Бухгалтерский учет и контроль денежных средств муниципального учреждения Дворец культуры "Современник" г. Заречного Пензенской области

Бухгалтерия учреждения состоит из четырех штатных единиц:

- Руководитель бухгалтерии - Главный бухгалтер;

- Специалист - Ведущий бухгалтер;

- Специалист - Ведущий экономист;

- Специалист - Бухгалтер.

Бухгалтерией разработана учетная политика учреждения (Приложение 1) и график документооборота и инструкции должностных лиц работников бухгалтерии.

2.2 Первичный учет наличных денежных средств

Порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка РФ и Инструкцией по бюджетному учету.

Учреждение производит расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через орган Федерального казначейства. Для осуществления расчетов наличными деньгами МУК ДК «Современник» имеет кассу и веет кассовую книгу по установленной форме.

При оформлении и учете кассовых операций бухгалтер учреждения руководствуется порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Центральным банком Российской Федерации.

Наличные деньги, полученные организацией в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе хранятся небольшие денежные суммы в пределах установленного лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение пяти рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам учреждения, пособий по временной нетрудоспособности, премий.

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310001 и 0310002) [15, с.17]. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные - руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись директора учреждения, подпись директора на расходных кассовых ордерах необязательна.

Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц (целевой взнос за обучение и платные услуги населению) производится по бланкам строгой отчетности - Квитанциям (ф. 0504510) и приходным кассовым ордерам (ф. 0310001), в соответствии с п. 94 «Инструкции по бюджетному учету» (утв. приказом Минфина РФ от 30.12.2008 г. № 148н).

Квитанция (ф. 0504510) является формой строгой отчетности и применяется для оформления приема наличных денежных средств уполномоченными учреждением в установленном порядке лицами от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин. В случае приема наличных денежных средств уполномоченное лицо ежедневно сдает в кассу учреждения, полученные денежные средства при реестре сдачи документов с приложением копий квитанций.

В квитанции указывают фамилию, имя, отчество сдатчика денежных сумм, их назначение, источник финансирования, сумму (в том числе прописью) и получателя. В соответствии с действующим законодательством на сумму полученных денежных средств выписывается приходный кассовый ордер (ф. 0310001).

Приходный кассовый ордер (см. Приложение 2) оформляется при поступлении наличных денежных средств как при ручном, так и при автоматизированном способе ведения учета. Он выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003).

Для отражения совершаемых при исполнении бюджета и кассовом обслуживании исполнения бюджета дополнительных операций, не требующих документов от плательщиков и получателей средств бюджетов, составляется бухгалтерская справка (ф.0504833).

В соответствии с п. 14 Порядка ведения кассовых операций выдача из кассы наличных денежных средств учреждения производится по расходным кассовым ордерам (ф. 0310002), в случае выдачи денежных средств в подотчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Расходный кассовый ордер (см. Приложение 3) выписывается в одном экземпляре, подписывается директором учреждения и главным бухгалтером или уполномоченными лицами.

Основанием для выдачи денег под отчет является заявление на выдачу денег. В заявлении подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется директору учреждения. После соответствующего визирования директором, заявление поступает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу.

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является приказ директора учреждения о направлении работника учреждения в служебную командировку. После ознакомления с приказом работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.

Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях и др.) есть разрешительная надпись директора учреждения, то подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Выдача наличных денежных средств подотчет (кроме командировок) осуществляется на срок не более 10 рабочих дней при условии ознакомления подотчетных лиц с порядком выдачи наличных денежных средств подотчет и оформления отчетов по их использованию, и полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу_.

Отчет об использовании командировочных должен быть предоставлен в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки.

Выдача наличных денежных средств подотчет (кроме командировок) осуществляется лицам, назначенным приказом директора № 40/Д от 07.09.2010 г.

- п. 11 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ 22.09.93 № 40 (письмо ЦБ России от 04.10.93 №18 «об утверждении порядка ведения кассовых операций в РФ (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.96 № 247)).

- «Инструкция по бюджетному учету» (утв. Приказом Минфина РФ от 30 декабря 2008 г. № 148н).

Для отчета по использованию средств применяют форму № 0504049 «Авансовый отчет».

Составляется авансовый отчет в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. В авансовом отчете записывается перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки, квитанции, транспортные документы, командировочное удостоверение и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.

В бухгалтерии учреждения МУК ДК «Современник» авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств, и заполняются графы 7-10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются директором учреждения.

Заработную плату, пенсию, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии кассир выдает из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным директором учреждения и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, которые определены приказом директора учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия и стипендий.

В книге указываются: дата выдачи наличных денег из кассы; наименование структурного подразделения; сведения о выдаче раздатчику денег из кассы (фамилия, имя, отчество раздатчика); выданная раздатчику сумма (цифрами и прописью); подпись раздатчика; сведения о возвращении раздатчиком в кассу наличных денег (цифрами); сумма оплаченными документами (цифрами); общая сумма (цифрами и прописью); подписи кассира и раздатчика; дата возврата наличных денег и документов. Сведения о лицах, назначенных раздатчиками (наименование структурного подразделения; фамилия, имя, отчество; номер и дата приказа о назначении; образец подписи).

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. Учет кассовых операций в учреждениях, как в валюте Российской Федерации, так и в иностранных валютах, ведется в кассовой книге (ф. 0504514).

При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга в учреждении ведется автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в моем случае с применением программы 1:С. Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги, а за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруют в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями директора и главного бухгалтера учреждения и книгу опечатывают.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, подбираются в хронологическом порядке и сброшюровываются. При незначительном количестве документов брошюровку производят за несколько месяцев в одну папку (дело). На обложке указывается: наименование учреждения; название и порядковый номер папки (дела); отчетный период - год и месяц; начальный и последний номера журналов операций; количество листов в папке (деле).

В случае пропажи или уничтожения первичных учетных документов и регистров бюджетного учета директор учреждения (органа казначейства, финансового органа) назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения.



2.3 Синтетический и аналитический учет наличных денежных средств

Для учета движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в кассе учреждения используют счет 020104000 «Касса».

Операции по поступлению наличных денежных средств в кассу оформляются бухгалтерскими записями по дебету счета 020104510 «Поступления в кассу» и кредиту счетов:

- 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов» (на поступление наличных денежных средств с банковского счета учреждения);

- соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» (на поступление наличных денежных средств со счета бюджета учреждения, открытого в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджетов);

- 020102610 «Выбытия денежных средств учреждения, поступивших во временное распоряжение» (на поступление наличных денежных средств, полученных во временное распоряжение, со счета денежных средств во временном распоряжении);

- 030401730 «Увеличение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение» (на прием наличных денежных средств во временное распоряжение);

- соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801660-020809660, 020815660-020820660, 020822660-020824660) (на поступление наличных денежных средств от подотчетного лица).

Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы оформляются бухгалтерскими записями по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету:

- соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов», счета 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств» (при внесении наличных денежных средств на счет бюджета);

- счетов 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета», 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств» (при внесении наличных денежных средств на счет учреждения в банке);

- счетов 020102510 «Поступления денежных средств во временное распоряжение учреждения», 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств» (при внесении наличных денежных средств, полученных во временное распоряжение, на счет учреждения в банке);

- счета 030401830 «Уменьшение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение» (при выдаче наличных денежных средств, находящихся во временном распоряжении учреждения);

- соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801560-020809560, 020815560-020820560, 020822560, 020824560) (при выдаче наличных денежных средств под отчет);

- счетов 030201830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате», 030202830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам», 030203830 «Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда» (при выдаче заработной платы, денежного довольствия, прочих выплат, пособий по социальному страхованию из кассы учреждения);

- счета 030218830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам» (при выдаче стипендии из кассы учреждения);

- дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (030204830-030206830, 030208830, 030209830, 030218830) (при выдаче сумм оплаты труда лицам, не состоящим в штате учреждения по договорам гражданско-правового характера);

- дебету счета 030402830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» (при выдаче депонентской задолженности).

Учет движения денежных средств в кассе МУК ДК «Современник» осуществляют в журнале операций по счету «Касса».

Записи в журнале операций производятся ежедневно на основании проверенного главным бухгалтером кассового отчета.

В журнале указываются: дата, номер и наименование документа (отчета кассира); наименование показателя (для сумм в иностранной валюте приводится запись «Отражается в рублевом эквиваленте»); номер счета бюджетного учета по дебету и по кредиту; сумма; итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета с входящими и исходящими остатками; количество приложений.

Журнал операций ведется по источникам финансирования: по субсчету Бюджет Касса № 1.201.04 и по субсчету Внебюджет Касса № 2.0201.04 (см. Приложение 4).

Итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета с входящими и исходящими остатками в конце месяца переносятся в Главную книгу.

На счете 020101000 «Денежные средства учреждения на банковских счетах» учитываются операции по движению денежных средств учреждения в случае проведения указанных операций не через органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов. На этом счете учитываются также операции со средствами, полученными от предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход.

Учет операций по движению средств на счете ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами.

Записи в журнале производятся бухгалтером на основании ежедневных выписок со счета и приложенных к ним документов.

В журнале указываются: дата, номер и наименование документа (выписка органа казначейства, банка); наименование показателя (для сумм в иностранной валюте приводится запись «отражается в рублевом эквиваленте»); номер счета бюджетного учета по дебету и кредиту; сумма; итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета с входящими и исходящими остатками; количество приложений.

Операции по поступлению денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими записями.

Поступление денежных средств главному распорядителю, распорядителю, получателю для осуществления платежей в соответствии с бюджетной росписью отражается по дебету счета 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 «Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств».

При поступлении денежных средств, связанных с возвратом бюджетных кредитов, дебетуют счет 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета» и кредитуют счета 020701640 «Уменьшение задолженности по бюджетным кредитам юридическим и физическим лицам, резидентам Российской Федерации», 020702640 «Уменьшение задолженности по бюджетным кредитам другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации», 020703640 «Уменьшение задолженности по государственным кредитам правительствам иностранных государств», 020704640 «Уменьшение задолженности по государственным кредитам иностранным юридическим лицам», 020705640 «Уменьшение задолженности по государственным кредитам международным финансовым организациям».

Поступление на счет учреждения средств от предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход, отражают по дебету счета 020101510 с кредита счетов 020104610 «Выбытия из кассы», аналитических счетов счета 020500000 «Расчеты с дебиторами по доходам» (счета 020502660, 020503660, 020509660,020510660).

По дебету счета 020101510 отражают также следующие поступления денежных средств:

- связанные с возникновением долговых обязательств (кредитуют счета 030101710 «Увеличение задолженности по внутренним долговым обязательствам» и 030102720 «Увеличение задолженности по внешним долговым обязательствам»);

- на восстановление расходов в погашение дебиторской задолженности (кредитуют соответствующие счета аналитического учета счета 040101200 «Расходы учреждения», счет 020104610 «Выбытия из кассы», соответствующие счета аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020604660-020609660, 020615660, 020615660, 020618660-020624660), соответствующие счета аналитического учета счета 020900000 «Расчеты по недостачам» (020901660-020905660), счета 021003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств», соответствующие счета аналитического учета счета 030300000 «Расчеты по платежам в бюджеты» (030301730-030306730);

- связанные с зачислением администрируемых учреждением доходов (кредитуют соответствующие счета аналитического учета счета 020500000 «Расчеты с дебиторами по доходам» (020501660-020510660) и соответствующие счета аналитического учета счета 040101100 «Доходы учреждения».

Операции по выбытию денежных средств с банковских счетов отражаются в МУН ДК «Современник» по кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов». При этом дебетуются соответствующие счета аналитического учета счета 030404000 «Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств» (на суммы денежных средств, перечисленных учреждениям, находящимся в ведении главного распорядителя (распорядителя));

- соответствующие счета аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020604660-020609660, 020615660, 020616660, 020618660-020624660) (на суммы перечисленных авансов в соответствии с заключенными договорами на закупку товаров, выполнение работ, услуг, осуществление других выплат);

- соответствующие счета аналитического учета счета 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (030204830-030224830) (на суммы перечисленных денежных средств в оплату счетов поставщиков за поставленные материальные ценности, оказанные услуги);

- соответствующие счета аналитического учета счета 020700000 «Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам» (020701540-020705540) (на суммы предоставленных бюджетных кредитов и на перечисление сумм по государственным и муниципальным гарантиям, по которым возникают эквивалентные требования со стороны гаранта к должнику);

- соответствующие счета аналитического учета счета 030100000 «Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам» (030101810, 030102820) (при погашении долговых обязательств);

- счета 020106510 «Поступления средств на аккредитивный счет», 020401550 «Поступления на депозитный счет», соответствующие счета аналитического учета счета 040101100 «Доходы учреждения», соответствующие счета аналитического учета счета 030300000 «Расчеты по платежам в бюджеты» (030301830-030306830), счета 030403830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из оплаты труда» (на суммы, оплаченные учреждением путем безналичных расчетов); счета 020104510 «Поступления в кассу» (на суммы полученных наличных денежных средств в кассу Перечисление в бюджет средств, поступивших в возмещение причиненного учреждению ущерба на лицевой счет, по операциям со средствами, полученными от деятельности, приносящей доход, открытый в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджета, или на счет по учету средств бюджета, открытый в кредитной организации, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 021002000 «Расчеты по поступлениям в бюджет с органами, организующими исполнение бюджетов» (021002410-021002440, 021002620, 021002130 (при возврате сумм в возмещение недостачи денежных средств)), 040101100 «Доходы учреждения» и кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов».

Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами обязывают бюджетное учреждение представлять в ОФК для получения наличных денежных средств.

- кассовую заявку (ежеквартально);

- денежный чек (при необходимости получения наличных денежных средств);

- заявку на получение наличных денежных средств (при необходимости получения наличных денежных средств).

Кассовая ежеквартальная заявка (в одном экземпляре) на предстоящий квартал представляется МУН ДК «Современник» в установленные ОФК сроки с целью получения информации об общем объеме потребности в наличных денежных средствах каждого получателя бюджетных средств. Все кассовые заявки получателей средств обобщаются в сводную кассовую заявку органа Федерального казначейства, которая в установленном порядке представляется им в банк.

Чековые книжки, по которым происходит поступление наличных денежных средств в кассу учреждения, в необходимом количестве бесплатно выдаются МУК ДК «Современник» органом Федерального казначейства по ее заявлению. Каждая чековая книжка выдается кассиру или уполномоченному лицу от учреждения под расписку в журнале регистрации бланков денежных чековых книжек. Ответственность за сохранность и учет полученных в органе Федерального казначейства чековых книжек несет учреждение-получатель.

Хранение чековых книжек с использованными денежными чеками осуществляется в МУК ДК «Современник» в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и неиспользованными чеками подлежат возврату по заявлению в произвольной форме, в котором указываются номера неиспользованных чеков, только в следующих случаях:

- при закрытии лицевых счетов, открытых получателю средств в органе Федерального казначейства;

- в случае изменения наименования получателя средств;

- при закрытии или изменении номера счета, открытого органу Федерального казначейства в банке.

Накануне дня получения наличных денег бухгалтер МУК ДК «Современник» представляет в орган Федерального казначейства заявку на получение наличных денег (в двух экземплярах).

В заявке указываются серия, номер и дата денежного чека, номер лицевого счета получателя средств (номер лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию, номер лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении, номер лицевого счета по учету внебюджетных средств), должность, фамилия, имя и отчество представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек, данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа, показатели бюджетной классификации Российской Федерации, соответствующие целям получения наличных денег по данному денежному чеку, и суммы.

Рассмотрим порядок отражения кассовых операций по поступлению наличных денежных средств в кассу бюджетного учреждения.

МУК ДК «Современник» подана заявка на выдачу заработной платы работникам организации в сумме 100 000 тыс. руб. и на приобретение материальных запасов в сумме 10 тыс. руб. за счет бюджетных средств. Через день в кассу поступила денежная наличность родительская плата в сумме 3250 руб.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке. Вся остальная наличность сверх установленного лимита подлежит сдаче в банк, обслуживающий лицевой счет учреждения.

Взнос наличных денег в кассу банка производится бюджетной организацией на основании объявления на взнос наличными (ф. 0402001). В объявлении на взнос наличными в поле «Получатель» указываются полное или сокращенное наименование ОФК и номер его счета, в скобках проставляются полное или сокращенное наименование учреждения, внесшей наличные деньги, а также номер ее лицевого счета.

В поле «Источник взноса» получатель средств указывает символы отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций и показатели бюджетной классификации Российской Федерации, по которым вносимые средства подлежат отражению на лицевом счете получателя средств (лицевом счете по дополнительному бюджетному финансированию, лицевом счете по учету внебюджетных средств). При взносе учреждением поступивших в его кассу средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, получатель средств в поле «Источник взноса» указывает соответствующие показатели классификации доходов бюджетов Российской Федерации и наименование источника образования дохода в соответствии с разрешением на открытие лицевого счета по учету внебюджетных средств. При взносе получателем средств, поступивших во временное распоряжение, в поле «Источник взноса» показатели бюджетной классификации Российской Федерации не указываются.

Ответственность за достоверность проставленных показателей несет учреждение, сдающее денежные средства.

Принятые банком наличные деньги зачисляются на счет органа Федерального казначейства. Ордер к объявлению на взнос наличными с отметкой банка о приеме наличных денег прилагается к выписке из счета органа Федерального казначейства. Квитанция к объявлению на взнос наличными выдается получателю средств, которая подшивается к расходному кассовому ордеру.

Рассмотрим отражение операций по возврату денежной наличности из кассы учреждения на лицевой счет.

В процессе работы учреждения возникают хозяйственные расходы, которые не могут быть оплачены с расчетного счета или из кассы: закупка в торговле необходимых канцелярских товаров или других материальных ценностей, оплата услуг или товаров, реализуемых частными лицами или сторонними организациями, командировочные расходы.

При возникновении необходимости в таких операциях сотруднику учреждения выдаются наличные деньги под отчет с последующим отчетом о произведенных расходах.

Список подотчетных лиц утверждается руководителем предприятия. Подотчетными лицами могут быть только работники данного предприятия. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется Правилами ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Деньги для выдачи под отчет получают в кассу с банковских счетов, а затем из кассы выдают подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего назначения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по 1-4 группам тарифных ставок, на судах морского флота, в каютах 1-2 категории на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету 1-го класса, возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя предприятия при представлении проездных документов.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе и за время нахождения в пути. Средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Заработная плата выдается командированному работнику по приезду либо пересылается по его просьбе в место нахождения командировки.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работник бухгалтерии проставляет соответствующий счет аналитического учета - сч.020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

О расходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Карточке учета средств и расчетов.

Командировочные расходы относятся на следующие подстатьи экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации:

- суточные - на подстатью 212 «Прочие выплаты»;

- оплата услуг связи - на подстатью 221 «Услуги связи»;

- оплата проезда, постельных принадлежностей, не включенных в стоимость билета, - на подстатью 222 «Транспортные услуги»;

- оплата расходов по найму жилого помещения - на подстатью 226 «Прочие услуги».

По возвращении из командировки, работник в течение трех дней обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. В нем он фиксирует фактические расходы по данной командировке, суточные, расходы по найму жилого помещения, расходы по проезду и др., предоставляет документы, подтверждающие расходы, и командировочное удостоверение с соответствующими отметками. Руководитель организации письменно на авансовом отчете подтверждает (или не подтверждает) целесообразность произведенных расходов.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается руководителем организации, направившим работника в командировку, о чем делается соответствующая запись в авансовом отчете. В командировочном удостоверении делается заверенная печатью отметка о дне возвращения работника из командировки, и авансовый отчет вместе с командировочным удостоверением передается в бухгалтерию организации.

Расчеты с подотчетными лицами относятся к финансовым активам учреждения и учитываются на сч.208 «Расчеты с подотчетными лицами» на соответствующих аналитических счетах:

208 01 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда»;

208 02 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;

208 03 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на оплату труда»;

208 04 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

208 05 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг».

Таким образом, в МУК ДК «Современник» движение наличных денежных средств совершается посредством кассовых операций. Ведение кассовых операций возложено на кассира с заключением договора о полной материальной ответственности. Порядок приема, выдачи наличных денег и оформления кассовых документов регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственных операций, к ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера. При автоматизированном режиме журнал регистрации кассовых ордеров, листы кассовой книги и отчет кассира формируются в программе автоматически. По окончании календарного года вкладные листы кассовой книги брошюруются бухгалтером в хронологическом порядке. В учреждении МУК ДК «Современник» сотрудникам выдаются деньги под отчет с последующим отчетом о произведенных расходах. Контроль за правильностью ведения кассовых операций возложен в учреждении на главного бухгалтера.



ГЛАВА 3. АУДИТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В МУК ДК «СОВРЕМЕННИК»

3.1 Планирование аудита кассовых операций

Внутренний аудит операций с денежными средствами включает проверку кассовых операций. Основная цель проверки - установление законности, достоверности и целесообразности совершения операций с наличными денежными средствами учреждения, правильности их отражения в учете [35, с. 27].

Кассовые операции связаны практически со всеми разделами бюджетного бухгалтерского учета, например расчетами по доходам, с подотчетными лицами, поставщиками, прочими дебиторами и др. Учитывая важность сохранности, правильности и целевого использования наличных денег, кассовые операции, да и все операции с денежными средствами, проверяются сплошным методом.

Цель аудита - проведение контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении учреждением операций с наличными денежными средствами (кассовых операций), их обоснованностью и сохранностью наличных денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе.

Источниками информации при проверке служат нормативные документы и документы хозяйствующего субъекта.

Проверяются следующие документы хозяйствующего объекта:

- кассовые заявки;

- заявление на получение денежных чековых книжек;

- денежный чек;

- заявки на получение наличных денег;

- карточка учета лимитов бюджетных обязательств;

- книга учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия и стипендий;

- приходные кассовые ордера;

- расходные кассовые ордера;

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

- расчет лимита наличия денег в кассе; инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов;

- инвентаризационные описи наличных денежных средств;

- ведомость на выдачу денежных средств из кассы под отчет;

- платежные ведомости;

- кассовая книга;

- журнал операций по счету «Касса»;

- журнал по прочим операциям; баланс главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета и др.

При проведении аудита осуществляется выполнение следующих процедур:

1) проверка правильности оформления первичных документов и их обобщения в учетных регистрах;

2) проверка обоснованности хозяйственных операций;

3) проверка правильности отражения операций с денежными средствами на счетах синтетического и аналитического учета;

4) проверка соблюдения лимита остатка денег в кассе и расчета наличными деньгами в пределах установленных норм.

Источниками информации для выполнения процедур являются:

- приходный кассовый ордер (правильность заполнения, отражение хозяйственных операций, подписи, регистрация в журнале приходных/расходных ордеров);

- расходный кассовый ордер (целевое использование наличных денег, есть ли две подписи - директора и главного бухгалтера, соответствует ли дата получения денег фактической дате в документах, отражен ли документ, удостоверяющий личность получателя, - паспорт, военный билет);

- журнал регистрации приходных и расходных документов (прошнурован, пронумерован и указано количество листов, подпись руководителя, регистрация в момент выписки ордера);

- кассовая книга (прошнурована, пронумерована, подписи, печать, есть ли исправления);

- правильность отражения хозяйственных операций (1С «Бухгалтерия»).

Внутренний аудит кассовых операций проводится в МУК ДК «Современник» для контроля своевременного отражения в бухгалтерском учете операций с денежными средствами, правильного документального оформления этих операций, контроля за сохранностью денежных средств.

В процессе предварительного планирования аудитор оценивает возможности проведения аудита и дает ориентировочную оценку объема работ. В соответствии с Федеральным стандартом «Планирование аудита» результаты планирования оформляются в двух документах: плана и программы аудита.

Общий план аудита служит руководством при разработке программы аудита. По своей сути программа аудита является инструкцией для аудитора, выполняющего проверку. При небольшом объеме проверки программа составляется в виде единого документа.

Программа аудита содержит подробную информацию о видах аудиторских процедур, используемых для проверки кассовых операций, об их документировании. В процессе подготовки программы аудитор принимает во внимание полученные им оценки неотъемлемого риска и риска средств контроля, а также требуемый уровень уверенности, который должен быть обеспечен при процедурах проверки по существу.

Аудитор документально оформляет программу аудита, присваивает номер каждой проводимой аудиторской процедуре, чтобы в процессе работы иметь возможность делать ссылки на них в рабочих документах. Чтобы составить свое мнение о состоянии учета денежных средств, достоверности и объективности учетных данных, аудитор собирает необходимое количество аудиторских доказательств.

Проведение планирования аудиторской проверки операций с денежными средствами МУК ДК «Современник» позволяет наиболее эффективно использовать время аудитора. На основании четкой формулировки аудиторских процедур аудитор сконцентрировал все свое внимание на их реализации.

3.2 Основные направления аудиторской проверки кассовых операций

При проведении внутреннего аудита в учреждении МУК ДК «Современник» работы были разделены на три этапа: ознакомительный, основной и заключительный.

На ознакомительном этапе основной задачей аудита кассовых операций является подтверждение информации об остатке денежных средств на конец отчетного периода. Аудитор изучает весь комплект представленной документации и бухгалтерской отчетности, а именно:

- установить, что данные об остатках денежных средств на конец отчетного периода, указанные в кассовой книге и Главной книге, соответствуют данным, указанным в бухгалтерском балансе;

- провести сверку сумм остатков на конец периода на счетах согласно расшифровке с суммами согласно банковским выпискам.

При аудите кассовых операций последовательно проверяются: правильность документального оформления кассовых операций; сохранность наличных денежных средств в кассе; соблюдение установленного лимита остатка денежных средств в кассе; правильность списания денег в расход и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета; организация хранения свободных денежных средств в кассе учреждения.

На основном этапе производится проверка сохранности наличных денежных средств в кассе. Аудитор устанавливал, проводилась ли инвентаризация кассы перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при выявлении фактов злоупотребления или чрезвычайных ситуаций.

Путем проведения сплошной проверки кассовых документов, аудитор проверил соответствие принятого в учреждении порядка учета денежных средств порядку, установленному соответствующими нормативными документами.

Ревизуя кассовые операции, аудитор проверил соблюдение отдельных положений порядка ведения кассовых операций и кассовая дисциплина, достоверность, законность и целесообразность совершенных операций с наличными деньгами.

При проверке расходования наличных денежных средств из кассы, аудитор обращал внимание на юридическую обоснованность выдачи денег.

Аудитором проверено соблюдение учреждением МУК ДК «Современник» установленного места хранения наличных денежных средств. Установлено, что в кассе учреждения хранятся денежные суммы в пределах лимита, предназначенные для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки. Превышение установленного лимита в кассе учреждения допускается лишь в течение 3-5 дней, в период выплаты заработной платы работникам учреждения.

Установлено, что все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир МУК ДК «Современник» записывает в кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписями директора учреждения и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итого операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день.

По желанию аудитора была проведена инвентаризация кассы. Инвентаризация проходила в присутствии кассира и главного бухгалтера.

Кассир предъявил имеющиеся у него в наличии деньги, денежные документы и бланки строгой отчетности для пересчета и проверки. Заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих учреждению, во внимание не принимаются. При подсчете фактического наличия денег никакие расписки и неоформленные документы в остаток наличности не имелись. В виде исключения были учтены наличные деньги, выплаченные суммы по платежным ведомостям, по которым срок выплат еще не закончен.

Закончив пересчет наличных денег, аудитор проверил наличие в кассе денежных документов, а также бланков строгой отчетности. Фактические остатки денег, денежных документов и бланков строгой отчетности сопоставлялись с остатками по данным бюджетного бухгалтерского учета.

Кассир составил кассовый отчет.

При инвентаризации кассы проверили: имеется ли приказ о назначении кассира; заключен ли с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы; соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами пожарно-охранной сигнализации.

После инвентаризации кассы аудитор проверял:

- созданы ли условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк;

- полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам;

- правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

- имеются ли подписи в получении денег, для чего нужно выборочно проверить подписи в расходных ордерах и ведомостях на соответствие;

- правильность ведения кассовой книги и остатков денег по ней;

- наличие или отсутствие штампов на кассовых документах (получено, оплачено);

- соответствие фамилий в платежных ведомостях фамилиям в других документах;

- соблюдается ли лимит хранения наличных денег в кассе;

- правильность выдачи денег по доверенностям.

По результатам инвентаризации был составлен акт и подписан аудитором, главным бухгалтером и кассиром. Касса в учреждении оборудована несгораемым шкафом, охранно-пожарной сигнализацией, металлической дверью, отдельным входом. Договор о материальной ответственности имеется в наличии. Приходные и расходные документы оформлены правильно. Лимит кассы соблюдается. Подписи соответствуют действительным.

Установлено, что регистрация приходных, расходных документов ведется в книге регистрации. Кассовая книга прошнурована, пронумерована и скреплена печатью, ведется правильно. Штампы «Получено» и «Оплачено» в учреждении применяются. Ведомости на выдачу заработной платы подсчитывается на компьютере. Фамилии в платежных ведомостях (казначейства) соответствуют записям в журнале-ордере и ведомости по счету 020101000 «Средства учреждения на счетах в кредитных организациях», а также записям главной книги. На выписке банка (казначейства) правильно проставлена корреспонденция счетов. Платежные поручения имеют все необходимые реквизиты.

Таким образом, в МУК ДК «Современник» учет наличных расчетов ведется в соответствии с нормативными документами. Нарушений нет.

Учет и движение денежных средств по кассе полностью автоматизирован.

3.3 Выводы аудитора и рекомендации по совершенствованию учета и контроля за наличными денежными средствами

В МУК ДК «Современник» бухгалтерский учет ведется самостоятельной бухгалтерской службой, возглавляемой главным бухгалтером. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операции по законодательству РФ, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

В учреждении бухгалтерский учет автоматизирован с помощью программы «1С-Бухгалтерия».

Для приема, хранения и расходования наличных денег МУК ДК «Современник» имеет кассу.

С расчетного счета учреждения производятся большая часть платежей. Расчеты платежными поручениями (заявка на кассовый расход) являются наиболее распространенной формой расчетов.

В ходе проведенной аудиторской проверки в МУК ДК «Современник» нарушений по ведению бухгалтерского учета наличных денежных средств не обнаружено.

Следует отметить, что за всю свою деятельность учреждение ни разу не было оштрафовано за порядок ведения кассовых операций. Безналичные формы расчетов в учреждении основаны на Положении «О безналичных расчетах в Российской Федерации». Правильное ведение наличных и безналичных форм расчетов в учреждении подтверждено проведенной аудиторской проверкой.

Предложения по совершенствованию учета и контроля за денежными средствами.

МУК ДК «Современник» бухгалтерский учет автоматизирован с помощью программы «1С-Бухгалтерия», но для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств МУК ДК «Современник» ввести в учреждении программу внутрихозяйственного контроля.

Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.

Программа состоит из 3-х разделов.

В первом разделе рассмотрен контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег в учреждении.

Во втором разделе - контроль за сохранностью и состоянием учета денежных средств.

Третий раздел отражает контроль за целевым использованием денежных средств.

В каждом из разделов оговариваются вопросы проверки, сроки проведения контроля и конкретно лица, которые проверяют тот или иной вопрос.

Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов.

Таким образом, умелое распределение денежных средств само по себе может приносить учреждению дополнительный доход. Для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств МУК ДК «Современник» предлагается, ввести в учреждении программу внутрихозяйственного контроля. Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и легко реализуемых активов.

Актуальность темы дипломной работы обоснована тем, что денежные средства являются наиболее ограниченным ресурсом и успех деятельности бюджетного учреждения определяется способностью руководителя рационально их распределять и использовать.

Изучение особенностей бухгалтерского учета и контроля кассовых операций имеет важное значение для эффективного использования финансовых ресурсов и обеспечения денежной наличностью неотложных нужд бюджетного учреждения.

Целью дипломной работы являлось изучение теоретических и практических аспектов бухгалтерского учета и контроля денежных средств в кассе бюджетного учреждения и предложении направлений совершенствования их учета и контроля.

Объектом исследования являлось муниципальное учреждение культуры Дворец культуры «Современник» г. Заречного.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе и на расчетном счете МУК ДК «Современник» используются счета группы 02000000 «Финансовые активы».

В МУК ДК «Современник» бухгалтерский учет ведется бухгалтерской службой, возглавляемой главным бухгалтером, который подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета. В учреждении бухгалтерский учет автоматизирован с помощью программы «1С-Бухгалтерия».

Работа в бухгалтерии с наличными денежными средствами осуществляется в соответствии с нормативными документами по учету денежных средств. В МУК ДК «Современник» имеется касса.

Лимит остатка денежных средств в кассе соответствовал лимиту, утвержденному обслуживающим банком. Учреждение хранит в кассе наличные деньги сверх установленного лимита только для выдачи на заработную плату, выплат социального характера, не свыше 3-5 дней. Суммы заработной платы, компенсаций и выплат социального характера, не выданные в срок, бухгалтером депонируются и сдаются в банк.

Журнал регистрации кассовых ордеров, листы кассовой книги и отчет кассира формируются в программе автоматически. Контроль за правильным ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера учреждения.

Инвентаризация кассы производится ежемесячно. Учет операций по движению наличных денежных средств ведется в Журнале регистрации операций по счету «Касса».

В ходе проведенной аудиторской проверки в МУК ДК «Современник» нарушений по ведению бухгалтерского учета денежных средств не обнаружено. Следует отметить, что за всю свою деятельность МУК ДК «Современник» ни разу не было оштрафовано за порядок ведения кассовых операций. Правильное ведение наличных и безналичных форм расчетов в учреждении подтверждено проведенной аудиторской проверкой.

Для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств в МУК ДК «Современник» предлагается ввести программу внутрихозяйственного контроля. Эта программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств. Данное предложение по совершенствованию учета и контроля за денежными средствами принесут ощутимую пользу в работе учреждения с денежными средствами, так как улучшится сохранность и учет денежных средств в учреждении.