Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, так как включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей; материалов; топлива; канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и так далее, что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово - хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиции, геологоразведочные партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1) своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2) документальная особенность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3) контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно - операционные цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности, охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации.

Цели работы - изучить учёт расчетов с подотчетными лицами.

Задачи:

1) изучить теоретический материал;

2) осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов;

3) внести предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, периодические издания.

подотчетный командировочный расход учет



Глава 1. Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

1. Трудовой кодекс РФ

2. Налоговый кодекс РФ

3. Федеральный закон от 24.07.1998 г. №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

4. Федеральный закон от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ»

5. Федеральный закон от 31 декабря 2002 г. №190-ФЗ «Об обеспечении пособиями по обязательному социальному страхованию граждан, работающих в организациях и у индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы, и некоторых других категорий граждан»

6. Федеральный закон от 29.12.2006 г. №255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию»

7. Федеральный закон от 30.04.2008 г. №56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»

8. Постановление Правительства РФ от 18.07.1996 г. №841 «О перечне видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей» 9с изменениями от 15.08.2008 г.)

9. Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 г. №922 «Об особенностях исчисления средней заработной платы»

10. Постановление Правительства РФ от 15.06.2007 г. №375 «Об утверждении Положения об особенностях Порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию»

11. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 г. №749 «Об особенности направления работников в служебные командировки»

12. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 6.02.2007 г. №91 «Об утверждении правил подсчёта и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам»

13. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 1.08.2007 г. №514 «О порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности»

14. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 16. 03.2007 г. №172 «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности»

15. Приказ Министерства финансов РФ от 31.10.2000 г. №94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкции по его применению».

1.2 Порядок выдачи денег под отчет

Организация может выдать подотчетные деньги следующими способами:

наличными деньгами из кассы(п.10 Порядка ведения кассовых операций)?

при помощи банковской карты

Наличные деньги для выдачи могут быть получены:

с текущего банковского счета

за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров.

Для этих целей не может быть использована наличность, принятая от граждан в качестве платежа в пользу иных лиц. Ее в полной сумме следует сдать в банк (п.2 указание ЦБ РФ от 20 июня 2007г. №1843-У).

Руководитель организации сам выбирает порядок контроля за хозяйственными операциями и за выдачей денег подотчетным лицам(п.3 ст.6 Закона от 21 ноября 1996г.№129-ФЗ). Своим приказом руководитель ограничивает список сотрудников, имеющих право получать подотчетные деньги. Подобный список не рекомендуется делать частью приказа об учетной политике.(положение)

Законодательство не определяет размер подотчетных сумм и срок, на который их можно выдать. Поэтому подотчетные деньги выдаются в размерах и на срок, который назначает руководитель организации (п.11 Порядок ведения кассовых операций).

При выдачи подотчетных сумм сотруднику не берется во внимание лимит расчетов наличными по одной сделки - 100 000 рублей. Однако это ограничение продолжает действовать при всех расчетах с другими организациями или предпринимателями(Указание ЦБ РФ от 20 июня 2007г. №1843). В связи с этим сотрудник во избежание штрафа обязан соблюдать это ограничение при оплате товаров и т.д.(Письмо Банка России от 4 декабря 2007г. №190-Т).

Выдавая под отчет деньги, следует учитывать следующее(п.11 Порядка ведения кассовых операций):

нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги;

сотрудник не может передавать полученные под отчет деньги другому сотруднику.

В случае нарушения этих правил налоговые инспекторы вправе оштрафовать организацию за нарушение Правил ведения кассовых операций.

Появившийся в конце рабочего дня сверхлимитный остаток в кассе выдается сотруднику под отчет. На следующий день сотрудник возвращает деньги в кассу организации.

В момент выдачи наличных денег под отчет в бухгалтерском учете делается следующая запись:

Выданы сотруднику деньги под отчет из кассы

Дт Кт

71 50

Организация может выдать сотруднику банковскую карту. Она применяется для оплаты командировочных и представительских расходов и других подотчетных операций(п.2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004г. №266-П). Карта может быть расчетной (дебетовой) и кредитной(п.1.5 Положение ЦБ РФ от 24 декабря 2004г. №266-П).Передача подобной карты сотруднику не является выдачей подотчетных сумм. Эту сумму следует отражать в корреспонденции со счетами денежных средств, т.е. когда сотрудник снимает с карты деньги (Инструкция к плану счетов). Деньги, которые сотрудник снимает с карты, находятся на специальном карточном счете организации, открытом банком на основании договора банковского счета(п.1.12 Положение ЦБ РФ от 24 декабря 2004г. №266-П). Поскольку специальный карточный счет представляет собой отдельный счет, учет операций по нему производится на отдельном субсчете к счету 55(Инструкция к плану счетов). Организация узнает о снятых сотрудником со специального счета деньги из банковской выписки. В бухгалтерском учете делается проводка:

выданы сотруднику деньги под отчет.

Дт Кт

71 55/субсчет специальный карточный счет

Организации может быть предъявлен штраф в случае, если она не представит или не успеет сообщить информацию об открытии специального карточного счета . Сумма штрафа составляет 5000рублей(п.1 ст.118 НК РФ). Операция по передачи денег под отчет для целей налогообложения рассматривается как выдача аванса. Организация не несет расходов до момента фактического получения товаров (оказание услуг и т.д.). Поэтому подотчетные суммы,выданные сотруднику, не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при УСН(п.14 ст.270, п.3 ст.273, п.2 ст.246.17 НК РФ) и не оказывают влияния на расчет ЕНВД(п.1 ст.346.29 НК РФ).

Поскольку выданные под отчет суммы не являются вознаграждением за выполненные работы или оказанные услуги, на них не следует начислять взносы на обязательное пенсионное(социальное, медицинское) страхование (ч.1 ст.7 Закона от 24 июля 2009г. №212-ФЗ). Кроме того, с них не удерживается НДФЛ.

Выданные под отчет деньги не в состоянии увеличить налогооблагаемый доход сотрудника, поскольку они выдаются ему лишь на время и при условии обязательного предоставления отчета по их использованию .

Также выдача денег под отчет выдаются на:

а) на хозяйственные расходы

Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

Выдача наличных денег из кассы производится по:

расходному кассовому ордеру формы КО-2, при разовых выдачах наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам;

Выдача наличных денег работникам может производиться по удостоверению, выданному юридическим лицом, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати юридического лица, выдавшего удостоверение.

В соответствии с приказом руководителя подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера (РКО).

Основными реквизитами расходно-кассового ордера являются:

наименование организации;

номер документа и дата его составления;

сумма, подлежащая выдаче;

ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;

документ, на основании которого оформляется данный РКО;

документ, удостоверяющий личность работника;

сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КО-1,квитанция формы 20-фс, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством;

кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнение работ, оказание услуг),наименование, количество и цену товара (выполнение работ, оказание услуг), сумму, идентификатор кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), является кассовый чек и товарный чек содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнение работ, оказание услуг), наименование, количество и цену товара (выполнение работ, оказание услуг), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

В исключительных случаях допускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством.

Основным первичным документом, подтверждающим израсходованные суммы и предназначенным для отчета подотчетных лиц по хозяйственным или командировочным расходам, является авансовый отчет.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, с одной стороны, в нем обобщается информация об израсходованных средствах, а с другой - он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или внереализационных расходов . Авансовый отчет составляется подотчетным лицом самостоятельно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса .

Пример: Работнику предприятия на закупку канцтоваров 22 июня выдана по РКО № 60 под отчет сумма в размере 100 руб. 25 июня работником представлен авансовый отчет о приобретении канцтоваров на сумму 54 руб. 50 коп. К авансовому отчету были приложены документы (чек ККМ и товарный чек), подтверждающие произведенные расходы. Сумма неиспользованного аванса в размере 45 руб. 50 коп. возвращена в кассу предприятия по ПКО № 45.В бухгалтерском учете данная операция будет отражена следующим образом:

Дт Кт Сумма

71 50 100

Дт Кт Сумма

26 71 54,50

Дт Кт Сумма

50 71 45,50

б) на командировочные расходы.

Служебная командировка - проездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы . Служебные поездки работников,постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, то служебными командировками не признаются(статья 166 ТК РФ).

При направлении работника в служебную командировку, ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов связанных со служебной командировкой( статья 167 ТК РФ).

Возмещаются следующие расходы:

по проезду;

по найму жилого помещения;

дополнительные, связанные с проживанием вне места постоянного жительства(суточные).

иные расходы,произведены работником с размещением или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации . При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организации, финансируемых из федерального бюджета(статья 168 ТК РФ).

Оправдательные документы:

билеты на транспорт;

счета гостиницы;

квитанции на постельное белье;

копии чеков.

Не облагаются НДФЛ на суточные для командировок по России 700руб., за границу 2500руб..

Если в билетах или в документах на проживание не выделен НДС, то расчетным путем его не исчисляют.

Пример: Составить расчет расходов по командировке.

1.10 выдано из кассы под отчет товароведу Смирновой В.С. 22100

Отметки в командировочном удостоверении:

1) выбыл из Омска 2.10

2) прибыл в Москву 2.10

3) выбыл из Москвы 5.10

4) прибыл в Омск 6.10

Авиабилеты: Омск-Москва 8200

Москва-Омск 8500,в том числе НДС 18%

Автобусные билеты 2Ч50

Счет гостиницы 4Ч740

В том числе НДС 18%

Суточные 5Ч450

1. проезд 8200+8500+2*50=16800

2. счет гостиницы 4*740=2960

3. суточные 5*540=2250

Итого:22010

Услуги 8200+8500+2960=19660

НДС 18% 2999

Дт Кт Сумма

71 50 22100(22010-2999)

44 71 19011

19 71 2999

68/2 19 2999

50 71 90

в) на приобретение товарно-материальных ценностей

Закупки товарно-материальных ценностей могут производиться подотчетными лицами в организация розничной и оптовой торговли, у предприятий - производителей, а также у продавцов - физических лиц. В каждом из этих случаев имеются свои особенности документального подтверждения количества и стоимости приобретенных предметов.

Приобретение товарно-материальных ценностей в организациях розничной торговли оформляется, во-первых, чеком контрольно-кассового аппарата (кассовым чеком), а также прикладываемым к нему оправдательными первичными документами (товарным чеком, накладной). Для зачета сумм «входного» НДС со стоимости приобретенных материальных ценностей, оплаченных через подотчетных лиц работ и услуг, подотчетные лица также должны истребовать от продавцов оформленные в установленном порядке счета-фактуры. При этом на выдаваемом покупателю кассовом чеке в соответствии с пунктом 4«Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утвержденного постановлением Совмина -- Правительства РФ от 30 июля 1993 года № 745 (в редакции изменений и дополнений) должны отражаться следующие обязательные реквизиты:

наименование организации;
идентификационный номер организации налогоплательщика;
заводской номер контрольно-кассовой машины;
порядковый номер чека;
дата и время покупки;
стоимость покупки (услуги);
признак фискального режима.

На выдаваемом покупателю чеке или вкладном (подкладном) документе, могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам, с учетом особенностей сфер их применения. Другие первичные оправдательные документы, подтверждающие расход подотчетных средств, в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в редакции изменений и дополнений) должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной организации;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.

Представляемые подотчетными лицами товарные чеки, счета, накладные и другие оправдательные документы, должны содержать подробную расшифровку всех наименований товарно-материальных ценностей с отражением по каждому из них цены за единицу, количества и общей суммы.

Не следует допускать (о чем должны быть предупреждены подотчетные лица) общих записей типа «канцелярские принадлежности на (сумма) рублей».

Закупки у предприятий-изготовителей, в организациях оптовой торговли, как правило, осуществляются на основании заключенных договоров купли-продажи. Отпуск продукции осуществляется в большинстве своем на основании выписываемой накладной. На внесенные покупателями наличные денежные средства также должен быть выдан чек контрольно-кассового аппарата. Таковы требования Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». В отдельных разрешенных случаях вместо чека ККМ покупателю может быть выдана квитанция по разрешенной форме (например, бюджетные учреждения выдают квитанцию по форме 10, установленной приказом Минфина России от 30 декабря 1999 г. № 107н).

В крайних случаях, когда невозможно получить от покупателя чек ККМ или квитанцию по установленной форме, подотчетное лицо прикладывает квитанцию к приходному кассовому ордеру (форма № КО-1), которая в обязательном порядке должна содержать сведения о наименовании организации, выписавшей квитанцию; номере и дате приходного кассового ордера; основании выписки (договор и т.п.); сумме (цифрами и прописью); дате выписки документа; подписи главного бухгалтера и кассира, их расшифровки. Квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть заверена печатью организации-продавца.

При расчетах за товарно-материальные ценности через кассу организации-покупателя, кассир предприятия вправе потребовать от представителя продавца доверенность на получение денежных средств, а также документ, удостоверяющий его личность.

Организация закупок товарно-материальных ценностей у физических лиц, как занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, так и не являющимися индивидуальными предпринимателями, должна быть построена на максимальном сборе информации о самом физическом лице.

Этого требуют положения главы 23 НК РФ. Объясняется это тем, что юридические лица, производящие выплаты в пользу физических лиц в обязательном порядке должны сообщать о начисленных и выплаченных суммах в пользу любых физических лиц.

В связи с этим должны максимально использоваться договорные основы взаимоотношений, то есть составление договоров купли-продажи. В таких договорах в разделе «Реквизиты сторон» должны быть отражены данные о почтовом адресе постоянного местожительства гражданина (включая почтовый индекс), паспортные данные, идентификационный номер индивидуального предпринимателя. Все это в дальнейшем упростит подачу соответствующих справок в налоговую инспекцию.

Оформление закупок у частных предпринимателей производится таким же образом, как и у юридических лиц, то есть с испрашиванием кассовых, товарных чеков и других оправдательных документов, так как согласно статье 23 ГК РФ к предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, применяются правила, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями.

Покупки материальных ценностей у физических лиц, не зарегистрированных в налоговых органах в качестве индивидуальных предпринимателей, оформляются актами закупки материальных ценностей у физических лиц. При этом кроме обязательных реквизитов, установленных законодательством для оправдательных документов, в актах закупки должны быть приведены сведения об адресе постоянного местожительства продавца, а также его паспортные данные.

Порядок закупки продукции от населения торговыми организациями, а также предприятиями общественного питания (в частности, сельскохозяйственных продуктов, дикорастущих ягод, грибов, орехов и т.п.) содержится в главе 7 «Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли», утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 года № 1-794/32-5. Закупку организациями торговли и общественного питания продуктов у физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, производят лица, определенные и утвержденные приказом руководителя предприятия, с которыми, кроме того, заключаются договора о материальной ответственности.

В соответствии с пунктом 7.6. Методических рекомендаций закупка оформляется закупочным актом, который утверждается руководителем организации. К акту прикладываются справки о принадлежности сдатчику данной продукции и заключения ветнадзора о доброкачественной продукции. Закупленная продукция сдается на склад по накладной.

Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» утверждена форма № ОП-5 «Закупочный акт». Акт составляется в двух экземплярах в момент совершения закупки сельхозпродуктов у населения (продавца) представителем организации. Подписывается акт лицом, закупившим продукты, и продавцом. Утверждается документ руководителем организации. Один экземпляр акта передается продавцу, другой остается у покупателя.

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами по суммам, выданным на цели приобретения товарно-материальных ценностей и иные хозяйственные цели отражаются следующими записями:

Выданная под отчет сумма наличных денежных средств

Дт Кт

71 50

При приобретении основных средств

Дт Кт

08 60

При оприходованиие основных средств

Дт Кт

01 08

Оприходование сданных подотчетными лицами приобретенных материалов и хозяйственных принадлежностей

Дт Кт

10 71

Оприходование приобретенных подотчетными лицами товаров

Дт Кт

41 71

Сумма «входного» НДС со стоимости приобретенных через подотчетных лиц товарно-материальных ценностей

Дт Кт

19 71

Через подотчетных лиц оплачены производственные расходы и расходы, связанные с продажей

Дт Кт

44 71

Сумма «входного» НДС со стоимости работ и услуг, оплаченных через подотчетных лиц

Дт Кт

19 71

Зачтены суммы «входного» НДС со стоимости приобретенных товарно-материальных ценностей,оплаченных работ и услуг производственного характера

Дт Кт

68 19

Подотчетным лицом сдан неиспользованный остаток подотчетных сумм

Дт Кт

50 71

Отражены невозвращенные в установленные сроки неиспользованные подотчетные суммы

Дт Кт

94 71

Удержание невозвращенных подотчетных сумм из заработной платы работников

Дт Кт

70 94

В соответствии с требованиями пункта 1 статьи 172 главы 21 НК РФ принятие к вычету сумм налога на добавленную стоимость, уплаченных организациями при приобретении товаров производится только при условии наличия счетов-фактур, выставленных продавцами.

При этом в целях подтверждения права на налоговые вычеты по товарам, приобретенным за наличный расчет, организация кроме кассового чека с выделенной в нем отдельной строкой суммой налога, должен иметь счет-фактуру на эти товары, оформленный в установленном порядке. В связи с этим наличие счетов-фактур для проведения зачета сумм «входного» НДС обязательно, даже если товары приобретаются за наличный расчет.

Наличие счетов-фактур обязательно также и при приобретении ГСМ через автозаправочные станции (в т.ч. и водителями). В связи с этим для вычета (возмещения) сумм НДС, уплаченных по ГСМ, хотя и приобретенным за наличный расчет, покупателю в обязательном порядке необходимо получить от автозаправочной станции не только кассовые чеки, но и счета-фактуры.

В случае отсутствия счетов-фактур по приобретенным ГСМ, приходящиеся по ним суммы «входного» НДС должны быть учтены в стоимости приобретенного топлива без их выделения.

В случаях, если в первичных документах (счетах, счетах-фактурах, накладных, приходных кассовых ордерах и др.), подтверждающих стоимость приобретенных материальных ценностей суммы НДС отдельной строкой не отражены, а также в случае отсутствия счетов-фактур, выделение НДС расчетным путем не производится. Поэтому стоимость приобретенных ценностей включая предполагаемый по ним налог на добавленную стоимость, приходуется на балансовых бухгалтерских счетах на всю сумму с последующим списанием в установленном порядке на издержки производства (обращения).

Пример: Производственное предприятие по договору купли - продажи с условием оплаты за наличный расчет приобрело материалы на сумму 7560 руб., в том числе НДС 1200 руб., налог с продаж - 360 руб. (при ставке 5%). Прочие расходы, непосредственно связанные с приобретением материалов, отсутствуют.

Оплата произведена по соглашению сторон после оприходования материалов по безналичному расчету. При этом отпускная стоимость товаров была уменьшена на сумму налога с продаж по ставке 5% (на 360 руб.).

В момент оплаты материалы находились на складе организации.

Дт Кт Сумма

10 71 6360(7560-1200)

Дт Кт Сумма

19 71 1200

Дт Кт Сумма

60 51 7200(7560-360)

Дт Кт Сумма

68 19 1200

Дт Кт Сумма

60 10 360

Дт Кт Сумма

20 10 6000(6360-360)



Глава 2. Практические аспекты учета расчета с подотчетными лицами

2.1 Учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Альмар»

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на ООО «Альмар» ведется отдельно по каждой выданной под отчетной сумме. И перед тем как выдать аванс на командировочные расходы, бухгалтер должен проверить, нет ли за данным работником задолженности по ранее выданным ему авансам. Если таковая имеется, он должен сначала потребовать от работника внести эту сумму в кассу и только после этого выдавать ему новый аванс. Сумма выдаваемого аванса определяется исходя из предполагаемых расходов на служебную командировку. Для этого бухгалтеру нужно сложить суммы расходов на проезд и проживание, а также рассчитать суточные.

Выдача наличных денег из кассы

Дт Кт

71 50

Оформляется данная операция расходным кассовым ордером в общеустановленном порядке. Если в командировку одновременно направляется несколько работников, на ООО «Альмар» выдаются им подотчетные суммы по ведомости. Рассмотрим бухгалтерский учет расходов по командировке на ООО «Альмар». Как уже отметили, в течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан сдать авансовый отчет.

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит:

1. списание подотчетных сумм с работника;

2. сотражение расходов по командировке на счетах учета затрат. Таким образом, на основании авансового отчета кредитуется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и чаще всего дебетуются счета:

а) 26 «Общехозяйственные расходы»;

б) 44 «Общехозяйственные расходы»;

в) 10 «Материалы» (субсчет «Транспортно-заготовительные расходы»);

г) 91 «Прочие доходы и расходы»;

д) 99 «Прибыли и убытки».

ООО «Альмар» является плательщиком НДС, и согласно пункту 7 статьи 171 НК РФ подлежат вычетам суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки -- по проезду к месту командировки и обратно, по пользованию в поезде постельными принадлежностями, по найму жилого помещения и т. д.

При этом, согласно пункту 1 статьи 172 НК РФ, вычеты по НДС производятся на основании выставленных продавцом счетов-фактур, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога, либо на основании иных документов. Основанием для вычета сумм НДС, уплаченных за услуги по проезду, в случае, если билеты приобретались командированными сотрудниками за наличный расчет, будут проездные документы (билеты), в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. Тогда сумма НДС учитывается на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям», а стоимость проезда без учета НДС включается в состав расходов организации на счетах 26, 44 и т. д. Если же в билете нет указания о сумме НДС, выделять его расчетным путем нельзя. В этом случае вся стоимость билета должна быть включена в состав расходов (для целей налогообложения прибыли -- в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Поскольку командировочные расходы для целей налогообложения ограничиваются и нормируются -- например, суточные признаются в размере не более 100 рублей в сутки, не признаются некоторые расходы на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах -- в бухгалтерском учете возникают постоянные разницы в виде превышения сумм расходов, признаваемых в бухгалтерском учете, над суммами, учитываемыми для целей налогообложения прибыли. Они должны отражаться в аналитическом учете по тем счетам, на которых отражены соответствующие командировочные расходы.

Наличие постоянных разниц приводит к необходимости формировать постоянные налоговые обязательства. Их сумма определяется путем умножения суммы постоянной разницы на ставку налога на прибыль. А начисляются они бухгалтерской проводкой:

Дт Кт

99 68

В соответствии с пунктом 11 «Порядка ведения кассовых операции в РФ» лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В результате проверки и утверждения отчета на ООО «Альмар» может выявиться одна из трех ситуаций:

1. фактические командировочные расходы в точности равны

2. выданной под отчет сумме - в этом случае счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» закроется автоматически после списания расходов по отчету;

3. фактически работник израсходовал в командировке больше, чем ему было выдано (например, стоимость проживания в гостинице оказалась выше, чем было запланировано, или билеты оказались дороже, чем предполагалось) -- конечно, при условии, что все эти расходы оправданы и утверждены руководителем организации в фактическом размере.

Выдача перерасхода по авансовому отчету производится по расходному кассовому ордеру в общеустановленном порядке и оформляется бухгалтерской записью:

Дт Кт

71 50

Возврат остатка неиспользованного аванса работником в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером в установленном порядке и отражается проводкой:

Дт Кт

50 71

Если же работник не вернет неиспользованный остаток подотчетной суммы, бухгалтер имеет право удержать его из заработной платы этого человека на основании статьи 137 ТК РФ. Для этого сначала необходимо списать невозвращенную сумму с кредита счета 71 в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» как недостачу, подлежащую взысканию с подотчетного лица. А дальше можно поступить одним из двух способов:

1) если сумма невелика и ее можно удержать из заработной платы работника единовременно -- учитывая то, что статья 138 ТК РФ запрещает удерживать из зарплаты работников более 20 % начисленной суммы, -- удержание можно оформить проводкой:

Дт Кт

70 94

2) если же сумма существенна, и ее придется удерживать из зарплаты работника по частям в течение нескольких месяцев, ее целесообразно списать со счета 94 на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» проводкой:

Дт Кт

73/2 94,

а фактические удержания из заработной платы впоследствии отражать проводкой:

Дт Кт

70 73/2

Рассмотрим особенности учета расчетов с подотчетными лицами по оплате хозяйственных расходов.

Обычно наличные деньги на ООО «Альмар» выдаются на оплату услуг связи, на приобретение канцелярских принадлежностей, приобретение сырья, материалов или товаров в организациях розничной торговли и прочие хозяйственные нужды. Выдача средств на хозяйственные расходы на ООО «Альмар» производится в рублях из кассы организации на основании приказа руководителя (или заявления работника с разрешительной надписью руководителя), оформляется расходным кассовым ордером в общеустановленном порядке и отражается в учете бухгалтерской записью

Дт Кт

71 50

Представительские расходы возникают в связи с необходимостью проведения организационной работы по заключению договоров, расширению сферы деятельности и взаимовыгодного сотрудничества с партнерами. По нормам п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, для установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров, правления или иного руководящего органа, независимо от места проведения указанных мероприятий:

расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц принимающей организации, участвующих в переговорах;

транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

буфетное обслуживание во время переговоров;

оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате принимающей организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы в качестве коммерческих, формируют расходы по обычным видам деятельности в полном объеме и включаются при формировании финансового результата в себестоимость проданной продукции (пп.5, 7, 9 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99).

Расходы по обычным видам деятельности согласно п.18 ПБУ 10/99 признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) при выполнении условий, перечисленных в п.16 ПБУ 10/99.

В соответствии с российскими правилами бухгалтерского учета представительские расходы, в зависимости от их назначения, можно списывать за счет следующих средств организации:

- себестоимости оказываемых услуг (продукции, работ) или издержки обращения в торговле, если они были связаны с текущей деятельностью организации;

капитальных вложений при условии, что представительские расходы использовались для инвестиционной деятельности (например, приобретение объекта основных средств);

прочих расходов, отражаемых на финансовых результатах, принимаемых или не принимаемых для целей налогообложения (например, связанные с продажей основного средства, ценных бумаг);

счета учета ценностей (например, связанные с приобретением ценных бумаг);

целевых источников финансирования, если представительские расходы используются и в этих целях.

Капитальные затраты, связанные с оборудованием места проведения деловых встреч, к представительским расходам не относятся.

Представительские расходы учитываются при расчете налогов на прибыль только в пределах лимита - 4% от затрат на оплату труда. Остальные затраты не включаются в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (п. 42 ст. 270 НК РФ). Кроме того, входной НДС, который относится к сверхлимитным расходам, нельзя принимать к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», предназначенном, согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 года № 94н), для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Синтетический учет по счету 71 ведется в ведомости по счету 71.

Аналитический учет по данному счету ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

По дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются суммы, выданные подотчетным лицам из кассы.

По кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются следующие суммы:

суммы, израсходованные подотчетными лицами в командировке, в зависимости от целей командировки в корреспонденции со счетами:

26 «Общехозяйственные расходы» - если командировка была связана с управленческими целями: повышением квалификации персонала, заключением хозяйственных договоров и т. д.;

44 «Расходы на продажу» - если командировка была связана непосредственно с реализацией продукции, работ, услуг; эта же корреспонденция широко применяется в торговых организациях и организациях общественного питания для отражения всех командировочных расходов;

10 «Материалы» - если командировка была непосредственно связана с заготовкой материалов (то есть если расходы на командировку включаются в состав транспортно-заготовительных расходов согласно действующему законодательству);

91 «Прочие доходы и расходы» - при отражении операционных расходов (например, если командировка была связана с реализацией активов, отличных от продукции или товаров, или ликвидацией основных средств) или внереализационных расходов (например, сумм отрицательных курсовых разниц по заграничным командировкам);

99 «Прибыли и убытки» - при отражении расходов на командировки, связанные с устранением последствий чрезвычайных ситуаций (стихийных бедствий, аварий, пожаров и т. д.).

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» может иметь как кредитовое, так и дебетовое сальдо. То есть на конкретную дату на этом счете может быть одновременно отражена и дебиторская, и кредиторская задолженность.

Дебетовое сальдо будет отражать подотчетные суммы, выданные работникам, которые еще не израсходованы или не возвращены в организацию,например, если работник еще находится в командировке или если он еще не приобрел те ценности, на покупку которых ему были выданы средства (иными словами, если работник еще не отчитался об израсходованных суммах и не вернул их). Кредитовое сальдо отражает сумму задолженности организации перед работником по возмещению перерасхода в случае, если работник при приобретении ценностей или оплате расходов в командировке потратил больше денег, чем ему было выдано (естественно, при условии, что все эти расходы утверждены руководителем организации).

Направляя сотрудников в командировку, необходимо оформить несколько документов, унифицированные формы которых утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1 (за исключением авансового отчета, форма которого утверждена постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года № 55).

Прежде всего, должны быть оформлены Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а .Этот документ заполняется в два приема.

После принятия решения о направлении работника в командировку выписывается собственно служебное задание, которое подписывается руководителем, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.

А после возвращения из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной за время командировки работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения. После этого полностью заполненная форма № Т-10а передается в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

На основании Служебного задания, выписанного по форме № Т-10а, сотрудник кадровой службы заполняет Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 .

В приказе указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого лица, а также цель, время и место (или места) командировки. Кроме того, при необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов и иные условия направления в командировку. Заполненный приказ должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным лицом.

Если в командировку одновременно направляется несколько работников, составляется Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по форме № Т-9а.

Далее на основании приказа по форме № Т-9 (или № Т-9а) работник кадровой службы выписывает в одном экземпляре Командировочное удостоверение по форме № Т-10 . Этот документ удостоверяет время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункты назначения и время убытия из них).

В командировочном удостоверении указываются:

1. ФИО,

2. структурное подразделение;

3. должность командируемого работника;

4. место назначения;

5. цель командировки;

6.ее продолжительность в календарных днях (не считая времени в пути) и даты начала и окончания командировки;

7. паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность командированного работника. Командировочное удостоверение подписывается руководителем (с расшифровкой подписи). Кроме того, в нем должна быть сделана первая отметка о выбытии (обычно эту отметку делает сотрудник кадровой службы предприятия, а при ее отсутствии - бухгалтер предприятия). В каждом пункте назначения на оборотной стороне удостоверения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Последнюю отметку о прибытии на место постоянной работы также делает сотрудник кадровой службы предприятия (или бухгалтер предприятия).

В соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением совета директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 года № 40) в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки работник должен составить и сдать в бухгалтерию Авансовый отчет по форме № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года № 55), к которому прикладываются:

заполненное командировочное удостоверение с необходимыми отметками;

все документы, подтверждающие произведенные расходы - билеты, квитанции, товарные и кассовые чеки и т. д.

Кроме того, как мы уже отметили, после возвращения из командировки завершается оформление служебного задания по форме № Т-10а, которое также передается в бухгалтерию.

В авансовом отчете на оборотной стороне работник должен указать все прилагаемые документы - командировочное удостоверение, квитанции, проездные билеты, товарные и кассовые чеки и т. д. (дата документа указывается в графе 2, номер документа -- в графе 3, а наименование документа - в графе 4), нумеруя их по порядку записи в графе 1 (и проставляя эти номера на документах, приложенных в отчете). Суммы фактически понесенных расходов, подтвержденные этими документами, отражаются в графе 5. Также работник подписывает отчет на оборотной стороне.

При получении авансового отчета с приложенными документами бухгалтер должен отдать работнику расписку в получении документов с указанием суммы расходов по отчету и количества принятых от работника документов.

После этого бухгалтер проверяет целевое расходование средств, наличие и правильность оформления оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы, правильность подсчета сумм. Он же заполняет графу 7, в которой отражаются суммы расходов, возмещаемые работнику и принимаемые к учету, а также проставляет счета (субсчета), которые будут дебетоваться на эти суммы в графе 9.

После этого бухгалтер определяет окончательную сумму отчета к утверждению, и после подписания отчета бухгалтером и главным бухгалтером он передается на утверждение руководителю организации. Утвержденный авансовый отчет принимается к бухгалтерскому учету.



Заключение

В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.



Список используемой литературы

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г.// СЗ РФ №48

2. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации». ПБУ 4/99.Утверждено приказом МИНФИНА РФ от 06.07.99 г. №43н.

3. Кондраков Н.П. «Бухгалтерский учет»: Учебное пособие.-М.:ИНФРА-М, 2001г.-640 с.

4. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ10/99.Приказ МФ РФ №33н06.05.1999.

5. План счетов

6. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011г. №402-ФЗ 7. Гражданский кодекс Российской Федерации с изм. и доп. от 26 марта 2003 г.

7. Налоговый кодекс РФ - часть первая от 31 июля 1998 г. №146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. №117-ФЗ

8. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г.)

9. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ с изм. и доп. от 26 марта 2003 г.

10. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденное приказом Минфина РФ от 9 декабря 1998 г. № 60н

11. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 6 июля 1999 г. № 43н

12. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99), утвержденное приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. №33н.

13. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденное приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. №32н.

14. Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

15. Размещено на Allbest.ru