковских операций в календарном порядке формируется пакет документов, подтверждающий списание и зачисление денежных средств на расчетный счет.

Списание оформляется исходящим платежным поручением на основании выставленного счета поставщика. Приход оформляется входящим платежным поручением, в котором указан плательщик и причина перечисления данной суммы.

По окончании банковского дня, банком формируется выписка, в которой отражено движение по счету на заданную дату по расчетному счету. Эта выписка направляется клиенту вместе с оригиналами платежных поручений.

При получении, бухгалтер подшивает выписку, платежные поручения и оправдательные документы в архив движений по расчетному счету.

Учет операций на расчетных счетах в ООО «Розница К-1» ведется с помощью программы 1С «Бухгалтерия» версии 7.7 в соответствии с действующим законодательством.

По дебету счета 51 "Расчетные счета" отражается поступление денежных средств на расчетные счета организации.

По кредиту счета 51 "Расчетные счета" отражается списание денежных средств с расчетных счетов организации.

Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет расчетного счета организации и обнаруженные при проверке выписок кредитной организации, отражаются на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям"). Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации по расчетному счету и приложенных к ним денежно-расчетных документов.

ООО «Розница К-1» получило официальный запрос на предоставление архива банковских документов, а так же предоставление всех необходимых документов, которые могут потребоваться в ходе проверки.

На первом этапе была проведена проверка полноты и правильности учета денежных средств, находящихся на расчетном счете организации. Для этого были исследованы договор на открытие расчетного счета и факт уведомления налоговых органов о его открытии, договоры с ключевыми поставщиками, проверена полнота регистрации платежных документов и изучены доверенности на права подписей платежных документов, а также проверено наличие отметок банка и списании и зачислении.

После этого были изъяты папки с архивом банковских документов для проведения инвентаризации остатков и проверки на наличие всех необходимых реквизитов. В каждом банковском дне проверялось соответствие входящего остатка с исходящим остатком предыдущего дня. Эти данные сверялись с данными используемого программного обеспечения.

Далее в ООО «Розница К-1» была проведена проверка полноты документов, подтверждающих приход и расход денежных средств.

На данном этапе проверялась своевременность отправки платежного поручения, полнота банковских выписок и оправдательных документов к платежным поручениям, соответствие данных банковских выписок данным программного обеспечения.

Проводилась проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременность и полнота отражения в учете. Была проведена выверка с целью проверки соответствия сумм банковских выписок суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах. Так проверилась корреспонденция счетов, использованных при обработке каждой выписки.

Для проверки правильности и полноты отражения в учете оборотов и сальдо по счету в процессе проверки применялись различные аудиторские процедуры.

Проверка полноты банковских выписок по расчетному счету ООО «Розница К-1» и документов к ним выполнялась путем процедуры инспектирования, а также путем направления запросов в банк. При этом полнота банковских выписок устанавливалась по их постраничной нумерации и переносу остатка средств на счете. Остаток средств на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен совпадать с остатком средств на начало периода в следующей выписке.

При обнаружении в выписке неоговоренных исправлений, подчисток аудитор производит выверку информации в учреждении банка, поскольку подчистки и помарки в расчетных документах не допускаются. Данный запрос направлялся помимо стандартного запроса на подтверждение остатка денежных средств по расчетному счету на 31 декабря каждого отчетного года в рамках проверяемого периода.

Кроме того, аудитор проверил наличие на первичных оправдательных документах, приложенных к выпискам банка, штампа банка и подписи операциониста банка. В случае выявления первичных документов без штампа банка аудитору производил выверку информации в учреждении банка.

Проверка соответствия сумм по выпискам банка по расчетному счету ООО «Розница К-1» суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах так же проводилась путем инспектирования и направления запросов в банк в целях получения копий, подтверждающих движение денежных средств документов.

Каждая сумма, указанная в выписке банка, должна быть подтверждена оправдательным документом. Суммы по выпискам банка должны были полностью соответствовать суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах. Если какой-либо оправдательный документ отсутствовал, аудитор в письменном виде доводил это до сведения руководителя проверяемого предприятия.

Дополнительно была проведена проверка правильности и полноты зачисления денежных средств, сданных в банк наличными. Проверка осуществлялась путем сопоставления квитанции к объявлению на взнос наличными, кассовой книги, отчета кассира и выписки банка на соответствующую дату.

Приступая к проверке операций с денежными средствами, аудитор должен собрать по возможности полную информацию о состоянии внутреннего контроля по данному участку учета.

Выяснить, как соблюдается кассовая дисциплина, насколько жестко контролируются операции с денежной наличностью, в том числе с валютой, как обеспечивается санкционирование различных платежей из кассы, можно путем фактической проверки, обследования, наблюдения и т.д.

Полезным способом получения необходимых данных является тестирование по заранее подготовленному вопроснику.

По результатам данного вопросника аудитор оценивает состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения кассовой дисциплины, определяет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места и планирует основные процедуры.

Результаты тестирования помогут установить фактическое отношение администрации предприятия к организации учета, обеспечению сохранности и целевого использования денежных средств на предприятии.

Аудитор намечает для себя объекты повышенного внимания при планировании контрольных процедур, последовательность этапов проведения проверки, конкретные источники получения данных, уточняет аудиторский риск.

Приступая к проверке аудитор должен установить наличие в кассе денежных средств и денежных документов, отраженных в учете, и наоборот - полноту отражения в учете фактически наличествующих в кассе денежных средств и документов.

В кассе организации должны храниться все ее наличные деньги и денежные документы, как правило, в несгораемом металлическом шкафу (в специально оборудованном помещении под кассу), который по окончании рабочего дня должен быть закрыт и опечатан.

В соответствии с п. 3 Порядка ведения кассовых операций руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения денежной наличности) и обеспечить сохранность денег в ее помещении, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.

Если такие условия не были созданы по вине руководителей, последние несут ответственность в порядке, установленном законодательством.

Помещение кассы должно быть изолировано, доступ в него лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих организации, запрещено. Остаток денежной наличности в кассе должен соответствовать данным кассовой книги.

Далее аудитор проверяет правильность оформления первичных кассовых документов, книг, журналов (полноту заполнения реквизитов приходных и расходных документов; обязательную регистрацию приходных и расходных ордеров, платежных ведомостей и др.; наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств; отсутствие исправлений, подчисток и т.п.).

Для этого изучаются отчеты кассира с приложенными первичными документами и кассовая книга. Последняя должна вестись в одном экземпляре и быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью.

Записи в кассовой книге должны быть идентичны записям в отчете кассира и подтверждаться первичными документами.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам должны производиться только в день их составления. Подчистки, помарки и исправления в кассовых ордерах недопустимы.

Если учет кассовых операций компьютеризирован, то допускается ведение кассовой книги в электронном виде, листы которой распечатываются в двух экземплярах (первый сброшюровывается в виде книги, второй служит отчетом кассира).

В этом случае аудитор должен убедиться самостоятельно или с привлечением эксперта в защищенности программы от несанкционированного доступа кассира и других лиц с целью изменения нумерации документов (программа должна генерировать следующий номер приходных и расходных документов автоматически при их подготовке и распечатке бланка).

В выборку, как правило, включаются кассовые документы за один или два квартала или за один месяц в каждом квартале отчетного периода.

Если количество ошибок и неправильно оформленных документов превысит допустимое количество, запланированное аудитором, целесообразно проверить и остальные кассовые документы.

При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выявлению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности (поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки, взносов арендной платы и других доходов).

Поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, имеющихся в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучается путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, на лентах кассового аппарата и др. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам.

Проверяя расходование наличных денег из кассы, аудитор должен обратить внимание на документальную обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, оказание материальной помощи, командировки, выдачу средств на представительские расходы, доверенностей от сторонних организаций, исполнительных листов).

Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку, соблюдение лимита кассы.

Также аудитор обязан удостовериться в соблюдении порядка выдачи денег по доверенности.

Выдать наличные деньги из кассы можно только лицу, указанному в расходном ордере (заменяющем его документе), либо другому лицу, действующему на основании доверенности.

В ходе проверки кассовых операций аудитору приходится решать вопрос об инвентаризации кассы.

Если проводится обязательный аудит за текущий отчетный период, инвентаризация кассы необходима, так как в соответствии с Правилами (стандартами) аудиторской деятельности аудитор несет ответственность за проверку правильности отражения в финансовой отчетности событий, произошедших после даты составления баланса до даты составления аудиторского заключения.

Инвентаризация кассы должна проходить в присутствии кассира и главного бухгалтера.

Порядок ее проведения может быть следующим: при наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность доступа к ним после начала проверки.

Кассир должен составить кассовый отчет об операциях за последний день и вывести остаток денег по кассовой книге на день проверки.

Одновременно с кассира берется расписка, что все приходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и не списанных в расход денег не имеется. После этого проводится пересчет наличных денег.

Если во время инвентаризации кассы есть частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий и т.д., аудитор подсчитывает в них итог и выплаченную по ним сумму принимает к зачету, о чем делается отметка в акте.

После пересчета денег и других ценностей, хранящихся в кассе, полученный остаток сверяется с данными учета по кассовой книге.

Результаты проверки оформляются актом, который подписывают аудитор, главный бухгалтер экономического субъекта и кассир.

При выявлении излишков или недостачи денежных средств либо денежных документов и других ценностей аудитору необходимо взять письменное объяснение у кассира о причинах их возникновения.

О крупной недостаче аудитор обязан сообщить руководителю предприятия и поставить вопрос об отстранении кассира от его обязанностей до окончания проверки.

Далее аудитор должен удостовериться в наличии действующей системы проведения ревизий кассы.

Такая ревизия (инвентаризация) обязательна:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления;

- чрезвычайных ситуациях (пожар, наводнение и пр.);

- реорганизации или ликвидации организации;

- смене материально ответственного лица - кассира.

Внезапную ревизию кассы следует проводить в сроки, установленные руководителем организации.

Приказом руководителя должна быть назначена специальная ревизионная комиссия. Недостачу по кассе необходимо взыскать с кассира или виновного лица, а излишек кассы должен быть зачислен в доход организации.

Аудитор устанавливает и факты оплаты сотрудникам произведенных хозяйственных расходов без оформления авансовых отчетов, повторной оплаты по ранее оформленным документам, присвоения денежных сумм по подложным документам и др.

Исследуется правильность указанной в учетных регистрах по счету 50 "Касса" корреспонденции счетов, подсчета оборотов, наличных средств и их остатков.

Для этого сверяются данные кассовой книги, отчета кассира и учетного регистра за соответствующий месяц периода по датам. Расхождения означают наличие ошибок, которые могут быть как непреднамеренными, вызванными невнимательностью бухгалтера при подсчете, так и преднамеренными. Последние требуют получения письменных объяснений и оперативного информирования руководителя предприятия.

В любом случае обнаруженные аудитором ошибки и недостоверные данные обязательно регистрируются в его рабочих документах.

Аудитор должен выяснить соблюдение установленного лимита расчета наличными деньгами между юридическими лицами, предпринимателями и лимита хранения наличных денег в кассе.

Лимит расчетов не должен превышать 100 000 руб. (Указание Банка России от 20 июня 2007 г. N 1843-У). Наличные деньги в кассе организации должны храниться только в пределах лимита, который устанавливает банк. Денежную наличность, поступившую сверх лимита, следует сдавать в банк.

Наличные деньги сверх установленного лимита могут находиться в кассе организации только для оплаты труда, выплаты социальных пособий, стипендий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

2.7 Ошибки и нарушения, выявленные в ходе аудиторской проверки операций с денежными средствами и рекомендации по их устранению

15. Бакшинскас В.Ю. Правовое регулирование хозяйственной деятельности: Учебное пособие по Программе полготовки и аттестации профессиональных бухгалтеров. Базовый курс. - 2-е изд., перераб. и доп. -М.: Издательский дом БИНФА, 2007. - 177 с

16. Бухгалтерский учет. Под ред. Безруких П.С.- М.: Бухгалтерский учет, 2010.- 528 с.

17. Вещунова Н. Л., Фомина Л. С. Бухгалтерский учет и налогообложение. - СПб.: 2010.- 417 с.

18. Захарьин В.Р. «9300 бухгалтерских проводок по новому плану счетов», М.: «Дело», 2009- 115 с.

19. Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский учет: учеб для вузов. - М.: ЭкономистЪ, 2008г. - 618с.

20. Касьянова Г.Ю. Большая Российская энциклопедия бухгалтера. Том 1 - М.: 2008 - 628 с.

21. Камышанов П.И., Камышанов А.П., Камышанова Л.И. Практическое пособие по бухгалтерскому учету.- М., Элиста.: АПП «Джангар», 2009г. - 600с.

22. Камышанов П.И., Камышанов А.П. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие:- М.: Омега-Л, 2007г. - 640с.

23. Климова М.А. Бухгалтерский учет: пособие для подготовки и повышения квалификации бухгалтеров. - М.: Бератор-Пресс,2008.-384с.

24. Климова М.А. Бухгалтерское дело: Учеб. Пособие. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 450 с.

25. Козлова Е. П. Парашутин Н.В. Бухгалтерский учет. - М.: Финансы и статистика, 2010 - 470 с.

26. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях, издание 2-е. - М.: 2010 - 510 с.

27. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2009- 389 с.

28. Пошерстник Н.В., Мейксин М.С. «Бухгалтер торгового предприятия».- СПб.: «Издательский дом Герда», 2009. - 736с.

29. Самохвалова Ю.Н. «Бухгалтерский учет: Краткий курс. Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008.-144с.

30. Смит А. Исследование о природе и причинах богатства народов. М.: Соцэкгиз, 1962. - 684 с.

31. Соколов Я.В «Основы теории бухгалтерского учета» / под ред Соколова Я.В.-М.: Финансы и статистика, 2007.-495с.

32. Хахонова Н.Н. «Бухучет для студентов вузов». Серия «Шпаргалки». -Ростов н/Д: «Феникс»,2008.-220с.

Периодические издания и сайты Интернета

33. Беляев А. Особенности проведения проверки кассовых операций // Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение, №4, апрель, 2010г.

34. Бехтерева Е. В. Бухгалтерский учет // Горячая линия бухгалтера, №22, ноябрь 2010г.

35. Бехтерева Е. В. Оформление первичных учетных бухгалтерский документов при совершении различных хозяйственных операций. Кассовые документы // Горячая линия бухгалтера, № 9-10, май, 2010г.

36. Валова С. Проверка соблюдения порядка ведения кассовых операций // Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение, № 10, октябрь, 2009г.

37. Гусев А. Учет кассовых операций и денежных документов // Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение, №9, сентябрь, 2009г.

38. Захарьин В. Р. Учет расчетов с покупателями и заказчиками // Консультант бухгалтера, № 6, июнь, 2010г.

39. Квитковская П. Учет кассовых операций // Бухгалтер - профессионал автотранспортного предприятия, № 10, октябрь, 2009г.

40. Маслова Т. С. Учет и ревизия кассовых операций // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях, № 18, сентябрь, 2010г.