Документационное обеспечение управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вариант 1

1. Перечислите составные части документа

Приведите схему расположения основных реквизитов документа (формуляр - образец)

Основные составные части документа:

· Заголовочная часть документа;

· Содержательная часть документа;

· Оформляющая часть документа;

· Юридическая сила документа;

· Оформление документа;

· Реквизит документа;

· Формуляр документа;

· Формуляр-образец документа.

В каждом документе, относящимся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Можно выделить три основные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе ( например, дата, регистрационный номер).

Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение.

В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними. Подготовка документа складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста ( или разработка таблицы, анкеты), т.е. работы над содержательной частью, и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством. Компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Под оформлением документа понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Реквизиты - это составные части, отдельные обязательные элементы официальных документов. Правила оформления реквизитов одинаковы для разных видов организационно - распорядительных документов. Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида и разновидности. К обязательным для всех ОРД реквизитам относят: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адреса, отметка об исполнителе, для приказов наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации) . Однако многие реквизиты в силу своих особенностей не могут быть постоянными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

Отдельную группу реквизитов составляют так называемые «отметки» на служебных документах, выполняющие вспомогательные функции информационного характера (отметка о контроле, отметка об исполнителе и др.). Документы, относящиеся к одной унифицированной системе, создаются, но единой для них модели, называемой формуляром - образцом документа нет. Формуляр-образец устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов.

Состав реквизитов ОД и схемы их расположения на стандартном листе бумаги приведены в ГОСТ Р 6.30-2003 ( требования ГОСТ являются рекомендательными). В настоящее время стандарт включает 30 реквизитов. Как правило, реквизиты документов наносятся на лицевую сторону листа бумаги. Допускается печатание реквизитов на оборотной стороне листа ( например, визы согласования, отметка об исполнителе). Нежелательно двустороннее оформление документов, имеющих длительные сроки хранения. В этом случае реквизиты документа лучше печатать на лицевой стороне листа, а не поместившуюся часть документа переносить на следующий лист.

Нормативная база

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Формуляр - образец

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отображающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется футляром документа.

Формуляр - образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов. Он устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов. Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.

Реквизиты документа - это обязательный элемент оформления официального документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает реквизиты для подготовки и оформления документов, а также требовании к их оформлению.

В состав реквизитов входят:

1. Государственный герб РФ;

2. Герб субъекта РФ;

3. Эмблема организации или товарный знак;

4. Код организации;

5. Основной государственный регистрационный номер ( ОГРН) юр.лица;

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки а учет ( ИНН/КПП)

7. Код формы документа;

8. Наименование организации;

9. Справочные данные об организации;

10. Наименование вида документа;

11. Дата документа;

12. Регистрационный номер документа;

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. Место составления или издания документа;

15. Адресат;

16. Гриф утверждения документа;

17. Резолюция;

18. Заголовок к тесту;

19. Отметка о контроле;

20. Текст документа;

21. Отметка о наличии приложения;

22. Подпись;

23. Гриф согласования документа;

24. Визы согласования документа;

25. Оттиск печати;

26. Отметка о заверении копии;

27. Отметка об исполнителе;

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. Отметка о поступлении документа в организацию;

30. Идентификатор электронной копии документа.

2. Дайте характеристику реквизитов «текст» и «отметка о наличии приложений»

Реквизит « Текст документа»

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания. Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтактическим конструкциям непосредственно связан с видом ( письмо, приказ, протокол, акт и тд) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т.д).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

· Краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

· Объективность и достоверность информации;

· Составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

· Структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части как : введение, доказательство, заключение;

· Широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, так как при составлении текстов документа используется деловой стиль со специфическими признаками:

· Нейтральный( без эмоциональной краски) тон изложения;

· Точность и ясность изложения ( исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

· Краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей;

· Употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний ( сообщаем, что в период…направляем на рассмотрение и утверждение…., проверкой установлено, что…);

· Ограниченная сочетаемость слов ( вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);

· Использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать).

· Безличный характер изложения текста;

· Употребление специальных терминов;

· Использование сокращенных слов;

· Использование универсальных слов с определенным значением;

· Исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);

· Исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово « Таблица» и указывают ее порядковый номер без знака «№». В тексте документа должны быть ссылки на все содержащееся в нем таблицы.

Реквизит «Отметка о наличии приложения».

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте. Их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1.Акт сдачи-приемки выполненных хоздоговорных работ на 3 л. в 2 экз.

2.Перечень объектов для внедрения системы на 5 л. в 3 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1.Акт на 3 л. в 2 экз.

2.Перечень на 5 л. в 3 экз.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5л. в 2экз.в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном листе после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:

Опись приложений к письму от ______№______

Наименование документа	Количество листов	Количество экземпляров
1. 2. 3. ….. Секретарь Личная подпись, И.О.Фамилия Дата

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая пометка:

Приложение: по описи

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:

Приложение: письмо от ЗАО «НОК54»

От 18.09.2009 № 120/0712

И приложение к нему, всего на 3 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает в себя слово «Приложение», при необходимости его номер со знаком «№», наименование, дату и номер основного документа, например:

Приложение № 1

К письму ЗАО «НОК54»

От 08.08.2009 № 87/0312

Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: документ реквизит претензионный письмо

Приложение № 1

к приказу директора компании

от 03.12.2009 № 80

3. Назовите основные организационно-распорядительные документы по товарным операциям. Коротко охарактеризуйте их

1. Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими тех.условиями, условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектации.

2. Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов ( накладной, товаро -транспортной накладной, счетом или счет- фактурой ).

3. Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом; должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товара со склада, при принятии товара в организации. В ней указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество в единицах, цена и общая сумма с учетом налога на добавленную стоимость отпуска товара. Также накладная обязательно заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и тд.

4. Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товара автомобильным транспортом. Данная накладная состоит их двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к ней могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

5. При доставке товара железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К ней могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладных.

6. Если товар отправляется железнодорожным транспортом в контейнерах, то должна оформляться накладная такого типа « Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

7. Счет-фактура выписывается в тех случаях. Когда перечень отгруженных товаров велик. Для розничной торговли она является приходным товарным документом и выступает основанием для оплаты поступившего товара.

8. Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счет- фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.

9. Оприходование поступившего товара оформляется путем наложения штампа на сопроводительный документ: товарно-транспортную накладную, счет-фактуру, счет и другие документы, удостоверяющие количество и качество поступивших товаров.

10. Если товар получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара.

11. Порядок приемки товара и его документальное оформление зависят от места приемки; характера приемки ( по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие и др).

Распорядительные документы реализуют управляемость объектов по вертикали, в юридическом плане, относящиеся к нормативным правовым актам. Основная их задача - придание юридической силы действию руководителя. Текст в таких документах состоит из двух частей: констатирующей (излагаются причины, цели, мотивы создания документов; распорядительной (содержится перечень мероприятий (предписываемых действий)). Создаются на 2х основах: на основе коллегиальности (постановление и решение) и на основе единоначалия (приказ).

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами и установление стабильных норм и правил.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами фирм, учреждений в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ - распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ повседневного управления, содержащий обязательные нормы для исполнения.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично президентом РФ, а также руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем по вопросам информационно-методического характера, а так же по вопросам, связанным с выполнением приказов.

4. Требования к оформлению и составлению претензионных писем

Для составления претензий достаточно простой письменной формы. Ее можно напечатать или написать от руки. Определенных требований к содержанию претензии законом не установлено. Однако без указания в претензии определенных сведений, рассчитывать на ее серьезное восприятие нарушителем ваших прав и законных интересов, а также на достижение поставленной цели не стоит.

Ниже приведены сведения, которые помогут составить претензию (претензионное письмо).

В верхней части (шапки) указываются:

· Кому адресовано письмо, претензия (ФИО представителя организации, наименование, а также адрес места нахождения или ФИО физического лица с указанием адреса места жительства);

· Кем составлено письмо, претензия ( наименование организации и адрес места нахождения или ФИО физического лица , адрес его места жительства и телефон для связи);

Основная часть располагается далее после написания в центре отдельной строки слова «Претензия». В основной части необходимо изложить:

· Что лежит в основе взаимодействия сторон спора, какими документами подтверждается претензия ( договор, накладная на товар, товарный чек, кассовый чек и тд);

· Претензия должна содержать суть предъявляемых требований ( какие именно обязательства не выполнены и в какой мере, например : полная или частичная потеря груза при перевозке), при этом, если своими действиями или бездействием недобросовестный контрагент нарушил определенные пункты договора, заключенного с Вами. Желательно указать на эти пункты в тексте претензионного письма;

· Если ваши требования подлежат денежной оценке, претензия должна содержать общую сумму требований и показывать каким образом был произведен ее расчет ( например: посредством сложения сумм долга по каждой отдельной накладной и неустойки);

· Дополнительным и существенным плюсом будет указание в тексте претензии законодательных актов, нормы которых нарушены по Вашему мнению;

· Возможные способы либо способ и сроки удовлетворения Ваших требований (например: о погашении задолженности, замене некачественного товара в течение определенного срока и тд);

· Срок, в течение которого должен быть дан ответ на Вашу претензию, если такой срок не установлен законом или не предусмотрен договором;

· О своих дальнейших действиях в случае отказа в удовлетворении Ваших требований либо их игнорирования.

В заключительной части претензия должна содержать:

· Дату написания претензии и подпись лица, которое его составило (либо подпись его представителя);

· Также необходимо указать перечень документов, прилагаемых к претензии.

Когда подготовка претензии завершена, необходимо к ней приложить копии документов, обосновывающих Ваши требования. Составить претензию необходимо в 2х экземплярах: один вручаете адресату, на втором (на вашем, который будет служить доказательством того, что претензия была вручена адресату) он расписывается, расшифровывает свою подпись и проставляет дату получения претензии. Если адресат отказывается принимать претензию или у Вас нет возможности вручить его лично, рекомендуем составить и направить претензию заказным письмом с уведомлением о вручении. Почтовый чек и уведомление о вручении будут являться доказательствами направления претензии адресату.

5. Признаки группировки документов в дела и требования по оформлению дел

В процессе деятельности фирмы получают и создают большое количество документов. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации, поэтому одним из основных вопросов организации работы с документами является разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения. Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения. Главным ее назначением является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении. Каждое дело включает в себя документы одного срока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначально проводить экспертизу ценности документов. Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов.

Так же она может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатуру могут применять вместо описи при сдаче дел со сроками хранения до 10 лет. Составляя описи для дел постоянного и долгого срока хранения, также используют номенклатуру дел.

Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал. Для ее составления и оформления используется нормативно-методическая документация. Архивные учреждения разработали методические пособия по составлению номенклатуры дел учреждений.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Группировка в дела происходит по следующим признакам:

· Номинальному;

· Предметно-вопросному;

· Авторскому;

· Корреспондентскому;

· Хронологическому

Номинальный признак - группировка в одно дело документов одного вида (приказы, протоколы и тд)

Предметно-вопросный признак - это объединение в одну папку документов по одному вопросу (например, судебное дело или документы о строительстве нового учебного корпуса).

Авторский признак - в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица). Например, Материалы предметных комиссий, Материалы Комитета труда и занятости.

Корреспондентский признак - переписка с определенным корреспондентом ( например , переписка с фабрикой «Новая заря»).

Хронологический признак (бухгалтерская документация) - применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов (отчеты об отгрузке товара за январь).

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: индивидуальные( для определенной фирмы, подразделения фирмы), примерные и типовые.

Типовые и примерные номенклатуры составляются для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.

Она составляется для каждого функционального подразделения фирмы лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения. Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводство в данном подразделении.

В небольших фирмах номенклатура дел утверждается руководителем, в крупных фирмах - руководителем подразделения.

Составляется в четырех экземплярах:

· Первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, фирмы;

· Второй в государственном архиве;

· Третий в ведомственном архиве;

· Четвертый является рабочим экземпляром.

Сводная номенклатура дел составляется для крупных и представляет собой свод всех номенклатур дел подразделения.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит изменению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

Формирование исполненных док-ов в дела организаций осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренные в основных правилах работы архивов организаций. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГСОТ 17914-72 « Обложки дел длительного срока хранения. Типы, разновидности, технические требования».

На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения: наименование организации, наименование структурного подразделения , индекс дела, заголовок дела, дата дела, срок хранения и статья по перечню. Сведения, внесенные на обложку дела в начале года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так , только в конце года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела может быть поставлено : «том 1», «том 2» и т.п.

Только в конце года можно проставить количество лисов и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование гос.архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела - эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архиве организации.

Наименование организации на обложке дела указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительной падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования, например: Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы). При изменении наименования организации либо структурного подразделения в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (подразделения) на обложке дописывается новое наименование организации или организации -приемника (подразделения), а прежнее заключается в скобки. Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.

Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполнительный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел:

· Получение исполнительных документов;

· Проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;

· Распределение исполнительных документов по делам в соответствии с номенклатурой дела: в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

В дело помещается по одному экземпляру каждого документа, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основные требования, которое всегда должно соблюдаться - это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть более 4 см толщиной и содержать более 20 листов в одном томе, расположение документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организации внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний - в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство в работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.

При формировании дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:

· Распорядительные документы формируются в дела по с относящимися к ним приложениям;

· Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался сразу за документом-запросом;

· Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается пометка на документе;

· Утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;

· При формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);

· Дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке заявителей. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшиваются к данной группе документов.

· Внутри документы располагаются в хронологическом порядке;

Формирование документов дела начинается с начала производственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа «Corona». В организациях дела, как правило. Формируются децентрализовано. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании служба ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы формируются в структурных подразделениях. За правильностью формирования дел следят служба ДОУ, архив организации и государственный архив. Все изложенные выше требования относятся прежде всего к формированию дел традиционным способом.

6. Схемы обработки и движения внутренних и исходящих документов

Обработка исходящих документов

Исходящие - документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы. Сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает в себя составление чернового документа, подготовку проекта документа, его согласование, удостоверение документа и отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы и устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа и его согласование. Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица, визирующего проект документа. Они обязательно прикладываются к проекту. Руководитель, ознакомившись с документом, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на обработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями, вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый исполнитель должен повторять процедуру подготовки проекта документа от начала до конца. Каждый работник службы ДОУ должен знать, что исполнитель приносит проект документа полностью оформленный, напечатанный на соответствующем бланке и со всеми визами.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

- проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;

- проставление исходящего регистрационного индекса;

- обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает в себя сортировку, вложение в конверт, адресование, сдачу в отделение почтовой связи. Принимая документы для отправки, обязательно проверить правильность оформления документов( подпись, печать, дата и тд); наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов; правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт. На заказанную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, составившего ее, и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма. Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Обработка внутренних документов

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты и заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путем подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование(визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения - входящих документов ( прием, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

· Проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службой;

· Протокол не имеет этапа подготовки проекта, а так же согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться фельдъегерской или курьерской связью, секретарями или с помощью технических средств. Структурные подразделения некоторых организаций могут находится в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьером. В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он может иметь юридическую силу. Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

Размещено на Allbest.ru