Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретический вопрос. Первичный документ как свидетельство совершённой операции. Требования к содержанию и оформлению документов

Введение

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

1. Теоретический вопрос. Первичный документ как свидетельство совершённой операции. Требования к содержанию и оформлению документов

Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Словари определяют документ (от латинского documentum- поучительный пример, способ доказательства) как письменное свидетельство, доказательство.

Согласно Постановлению Госстандарта России от 27.02.98 № 28 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими его идентифицировать.

Документ является носителем юридической и экономической информации, отражающей динамику движения материальных ценностей и денежных средств. На основании документов производятся все записи в бухгалтерских регистрах. При налоговой проверке первичные бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции либо о праве на ее совершение и служат одним из средств проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете. Отсутствие документов, даже на первый взгляд незначительных, или неверное их оформление может привести к серьезным проблемам во взаимодействии партнерами по бизнесу, наемными работниками, контролирующими органами, учредителями. Поэтому одним из главнейших правил бухгалтера должно быть следующее: нет документа - нет операции. Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели, а также организации, применяющие УСНО, освобождены от ведения бухгалтерского учета, им не стоит пренебрегать этим правилом, поскольку в налоговом учете документальное подтверждение каждой хозяйственной операции имеет решающее значение.

Итак, хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Об этом говорит Закон №129 ФЗ от 21.11.96 «О бухгалтерском учете» (п. 1 ст. 9). Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет. Данные первичных учетных документов систематизируются и накапливаются в регистрах бухгалтерского и налогового учета, на основании которых, в свою очередь, происходит формирование бухгалтерской и налоговой отчетности. Эта схема позволяет понять, что показатели налоговой отчетности напрямую связаны с данными первичных документов.

Первичные учетные документы могут составляться как на бумажных, так и на машинных носителях. В случае создания документов на машиночитаемых носителях информации, согласно п.18 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н, организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию контролирующих органов.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после окончания операции. (п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, утверждаемые организацией, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа (формы);

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- дату составления;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных выше должностных лиц.

Допустимы изменения унифицированных форм первичных документов путем внесения дополнительных реквизитов, расширения и сужения граф и строк, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Не допускается удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм. Вносимые изменения должны быть оформлены организационно-распорядительным документом организации.

Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные первичные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, т. е. возможно утверждение, что операция фактически не производилась.

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее мм:

20 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

10 - нижнее.

Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на пишущей машинке или средствами механизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т. п., должны заполняться только чернилами. Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких документах легко стереть написанное и заменить его другим. Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, т. е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись.

Отсюда вытекает общее правило составления документов.

Для правильного составления документа необходимо:

1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;

2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

3. Точно и ясно излагать содержание документа;

4. Четко и разборчиво писать текст и цифры;

5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

7. Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т. е. одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в учетных регистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов - платежных требований для направления их в различные адреса (банку, покупателю).

При составлении документов могут быть допущены ошибки.

Ошибки в документах исправляются следующим образом. Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой цифры, а надо исправить все число. Например, вместо 127 написано ошибочно 124. В этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 4 и надписать над ней цифру 7, а необходимо зачеркнуть все число 124 и надписать над ним 127.

О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях) делается оговорка, например "исправлено 127", которая заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок не допускается вовсе.

Если в таком документе допущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.

Так как документы имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их составления и оформления, существует строгий порядок.

Итак, при ведении предпринимательской деятельности следует уделять особое внимание подтверждению каждой совершенной хозяйственной операции соответствующими, грамотно оформленными, оправдательными документами, а также следить за тем, чтобы показатели, используемые для составления налоговой и бухгалтерской отчетности, формировались в регистрах учета строго на основании имеющихся первичных документов.

2. Практическая часть. Документооборот по учёту основных средств

Для выполнения задач по учету основных средств на предприятии должна быть разработана рациональная система документооборота в соответствии с учрежденным в ней графиком, определены лица, ответственные за сохранность и перемещение объектов основных средств. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, составленным по формам, утв. постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

В случае необходимости, когда бывает недостаточно показателей, которые содержат бланки унифицированных форм, организации могут дополнять (расширять) эти формы по своему усмотрению, соблюдая Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20.

Формы № ОС-1, ОС-1а, ОС - 1б используются для оформления и бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств:

- поступивших посредством приобретения за плату; строительства подрядным или хозяйственным способом;

- получения от других организаций в безвозмездное пользование;

- внесения в качестве вкладов в уставной (складочный) капитал;

- получения в хозяйственное ведение (оперативное управление); получения в аренду (по договору финансовой аренды);

- поступления по акту дарения, а также оформления операций, связанных с объектами основных средств, внесенными участниками договора простого товарищества (договора о совместной деятельности). Эти же формы применяются и в том случае, когда организация продает основное средство, передает его по договору мены или в доверительное управление.

Таблица:

В формах учетных документов предусмотрено заполнение кода ОКОФ. Все основные средства в Общероссийском классификаторе основных фондов (ОКОФ), утв. постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 359, разработаны для перехода на принятую в международной практике систему учета и статистики и группируются в основном по их назначению или по производимой продукции и услугам. Коды ОКОФ также используются при отнесении амортизируемого имущества к соответствующим группам в целях применения гл. 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ. Формы первичной учетной документации построены с учетом наличия реквизитов, необходимых для получения информации для целей бухгалтерского учета, а также показателей, необходимых для целей налогообложения.

Учет основных средств по объектам ведется бухгалтерской службой с использованием инвентарных карточек учета основных средств (формы № ОС-6, ОС-6а, ОС-6б). Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект. Если в организации имеется небольшое количество объектов основных средств, по объектный учет можно осуществлять в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об объектах основных средствах по их видам и местам нахождения.

Заполнение инвентарной карточки производится на основе акта о приеме-передаче объекта основных средств (формы № ОС-1, ОС-1а, ОС-1б), технических паспортов и других документов на приобретение, сооружение, перемещение и выбытие инвентарного объекта основных средств. В инвентарной карточке должны быть приведены: основные данные об объекте основных средств, сроке его полезного использования; о способе начисления амортизации либо, если имеет место не начисление амортизации, отметка об этом, а также указываются индивидуальные особенности объекта.

Перемещение объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другое оформляется формой № ОС-2, данные о таких перемещениях вносятся в инвентарную карточку учета объектов основных средств. Для приемки объектов основных средств после восстановительных работ используется форма № ОС-3, в которой отражаются характеристики объекта основных средств в момент его передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию и затраты на произведенный ремонт (модернизацию, реконструкцию) объекта. Информация о ремонте, реконструкции, модернизации также вносится в форму № ОС-6.

Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств. Для оформления выбытия объектов основных средств вследствие их негодности и невозможности к дальнейшему использованию, морального и физического износа, ликвидации объектов при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях используются формы № ОС-4, ОС-4а, ОС-4б. Для определения целесообразности или непригодности объектов основных средств к дальнейшему использованию, невозможности или неэффективности их восстановления, а также для оформления необходимой документации на списание указанных объектов (если наличие основных средств является существенным) в организации приказом ее руководителя может быть создана постоянно действующая комиссия, в состав которой входят соответствующие должностные лица (в т. ч. главный бухгалтер и материально ответственные лица). Такая комиссия занимается непосредственным осмотром объектов, подлежащих списанию, устанавливает причины, обусловившие необходимость их списания (физический и моральный износ, преждевременное выбытие вследствие нарушения нормальных условий эксплуатации или аварии и др.), выявляет лиц, по вине которых произошло преждевременное выбытие основных средств из эксплуатации, вносит предложения о привлечении этих лиц к установленной законодательством ответственности, а также определяет возможности использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта и проводит их оценку.

Рисунок - Схема документооборота по ОС:

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами. Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для организации.

Заключение

1. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. документированный бухгалтерский учет

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

2. Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

Список использованных источников

1. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008 - 187 с.

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2011 - 256 с.

3. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 2008 - 137 с.

4. Организация работы с документами / под ред. И.К. Корнеева. М.: Инфра-М, 2008 - 572 с.

Размещено на Allbest.ru