Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Понятие экспертизы ценности документов

Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», документированная информация - информация зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель». экспертиза документ информация

В России экспертиза ценности документов начала широко проводиться в первой половине девятнадцатого века, в связи и переполнением исторических и ведомственных архивов «ненужными бумагами». «Разборка решенных дел» привела к уничтожению значительного комплекса документов. В 20-30 годы двадцатого века в России сформировались экспертные органы: экспертные и экспертно-проверочные комиссии для определения ценности документов Глушкова Л.В. Документоведение.2002г. Томск С. 88.

Сегодня завершающим этапом работы с документами в делопроизводстве, является обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно Кузнецова Т.В. Делопроизводство, 2001г. Москва С. 164.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным -- до 10 лет, временным -- свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции. Таким образом, необходимо проводить экспертизу ценности документов, ведь это неотъемлемая часть работы по делопроизводству, ведь в ходе экспертизы изучается каждый документ на основании критериев его ценности в целях определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов -- это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения..

В своем пособии Т.В. Кузнецова дает более полное и развернутое определение понятия «экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев».

По срокам хранения документы подразделяются на:

· дела со сроком хранения до 10 лет;

· дела со сроками хранения свыше 10 лет;

· дела со сроком хранения «постоянно» Кудряев В.А. Делопроизводство, 2003г. Москва С.212.

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение. При проведении экспертизы ценности документы изучаются на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

В результате проведения экспертизы ценности документы подразделяются на 4 группы:

1) документы, предназначенные для архивного хранения;

2) документы, подлежащие уничтожению;

3) документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве;

4) документы, являющиеся наиболее ценными и уникальными Стенюков М.В. Документоведение. Делопроизводство. 2006г. Москва. С. 113.

1.1 Критерии и задачи экспертизы ценности документов

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся в течение краткого срока и затем выделяются к уничтожению. Наиболее ценные документы храняться постоянно (не уничтожаются) и включаются в состав Архивного фонда РФ.

Решение вопросов об отборе документов на архивное хранение или о выделении их к уничтожению в свяжи с истечением сроков хранения принимается по результатам проведения экспертизы ценности документов.

Под экспертизой ценности документов понимается их изучение на основании определенных критериев ценности. Целью экспертизы ценности документов является определение сроков их хранения и отбор документов на постоянное хранение. Экспертиза ценности базируется на принципах историзма, системности и целостности. При проведении экспертизы ценности документов комплексно применяются такие критерии оценки документов, как происхождение, содержание, внешние особенности документов Андреева В.И. Экспертиза ценности документов// Справочник секретаря и офис-менеджера.2008г. №5.С.32.

Таким образом, критерии экспертизы ценности документов - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Бегалова в своей статье делит критерии на три группы:

1) К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

2) К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

3) К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние Бегалова О. Экспертиза ценности кадровых документов// Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2012 №12. С. 12.

1. На основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение в полном объеме, либо выборочно, либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе.

Критерий значение лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников.

Критерий значимость события позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в документах.

На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим даже документы, предназначаемые для уничтожения, могут быть оставлены на государственное хранение. Особое внимание архивисты должны уделять периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много документов.

Например, документы, образовавшиеся до 1626 г. (до пожара в Москве в мае 1626 г., во время которого погибло огромное количество документов московских приказов и других учреждений), ценятся выше других документов.

Особо ценятся документы таких периодов в истории нашей родины, как Крестьянская война 1773 -- 1775 гг., Отечественная война 1812 г., движение декабристов, революционные ситуации конца 1850-х-начала 1860-х гг. и конца 1870-х-начала 1880-х гг., революция 1905-1907 гг., Первая мировая война, Великая Октябрьская социалистическая революция и Гражданская война, Великая Отечественная война и т.д.

Критерий место образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.

2. К группе критериев содержания документов относятся:

На основе критерия значимость информации документы учреждений делят на три группы:

· документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;

· документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

· документы по личному составу.

В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения -- 75 лет по заключению ЭПК.

Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно. Это может быть достигнуто лишь с помощью источниковедческого анализа документов. Поэтому этот критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа.

Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации.

Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.

Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность.

Следует четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

3. К группе критериев внешних особенностей документов относятся:

- подлинность;

- внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).

Критерий подлинность документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, Подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.

Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов, 1 - 2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов Алексеева Е.В. Архивоведение. 2007г. Москва С.80-81.

Документы по личному составу занимают особое место в документации каждой организации, обладая своей собственной спецификой. Эти документы, хотя и относятся к специфическим массовым источникам, но в то же время являются ценнейшим историческим источником социально-демографического плана - и такой сектор они занимают в составе Архивного фонда Российской федерации. Эти документы фиксируют жизненный путь любого члена общества, в них человеческие судьбы. Особенно эти документы становятся необходимы, когда заканчивается трудовой период и происходит оформление пенсионных дел.

Учитывая определенную специфику документов по личному составу, их видовое наполнение, особенности ведения кадрового делопроизводства, а также направления и цели, в которых такие документы могут использоваться отечественными архивистами на основе общих критериев экспертизы ценности документов, еще в середине 1970-х гг. были выработаны критерии экспертизы ценности документов по личному составу:

· характер личных заслуг;

· служебное положение лица (его служебная номенклатура);

· полнота информации о лице в составе документов личного дела.

Согласно новому Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, значительная часть документов по личному составу, и в первую очередь личные дела, имеют срок хранения 75 л ЭПК. Отметка «ЭПК» означает, что указанная документация в организациях государственного типа может иметь если не указанный срок 75 лет, то «срок постоянно», что решается после изучения документов и по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного и муниципального архива Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера// Делопроизводство 2007г. №1 С. 85-87.

В организациях негосударственного типа данная отметка верна лишь в том случае, если организация заключила договор с архивным учреждением на передачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов по личному составу (срок хранения которых по перечню указан с отметкой ЭПК) решается экспертной комиссией (ЭК) самой организации.

Задачи экспертизы ценности документов.

Первая задача -- отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

Вторая задача -- определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет);

для временного хранения.

Третья задача -- обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача -- отбор на хранение наиболее информативно емких документов Алексеева Е.В. Архивоведение. 2007г. Москва С. 78.



2. Проведение экспертизы ценности документов

2.1 Система экспертных органов

В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе делопроизводственных служб, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Экспертные комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения мтодического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Архивной службой Российской Федерации (Росархивом) в 1995 году разработано и утверждено Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.

Экспертные комиссии выполняют следующие задачи:

1) Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2) Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

3) Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации Бегалова О. Экспертиза ценности кадровых документов// Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2012 №12. С. 15.

В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав экспертной комиссии. Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, состему документационного обеспечения - состав и содержание всей совокупности документов. В состав экспертной комиссии следует включать:

1) сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации;

2) сотрудника, ответственного за архив;

3) специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

4) специалиста по обеспечению защиты информации Кудряев В.А. Делопроизводство, 2003г. Москва С. 214.

Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии - секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация проведения заседания являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Экспертная комиссия - это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии являются:

· пересоставляемая номенклатура дел;

· описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

· акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;

· комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях;

· предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;

· предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел Стенюков М.В. Документоведение. Делопроизводство. 2006г.Москва. С. 110.

Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться «Примерным положением об экспертной комиссии организации (утв. Приказом Росархива от 10 мая 1995 г. № 32 «Об утверждении примерных положений о дирекции, экспертно-методической комиссии государственного архива, центра хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа»). В положениях об экспертной комиссии и центральной экспертной комиссии изложены правовые положения, функции комиссий и порядок работы.

Права экспертной комиссии:

1) В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Компании по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

2) Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

3) Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

4) Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей и экспертов сторонних организаций.

5) Экспертная комиссия в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

6) Информировать руководство Компании по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

7) В установленном порядке представлять свое учреждение в архивных службах России Приказ Росархива от 19.01.1995 N 2

"Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия”.

Для государственных организаций или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах».

Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются коллегиально большинством голосов. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает протоколы ЭК только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если последняя приняла решение о:

* одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

* изменении сроков хранения документов;

* одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

* установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и перечнями документов.

Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии Кузнецова Т.В. Делопроизводство, 2001г. Москва C. 165.

2.2 Этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

На основании Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации любых форм собственности несут ответственность за сохранность документов по личному составу, поэтому необходимо регулярно проводить архивную обработку документов, которая включает в себя экспертизу ценности, формирование дел и их оформление, составление описи дел. Соблюдение этого правила не только позволит обеспечить сохранность документов, но и максимально упростит их поиск, сократив тем самым время на выполнение архивных справок.

1) Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве:

- при разработке и составлении номенклатуры дел;

- при регистрации документов;

- при направлении исполненных документов в дела;

- при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Самым важным и значимым на первом этапе экспертизы ценности документов является разработка и составление номенклатуры дел -систематизированного перечня наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Она разрабатывается с целью корректного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, организации хранения, быстрого поиска документов, проведения экспертизы их ценности, планирования и передачи дел в архив. Номенклатура дел отражает систему делопроизводства организации и является основным справочником по документообороту всего предприятия в целом. Номенклатура сопровождает документ на всех этапах его жизненного цикла: с момента создания или даже планирования, до сдачи в архив или уничтожения в структурном подразделении.

Сводная плановая номенклатура дел организации готовится на следующий год, но согласовать и утвердить ее необходимо в конце текущего года Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. 2001г. Новосибирск. С. 183.

При составлении номенклатуры частично решается вторая задача экспертизы ценности документов - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. Документы при этом разделяются на несколько групп - постоянного хранения и временного хранения.

Первой графой в номенклатуре является индекс дела (цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку), который формируется в зависимости от принятых в организации принципа и схемы систематизации номенклатуры. Индекс обычно состоит из кода структурного подразделения и номера дела внутри подразделения. Например, «01.1. Приказы по основной деятельности», где 01 - код Управления делами, 1 - номер дела в номенклатуре.

Второй графой в типовой форме номенклатуры является заголовок дела (краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле). Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела («Приказы по основной деятельности», «Бухгалтерские и финансовые отчеты за I квартал 2008», и т.д.).

Третья графа - количество томов дел - заполняется в конце делопроизводственного года в итоговой номенклатуре дел. В ней указывается реально заведенное количество дел (томов, частей).

В четвертой графе указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии - на типовую или примерную номенклатуру или другое основание для установления срока хранения дела (протокол, решение Экспертной комиссии). Таким образом, в делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел.

В пятой графе - примечания - в течение всего срока действия номенклатуры службой ДОУ проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения, и др. В этой графе также делаются отметки о существовании дел в электронном виде Кузнецова В.П. Замолвим слово о номенклатуре дел.// Отдел кадров коммерческой организации. 2013г. №2. С. 16-17.

После сведения номенклатур подразделений в итоговую номенклатуру дел организации, в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) в течение года. При этом подсчитываются отдельно дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях Зверева Н.А. Номенклатура дел организации//Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005г. № 12 С. 32-34.

Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 г.

Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни (например, перечень Министерства финансов, перечень Министерства здравоохранения, и т.п.)

В зависимости от значимости документов, в перечнях устанавливаются следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л., постоянно.

Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, экспертная комиссия выносит свое заключение о продолжительности их хранения с учетом:

· важности документов;

· необходимости их использования в справочных целях;

· обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий Андреева В.И. Экспертиза ценности документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008г. №5 С. 35.

2) Второй этап экспертизы ценности документов

В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации. В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка и передача дел к последующему хранению в ведомственном архиве - второй этап экспертизы ценности документов. Он состоит из:

§ подготовки дел к последующему хранению в архив,

§ выделения дел к уничтожению,

§ передачи дел к хранению в архиве.

На втором этапе экспертизы ценности документов частично решается четвертая задачи экспертизы ценности документов - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Сдача дел в архив организации проводится не позднее, чем через год после окончания их делопроизводством. То есть, второй этап экспертизы ценности документов проводится через два года после первого этапа - составления номенклатуры дел. Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за истекший год. Еще в течение года к делу обычно часто обращаются, и затем оформляют для последующего хранения или передачи в ведомственный архив. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 43). В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно). Ответственным моментом экспертизы является выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию: на постоянное хранение оставляют документы, которые содержат наиболее полную информацию.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности, и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет Разоренова Г.В. Организация экспертизы ценности документов учреждений в ходе их упорядочения (на примере ФГУ «КЦСМС») // Делопроизводство 2008г. №3 С. 77..

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо просмотреть полистно все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК, в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры. При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) - заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения. Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК (ЦЭК) организации. Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек Елькина Е. Хранение кадровых документов// Российский бухгалтер. 2012г. №10 С. 34.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

В соответствии с «Основными правилам работы государственных архивов РФ», «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению … вступает в силу после утверждения описей дел документов постоянного хранения и описей дел по личному составу».

По утвержденным актам, дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается дата, количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел, с согласия вышестоящих организаций составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и их уничтожение производится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет Стенюков М.В. Документоведение. Делопроизводство. 2006г.С 111.

Перед передачей дел в архив организации дела постоянного и длительного срока хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточные описи).

Полное оформление дела включает в себя:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- пересистематизация документов в деле (первый документ должен быть в начале дела);

- нумерация листов дела;

- составление листа-заверителя дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- подшивка или переплет дела.

Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, при методической помощи и под контролем ЭК организации (а если документы в дальнейшем поступят на государственное хранение - то и под контролем госархива) Сувернева А.И. Передача дел на архивное хранение // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. 2012г. № 12. С.23.

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел, а так же акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Составление описи -- это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел -- это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел Андреева В.И. Подготовка документов к архивному хранению// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008г. №6. С. 41..

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Опись состоит из годовых разделов. Она составляется отдельно на дела: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

- дату дела (тома, части);

- число листов в деле (томе, части);

- срок хранения;

- примечание.

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дел организации.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела Кузнецова Т.В. Делопроизводство, 2001г. Москва. С. 170.

Порядок передачи документов в архив организации установлен «Основными правилами работы архивов организаций». Дела постоянного и долговременного хранения передаются в архив не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

В ходе подготовки к передаче дел из структурных подразделений в архив организации, зав.архивом (ответственный за архив) проверяет качество их формирования и оформления; соответствие количества дел, включенных в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела проводится сотрудником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел; дата приема-передачи дел и подписи сотрудника архива и лица, передававшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество дел в делах. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы Глушкова Л.В. Документоведение. Томск. 2002г. С. 243.

Итак, в ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с ЭК (ЦЭК).

3) Третий этап экспертизы ценности документов - передача документов на государственное хранение.

Документы Архивного Фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, после истечения сроков ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация является источником комплектования (фондообразователем).

Итак, на последнем этапе экспертизы ценности документов - при передаче документов из ведомственных в государственные архивы - решаются большинство задач экспертизы ценности документов. Это говорит о том, что последний этап экспертизы ценности документов является самым важным, которому следует уделять наибольшее внимание.

2.3 Проблемы экспертизы ценности электронных документов

Определенные нормативные требования по экспертизе ценности документов и комплектованию ими архивов в нашей стране существует уже несколько лет. В 2004 г. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» лишь обозначил включение в Архивный фонд РФ электронных документов. О сроках ведомственного хранения электронных документов в этом законе ничего не сказано. Соответственно, эти сроки уравнены как для электронных, так и для бумажных носителей.

С содержательной точки зрения документы в электронной форме мало чем отличаются от документов традиционных. Методики оценки документов, отработанные в нашей стране в течение десятилетий, вполне применимы при оценке содержательной составляющей электронных документов. Основные методические проблемы экспертизы электронных документов лежат в проскости их технологической оценки. Все усилия при экспертизе следует направить на анализ того, можно ли будет в сравнительно отдаленной перспективе получить доступ к электронным документам, прочитать их с носителя информации, а также гарантировать их аутентичность и целостность. Другой спецификой является необходимость неоднократной оценки технологического состояния информационных ресурсов. В этом отношении западные архивисты стали склоняться к концепции «непрерывной экспертизы ценности электронных документов». Они предлагают, чтобы экспертиза ценности проводилась после каждой миграции электронных документов и при каждом изменении технологического оснащения архива электронной документации Тихонов В.И. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения// Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006г. №3 С. 45-46.

2.4 Проблемы хранения электронных документов ограниченного доступа

Документами ограниченного доступа могут быть документы любого видового состава. К ним относятся документы, содержащие:

· государственную тайну (секретные) или

· информацию, отнесенную законодательством РФ к конфидециальной (содержащую служебную, коммерческую тайну, персональные сведения).

Нужно отметить принципиальную разницу в передаче (перемещении) бумажных и электронных документов из одной организации в другую. Электронные документы физически никуда и никогда не перемещаются. К новому владельцу поступает лишь один из экземпляров электронного документа, а у прежнего владельца может оставаться какое угодно количество других экземрляров этого документа. Удаление этих документов обычными средства неэффективно, так как их можно легко восстановить.

Обеспечение сохранности архивных документов - одно из главных направлений работы архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разноообразных целях.

При кратковременном хранении электронных документов их описание может быть минимальным в рамках, которые позволяют:

· идентифицировать и учитывать: файлы (имя, объем в байтах, дата и время последнего сохранения); директории (имя, объем включенных файлов, количество включенных файлов);

· выносить суждение об их целостности и неизменности (контрольная сумма файла).

При организации долговременного хранения указанные реквизиты должны быть дополнены содержательными описательными статьями: аннотации файлов и совокупностей файлов, объединенных в папки (директории). Так как существуют разные виды файлов, то и набор описательных статей файлов и директорий будет неодинаков, в связи с чем можно ввести такой реквизит описи, как «вид единиц учета электронных документов».

При описании единицы хранения желательно указывать: тип носителя и фирму изготовителя, производственные и серийные номера, емкость носителя Кудряев В.А. Делопроизводство, 2003г. Москва. С. 230.

Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида:

1) обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;

2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде Тихонов В.И. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения// Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006г. №2. С. 16.

В заключение следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов, делопроизводителей, ИТ-специальстов, управленцев, менеджеров, других пользователей электронными информационными ресурсами.

Размещено на Allbest.ru