Управление денежными средствами

Размещено на http://allbest.ru

Оглавление

Введение

1. Типовое решение 1С: Управление торговлей 8.0

1.1 Управление денежными средствами

1.2 Планирование денежных средств

2. Кассовые операции

3. Банковские операции

Выводы

Список литературы

Введение

В условиях конкуренции и нестабильной внешней среды необходимо оперативно реагировать на отклонения от нормальной деятельности предприятия. Управление денежными потоками является тем инструментом, при помощи которого можно достичь желаемого результата деятельности предприятия - получения прибыли.

Цель контрольной работы - изучение вопроса управления денежными средствами в программе 1С: Предприятие.

В контрольной работе для выполнения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: рассмотреть основные методы управления денежными потоками в программе 1С: Предприятие, учет кассовых и банковских операций.

В первой части рассматриваются вопросы, касающиеся понятия управления денежными потоками на предприятии в программе 1С: Предприятие. Во второй части рассматриваются управление кассовыми операциями. В третьей части - управление банковскими операциями.

1. Типовое решение 1С: Управление торговлей 8.0

Неотъемлемое условие эффективного существования предприятия в современной конкурентной среде -- создание эффективного механизма управления денежными потоками, обеспечивающего формирование оперативной и достоверной информации, регулирование взаиморасчетов, повышение платежной дисциплины и, в конечном итоге, ускорение оборачиваемости денежных средств [3, c.114].

Для решения перечисленных задач в конфигурацию "Управление торговлей" включена подсистема управления денежными средствами предприятия, которая выполняет две основные функции:

- оперативный учет фактического движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и кассах;

- оперативное планирование поступлений и расходов денежных средств предприятия.

В рамках подсистемы управления денежных средств ведется оперативный финансовый план -- платежный календарь.

Платежный календарь представляет собой совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений.

Платежный календарь составляется с детализацией до календарных дней и мест хранения денежных средств -- банковских счетов и касс предприятия.

При формировании платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость -- достаточность запасов денежных средств в местах их хранения.

В подсистеме управления денежными средствами непосредственно формируются денежные документы (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и др.), обеспечивается взаимодействие со специализированными банковскими программами типа "Клиент банка", контролируются финансовые потоки, контролируется наличие денежных средств в местах хранения.

Предусмотрена возможность денежных расчетов в иностранных валютах.

1.2 Планирование денежных средств

Если предприятие состоит из нескольких подразделений, то для обеспечения деятельности каждого из них требуются денежные расходы.

Денежные расходы, а также поступления контролируются финансовой службой или бухгалтерией предприятия.

Все другие подразделения могут подавать заявки на расходование денежных средств в адрес контролирующей службы.

Конфигурация автоматизирует процесс оперативного планирования денежных средств.

Для решения этой задачи используется двухступенчатая схема оформления денежных операций [4, c.22].

Первая ступень -- это регистрация в информационной базе намерения об изменении состояния денежных средств и взаиморасчетов.

Намерения регистрируются путем ввода в информационную базу заявок на расходование денежных средств и запланированных поступлений денежных средств.

Вторая ступень -- это регистрация в информационной базе факта платежа, который приводит к изменению состояния денежных средств и взаиморасчетов.

финансовый денежный валютный

Рис. 1. Схема оформления денежных операций

Заявки на расходование денежных средств формируют спрос на деньги со стороны подразделений предприятия.

При заполнении заявки предусмотрена возможность резервирования денежных средств в указанном месте хранения (на расчетном счете или в кассе). Естественно, что при регистрации платежа по заявке производится автоматическое снятие резерва.

К резервированию в заявке доступны не только имеющиеся в фактическом наличии денежные средства, но и запланированные к поступлению в подсистеме управления денежными средствами.

Сведения о денежных средствах, запланированных к поступлению, вводятся в информационную базу пользователями по мере получения соответствующей подтверждающей информации.

Денежные средства, запланированные к поступлению, вводятся документами "Планируемое поступление денежных средств" по мере получения соответствующей подтверждающей информации.

В качестве исходной информации для планирования поступления денежных средств можно рассматривать телефонный звонок клиента с подтверждением оплаты счета предприятия.

Например, платежное поручение, полученное от клиента по факсу -- пока не получено банковской выписки, такое платежное поручение не может означать фактического зачисления денежных средств на расчетный счет предприятия, но формировать заявки в расчете на эти деньги уже можно.

Для просмотра сводной информации о заявках на расходование и планируемых поступлениях денежных средств, для анализа возможности исполнения оперативных финансовых планов предназначен отчет "Платежный календарь".

2. Кассовые операции

Подсистема управления денежными средствами автоматизирует взаимодействие между финансовыми службами, контролирующими движение наличных денежных средств, и кассами предприятия -- местами хранения наличных денег.

Список касс вносится в информационную базу, причем для каждой кассы указывается единственная валюта расчетов и учета денежных средств. Это формальное правило позволяет организовать более строгий контроль за мультивалютными денежными средствами и исключить путаницу. А если какая-либо касса предприятия фактически оперирует с несколькими валютами, то в информационной базе она отображается несколькими кассами, каждая из которых оперирует только одной валютой [6, c.91].

Подсистема обеспечивает формирование необходимых платежных документов: приходных кассовых ордеров, расходных кассовых ордеров, денежных чеков, объявлений на взнос наличными. Денежные документы могут быть сформированы на основании имеющихся заявок на расходование денежных средств и планируемых поступлений денежных средств, при этом ранее введенная информация автоматически переносится в новый денежный документ.

Пользователь может поправить автоматические внесенные данные и добавить дополнительные сведение.

Если в экранной форме расходного кассового документа проставить флажок "Отразить в оперативном учете", то соответствующие денежные средства будут автоматически зарезервированы в кассе предприятия. Это полезная возможность в случае, когда денежные средства для расходного кассового ордера не были заранее зарезервированы заявкой на расходование денежных средств.

Кассовый документ может быть распечатан в бумажном виде непосредственно из экранной формы документа.

Подсистема управления денежными средствами обеспечивает удобное взаимодействие между финансовыми службами и кассами предприятия. Кассовый документ формируется сотрудником финансовой службы -- финансовым менеджером или бухгалтером. Сотрудник распечатывает кассовый документ в бумажном виде, оформляет нужным образом и передает в кассу организации. Флажок "Оплачено" на экранной форме документа сотрудником финансовой службы не ставится, поскольку пока не произошло фактической оплаты, кассовый документ означает лишь намерение изменить состояние денежных средств. После фактической оплаты по документу кассир предприятия открывает на экране своего компьютера тот же кассовый документ и проставляет флажок "Оплачено" -- только после этого в информационной базе регистрируется фактическое движение денежных средств с отражением его в тех видах учета, которые были указаны сотрудником финансовой службы.

В отдельный вид касс предприятия выделены денежные ящики контрольно-кассовых машин (ККМ) , используемых при розничной торговле. Операции передачи денежных средств между основной кассой предприятия и денежным ящиком ККМ оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. В конфигурации предусмотрена возможность интеграции с торговым оборудованием автоматизированных точек розничной торговли.

Подсистема предоставляет возможность формирования различных отчетных форм, отражающих движение наличных денежных средств предприятия.

3. Банковские операции

Прикладное решение автоматизирует следующие функции:

- оформление и печать банковских документов (платежных поручений, платежных требований и др.);

- регистрация прихода и расхода денежных средств на банковских счетах;

- контроль за состоянием банковских счетов;

- анализ движения безналичных денежных средств на банковских счетах предприятия.

Места хранения безналичных денежных средств предприятия -- расчетные счета в банках -- отображаются в информационной базе как элементы списка банковских счетов предприятия.

Платежные документы могут быть сформированы на основании хранящихся в базе заявок на расходование денежных средств и планируемых поступлений денежных средств. При этом ранее введенная информация будет автоматически перенесена в новый документ.

Первичная запись платежных документов в информационную базу означает регистрацию намерений на изменения состояния безналичных денежных средств. Если в экранной форме документа проставить флажок "Отразить в оперативном учете", то необходимые денежные средства будут отражены в информационной базе, как зарезервированные к поступлению или списанию.

Фактическое движение денежных средство регистрируется простановкой флажка "Оплачено" в экранной форме документа.

Основанием для регистрации фактической оплаты является выписка с расчетного счета, полученная из банка.

Подсистема предоставляет инструмент ускорения регистрации выписки с расчетного счета с обеспечением группового ввода платежных документов в информационную базу.

Дальнейшее ускорение работы с платежными документами обеспечивается средствами взаимодействия с банковскими программами типа "Клиент банка".

Конфигурация автоматизирует работу с валютными денежными счетами, аккредитивами, другими видами платежных документов.

Клиент банка

Для обмена информацией с банками по электронным каналам связи предназначены специализированные программы типа "Клиент банка". Конфигурация, в свою очередь, умеет обмениваться информацией с такими программами.

Выводы

Банки поставляют программы типа "Клиент банка", поддерживающие стандарт обмена данными "1С:Предприятие - Клиент банка".

Список составлен по информации, полученной от банков и производителей банковских приложений, а также с сайтов в сети Интернет.

При построении системы управления денежными потоками важно оптимизировать соответствующие бизнес-процессы, для чего необходимо определить:

- состав ЦФО, по которым формируются и контролируются бюджеты денежных средств;

- участников процесса, то есть сотрудников компании, выступающих в роли инициаторов платежей, контролеров выполнения внутренних регламентов, акцептантов;

- обязанности и полномочия каждого участника бизнес-процесса, в частности по определению платежных лимитов, и ответственных за принятие решений по тем или иным платежам;

- временной график прохождения платежей, в частности установить сроки и последовательность прохождения заявок на оплату.

В дальнейшем это позволит сократить трудозатраты топ-менеджеров компании (генерального и финансового директоров) на контроль расходования средств.

Если ранее им приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то теперь, когда суммы расходов утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль за денежными потоками можно возложить на финансового менеджера.

Соответственно финансовый (генеральный) директор будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило сверхлимитных, крупных или нерегулярных.

Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансовым менеджером.

Список литературы

1. Байдаков В., Дранищев В, Краюшкин А, Кузнецов И, Лавров М, Моничев А. 1С:Предприятие 8.0 Описание встроенного языка. В 4-х томах.- М.: Фирма «1С», 2004, - 257 с.

2. Барановская Т.Б.,. Семенов М.И., Трубилин И.Т., Лойко В.И Автоматизированные информационные технологии в экономике, Москва, «Финансы и статистика», 2000, - 341 с.

3. Габец А.П., Гончаров Д.И., Козырев Д.В., Кухлевский Д.С., Радченко М.Г. Профессиональная разработка в системе 1С: Предприятие 8. - М.: ООО «1 С.-Паблишинг»; СПб.: Питер, 2007.-808 с.

4. Герасимова Л. , Смоляк Р., Самоучитель 1С: Бухгалтерия 7.7. Повседневные операции. Советы опытного бухгалтера. - СПб.: 2005 г., 160 с.

5. Гладкий А. А. 1C: Предприятие 8.0. - СПб.: Тритон, 2005. - 256 с.

6. Дубянский В.М., 1С: Предприятие. Конфигурирование и администрирование для начинающих.- СПб.: БХВ-Петербург, 2005 г. - 172 с.

7. Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета - Санкт-Петербург, Питер 2001, -270 с.

8. Колпинский Н.Н., 1С: Предприятие. Практика программирования на платформе v7 М.: ИКС Технологии, 2002 г. - 224 с.

9. Муштоватый И.Ф. Компьтер для бухгалтера. 1 С:Бухгалтерия 7.7/8.0/ И.Ф.Муштоватый, Е.Е. Балабайченко, Г.Н. Лебедева - Ростов-на-Дону: «Феникс», 2005. - 348 с. - (Самоучитель)

10. Радченко М.Г. 1С:Предприятие 8.0. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы. - М.:, ООО «1С-Паблишинг», 2004. -656 с.

Размещено на Allbest.ru