Аудит СМК

Размещено на http://www.allbest.ru/

52

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Аудит системы менеджмента качества. Основные понятия

1.1 Цели и задачи аудита

1.2 Участники аудита

2. Внутренний аудит СМК

3. Планирование внутренних аудитов

4. Подготовка объекта к аудиту

5. Аудит на месте

6. Документирование результатов аудита

7. Последующие действия

8. Внутренние аудиторы - роль, ответственность и квалификация

Заключение

Список используемой литературы

Введение

В настоящее время разнообразие систем менеджмента, разработанных в соответствии с требованиями различных стандартов постоянно растет, охватывая все новые сферы деятельности организации. Разработанная СМК должна учитывать особенности предприятия, обеспечивать минимизацию затрат на разработку продукции и ее внедрение. Определяющим аргументом в пользу внедрения таких систем являются требования международных стандартов к деятельности организации, установленные на основе общемирового соглашения.

Система менеджмента качества (далее СМК) должна периодически подвергаться внутреннему аудиту, который является одним из инструментов мониторинга, анализа и улучшения функционирования СМК.

В настоящее время ведущими специалистами в области качества разрабатываются различные методы проведения внутреннего аудита системы менеджмента качества на предприятии в зависимости от особенностей предприятий. Работы направлены на повышение результативности внутреннего аудита, повышению его способности выявлять и предупреждать сбои в работе СМК, а также на выявление возможностей для улучшения.

Таким образом, проблема повышения результативности процесса «Внутренний аудит» является актуальной для предприятий, внедривших и внедряющих системы менеджмента качества.

Цель данной курсовой работы - рассмотреть теоретические основы проведения внутренних аудитов качества. В работе рассмотрены теоретические аспекты: внутренний аудит системы менеджмента качества, организация проведения аудитов системы менеджмента качества.

Аудит (аудиторская проверка) -- независимая проверка с целью выражения мнения о достоверности. Слово «аудит» в переводе с латинского означает «слушание» и применяется в мировой практике для обозначения проверки.

Под аудитом понимают всякую выполняемую независимым экспертом проверку какого-либо явления или деятельности.

В зависимости от целей аудита в качестве критериев могут использоваться международные стандарты, внутренние нормативные документы (документированные процедуры, рабочие инструкции), планы, программы, контракты и другая документация системы менеджмента организации. Наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита, а также на возможности улучшения.

Результаты внутренних аудитов предоставляют такого рода информацию для анализа со стороны руководства организации, что позволяет разработать корректирующие действия и выявить возможности улучшения, как отдельных процессов, так и системы в целом.

Рекомендации по организации процесса аудита содержатся в МС ИСО 19011 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и / или систем экологического менеджмента».

1. Аудит системы менеджмента качества. Основные понятия

аудит качество корректирующий

Аудит системы менеджмента качества - систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (ИСО 19011:2002 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента»). По данному определению, необходимо дать несколько пояснений:

Во-первых, аудит это систематический процесс, следовательно, он должен проводиться в организации с определенной, запланированной периодичностью. Периодичность проведения аудита будет зависеть от того, к какому виду относится аудит - внутреннему или внешнему. Если осуществляется внутренний аудит (т.е. организация проверяет сама себя), то периодичность проведения такого аудита организация устанавливает самостоятельно. Если осуществляется внешний аудит, то периодичность такого аудита устанавливается правилами органа по сертификации или заказчиком.

Во-вторых, независимый, означает, что специалисты, проводящие аудит, не должны отвечать за результаты той работы, которую они проверяют. Такая независимость обеспечивается по-разному. Для внутреннего аудита независимость обеспечивается выбором аудиторов из различных подразделений организации. Для внешнего аудита независимость обеспечивается «непричастностью» аудиторов к разработке и внедрению системы качества в проверяемой организации. Внешние аудиторы не могут выступать в качестве консультантов по вопросам внедрения системы менеджмента качества для организации, которую они в дальнейшем будут проверять.

В-третьих, аудит это документированный процесс - все этапы аудита, порядок его проведения, требования к аудиту и результаты аудита должны быть представлены документально. В качестве свидетельств аудита могут выступать записи, документы или факты выполнения работы.

В-четвертых, аудит должен проводиться по согласованным критериям аудита. Под согласованными критериями аудита понимаются требования нормативных документов (внешние стандарты, например ИСО 9001:2008 или внутренние стандарты - процедуры, схемы работ, регламенты и пр.). Таким образом, в качестве критериев аудита могут выступать любые нормативные документы, в которых представлены требования подлежащие проверке. Согласованность критериев аудита обеспечивается принятием этих критериев сторонами аудита. Например, организация принимает на себя обязательства соответствовать требованиям стандарта ИСО 9001:2008, а орган по сертификации принимает на себя обязательства провести аудит ее системы качества на соответствие требованиям ИСО 9001:2008.

1.1 Цели и задачи аудита

Аудит качества ориентирован на выявление причин возникновения несоответствий в системе качества, процессах или продуктах (услугах) организации. Отсюда возникает и основная цель аудита - собрать объективные свидетельства, которые позволят выявить несоответствия в процессах, продуктах (услугах) или системе качества.

Исходя из основной цели, определяются и задачи аудита:

-- В ходе аудита необходимо определить действие и результативность системы менеджмента качества. Т.е. в ходе аудита определяется насколько внедрена система качества в организации, работает ли она, и помогает ли система качества достигать результатов по основной деятельности организации.

-- Аудит должен дать информацию об эффективности системы менеджмента качества - т.е. аудит должен показать работает ли система качества именно как система, либо от этой системы работают только отдельные элементы, а все остальные требования выполняются только формально, либо не выполняется вовсе.

-- Необходимо определить уровень соответствия стандартам и процедурам СМК - т.е. аудит показывает, насколько близко к правилам, установленным в процедурах системы качества, выполняется работа в организации и есть ли различия между реальной работой и тем, что установлено в документации системы качества.

-- Следующей задачей будет являться проверка качества выполнения работ - т.е. в ходе аудита может проверяться соответствие результатов работ, тем требованиям, которые установлены в договорах или технических заданиях.

-- Аудит должен позволить оценить влияние изменений в организации на систему менеджмента качества - организация никогда не стоит на месте, в любой организации происходят какие-либо изменения. Эти изменения в той или иной степени могут влиять на систему качества. Аудит системы качества может показать, как эти изменения отразились на системе качества, происходят ли в системе качества изменения, адекватные изменениям организации.

Главный результат, к которому должен приводить аудит - это определение возможностей для улучшения в работе организации. Поэтому в любом аудите существенное значение имеют объективные свидетельства, которые аудиторы обнаруживают в ходе проведения аудита. Получить такие свидетельства можно только в том случае, когда критерии аудита и правила оценки несоответствий являются четкими и не допускают различного толкования.

Аудит СМК относится к такому виду аудита, который не регулируется никаким законодательством. Поэтому не существует таких правовых норм, которые устанавливают правила проведения аудита, а также регламентируют требования к ведущим аудиторам, и отсутствует отчетность. Такое положение дел связано с тем, что аудит - это добровольная область сертификации, и используют аудит чаще всего, когда проводят внедрение СМК. Аудит является помощником в ведении дел и определении основных положений, качеств организации. Поэтому та фирма, которая занимается аудитом, не обязана получать лицензию или любую другую документацию, разрешающую ведение деятельности. Однако, несмотря на отсутствие законодательства в области аудита, существуют особые правила, регулирующие ведение дел аудиторов. Например, различные международные стандарты. Такого рода стандарты, фирмы-аудиторы используют для ведения внутреннего или внешнего аудита. Кроме того, существуют определённые регламентированные правила, в которых установлено требование ко всем органам аудиторства, к ведению дел аудиторов и к органам сертификации.

1.2 Участники аудита

Аудит это процесс, в выполнении которого всегда задействовано множество участников. В зависимости от того, какие задачи решаются участниками в этом процессе можно выделить несколько основных ролей. Как правило, вне зависимости от того внешний это аудит или внутренний существуют следующие роли участников аудита:

-- Заказчик аудита - стандарт ИСО 19011:2002 определяет заказчика аудита как организацию или лицо, заказавшее аудит. Заказчик аудита, это сторона наиболее заинтересованная в его проведении и получении результатов аудита. Заказчиком аудита, как правило, выступает руководство проверяемой организации. В том случае, когда проводится внутренний аудит руководство организации заинтересовано в том, чтобы аудиторы объективно и точно оценили работу системы качества и предоставили данные всех несоответствиях в работе и возможностях по оптимизации работы. В том случае, когда проводится внешний аудит руководство организации заинтересовано в том, чтобы система качества была признана соответствующей требованиям и это было подтверждено документально (выдачей сертификата - в случае сертификационного аудита, или заключением контракта - в случае проверки со стороны потенциального заказчика продукции, работ или услуг организации).

-- Аудиторы - лица обладающие компетентностью для проведения аудита (ИСО 19011:2002). Общие требования к квалификации аудиторов представлены в стандарте ИСО 19011:2002. Как правило, они применяются к профессиональным аудиторам, работающим в органах по сертификации. Требования к квалификации внутренних аудиторов организация может устанавливать сама, но это не значит, что аудитором может быть назначен любой сотрудник организации. Для того, что сотрудник организации мог результативно и эффективно проводить внутренние аудиты он должен быть обучен методам и техникам проведения аудита, знать требования системы качества, знать, как работает система качества организации и хорошо разбираться в той предметной области деятельности, которую он будет проверять.

-- Технические эксперты - это лица, предоставляющие аудиторам специальные знания или опыт. В ходе аудита, могут возникать вопросы, для проверки которых знаний и квалификации аудиторов оказывается недостаточно. В таких случаях к аудиту могут привлекаться технические эксперты. В случае внутреннего аудита техническими экспертами могут выступать сотрудники подразделений, которые выполняют работу, аналогичную проверяемой, но при этом они не должны проверять свою работу или работу своего подразделения. Если в организации существуют два проектных отдела, то специалист из одного отдела может выступать в качестве технического эксперта при аудите второго отдела и наоборот.

-- Проверяемая сторона. В качестве проверяемой стороны выступают сотрудники проверяемой организации. В случае как внутреннего, так и внешнего аудита проверяемой стороной может быть любой сотрудник организации, руководство организации, и внутренние аудитор.

2. Внутренний аудит СМК

Аудиты СМК можно разделить на 3 вида:

1. Аудит первой стороной (внутренний аудит) - это проверка организацией своих собственных процессов.

2. Аудит второй стороной - проверка организацией своих поставщиков (в т.ч. субподрядчиков).

3. Аудит третьей стороной - оценка независимой организацией системы управления качеством заказчика, например, с целью сертификации на соответствие требованиям международного стандарта ISO 9001:2000.

Аудит системы менеджмента качеством предназначен для оценки соответствия системы в целом или ее отдельных частей установленным требованиям. Аудит требует получения ответов на следующие вопросы:

- насколько политика, цели и процессы организации соответствуют требованиям нормативных документов и требованиям заказчика;

- являются ли политика, цели и документы СМК ясно сформулированными, понятными и используемыми людьми в процессе работы;

- выполняется ли работа согласно действующимм методикам, инструкциям и т.п., и соответствуют ли ее результаты установленным требованиям;

- обеспечено ли наличие всех необходимых ресурсов;

- ведутся ли работы в соответствии с планами.

Важно понимать, что аудит - это способ получения объективной информации, которая позволяет идентифицировать потребности в улучшениях или корректирующих действиях. Собранная информация - объективные доказательства соответствия, а не максимальное количество несоответствий. Аудит осуществляется не для того, чтобы кого-либо обвинить. Аудитор должен помнить об этом при проведении аудита и создавать климат, способствующий эффективному проведению проверки.

Внутренний аудит является неотъемлемым условием обеспечения постоянного мониторинга всех процессов системы качества. Основные преимущества внутреннего аудита:

- дает уверенность руководству и заинтересованным сторонам;

- позволяет выявить проблемы;

- обеспечивает возможность для улучшений;

- предоставляет информацию для внедрения корректирующих и предупреждающих действий;

3. Планирование внутренних аудитов

Всегда существуют различные стороны, которые заинтересованы в качестве услуг, и как следствие, в функционировании СМК. Это могут быть: высшие органы власти, руководство, клиенты, партнеры и т.д. Все они могут использовать аудит как инструмент для получения информации о системе управления качеством.

Внутренний аудит проводится в следующих целях:

- определение соответствия или несоответствия системы управления качеством установленным требованиям;

- оценки эффективности функционирования СМК и определение возможности ее совершенствования;

- определение и классификация всех причин выявленных несоответствий;

- проверки и оценки эффективности корректирующих мероприятий по результатам предыдущих проверок;

- подготовка к сертификации системы и др.

Отдельно в ходе внутреннего аудита может проводиться оценка эффективности и рентабельности внедренных ранее методик работы, также, внутренний аудит может быть призван определить уровень профессиональной компетенции сотрудников и их прилежности в выполнении своих служебных обязанностей.

Принципы, которые относятся к процессу внутреннего аудита организации:

Принцип единообразия. Каждый конкретный аудит осуществляется по единой официально установленной руководством предприятия документированной процедуре, что обеспечивает его упорядоченность, однозначность и сопоставимость.

Принцип системности: Планирование и проведение конкретных аудитов по различным элементам СМК должны осуществляться с учетом их установленной взаимосвязи;

Принцип документированности: Проведение каждого аудита документируется в соответствии с установленным порядком, чтобы обеспечить сохранность и сравнимость информации.

Принцип предупредительности. Каждый аудит планируется. Персонал аудитируемого подразделения заранее уведомляется о цели, области, времени и методах проведения аудита, с тем, чтобы дать возможность наиболее полно подготовиться к аудиту.

Принцип регулярности. Аудиты проводятся с установленной периодичностью.

Принцип независимости.

Принцип открытости.

Во время планирования аудита необходимо выполнить четко обозначить:

- цели аудита;

- критерии аудита;

- объекты аудита (сферу аудита);

- используемые методы аудита;

- количество оформляемой документации и ее вид;

- сроки проведения аудита;

- состав группы аудита и ответственность.

Основной целью внутреннего аудита будет: подтверждение соответствия системы управления качеством организации запланированным действиям, требованиям ISO 9001:2000 и внутренним требованиям организации.

Периодичность аудита будет зависеть от:

- результатов предыдущего аудита,

- сложности деятельности и процессов,

- возможных изменений, других внутренних факторов,

- важности отдельных видов деятельности. При планировании проверки качества услуг особое внимание нужно уделить тем ее этапам оказания, которые являются критическими для обеспечения заданных требований к услуге.

Критериями аудита могут являться:

- требования ISO 9001:2001;

- требования внутренних документов;

- требования законодательства и нормативных документов;

- требования контрактов;

- другие в зависимости от целей аудита.

Критерии аудита могут использоваться как эталон, с которым сравнивают доказательства (согласно ДСТУ ISO 19011:2003)

Объекты аудита

Основными объектами внутренних аудитов являются:

- процессы СМК предприятия;

- качество продукции (услуг);

- функционирование СМК на участках, в производстве и на предприятии в целом;

- документация СМК и т.п.

Методы проведения аудита:

- анализ документации;

- опрос персонала;

- наблюдение за объектом;

- анализ и сравнение полученных данных.

Документация внутреннего аудита

Необходима как доказательства. Документы внутреннего аудита являются протоколами, управление ими должно осуществляться в соответствии с требованиями п.4.2.4 ISO 9001.

Документация внутреннего аудита может содержать:

- План проведения аудитов;

- Программу аудита

- Опросные листы (контрольные листы)

- Отчеты о несоответствиях

- Отчеты об аудите

Рекомендуется избегать слишком большого количества документов и слишком сложных документов при проведении внутреннего аудита.

Планирование внутреннего аудита в организации включает:

- составление годового плана внутренних аудитов;

- планирование проведения конкретных аудитов на основании утвержденного годового плана (конкретные программы аудита);

Аудит может быть "вертикальным", т.е. по всем элементам СМК, выполняемых в конкретном подразделении (например, в отделе кадров) и "горизонтальным" - по определенному элементу системы качества (например, регистрация данных о качестве) в различных подразделениях организации.

При планировании аудитов необходимо помнить, что аудиты стоят дорого, аудиты не должны проводиться «внезапно». Все пункты плана и программы аудита желательно заранее согласовать между руководством, проверяющей и проверяемой стороной.

4. Подготовка объекта к аудиту

Подготовительный этап для внутреннего аудита как правило включает:

1) Предварительный анализ документации, касающийся объекта аудита.

2) Подготовку рабочих документов, к которым могут относиться контрольные листы (контрольные списки вопросов), формы (форма отчета об аудите, форма отчета о несоответствии) и др.

3). Согласование с руководителем проверяемого объекта конкретных сроков проведения аудита.

Контрольный лист (опросный, чек-лист и т.п.) содержит возможный набор вопросов как базовых, общих, которые надо адресовать к каждому процессу, так и специальных, применимых к конкретным процессам (технологическим, административным и другим). Контрольный лист является важным помощником при проведении аудита и используется как: рабочий инструмент, как протокол.

При подготовке контрольного листа следует учитывать действующие процессы, соответствующие процедуры, используемые документы, требования стандартов.

Детализация вопросов в контрольном листе зависит от квалификации и опыта аудитора.

Контрольный лист готовится с использованием документации СМК. Опросный лист должен содержать реквизиты нормативных и рекомендательных документов, принципы политики, на предмет соответствия которым и проводится внутренний аудит.

Коротко назначение контрольных листов можно охарактеризовать следующим образом:

- памятка;

- обеспечивает охват всех проблем и контрольных точек;

- гарантирует глубину и непрерывность аудита;

- организатор времени;

- упрощает ведение записей;

- является частью отчета об аудите и подтверждением проверки требований (протоколом).

Вместе с тем, существуют также недостатки контрольных листов:

анкетные вопросы сужают обзор;

анкетные вопросы могут затруднять общение;

слишком строгое следование контрольному листу может приводить к пропуску важных направлений аудита.

В любом случае, при осуществлении внутреннего аудита организация сама решает, применять контрольные листы или нет.

Но даже если применение контрольного листа является обязательным требованием организации, допускается корректировка содержания опросного листа непосредственно во время проведения аудита.

Примеры контрольных листов

Пример 1

Контрольный лист внутреннего аудита Дата __________

К отчету № ______

Подразделение (процесс) ___________

№ п/п	Пункт ISO 9001	Требования	Соответствие требованиям да/нет	Описание, комментарии
1.	7.4	Заполнены ли должным образом заявки на закупки
2.		Имеется ли список одобренных поставщиков
3		Все ли закупки проводятся в соответствии с указанным списком?
...	…	….	….	….

Подпись аудитора _________

5. Аудит на месте

Процесс проведения аудита системы менеджмента качества на месте включает следующие шаги:

вступительное совещание

проведение проверки

сбор и проверку данных, подготовку записей и выводов по результатам аудита

заключительное совещание

последующие действия при необходимости

Вступительное или вводное совещание в аудируемом подразделении проводится с целью разъяснения задач, методов и порядка проведения аудита и формирования позитивного отношения к аудиту в целом. Вступительное совещание является предпосылкой:

- доверительного общения

- сотрудничества

- открытости

На вступительном совещании уточняются все ключевые моменты аудита, окончательно согласовывается порядок и последовательность проверки, сопровождающие, предоставляется информация о методах проведения аудита, классификации несоответствий и др.

При внутреннем аудите вступительное совещание, как правило, носит неофициальный характер и не оформляется отдельным протоколом. Тем не менее, нужно постараться создать условия для общения:

- создайте непринужденность для аудируемых;

- развейте страхи;

- объясните цель;

- объясните, зачем заметки;

- держите аудируемых в курсе Ваших наблюдений.

Проведение проверки или обследование объекта

Данный этап включает в себя непосредственно проведение аудита на месте, общение с персоналом, рассмотрение и анализ документов, регистрацию всех данных аудита.

Во время аудита необходимо собрать следующую информацию:

о персонале;

о процессах;

об оборудовании, материалах, зданиях и т.п.

о документации;

Источниками информации в ходе аудита могут быть:

- опросы сотрудников;

- наблюдение за деятельностью, условиями производства;

- документы, такие как политика, цели, руководства, методики, стандарты, инструкции, лицензии, технические условия, контракты и заказы;

- протоколы, такие как протоколы заседаний, дела, отчеты, журналы, базы данных и т.п.;

- сводные данные, результаты анализа и показатели деятельности;

- информация по обратной связи с заказчиком;

- веб сайты и др.

Целью аудитора должен быть позитивный, профессиональный и конструктивный подход к делу. Аудитор должен добиться содействия аудируемых и открытого диалога.

Для этого аудитору рекомендуется: встретиться с руководителем подразделения; всегда общаться с теми, кто исполняет задания; пояснить цель проверки; быть спокойным, вежливым и вызывать доверие; не быть высокомерным; выражаться ясно и осторожно.

Аудитор не должен давить на проверяемых, а наоборот, создавать плодотворную обстановку. Он должен изучать информацию, которая может быть проверена, и задавать открытые вопросы. Он должен сверяться с контрольными листами и вести необходимые записи.

Ведущая роль аудитора

Аудитор должен руководить проверкой, он не должен допускать возможности:

отвлекать себя от темы;

руководить собой или вводить себя в заблуждение;

чтобы проверяемый диктовал ход проверки;

делать поблажки.

Аудитор должен:

быть подготовленным к аудиту;

быть пунктуальным;

настаивать на том, чтобы на вопросы отвечали те, кому они заданы;

говорить как можно меньше;

задавать точные и понятные вопросы, избегать недопонимания;

быть внимательным и спокойным;

благодарить за сотрудничество.

При проведении внутреннего аудита бывает сложно преодолеть психологический барьер, поэтому аудитор должен быть готов адекватно реагировать на следующие возможные ситуации:

агрессивность и испуг персонала;

отсутствие необходимых специалистов на местах;

отсутствие документов;

заранее подготовленные дела (продукция);

эмоциональный шантаж.

Обмен информацией во время проведения внутренних аудитов.

В зависимости от сферы и сложности аудита может возникнуть необходимость в обмене информацией между членами группы аудита. Основные цели встречи группы аудиторов:

- обеспечить плавное и эффективное проведение аудита

- обеспечить охват объема аудита

- сопоставлять результаты

- анализировать несоответствия

Группе аудиторов необходимо периодически проводить совещания с целью обмена информацией, оценки хода выполнения аудита, и в случае необходимости перераспределения обязанностей.

Анализ результатов и регистрация несоответствий

Во время аудита возможны случаи обнаружения несоответствий. В соответствии с ISO 9000:200 Несоответствие - это невыполнение требований, например, требований ISO 9001:2006, требований Руководства по качеству или документированных методик, требований внутренних инструкций и т.п.

Классификация выявленных несоответствий будет зависеть от внутренних требований организации. Как правило, различают существенные (критические) и несущественные (некритические) несоответствия.

Под существенными несоответствиями понимается невыполнение любого из пунктов стандарта ISO 9001:2000, Политики, Руководства по качеству или других критериев аудита.

Под несущественными несоответствиями понимается единичное небольшое отклонение от установленных требований, отдельные нечеткие записи при оформлении документации и т.п.

Классификация несоответствий зависит от того, насколько систематическим было несоблюдение требований и как это несоблюдение влияет на качество. Например, несколько небольших отклонений от требований, выявленных на предприятии, могут рассматриваться как существенное несоответствие, и в этом случае будет оформлен один отчет о несоответствии, в частности - когда определена их общая причина.

Часто несоответствия рассматриваются как что-то отрицательное, однако важно довести до аудируемых, что выявленные проблемы является уже половиной решения и потенциалом для улучшения системы с помощью применения корректирующих и предупреждающих действий.

При формулировании несоответствий сделайте сначала это устно и согласуйте с представителем подразделения, затем выполните необходимые рабочие записи. Убедитесь в том, что несоответствие объективно подтверждено. Если Вам не уверены на 100% в подтверждении факта несоответствия, продолжите аудит и соберите необходимые доказательства.

Информация о несоответствиях, заносится в специальную предусмотренную организацией регистрационную форму - обычно «отчет о несоответствии» (также форма может называться «протокол несоответствия», «Запрос на корректирующее действие и т.п.»).

Данные, записанные в отчете о несоответствии должны быть ясными, краткими, понятными, основанными на фактах и объективных доказательствах.

Обычно организации используют определенную форму Отчета о несоответствии, приводимую в процедуре о внутреннем аудите. Есть случаи, когда не используют никаких определенных форм, и несоответствия просто регистрируются в рамках полного отчета об аудите вместе с записями всех других наблюдений аудита.

И хотя нет четких правил создания формы Отчета о несоответствии, можно выделить элементы, которые стоит предусмотреть при ее составлении:

- отличительный номер;

- дата составления;

- поле для записи названия аудируемого объекта (подразделения или процесса)

- поле для записей аудитором деталей обнаруженного несоответствия;

- поле для записей корректирующих действий (желательно, когда это поле заполняется самим аудируемым или руководителем проверяемого подразделения);

- поле для подтверждения аудитором того, что действие выполнено вовремя.

Заключительное совещание группы аудита

Заключительно совещание проводят с целью представления данных и выводов аудита таким образом, чтобы их понял и подтвердил объект аудита (например, руководитель структурного подразделения) и, в случае необходимости, согласования сроков проведения корректирующих действий. Все разногласия относительно данных аудита и выводов аудита между группой аудиторов и аудируемыми необходимо обговорить и, по возможности, согласовать. В случае их несогласованности необходимо соответствующую информацию внести в отчет об аудите.

Также нужно сформулировать рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями аудита.

6. Документирование результатов аудита

Вся информация получаемая в ходе аудита при собеседовании, изучении документов, анализе ответов на поставленные вопросы и указывающая на возможность несоответствия, фиксируется каждым аудитором независимо от того, относится она к заявленным целям проверки или нет.

Выявленные отклонения, которые можно отнести к разряду замечаний, фиксируются в отчете по результатам аудита.

На выявленные несоответствия аудиторами заполняются отчеты о несоответствии.

Руководитель аудита в течение установленного срока (например 10 дней) оформляет отчет, в котором полно и объективно отражает результаты аудита и реальные факты.

Форма отчета устанавливается организацией (как правило, представлена во внутренней процедуре проведения внутреннего аудита). Пример содержания отчета по внутреннему аудиту:

номер отчета по аудиту и дату проведения аудита;

цели аудита и сфера аудита;

критерии аудита;

ФИО представителей подразделения, с которыми контактировали во время аудита;

объекты аудита (процессы, подпроцессы, требования или виды деятельности в СМК);

ФИО и подписи аудиторов, проводивших аудит;

данные аудита;

перечень выявленных отклонений (несоответствия с оформленными на них карточками учета, замечания и рекомендации);

предложения по улучшению, если таковые удалось выработать в результате аудита;

заключение о степени соответствия или несоответствия требованиям ISO 9001, эффективности и результативности проверенных процессов;

список рассылки отчета;

заключение о необходимости проведения повторного аудита.

При несогласии с выводами и рекомендациями, представленными в отчете, руководитель подразделения подписывает отчет с пометкой «Особое мнение».

7. Последующие действия

На основании протоколов о выявленных несоответствиях должны быть разработаны корректирующие действия (мероприятия по устранению причин несоответствий), определены сроки и ответственные лица за реализацию этих мероприятий. Такие действия называются последующими действиями.

Необходимо проверять выполнение и результативность корректирующих действий. Отметку о выполнении корректирующих действий необходимо внести в «отчет о несоответствии».

Методы проверки выполнения корректирующих действий могут включать анализ откорректированной документации, проверку на местах. Такая проверка может быть частью следующих внутренних аудитов.

8. Внутренние аудиторы - роль, ответственность и квалификация

Доверие к процессу аудита и уверенность в нем зависит от компетентности персонала, который проводит аудит.

Роль аудитора состоит в том, чтобы получить для заказчика аудита основанную на фактах информацию о том, в какой степени требования критериев аудита были выполнены.

Все заключения должны быть твердо основаны на объективных доказательствах.

Ведущий аудитор (руководитель группы) несет ответственность за аудит в целом.

Ответственность аудитора:

- Быть бдительным;

- Отчитываться о наблюдениях;

- Проверять выполнение корректирующих действий;

- Сотрудничать с руководителем группы и поддерживать его;

- Сохранять и поддерживать документацию;

- Сохранять конфиденциальность;

- Действовать согласно норм этики;

Положительные характеристики аудитора:

- порядочность;

- дипломатичность;

- гибкость;

- самодисциплина;

- непредвзятость;

- честность;

- умение слушать;

- терпимость;

- умения ясно выражаться;

- умение понять суть вопроса;

- уверенность в себе;

- открытость;

Отрицательные характеристики аудитора:

- склонность поспорить;

- недисциплинированность

- упрямство;

- излишняя доверчивость

- бездеятельность;

- желание понравиться;

- боязливость;

- нетерпимость;

- непрофессионализм;

При формировании группы аудита необходимо учитывать компетентность, необходимую для достижения целей аудита. Если в группе аудиторов только один аудитор, ему необходимо выполнять все обязанности.

Заключение

Внутренний аудит способствует минимизации потенциальных рисков в области качества, защиты окружающей среды, профессиональной безопасности.

Практика проведения внутренний аудиторских проверок в организации показывает, что внутренний аудит обладает огромным потенциалом и может служить мощным инструментом повышения эффективности бизнеса. То, какую выгоду получит организация от наличия механизма внутреннего аудита, зависит от тех задач, которые высшее руководство ставит перед службой внутреннего аудита. На сегодняшний день для руководителей организации на первый план выходит решение задачи по снижению рисков, связанные с ведением бизнеса.

Список используемой литературы

1. Тиссин В.И. «Управление качеством», М.: ИКЦ «МарТ», 2003, 400 с.

2. Аристов О.В. «Управление качеством». Учебник, М.: ИНФРА-М, 2007, 240 с.

3. so9001.su/services/smk-auditor-training.

4. Окрепилов В.В. «Менеджмент качества», СПб: Наука, 2003.

5. Басовский Л.Е., Протасьев В.Б. Управление качеством: Учебник, М.: ИНФРА-М, 2001, 212 с.

6. Научно-технический и экономический журнал «Стандарты и качество», М.: ООО РИА «Стандарты и качества», 2008, 122 с.

7. quality.eup.ru/DOCUM/audit1.html.

8. СТ РК ИСО 9001:2001 - Системы менеджмента качества. Требования.

9. СТ РК ИСО 9000:2008 - Системы менеджмента качества. Основные положения.

10. СТ РК ИСО 9004:2001 - Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности.

11. ИСО 19011:2004 - Рекомендации по аудиту системы менеджмента качества и охраны окружающей среды.

Размещено на Allbest.ru