Документирование управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФИЛИАЛ ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО АВТОНОМНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО

ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КАЗАНСКИЙ (ПРИВОЛЖСКИЙ) ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» В Г.ЧИСТОПОЛЕ

Направление 08010062

«Экономика»

Контрольная работа

«Документирование управленческой деятельности»

Выполнил: ст. гр. 2111 З/О

Миннебаева А.И.

Чистополь, 2014

Оглавление

1. Организационные документы

2. Решение

3. Работа с входящими документами

4. Приказ по личному составу

1. Организационные документы

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством должно включать:

* наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

* местонахождение (почтовый адрес);

* предмет и цель деятельности;

* порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

* порядок распределения прибыли;

* порядок образования учреждения (организации, предприятия);

* порядок управления и прекращения деятельности;

* органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:

* для банков - перечень проводимых банком операций и его функции;

* для акционерных обществ - сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Текст устава может содержать следующие разделы:

* Общие положения.

* Акционерный капитал (уставной фонд).

* Порядок деятельности.

* Управление.

* Учет и отчетность, распределение прибыли.

* Прочие накопления.

* Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

* наименование организации - автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);

* наименование вида документа - УСТАВ;

* дата;

* регистрационный номер, место издания (город);

* гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);

* текст;

* подпись.

Положения - правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

2. Решение

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия. документ административный устав право

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ: ...".

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ"). При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами.

Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: "(приложение 1)" или "(приложение 3)". На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

Приложение

к решению Совета директоров

от 06.05.2009 № 15

Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений.

Решение оформляется на бланке решения (бланк конкретного вида документа). Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

3. Работа с входящими документами

Входящие документы - это документы, которые поступают в организацию (на предприятие) из других организаций по разным каналам связи.

Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

1) первичную обработку;

2) предварительное рассмотрение, разметку;

3) регистрацию;

4) рассмотрение документов руководством;

5) направление на исполнение;

6) контроль исполнения;

7) исполнение документов;

8) подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку «Лично» («Private»). Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР» - отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.

В ряде организаций применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора и т. п.

При наличии в организации локальной сети прием-передача документов осуществляется с помощью ПК.

В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки с условным обозначением руководителей предприятия, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству предприятия, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю. Если в обязанности секретаря-референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

Рассматривая входящий документ, руководитель должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Для исключения потерь перемещение документов между исполнителями осуществляется через ОДО или секретаря-референта с фиксацией факта передачи в журнале регистрации.

Для обеспечения оперативного исполнения документа одновременно несколькими исполнителями секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе исполнителем проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в дело с заголовком «Переписка с внешними организациями за 2011 г. (входящие)».

4. Приказ по личному составу

Приказ -- это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации. Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.

Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации. С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Приказами по личному составу документально оформляются:

*прием, перевод на другую работу, увольнение;

*изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

*установление размеров оплаты труда;

*предоставление отпусков;

*командирование сотрудников;

*наложение дисциплинарных взысканий и др.

Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания. В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата». Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается. Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом (при его наличии). Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования. Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством. Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках.

Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс: «л/с» (личный состав); «к» (кадры). Допустима и другая буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении - «л/с», для приказов о поощрении - «п», для приказов по командировкам - «к». Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров.

Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02 , приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела. Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).

Размещено на Allbest.ru