Правила хранения документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция

Хранение документов

1. Номенклатура дел

В процессе деятельности бухгалтерия получает и создает достаточно большое количество документов. После их использования в оперативной работе для решения текущих вопросов, документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти бухгалтерии.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт ГОСТ 16.487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает определение дела, как совокупности документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в бухгалтерии. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: "Государственной системе документационного обеспечения управления", "Основных правилах работы ведомственных архивов", "Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации". Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел.

Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении любого учреждения, организации, предприятия, фирмы и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список званий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Таким образом, номенклатура дел бухгалтерии входит как составная часть в сводную номенклатуру.

Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Основные правила работы ведомственных архивов указывают, что Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

И в типовой, и в примерной номенклатурах дел всегда есть раздел бухгалтерской документации. Поэтому, приступая к составлению номенклатуры дел своей бухгалтерии, прежде всего, выясняют, нет ли типовой или примерной номенклатуры дел для такого вида организаций.

Разработка номенклатуры дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

Руководитель бухгалтерии обязан не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Канцелярия или архив учреждения должны оказать методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься бухгалтерия в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты бухгалтерии. Совместная работа специалистов бухгалтерии с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию бухгалтерии и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами - "Государственной системой документационного обеспечения управления", "Основными правилами работы ведомственных архивов" и изучить методические материалы по их разработке. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, вся совокупность, как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности бухгалтерии.

При наличии типовой номенклатуры дел "Основные правила работы ведомственных архивов" предписывают следующее. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут т быть разъединены или объединены в индивидуальной, что обуславливается или объемом документации, или спецификой работы. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса. При объединении нескольких дел в одно, обязательным условием является совпадение сроков хранения объединяемых в одно дело документов. Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа.

Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов. Например:

"Годовой отчет по основной деятельности",

"Месячные отчеты по полной себестоимости продукции цехов" и т.д.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр). Например:

"Годовой отчет о работе цехов по форме № ",

"Ведомость № ... по счетам ...",

"Ведомости затрат на производство по форме № ".

В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами, после указания вида документа, дается автор и год.

Например:

"Приказы директора банка за 2007 г. (копии)".

В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов, например таких:

"Переписка по общим вопросам",

"Руководящие материалы",

"Разная переписка",

"Дела с отчетностью" и т.д.

Подобные заголовки недопустимы.

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело.

Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и могут уточняться экспертной комиссией (ЭК) организации. Следует обратить внимание работников бухгалтерии, что для бухгалтерской документации кроме срока хранения следует учитывать пометы в примечаниях типа

"При условии завершения ревизии налоговыми органами" или "После списания" и т.п.

После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела.

Рекомендуется первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности бухгалтерии. Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов), как правило, копии. За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка. Например:

02-01 Приказы и инструктивные письма Министерства финансов по вопросам бухгалтерского учета и отчетности

02-02 Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии.

02-03 Приказы директора предприятия по производственным вопросам. Копии.

02-04 Приказы директора предприятия по личному составу. Копии.

02-05 Штатное расписание

02-06 Бухгалтерские отчеты предприятия. Годовые.

02-07 Бухгалтерские отчеты предприятия. Квартальные.

02-08 Бухгалтерские отчеты предприятия. Месячные

и т.д.

Номенклатура дел бухгалтерии после ее составления, редактирования и корректировки согласовывается с архивом учреждения (если он есть), одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя бухгалтерии. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом его работники проверяют полноту охвата номенклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения.

Расположение всех дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Если организация маленькая ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, индексом дела будет порядковый его номер в номенклатуре (1, 2, 3, 4, ...).

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения (в данном случае бухгалтерии) и порядковый номер заголовка дела в пределах бухгалтерии. Индексация структурных подразделений, как правило, постоянна и следовательно, повторяется из года в год.

Индекс должен обозначаться арабскими цифрами. Например, если дело включено в номенклатуру седьмым, а индекс бухгалтерии 02, то индекс данного дела будет 02-07.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей - обозначения структурного подразделения (бухгалтерии) и порядкового номера дела в пределах бухгалтерии. В конце раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в бухгалтерии дополнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и ЭК (ЦЭК) учреждения и утверждаются ЭПК архивного органа.

Пятая графа "Примечания" заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел, передаче дел в архив; о незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год и т.п. Для бухгалтерской документации характерны отметки:

"После истечения срока действия договора";

"при условии завершения ревизии налоговыми органами";

"при условии завершения ревизии"; "после списания";

"после окончания расчетов";

"после увольнения материально ответственного лица".

Проект сводной номенклатуры дел учреждения, куда номенклатура дел бухгалтерии входит как составная часть, рассматривается и одобряется ЦЭК (ЭК) учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.

Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей организации.

Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения (в данном случае в бухгалтерию) для заведения по ним дел.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи бухгалтерии не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и включается в сводную номенклатуру, утверждаемую руководителем учреждения.

Однако не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведения графы 3. В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

Таблица

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела и по ней быстро можно установить номер нужного дела и найти необходимый документ.

Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

При составлении номенклатуры для определения сроков хранения документов могут использоваться как типовой перечень документов со сроками хранения, так и ведомственный перечень своего профиля. Например, частная строительная фирма может использовать перечень Министерства строительства и архитектуры, а колледж - перечень Министерства образования.

2. Формирование дел

Для обеспечения быстрого поиска и сохранности исполненных документов они ежедневно раскладываются по папкам, то есть группируется в дела.

Формирование дела определяется как отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов дела обеспечивают не только возможность быстрого поиска документа, но и исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Основными нормативными документами, в которых отражен порядок формирования, оформления и хранения дел в бухгалтерии являются:

"Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете";

"Основные правила работы ведомственных архивов";

"Государственная система документационного обеспечения управления".

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел. К сожалению, в создаваемых сегодня инструкциях по делопроизводству особенности формирования дел в бухгалтерии не отражаются.

В небольших учреждениях, фирмах, где нет структурных подразделений, бухгалтерские документы централизовано формирует и хранит бухгалтер.

Если учреждение имеет отделы, то в бухгалтерии, как и во всех структурных подразделениях, должно быть выделено лицо, ответственное за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заранее заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

В бухгалтерских книгах в начале года в соответствии с правилами, изложенными в "Инструкции по бухгалтерскому учету..." до начала записей нумеруются все страницы (листы). На последней странице за подписью главного бухгалтера делается надпись "В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц (листов)". Кассовая книга, приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, кроме того, должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной печатью, а количество листов в фф. КО-4 и 440 заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера и ф. Т-9 - руководителем учреждения".

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, предприятия, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например: ГГУ им. Ф.Скорины и т.п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения - Бухгалтерия. Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело №02-24, где 02 значит индекс бухгалтерии, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Обязательно выделяется год, за который группируются в деле документы или открывается книга бухгалтерского учета. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется "хранить постоянно").

Раскладка документов в дела производится систематически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить исполнен ли он (о чем должна быть помета). Неисполненные, а также подлежащие возврату документы помещать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа. Требование "Основных правил работы ведомственных архивов" указывает, что каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов и других нормативных актов, т.е. перед подшивкой еще раз проверяется наличие подписей, заверительной надписи, отметок, дат, индекса и т.п.

"Инструкция по бухгалтерскому учету..." указывает, что по истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами должны быть подшиты в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за три месяца в одну папку.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм., около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома. При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в дело за один календарный год. Однако книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записей операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года. Исключение из этого правила составляют переходящие дела.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2007 год будет составлен в 1998 году, но помещается в дело 2007 г. И наоборот, план на 2008 г. составляется в 2007 году, а помещается в дело 2008 года. Перспективные планы должны быть отнесены к году их утверждения. При этом следует поманить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.

Бухгалтерская документация в подавляющем большинстве группируется по хронологии. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в одном томе могут группироваться документы за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца.

Помимо хронологического принципа внутри дела документы могут систематизироваться в вопросно-логическом, алфавитном и нумерационном порядке. При этом возможны сочетания и комбинации.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.

Так, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Оправдательные документы формируются отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Документы, относящиеся к определенному учетному регистру, группируются отдельно.

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация. Оправдательные документы (наряды на работу, сменные рапорты и др.) рекомендуется помещать в отдельные дела во избежание их потери или злоупотреблений.

3. Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в бухгалтерии и хранятся в ней до передачи в архив учреждения. Сохранность бухгалтерских документов до передачи в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, защищающих их также от пыли и света. Дела хранится под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Для быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Для дел, содержащих ценные документы, может составляться и постоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в "Основных правилах работы ведомственных архивов".

Выдача бухгалтерских документов из бухгалтерии или архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается. Лишь в отдельных случаях, если документы, уже включенные в дело, потребуются в течение года работнику учреждения, фирмы, они могут быть по распоряжению главного бухгалтера вынуты из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место положен лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

номенклатура дело бухгалтерский архив

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта - заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помешается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов учреждений может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Республики Беларусь.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие, и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации.

На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии предстателей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут дооформить эти тома: сделать внутреннюю опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью.

В случае утери или уничтожения бухгалтерских документов нормативные акты предусматривают создание руководителем учреждения комиссии по расследованию причин пропажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руководителя. В необходимых случаях к ее работе привлекаются представители следственных органов охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии отражаются в акте, который утверждается руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.

Размещено на Allbest.ru