Проведение инвентаризации на ООО "Ариэль"

осуществляется ли охрана территории торговой организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;

заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

соответствуют ли должности материально-ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;

созданы ли материально-ответственным лицам условия для обеспечения сохранности товаров, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения;

оснащены ли места хранения товаров необходимыми измерительными приборами;

существует ли контроль над порядком вывоза товаров из торговой организации и выдачей доверенностей на их получение;

хранятся ли товары, принадлежащие третьим лицам, отдельно;

назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проверки сохранности товаров.

Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия товаров в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

Бухгалтерия готовит инвентаризационные описи товаров, не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета», по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, не менее чем в двух экземплярах. Подготовленные инвентаризационные описи товаров раздаются всем материально-ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие» с указанием сроков заполнения.

Материально-ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все товары (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.

Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков товаров:

пломбирует помещения, в которых находятся товары;

проверяет весы, мерную тару;

получает от материально-ответственных лиц отчеты со всеми документами, подтверждающими движение товаров и денежных средств, а также расписку.

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) товаров. Таким образом, полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально-ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение товаров.

Согласно Закону №402-ФЗ[1], если в организации отсутствует материально - ответственное лицо, то им является руководитель организации.

Подготовительные мероприятия к проведению инвентаризации товаров заключаются еще и в разработке внутренних нормативных документов - правил, инструкций, распоряжений и тому подобного, регламентирующих деятельность комиссий на каждом этапе проведения инвентаризации.

В указанных внутренних документах необходимо отразить:

конкретную методику проведения инвентаризации с учетом специфики деятельности данной торговой организации; соответствующие описания действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния отдельных товаров;

порядок получения подтверждений учетных данных контрагентами торговой организации - поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами и другими;

порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий;

не типовые формы необходимых первичных учетных документов для оформления результатов инвентаризации товаров, разработанных и утвержденных организацией самостоятельно.

Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации товаров визирует все предоставленные приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__» (дата)», что является основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально-ответственных лиц.

Если материальные ценности хранятся на нескольких складах, то необходимо, чтобы инвентаризация всех товаров проводилась одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен контроль поступления и выбытия товаров во время проведения инвентаризации. Если можно остановить приемку (выдачу) товаров на складах во время инвентаризации, это должно быть сделано.

Товары, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».

В описи указываются: дата поступления товаров, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество товара, цена товара, сумма.

Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или, по его поручению, члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, на которую записаны эти товары.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти товары заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению, члена комиссии.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, по окончании работы при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В любом случае на дату проведения инвентаризации должно быть известно учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей. Как показывает практика, это условие зачастую не выполняется, что является грубым нарушением норм учета, поскольку позволяет манипулировать учетными регистрами, зная количество ценностей, имевшихся в наличии на дату проведения инвентаризации.

После осуществления всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, то есть их вещественная и документальная проверки. Проведение описи товаров начинают с получения последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами и расписки от материально-ответственного лица.

Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально-ответственного лица (лиц) пересчитывают (взвешивают, обмеривают) товары и составляют инвентаризационные описи. Вещественная и документальная проверки товаров осуществляются, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности.

Это процесс достаточно трудоемкий, но действующие нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации товаров лишь в очень немногих случаях. В частности, если товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании данных об этих товарах по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке, а также на основании накладных и счетов-фактур. При этом обязательно на выбор проверяется часть таких товаров.

Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием товаров и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, рабочая инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия таких товаров.

Вес или объем навалочных товаров определяется по данным обмера с помощью технических расчетов. В тех случаях, когда товары, в соответствии с обязательными правилами, принимается от поставщиков по теоретическому весу или метражу, вещественная проверка таких товаров производится также по теоретическому весу или метражу.

Если проводится инвентаризация большого количества весовых товаров, то один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня или по окончании взвешивания данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к результатам проверки.

После проверки фактического наличия товаров составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем, основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88:

ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык», ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей», ИНВ-4 «Акт инвентаризации товарно - материальных ценностей отгруженных», ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей, принятых на ответственное хранение», ИНВ-6 «Акт инвентаризации товарно - материальных ценностей, находящихся в пути», ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно - материальных ценностей» и т.д.

Указанные инвентаризационные описи и акты инвентаризации, составленные по соответствующим типовым унифицированным формам, являются первичными учетными документами. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием компьютера. Но в любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток.

В инвентаризационных описях указывают наименования проверяемых товаров, а также их количество в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывается прописью число наименований товаров и их количество. При заполнении соответствующих граф инвентаризационных описей и актов инвентаризации указывается денежная оценка каждого вида товаров по данным первичных документов и регистров бухгалтерского учета.

Ошибки, допущенные при заполнении инвентарных описей, исправляются во всех экземплярах описей следующим образом: неправильные записи зачеркиваются одной линией и над ними проставляются правильные цифры.

Исправления должны быть согласованы со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами и подписываются ими. В инвентаризационных описях и актах инвентаризации недопустимо оставлять незаполненные строки. С этой целью, все оставшиеся незаполненными строки описи или акта должны быть прочеркнуты. На последней странице инвентаризационной описи делается отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производивших проверку. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица должны расписаться, подтверждая факт проведения проверки в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, а также принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если инвентаризация товаров проводится в связи со сменой материально-ответственных лиц, то принявший товары, расписывается в инвентаризационной описи в получении, а сдавший - в сдаче этих товаров.

На товары, находящиеся на ответственном хранении составляются отдельные инвентарные описи.

После инвентаризации материально-ответственные лица могут обнаружить ошибки в инвентаризационных описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада) заявить об этом председателю комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке. Затем инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию, где производится сравнение данных учета товаров и данных инвентаризации товаров и составляется сличительная ведомость.

2. Пути совершенствования инвентаризационной работы в условиях рыночных отношений в ООО «Ариэль»

2.1 Экономическая характеристика ООО «Ариэль»

Структура ООО «Ариэль», объединяет в себе множество магазинов, которые сосредотачивают большие запасы товарно-материальных ценностей и денежные средства.

В состав оптово-розничного предприятия ООО «Ариэль» входит розничное предприятие торговый комплекс № 2. Торговый комплекс № 2 образован 3 октября 2001г., работает на хозяйственном расчёте, несёт ответственность за результаты своей деятельности в соответствии с законодательством РФ, имеет счета в банке, печать.

Основные задачи:

Более полное обеспечение населения города и области товарами, получение прибыли;

обеспечение нормального функционирования зданий и сооружений, холодильного и торгового оборудования;

обеспечение сохранности имущества, эффективное использование трудовых, материальных и финансовых ресурсов структурного подразделения.

ООО «Ариэль» работает в арендуемых офисных помещениях и арендует складские помещения. В наличии имеется собственный автотранспорт.

Численный состав предприятия - штатные работники - 22 человека, представители в районах согласно трудовых договоров - 6 человек.

Объем реализованной продукции в 2011 году составил 26 380 тыс. руб. Предприятие имеет налаженные связи с поставщиками продукции из разных регионов России. Покупателями продукции физические и юридические лица.



Рис.1 Организационная структура ООО «Ариэль» Составлено автором по данным ООО «Ариэль»

Удельный вес издержек обращения в 2011 году по отношению к товарообороту составил 5,1 %.

Внереализационные доходы составили 0,6 млн. руб.

Внереализационные расходы - 0,1 млн. руб.

Балансовая прибыль в 2011 г. по отношению к товарообороту составила 4,94 %.

План розничного товарооборота в I квартале 2012 г. выполнен на 57,3 %.

Валовые доходы в I квартале 2012 г. составили 18,5 % по отношению к товарообороту. Издержки обращения в рознице составили 2,1 % к товарообороту. Уровень рентабельности составил 4,4 %. Всего за 2011 год было выявлено 63 случая недостач на сумму 72 тыс. рублей. Недостачи были признаны мелкими и своевременно возмещены. Эти показатели характеризуют, что на предприятии проводится работа по улучшению сохранности собственности торговли.

В ТК № 2 ООО «Ариэль» был разработан план проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей на 2012 год (в приложении показать план проведения). Ведётся книга регистрации приказов проведения инвентаризаций. Создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

2.2 Проведение инвентаризаций и их влияние на финансовое состояние ООО «Ариэль»

Выявление результатов инвентаризаций включает два этапа.

Первый этап - подведение предварительных результатов инвентаризации, которые определяются немедленно после её окончания. Точность и быстрота выявления предварительных результатов инвентаризации определяет во многом успех борьбы с недостачами, хищениями и товарными потерями.

Имея эту оперативную информацию, председатель и члены комиссии сразу на месте могли бы решать вопрос о дальнейшей деятельности материально ответственного лица, особенно это важно в настоящее время, когда каждая недостача вливается в миллионную сумму. Председатель инвентаризационной комиссии докладывает о предварительных результатах инвентаризации ценностей руководителю организации, назначившему инвентаризацию, и в случае выявления крупной недостачи, материально ответственное лицо отстраняется от занимаемой должности до получения окончательных результатов.

Второй этап - определение окончательных результатов инвентаризации. Оно осуществляется бухгалтерией после тщательной проверки и обработки всех документов в следующие сроки:

- по мелкой рознице (ларьки, киоски, палатки) - в этот же день;

- по магазинам - не позднее двух дней.

Необходимые подготовительные работы для выведения результатов инвентаризации в бухгалтерии включают: проверку последних товарно-денежных отчётов, завизированных председателем инвентаризационной комиссии, записи данных по ним в учётные регистры, подсчёт итогов в журналах для учёта товарно-материальных ценностей, сверку данных синтетического и аналитического учёта, взаимную сверку учётных регистров, проверку полноты поступления ценностей по встречным (внешним и внутренним) документам, выведение остатков ценностей у отдельных материально ответственных лиц (бригад) к началу инвентаризации. Особое значение имеет сверка сумм, списанных в расход, и реализованных товаров с выручкой кассы, анализ внутреннего перемещения товаров из одного магазина в другой, проверка и оформление бухгалтерскими записями не отражённых ранее в отчётах актов о списании боя, порчи товаров и т. д.

Не менее тщательно проверке подвергаются данные в инвентаризационных описях. Все нарушения заполнения инвентаризационной описи могут свидетельствовать о хищениях. К нарушениям заполнения относятся:

неоговоренные исправления цен, количества и сумму определённых товаров;

подчистки записей, добавления и дописки цифр;

неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам описи, количеству указанному комиссией;

указанные в описи завышение остатков отдельных товаров (особенно в конце описи);

указанные в описи превышающий лимит остатков и сумм, не сданной денежной выручки;

наличие в описи товаров, которых не было в записях о поступлении и начальном остатке товаров;

несоответствие документальных данных о таре данным о перемещении и фактическом наличии товаров.

Для выявления хищений, которые характеризуются указанными признаками, необходимо провести их исследование путём тщательной проверки тех операций, которые содержат формальные признаки злоупотреблений, путём применения приёмов срочной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения и другие, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы сокрытия хищений и злоупотреблений. [12, с.173]

Признаки приписок в инвентаризационных описях рекомендуется выявить составлением записей об остатках одних и тех же наименований в описях на начало и конец учётного периода.

Одним из распространённых способов сокрытия хищений при инвентаризации является неправильная таксировка и подсчёт на отдельных страницах и в описях в целом. Необходимо осуществлять встречные проверки правильной таксировки и подсчёта итогов в описях с использованием вычислительных средств.

Для выявления факторов скрытия недостач повышенной суммой сданной выручки накануне инвентаризации или в период её проведения необходимо сравнить выручку за день до начала и после окончания снятия фактических остатков ценностей со среднедневной плановой и ежедневной выручкой и в другие периоды торговли.

Для выявления признаков хищений, скрываемых при проведении инвентаризации, рекомендуется также сопоставить количество возможного завышения товарных остатков с указанной в инвентаризационной описи тарой, занятой под ними. Если количество тары не обеспечивает вместимость записанных в инвентаризационную опись товаров, то это может служить признаком приписки товаров. [9, с.156]

Скрытие недостач путём неоприходованых товаров, поступивших до инвентаризации, выявляется сверкой расчётов и встречной проверкой документов. Наряду с этим проверяется использование выданных доверенностей, изучаются даты фактического поступления товаров по транспортным документам.

Важное значение при оценке материалов инвентаризации имеет проверка перемещения товаров между розничными предприятиями и их отфактуровка поставщикам в сроки, приближённые к инвентаризациям. Документы свидетельствуют о фактах отпуска ценностей в завышенных количествах предприятиям, обычно обнажаемым другими поставщиками, отправка товаров сложного ассортимента на заводы, якобы для гарантийного ремонта. Безосновательный возврат товаров и отсутствие письменного разрешения руководителя организации на этот возврат.

Существует ещё один способ выявления различных негативных явлений при проведении инвентаризации. Это проведение контрольной проверки после проведения инвентаризации. Контрольная проверка оформляется актом о контрольной проверке инвентаризации ценностей.

К проверкам качества проведённых инвентаризаций привлекаются опытные работники и специалисты в совершенстве знающие организацию проведения инвентаризаций. Однако на практике контрольные проверки проводятся редко. Такая тенденция имеет место из-за загруженности работой бухгалтеров и нехваткой достаточного количества необходимых счётных работников.

В настоящее время количество проверяемых при контрольной проверке ценностей определяется работником её проводящим.

В акте контрольной проверки сопоставляется, что при фактическом пересчёте и что значится по описи. Акт подписывается проводившим проверку председателем инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

Контрольные проверки проводятся в присутствии членов инвентаризационной комиссии не только после окончания инвентаризации, но и в процессе её проведения.

Результаты инвентаризации выявляются на основе сопоставления остатков товаров, тары и других ценностей по учётным данным с фактическим их наличием по инвентаризационным описям. Для установления окончательных результатов инвентаризации ценностей бухгалтерия составляет сличительную ведомость о ф. № инв-21 - для розничной торговли (см. Приложение 6). В ней указываются остатки товарно-материальных ценностей по бухгалтерским данным на момент проведения инвентаризации, которые сличаются фактическими остатками согласно описи.

При количественно-суммовом учёте сличительная ведомость составляется по тем позициям товаров, по которым установлены расхождения с учётными данными. Ценности, по которым расхождения не установлены, в сличительную ведомость включаются общим итогом.

Пересортица товаров, которая может быть вскрыта при инвентаризации, означает излишек одного и недостачу другого товара. Она образуется в тех случаях, когда по документам числится оприходование или списание одного товара, а фактически был оприходован или списан другой товар. Взаимный зачёт излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен как исключение только в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования, за один и тот же проверяемый период и у одного и того же проверяемого лица при условии, что недостачи и излишки явились результатом ошибки или просчёта. Допускаются также в виде исключения производить зачёт излишков и недостач товаров в результате пересортицы, происшедшей в одной и той же группе товаров, если входящие в её состав товары имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару. Если при зачёта излишков и недостач от пересортицы товаров стоимость недостающих ценностей выше оказавшихся в излишке, то разница относится на виновных лиц. Кроме пересортицы, могут образовываться так называемые "суммовые разницы", когда товар отпускается по повышенной или пониженной цене. Зачёт в этом случае производится аналогично. О допущенной пересортице материально ответственные лица дают письменные объяснения. На лиц, виновных в пересортице товаров, могут налагаться дисциплинарные взыскания, а при умышленном внесении путаницы в первичные документы и учёт их привлекают к судебной ответственности. [17, с.153]

При установлении факта недостачи товаров бухгалтерия производит расчёт их естественной убыли. Определяется естественная убыль на основе установленных норм после инвентаризации, если вскрыт факт недостачи товаров. В норму убыли не включаются потери товаров, внутренняя их переброска, списания по актам. Утверждённые нормы являются предельными и не распространяются на штучные, фасованные и транзитные товары.

При количественно-суммовом учёте естественная убыль товаров исчисляется отдельно по каждому виду. Нормы естественной

Руководители организаций и предприятий обязаны определить и относить недостачу к мелкой или к крупной, а также уведомлять прокурора о недостачах, не переданным следственным органам и погашаемых в общегражданском порядке.

Мелкие недостачи должны немедленно погашаться, и лишь в определённых случаях допускается получение от работника обязательства с указанием сроков погашения (как правило 2-3 месяца).

По недостачам и растратам, явившимся следствием злоупотреблений, дела направляются в судебно-следственные органы не позднее 5 дней с момента установления недостачи, а также принимаются неотложные меры к наложению ареста на имущество обвиняемых и возмещению материального ущерба.

Для записей результатов инвентаризации товаров и тары в предприятиях розничной торговли используют журнал К-3, отводится отдельная строка по каждому лицевому счёту материально ответственного лица, у которого она проводилась.

Результаты инвентаризации отражаются в том месяце, в котором она проводилась с соответствующим отражением на счетах бухгалтерского учёта. При этом делаются следующие проводки (цифровой материал взят с приложения № 6).

Отражение недостачи ТМЦ в рознице на счетах бухгалтерского учёта

№	Экономический смысл опреции	Дебет	Кредит
1	Отражена недостача	941	412
2	Списана на издержки за минусом скидки	442	941
3	Уменьшена торговая наценка	423	941
4	Взыскана недостача за счёт МОЛ	733	941
5	Уменьшена надбавка	423	833
6	Погашена недостача в кассу	50	73
7	Перчислена надбавка на прибыль	983	991

Дебет	Кредит	Е????
941	412	72152
442	941	10811 (15444-4633)
423	941	4633 (15444*30%)
733	941	56708 (72152-15444)
423	983	17012 (56708*30%)
50	733	56708
983	991	17012

если зачитывается пересортица по однообразным товарам:

412	412	Зачёт пересортицы
412	99	Оприходование излишков
412	423	увеличение торговой наценки за счёт излишков
941	412	списание естественной убыли
442	941	на издержки за минусом скидки
423	941	уменьшение торговой наценки

взыскание недостач с применением коэффициента по молочным и мясным продуктам:

941	412	отражение недостачи по учётной цене
731	941	за счёт материально ответственного лица по учётным ценам
731	982	взыскание суммы с применением коэффициента
423	983	уменьшение набавки
50	731	погашение недостачи в кассу
982	683	перечисление в бюджет
983	991	перечисление надбавки на прибыль

оприходование излишков

412	991	На сумму излишков за минусом торговой надбавки
412	423	На сумму торговой надбавки

Используя материалы инвентаризации, можно выявить влияние результатов инвентаризации на финансовое состояние организации.

В 2011 году сумма выявленных недостач составила 72 152 руб., а процент взыскания недостач - 78,55 %. Если принять за 100 % сумму всех взысканных недостач из выявленных, то 100-78,55=21,45%.

Процент невзысканных недостач от 72 тыс. рублей составляет 15444 рубля. Это означает, предприятие недополучило доходов на сумму 3706 рублей (24% от 15444 рублей), 24% - средний процент реализованных торговых надбавок в данном периоде в ООО «Ариэль». Недополучение доходов влечёт за собой уменьшение собственных оборотных средств предприятия.

Для восполнения оборотных средств предприятие прибегает к использованию заемных средств. А так как процентная ставка за использование кредитом банка составила 12 %, то можно рассчитать дополнительные расходы, понесённые предприятием

Итого расходы составят 15889. рублей (процент за кредит плюс возвращённая сумма), что незамедлительно скажется на финансовом состоянии. А ведь при должной сохранности средств этих расходов можно было бы избежать.



2.3 Использование ЭВМ при проведении инвентаризации и выведении её результатов в ООО «Ариэль»

В настоящее время широкое распространение при обработке инвентаризационных документов получили самые разнообразные средства вычислительной и организационной техники. Объясняется это прежде всего большим объёмом счётной технической работы, которую необходимо выполнить в сжатые сроки с наименьшими трудовыми запасами.

Но в настоящее время учёт инвентаризации в ООО «Ариэль» не автоматизирован. Использование ЭВМ было бы большим подспорьем и привело бы к снижению трудоёмкости производимых работ.

А теперь рассмотрим как же используются средства вычислительной и организационной техники на предприятиях розничной торговли, где используются эти средства.

При изменении машинопечатных документов, в которые будут записываться данные о наличии ценностей стимулированным шрифтом, достигается восприятие их как человеком, так и ЭВМ. В качестве данного документа может быть использована шрифт карта, содержание которой идентично товарному ярлыку. Их применение обеспечит автоматическое считывание информации, минуя процесс формирования машинного носителя, позволит улучшить качество информации, её достоверность, снизить затраты труда и времени на получение результативной информации, что даёт возможность ускорить проведение инвентаризации.

Необходимо внедрить на практике оформление приёмки товаров с помощью контрольных ярлыков. Книжки контрольных ярлыков будут выдаваться материально ответственным лицам по разрешению главного бухгалтера, так как они являются бланком строгой отчётности. Контрольные ярлыки выдаются для каждого документа поставщиков, корешок приходного ярлыка будет прикладываться к приходному документу. Они заменяют собой многочисленные доверенности и штампы магазина о приёмке товарно-материальных ценностей. При получении товаров материально ответственное лицо заполняет очередной номер контрольного ярлыка, который работник, выдавший товары вместе с документом на выдачу товаров сдаёт в бухгалтерию. Представитель магазина сдаёт корешок ярлыка и документ на получение товаров вместе с товарно-денежным отчётом, указав в соответствующей графе его номер.

Во время инвентаризации товарно-материальных ценностей проводится и инвентаризация контрольных ярлыков. В товарно-денежных отчётах при оприходовании товаров ярлыки должны идти строго в порядке очерёдности номеров.

Введение такого порядка контроля за своевременностью и полнотой оприходования товарно-материальных ценностей полностью себя оправдывает, поскольку исключается возможность взаимодействия недостач товаров путём неоприходования ценностей до инвентаризации, отпадает необходимость в выписке многочисленных доверенностей.

Известно, что инвентаризация товарно-материальных ценностей сопряжена с трудоёмкой работой по подсчёту, взвешиванию, обмеру, а затем по записи результатов. Для совершенствования и обеспечения этой работы необходимо механизировать и автоматизировать процесс снятия фактических остатков.

При наличии в организации распределительных складов и ведении натурально-стоимостного учёта целесообразно использовать дуаль-карту, представляющую собой технический носитель информации. Дуаль-карта фактических остатков товарно-материальных ценностей заготавливается заранее, следующим образом: из массива перфокарт учётных остатков на них наносятся с помощью перфоратора и расшифровочной машины постоянные реквизиты, к которым относятся: код магазина, бригады, наименования и код ценностей, единица измерения, цена. Затем они передаются членами инвентаризационной комиссии, которые с помощью графических отметок фиксируют в них фактические данные о наличии товарно-материальных ценностей, ставят дату проверки и подписывают. После проверки дуаль-карты передаются на перфорацию для пробивки недостающих реквизитов, для счётной обработки на вычислительном перфораторе, ввода в ЭВМ и автоматизированного составления инвентаризационной или сличительной ведомостей.

В процессе инвентаризации на ЭВМ составляют инвентаризационную опись.

В которых таксировка или выведение на печать промежуточных итогов по каждой странице производится автоматически, описи составляются с одновременным получением машинного носителя. По окончании инвентаризации опись фактических остатков товаров и тары, проверенную и оформленную в установленном порядке, сдают в бухгалтерию. В результате машинной обработки, предусматривающей контроль цен, проверку таксировки и подсчёта итогов сопоставление учётных и фактических остатков, выдаётся сличительная ведомость.

Если выявлена недостача товаров, то машинным путём исчисляется их естественная убыль по нормам, заложенным в справочник, после чего выводится окончательный результат инвентаризации.

Следовательно, учёт товарных потерь информационно увязан с решением задачи инвентаризации товарно-материальных ценностей. Результаты инвентаризации отражают в бухгалтерском учёте. Поэтому при машинной обработке необходимо учесть многообразие отражения в бухгалтерском учёте результатов инвентаризации. [12, с.122]

В магазинах в качестве первичных документов часто используют инвентаризационные товарные ярлыки. В процессе инвентаризации товарные ярлыки комплектуют по товарным группам в пачке по 30 штук, что соответствует заполнению одной странице инвентаризационной описи на машине.

Иногда на практике результаты, полученные при взвешивании товаров или их измерении, записывают непосредственно в инвентаризационную опись, оставляя операции таксировки и подсчёта итогов для последующей машинной обработки. В этом случае сведения описи служат в качестве исходных данных и имеют те же реквизиты, что и товарный ярлык.

В процессе инвентаризации используют и другие первичные документы (карточки материально ответственных лиц). Особенностью автоматизированной обработки данных инвентаризации является широкое использование результатов решения других задач. Так, массив остатков товаров на дату инвентаризации, служит основой сопоставления учётных и фактических остатков, полученных при учёте товарных потерь, необходимо для выявления окончательного результата инвентаризации в случае недостачи товаров.

На участке кодирования номенклатур, кодированию подлежат те же номенклатуры, что и на других участках, относящихся к подсистема «Бухгалтерский учёт». В то же время кодируют и специальные номенклатуры: естественная убыль товаров. Код норм естественной убыли товаров может быть построен на основе порядкового метода кодирования или с помощью кода повторения. Алгоритмы и технологические особенности обработки данных, данного комплекса задач достаточно разнообразны, но отличаются простотой их реализации на машинах. С помощью подобных алгоритмов могут быть проверены регистры аналитического и синтетического учёта.

Некоторым своеобразием отличается алгоритм формирования на ЭВМ сличительной ведомости результатов инвентаризации. При получении сличительной ведомости необходимо для каждой позиции товара, содержащейся в массиве фактических остатков, отыскать по некоторым ключевым реквизитам (код товара, артикул, цена) соответствующую позицию в массиве учётных остатков. В случае совпадения значений ключевых реквизитов, а так же количества товара формируется так называемый массив "равно", а при несовпадении только количественной характеристике товара - соответственно массива «недостача» и «излишек». Сличительная ведомость выдаётся на печать по тем позициям товаров, по которым остаток, полученный на основе документального учёта, не совпадает с фактическим его наличием. [30, с.23]

Сличительная ведомость результатов инвентаризации может быть составлена на ЭВМ двумя способами: путём ввода на печать всех учётных позиций или только тех, по которым обнаружены расхождения в учётных и фактических остатках.

Более предпочтителен второй способ - печать сличительной ведомости по отклонению. Расхождение граф в сличительной ведомости может быть разное. Одна из форм этой машинограммы включает такие графы: наименование и код товара, цена, количество (по учётным и фактическим данным, отклонение, сумма; по учётным и фактическим остаткам, отклонение). Итоги подсчитываются по товарной группе и по ведомости. При выявлении недостачи товаров до составления акта результатов инвентаризации определяют естественную норму товаров за инвентаризационный период.

В этом случае может быть получена машинограмма расчёта естественной убыли по предприятию, на основании которой недостача в пределах норм убыли списывается в установленном порядке. Акт результатов инвентаризации оформляют вручную. Однако более часто сличительная ведомость выдаётся на печатающее устройство ЭВМ в законченном виде, т. е. с учётом естественной убыли. Итоги ведомости подводятся по странице и в целом по документу. На ЭВМ может быть получен и акт результатов инвентаризации.

С помощью ЭВМ можно совершенствовать инвентаризационную работу следующим образом. При поступлении счёта поставщика при акцепте в платёжном требовании поставить код продукции. Затем необходимо обработать платёжное требование в вычислительном центре и передать на склад, где в это платёжное требование занести фактическое количество поступившего товара. Если имеются отклонения, то составляется соответствующий акт. Заведующий магазином должен дать информацию на ЭВМ о том, в какую ячейку заложен товар, код, место хранения, код товара, количество.

При отпуске товаров должны быть использованы отборочные листы, где материально ответственное лицо на основании товарно-транспортной накладной отмечает и в какой ячейке был выбран товар. Таким образом, можно иметь сведения о ценностях, находящихся на участках. Используя их на день инвентаризации выдаётся опись ценностей на месте хранения. Члены комиссии в этой же описи просчитывают ценности, записывают их в графу «фактическое наличие» и ежедневно по мере просчёта листов подписывают и сдают их на обработку, по графе «примечания» отмечают фиктивные ценности.

После сдачи последнего отборочного листа на вычислительном центре выдаётся сличительная ведомость. Этот метод способствует высвобождению работников, исключает ошибки, пропущенные позиции, экономит бумагу. Позволяет производить автоматический взаимный зачёт по пересортице.

Также передовым методом является «Баланс» - предназначен для введения системы бухгалтерских счетов (включая интересующий нас счёт 941) предприятия, обработки бухгалтерских проводок, на основе реализации основного алгоритма бухгалтерского учёта - принципа двойной записи.

Функции «Баланса» заключаются в следующем:

введение системы синтетических счетов (в нашем случае без счётов, которые имеют отношение к счёту 941), а также субсчетов и аналитических счетов;

обработка проводок;

разноска сумм проводок в соответствии с заданной пользователем системой синтетических и аналитических счетов;

выпуск машинограмм, аналогичных по содержанию главной книге, сводной оборотной ведомости, балансу (см. Приложение 1-3);

выпуск машинограмм по отдельным синтетическим и аналитическим счетам, аналогичных по содержанию главной книге, оборотной ведомости (см. Приложение 4-5).

Как мы убедились из рассмотренного пункта значение использования ЭВМ при проведении инвентаризации и выведении её результатов, очень велико. Согласно рассмотренному материалу можно сделать следующий вывод.

Основными задачами машинной обработки на данном участке учёта являются: получение выходных документов в кратчайшие сроки, сокращение трудоёмкости инвентаризационных работ. Большой эффект при обработке инвентаризационных документов даёт применение ЭВМ. С их помощью составляют и инвентаризационную ведомость. На таких машинах можно составлять также сличительную ведомость. Применения ЭВМ создаёт условия для повышения уровня автоматизации рассмотренного участка учётных работ. С внедрением устройств регистрации автоматически считываемых кодов возникает совершенно новые возможности, связанные с резким сокращением сроков инвентаризации и повышением достоверности результатов обработки.

В универсальном торговом комплексе ООО «Ариэль» в связи с отсутствием автоматизации инвентаризационной работы и учёта её результатов, очень большой объём счётной информации, технической работы. На их проведение тратится много времени и трудовых ресурсов. Универсальному торговому комплексу ООО «Ариэль» можно только пожелать успехов в изыскании средств на автоматизацию инвентаризации.



Глава 3. Анализ инвентаризационной работы и пути её совершенствования

3.1 Контроль и анализ достоверности и качества инвентаризационных материалов

Значительное повышение эффективности инвентаризационной работы может быть достигнуто за счёт совершенствования методики проверки достоверности и качества материалов инвентаризации.

Высокое качество проведения инвентаризации обеспечивается за счёт соблюдения сроков и внезапности проведения; квалификационного подбора состава членов комиссии; точного пересчёта фактического наличия ценностей; правильного оформление инвентаризационных описей; своевременной и правильной подготовки данных бухгалтерского учёта и выведения результатов.

Анализ недостач, выявленных в последние годы, свидетельствует о том, что 46-60 % их возникает по причине некачественного и несвоевременного проведения инвентаризаций.

Низкое качество инвентаризационной работы вызывается: несоблюдением принципа внезапности;

нарушением количественного и качественного подбора состава инвентаризационных комиссий;

неправильным составлением инвентаризационных описей;

нарушением сроков выявления результатов инвентаризаций.



Таблица 1. Составлено автором по данным ООО «Ариэль»

Причины низкого качества инвентаризаций, способствовавшие возникновению недостач в ООО «Ариэль» за 2011 г.

причины	Прошлый год	Отчётный год	Отчётный год в % к прошлому году	Оклонения от прошлого года
	Кол-во случаев (ед.)	сумма (тыс. руб.)	Кол-во случаев (ед.)	сумма (тыс. руб.)	В кол-ве случаев	В сумме	В кол-ве случаев	В сумме
Недоброкачественные инвентаризации	18	7,8	26	10,86	144	139,2	+8	+2,56
Из них:
Нарушение сроков инвентаризации	8	4,16	10	4,40	125	105,7	+2	+0,24
Нарушение состава комиссий	3	1,24	4	2,13	133	171,7	+1	+0,89
Несоблюдение невзапности	3	1,02	5	1,24	166,7	118	+2	+0,22
Приписки товаров, не имевшихся наличии	4	1,38	7	2,59	175	187,6	+3	+1,21
Из них в течение:
До 1 года	-	-	2	0,67	-	-	-	-
От 1 до 2 лет	1	0,56	1	0,68	-	121,4	-	+0,12
В том числе не проведение контрольных проверок качества инвентаризаций	3	0,82	4	1,24	133	151,2	+1	+0,42



Приведённые данные показывают тенденцию роста негативных явлений инвентаризационной работы. Значительное количество отклонений вызвано нарушениями сроков инвентаризаций, приписками товаров в инвентаризационных описях и несоблюдением внезапности проведения инвентаризации. Плохо осуществлялся контроль за качеством инвентаризаций, что вызвало рост суммы недостач товарно-материальных ценностей на 151,2 %.

В связи с этим возникает необходимость решения следующих проблем:

- определение рационального количества проведённых инвентаризаций;

- сокращение сроков проведения и улучшения их качества в результате совершенствования методов.

Наибольший эффект будут иметь инвентаризации в том случае, если контрольно-инвентаризационные службы будут вести систематические наблюдения за деятельностью предприятий.

Тогда инвентаризационные бригады уже на этапе составления заданий и рабочих планов и инвентаризаций могли бы решать, в каких торговых предприятиях необходимо провести внезапные сплошные инвентаризации товарно-материальных ценностей, что придало бы плановым инвентаризациям больше целесообразности и повысило их эффективность, так как при выборе объектов для проведения инвентаризации ревизоры могли бы руководствоваться объективными выводами анализа данных отчётности.

На качество, оперативность и экономичность проведения инвентаризации значительно влияет количественный и качественный состав инвентаризационных комиссий. К проведению инвентаризационной работы должны привлекаться руководители или их заместители, товароведы, бухгалтера и другие работники, хорошо знающие цены, учёт и отчётность, не маловажное значение имеет образование, а так же стаж работы, непосредственно в торговле и стаж работы на занимаемой должности. Однако в торговле многие руководители не участвуют при проведении инвентаризации.

При проведении контроля материалы инвентаризаций, с целью их достоверности и качества инвентаризационной работы необходимо тщательно проанализировать все нарушения заполнения инвентаризационных описей, обращая особое внимание на признаки, свидетельствующие о хищениях. К ним относятся:

не оговорённое исправление цены, количества и суммы;

подчистки записей, добавление и дописки цифр;

неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам инвентаризационных описей;

не соответствие количества единиц товаров по странице описи количеству, указанному инвентаризационной комиссией;

неправильная таксировка и подсчёт итогов на отдельных страницах и в инвентаризационной описи в целом;

указание в инвентаризационной описи завышенных остатков отдельных товаров;

записи об остатках определённых товаров в описи на конец отчётного периода в большем объёме, чем записи тех же товаров в описи на начало периода (если по этим товарам не было движения).

Для выявления хищений, характеризующиеся указанными признаками, необходимо провести их исследование путём тщательно проведённой проверки тех операций, которые содержат отдельные формальные признаки злоупотреблений, путём применения приёмов встречной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы сокрытия хищений и злоупотреблений. В целях пресечения злоупотреблений и нарушений при составлении инвентаризационных описей и сокращения сроков инвентаризационной работы необходимо совершенствовать технику её проведения. Для ускорения инвентаризаций применяют специальные книги, построенные по типу оборотных ведомостей. Первая инвентаризация отражается в них как обычно, последующие на вкладыша с указанием лишь количества и стоимости товаров. Это позволяет за счёт одноимённых товаров почти вдвое сокращать объём описи и экономить при проведении инвентаризации не менее 25 % времени.

Дальнейшее совершенствование методов проведения инвентаризаций должно быть направлено на применение многочисленных документов, в которые будут записываться данные о наличии ценностей специальным шрифтом, воспринимаемым как человеком, так и ЭВМ.

Рассмотренные методы проведения инвентаризаций позволяют сократить сроки её проведения, повысить достоверность и точность данных.

Определение результата инвентаризации является одним из ответственных моментов бухгалтерской обработки материалов инвентаризации. Между тем некоторые руководители не рассматривают инвентаризационные описи и не дают по ним своего заключения.

При тщательном изучении инвентаризационных описей представляется возможность определить товары в завышенных количествах и принять меры по рассмотрению или завозу отсутствующих товаров. Таким образом, инвентаризационные ведомости дают информацию для управления товарными запасами. Задача состоит в том, чтобы в наиболее краткие сроки обеспечить выведение результатов инвентаризации. Следует рекомендовать инвентаризационной комиссии определить предварительные результаты на месте, немедленно по окончании инвентаризации и до открытия предприятия. Предварительные результаты определяются путём сравнения остатков по товарно-денежному отчёту с фактическими остатками по описи. Предварительные результаты носят оперативный характер и документального отражения не находят.

Улучшению качеству проводимых инвентаризаций и повышению отчётности членов инвентаризационной комиссии и работников магазина способствуют контрольные проверки проведённых инвентаризаций. Поэтому необходимо проверять выполнение планов контрольных проверок, каковы их результаты, какие применяются меры к лицам, проводившим инвентаризацию на низком уровне. Исследования показывают, что иногда они проводятся формально и не компетентными лицами.

Контрольные проверки должны возглавлять авторитетные лица. Желательно, чтобы контрольные проверки осуществляли и вневедомственные органы.

Необходимо контролировать не только 10-15 % наименований наиболее ценных товаров, числящихся по описи, но и проверять нет ли припрятанных ценностей с целью сокрытия излишков товара и экономии естественной убыли товаров.

Проверке должны подлежать ценности, количество которых вызывает сомнение у проверяющего. Рекомендуется проверять одноимённые ценности, находящиеся в одном помещении, но записанные в разных местах инвентаризационной описи, а также ценности, записанные в конце описи.

Имели место случаи, когда результаты инвентаризаций искажались по причине некачественной и несвоевременной проверки бухгалтером товарно-денежных отчётов материально ответственных лиц за инвентаризационный период. Что свидетельствует о целесообразности проведения при необходимых обстоятельствах после инвентаризации документальной ревизии, анализа товарных запасов, поступления, реализации и внутреннего перемещения товаров, а так же своевременности и полноты оприходования товаров, отпущенных поставщиками по оплаченным и не оплаченным документам, сдачи выручки. Только при этом условии контрольные проверки будут действенны и достигнут цели.

3.2 Использование информации инвентаризаций для оценки имущественного состояния ООО «Ариэль»

Значительного улучшения инвентаризационной работы можно добиться за счёт более полного использования возможностей и приёмов экономического анализа. Источниками анализа служат: план распределения инвентаризаций между должностными лицами; журналы учёта проведённых инвентаризаций (контрольных проверок); табель учёта рабочего времени; оперативные сведения по растратам и недостачам; объяснительные записи к балансу; отчёт о контрольно-ревизионной работе (ф. № 2кр). Используется так же первичная документация, инвентаризационные описи товаров, сличительные ведомости, постановления (приказы по результатам проведённых инвентаризаций).

Анализ выявленных недостач и хищений в ТК № 2 ООО «Ариэль» начинается с оценки общего состояния сохранности средств, так как это оказывает существенное влияние на уровень издержек обращения, рентабельность и сохранность собственности.

Таблица 2 Составлено автором по данным ООО «Ариэль».

Основные показатели сохранности средств ТК №2

ООО «Ариэль» за 2011 год в руб.

Показатели	годы	отчётный год в % к базисному	отклонение от прошлого года
	базисный 2010г	отчётный 2011г
розничный т/об (тыс. руб.)	24702	26380	106,79	+1678
выявление недостач:
- количество	364	380	104,39	+16
- сумма ( руб.)	41196	61292	148,78	+20096
недостача на 1 тыс. руб. товарооборота	1,66

Подобные документы

• Организация инвентаризации на предприятии

  Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации. Инвентаризация основных средств, материально-производственных запасов, наличных денежных средств и расчетов. Порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации имущества и обязательств.
  
  курсовая работа [88,8 K], добавлен 15.05.2019
  

• Положение о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке

  Общие правила проведения инвентаризации. Инвентаризация основных средств, нематериальных активов и финансовых вложений. Инвентаризация денежных средств, документов и бланков документов строгой отчетности. Порядок оформления результатов инвентаризации.
  
  реферат [30,5 K], добавлен 09.03.2011
  

• Инвентаризация и переоценка основных средств на примере ООО "Лесник"

  Понятие и виды основных средств. Классификация основных средств. Подготовка к проведению инвентаризации. Виды и основные цели инвентаризации. Переоценка основных средств. Порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
  
  курсовая работа [44,8 K], добавлен 01.02.2007
  

• Нормативно-правовая основа проведения инвентаризации имущества и обязательств организации по структуре бухгалтерского баланса

  Виды инвентаризации имущества. Проверка наличия основных средств, материально-производственных запасов, наличных денежных средств и расчетов. Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учёте и отчётности: учет излишков, недостач и пересортица.
  
  контрольная работа [36,2 K], добавлен 18.02.2014
  

• Инвентаризация основных средств

  Определение, характеристика и классификация объектов основных средств. Рассмотрение сущности инвентаризации основных средств. Основные аспектыв организации документального оформления инвентаризации. Порядок проведения и учета результатов инвентаризации.
  
  курсовая работа [33,2 K], добавлен 17.11.2014
  

• Инвентаризация как основной метод фактического контроля

  Порядок проведения инвентаризации основных средств, сырья, материалов и денежных средств в кассе на примере ООО "ПродТоргСервис". Особенности проведения инвентаризации нематериальных активов. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей.
  
  контрольная работа [46,6 K], добавлен 26.09.2012
  

• Учет результатов инвентаризации основных средств

  Определение, характеристики и классификация объектов основных средств, особенности их инвентаризации. Аспекты организации документального оформления инвентаризации основных средств, порядок ее проведения, отражения в бухгалтерском учете ее результатов.
  
  курсовая работа [59,1 K], добавлен 03.03.2013
  

• Инвентаризация как основной метод фактического контроля

  Порядок проведения инвентаризации денежных средств, основных фондов и нематериальных активов. Особенности инвентаризации сырья и материалов. Правила оформления акта инвентаризации по результатам проверки. Порядок составления инвентаризационных описей.
  
  контрольная работа [86,6 K], добавлен 14.12.2011
  

• Инвентаризация и бухгалтерский учет ее результатов

  Сущность и виды инвентаризации, анализ ее проведения и оформление результатов в организации. Организация подготовки и проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей, расчетов, основных и денежных средств. Учет результатов инвентаризации.
  
  курсовая работа [115,9 K], добавлен 21.11.2011
  

• Инвентаризация основных средств

  Понятие и характеристика инвентаризации основных средств предприятия. Порядок организации и проведения инвентаризации основных средств на ТОО "Калкан". Основные аспекты организации документального оформления и учета результатов данного процесса.
  
  курсовая работа [32,7 K], добавлен 23.12.2010
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам