Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Управленческая деятельность заключается в планировании, организации, обеспечении ресурсами, регулировании, контроле и оценке производственной деятельности.

Документирование управленческой деятельности направлено на классификацию, стандартизацию и унификацию документов. На состав и расположение реквизитов на документах, правила их корректировки, сроки исполнения. Систематизация, регистрация и хранение документов.

делопроизводство материальный технический

1. Блок-схема работы с исходящими документами

Рисунок 1

2. Средства копирования и размножения документов

В современном делопроизводстве для копирования документов используются специальные технические средства, которые можно разделить на две группы: средства копирования и средства размножения.

Наиболее используемыми являются следующие средства копирования.

1. Электрографическое копирование (электрофотографическое или ксерографическое) - наиболее распространенный в настоящее время способ копирования. При электрографическом способе копирования документ сначала проецируется на поверхность фотополупроводникового покрытия на барабане аппарата (светоэкспозиция) и формируется его невидимое электростатическое изображение. Затем изображение проявляется в процессе прилипания красящего порошка (тонера) к заряженным участкам. После этого происходит собственно печать - перенос красящего порошка с барабана на бумагу - и закрепление изображения. Основными достоинствами электрографического копирования являются: высокая оперативность, производительность и качество копирования. Возможность масштабирования и редактирования документа при копировании; получение копий с листовых и сброшюрованных документов; получение копий с различных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов. Получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге; сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания.

2. Термографическое копирование - самый оперативный способ. При термографическом копировании используют специальную термокопировальную бумагу. Копия может быть изготовлена как на специальной термореактивной бумаге, так и на обычной. Однако применение термографического способа не позволяет получить высокое качество копий, к тому же бумага стоит достаточно дорого.

3. Фотографическое копирование - самый ранний из современных способов копирования. Для фотокопирования используют особо контрастные фотобумагу и пленки, обычные фотографические аппараты, аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати.

Этот способ обеспечивает самое высокое качество копий, но требует дорогих расходных материалов и длительного процесса (экспозиция, проявление, промывка, сушка) получения копии. (Одна из разновидностей фотокопирования - микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании документов.)

4. Электроннографическое копирование. Способ электронно-графического копирования основан на оптическом считывании документов, преобразовании проектируемого на них изображения в электрические сигналы и переносе информации на специальный носитель копии. Копии при применении такого способа получают на электрофотопленке или на термореактивной бумаге. Копии на электрофотопленке могут затем использоваться для тиражирования документов средствами трафаретной печати.

5. Диазографическое копирование (диазография, синькогра-фия). Этот способ применяется преимущественно для копирования чертежно-технической документации большого формата. При диазографии производится экспонирование оригинала на светочувствительную специальную диазобумагу, а затем на участках, где нет изображения, происходит отбеливание бумаги ярким светом. После этого полученное изображение проявляют. Диазографическое копирование не обеспечивает высокого качества печати. К тому же использование такого способа предъявляет особые требования к материалу оригинала документа - он должен быть выполнен на светопроницаемой бумаге или кальке.

Тиражирование документов (получение значительного количества копий) в офисах и учреждениях может быть организовано с использованием средств оперативной полиграфии. В полиграфии применяется большое разнообразие способов печати. Высокая и глубокая печать являются самыми совершенными способами для массового тиражирования книг, брошюр. При этих способах используются объемные печатные формы. Однако в оперативной полиграфии применяются, как правило, плоские печатные формы. Наиболее распространенными в оперативной полиграфии являются следующие способы тиражирования документов.

6. Гектографическая (спиртовая) печать. Принцип гектографической печати основан на изготовлении печатной формы с большим запасом краски, которая постепенно растворяется спиртом и расходуется при переносе на копии. С одной печатной формы можно получить 100-200 оттисков. Гектографическая печать применяется при небольшом тиражировании (25-250 экз.). Достоинствами этой печати являются возможность многоцветной печати и низкая стоимость расходных материалов, а недостатками - низкое качество копий и их выцветание со временем.

7. Офсетная печать. Офсетная печать основана на не смешиваемости масла и воды. Печатная форма обрабатывается так, чтобы участки, содержащие изображение, удерживали масляную краску, а остальная поверхность - воду (и отталкивала краску). Затем на нее наносится изображение с использованием жирового красителя. При печати на форму накатывается краска, налипающая на жирные места, а потом краска переносится на бумагу для получения копии. Достоинства офсетной печати: высокое качество копий; возможность тиражирования большого числа экземпляров (до 5 тысяч оттисков с металлической формы); возможность повторного использования (до 5-7 раз) пластины из фольги; возможность многоцветной печати. Недостатками офсетной печати являются сложность изготовления печатной формы и процесса копирования и высокая стоимость оборудования.

8. Трафаретная печать. Принцип трафаретной печати заключается в продавливании краски через трафарет на машинах-ротаторах. Печатная форма документа изготавливается на специальной бумаге (восковой, желатиновой или коллоидной), или на пленке. При нанесении трафарета на его материале пробиваются микроотверстия, через которые потом продавливается краска. К достоинствам трафаретной печати относятся хорошее качество печати; возможность тиражирования 400-1500 оттисков с одной формы и простота изготовления трафаретов. К недостаткам - невозможность редактирования трафаретов после изготовления и необходимость нескольких трафаретов при многоцветной печати.

9. Ризография (электронно-трафаретная печать). Ризография совмещает традиционную трафаретную печать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов. Она является сегодня самым распространенным способом тиражирования документов в организациях и учреждениях. При копировании сначала документ переводится в электронный вид и по нему создается матрица (пленка с микроотверстиями).

Затем рабочая матрица пропитывается красителем и используется как трафарет для печати. С одной рабочей матрицы можно получить не менее 4000 оттисков хорошего качества. Достоинствами ризографии являются использование для копирования бумаги любого типа и качества; высокая производительность и качество копирования; возможность копирования цветных документов (за несколько прогонов одного листа); возможность редактирования документов.

3. Реквизиты акта

Акт - документ, составленный несколькими лицами подтверждающий установленные факты и события.

1. Акты составляются при ревизии предприятия или отдельных должностных лиц, при обнаружении дефектов, недостачи, при приемке-передаче дел, при проведении испытаний новых изделий и образцов, при приемке законченных объектов, при обследовании, сдаче документов на уничтожение, на списание пришедшего в негодность хозяйственного инвентаря, оборудования, инструментов, при несчастных случаях и т.д.

2. Акты по материальным, финансовым и другим важным вопросам утверждаются руководителем предприятия и заверяются печатью.

3. Коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза или иных нарушений правил транспортировки, составляются на типографском бланке-образце, заполняются без помарок, подчисток или зачеркиваний. Заверяются такие акты подписями двух сторон.

Реквизиты акта:

- название вида документа (АКТ - двойная разрядка)

- дата, индекс

- место составления

- заголовок к тексту

- гриф утверждения

- текст

- отметка о наличии приложения

- отметка о контроле

- отметка об исполнении и направлении его в дело.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

4. Типичные языковые ошибки в деловой переписке

1. Нарушение причинно-следственных отношений

В районе в последние годы немало сделано для развития жилищного строительства, однако многие жители страдают из-за плохих квартирных условий, так как вопросы строительства жилья пока решаются слабо.

Надо: Несмотря на то, что в районе в последние годы немало сделано для развития жилищного строительства, предстоит еще большая работа по строительству жилья, поскольку многие жители страдают из-за плохих квартирных условий.

2. Сопоставление несопоставимых фактов

Сопоставление фактов возможно только при наличии у них общего основания. При этом простые предложения в составе сопоставительного предложения обладают одинаковой структурой, то есть характеризуются структурным параллелизмом.

3. Не различение или пропуск субъекта и объекта в речи

4. Речевая недостаточность

Пропуск нужного слова или словосочетания, которое понятно автору, но непонятно для читателей. Ведет к нарушению логики высказывания.

5. Нарушение закона противоречия

Закон противоречия означает, что не могут быть одновременно истинными два высказывания об одном и том же предмете, одно из которых что-либо утверждает о предмете, а другое отрицает в то же самое время, в том же самом отношении.

6. Речевая избыточность

7. Тавтология

8. Должен соблюдаться этикет делового письма

- Вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру

- Соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение

- Честность в деловых отношениях

- Умение принимать решения и способность их выполнять

- Умение вести спор, полемику

Список использованных источников

1. ГОСТ Р 6.30 - 2003.

2. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. Ред. М.В. Ларин, А.Н. Соколов. - М., 2003.

Размещено на Allbest.ru